醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理辦法探究

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會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)賬簿、憑證、報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，綜合反映了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)證據(jù)、史料。而醫(yī)院采取會(huì)計(jì)信息化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，完成會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)分析、會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)。加之，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息化要求，還應(yīng)抓住新問題、新狀況展開財(cái)務(wù)檔案管理從而適應(yīng)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

1醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理概述與現(xiàn)狀

1.1醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理

財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)支出的記錄與真實(shí)反映，是單位重要檔案之一。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和企業(yè)財(cái)務(wù)檔案有著相通之處，通常包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等相關(guān)內(nèi)容。其中，會(huì)計(jì)憑證又包含自制原始憑證、初始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款等。會(huì)計(jì)賬簿指的是根據(jù)會(huì)計(jì)賬目設(shè)計(jì)的總分分類賬、不同類明細(xì)分類賬、先進(jìn)日記賬、銀行存款日記賬等。會(huì)計(jì)報(bào)表包含損益表、財(cái)務(wù)狀態(tài)、資產(chǎn)負(fù)債表等。其余會(huì)計(jì)核算資料是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)防范，與會(huì)計(jì)監(jiān)督、會(huì)計(jì)核心有著密切聯(lián)系，會(huì)計(jì)部門主要管理相關(guān)信息材料。會(huì)計(jì)電算化企業(yè)存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息、程序文件等應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案共同控制。

1.2醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全面應(yīng)用，不過會(huì)計(jì)電算化也僅是把部門財(cái)務(wù)人才由龐大的會(huì)計(jì)核算解脫出來，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員崗位科學(xué)分配。但是，會(huì)計(jì)檔案管理工作任務(wù)更加繁重，工作范圍越來越廣泛，管理困難。第一，會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存時(shí)間。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案重視度有著明顯差別，儲(chǔ)存時(shí)間也有明顯差別，通常在3～25年的永久儲(chǔ)存與定期儲(chǔ)存。第二，會(huì)計(jì)檔案歸檔。醫(yī)院生成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行整理歸檔、裝訂成冊(cè)。但是，現(xiàn)階段大部分醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理多為紙質(zhì)管理，人力資源投入較大且占用空間較大。第三，會(huì)計(jì)檔案銷毀。當(dāng)檔案超過儲(chǔ)存時(shí)間后，向醫(yī)院管理部門申請(qǐng)，登記造冊(cè)審核后才可銷毀。審批流程較為煩瑣，如果無法及時(shí)銷毀將占用較大空間面積。第四，會(huì)計(jì)檔案成本節(jié)約。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要依靠計(jì)算機(jī)打印，浪費(fèi)較多紙張與人力資源。加之，相關(guān)運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、裝訂等環(huán)節(jié)消耗，不符合可持續(xù)建設(shè)理念。

2醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案特征

醫(yī)院采取會(huì)計(jì)信息化后，數(shù)據(jù)庫發(fā)揮了重要作用，形成了大量依附計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)和文件，凸顯了財(cái)務(wù)檔案各個(gè)特征。紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理，實(shí)行信息化檔案儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，依附于財(cái)務(wù)軟件才能發(fā)揮作用。信息化技術(shù)的財(cái)務(wù)檔案能夠打印輸出，由信息系統(tǒng)搜集數(shù)據(jù)資料，應(yīng)用便利。另外，信息化系統(tǒng)檔案便于整改、復(fù)制、傳輸，內(nèi)外審核較為便捷。信息技術(shù)下財(cái)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)搜集，節(jié)約了更多時(shí)間，提高工作質(zhì)量與效果，便于檔案信息材料整合控制。

2.1檔案信息化節(jié)約較多空間

會(huì)計(jì)檔案信息化后，會(huì)計(jì)檔案被保存在計(jì)算機(jī)中，原始憑證數(shù)量逐漸降低，有效節(jié)約了大量空間。

2.2便于會(huì)計(jì)檔案查找

會(huì)計(jì)檔案信息化后，要想查找某些資料信息或統(tǒng)計(jì)分析，即可借助電腦快速搜索，達(dá)到了資源信息分享，提升了財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，防止傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案容易損失或缺失。關(guān)于需要銷毀的檔案可以先刪除計(jì)算機(jī)內(nèi)資料，便于財(cái)務(wù)人員制定會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，節(jié)約較多人力資源及時(shí)間。

