檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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目前，檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是學(xué)校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實際操作中，嚴(yán)格把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因為學(xué)校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化檔案儲藏、科學(xué)保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學(xué)校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時機，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

篇（2）

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）26-0183-01

檔案工作的管理對檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要影響，也是促進檔案工作順利進行的重要保障。檔案工作包括資料的收集、整理、歸檔以及應(yīng)用等多個環(huán)節(jié)，做好檔案工作的管理必然要求檔案工作的規(guī)范進行。因此，實現(xiàn)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化需要從多方面入手，通過建立相關(guān)的制度以及提高檔案自身質(zhì)量，組建高效的檔案人員隊伍等方式推動標(biāo)準(zhǔn)化管理。

一、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理是促進檔案工作現(xiàn)代化的重要措施。檔案是國家以及個人的重要資料，對個人的發(fā)展具有重要作用。進行檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠更加重視檔案的保管，在標(biāo)準(zhǔn)管理下有效減少對檔案的損毀，保持檔案的完整，使檔案的使用壽命得到延長[1]。另外檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理對實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案工作具有重要影響，推動檔案工作的更好發(fā)展。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理涉及到對檔案資料的收集、整理、鑒定和保管利用等方面，能夠從檔案資料的源頭提高檔案資料的質(zhì)量，通過檔案工作各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化提高整個工作的效率與質(zhì)量，提高檔案工作整體的協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案工作。

二、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的主要措施

（一）建立檔案工作的管理制度

檔案工作涉及到各種類型的檔案材料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體的工作情況建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是促進檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措。要保證管理制度的有效執(zhí)行，加強對檔案管理工作的總結(jié)，對檔案工作進行考核，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案工作中的錯誤問題。將管理制度落實到工作的每一個部門以及每一個具體的環(huán)節(jié)。通過管理制度嚴(yán)格有效的實施，促進檔案工作的規(guī)范化進行，從而實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，檔案工作在注重軟件質(zhì)量的同時要加強硬件的建設(shè)，完善檔案工作所需要的硬件設(shè)施，促進檔案工作的高效開展。加強對各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)。在總體的工作要求下，利用各項具體的制度規(guī)范檔案工作。

（二）提高公文制發(fā)的質(zhì)量

檔案資料是由公文形成的，因此公文制發(fā)的質(zhì)量與檔案質(zhì)量有著緊密的聯(lián)系，對檔案工作的管理有著重要影響。要運用質(zhì)量較好的紙張制發(fā)公文，保證紙張的尺寸規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，運用統(tǒng)一規(guī)范的紙張制發(fā)公文[2]。在公文的排版中統(tǒng)一要求橫寫橫排，并全部實行左側(cè)裝訂，從而提高公文材料的質(zhì)量。在制發(fā)公文的過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，對公文中的標(biāo)題、審批權(quán)限、單位以及落款日期等進行嚴(yán)格的檢查，保證公文的準(zhǔn)確性。對公文的書寫要使用不褪色的筆種，按照規(guī)定的格式以及字體要求行文，嚴(yán)禁濫用簡稱。注重公文制法發(fā)的質(zhì)量是對檔案質(zhì)量的重要保障，為實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理打下堅實的基礎(chǔ)。

（三）提高立卷歸檔的質(zhì)量以及案卷質(zhì)量

在立卷歸檔工作中要遵守“以我為主”的重要原則，嚴(yán)格控制檔案歸檔的入口。本單位形成的文件是歸檔文件的最主要資料，因此在檔案歸檔中要以自己單位所形成的資料為主，促進檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。認(rèn)真區(qū)分文件與資料，對于存在較多相似內(nèi)容的文件資料要進行仔細(xì)的分析研究，減少資料的重復(fù)堆砌，從而提高檔案工作的效率，提高檔案質(zhì)量[3]。要保證文件資料具有時效性，且將現(xiàn)行現(xiàn)行文件階段的任務(wù)都已完成，提高檔案管理的有序性。

