事業(yè)單位人力資源檔案管理工作

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作為人力資源管理領(lǐng)域的重要內(nèi)容，人力資源檔案是國家行政部門、事業(yè)單位及社會組織開展人力資源管理階段，記載個體人員思想品德、政治背景、成長經(jīng)歷以及晉升情況的重要材料，是以個體人員作為單位，由事業(yè)單位等組織機(jī)構(gòu)集中保存的重要?dú)v史記錄。組織對人員進(jìn)行考聘、調(diào)配等，需要以人力資源檔案作為考察、了解人員的重要依據(jù)。人力資源檔案的管理工作，是對人力資源檔案進(jìn)行合理收集、整合、保管、統(tǒng)計等一系列活動的統(tǒng)稱。隨著國家人事制度的變革，我國事業(yè)單位人才流動性對比過去已經(jīng)顯著提升，人力資源檔案的管理難度隨之增加，事業(yè)單位為提升人力資源管理效率，必須全面強(qiáng)化人力資源檔案管理水平，以滿足社會對事業(yè)單位提出的高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)要求，促進(jìn)事業(yè)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)，并實(shí)現(xiàn)人才的有效管理。

一、我國事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

隨著國家人事制度變革的進(jìn)一步深化，事業(yè)單位開始愈發(fā)重視人力資源檔案管理工作，但一部分事業(yè)單位仍舊在人力資源檔案管理工作中存在較強(qiáng)滯后性，如重視程度不高、檔案管理人員素質(zhì)低下、缺少創(chuàng)新意識等，極大制約著我國事業(yè)單位的良性發(fā)展。

（一）重視程度不夠盡管我國大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提升了對人力資源檔案管理的重視程度，但部分中、小型事業(yè)單位對人力資源檔案管理仍然缺乏足夠的重視。在大型事業(yè)單位積極開展人力資源檔案管理工作，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理水平優(yōu)化同時，部分小型事業(yè)單位人力資源檔案管理工作始終“浮于表面”，長期處于被動與應(yīng)付的工作狀態(tài)。部分工作人員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對于人力資源檔案管理工作的認(rèn)知存在嚴(yán)重的誤區(qū)，認(rèn)為其僅僅是對人事材料的保管，是一種事務(wù)性工作，只要確保檔案不丟失、不泄密，且能夠應(yīng)付檔案調(diào)查、人力調(diào)配便是完成人力資源檔案管理工作。同時，做好人力資源檔案管理并不能為單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或是提高政績。因此，一些小型事業(yè)單位未真正意識到人力資源檔案管理的重要性。

（二）檔案管理人員素質(zhì)低下正是由于部分事業(yè)單位未對人力資源檔案管理的重要性具有充分認(rèn)知，因此單位人力資源檔案管理人員崗位同樣未受到合理配置，檔案管理人員文化水平低下、專業(yè)水平不足現(xiàn)象較為普遍。部分事業(yè)單位人力資源檔案管理人員，仍舊采取傳統(tǒng)、老舊方式開展工作，在管理思維無法迎合當(dāng)下事業(yè)單位發(fā)展的需求。此外，事業(yè)單位人力資源檔案管理崗位普遍現(xiàn)狀為人員整體年齡偏高，年輕成員無法或不要融入，因此管理工作缺少積極性與創(chuàng)新性，導(dǎo)致部分事業(yè)單位人力資源同時代發(fā)展、單位發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。而且，早期我國事業(yè)單位工作分配機(jī)制下，部分單位人力資源檔案管理工作者并非人力資源專業(yè)出身，缺乏專業(yè)化管理手段與知識，導(dǎo)致一些單位人力資源檔案管理工作多年來均處于落后、粗劣狀態(tài)，經(jīng)常性出現(xiàn)重要檔案缺失、難以查閱等問題。

