檔案管理實踐匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理實踐范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、職業教育檔案管理的重要意義

職業教育學校與普通的高等學校不同，每個專業課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關的教學依據，嚴重制約職業教育學校的發展。在職業教育中實行檔案管理，將相關的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業教育的教學能力，有利于職業教育的快速發展。職業教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內容，由于各個檔案內容較多、較復雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業教育的發展。

二、職業教育檔案管理主要內容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學校在日常管理中產生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業教育學校的發展過程，還包括學校在發展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發展的，對學校發展有利的項目，學校應該積極推進，摒棄學校發展中的不足之處，促進學校快速發展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產生愛校的情懷。

（二）教學檔案管理

教學檔案主要包括：教學內容、教學筆記、教學成果等，學校可以通過教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。

（三）學籍檔案管理

學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質等內容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據。

（四）設備、基建檔案管理

設備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設備詳情以及維護的相關信息等，一旦教學儀器設備出現故障，可以通過設備檔案，了解儀器設備的基本性能，并以此為依據，制定科學合理的解決辦法。基建檔案是指學校基礎建設的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設的基本情況，有利于維護校園建設的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據。

三、加強職業教育中檔案管理的實踐性

（一）增強檔案管理的意識

職業教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關鍵性作用，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關的專業知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現階段職業教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業教育學校的發展帶來了巨大困難。加強職業教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領導檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業教育快速發展。在學校建設規劃過程中，應將檔案管理的場地列入規劃建設內，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區分，在檔案室內配備齊全的辦公設備，配備必要的電子產品，以及檔案管理相關的軟硬件設備。在檔案館或檔案室內建立紙質檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應該注意室內通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規章制度

在職業教育檔案管理過程中需要依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關的法律法規，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業教育檔案管理中，管理人員需要依據相關的規章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結等，再根據檔案內容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。

（四）實現信息化檔案管理

隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理也步入了信息化時代，職業教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術進行職業教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯網絡實現檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發利用水平

職業教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業教育快速發展，檔案的開發利用才能體現出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復或者無價值的檔案內容，提高檔案的水準和質量。實現部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。

四、結語

通過職業教育中的檔案管理，可以幫助職業教育學校了解自身的不足，為學校的發展提供重要的依據。在職業教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關的規章制度，實現信息化檔案管理，發揮檔案管理的價值，不斷促進職業教育快速發展。

【參考文獻】

[1]朱紅.加強職業教育學校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[2]吳桂云.改制后職業教育系統檔案管理的幾個新區域[J].辦公室業務.2011.

[3]尹英范.加強職業教育檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關于職業教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

篇（2）

一、醫院實行電子檔案管理的重要意義

首先，醫院電子檔案能促進檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫院內部管理的一項重要工作，能夠有效促進醫院事業發展。醫院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節省了大量的時間與精力，大大增強了原始檔案的應用程度。醫院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護，為醫院的改革發展提供幫助。隨著醫改進程的不斷加快，醫院的改革與發展迫在眉睫。一個醫院的檔案記載了該醫院的發展歷程、各個階段的醫療水平以及醫院的運營情況，可以說是承載了該醫院文化資源。將醫院的檔案進行電子信息化處理，不僅能夠為檔案原件提供有效保護，還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導致檔案遺失的風險。再次，醫院電子檔案為醫院進行內部數據分析提供可靠的資源。醫院在進行內部數據分析時，很難從紙質文件中獲取到有效、有準備的數據資源，但是通過電子檔案數據庫的建立與使用，數據庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內生成臨床所需的數據分析結果，并制定出相應的診療方案，為醫院工作效率與服務質量的提高提供了便利，并有效降低了醫院運營的成本。最后，醫院電子檔案能夠為醫院提供個性化的診療服務。隨著醫改的不斷深入，個性化醫療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務中的一種，相關部門可以從醫院上報的相關數據進行篩選統計，以最快的速度做好可能發生的新疫情的預防工作。從而有助于國家醫療成本的降低，進一步提高國民的身體素質。

二、以科學合理的措施完善醫院電子檔案管理實踐

（一）完善檔案軟硬件設備，以提高電子檔案的安全性。醫院電子檔案管理工作離開了計算機設備，那電子檔案的優勢就無從發揮。對此，醫院應該不斷加強電子檔案的軟硬件設備，將落后的計算機設備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設備。比如，以電子刻錄設施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強醫院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫院檔案管理部門應該建立起完備的檔案管理信息系統，從而以現代化的網絡安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫院電子檔案的科學管理提供切實有效的技術幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實提高檔案管理人員的素質水平。為了促進醫院電子檔案管理工作的進一步發展，醫院領導應該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發，根據目前社會對醫院電子檔案信息的需求來制定相關的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫院電子檔案管理工作更加規范。此外，作為醫院檔案管理人員，應該不斷提高自身的綜合素質，努力學習有關電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全：1.嚴禁使用電子檔案管理的計算機設備訪問互聯網。2.嚴禁隨意在電子檔案管理的計算機設備上運行任何軟件。3.嚴禁使用U盤等移動設備移交檔案。4.嚴禁打開、運行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔。醫院在進行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風險。醫院還應該結合自身的工作實際，凡是在醫院一切活動中產生的具有價值的檔案都應該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數醫院仍然在電子檔案的管理制度、技術與方法、管理與通信設備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔的措施，實行紙質與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。

