時間：2023-08-11 17:18:32
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理日常工作范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
1.建筑工程檔案的重要性
建筑工程檔案是在建設項目管理活動中形成的原始的、圖物相符的、對國家和社會具有保存價值的真實記錄和實際反映。是建設項目全過程的真實記錄，是珍貴的信息資源，是城市建設的一座知識寶庫。
在建設項目管理過程中形成的各種文檔和材料，范圍包括綜合性文件資料、土建工程及水電設備安裝工程施工文件資料、竣工圖三大類別，它記載著建筑物、構筑物、地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。這些文檔資料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定以及工程竣工后的管理、維護，都具有重要的利用價值。在對建設項目工程質量、總體造價和建筑工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理是作為建設項目管理的一部分。
另外建設工程檔案對防范自然災害的破壞及災后建設有著不可替代的作用，更是預防自然災害的重要手段。如何有序地管理好建筑檔案既是工程本身的需要，也是檔案管理部門的要求。認真做好建筑工程檔案管理工作非常重要。
2.建筑檔案的日常管理
2.1建立健全檔案管理制度是建筑工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范,建設單位在項目建設初期就應按照檔案管理的相關規定,結合建筑實際情況,制定相應的檔案管理制度、措施,同時要明確工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責,規范檔案資料的收集、整理,以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。加強文件檔案登記制度、借閱制度、利用登記制度,做到對文件檔案的運轉流向的嚴格管理。
2.2深入現場做好檔案資料整理收集工作，發揮工程檔案憑證作用。
主動做好對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程檔案進行摸底、分析、研究。尤其在工程竣工驗收時,要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步，以確保工程建設檔案的完整、準確、系統。
2.3充分利用計算機資源，開發建立建筑工程檔案信息檢索系統,做好檔案信息統計工作。
在工程檔案收集過程中,按照檔案的性質和類型，收集整理各部門的檔案資料，對文件進行分類編號,并建立本單位的檔案檢索系統，方便對檔案利用，提高工作效率。為領導決策提供依據,為工程項目科學管理提供保障。
2.4加強知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施。
定期參加專業理論學習，并取得相應的管理資格、持證上崗。認清檔案工作的意義和重要性，努力提高服務質量和服務水平,要運用現代化的科學技術和設備,采用科學的管理方法,更好地服務于建筑工程檔案管理工作。要更新觀念,提高認識,變被動為主動,認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定,在工作中靈活運用，嚴把工程檔案質量關。
3.結語
在多年的工作實踐中深深的體會到，建筑工程檔案管理在工程建設中發揮的作用，和認真做好建筑工程檔案管理工作的重要性。但是，做好此項工作非個人就能完成的，需要各責任主體和相關人員的共同重視，我們要制定具體的措施，嚴格落實相關的規章制度，確保建筑工程檔案步入良性循環的軌道。
1.1 順應時展的潮流的需要
人力資源管理是事業單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時期，事業單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現其人力資源的管理狀況和人員的素質。尤其是在信息技術得到廣泛應用的時代背景下，很多機構和單位都實現了信息技術的覆蓋，事業單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應時展的潮流和趨勢，充分借助信息化的勢力，不斷優化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時也能提升事業單位的人力資源管理水平。
1.2 推動事業單位進一步發展的要求
檔案管理工作是事業單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業單位的發展提供各種信息和數據資源的支撐。在當前，很多事業單位已經在日常的管理工作中引入了管理信息系統，基本實現了管理工作的信息化，這對事業單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進一步充實檔案部門的服務功能，能夠滿足事業單位對信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動事業單位的進一步發展。
1.3 提升檔案管理工作成效的需求