（三）缺少創(chuàng)新意識人力資源檔案管理工作人員素質(zhì)較低，直接導(dǎo)致人力資源檔案管理工作缺少創(chuàng)新意識。近年來，科學(xué)技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在每一個行業(yè)大發(fā)展進(jìn)程中，科學(xué)技術(shù)均發(fā)揮出重要的推進(jìn)作用。事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，也需要不斷創(chuàng)新迎合時代發(fā)展、單位發(fā)展的需求。而人員素質(zhì)問題，導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源檔案管理工作思想守舊，在工作中缺乏主動服務(wù)的意識，積極性不高，多年來始終“重保管、輕服務(wù)”，在低調(diào)、被動的管理意識下，難以適應(yīng)事業(yè)單位提出的快速發(fā)展、專業(yè)化人事管理的要求。

（四）難以落實(shí)科學(xué)化檔案管理缺少創(chuàng)新意識，必然導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源檔案管理工作科學(xué)化進(jìn)程嚴(yán)重不足。盡管我國多數(shù)事業(yè)單位已引入人力資源檔案信息化系統(tǒng)，信息化管理水平得到顯著提升。但站在整體角度分析，大量中、小型事業(yè)單位仍舊存在未充分運(yùn)用科學(xué)化、先進(jìn)化人力資源檔案管理手段，部分人員始終采取多年來慣用的手工操作模式，甚至未真正實(shí)現(xiàn)無紙化閱讀，這些問題十分不利于人力資源檔案的管理，不僅工作效率無法提升，且極易導(dǎo)致重要檔案遺失。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理必要性

事業(yè)單位強(qiáng)化人力資源檔案管理優(yōu)勢有三，其一在于可優(yōu)化現(xiàn)有事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)。其二在于可為人力資源的調(diào)配、評估提供優(yōu)秀基礎(chǔ)資源。其三在于可切實(shí)提升檔案管理效率。首先，強(qiáng)化事業(yè)單位人力資源檔案管理，可實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，提升單位個體能效，深度挖掘個人潛力，從而提升整個單位工作效率。其次，通過有效的手段強(qiáng)化事業(yè)單位人力資源檔案管理，能夠確保為單位日常開展的個體工作調(diào)配、人員評估提供優(yōu)秀的資料基礎(chǔ)，使事業(yè)單位管理者可以精準(zhǔn)判斷人才能力，為其公平、公正地提供晉升機(jī)會，同時也可讓人力資源管理者面向不同員工打造合理的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。因此，強(qiáng)化人力資源檔案管理，提升檔案管理效率，有效促進(jìn)人力資源檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，對管理手段加以創(chuàng)新，減少檔案管理期間各類遺失風(fēng)險的發(fā)生概率，讓人力資源檔案以更好的狀態(tài)服務(wù)于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理強(qiáng)化措施制定

面對部分事業(yè)單位人力資源檔案管理重視程度不足、人員素質(zhì)低下、缺少創(chuàng)新意識以及科學(xué)化管理不足等現(xiàn)象，強(qiáng)化事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，首要任務(wù)是提升領(lǐng)導(dǎo)班子重視程度，其次是加強(qiáng)人力資源檔案管理者職能培養(yǎng)，再次是鼓勵人力資源檔案管理創(chuàng)新，最后是加強(qiáng)人力資源檔案科學(xué)化管理體系的建設(shè)。