三、結語

醫院的檔案管理隨著科學信息技術的不斷進步與發展也隨之產生了很多新的變化。電子檔案是社會進步的產物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫院檔案管理工作人員應該不斷改進檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創新醫院電子檔案管理，為醫院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎。

【參考文獻】

篇（3）

1實踐分析

1.1加強對鄉土文化檔案的收集一般來說，一個地區雖然蘊含豐富的鄉土文化檔案資源，但這些檔案往往沒有實現集中統一管理，檔案的安全和完整得不到有效保障，檔案作用也難以得到充分發揮。加強鄉土文化檔案的收集力度，可以采取很多方法。可以用開展課題研究的方式進行，例如，學校于2000年提出《走進沙地——蕭山某中校本課程的開發與實施研究》課題，并明確了相應的子課題，集中全校力量投入到鄉土文化的研究之中，收集并積累了大量反映鄉土文化的檔案資料，再把這些檔案資料按照一定規范和要求進行歸類整理，使這些檔案成為開展鄉土文化傳承的重要資料。還可以通過豐富多樣的活動組織學生收集檔案，學校以校學生會為主體，通過參觀訪談、田野調查、考證研究等手段，組織學生深入田間地頭、廠礦企業、民居民宅，收集大量的鄉土文化檔案，不斷豐富本校的鄉土文化檔案資源。

1.2加強對鄉土文化檔案的研究學校主動邀請教育科研機構和高校專家對研究工作進行指導，并邀請本地區的鄉土文化專家參與進來，以他們的專業視角推動研究工作的開展。具體方式是邀請專家利用檔案資料舉辦鄉土文化講座與座談、撰寫鄉土文化方面的文章、為學生授課并組織學生參加鄉土文化讀書會，通過多種渠道教會學生研究鄉土文化的方式方法，激發他們傳承鄉土文化的興趣。專家還與本校教師編撰了《鄉土文化研究》一書，通過檔案資料對鄉土文化作深入挖掘、探究和詮釋，多角度展示蕭山區的地理、物產、人文和風俗，推動鄉土文化傳承工作進程。

1.3加強對鄉土文化檔案的宣傳展示第一，建設校內鄉土文化展示場館。在區教育局和當地街道的支持下，學校在校內辟出專門場地，建立了一座建筑面積達650平方米的鄉土文化館，在館內舉辦鄉土文化展覽。展覽通過大量實物、書籍、圖片、視頻等檔案，全面展示蕭山區的鄉土文化。此外，學校還在文化館展示學生自主學習研究的成果、舉辦鄉土文化節等，都取得了良好效果。如今，文化館已成為蕭山區開展鄉土文化教育與研究的重要平臺。第二，編纂校本教材。學校利用鄉土檔案資料編纂《鄉土文化》一書作為校本課程的教材，并以教材為藍本組織常態化的鄉土文化綜合實踐活動，引導學生走進本土、融入本地，不斷接受鄉土文化的熏陶和浸潤。

2若干建議

篇（4）

（一）圖書館檔案管理人員素質參差不齊

圖書館檔案能夠真實再現各項工作的歷史面貌，有效保障單位的持續發展，為圖書館從事各項活動提供各種文字、圖表及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質檔案變為電子檔案和紙質檔案綜合保存的狀態。而目前從事檔案管理工作的人員在專業素質、理論水平以及專業技術方面表現參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學歷偏低以及檔案管理水平跟不上時展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應新形勢下的檔案事業發展。

（二）為檔案入庫而程序化作業

長期以來的工作中，人們習慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統工作習慣，按多個步驟進行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數字化的影響下，已經形成了紙質和電子雙檔案模式，電子檔案發展迅速，但紙質檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務的主動性嚴重不足。在圖書館檔案紙質管理上，我們應該知道，檔案的收集和保存需要耗費巨大的人力、物力和財力，結果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時解決燃眉之急。電子檔案在系統構建上，存在的問題是技術不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時提供最符合需求的檔案資源服務才是檔案管理的責任，也才能實現為圖書館管理和發展規劃諫言獻策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實施知識管理的必要性

科技的進步推動了知識經濟的快速發展和信息化的迅速普及，各行各業都在努力融入到知識經濟大潮中。因此，新時期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環節都將成為知識管理的必要程序。面對新的機遇和挑戰，檔案工作只有積極去迎合知識經濟的發展主動為知識經濟發展服務，才可以推動圖書館檔案工作地快速發展，才能發揮檔案工作在知識經濟時代所應有的作用。首先圖書館檔案實施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經過規范化處理的顯性知識，同時也是一種知識資源。因此它的管理就應該從知識資源管理的方向去認識、去推動。其次圖書館檔案實施知識管理是現實的要求，因為作為一種知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統的收集方式，通過支持實際工作，解決檔案分類不切實際和不能實時應用的問題。最后圖書館檔案實施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進圖書館工作更有效益，因此到了知識經濟時代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實基礎。

