煤炭企業(yè)檔案管理探討3篇

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煤炭企業(yè)檔案管理探討篇1

一、煤炭企業(yè)落實(shí)數(shù)字化檔案管理意義

煤炭企業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成，其檔案管理工作數(shù)字化模式的實(shí)行與計(jì)算機(jī)技術(shù)具有重要關(guān)系，通過開展數(shù)字化管理工作能夠迅速整合信息資源，打破以往的檔案存儲方式，逐漸構(gòu)成新的檔案信息形態(tài)，不僅更加規(guī)范，還有利于相關(guān)人員的查看和使用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，推動煤炭企業(yè)更好發(fā)展。其具體意義如下：第一，以數(shù)字化方式開展企業(yè)檔案管理工作，能夠提升此項(xiàng)管理工作的自動化水平，以此促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。目前，我國煤炭企業(yè)中紙質(zhì)檔案所發(fā)揮的功能作用有限，且極易受到外界環(huán)境以及不可抗力的影響，隨著時(shí)間的推移可能出現(xiàn)丟失、殘破等現(xiàn)象。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革深化，市場競爭日益激烈，通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系，在較高信息化水平的基礎(chǔ)上開展工作，能夠促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作目標(biāo)，甚至實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。此外，數(shù)字化管理工作的展開也能夠降低管理成本，節(jié)省檔案資料占地空間，從而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。第二，提升煤炭企業(yè)檔案管理工作效率。煤炭企業(yè)涉及較為復(fù)雜、繁多的檔案資料，所以需要管理的對象以及內(nèi)容也較多，若是仍使用以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載方式，以及人工管理的方式進(jìn)行檔案信息資料的統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，不僅容易出現(xiàn)紕漏，整體效率也較低，人力、物力的投入也無法得到控制。但是，通過落實(shí)數(shù)字化檔案管理工作，相關(guān)工作人員使用計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以完成較為復(fù)雜的分類工作，甚至將重復(fù)性工作交由專業(yè)的信息軟件完成，使其集中精力開展管理工作，使資料能夠在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確入檔。不僅如此，原始存檔方式存在調(diào)卷率低、錯(cuò)誤率較高的問題，通過提升檔案管理的信息化程度，能夠有效改善調(diào)卷率，滿足企業(yè)日常工作所需。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部工作人員需要一些檔案資料時(shí)，使用信息平臺進(jìn)行身份認(rèn)證即可瀏覽、下載使用，不僅優(yōu)化了檔案管理模式，提高其管理水平，也為煤炭企業(yè)內(nèi)部人員工作效率的提高提供了科學(xué)有效的支持，增強(qiáng)了企業(yè)核心競爭力。

二、數(shù)字化背景下煤炭企業(yè)檔案管理實(shí)踐不足

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，無法提供管理支持目前，信息化建設(shè)早已成為各領(lǐng)域發(fā)展的主要手段，但是在煤炭企業(yè)中，部分企業(yè)沒有意識到數(shù)字化、信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，導(dǎo)致在檔案管理工作中數(shù)字化的利用率較低，這給提高檔案管理水平帶來制約。在這種情況下，煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，尤其是硬件設(shè)備無法支持高水平的數(shù)字化建設(shè)和后續(xù)運(yùn)營。不僅如此，除了觀念意識方面的不足，還因?yàn)椴糠置禾科髽I(yè)經(jīng)濟(jì)能力不足，無法進(jìn)行硬件設(shè)備的充分建設(shè)，因此在多重因素的共同影響下，煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理水平相對較低。在部分煤炭企業(yè)中，由于其主要經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)是在保護(hù)資源、保護(hù)環(huán)境中進(jìn)行開發(fā)與生產(chǎn)，從而獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，導(dǎo)致部分煤炭企業(yè)在檔案管理中仍使用較為老舊的計(jì)算機(jī)，不僅運(yùn)行速度慢，甚至可能在工作過程中出現(xiàn)死機(jī)等情況，不利于檔案資源的歸納整理，給企業(yè)檔案管理工作帶來較多不便。即便一些煤炭企業(yè)具有一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，能夠置辦較為健全的基礎(chǔ)設(shè)施，但也缺乏有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全的管理意識，這些都是數(shù)字化背景下煤炭企業(yè)檔案管理的不足之處。

2.企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，人員技術(shù)素質(zhì)不高目前，雖然信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域，發(fā)揮著不可取代的作用，但是一些煤炭企業(yè)仍對數(shù)字化檔案管理的意識不夠，甚至少數(shù)企業(yè)沒有意識到數(shù)字化檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，使得數(shù)字化建設(shè)力度不足，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。此外，一些傳統(tǒng)的煤炭企業(yè)，對新鮮事物的接受程度有限，不僅沒有了解的興趣和意識，也較難掌握數(shù)字技術(shù)，進(jìn)而使企業(yè)數(shù)字化檔案管理水平發(fā)展滯緩。另外，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視數(shù)字化技術(shù)以及檔案管理工作的情況下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理環(huán)境也不甚良好，工作人員在沒有受到重視的情況下，缺乏提升自己、積極掌握數(shù)字化技術(shù)的主動性。同時(shí)，企業(yè)也缺乏對檔案管理人員的定期教育培訓(xùn)，工作人員學(xué)習(xí)最新管理技術(shù)、管理理念的途徑有限，在多重因素的共同影響下，檔案管理人員素質(zhì)難免發(fā)展滯緩，極易在工作中出現(xiàn)失誤，從而給企業(yè)帶來不小的危害，甚至造成煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的降低和流失，極不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.企業(yè)缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在當(dāng)前部分煤炭企業(yè)中，并沒有成立相應(yīng)的檔案管理小組，導(dǎo)致幾個(gè)檔案管理人員需要同時(shí)兼顧多個(gè)部門的檔案管理工作，一方面模糊了檔案管理工作人員的職責(zé)，另一方面也給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，影響企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量水平。此外，在工作、管理職責(zé)不明確的情況下，也無法按照規(guī)范的考評制度對人員進(jìn)行職業(yè)考核，無法給其管理提出較高要求。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范的情況下，煤炭企業(yè)檔案資料收集效率、整理質(zhì)量都大打折扣，整體工作推進(jìn)較慢，影響企業(yè)健康發(fā)展。