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)班子重視程度單位內(nèi)任何全新事物的開展與推行離不開領(lǐng)導(dǎo)班子的高度重視與大力支持。事業(yè)單位若想強(qiáng)化人力資源檔案管理工作，首要任務(wù)為提升領(lǐng)導(dǎo)班子重視程度。首先，上級單位應(yīng)定期組織不同規(guī)模、不同地區(qū)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子開展人力資源檔案管理會議，以會議和任務(wù)形式使事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子充分認(rèn)識到人力資源檔案管理重要性，同時明確事業(yè)單位發(fā)展對于人力資源檔案管理提出的要求，在確保領(lǐng)導(dǎo)班子充分掌握當(dāng)下社會發(fā)展特點(diǎn)，事業(yè)單位服務(wù)需求、事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)與戰(zhàn)略基礎(chǔ)上，全面提升對人力資源檔案管理工作的重視程度。其次，上級單位應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子對于時政熱點(diǎn)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，強(qiáng)化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子工作意識、工作觀念，通過有效的培訓(xùn)、教學(xué)讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子了解檔案管理價值、人力資源對于社會發(fā)展的重要性，使其在提升思想意識同時，整體上掌握人力資源檔案管理的方向，以身作則成為人力資源檔案管理領(lǐng)頭羊，引領(lǐng)事業(yè)單位員工積極投入人力資源檔案管理建設(shè)工作當(dāng)中。

（二）加強(qiáng)管理者職能培養(yǎng)

人力資源檔案管理人員的個人素養(yǎng)，直接關(guān)乎檔案管理的有效性以及檔案管理強(qiáng)化效果。首先，事業(yè)單位應(yīng)抬高人力資源工作門檻，積極引入人力資源專業(yè)人才開展檔案管理工作，人員選拔階段重點(diǎn)考核政治背景、作風(fēng)、責(zé)任心、專業(yè)技術(shù)水平以及檔案管理實(shí)踐操作能力，確保其能力符合現(xiàn)代社會主義事業(yè)單位對人力資源檔案管理提出的需求。其次，上級單位可主動派遣專業(yè)化檔案管理人員入職事業(yè)單位開展人力資源檔案管理工作，抑或是自黨組織內(nèi)部、大型事業(yè)單位內(nèi)部或社會組織招納具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)、良好管理意識的人員下沉至中、小型事業(yè)單位，對單位人力資源檔案管理工作重新梳理、鑒別，促進(jìn)中、小型事業(yè)單位人力資源檔案管理得到有效強(qiáng)化。再次，上級單位應(yīng)定期以地區(qū)為單位，開展面向不同規(guī)模事業(yè)單位的人力資源檔案管理培訓(xùn)工作，在充分整合地區(qū)內(nèi)不同事業(yè)單位工作特點(diǎn)、人力資源管理需求背景下，因地制宜制定培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)計劃，并定期開展人力資源檔案管理技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)考核，使事業(yè)單位人力資源檔案管理者在掌握材料歸檔、整理、裝訂、系統(tǒng)上傳等基礎(chǔ)操作技能同時，管理思維、管理積極性得到顯著提升，在職能得到進(jìn)一步完善基礎(chǔ)上促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的攀升。

（三）加強(qiáng)創(chuàng)新鼓勵

創(chuàng)新思維是促進(jìn)一項(xiàng)工作乃至一個行業(yè)良性發(fā)展的重要手段。對于事業(yè)單位人力資源檔案管理缺少創(chuàng)新問題，首先，事業(yè)單位、上級單位應(yīng)以制度的形式促進(jìn)人力資源檔案管理者培養(yǎng)自身的工作創(chuàng)新思維，在大力宣傳檔案管理相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，完善人力資源檔案管理相關(guān)制度，明確工作創(chuàng)新要求以及面向工作創(chuàng)新人員所可給予的獎勵，基于制度的優(yōu)化鼓勵人力資源檔案管理人員提升創(chuàng)新思想意識、創(chuàng)新精神，鼓勵人力資源檔案管理人員在工作中秉持更多敏捷和睿智，面對管理難題多一些果斷與膽魄，整體轉(zhuǎn)變工作觀念。其次，事業(yè)單位與上級單位應(yīng)鼓勵檔案管理人員在業(yè)務(wù)技能上不斷自我優(yōu)化，只有具備過硬的業(yè)務(wù)技能，才能夠有效支撐創(chuàng)新思維的落地。目前，市場上已經(jīng)出現(xiàn)大量新的檔案管理手段、管理方式，這些技術(shù)為人力資源檔案管理者提出了技術(shù)上更高的要求。應(yīng)鼓勵人力資源檔案管理者嘗試接觸全新技術(shù)，面對檔案管理工作提出新方法，解決新問題，力求在人力資源檔案管理業(yè)務(wù)上有所突破、有所創(chuàng)新。再次，事業(yè)單位應(yīng)定期開展同其他兄弟單位的人力資源管理交流，以交流活動、技術(shù)大會的形式為人力資源檔案管理者提供技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)與思想交流的平臺，鼓勵其在交流中積極采納其他單位新穎管理模式、管理思想以及相關(guān)技術(shù)，秉持“取長補(bǔ)短”的精神實(shí)現(xiàn)自我工作優(yōu)化，在促進(jìn)事業(yè)單位管理資源共享基礎(chǔ)上，提供良好創(chuàng)新氛圍、創(chuàng)新資源。