三、圖書館實施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進行。所以，圖書館在實施檔案知識管理建設中要考慮以下幾個方面因素：

（一）網絡基礎設施條件

一定程度的網絡基礎設施是實現信息化的基礎。比如通過網站，可以向群眾提供各種數字信息服務，這些服務可以打破時空限制，實現真正意義上的信息資源共享。而一個網站的建設需要考慮城名申請、網站規劃和設計、網站推廣、服務器、數據庫開發等多個方面。所以網絡基礎設施條件關系著檔案知識管理在網絡上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進行檔案知識資源管理的經濟實力，是檔案知識資源管理過程中的物質決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項復雜的系統工程，從實現信息知識資源管理到實現網絡化管理和運用，每一個環節都要投入大量的資金。總之，資金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質上就是一個新知識和新技術開發利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關重要。原因是在建設過程中，需要多領域的高層次專業人才，比如系統分析與設計專家、系統管理與維護專家等，所以，人才問題同樣關系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實施

（一）檔案知識資源管理組織建設圖書館檔案知識管理首先需要一個完整、系統的組織結構，以此來推進與保障知識資源管理的順利進行。一方面就是設置知識資源管理部，主要負責檔案知識資源庫管理系統的日常運行和維護，還要設置知識應用規劃部，負責跟蹤圖書館的業務工作、事務工作的變化，以及知識資源內容建設。另一方面就是構建知識資源管理團隊，專業人員團隊負責網上對知識資源做收集、整理，聘請業內專家對專業團隊的工作進行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設

為了圖書館檔案知識管理的系統、組織和過程在法理上固化，同時也為了有效激發圖書館員工的積極性和誘導檔案管理人員高效的服務，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應包括以下幾個方面：檔案知識資源安全訪問權限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構建檔案知識資源管理應用系統

該系統包括以下幾個部分：（1）應用功能系統，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉換處理系統，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統。該系統主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉換系統以及領導決策工作經驗和成果積累的系統等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規范檔案文件和業務考核等。（3）知識資源庫管理系統。這個系統設計包括了業務事務協作流程管理系統和它的子系統等，主要功能是將關聯的知識進行分類，制定檔案模板，對關聯知識提供鏈接等。

篇（5）

為適應社會發展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現代化、電子化的管理方法保證其信息化、網絡化的實現；另一方面需要保證電子檔案在不同領域應用效益的提升，以順應時展的全新趨勢。

一、新時期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現象的出現。利用網絡以及計算機技術進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節省了財力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實現了資料由實物向信息轉化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務質量的全面提升。

最后，有別于傳統檔案管理只能保存紙質文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。

二、新時期電子檔案管理的問題分析

首先，對電子檔案的認知與利用存在著三種誤區――習慣性地將紙質材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進行保管；過度依賴計算機，忽視對電子文件的備份與保存工作，導致常因設備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內由于加密、軟件升級、硬件設施進化和編碼方式變化等原因，常出現信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術的不斷推陳出新，新編碼技術對舊編碼技術的不斷替代，電子計算機外部運行環境與內部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點，導致一些信息極容易被更改而且難以被發現。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質文件一樣的判斷標準來執行。

三、新時期電子檔案管理的實踐應用

（一）強化信息化管理意識

在電子檔案出現和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統的紙質檔案，電子檔案作為信息化發展進程中順勢而生的產物，人們對其仍存在認知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應新時期信息化的發展需求。

首先，領導層面要致力于管理模式的創新，讓數字化、現代化的檔案管理理念深入人心，通過構建相關管理模式以及信息化管理系統，在潛移默化中促進人們信息化管理意識的加強。

其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強化與電子檔案管理工作相關人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進相關管理內容的高效進行。

最后，新時期所有行業的工作人員都應當注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業的觀念，加大對電子檔案的開發利用的宣傳力度，提高不同領域人們對于電子檔案的認識和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要各行業結合自身的業務特點，制定出適于自身發展與要求的信息化管理體系，并在實現合理、科學、高效與實際的目標的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應當對有關對電子檔案管理的部分進行合理的細化，并采取必要手段提高相關業務流程中工作人員的熟悉度以及規范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網絡安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強信息化人才建設

加強信息化人才建設，需要注重對電子檔案管理人員素質（檔案管理水平等）的培養，以及對相關的工作人員進行業務（計算機業務水平等）的培訓。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發等較為基本的計算機操作技術，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權限控制等技術要求的設定。

綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強的復雜性。在保管方面，應當注意避免對計算機過度依賴，從而使電子檔案在進行計算機硬件更新或者出現儲存媒介損壞時，避免發生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發生數據外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務必要小心謹慎，通過對電子檔案保管期限進行嚴密審核，來維護其真實和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應新時期科技以及社會發展的需求，為我國各企事業單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務。

參考文獻

[1]邢軍岐.淺談新時期電子檔案管理問題[J].電子技術與軟件工程，2014（09）.