三、煤炭企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理工作的有效路徑

1.加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施煤炭企業(yè)落實(shí)數(shù)字化檔案管理以及提高管理水平最關(guān)鍵的是為其提供完善的硬件設(shè)施基礎(chǔ)，并讓管理人員有學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的機(jī)會，切實(shí)擴(kuò)大企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展空間。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)在注重日常經(jīng)營、生產(chǎn)效果的同時(shí)，正確認(rèn)識到檔案管理工作、檔案數(shù)字化建設(shè)對自身發(fā)展的重要性，根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)濟(jì)水平、發(fā)展需求進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的完善，合理加大資金等成本投入，努力完善檔案管理硬件設(shè)備。如果無法優(yōu)化現(xiàn)有的硬件設(shè)備資源，應(yīng)盡量更換老舊設(shè)備，避免因其故障打斷正在開展的管理工作。若是在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，應(yīng)不斷更新、置換先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，從而滿足工作人員提高數(shù)字化檔案管理工作水平的需求。除了數(shù)字化檔案管理所需的硬件設(shè)備，煤炭企業(yè)還應(yīng)進(jìn)一步完善自身的基礎(chǔ)建設(shè)，提升其建設(shè)水平，從而使基礎(chǔ)設(shè)施充分發(fā)揮作用，供數(shù)字化平臺以及數(shù)據(jù)庫使用。具體而言，煤炭企業(yè)在制訂自身經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的同時(shí)，也應(yīng)注重有關(guān)信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是常見設(shè)備，應(yīng)保證其質(zhì)量和先進(jìn)程度，如掃描儀、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門實(shí)際需要增加設(shè)備數(shù)量，提高設(shè)備品質(zhì)，從而逐漸為數(shù)字化檔案管理工作的展開提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高質(zhì)量、高速率共享。隨著煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增加，還應(yīng)注重相關(guān)軟件的開發(fā)與推廣，在數(shù)字化檔案管理工作中使用較高安全性、更為先進(jìn)的軟件，以此優(yōu)化檔案管理公共信息平臺，供企業(yè)相關(guān)人員工作使用，讓檔案數(shù)據(jù)以更加高效的狀態(tài)運(yùn)作。

2.打破傳統(tǒng)思維，創(chuàng)新管理觀念在信息化環(huán)境下采用數(shù)字化技術(shù)手段實(shí)踐企業(yè)檔案管理工作時(shí)，企業(yè)上下都應(yīng)打破傳統(tǒng)思維，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)具備前端控制思想，提高對檔案工作人員的重視程度，以此營造良好的數(shù)字化檔案管理工作環(huán)境，從思想意識方面提高企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐效果。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作主要采用的管理模式為后端式，即企業(yè)無法提前針對各項(xiàng)問題和風(fēng)險(xiǎn)做出預(yù)警和控制措施，在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的情況下，這種管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的煤炭企業(yè)。因此，在開展數(shù)字化檔案管理實(shí)踐工作時(shí)，應(yīng)做到意識先行，貫徹前端控制思想，尤其是各種系統(tǒng)平臺和電子文件的形成初期，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員應(yīng)了解文件形成背景、內(nèi)容和格式，并嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范監(jiān)督、指導(dǎo)文件資料采集、歸檔等工作，從而保證檔案資料的真實(shí)性和可用性，實(shí)現(xiàn)新的管理理念的有效落實(shí)。在具體推進(jìn)過程中，應(yīng)逐漸將后端式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸耸焦芾砟Ｊ剑ＷC其過渡時(shí)的檔案管理質(zhì)量，從而提高數(shù)字化檔案管理效果，實(shí)現(xiàn)歸檔的規(guī)范化管理。

3.基于數(shù)字化檔案管理落實(shí)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，掌握管理要點(diǎn)為使企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型工作的開展更加順利、高效，企業(yè)還應(yīng)以檔案管理的數(shù)字化建設(shè)實(shí)際為基礎(chǔ)落實(shí)相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，并對此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)范，最好根據(jù)不同部門的需求設(shè)立相應(yīng)的檔案管理人員，以此構(gòu)建檔案管理部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時(shí)采集，同時(shí)便于工作人員績效考評工作的推進(jìn)。具體而言，煤炭企業(yè)應(yīng)在檔案管理水平不斷提高的同時(shí)，完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋企業(yè)檔案具體類型、計(jì)算機(jī)操作流程及標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案存儲方式以及使用、檢索、下載途徑等，使其各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作都具有明確規(guī)定，同時(shí)保證其可行性，從而將這套標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，促進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平的提高。除此之外，開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)掌握管理要點(diǎn)，這是因?yàn)橄噍^于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)、光盤等存儲和歸檔方式，檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來極大便利性的同時(shí)也出現(xiàn)了一些新難題，如果在收集、歸檔時(shí)沒有按照標(biāo)準(zhǔn)工作、落實(shí)，極有可能導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)問題。因此，煤炭企業(yè)在落實(shí)工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的相匹配性，盡量采用同一套標(biāo)準(zhǔn)操作，實(shí)現(xiàn)兩種系統(tǒng)的無縫對接。此外，緊抓數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，尤其是同步化、書面化、財(cái)務(wù)化、全面化和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，即企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員應(yīng)擺正心態(tài)，正確認(rèn)識到檔案管理工作對自身工作開展以及企業(yè)發(fā)展的重要意義，從而主動與檔案管理人員進(jìn)行配合，提高文件資料采集、整理、審核、歸檔等環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率，提升企業(yè)檔案書面工作水平。值得注意的是，檔案管理工作的關(guān)鍵之處就是其具有的豐富內(nèi)涵，這不僅體現(xiàn)在資料內(nèi)容上，更體現(xiàn)在項(xiàng)目報(bào)告等資料上，即檔案資料的健全性，所以在具體工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照優(yōu)化后的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對文件資料進(jìn)行數(shù)字化掃描、處理，并按照具體分類及時(shí)保存電子檔案，同時(shí)保存紙質(zhì)檔案，落實(shí)“雙套制”，做好備份工作，以此保證企業(yè)檔案資料的完備性。由于企業(yè)檔案資料記載著企業(yè)所開展的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動以及某段時(shí)期的發(fā)展情況等內(nèi)容，所以在企業(yè)后續(xù)發(fā)展過程中可能需要用到相關(guān)資料，這涉及檔案資料的分送，為進(jìn)一步提高檔案管理的專業(yè)化水平，應(yīng)將分送的“同步性”落實(shí)到工作完成后的資料收集和歸檔方面，保證其“同步化”，并依托于專職檔案人員通過專業(yè)分工提高其專業(yè)知識的掌握，從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、要點(diǎn)掌握方面提升企業(yè)數(shù)字化檔案管理的工作效率。