在立卷歸檔中要把握檔案的完整性，將檔案按照其主次順序進行整理，減少閑雜資料的亂入，從而保證檔案的規(guī)范性。按照規(guī)范要求整理檔案能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的遺漏問題，以便及時的解決。在立卷過程中，充分利用文件之間的聯(lián)系進行文件的分類，將同類文件和有聯(lián)系的文件歸在一起，提高檔案的完整性，使檔案可以很清楚的反應(yīng)問題，最大限度的實現(xiàn)檔案的使用價值。完整有序的檔案能夠提高檔案工作的質(zhì)量和效率，對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供工作基礎(chǔ)。

案卷質(zhì)量與立卷歸檔的方法具有緊密的聯(lián)系，運用合理的立卷歸檔方法在提高案卷完整性的同時提高案卷的使用價值。在檔案工作中要注重案卷的分類和檢索，對案卷的裝訂進行嚴(yán)格把關(guān)，從而得到高質(zhì)量的案卷。

（四）提高檔案人員的素質(zhì)，實行標(biāo)準(zhǔn)化的隊伍建設(shè)

提高檔案人員的素質(zhì)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作隊伍是實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要保證。要使檔案人員確定正確的政治方向，培養(yǎng)檔案人員的政治鑒別力以及政治敏銳度，有效進行檔案工作。加強對檔案人員的專業(yè)知識以及法律知識培訓(xùn)，使其良好的辨別并解決檔案中存在的法律問題。形成“依法治檔”、“依法用檔”的工作意識，提高檔案的安全性[4]。提高檔案人員的責(zé)任意識，養(yǎng)成積極的工作態(tài)度。在檔案工作中，有的檔案需要嚴(yán)格保密，可因此要提高檔案人員的責(zé)任意識，做好檔案的保密工作，在工作中嚴(yán)格遵守工作制度。檔案工作具有一定的乏味性，因此要培養(yǎng)積極的工作態(tài)度，提高檔案人員的奉獻意識，促進工作的有效進行。檔案人員的高素質(zhì)，是促進檔案工作高效進行的人才保障，也是推動檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。

（五）積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)

當(dāng)前是一個信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理需要需要積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)。通過現(xiàn)代化技術(shù)以及先進的設(shè)備，促進檔案工作的現(xiàn)代化管理。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，形成動態(tài)管理系統(tǒng)，對檔案工作進行全面管理。另外利用信息技術(shù)在檔案的歸檔過程中建立電子檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)檔與電子檔雙份保存的方式。利用計算機對檔案進行立卷和編號，通過信息檢索及時找到需要的檔案，使檔案工作的效率達到提高。現(xiàn)代信息技術(shù)可以使檔案材料得到更好的存儲以及查閱，促進檔案工作的有效開展，實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)束語

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案工作有效進行的重要保障，也是推動檔案工作現(xiàn)代化的重要方法。促進檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理需要從檔案資料的源頭處公文質(zhì)量抓起，做好公文制發(fā)以及立卷歸檔等工作，不斷提高檔案人員的素質(zhì)，構(gòu)建高效的工作隊伍。要不斷完善管理制度，積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化。本文闡述了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素，提出了相應(yīng)的措施。希望可以推動檔案工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，促進檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻

[1] 杜曉俠.淺析檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].黑河學(xué)刊，2009，（4）：127-137.