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（一）水庫設計規劃科技檔案。水庫設計規劃檔案主要是水庫前期工作的規劃設計方案、周圍土地質量、勘測報告、施工規范要求、設計圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發量，水庫里的水進出量等有關方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進行工作的時候，對它進行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數據、統計報表、工作分析歸納總結等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進行維修維護工作的記錄資料。例如除險加固工作、日常基本的維修維護的工作計劃、管理承包市場化的合同書、施工技術的設計資料等有關水庫后期工作的資料。（五）水庫設施設備的科技檔案。水庫設施設備的科技檔案主要是有關于水庫設施設備的記錄資料。例如，設施設備的安裝使用說明、安裝調試的記錄資料、鑒定報告、日常對設施設備的保養記錄、操作技術流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應措施

（一）科技檔案設備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導致了科技檔案設備不完善，管理工作效率效益不高的現象。其實水庫科技檔案的管理工作和管理設備都需要資金做強力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標準化和科學化。

（二）科技檔案管理人員專業知識匱乏，自身素質有待加強

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業知識，也沒有經過專業的培訓，因此缺乏管理的專業知識技術，對科技檔案知識進行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個難題，無法充分發揮科技檔案的作用。

（三）有關部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責任不強

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經濟價值。除此之外有關部門的管理意識不強，沒有對有關項目的各種資料進行管理，同時也沒有加強對資料的收集整理、歸納存放，等到項目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現象，應該加強對管理工作人員的培訓和對有關部門進行責任制，落實責任人，明確管理人員及有關人員的工作職責，嚴格要求按照“同步管理”的有關要求開展工作。

三、科技檔案在實踐中的利用

對科技檔案進行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價值非常高，運用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個方面進行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價值

第一點就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運行有個全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據。第二就是很節約時間和資金，因為有了水庫大壩的各方面齊全的資料，就不需要有關工作人員再去勘測計量等，這樣既節約了時間，有節約了資金。

（二）在生活生產的利用價值

相關的技術人員可以調出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進行認真的分類歸納總結，從而設計出灌溉用水使用的科學方案，從而滿足人們在生活生產對水的需求。并針對現有的科技檔案資料進行討論，可以對用水的調度設計方案不斷的修改，從而把它的利用價值全部發揮出來。

（三）在水庫規范管理的利用價值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續進行，而科技檔案也必須隨之連續，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標準化、科學化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強管理工作人員的自身素質，提高他們的綜合能力

第一，有關部門領導應該加強對科技檔案管理工作人員的培訓，提高他們專業知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學技術文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強自身素質，不進要求具備豐富的專業知識，還要自覺的學習有關方面的專業技術。第三，由于科技檔案管理需要用到計算機做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強對計算機操作的學習。第四，有關部門的領導還應該要求工作人員對有關水庫工程的水利方面基本知識的學習，這樣有助于準確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應該加強系統內部管理人員的交流培訓，借鑒優秀的管理方法，摒棄不科學的管理方法，從而滿足實現水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實責任人

有關部門的領導應該加強管理意識，投入相應的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設施設備進行維修維護；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進行管理，落實責任人，明確工作人員的職責范圍，除此之外，還要嚴格要求相關工作人員必須確保科技檔案與工程項目的“同步管理”。

（三）利用現代化技術，提高科技檔案的管理水平

篇（7）

引言

實驗室認可是國家權威機構對檢驗或校準實驗室能力進行評估和認可，規范質量管理的一種認證方式，其顯著特征之一就是質量體系的文件化、檔案化。質量體系檔案是實驗室質量體系管理和運行的基礎，是實驗室質量體系有效性、符合性、真實性的反映和記錄，是實驗室認可的重要憑據。因此，質量體系檔案的管理在整個實驗室認可和實驗室改進過程中均占有十分重要的地位。

為了保證實驗室質量方針和質量目標的實現，確保實驗室質量體系的持續、有效運轉，對實驗室各類檔案資料的收集和管理，成為實驗室日常活動中及認可過程中極其重要的一個環節。

1、質量管理檔案的分類

遵循GJB2725A-2001《檢測和校準實驗室通用要求》中相關條款要求，結合本實驗室具體的工作特點，按如下方法對實驗室質量管理體系分類立卷進行管理：

1.1綜合管理類檔案

內容涵蓋實驗室所有管理工作，歸檔內容包括：（1）實驗室的組織證明、組織構成、日常管理規定與目標規劃　（條款4.1）；（2）文件控制記錄（條款4.3）；（3）　糾正措施、預防措施及改進（條款4.9、4.10、4.11）；（4）實驗室需要長期保存主要檔案的存檔（含電子版）、記錄以及編號（條款4.12）；（5）內部審核記錄及相關（條款4.13）；（6）管理評審記錄及相關（條款4.14）；（7）設施與環境記錄（條款5.3）；（8）　測量溯源性記錄（條款5.6）。