事業單位的檔案管理工作涉及到對大量歷史資料、數據資料的整理和歸納，并且隨著時間的推移和事業單位業務的積累，各種歷史資料和數據資料的數量是非常龐大的。如果還是按照傳統的檔案管理方法，那么進行信息和資料的查找和分析時工作量會特別大，不僅效率低下，還難以對工作的質量提出保證。因此，及時優化檔案的管理工作對于提升檔案管理的質量，以及為事業單位提供科學有效的信息資源是非常有用的。
2 當前事業單位在檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度不夠科學規范
很多事業單位在檔案管理方面重視不足，沒有安排專人進行負責，沒有制定科學合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統一的規范和流程進行操作，進而會導致各種資料的混亂，影響事業單位對各種檔案資源的正常使用。同時，檔案管理部門長期處于一個邊緣化的位置，沒有對其進行專門的管理，也沒有?x予其足夠的重視，會嚴重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對檔案管理工作開始敷衍，進而影響事業單位檔案資源的質量。
2.2 檔案管理人員的素質和水平不高
由于事業單位的性質以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴格和比較枯燥繁瑣等特點，檔案管理人員必須具備很強的責任意識、認真負責的工作態度和嚴謹踏實的工作作風。并且隨著事業單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應用計算機系統的技術和水平，以滿足實際工作的需要。但是很多事業單位往往沒有對檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責任意識，在工作時敷衍了事，或者對檔案管理的各項內容和要求都不夠明確，沒有按照要求對各項信息與資源進行記錄與保存。這些都體現了人員因素對于檔案管理工作質量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質和水平合格，就很難實現事業單位檔案管理工作的有序發展。
2.3 檔案資源的管理系統落后
信息技術的廣泛應用給各行各業的發展注入了新的生機與活力，能夠更充分地調動發展的潛力。隨著信息化的普及以及事業單位的發展，信息技術在事業單位管理中的應用是一個必然的趨勢。目前，已經有部分事業單位認識到了信息化所帶來的便捷和機遇，逐步將信息化的管理系統引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業單位固守傳統的管理方法，在檔案的管理工作中沒有實現信息化，限制了檔案管理工作的效率和質量的提升。
3 對事業單位檔案管理工作進行優化的策略
3.1 逐步完善檔案管理制度
首先，事業單位應該充分認識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設置專門人員對檔案管理工作的質量和情況進行管理和監督。然后，要根據事業單位的實際情況以及對檔案資源的使用需求來進一步明確檔案管理的各種規范和要求，針對不同種類的數據和資料制定具體詳細的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規范。同時，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創造性，明確責任，引導其嚴格遵守各項檔案管理工作的規范，不斷提升檔案管理工作的質量和水平。
3.2 加強對檔案管理人員的教育和培訓
可以說，檔案管理人員的素質和水平直接影響著檔案管理工作的質量，影響著各種檔案資料和數據的科學性和準確性。因此，為了減少因管理人員素質和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，事業單位要在實際管理中注重提升檔案管理人員的素質和水平。一方面，事業單位在招聘人才時要加大考核力度，引入一些經驗豐富、能力較強的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對檔案管理人員進行教育和培訓，不斷提升其工作能力和職業道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊伍的整體素養和水平。
3.3 實現檔案管理工作的信息化
新的形勢下需要單位能夠及時的做出新的判斷以適應時展的要求，當然，單位在檔案管理工作中也要及時的作出調整。然而在單位檔案管理的實際操作中，由于管理模式仍舊比較落后，管理的方法手段也不能進行及時有效的更新，導致檔案管理工作問題眾多、漏洞百出，影響了單位各項工作的順利進行。如何適應新的時代要求，不斷的創新檔案管理的模式成了單位工作不得不考慮的一個重要問題。
一、目前機關檔案信息化建設中的不足
1.管理體制不健全
許多單位對于檔案管理工作并不重視，導致檔案管理的體制不健全，傳統的管理模式往往把檔案管理束之高閣，沒有納入到日常工作的范疇中來，使得檔案管理始終不能跟上時代的要求。由于檔案管理體制嚴重滯后，相應的也沒有形成完善的監督和檢查機制，檔案管理必定不適應新形勢的發展要求。
2.管理方式嚴重滯后