4.培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高網(wǎng)絡(luò)信息安全水平在實(shí)踐數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，煤炭企業(yè)應(yīng)注意人才培養(yǎng)以及隊(duì)伍建設(shè)，加大力度培養(yǎng)復(fù)合型人才，以此推進(jìn)管理職業(yè)化，為企業(yè)檔案管理水平的提高奠定良好人才基礎(chǔ)。第一，定期開展檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)工作。開展此項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)以政治定力為引領(lǐng)，找準(zhǔn)煤炭企業(yè)檔案管理工作方向，基于檔案務(wù)實(shí)開展相關(guān)知識的教育培訓(xùn)，包括收文管理、電子檔案管理、歸檔技術(shù)以及聲像資料等實(shí)務(wù)技術(shù)，并在培訓(xùn)后組織檔案管理檢查評比活動，一方面提高檔案工作人員專業(yè)化水平，另一方面通過檢查評比企業(yè)可發(fā)現(xiàn)員工不同的職業(yè)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)崗位的合理分配，充分發(fā)揮人力資源作用。第二，開展信息化培訓(xùn)，尤其是信息安全方面，以此應(yīng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)帶來的網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。就目前社會發(fā)展形勢來看，企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢是數(shù)字化，所以相關(guān)工作人員也應(yīng)掌握信息化、數(shù)字化技術(shù)以及使用方式。煤炭企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識到開展電子檔案管理和服務(wù)等技能培訓(xùn)，可以推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展和完善。比如，定期開展研討活動和安全技術(shù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識到電子檔案的管理特點(diǎn)、使用要點(diǎn)以及重要性，并針對性開展電子檔案培訓(xùn)以及轉(zhuǎn)換、保存等工作，提高企業(yè)電子檔案水平和相關(guān)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)，從而夯實(shí)人才基礎(chǔ)，降低檔案數(shù)據(jù)泄露等信息風(fēng)險(xiǎn)。第三，除了專業(yè)知識技能的教育培訓(xùn)，煤炭企業(yè)還需注重檔案管理人員職業(yè)道德培訓(xùn)，這是因?yàn)樵诶娴尿?qū)使下，工作人員可能會導(dǎo)致數(shù)字化檔案資料泄露，對企業(yè)發(fā)展會造成極大威脅。為此，站在數(shù)字化檔案管理安全性和保密性的角度來看，企業(yè)還應(yīng)以檔案法、網(wǎng)絡(luò)安全法和保密法等為核心開展職業(yè)道德培訓(xùn)工作，同時(shí)借用案例增強(qiáng)其法律意識，使其在日常工作中自覺約束行為。在條件允許的情況下，落實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任管理制度，將檔案管理工作細(xì)化，將其落實(shí)到個(gè)人身上，進(jìn)一步激勵(lì)員工主動識別風(fēng)險(xiǎn)、把控檔案管理安全性意識，從多個(gè)方面降低企業(yè)檔案資料篡改、失密等不良現(xiàn)象的發(fā)生概率。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化檔案管理工作作為煤炭企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展、相關(guān)戰(zhàn)略制訂等方面發(fā)揮著不可替代的作用。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理理念，落實(shí)前端控制思想，并加強(qiáng)硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善，滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時(shí)，開展全面的人才培養(yǎng)工作，大力培養(yǎng)復(fù)合型、綜合型人才，從而保證數(shù)字化方案管理實(shí)踐的有序推進(jìn)。

作者:依虹峰 單位:陜西彬長文家坡礦業(yè)有限公司

煤炭企業(yè)檔案管理探討篇2

一、煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化帶來的意義

（一）是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基本要求煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作主要指的是相關(guān)工作人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，配合使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，合理統(tǒng)計(jì)不同類型的檔案資料，統(tǒng)一整合成具體的電子檔案信息，此類方式有利于其人員進(jìn)行快速查閱和瀏覽，首次畫家的管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，可以在同一時(shí)間便于更多人查看，促進(jìn)工作效率提升，煤炭企業(yè)需要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，使用數(shù)字化管理方法，快速調(diào)整企業(yè)檔案管理工作整體流程以及相應(yīng)管理方式，這不僅是適應(yīng)時(shí)代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益在煤炭企業(yè)開展檔案管理工作過程中，合理應(yīng)用信息化技術(shù)以及數(shù)字化檔案處理技術(shù)，不僅僅可以進(jìn)一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負(fù)擔(dān)，也可以逐步提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，減少檔案管理工作成本，避免在檔案管理工作之中頻繁出現(xiàn)比較復(fù)雜的工作問題以及原則性管理問題，并在此基礎(chǔ)之上，幫助每一位工作人員及時(shí)規(guī)避復(fù)雜管理問題以及相應(yīng)的體系化管理問題，緩解促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人員效率傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作具體流程比較復(fù)雜，實(shí)際的管理模式多種多樣，有可能會由于工作人員不正當(dāng)操作或者是失誤操作同時(shí)出現(xiàn)比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問題，修改起來也比較困難，特別是面臨大量管理人員工作調(diào)動的問題，由于交接的不完整性，很有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)整理失誤的情況，另外，運(yùn)用數(shù)字化檔案信息管理技術(shù)以及相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，也可以及時(shí)幫助工作人員收集不同類型的工作信息以及檔案資源，避免檔案信息以及重要資源在傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題以及數(shù)據(jù)被篡改的問題，進(jìn)一步提升炭企業(yè)重要檔案管理工作的科學(xué)化、信息化、智能化、現(xiàn)代化水平。