篇（3）

眾所周知，醫(yī)療保險作為我國五大社會保障險種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點，面對眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過建立檔案進行管理。然而在具體的實施過程中，由于醫(yī)療保險檔案涉及的內(nèi)容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進醫(yī)療保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理迫在眉睫。

一、醫(yī)療保險檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)療保險檔案是在醫(yī)保的征集繳納、基金管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)運行的過程中逐步發(fā)展而來的，主要反映醫(yī)療保險的工作活動情況，具有重要的利用和參考價值。醫(yī)療保險檔案內(nèi)容繁雜，主要包括三個方面：參保人、零售藥店與定點醫(yī)療機構(gòu)以及醫(yī)保的經(jīng)辦機構(gòu)。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫(yī)保關(guān)系結(jié)轉(zhuǎn)和個人賬戶金額明細(xì)等內(nèi)容。零售藥店與定點醫(yī)療機構(gòu)方面涉及資格認(rèn)證資料、費用清單以及服務(wù)協(xié)議、結(jié)算憑證等內(nèi)容。而醫(yī)保的經(jīng)辦機構(gòu)方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內(nèi)容。

二、當(dāng)前醫(yī)療保險檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著醫(yī)保管理內(nèi)容的逐步增多，醫(yī)保檔案管理逐步出現(xiàn)了一些弊端，這些內(nèi)容的長期不解決，將會直接制約管理的標(biāo)準(zhǔn)化。文章通過總結(jié)研究，主要將問題概括為以下幾個方面。1.傳統(tǒng)的管理方式難以滿足現(xiàn)實發(fā)展的需要隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的檔案管理已經(jīng)逐漸進入信息化時代，只要通過電腦將信息輸入到網(wǎng)上，就可以實現(xiàn)全網(wǎng)共享，自動管理。而在過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，管理人員要想查找某個人員的信息，就必須大量的進行翻閱，兩者相比，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不再適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏社會發(fā)展的需要。2.醫(yī)療保險檔案管理制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一由于醫(yī)療保險涉及內(nèi)容廣，并且存在內(nèi)容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導(dǎo)，所以經(jīng)常出現(xiàn)同一檔案分屬于不同部門的現(xiàn)象。另外面對復(fù)雜多樣的管理類別，醫(yī)保檔案信息在分類編碼上還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，并沒有做到標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質(zhì)有待提高在當(dāng)前的醫(yī)療保險檔案管理中，管理人員素質(zhì)低下，缺乏積極性也是制約標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。由于醫(yī)保檔案管理工作本身繁瑣復(fù)雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現(xiàn)厭煩心理，加之很多管理人員認(rèn)為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術(shù)含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認(rèn)識的不足是素質(zhì)的集中體現(xiàn)，難以勝任本職工作。

三、醫(yī)療保險檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

結(jié)合上文論述的當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設(shè)，推進醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要想實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要加快信息化建設(shè)的步伐。相關(guān)部門要加大資金投入，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的共建共享，同時建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)，進行實時的網(wǎng)絡(luò)維護，保證信息化建設(shè)的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫(yī)保檔案管理制度為保證醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，各地區(qū)要加快制定相關(guān)規(guī)章制度，做好醫(yī)保檔案管理的職責(zé)分工，統(tǒng)一科室，逐步規(guī)范人員的管理。同時逐步完善醫(yī)保檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)能力醫(yī)療保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理與優(yōu)秀的人才是分不開的，所以相關(guān)部門要加大管理人員的培訓(xùn)，使其掌握一定的檔案管理學(xué)、文書學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識，培養(yǎng)熱愛工作，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高責(zé)任感。同時面對管理的信息化，管理人員還要加快普及計算機網(wǎng)絡(luò)知識，以便更好的進行檔案管理，實現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。綜上所述，醫(yī)療保險檔案管理在醫(yī)保制度中至關(guān)重要，因此相關(guān)部門要加大研究力度，從加快信息化建設(shè)、健全管理制度、提高人員素質(zhì)等多方面著手，保證醫(yī)療保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為醫(yī)保制度的發(fā)展貢獻力量，進而推進社會保障的不斷發(fā)展。

參考文獻

篇（4）

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。

1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。

2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴(yán)格按照步驟進行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復(fù)、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進行查找利用。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。

2.4 加強基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎枰ㄟ^不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

參考文獻：

[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.

[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.