傳統的檔案管理工作習慣于采用紙質記載、木箱儲存，也沒有專門的檔案管理人員對檔案進行科學、統一的管理，容易造成檔案的損失和破壞，管理效率也始終得不到提升。隨著現代信息技術的飛速發展，這種管理方式已經嚴重的不適于現代檔案的管理，檔案不能跟隨單位的變化不斷的更新，必將影響單位的正常工作。
3.管理人員不專業
單位在進行檔案管理時，往往缺乏專門的檔案管理人才，一些兼職的或短期的檔案管理人員對檔案管理業務往往不熟悉，檔案收集、整理工作不規范，無法使單位檔案的管理同社會發展形勢相適應。因此，單位檔案就無法完全發揮對各個流程的促進作用，阻礙了單位的長遠發展。
二、新形勢下單位檔案管理模式研究
新的形勢下，檔案管理模式需要不斷的創新與發展。在市場經濟條件下檔案管理將呈現電子化、多層次、一體化、多方向的新趨勢，不斷的與現代技術相結合，不斷的開辟新途徑。因此，需要做到：
1.健全體制，提高檔案商品性
全新的形式下要求不斷的建立、健全檔案管理體制，使檔案管理“有法可依”，能夠為日常工作的運行提供堅實的保障。同時，新形勢下，要求轉變傳統的檔案管理意識，使檔案能夠與商品經濟密切結合，具備一定的商品屬性，能夠給單位創造更多的利潤。
2.優化方式，促進檔案信息化
優化檔案的管理是為了使檔案更好的服務于日常工作。在新形勢下要求采用現代技術對檔案進行管理，加強信息化進程，實現檔案管理一體化、電子化。建立檔案管理信息系統，方便檔案的調度與查閱，做到檔案資料的共享與快速傳遞，為單位進一步發展提供豐富的信息資源。
3.培養人才，樹立檔案管理意識
專業人才的缺乏是的檔案管理停滯不前的一個重要原因。在新形勢下要求不斷的加強檔案管理人才的培訓，壯大單位檔案管理的專業隊伍，提高檔案管理意識，使檔案充分的發揮其應有的價值與功用，提升單位的實際競爭力。
結束語：
隨著社會的不斷發展，單位檔案的管理只有不斷的跟隨新形勢作出調整，不斷的豐富充實加以提升，才能充分發揮單位檔案的巨大功用，更好的服務于單位的各項工作，促使各個流程順利進行，從而提高單位為的競爭力。
對人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進一步完善，而且對不斷優化技術人才的轉型管理等也有重要的推動作用。在實際的人事檔案管理工作過程中還存在一些較為突出的問題，比如個別工作人員沒有能夠充分履行自己的工作職能，而且對此也沒有產生足夠的重視，對檔案管理工作內容的理解過于片面化，誤認為檔案管理工作的內容就是簡單的抄寫以及對檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統的管理模式，不能較好的隨著社會發展需要而不斷創新。在一些單位中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，從而嚴重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部各個部分的內容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的和諧。對人事檔案管理單位來說，通過一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務水平上得到較快的發展和提升，隨著現代社會競爭壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進行消化吸收，對日常事務中有效解決突出問題具有重要的促進作用。具體來講和諧理論的內容主要體現在兩個方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進行優化升級，這樣才能夠促進整體和諧的充分實現。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，并對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所為的系統輸出簡單來講，就是在一定條件下，在還未對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務狀態給表現出來的過程。第二，在和諧管理理論的知識構成中，其具體內容包含的價值。利益實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對單位的組成成員進行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。在和諧管理理論的具體實施過程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時，還要從系統各成員的內心目標出發，從而實現效率的最大化。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論及其所存在的問題等進行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以重視：
(一)在日常管理工作中，加強對人事檔案管理機構工作職能的要求并不斷完善人事管理機構的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過程中要做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，從而在一定條件下對人事檔案管理機構組織進行有效保障，在一定環境下降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開展。通過這種途徑可以有效地將外界準確及有效的信息提供給相關領導，從而可以幫助其較好地開展人事任免工作和獎懲措施。