1.2檢驗記錄類檔案

記錄了檢驗樣品的采樣、送檢、檢測、報告的全過程，是對檢驗過程原始性的描述，具有明顯的專業性和成套性，同時還包括對委托方的相關記錄。主要有：（1）要求、委托書以及合同的評審（條款4.4）；（2）對委托方的服務記錄（條款4.7、5.8）；（3）申訴和投訴記錄（條款4.8）；（4）測試、檢定和校準方法及其確認（條款5.4）；（5）測試、校準或檢定結果的質量保證（條款5.9）；（6）測試、校準或檢定結果的報告（條款5.10）。

1.3質量管理體系文件類檔案

體現了檢驗結果的科學準確和檢驗程序的規范標準（條款4.2），主要包括：　（1）實驗室各版本的質量手冊、程序文件和作業指導書；（2）實驗室認證有關受控法律、法規和技術標準有效版本；　（3）質量方針、質量計劃目錄及相關的評審考核方法記錄。

1.4儀器設備類檔案

是實驗室用于檢測和保證結果準確、可靠的設施。內容包括：（1）合格服務方名錄及其資質證明文件，供應品的采購與發放記錄（條款4.6）；（2）設備和標準物質相關記錄（5.5節），主要有設備審購書、審批文件、合同、驗收記錄，設備使用說明書、設備歷年檢定書，期間核查計劃和記錄，設備啟用、損壞、故障、改裝、修理、使用記錄等。

1.5個人技術檔案類

反映技術人員的業務素質和學習經歷（條款5.3），包括：（1）專業技術人員記錄，包括實驗室對在職技術人員的培訓計劃、培訓記錄，以及實驗室各類專業技術人員相關的個人資料。（2）質量體系關鍵人員記錄，包括技術負責人、質量負責人、授權簽字人、部門負責人、監督員、內審員、儀器收發員、檢測人員等的培訓記錄、任命證書、資格證書等。

根據上述檔案分類方法對實驗室的各類檔案進行分類、收集，并進行登記造冊，制定分類目錄，使檔案分類和檔案內容一目了然，便于對實驗室質量管理體系資料實行集中管理。

2、質量管理檔案的實踐認知

為了科學地管理和完整地保存實驗室的質量管理檔案，需要做到以下幾個方面：

第一，檔案的收集整理要全面。實驗室應依據質量管理體系條款的相關要求，按照一定分類標準全面詳實的收集相關信息并進行登記整理，最好在紙質記錄的基礎上結合計算機進行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。

第二，檔案的更新應及時。在實驗室情況質量體系運轉情況發生變化時，應及時更新檔案記錄；同時，實驗室應認真執行技術檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每隔一段時間應全面檢查、清理一次，做到檔案與實際情況保持一致。

第三，檔案的受控保管應到位。所有受控文件需加蓋受控文件章，編寫受控文件號后發放。受控文件需補發時，要說明原因，經批準后方可補發。文件修改、更新應執行實驗室相關程序文件規定。同時，檔案的存放場所應通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。此外還應做好檔案借閱的批準和記錄手續。

第四，檔案更改應規范。實驗室質量管理檔案中的內容如有更改，應按程序文件的要求實行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。

第五，檔案的作廢應有記錄。凡要作廢的質量管理檔案，經主管領導審批后，必須及時清理出檔案，有關鑒定報告和作廢檔案備份必須及時歸檔。

結論

隨著社會經濟的發展，計量需求增長加快，以及實驗室認可資質評審的要求，實驗室檔案管理工作的規范化、制度化必將越來越受到重視，做好檔案資料的全面收集和規范化管理，保證質量體系在符合認證認可準則的情況下，持續有效運轉，具有非常重要的意義。

參考文獻

[1]GJB2725A-2001《測試實驗室和校準實驗室通用要求》[S].中國人民總裝備部，2001.

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1科技檔案管理工作在實踐中遇到的問題

1．1歸檔記錄不詳細，檔案管理系統不成熟

雖然歸檔方和相關負責人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進行詳細記錄，相關問題的解決進度也無法詳細記載。當新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續工作的人員在處理相關問題時產生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細致龐雜的工作內容，需要檔案管理者花費大量精力對相關資料的信息進行處理。隨著時間的不斷累計，檔案數量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當前的檔案管理系統在功能設計方面還不夠全面，設計理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費時費力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據實際情況，不斷對檔案管理系統進行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

1．2檔案管理成本較高，工作環境較差

檔案的歸檔、調取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術無法降低管理成本。實體檔案數量多、體積大、質量重，在整理、搬運和入庫的過程中會耗費大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環保。

1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機制不完善

在歸檔工作強制力度不夠的情況下，經常出現歸檔不完整和順序雜亂等現象，會在歸檔時耗費大量時間對資料進行整理和修改，要反復核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進行歸檔，檔案遺失和內容混淆等問題就會頻繁出現。對于違反信息資料歸檔規定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。