（四）加強(qiáng)科學(xué)化管理體系建設(shè)

科學(xué)化管理體系建設(shè)是強(qiáng)化事業(yè)單位人力資源檔案管理的必需措施。市場上已經(jīng)存在海量信息化檔案管理技術(shù)，中、小型事業(yè)單位在積極引入信息化技術(shù)、形成信息化人力資源檔案管理體系基礎(chǔ)上，應(yīng)充分挖掘信息化軟件功能，并將其合理應(yīng)用至人力資源檔案管理之中。信息化已經(jīng)滲透到各個行業(yè)，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，大數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)在海量數(shù)據(jù)中挖掘關(guān)鍵數(shù)據(jù)，同時全面提升數(shù)據(jù)處理效率，可為企業(yè)文檔管理、數(shù)據(jù)管理帶來極大便利。站在事業(yè)單位角度，在開展人力資源檔案管理期間，同樣應(yīng)充分迎合時代發(fā)展腳步，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人力資源檔案管理工作中，具體可圍繞如下思路嘗試全新管理模式的創(chuàng)建：

1.構(gòu)建地區(qū)事業(yè)單位基于大數(shù)據(jù)Hadpop平臺的檔案管理分布式部署結(jié)構(gòu)，基于HDFS分布式文件存儲功能下的強(qiáng)大索引能力，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案快速定位。

2.利用數(shù)字簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源文檔存儲保障，在提升安全性同時，確保文件內(nèi)容正確性、精準(zhǔn)性。

3.將物理實(shí)體文檔存儲到基于Hadoop平臺分布式存儲中，在遵循傳統(tǒng)檔案整理模式對檔案進(jìn)行立卷、歸檔操作同時，遵循流水方式，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)按照文檔原始順序進(jìn)行存儲與排列，在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中僅以特定標(biāo)號作為文檔編號，僅需確保每一份人力資源檔案具備唯一標(biāo)識即可，如此可基于標(biāo)識實(shí)現(xiàn)人力資源檔案快速排列、分類，確保應(yīng)用階段快速定位、查找檔案，真正落實(shí)“索引”思想。

4.將大數(shù)據(jù)中嚴(yán)格的算法融合至人力資源檔案管理之中，同時發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢開展檔案碎片化管理，如將陳舊、字跡難以辨識的檔案進(jìn)行切片，將切片成果發(fā)送至單位工作人員或是其他單位進(jìn)行字跡辨識，最后將碎片重新整合形成清晰檔案內(nèi)容等，真正將人力資源檔案管理推進(jìn)至“檔案管理2.0”時期。

結(jié)語

在社會發(fā)展腳步不斷加快同時，對人力資源檔案管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應(yīng)在日常工作中進(jìn)一步探索提升人力資源檔案管理效率、水平的方法，開創(chuàng)事業(yè)單位人力資源檔案管理的全新局面。

作者:徐婷 單位:江西省地質(zhì)調(diào)查勘查院