(二)進一步加快人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案數據庫，從而充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當中，要不斷地合理地運用計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化的辦公設備相協調。而通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
1事業單位檔案管理信息技術應用面臨的困境
1.1對信息技術應用的認識不足
日常工作中，對信息技術應用的認識不足導致了諸多問題，如信息備份不及時，信息資源流失等。部分工作人員對信息技術認識存在差距，過度依賴信息技術，認為只需將信息存入計算機即可，不及時備份信息，倘若計算機出現問題，很可能導致信息丟失。少數工作人員工作失誤，將信息打印成正式文件后，忽視了電子文件的存檔，一旦紙質文件丟失，信息資源很難找回。備份哪些資源、打印哪些信息、歸檔哪些內容，這都需要工作人員認真分析考慮，而后規范電子文件信息，促進事業單位檔案有效管理。
1.2電子檔案管理不規范
目前，事業單位普遍引入計算機和多媒體技術，在日常工作中產生了大量電子文檔。然而，很多單位只是對這些文檔進行簡單的文件夾歸檔，導致了辦公自動化建設較為緩慢。很多單位推行辦公自動化，并未引入檔案管理，缺乏檔案管理工作人員的參與，造成了電子文檔歸檔設計存在缺陷，尚未很好地考慮到文件的物理歸檔。目前的歸檔只是把相關信息輸送到檔案管理系統上，而并未考慮到要用存儲設備對日常工作文檔進行保存，倘若計算機、網絡遇到問題，會增大電子文檔丟失的可能性，給檔案管理帶來不可估量的損害。
1.3操作人員素質普遍較低
當前，很多事業單位引進了信息化檔案管理系統，硬件建設成效顯著。但是，不少單位的電子檔案建設較為緩慢，信息化檔案管理系統成為擺設，尚未真正發揮其作用。究其成因，主要是事業單位缺乏專業的信息化工作人員。現有的檔案管理人員，很少有收受過系統的信息技術教育，電腦、軟件、信息技術知識匱乏，對檔案信息化管理系統使用不熟練，造成了電子檔案建設滯后，僅僅局限于輸入、查找等淺層功能。這對單位花大量資金引進的信息化設備來講，無疑是一種巨大的資源浪費。
2將信息技術引入檔案管理的意義
2.1提升檔案管理效能
目前，傳統的人管檔案已經難以適應時展大的新要求，需要引入信息技術推動檔案管理工作日益規范化、現代化。積極運用信息技術，建立檔案數據庫及其鏈接，不僅能夠使單位內部人員根據關鍵詞或者代號快速找到所需檔案，還能實現單位之間檔案共享，及時快捷的實現單位間檔案互調，從而提高檔案工作效率。信息技術除快捷外，最重要的是能及時更新，這不僅可以促進工作人員及時警醒自身，還能使領導更清晰的掌握工作人員日常工作狀態，極大推動檔案管理工作及各項工作良性協調，提升檔案管理效能。
2.2促進檔案數據整合和優化
檔案本身較為繁雜，尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學校表現、獎懲情況等，僅靠傳統的人管檔案很容易導致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運用信息技術將檔案輸入計算機，而后進行融合與分析，實施規范化管理，分析原有的工作人員檔案，及時輸入其新的檔案，并將二者進行對比，刪去已淘汰檔案、剔除重復檔案、增加新的內容，總結檔案管理規律，促使檔案管理工作適應時展要求，提高工作效能。隨著科技的發展，基本可以實現數據庫的自動整合與更新，既節省勞動力又方便快捷，大大提高了檔案管理工作效率，實現檔案的及時整合與優化。
3著力推進事業單位檔案管理信息化的對策建議
3.1著力加強檔案管理的“硬件”建設
強化“硬件”建設，是著力推進事業單位檔案管理信息化的保證。要繼續加大對硬件設施的投入力度，如計算機、數據庫、存儲設備等，為建立信息化的檔案管理提供物質基礎。選擇性能較好的硬盤等存儲設備，確保檔案資料能夠有效存儲。充分考慮到事業單位檔案具有連續性的特征，堅決避免檔案順序顛倒，做好舊檔案的整理工作，實現檔案的合理歸檔，促進檔案資料庫不斷完善，為推進檔案信息化建設打下堅實的基礎。著力創新檔案管理方法，積極應用新技術，在確保紙質檔案安全高效的前提下，擴大電子檔案的應用范圍，充分發揮電子檔案的作用。
3.2加快推進文檔一體化建設
建立一體化文檔，是著力推進事業單位檔案管理信息化的關鍵。針對當前事業單位存在文檔分離的現象，要大力推行文檔一體化，徹底杜絕工作重復的現象，切實把日常文化和檔案統一起來，做好文件管理的事前控制，從源頭上提高檔案的質量，促進檔案功能得到有效發揮。繼續抓好信息源頭的梳理的控制工作，徹底改變文檔分離的難題，應用現代信息技術實現文檔一體化。選擇優質的文檔一體化軟件，確保在文件形成之初就有檔案工作的介入，有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關人員研究檔案一體化管理，有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
3.3切實提升檔案管理人員的素質