（四）有利于延伸檔案資料的信息內(nèi)容傳統(tǒng)類型的煤炭企業(yè)檔案信息管理工作之中存在許多細(xì)節(jié)工作問題以及管理問題。管理人員無法及時(shí)獲取更加全面的檔案信息以及相關(guān)資料，工作人員也無法在第一時(shí)間快速查閱相關(guān)資料，無法準(zhǔn)確定位資料的主體內(nèi)容，也無法快速把控資料的核心信息。但是應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)便可以合理解決此類問題，相關(guān)工作人員也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企業(yè)檔案管理部的整體質(zhì)量與水平，是信息的準(zhǔn)確性明顯增加，能夠使查閱人員在看待好好解決問題時(shí)，更加客觀公正[3]。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化面臨的問題

（一）數(shù)化檔案管理利用率低目前煤炭企業(yè)對于數(shù)字化管理的重要性缺乏深刻認(rèn)知，于是這就導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的利用率比較低，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，過去的檔案管理方式仍然在很多煤炭企業(yè)沿用，顯然這是數(shù)字化檔案管理的作用受到了限制。

（二）電子檔案信息安全性不能保證在煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理過程中，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子文件，雖然從操作上相對簡便，而且文件查找起來也比較便捷，存儲空間所占較小，但是想要100%保證電子文件的安全性是存在困難的，電子文件在進(jìn)行隨意編輯和修改后，基本不會留下任何修改痕跡，這目前是數(shù)字化檔案管理中面臨的一個(gè)嚴(yán)峻問題.

（三）極易受到載體影響伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展，相關(guān)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)的更新?lián)Q代速度極快，在先進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，數(shù)據(jù)集成鏈條可能會存在較大差異，早期電子文件檔案以及相關(guān)數(shù)據(jù)可能無法完全讀取，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)流失，可能會遭受病毒侵襲，從而損壞電子信息檔案，由于電子文件非常依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備，所以想要長期保存，還需付出更多的努力[4]。

（四）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)對于數(shù)字化檔案管理工作沒有引起高度重視，所以員工在工作過程中缺乏專業(yè)的技術(shù)素養(yǎng)，這很容易導(dǎo)致在管理期間出現(xiàn)問題，甚至損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，威脅企業(yè)的自身發(fā)展，使企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的有序展開受到阻礙。（五）煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化管理重視程度不夠一部分煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息管理工作的數(shù)字化建設(shè)缺乏有效重視，極個(gè)別煤炭企業(yè)高層管理人員依然沿用過去的檔案管理方法，也有一些領(lǐng)導(dǎo)為了能夠敷衍了事，所采用的計(jì)算機(jī)設(shè)備過于老化，不僅常常死機(jī)，而且會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、硬件損壞等問題，這些都不適合數(shù)字檔案的長期管理，由于領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化檔案管理重視程度不夠，過于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展[5]。

三、煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）提高煤炭企業(yè)檔案管理者的素質(zhì)與意識如果企業(yè)管理者對于大管理的認(rèn)知不夠充分，那么想要順利地開展數(shù)字化檔案管理工作非常困難，甚至還會出現(xiàn)明顯的滯后性。因?yàn)楣芾韺用嫱鶎τ谄髽I(yè)的相關(guān)活動起到一定的決策作用，甚至就會導(dǎo)致工作力度跟不上時(shí)代，發(fā)展需求是企業(yè)在激烈的市場競爭中難以脫穎而出，所以企業(yè)的管理者必須在經(jīng)營企業(yè)期間發(fā)揮與時(shí)俱進(jìn)的精神，受到新時(shí)代發(fā)展的影響，關(guān)注科技創(chuàng)新，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，促進(jìn)企業(yè)軟實(shí)力的不斷提升。管理者首先需要對檔案管理的數(shù)字化理念與內(nèi)容有基本的認(rèn)知，通過仔細(xì)的學(xué)習(xí)，確定好企業(yè)今后的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和相關(guān)制度，確保企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)能夠有條可依。其次，從另一個(gè)角度分析，煤炭企業(yè)需要及時(shí)購買新型數(shù)字化管理設(shè)備，引導(dǎo)每一位工作人員正確使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及其他類型的現(xiàn)代化管理技術(shù)，將硬件設(shè)施的價(jià)值發(fā)揮出來，保證大工作的數(shù)字化升級得到落實(shí)，最后時(shí)代與企業(yè)的發(fā)展有共同進(jìn)步，檔案管理人員的綜合水平應(yīng)維持高標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提升經(jīng)費(fèi)投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境從煤炭企業(yè)管理者角度出發(fā)，檔案工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，固然檔案管理工作無法直接產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效益，但管理人員應(yīng)透過現(xiàn)象觀察本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)檔案工作所形成的延伸效益，例如會計(jì)檔案可以提高企業(yè)預(yù)算的精準(zhǔn)度與合理性，也可為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)查證提供有效的書面證明；圖紙、勘測圖等記錄檔案可以成為企業(yè)后續(xù)項(xiàng)目的勘察業(yè)務(wù)中極具參考價(jià)值的重要資料，有效降低其難度與資金投入，成為其重要的基礎(chǔ)條件，降低企業(yè)的損耗。由此可見，數(shù)字化檔案工作對企業(yè)的發(fā)展與效益具有關(guān)鍵作用，煤炭企業(yè)應(yīng)不吝嗇于在檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中投入經(jīng)費(fèi)與成本，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)的管理模式，讓檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略決定提供更有效、科學(xué)的參考與指導(dǎo)。企業(yè)管理者應(yīng)該對數(shù)字化檔案管理建設(shè)給予充分的支持，確保投入的人力與物力可以發(fā)揮最大的效用，為檔案管理營造優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境。而企業(yè)對檔案管理提供的資金支持主要落實(shí)于兩個(gè)方面：（1）硬件設(shè)施建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需要硬件設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，因此煤炭企業(yè)應(yīng)在合理規(guī)劃后投入資金購買相應(yīng)的設(shè)備，為檔案工作數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（2）人員建設(shè)。數(shù)字化檔案管理需要更為專業(yè)的技術(shù)管理人員，煤炭企業(yè)必須具備先進(jìn)技術(shù)人才及專業(yè)人士，為了提高人才質(zhì)量與降低人才流動性，企業(yè)必須根據(jù)人才價(jià)值提供相匹配的薪資待遇。