1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后

在檔案管理工作中，沒有將先進的科學工具與理念應用到人才培養過程當中，管理方式較為落后。如果電子信息和實體檔案中出現錯誤，無法及時對其進行校正。發生錯誤是在所難免的，要用嚴謹的態度和先進的技術手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經驗來進行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發展毫無幫助。

2提高科技檔案管理效率的有效方法

2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進的管理理念

檔案管理部門要建立先進的檔案管理體系，制定完善的規章制度和詳細明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領導層要全面了解對檔案管理工作的實際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進的管理技術和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認識科技檔案管理工作的價值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導和系統化的動態建設規劃，要從強化歸檔制度入手，對違反規定的部門和相關負責人進行嚴厲處罰，責任要落實到個人，提高檔案管理人員的重視程度。

2．2完善歸檔信息，做好流程記錄

要保證歸檔信息、數據分類和流程記錄的完整性，明確各環節和相關部門的負責人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質量。

2．3引進人工智能化輔助技術，減輕人力勞動負擔

第一，結合檔案管理工作的實際發展需求，積極吸納前沿領域的新技術，構建全新的檔案管理理念，開拓創新思維，可以引進人工智能化輔助技術，建立數據信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機制的同時，減輕人力勞動負擔，節約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實名制登錄，利用互聯網技術進行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環節進行詳細記錄，并自動提示相關管理人員，使工作內容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負擔和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學化、便利化。第四，歸檔地點將不再受辦公地點的限制，通過互聯網登錄平臺即可上傳資料進行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。

2．4加強對檔案人才的培養力度，重視學科發展趨勢

在檔案管理工作中不斷總結經驗和教訓，將理論與實踐相結合，關注檔案管理專業的發展趨勢，及時更新學科內容，調整學科架構，建立更科學的教育體系，提升檔案管理人才的業務能力和創新意識。

3結語

目前，科技檔案的應用在各企事業單位的檔案管理部門已經十分普便，為檔案信息的系統化、科學化運行提供了巨大幫助，是當下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質量的重要前提，對今后檔案學的發展具有重要意義。

參考文獻:

［1］王冬梅．淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究［J］．科技視界，2014，(03):103－104．

篇（9）

在檔案有效利用率較低的情況眾所周知，檔案工作對醫院的有效開展其它各項工作有不可替代的促進作用，如果使醫院的檔案信息資源得到充分開發，并且發揮最大的價值，必然為醫院的發展帶來一定的社會和經濟效益。近年來各地醫院的檔案管理工作仍然停留在傳統管理方式上，長期以來只注重保存而忽視檔案的使用，對檔案的有效開發利用及其重要意義缺乏應有的宣傳，大多數同志對檔案利用產生的效益知道的更少。有部分領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作是從屬于其它一線部門的服務性組織，還沒有充分認識到檔案工作在醫院管理中的重要價值。

2．缺乏有專業技術的檔案管理人員

目前我國大多數醫院的檔案管理缺乏專業人才，工作人員在專業素質方面缺乏實踐鍛煉，缺乏系統的理論知識，由于種種原因導致檔案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發展的科技時代步伐。醫院對在職工作人員的培訓往往只關注醫療技術人員，對檔案管理人員的繼續教育工作不夠重視。

3．檔案管理制度不健全

在現代醫院管理中，盡管各級醫院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規章制度，但不夠完善。在考核過程中，基本沒有把檔案管理納入應該考核的范圍，各級醫院大都是根據自己的意識和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案管理細節方面存在漏缺的現象。

二、提高醫院檔案管理工作的策略

1.強化檔案意識加強宣傳組織工作

領導重視是做好檔案管理工作的前提，是醫院檔案實現數字化管理的重要保障。只要醫院的領導重視起檔案管理工作，有了強化檔案管理的意識，加大宣傳力度，完善組織系統，形成協調一致的規劃，把檔案管理與醫院的發展連接在一起，與醫院業務技術方面的工作一塊抓，使各個崗位工作人員都來配合醫院統一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認識檔案管理的重要價值和存在意義。

2.注重法制意識加強《檔案法》的學習與貫徹

在平時工作中養成依法歸檔的習慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進全體工作人員對檔案管理法制意識的認識，醫院檔案管理工作也應該實行統一領導、分級管理的原則，必須完整保護檔案，便于今后的查找和利用。

3.形成檔案管理的網絡化建設

建立醫院檔案三級網絡管理模式，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、整體協調，統一操作、專業保管，有專人負責監督各職能部門的檔案工作，強化醫院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設施的配置

各地要根據醫院和工作中的實際情況，適當逐步配備專業的計算機、攝像機、照相機、打印機和掃描儀等數字化設備，并采用最先進的專用軟件進行檔案管理系統的構建，更好地輔助醫院檔案管理過程中立卷、編目、檢索、統計等各項工作的有效開展。