提高檔案管理人員素質，是著力推進事業單位檔案管理信息化的重點。檔案管理工作人員是否具備專業的技能，決定著檔案管理信息化建設的成敗。要認真落實“以人為本”理念，根據單位檔案管理工作人員實際情況，加快制定相應的培訓計劃。積極舉辦培訓班和講座，不斷強化工作人員的技能培訓，如計算機操作、檔案信息化系統的使用、存儲設備的保護等，切實增強培訓的針對性和實效性，增強員工操作檔案信息化系統的技能。合理設置培訓課程，多講與實際工作緊密結合的課，增加動手操作課程的課時，堅決避免講授空洞乏味的理論。把培訓考核結果與檔案管理工作人員晉升、福利掛鉤，切實提高培訓實效。建立檔案管理培訓網絡交流平臺，使檔案管理人員在相互交流、學習中，不斷掌握新信息、增長新本領。
參考文獻：
[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，（16）
在計算機技術的支持下，中小學通過電子檔案管理系統可以實現檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術同時又促進了中小學檔案管理工作量的減化以及人力成本的節約。
2計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用
計算機技術與中小學檔案管理工作的結合改革了檔案管理的內容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術在實際工作中運用的可行性。
2.1對檔案管理工作內容開展數字化模式變革
由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數字化檔案的建立工作。而隨著現代化管理模式的開展，日常管理工作中產生的很多檔案都可以采用數字化模式規范、整潔的保存下來，例如學校發展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術的幫助下由原來的紙質目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現現代化、信息化。
2.2自動化管理系統的引入
計算機技術對于檔案管理工作的支持，是通過相關管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發揮好計算機技術的作用，中小學管理部門必須根據自己的需求，聘請專業的團隊為自己設計合理的信息管理系統，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數字化工作開展后，人力成本長期性的節約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。
2.3規范計算機技術在檔案管理工作中的每一步內容
計算機技術的應用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術使用的規范以及相關權限的設置。由于計算機技術的便捷化，檔案管理相關人員在數據錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內容或者忽視了格式的設置。因此，辦公系統中要設置相關的系統規則，規范電子檔案數據的錄入。同時在數字化的技術支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權利，通過客戶端的管理將實際的權限設置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規范性。
2.4定期開展技術培訓與系統維護
計算機技術給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術來支持。因此在引進計算機技術的同時，學校應加強對于檔案管理人員的技術培訓，尤其是在信息系統操作方面的技術指導。由于傳統檔案管理工作的復雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術培訓時，往往由于部分人員沒有計算機基礎，造成整個培訓工作很難順利開展。因此，學校要適時調整工作人員的崗位，為現代化的檔案管理工作提供人力資源和技術支持。學校也應當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關系到學校歷史的記錄以及相關工作證據的保存，因此檔案數據庫以及操作系統的維護工作至關重要。學校要與相關企業建立緊密的合作關系，通過企業的技術支持定期對整個電子檔案管理系統進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。
[關鍵詞] 檔案管理人員；素質；提高；途徑；分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 065
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0138- 02
1 提高檔案管理人員政治素質