3會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案管理辦法分析

3.1財(cái)務(wù)檔案整理、備份

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案定期更新備份，每月把會(huì)計(jì)憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂保存，一年一次把各報(bào)表打印出紙質(zhì)檔案裝訂保存，便于后續(xù)查找利用。備份的軟盤和檔案管理人員辦理存檔手續(xù)，備份軟盤做好儲(chǔ)存管理。同時(shí)貼上保護(hù)標(biāo)簽，包裝盒內(nèi)，保存在整潔、干凈、安全的環(huán)境下，雙備份2套備份軟盤保存于不同地點(diǎn)儲(chǔ)存。

3.2完善計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施

計(jì)算機(jī)軟硬件建設(shè)關(guān)系著會(huì)計(jì)信息化技術(shù)與應(yīng)用，財(cái)務(wù)管理需要依靠軟硬件設(shè)施。軟硬件設(shè)施作為檔案信息資源應(yīng)用與信息技術(shù)前提條件，結(jié)合信息化技術(shù)建立信息網(wǎng)絡(luò)。另外，引進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，制定保密與授權(quán)方法，防止財(cái)務(wù)檔案資料擅自變更。伴隨著業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，軟件開發(fā)人員應(yīng)注意系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)，保證財(cái)務(wù)軟件利用持續(xù)性。只有這樣，才能更好地提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯方式的相通性、有序性。

3.3完善財(cái)務(wù)檔案管理體制

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)列入檔案管理工作整體，編制檔案管理目標(biāo)，優(yōu)化分工，完善財(cái)務(wù)檔案管理體制。例如:《財(cái)務(wù)檔案保管體制》《單立卷歸檔體制》《財(cái)務(wù)檔案查閱體制》，做好檔案材料搜集、歸檔、儲(chǔ)存、使用，財(cái)務(wù)檔案管理有法可依、提高管理效率。

3.4管理人員增強(qiáng)信息化技術(shù)水平

管理人員信息化素質(zhì)、專業(yè)水平是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的人力保障，財(cái)務(wù)檔案管理信息化也是不斷優(yōu)化的過程，一直依靠于檔案人員專業(yè)水平。因此，建立一批高水平、高素養(yǎng)的檔案干部團(tuán)隊(duì)尤為重要。對(duì)此，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門對(duì)管理人員展開信息技術(shù)培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)水平，順應(yīng)信息化技術(shù)需求，增強(qiáng)信息技術(shù)與信息方法重要性認(rèn)知、技能。另外，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案人員也要主動(dòng)參與各項(xiàng)活動(dòng)、培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平與信息技術(shù)利用水平，了解醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案工作客觀規(guī)律，從而更好地為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息提供技術(shù)支持。將醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求上交至醫(yī)院管理單位，確保財(cái)務(wù)檔案完整。采取激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，對(duì)于表現(xiàn)好的、工作效率高的人員進(jìn)行物質(zhì)精神獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)于工作態(tài)度消極等員工進(jìn)行適當(dāng)懲罰。

3.5領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理關(guān)注

醫(yī)院規(guī)范管理是財(cái)務(wù)檔案管理的前提條件，是醫(yī)院規(guī)范控制管理的核心，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理、優(yōu)化管理體制，保證財(cái)務(wù)檔案精準(zhǔn)、高效地展開檔案管理。因?yàn)獒t(yī)院財(cái)務(wù)檔案完整性、真實(shí)性關(guān)系著其經(jīng)營(yíng)發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)正確決策有著重要作用?，F(xiàn)實(shí)管理過程中建立各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層次、財(cái)務(wù)管理人員、財(cái)務(wù)檔案專管人員，關(guān)注財(cái)務(wù)管理。此外，安排檔案室，安排專業(yè)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案控制，滿足財(cái)務(wù)檔案控制需求。

3.6注意會(huì)計(jì)信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理

重視內(nèi)部管理，采取信息資料保密制度，授權(quán)管理體制等。在密碼管理與登錄制度管理下進(jìn)行財(cái)務(wù)信息讀取，不同人員有著不同的權(quán)限。采取內(nèi)網(wǎng)和和互聯(lián)網(wǎng)隔離進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)件，避免計(jì)算機(jī)中毒或黑客攻擊，確保會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全性。

4結(jié)論

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作具有綜合性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，涉及內(nèi)容較多。因此，會(huì)計(jì)檔案信息化是加強(qiáng)檔案管理工作的必然條件，有利于提高財(cái)務(wù)管理效果、財(cái)務(wù)管理水平。會(huì)計(jì)檔案信息化后，檔案管理也發(fā)揮了重要作用，尤其在領(lǐng)導(dǎo)決策方面，提供重要的信息保障。

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作者:李寧 單位:鄭州市第七人民醫(yī)院