篇（10）

關鍵詞：

基建檔案；管理要點；實踐

隨著我國社會經濟的快速發展，基本建設工程項目的建設也越來越多。在基建項目建設過程中，基建檔案是單位事業基本建設的真實記錄，是單位檔案的組成部分之一，其管理工作也是單位管理工作的重要組成部分。加強基建檔案管理工作對提高基建工程的質量，促進單位事業的發展具有十分重要的意義。

一、基建檔案的管理內容

基建檔案主要指的是進行基建項目時所涉及的各種信息資料，例如立項文件、審批文件、招投標、設計稿、勘察、施工、監理以及竣工驗收過程中所形成的檔案，包括文字、圖紙以及聲像等各種形式。它對于工程維護、管理、改建、重建以及擴建提供重要依據。

二、基建檔案的管理模式

（一）施工前對檔案的管理方式

基建工程在施工之前，檔案管理者需要把歸檔套數、驗收標準等要求寫入合同中，從而可以為業主的檔案文件進入歸檔而提供依據。如在此過程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者約定。例如參與科學院基建項目的合同中需作出如下要求：施工單位需要整理符合科學院建設項目的檔案，然后移交給相關的建設單位。此外，還需要另編一套和規劃管理以及城建建設相關的檔案歸入當地的檔案館保存。

（二）施工初期對檔案的管理方式

基建項目開始在施工的初期，需要對設計進行交底以及圖紙會審，同時要求對參建單位相關的工作者參與檔案交底的培訓，主要的培訓內容有：檔案歸檔的標準、范圍、渠道以及業務流程，然后把最終的檔案標準分發給各單位。通過組織業主參與培訓的方式，有利于參建單位更好地了解與掌握業主對檔案的需求，從而能夠對檔案的驗收工作做好準備。此外，在工程進行預付撥款之前，需要監理單位一起做好審核工程中的分部、分項劃分表，這對于基建檔案管理工作能夠有效了解具體工作內容，從而便于管理人員開展工作。

（三）建設中至竣工驗收對檔案的管理策略

對于項目施工而言，其中所涉及的各個單位情況需要做好檢查和管理的工作，例如監理單位以及項目管理等單位，可以根據工作的實際情況進行按月、按季開展檢查工作。通過月度檢查可以督促相關的施工單位高效整理各種資料，從而保障項目中的資料能夠形成準確的檔案資料。工程項目進入中后期，此時需要項目建設中的相關單位進行討論，如施工單位、項目管理以及監理單位等做好檔案歸檔準備工作；需要得到城建管理單位所出具相關認可文件之后，再組織竣工驗收工作，并通過會簽形式明確項目檔案的范圍，進而完成檔案初步管理的工作。

（四）檔案備案與驗收前的檔案管理

這是工程竣工與驗收工作之后，需要進一步加強對檔案進行匯總，然后再移交到城建檔案管理單位。當檔案完成備案之后，可以根據建設單位所提供的檔案信息與要求完善檔案的驗收，并在工程結算之前做好整改與移交的工作。

（五）建設項目保修期的檔案管理

一般情況下，建設工程進入保修期的日期是從竣工、驗收合格時計算。因此，在保修款支付之前，需要全面對建設項目進行復核，并把參建單位所提交的檔案做好整理，最終能夠形成完備的基建檔案材料。因此，這就需要根據工程建設過程中的不同階段進行資料的整理工作，如合同管理、月度檢查、交底、總結、分部分項劃分以及歸檔范圍等進行討論和管理，保證基建檔案管理工作能夠取得良好的效果。

三、基建檔案在管理工作中的要點

（一）各項歸檔材料保證是原件

根據原件定義需要做到兩點：一個是非復制件，而另一個是最初形成。如在施工中，見證取樣相關的記錄、試驗以及測量資料等都需要進行現場填寫，從原則上必須保證這些檔案能夠有較高的標準并存檔。然而，受到施工單位以及工地條件的限制，資料如果出現過臟的情況，則不能進入存檔。此外，還需要做好單位公章加蓋和復印的準備，用復印件代替原件。除此之外，有的是一些電子簽名的資料，這些都是誤解了原件的含義。因此，除了一些特定的物資以及試驗資料之外，其他的歸檔材料要求必須是原件，同時不能通過名章、電子簽名等形式代替原件。

（二）重視圖紙簽章

在項目建設工作中，施工圖需要具有執業人員、勘察設計相關的企業等進行圖章與簽字，同時還需要做好加蓋公章；而在竣工圖中，則需要嚴格地根據國家標準中的要求而進行設計竣工圖（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工圖章必須保持在八個字框中完成全部填寫，主要的內容有：編制人、日期、施工單位、審核人、技術負責人、監理單位以及總監等。在這些資料收集方面，除監理單位以及施工單位可以直接用名稱刻印之外，剩下的人都必須是手簽。