（三）大力培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)技術(shù)人才在煤炭企業(yè)大力開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中會發(fā)現(xiàn)人才缺失是直接影響管理與建設(shè)水平的關(guān)鍵因素，大部分企業(yè)當(dāng)下的檔案管理人才結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍并不符合數(shù)字化建設(shè)的需求，因此煤炭企業(yè)必須進(jìn)行檔案管理人才團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)調(diào)整，大力引進(jìn)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，強(qiáng)化檔案管理人員的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員能夠掌握數(shù)字化檔案管理所需的信息技術(shù)，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，提高檔案管理人員的技術(shù)與綜合能力，組建技能與素質(zhì)過硬的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。數(shù)字檔案管理人員不僅需要具備現(xiàn)代化管理理念，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還需要具備一定的信息素養(yǎng)，可以利用信息技術(shù)完成檔案管理工作。同時(shí)管理人員應(yīng)具備不斷突破與進(jìn)取的積極精神，在工作中踐行務(wù)實(shí)精神，提高檔案管理的精準(zhǔn)性與安全性。煤炭企業(yè)一方面可由外部引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化人才，不斷為檔案管理部門注入新鮮血液，另一方面應(yīng)積極組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動，設(shè)計(jì)科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，借鑒先進(jìn)的檔案管理人才培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)。

（四）加大檔案數(shù)字化過程中的信息安全保護(hù)數(shù)字化檔案管理可以有效提高檔案保存的全面性與檢索的便捷性，但同時(shí)隨著信息技術(shù)的應(yīng)用會產(chǎn)生相映的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中用重視信息安全保護(hù)。為保障網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)積極應(yīng)用防毒軟件，并定期更新與升級防毒軟件，降低信息泄露與黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部軟件應(yīng)優(yōu)先選用國產(chǎn)軟件，在使用軟件前應(yīng)與相關(guān)部門完成安全檢測，并與軟件提供單位進(jìn)行信息保密合同的簽署，從而提高軟件應(yīng)用的安全性。企業(yè)應(yīng)做好檔案管理人員及數(shù)字化管理過程中會涉及的其他人員的保密教育，提高所有人員的保密自覺性，對數(shù)字化檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的審查，明確信息錄入員、程序操作員的作業(yè)流程及范圍，提高信息安全保護(hù)工作的全面性。

（五）規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是事物運(yùn)行與推進(jìn)的根本依據(jù)與基礎(chǔ)，科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)能夠保障工作的有序運(yùn)行。對于數(shù)字化檔案管理而言，制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)更加有利于其順利推進(jìn)，使數(shù)字化建設(shè)腳步更加扎實(shí)。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)針對數(shù)字化檔案管理工作建立科學(xué)有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，雖然目前我國煤炭企業(yè)尚沒有形成完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，但隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步的不斷加快，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范必然會早日出臺。在數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該包括對計(jì)算機(jī)操作過程與操作標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范、檔案類型/存儲方式/檢索途徑的規(guī)范、數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定等，從而確保煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)能夠得到有效落實(shí)。

（六）建立并完善煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化制度煤炭企業(yè)在落實(shí)數(shù)字化檔案管理建設(shè)過程中為了保障其穩(wěn)定性，必須治掉系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)保障制度，針對因檔案資料復(fù)雜、歸檔任務(wù)量大而容易產(chǎn)生的信息未及時(shí)歸檔問題應(yīng)通過健全的歸檔制度進(jìn)行預(yù)防與處理。通過制定完善的檔案數(shù)字化制度可以使數(shù)字化建設(shè)與檔案管理工作都有制度可依循，有效避免檔案管理工作發(fā)生混亂與錯(cuò)誤。而檔案管理數(shù)字化制度應(yīng)主要包含統(tǒng)一的歸檔日期與歸檔范圍、文檔一體化工作制度、數(shù)字檔案鑒定制度與網(wǎng)絡(luò)文件保密制度等。企業(yè)還應(yīng)定期評測檔案管理數(shù)字化制度的合理性，由專家、管理人員及員工等不同人員對制度提出改進(jìn)建議，及時(shí)有效篩除不合理制度。在檔案管理數(shù)字化制度中應(yīng)對相關(guān)工作進(jìn)行明確劃分，將工作對應(yīng)到部門與專人，并設(shè)立移交人員與監(jiān)督人員，將檔案工作進(jìn)行層層劃分，確保檔案管理工作有效落實(shí)。各部門也應(yīng)將檔案管理工作的完成度納入考核標(biāo)準(zhǔn)中，督促各部門檔案管理人員積極落實(shí)相關(guān)工作。