站在客觀角度來說，檔案工作具有較強的政治性，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質。在日常工作中，檔案管理人員要通過不同途徑不斷增強自身大局意識，學會統籌兼顧，運營發展的眼光，根據社會不同行業、領域發展情況，將檔案管理工作有效融入到中國特色社會主義事業建設中。檔案管理人員要意識到自身政治素質提高的重要性，認真學習一系列先進思想以及科學發展觀，進一步提高自身理論水平，提高自身“認識、分析、解決”問題的能力，促使開展的檔案工作有著正確的理論指導。檔案管理人員要認真學習那些以死保衛檔案安全人員的英雄事跡以及革命精神，培養自身使命感、責任感，具備較強的職業道德素養，認真做好本職工作。在此基礎上，檔案管理人員還要多角度學習我國最新保密法規條例，樹立正確的保密理念，嚴格遵守檔案保密法律法規，養成良好的保密習慣，避免泄露重要機密，給黨和國家造成嚴重的經濟損失，有效提高自身政治素質。
2 提高檔案管理人員業務素質
當下，各機關、各單位中很多檔案管理人員都從其他職業轉入，不具備扎實的業務知識，業務素質不高，嚴重影響檔案工作的順利開展。在日常工作中，檔案管理人員必須多層次提高自身業務素質，不僅僅是檔案基本工作能力，比如，歸檔、借卷、整理，這也是新時期檔案事業發展中對檔案管理人員提出的新要求。具體來說，檔案管理人員必須通過不同途徑不斷學習黨和國家在檔案工作方面制定的一系列法規、方針、政策，認真學習最新檔案業務規定，將其靈活應用到實踐工作中，逐漸提高檔案管理水平。檔案管理人員要利用空余時間認真學習檔案專業知識，比如，檔案管理學、檔案保護技術學，不斷完善自身知識結構體系，具備扎實的檔案業務知識，有效指導檔案管理工作，有效提高自身業務能力。同時，在知識經濟時代下，檔案管理理念、檔案管理手段等發生了質的變化，檔案類型日漸多樣化，比如，聲像檔案、電子檔案，其重要性不斷顯現。檔案管理人員必須多層次掌握相關業務技能，認真學習其他專業知識，比如，網絡技術知識、信息科學知識、計算機應用技術知識，不僅僅是檔案管理知識，能夠熟練操作現代化辦公設備等，優化利用信息網絡技術，在一系列實踐工作中積累豐富的工作經驗，不斷提高自身業務素質，優化檔案管理方法，促使檔案管理更加科學化、合理化、標準化，提高新時期檔案管理整體水平，確保一系列檔案管理工作順利有序開展。
3 加強檔案管理人員服務、創新與安全意識
從某種角度來說，檔案管理工作也具有較強的服務性，檔案管理人員要隨時關注社會動態變化，對黨和國家工作大局有正確的認識，能夠站在政治角度客觀判斷當下形勢，積極、主動參與到開展的一系列檔案工作中，不斷強化自身檔案服務意識，為檔案使用者提供優質的服務，比如，檔案信息咨詢服務，認真履行自身職責，做好本職工作，有效M足檔案服務者各方面客觀需求。同時，檔案管理人員要注重自身創新精神的培養，要注重自身思想的解放，不斷開拓創新，有效克服落后的傳統思想，比如，自我封閉、墨守成規，能夠優化利用自身掌握的一系列檔案管理知識，全方位客觀分析各類新情況，有效解決工作中遇到的各類新問題，優化創新檔案管理方法，提高各類檔案資源利用率，確保一系列檔案管理工作有序開展。此外，和其他資料相比，檔案有著本質上的區別，關乎國家、社會的持續發展，和個人生活、隱私等也密切相關。在日常工作中，檔案管理人員必須多角度加強自身安全防范意識，將檔案保密工作落到實處，避免其形式化，有效防止重要的數據信息被泄露，造成嚴重的經濟損失。
4 具備良好的工作作風
在新形勢下，良好的工作作風已成為檔案管理工作開展中不可忽視的關鍵性內在要求，這是因為檔案工作便是一系列“收集、整理、保管”等具體工作，要求檔案管理人員必須具備良好的工作作風，即“快、準、細、嚴”的工作作風。檔案管理人員要隨時關注黨制定的方針政策、戰略決策、工作部署等，全身心投入到自身工作中，準確把握重要的檔案數據信息。檔案管理人員要養成良好的工作習慣，比如，細致入微、精益求精，堅持實事求是的原則，認真做好本職工作。此外，檔案管理人員要學習新時期“群眾觀點、群眾路線”方面一系列理論知識，樹立“全心全意為人民服務”的理念，注重檔案的開發利用，將其放在關鍵性位置，為檔案使用者提供多樣化服務，滿足他們各方面需求，具備良好的工作作風。檔案管理人員要認真學習一系列高貴品質，比如，愛崗敬業、不求索取，陶冶自身情操的同時，凈化心靈，在平凡的工作崗位上充分展現自身各方面價值，具備較好的工作作風，為新時期檔案事業持續發展貢獻自己的微薄之力，促使其走上“系統化、標準化、信息化”發展道路。
5 結 語
總而言之，在新形勢下，檔案科學化管理至關重要，而檔案管理人員自身素質的高低和檔案管理工作質量密切相關。在日常工作中，檔案管理人員必須以社會市場為導向，準確把握新時期檔案管理一系列變化情況，學習檔案專業知識以及跨學科知識，在實踐中不斷提高自身技能，進而，有效提高自身政治素質、業務素質等，具備較強的創新意識、安全意識、服務意識。以此，提高新時期檔案管理人員綜合素質，促使檔案管理人才隊伍不斷發展壯大，充分展現自身各方面價值，促使新時期檔案事業不斷向前發展，走上健康穩定發展的長遠道路，促進社會經濟飛速發展。
主要參考文獻
事業單位工作種類復雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導致事業單位需要進行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當前我國事業單位的工作運行尚沒有完全實現透明化運行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業單位日常工作的檢查和監督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業單位檔案管理工作是事業單位工作項目中一個關鍵的環節。在現代管理概念中，檔案管理的質量水平同樣也能夠反應事業單位的整體管理水平。因此，事業單位需要建立完善科學的檔案資料管理制度，尤其是事業單位的檔案管理部門一定要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認真負責，因為一旦檔案資料在管理過程中出現問題或違背了相關規定的話都會影響到事業單位工作的正常運行，還會給群眾一種事業單位的管理存在問題的印象，由此可見事業單位檔案管理的重要程度。