（三）收集項目中的照片檔案

參與基建項目過程中所涉及的資料較多，此時需要做好各種檔案資料的收集、整理以及保存的工作，其中一項就是對照片檔案進行收集和整理。如在工程項目進入開工之前，需要對工程的地貌、地形進行拍照保存，而在進行工程拆遷、建設時，需要根據實際的工序進行照片驗收。這些照片是反映相關工程建設的重要資料，同時也對項目在維修、管理以及改擴建中可以發揮重要的作用。

（四）對電子文件資料的收集

目前，電子化檔案管理能夠便于用戶進行查詢、利用相關資料。因此，需要根據建設工程中相關電子版資料進行收集。如項目的設計、施工以及竣工資料中所涉及的各項電子版資料都需要做好保存、移交。在此過程中，需要注意的是電子檔案的文件名必須要和紙質文件中的名稱保持一致，并且在內容方面也需要和紙質文件做到高度的對應。而對于一些特殊的手寫資料則需要進行掃描，轉化為PDF的文件再進行歸檔。如竣工與驗收的記錄、質量報告、圖紙會審、工程洽商以及竣工圖等，卷內的目錄需要刻成相關的光盤，同時和卷內資料的電子版保存于同一光盤中。

四、關于基建檔案的具體管理工作

（一）監理需要發揮自身的管理職能

在檔案管理工作中，監理首先要在合同中明確對檔案管理的責任、對項目建設中的各種內容加強管理，如在勘察、設計以及施工過程中，必須保持檔案文件能夠進入科學的整理與歸檔的程序中。此外，在審查、勘察、設計以及施工中，必須要向相關的單位做好檔案移交的工作，尤其是項目的竣工圖，必須保證項目文件具有真實、準確以及完整的意見簽署。此外，監理還需要在監理大綱當中加入一些檔案使用以及管理工作中的各種細則進行約束工作。這就要求項目中的監理單位必須要配備一定數量的專職收集以及管理的工作人員，專門負責監理中各項資料收集、整理以及移交工作。

（二）總包單位在檔案資料的收集中需要提升積極性

在基建檔案管理的工作中，其中的資料形成必須是保持高度真實、完整以及準確性，也就是做到“誰形成、誰負責”的原則。在這一過程中，要求總承包單位做好資料審查以及匯總，同時保證檔案資料的完整、齊全。此外，有的業主對承包單位所負責的建設內容不熟悉，從而難以在檔案形成中充分地保證其質量。因此，這就需要調動相關的總包單位在檔案資料的收集過程中逐步提升積極性，做好不定期地檢查各個分包單位中對資料的收集以及整理工作開展的情況，進而保證檔案資料的完整性以及真實性。

（三）項目建設單位需要做好全面負責的準備

1.提前整理項目建設中的檔案。在基建開工之后，建設單位中的資料檔案管理人員需要根據項目在資料準備階段中所提供的資料進行歸類。此階段設計的內容主要有：立項的文件、項目建設用地以及征地文件、拆遷文件等，這些資料必須要加強整理和管理，此外，還有建設勘察、測繪、圖紙設計以及招投標等相關文件，通過提前完成這些工作，能夠減輕檔案資料在驗收時進行整理的工作量。2.各個單位需要編制檔案管理的指導書。由于參與基建項目的單位非常多，而各個單位對于檔案資料管理以及處理的水平都參差不齊。因此，在檔案資料整理以及管理過程中難免會出現各種問題，對此要求各個單位進行編制指導書，便于檔案資料在管理中能夠有一定的參照，如檔案封面樣板、目錄、備考表以及組卷方法，以保證各方檔案在形式上保持統一。3.把握施工的過程。檔案人員需要根據工程的實際情況而走訪工地，充分地了解項目施工的工序以及流程，便于能夠對各個分部、分項中所涉及的資料進行梳理、組卷，從而形成案卷。

五、關于基建檔案在管理中的注意事項

（一）接口檔案

由于項目建設有來自不同專業、單位等進行交叉作業情況，這對檔案管理而言較為困難。因此，在接口工作方面需要注意保持統一性。如在安裝設備中，對基礎工程具有較高的依賴性，而施工單位則需要在交叉作業中做好檔案信息的接口處理，保證項目建設中檔案的完整性。

（二）承包單位對檔案管理

有的業主會和承包單位簽訂合同。如建設中的樁基工作以及各種安全防范，較為常見的有：消防、人防、防雷以及電梯，這些要求具有較高的專業水準。在這一過程中所形成各種檔案，由于業主對其中是否準確、完整沒有充分的把握，就需要依靠相關的監理單位以及承包單位的幫助，提升業主對項目的認識能力以及信任度。綜上所述，在基建檔案收集以及管理的工作中，需要加強對工程中的各項資料進行規劃、施工以及維修做好記錄，這是單位在進行檔案管理工作中最為重要的組成部分。因此，檔案管理人員需要提升各個基建單位的歸檔意識，同時遵循檔案原則，不斷完善管理制度，從而保證檔案管理的工作能達到標準化和規范化。

參考文獻：

[1]王平，潘幗湘，俞雯.醫院重點工程基建檔案管理中存在的問題與對策[J].現代醫院管理，2003（2）：41-42.

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