篇（5）

1. 圖紙通過何種方式給船東一方提供？

2. 圖紙如何保證傳輸過程中的安全性？

3. 圖紙如何有效的提供，又不損害圖紙設(shè)計方專利利益？

4. 圖紙在提供給船東方時，造船方是否有詳細(xì)與標(biāo)準(zhǔn)化的提供列表？

5. 提供的圖紙是否能滿足國際第三方檢驗機構(gòu)認(rèn)可？

6. 圖紙委托保管機構(gòu)如何選定與約束？

以上為幾點核心問題，船舶工業(yè)界要解決問題的不止于此，每個考慮項稍有不妥之處，會給船舶工業(yè)界帶來巨大經(jīng)濟與是否合規(guī)的影響。

二、船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理現(xiàn)狀

目前我國的船舶類圖紙檔案管理屬于無標(biāo)準(zhǔn)化階段，比如某些國內(nèi)造船廠的設(shè)計、建造等對標(biāo)日本造船企業(yè)，圖紙檔案的標(biāo)記與歸檔就是按照日本船企的標(biāo)準(zhǔn)進行存放的。全球船舶類圖紙檔案趨于標(biāo)準(zhǔn)化管理，勢必影響船舶工業(yè)界對每套圖紙的定義有詳細(xì)的描述與設(shè)定范圍，例如型線圖、施工圖、強度計算書與疲勞計算書等都沒有設(shè)定明確的范圍。國內(nèi)船舶工業(yè)界也無獨立非營利性機構(gòu)負(fù)責(zé)管理與保管檔案圖紙，也無相關(guān)圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化約束船舶類檔案管理。隨著我國船舶工業(yè)的發(fā)展，建造超大型油輪（VLCC）、液化天然氣船（LNG船）等已經(jīng)進入新常態(tài)階段，新形式下的船舶類圖紙檔案管理方式呼之欲出，也勢在必行。國內(nèi)船舶業(yè)界幾家知名船廠、設(shè)計院、船級社以及高校積極對船舶檔案研究展開相關(guān)研究，想通過對船舶圖紙檔案管理的課題深入研究來推動國內(nèi)船舶工業(yè)界的船舶檔案管理。經(jīng)過幾年的深度研究，初步研究成果已經(jīng)顯現(xiàn)。

三、船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理與通用檔案管理區(qū)別

本文所談的船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是建造與營運過程中的船舶圖紙文件的管理，而非通用的檔案管理，主要區(qū)別在于通用檔案管理在一次性輸入完畢后，檔案的保管周期內(nèi)只有輸出物，而船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是不斷的查詢、更新、刪除、增加，將數(shù)字信息交互。鑒于本文所提到船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有別于通常意義上的檔案管理，主要不是體現(xiàn)檔案的原始性、檔案的歷史性與檔案的社會性特性，所以有必要探索出一條新的圖紙管理方案來滿足與實現(xiàn)國際公約與通函要求，進而滿足船舶工業(yè)界對船舶檔案管理的需求。

船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該具備以下幾點特征。

1. 信息的準(zhǔn)確性：通過不斷迭代更新信息保證圖紙信息的準(zhǔn)確性；

2. 信息的安全性：建立安全保護機制，保護圖紙專利；

3. 管理機構(gòu)的公正性：能夠有效的保護好圖紙檔案，并加以管理與保護；

4. 管理系統(tǒng)的友好型：船舶檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是將要全球的，勢必要考慮到各國用戶的習(xí)慣與人文環(huán)境。

四、圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理對船舶工業(yè)的影響

分析船舶圖紙檔案管理對船舶工業(yè)的影響，首先要分析利益相關(guān)方，包括船東、船東代表、船舶設(shè)計院、管理中心、船廠、船旗國、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)方。任何相關(guān)方對圖紙檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的意見，都會影響船舶工業(yè)，主要體現(xiàn)在管理成本、專利保護、以及事后追責(zé)等事宜。而船東作為船舶工業(yè)主要利益相關(guān)方，因為船東是船舶工業(yè)制造的主要客戶，他們的強勢意見會深刻的影響工業(yè)界。