（七）加速煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作落實(shí)進(jìn)程伴隨著越來越多煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，網(wǎng)絡(luò)化與自動化辦公平臺具有極為廣泛的覆蓋面積，這位檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了平臺與技術(shù)提供了有效的技術(shù)支持，檔案管理與專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)抓住這一時(shí)機(jī)與優(yōu)勢提高煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作的落實(shí)速度。所謂網(wǎng)絡(luò)化檔案信息歸檔是指在專業(yè)人員指導(dǎo)下，檔案管理人員可在全職范圍內(nèi)對企業(yè)各部門所生成的檔案信息進(jìn)行歸檔處置意見簽署，然后由自動化辦公系統(tǒng)將檔案信息自動傳輸至檔案數(shù)據(jù)庫中。如此在進(jìn)行年終檔案收集整理時(shí)檔案部門僅需收取移交清單即可，年底工作量降低，出錯(cuò)率自然下降。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作也為煤炭企業(yè)檔案管理節(jié)約了人力物力，縮減了企業(yè)檔案管理的成本。

（八）配合設(shè)立煤炭企業(yè)的檔案網(wǎng)站自動化辦公系統(tǒng)的建設(shè)與使用是檔案部門實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的重要契機(jī)，煤炭企業(yè)在開發(fā)辦公系統(tǒng)時(shí)應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)立數(shù)據(jù)歸檔平臺，同時(shí)收藏各種數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟冢缁灸夸洈?shù)據(jù)庫、基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫、單位動態(tài)數(shù)據(jù)庫等，從而實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)與信息的有效收集與傳輸，在企業(yè)日常辦公的同時(shí)完成部分檔案歸檔工作。在建立的煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)站中還可適當(dāng)開放訪問權(quán)限，設(shè)置用戶訪問端口，在信息服務(wù)平臺中發(fā)布非保密范圍的、可被用戶獲取的信息，讓用戶可線上查看與參考此類信息，保護(hù)用戶的知情權(quán)，提高檔案管理的透明化與公開化，同時(shí)還可優(yōu)化煤炭企業(yè)運(yùn)行與生產(chǎn)的效率。

四、結(jié)語

對于煤炭企業(yè)而言，檔案管理不僅是對過往經(jīng)營成果的記錄，也是企業(yè)未來發(fā)展與決策的重要參考文件，整合分析企業(yè)的發(fā)展歷程是為研究自身的經(jīng)營狀況與發(fā)展水平核心的參考與依據(jù)，而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字化建設(shè)是煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然途徑。建立數(shù)字化檔案管理體系不僅是企業(yè)進(jìn)步的必要需求，更是企業(yè)為提升管理與業(yè)績水平所做出的必然選擇。計(jì)算機(jī)技術(shù)的突破與研發(fā)為數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)支撐，是煤炭企業(yè)檔案管理工作可以有效地實(shí)現(xiàn)信息交換與傳輸功能，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定良好的外部環(huán)境，是煤炭企業(yè)自動化辦公的需求可以被充分滿足。在進(jìn)行煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)重視對檔案資源的有效開發(fā)，重點(diǎn)建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)字化管理水平的提高，可以使檔案工作為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更好地助力于煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展與不斷進(jìn)步。

作者:常娜 單位:陜西中能煤田有限公司

煤炭企業(yè)檔案管理探討篇3

企業(yè)檔案工作具體來說就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理中根據(jù)具體的事件需求進(jìn)行的一些資料記錄和管理工作。例如，企業(yè)在經(jīng)營的過程當(dāng)中會對企業(yè)的盈利情況進(jìn)行相應(yīng)的記錄，所有的企業(yè)經(jīng)營記錄和業(yè)績信息會保存在企業(yè)的檔案當(dāng)中。為了方便后期企業(yè)能夠快速地進(jìn)行查閱，相關(guān)的工作人員務(wù)必要做好檔案的管理工作。這樣不僅能夠有助于企業(yè)管理決策人員及時(shí)了解企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r，還能夠幫助企業(yè)高層管理人員做出正確決策。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的背景之下，行業(yè)競爭越發(fā)激烈，檔案管理工作的有效落實(shí)能夠幫助企業(yè)在實(shí)踐的過程當(dāng)中積累一定的經(jīng)驗(yàn)，有助于企業(yè)轉(zhuǎn)變管理理念和經(jīng)營方式。檔案管理工作水平的提升，能夠保障企業(yè)檔案的完整性和真實(shí)性。隨著2020年6月20日檔案法的修訂，檔案管理這一問題再次引起企業(yè)的重視。在新時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理不僅關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，也是推進(jìn)國家現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中的一部分。煤炭企業(yè)務(wù)必要重視檔案管理工作，相關(guān)的工作人員要全面了解當(dāng)下煤炭企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，對現(xiàn)存的企業(yè)檔案管理問題進(jìn)行深入的分析，通過不斷的改革和調(diào)整，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要制定更加科學(xué)合理的檔案管理制度，采用切實(shí)有效的管理措施。要嚴(yán)格按照新《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”的要求，跟隨社會發(fā)展的步伐，響應(yīng)國家檔案建設(shè)信息化的號召，不斷對檔案管理的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷對檔案管理的硬件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級，進(jìn)一步推動企業(yè)檔案管理工作效率的全面提升，促進(jìn)企業(yè)朝著長期穩(wěn)定的方向發(fā)展。

1煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)結(jié)構(gòu)具有一定的復(fù)雜性和邏輯性，企業(yè)是一個(gè)系統(tǒng)的組織，部門之間都有著自己的責(zé)任和義務(wù)，分別負(fù)責(zé)不同的生產(chǎn)經(jīng)營活動，也履行著不同的管理運(yùn)營責(zé)任。想要對這些部門的工作進(jìn)度和工作質(zhì)量進(jìn)行充分的了解和掌握，檔案管理工作就顯得尤為重要。簡單來說，檔案管理工作是將企業(yè)的所有信息進(jìn)行總結(jié)和歸納整理，以便于企業(yè)管理人員進(jìn)行有效的管理和科學(xué)的決策。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作不僅影響企業(yè)的發(fā)展，還關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。所以，企業(yè)務(wù)必要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在日常的生產(chǎn)和經(jīng)營過程中，檔案管理人員也要認(rèn)識到自身的重大責(zé)任，要認(rèn)真完成對于各種信息的記錄和分類管理工作，要努力保證工作信息的完整性和準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檔案記錄和補(bǔ)充的過程中，要遵循實(shí)事求是的原則，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的具體情況和企業(yè)發(fā)展方向，務(wù)必保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展的速度逐漸加快，國內(nèi)外新能源企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)在市場中，給傳統(tǒng)煤炭企業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)。但是煤炭企業(yè)要認(rèn)識到自身的重要性，積極尋求企業(yè)改革創(chuàng)新的方式。不僅僅要在技術(shù)上進(jìn)行研發(fā)和創(chuàng)新，在管理上也要加大創(chuàng)新力度，尤其是對關(guān)系到企業(yè)命脈的檔案管理工作更要引起重視。我國的煤炭企業(yè)可以借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不斷對自身企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行完善和升級，全面提升企業(yè)自身的核心競爭力。

2現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1思想觀念落后，對檔案管理的認(rèn)識程度不足煤炭企業(yè)屬于傳統(tǒng)型企業(yè)，很多管理人員年齡較大，雖然實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但思想觀念和工作方式相對落后。一些從事檔案管理工作的人員還沿用傳統(tǒng)的管理方法，企業(yè)的管理者對與檔案管理工作也不夠重視。沒有真正認(rèn)識到檔案管理對與企業(yè)發(fā)展的重要性，在日常的管理和經(jīng)營過程當(dāng)中，更加注重提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對于檔案管理工作采用形式化的工作態(tài)度。

2.2檔案管理制度不健全，管理層級不明確《檔案法》第五條指出，檔案工作應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整性和安全性。煤炭企業(yè)在進(jìn)行檔案管理之前要遵照檔案法的相關(guān)規(guī)定，對企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，也就是要確定好檔案管理的規(guī)范流程，讓企業(yè)檔案管理的工作人員和檔案的使用人員都能夠有所參考。煤炭企業(yè)檔案管理制度不完善，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案的建立和管理過程中就沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，很容易出現(xiàn)工作上的失誤和漏洞。由于檔案的類別和內(nèi)容都有所差異，機(jī)密程度也不相同，所以煤炭企業(yè)要遵照《中華人民共和國檔案法》中提到的分級管理，對檔案的具體類別、詳細(xì)內(nèi)容、機(jī)密程度進(jìn)行有效的劃分，便于企業(yè)的管理和使用。除此之外，企業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施沒有進(jìn)行及時(shí)的升級和更新，難以符合現(xiàn)代化信息管理的要求，造成檔案管理工作效率相對較低。

2.3管理人員素質(zhì)和工作能力水平參差不齊由于一些企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作沒有規(guī)范的流程，工作人員的素質(zhì)和能力水平參差不齊。個(gè)別從事檔案管理工作的工作人員不具備良好的檔案管理技能，甚至在理論知識和工作經(jīng)驗(yàn)上都嚴(yán)重的不足，綜合素質(zhì)較差的工作人員難以承擔(dān)其檔案管理工作的責(zé)任，極大程度地影響了檔案管理工作效率的提升。此外，一些工作人員雖然具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是受傳統(tǒng)工作方式的影響較深，難以適應(yīng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，甚至對于信息化的檔案管理方式有抵觸情緒，在一定程度阻礙了企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.4檔案管理信息化建設(shè)力度不夠現(xiàn)階段社會發(fā)展不斷朝著信息化的方向邁進(jìn)，各行各業(yè)的持續(xù)都離不開信息化技術(shù)的支持。新《檔案法》也對檔案信息化建設(shè)做出了相應(yīng)的倡導(dǎo)，并提出了檔案工作的規(guī)范制度。煤炭企業(yè)要積極響應(yīng)新《檔案法》的要求，將檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程。雖然一些煤炭企業(yè)已經(jīng)開始采用的信息化管理方式，但是在這一方面建設(shè)的力度明顯不足，煤炭企業(yè)的信息化多流于形式，沒有深入到整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)方面，人工化的管理還占據(jù)著主要的位置，這樣的管理方式難以適應(yīng)企業(yè)時(shí)代發(fā)展的需求。

2.5檔案管理及信息化建設(shè)資金投入不足企業(yè)檔案管理部門對信息化建設(shè)投入資金的力度不夠，難以保障信息化設(shè)備的優(yōu)化和升級，嚴(yán)重阻礙了煤炭企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，難以實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)備的普及和有效使用。檔案管理信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，無論是向其他企業(yè)購買技術(shù)還是進(jìn)行技術(shù)的研發(fā)，都離不開資金的支持。當(dāng)下，多數(shù)煤炭企業(yè)更加注重對其他方面的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)投入嚴(yán)重不足。

3提升煤炭企業(yè)檔案管理水平的有效措施

3.1煤炭企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念煤炭想要在檔案管理工作上有所突破，務(wù)必要對工作的理念和形式有所創(chuàng)新。煤炭企業(yè)要認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，明確檔案管理是記錄企業(yè)發(fā)展和員工勞動的重要途徑，不僅能夠真實(shí)記錄企業(yè)過去的發(fā)展情況，還能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展方向提供有力的參考。檔案作為企業(yè)的重要信息資源，務(wù)必要進(jìn)行科學(xué)的管理才能發(fā)揮出最大的效用。只有對檔案管理工作重視起來，才能夠進(jìn)一步推動煤炭企業(yè)的整體工作效率。此外，作為檔案管理工作的工作人員，也要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的工作理念，努力提高自身的專業(yè)水平，認(rèn)識到崗位工作的重要價(jià)值，認(rèn)真做好自己的本職工作，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