2.事業單位檔案管理制度中存在的問題
2.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。
2.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
2.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
2.4缺乏專業的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
3.優化事業單位檔案管理制度的途徑
3.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。
3.2重視檔案管理制度的執行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.3加強檔案管理人員的專業培訓
現代信息社會日新月異，對于具有時效性強、高價值的檔案
信息需求量不斷增多，傳統的醫院檔案管理方式正面臨著多重的
困難和機遇。所以，現代醫院檔案管理的發展與電子信息相結合
的研究是必不可少的。以醫院檔案管理工作的性質特征為基準，
研究新時期醫院檔案管理中存在的問題，提出具體的、針對性的
措施，從而積極地改進和完善醫院檔案管理模式，使得醫院檔案
管理的信息化發展道路具體明確、切實可行。
一、醫院檔案管理責任工作重大
醫院檔案包含醫療技術、儀器設備、教學、科研、財會檔案、
基本建設、黨政管理共七類，是行政、科研、后勤、資產管理及
其他各項工作中直接形成的。因此，醫院檔案是具有保存價值的
歷史記錄，記載了醫院一直以來進行醫療、科研及教學等各職能
活動的全過程。
醫院檔案管理工作是一項機密性、專業性較強的工作，是醫
院管理的一個重要組成部分。首先，醫院的檔案管理要以檔案的
完整性為基礎。不僅要確保醫院檔案能夠統一完整的保存，也要
明確的進行規劃分類，維護好檔案之間的關聯。然后，醫院檔案
管理必須具有安全性。醫院檔案記載了醫院非常珍貴的歷史進
程，不能受到外界因素的威脅，甚至損壞。要保證醫院檔案安全
統一，防止內容泄露。另外，醫院檔案管理要遵循經濟性。醫院
檔案的管理不管采取什么模式，也要遵循這個亙古不變原則——
經濟效益最大化，即以最小的投入獲取最大的利益。最后，是醫
院檔案管理的規范性、科學性。想實現共同分享龐大的檔案的信
息資源，便要做到能夠將醫院檔案管理整體規范化，制定出科學
的管理模式。醫院檔案管理將各種現代化技術如計算機技術應用
于檔案管理中，已成為一種現代化發展趨勢。
醫院檔案管理是新時期醫院為做到全面準確的掌握和了解
醫院內部醫療、財務、人事情況的重要基礎，與醫院的日?；顒?/p>
緊密結合，在日常的運作工作過程中，離不開檔案里記載的重要
信息。醫院以此為基墊，開展學術研討活動，提高醫療水平。從
而更好的進行醫療工作，服務社會。所以，醫院檔案管理工作的
責任重大，是醫院新時期信息化發展尤為重要的基石。
二、醫院檔案管理正逐步實現信息化發展需求
現今，電子信息化逐漸深入，人們已開始使用電子查閱信息，
而替代了傳統的紙質翻閱。有效節省了時間和精力，也增加了信息
資源的使用率。為切合醫藥衛生體制改革的政策，新時期醫院發展
的管理模式已逐漸向信息規范化靠攏。因此，醫院檔案管理不僅面
臨著機遇，也將受到專業技能與管理模式改革創新的挑戰。
新時期醫院檔案管理與電子信息化的融合，具體依附在圖像
和影像文件、文體和多媒體文件上。這些電子文件通過光盤等材
料儲存，是醫院日常工作、學術研究和教研成果，及各項活動情
況的依據，有著重大的意義和珍貴的收藏價值。信息化檔案管理
就是要圍繞醫院核心，能夠使電子檔案發揮出其優勢，讓醫院在
整體發展建設的過程中受益。
現今醫院的信息化檔案管理仍面臨著些許問題：檔案管理人
員缺乏對新技術的認識；部分電子信息檔案還依托于紙質檔案；
電子檔案盲目儲存或重復利用等。這些醫院檔案管理的問題阻礙
了醫院適應電子化發展的前進步伐，主要有以下幾個方面：
（一）檔案利用率低下
在一些醫院管理工作中，忽略了檔案管理的重要性。這種薄
弱的認識，使得檔案管理工作變得微不足道。這種現象導致了醫
院對檔案信息資源的開發力度不夠，以及檔案的使用和利用率低
下的問題。
（二）管理人員技能相對薄弱
醫院部分檔案管理人員自身的專業技能匱乏、知識薄弱，對
檔案管理工作的重視程度不夠，且沒有主動進取、提升自身專業
的精神，忽視了其重要性。因此，逐漸形成了低效率，高標準的
差距現象。
（三）檔案管理制度相對落后
新時期醫療手段和設備隨著醫療研究成果的不斷發展而陸
續更新。但是，部分醫院的檔案管理制度使用的仍舊是傳統的管
理模式，跟不上新時期醫院電子信息化的發展步伐，不能做到及
時補充和修訂檔案內容。因此，科研成果的部分價值得不到體現，
內容歸檔不及時或圖表資料與文字不符等。
新時期醫院檔案管理正逐步實現信息化需求，要重視檔案管
理，合理利用其價值，更好地發展醫院現代化信息化建設。
三、醫院檔案管理問題解決刻不容緩
隨著醫院服務模式的不斷改善，新時期醫院面臨的問題便是