3.2健全煤炭企業(yè)檔案管理規(guī)章制度煤炭企業(yè)要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求不斷調(diào)整企業(yè)檔案管理的工作方式，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定和企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況健全企業(yè)內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，確定檔案的工作原則、檔案的范圍、檔案管理人員權(quán)責(zé)和具體的管理措施。在具體的管理措施中要對檔案的收集、分類、管理、借閱、歸檔和銷毀等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，讓檔案管理工作人員有統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程。企業(yè)要善于發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作當(dāng)中的問題，并及時(shí)采取措施進(jìn)行修正和改善，對原有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和升級。一般情況下，在制定檔案管理制度的過程中要采取以下措施：首先，要對檔案的收集過程有明確的規(guī)定，讓企業(yè)各部門之間積極的配合，方便檔案管理工作人員對各部門的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，不斷增強(qiáng)各部門之間的交流與合作。這樣的做法能夠保證各部門之間工作的有效性和檔案信息采集的時(shí)效性。要進(jìn)一步完善企業(yè)的獎懲制度和員工激勵(lì)政策，不斷增強(qiáng)員工工作的積極性和主動性。其次，要對各部門之間的關(guān)系進(jìn)行明確的規(guī)定，讓各部門都清楚認(rèn)識到自己崗位的責(zé)任和義務(wù)，要對員工的詳細(xì)信息進(jìn)行檔案留存，推動煤炭企業(yè)人力資源檔案管理的工作進(jìn)程。最后，要將企業(yè)的所有文件進(jìn)行歸檔，在任務(wù)下達(dá)和歸檔的過程中要保障任務(wù)信息的準(zhǔn)確性和一致性，為日后的工作提供重要的數(shù)據(jù)參考。

3.3對硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化升級，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)施對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用，是保障信息化進(jìn)程的前提條件。因此，保障硬件設(shè)施的優(yōu)越性是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中重要的一環(huán)。要對企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，一旦出現(xiàn)問題要及時(shí)更換和修整。在日常的工作中，檔案管理的工作人員也要對其進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，及時(shí)對設(shè)備進(jìn)行檢測和升級。要加強(qiáng)對檔案信息化管理的安全防護(hù)措施，避免發(fā)生意外造成企業(yè)檔案的缺失，進(jìn)而影響整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要設(shè)立緊急管理預(yù)案，一旦發(fā)生危險(xiǎn)事故，要及時(shí)處理，避免給企業(yè)造成損失。要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息的機(jī)密性管理，在檔案借閱和歸檔的過程中都要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程，避免企業(yè)重要信息泄露和缺失。對檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)也是檔案管理工作人員的重要責(zé)任，一定要謹(jǐn)慎對待。

3.4重視檔案管理人才聘用和培訓(xùn)工作社會競爭的加劇和企業(yè)的不斷發(fā)展對人才提出了更高的要求，隨著教育水平的不斷提升，現(xiàn)階段高素質(zhì)人才不斷涌現(xiàn)。在信息化進(jìn)程不斷加速的趨勢之下，煤炭企業(yè)也要重視對人才的聘用和培訓(xùn)工作。尤其是關(guān)系到企業(yè)命脈的檔案管理部門，企業(yè)在進(jìn)行人才選擇時(shí)一定要慎之又慎。為了保障檔案管理水平的穩(wěn)步提升，煤炭企業(yè)要加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理方面人才的引進(jìn)和聘用，選擇具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)和知識儲備的高素質(zhì)人才。對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行檔案管理信息化培訓(xùn)，不斷充實(shí)信息化管理相關(guān)的理論知識，鍛煉工作人員的實(shí)踐操作能力。對于員工培訓(xùn)來說，企業(yè)可以根據(jù)員工的實(shí)際工作情況和工作能力水平進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，也可以和其他企業(yè)之間進(jìn)行交流合作，引進(jìn)專家學(xué)者對工作人員進(jìn)行職業(yè)能力培訓(xùn)和實(shí)踐操作指導(dǎo)。根據(jù)工作人員的崗位選擇不同的培訓(xùn)方式。除此之外，要不斷完善檔案管理工作人員的績效考評和薪酬制度，從根本上滿足員工的需要，讓檔案管理工作人員提升工作的積極性和主動性。

3.5保障檔案管理工作經(jīng)費(fèi)充足煤炭企業(yè)想要提高檔案管理工作的水平，不僅要明確企業(yè)檔案管理發(fā)展的目標(biāo)，也要制訂科學(xué)的計(jì)劃，保障檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入。不斷加強(qiáng)對檔案管理工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的檢修和更新。同時(shí)，煤炭企業(yè)要不斷進(jìn)行檔案管理技術(shù)方面的研發(fā)，保障研發(fā)資金能夠?yàn)榧夹g(shù)創(chuàng)新提供有力的支持。除此之外，企業(yè)也要根據(jù)自身的發(fā)展需求，進(jìn)行整體上的規(guī)劃。要考慮企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)因素，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)建立現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺。

4結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)形式相對復(fù)雜，企業(yè)競爭愈加激烈。煤炭企業(yè)想要在市場經(jīng)濟(jì)競爭的過程當(dāng)中提升自身的核心競爭力，不僅要在生產(chǎn)技術(shù)上有所突破，還要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理，尤其是對于企業(yè)檔案工作的管理。在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，煤炭企業(yè)在檔案管理的過程中要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。通過不斷完善企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)對企業(yè)硬件設(shè)施的優(yōu)化升級，增強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的聘用和培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，提高煤炭企業(yè)檔案管理的綜合水平。

作者:袁龍梅