醫院檔案管理工作如何能運用其優勢，變低效率為高收益，使其
服務于醫院日常工作，保證醫院科研活動的順利進行。醫院檔案
管理存在的問題影響了醫院信息化的發展，因此當務之急是要完
善檔案管理工作，順利地推進新時期醫院信息化的建設和發展。
（一）提高醫院檔案管理人員的服務意識
醫院檔案的管理需要工作人員的指導和監督。醫院要注重培
養檔案管理工作人員，提升其專業素養和技能。在檔案管理工作
上，運用科學的管理方式，積極主動地為醫院各項工作和活動提
供服務，努力學習檔案管理工作的新知識，新技術，不斷提高業
務技能，更好地勝任本職工作。
（二）建立完善醫院檔案管理制度
管理工作的核心是制度，為了能夠切合新時期醫院信息化發展
的需求，醫院檔案管理制度要及時完善，進行系統修改補充，向著
規范化和條理化發展，使其行之有效。醫院檔案管理制度要以《檔
案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》為基礎并結合醫院實際情況制
定，保證檔案從歸檔到庫房管理能夠做到標準完整，步步清晰明確。
（三）建立醫院檔案管理信息化方式
改變傳統檔案管理觀念，樹立檔案管理創新意識。要建立能
夠提高檔案利用率的檔案信息管理系統，維護檔案完整和安全
性。制定嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對
策略，加強監控。
醫院檔案管理經歷了載體的轉變，管理模式的提升，檔案管理
工作愈加重要。重視醫院檔案管理建設，合理利用檔案信息資源優
勢，主動地為醫學工作和社會活動服務，對新時期醫院信息化發展
非常關鍵。而在現代化發展的進程中，檔案管理也面臨著多重機遇
1 醫院檔案管理存在的主要問題
在醫院日常管理和建設中，一般不夠重視檔案管理工作，主要體現在以下幾個方面。
1.1 檔案意識不強，檔案利用率低下
傳統觀念中，醫院的重點工作是提高醫療水平，為患者提供優質的服務，“重經營、輕檔案”的理念在很大程度上存在，意識不到檔案管理在醫院日常工作中的重要性。同時，由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
1.2 檔案管理混亂，管理制度不健全
目前醫院管理一般只注重管理制度和工作崗位職責建設，但檔案管理制度、崗位職責、管理措施以及考核機制較少，使得許多檔案落到各部門自行管理，沒有統一的管理制度和標準，許多應該歸入統一管理的檔案沒有納入管理范疇。
1.3 檔案管理人員業務水平不高，知識更新不夠
檔案管理人員的業務水平直接影響檔案管理水平。醫院業務人員培養中，只重視醫療技術人員的培養和素質提高，而對檔案管理人員的業務培訓則沒有納入計劃之中，檔案專業人員在理論水平、專業素質方面參差不齊，無法適應檔案事業的發展需求，甚至在一定程度阻礙了檔案管理水平的提高。
1.4 檔案歸檔內容界定不清，保管期限劃分不準確
醫院檔案管理工作中，由于對檔案管理內容界限劃分不明確，醫院各部門檔案混淆，許多部門整理檔案室僅憑管理人員個人意志判斷，有很大的隨意性，一些該歸檔的檔案沒有納入管理，一些臨時性、一般性文件也交給綜合管理室永久保存，而一些重要資料反而被隨意擱置。
1.5 檔案管理水平不高、現代化管理手段應用較差
現代化的檔案管理手段和設備沒能有效地投入到日常工作中，檔案管理還基本停留在手工收集、檢索及管理的階段，管理技術落后，造成檔案管理不能與醫療業務的快速發展相同步。
2 加強醫院檔案管理應采取的對策
保證醫院檔案綜合質量，加強醫院檔案管理，需要多方面的努力，筆者認為應當采取以下幾方面的對策和措施。
2.1 建立健全檔案管理體系，促進檔案工作規范化
建立科學的檔案管理制度，健全檔案管理體系，是促進檔案工作規范化管理的關鍵。醫院要結合實際情況，完善檔案工作職責，進一步建立健全檔案管理的各項規章制度，落實管理人員的崗位責任制，實行專職人員收集，將醫院各部門分散而復雜的檔案資料進行統一管理和考核，使檔案管理工作的各環節運行過程中有章可循，使檔案管理規范化發展。
2.2 加強全員檔案意識，提高檔案管理人員素質
檔案管理工作是醫院日常管理工作的重要組成部分，建立檔案管理工作的領導責任制，將檔案管理納入醫院的重要議事日程，作為醫院工作工作來進行，使醫院領導干部及職工充分認識到檔案的重要性。另外，做好檔案管理重要性的宣傳工作，加強廣大員工的檔案意識，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。
檔案管理人員素質直接影響管理水平，提高檔案人員專業知識水平和業務素質，要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，對檔案人員進行檔案管理現代化知識的培養。同時，要加強檔案管理人員的服務意識，推動檔案管理水平的進一步提高。
2.3 加強檔案信息開發，發揮檔案的社會效益
檔案管理工作的最終目的就是提供給醫院及廣大患者利用，檔案管理人員要樹立良好的服務意識，充分認識到自己的職責就是多方面收集檔案，深入開發檔案信息資源，配合醫院的各項中心醫療工作，提高檔案的利用價值，為醫院建設及深化改革提供信息服務。作為檔案管理部門，要積極改進管理手段，改變傳統的手工管理手段，對檔案實行現代化的電腦化管理，充分利用計算機與檔案管理軟件，將檔案信息作為重要部分歸入到醫院信息管理網絡系統之中。提高檔案的存儲與處理能力，加強醫院信息的橫向管理，滿足醫療、臨床、科研、教學工作的需要，從而提高檔案的利用率，發揮其應有的作用。