其次分析船東推動船舶圖紙檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的與考慮，船東主要目的是船舶維修與對再建造姊妹船舶成本的考慮。造船廠將經(jīng)過試航的船舶交付給船東后，船舶運營到一定年限，會根據(jù)船舶的疲勞或破損狀況進行判定是否維修。而修理廠與原造船廠就不一定是同一家公司，如果不采用標(biāo)準(zhǔn)化管理，就修船廠得到的圖紙有缺失或者標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，可能會產(chǎn)生船舶破損的情況，甚至嚴(yán)重到沉船。船東會基于經(jīng)濟利益的考慮對造船廠施壓得到圖紙，因為船東選擇購買特定船廠船舶主要目的是為了船舶設(shè)計，有了圖紙沒必要再委托特定船廠建造，轉(zhuǎn)而尋求不需要支付設(shè)計專利的船廠建造更為經(jīng)濟。所以，船東一方熱衷于推動圖紙標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

篇（6）

橋梁工程是城市的基礎(chǔ)設(shè)施，對城市建設(shè)發(fā)展起著極其重要的作用。橋梁建設(shè)過程中的檔案資料是指與橋梁建設(shè)工程有關(guān)的重要活動而形成的，具有參考利用價值的各種載體的文件材料，是整個建設(shè)過程的全程反映。及時收集整理、科學(xué)管理檔案資料，不僅有利于全面掌握工程的建設(shè)內(nèi)容、進展情況和資金落實情況，有利于加強對工程的管理和監(jiān)督，有利于將來工程改建、擴建的實施，同時也能夠為后續(xù)的檔案工作開展奠定堅定的基礎(chǔ)。

一、將檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化管理納入到工程標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中

將項目檔案工作納入橋梁建設(shè)項目的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識、能夠適應(yīng)項目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性；按規(guī)定做好項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)體制，與工程建設(shè)同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。明確本單位有關(guān)崗位和人員文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求，把文件材料的規(guī)范化管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中，檔案人員、工程管理人員、設(shè)計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員等都擔(dān)負(fù)著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責(zé)任，在其進行定員定崗中，必須明確其職能范圍規(guī)定有文件材料這一項，并進行嚴(yán)格的考核。通過組織檢查、評比、參觀、會議、現(xiàn)場指導(dǎo)、跟蹤、反饋等工作加強對橋梁建設(shè)過程中檔案資料的監(jiān)督關(guān)聯(lián)，監(jiān)督文件材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實性、及時性和連續(xù)性。根據(jù)有關(guān)要求，在圖紙規(guī)格、質(zhì)量、字跡材料、圖紙種類、內(nèi)容、圖例說明、圖表的更改等方面都做了規(guī)定。通過這樣的監(jiān)督管理，確保了工程資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性，提高了檔案資料的管理質(zhì)量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現(xiàn)象。

二、建立符合橋梁建設(shè)要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標(biāo)在于保證橋梁建設(shè)的安全、快速開展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責(zé)任制，把檔案整理工作的責(zé)任逐級劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的完成。我國橋梁建設(shè)過程中檔案資料的管理按照國家的相關(guān)規(guī)定主要實行項目法人負(fù)責(zé)制，檔案工作接受交通運輸部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。項目法人（或受委托的建設(shè)單位）單位應(yīng)建立檔案管理部門和專門的管理人員，負(fù)責(zé)做好本單位建設(shè)項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；項目監(jiān)理單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)對勘察、設(shè)計單位、科研咨詢單位、施工單位（含監(jiān)控單位、檢測單位）有關(guān)本項目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，在交工驗收前向項目法人（或建設(shè)單位）單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。項目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。其次，建立項目檔案網(wǎng)絡(luò)管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據(jù)職責(zé)分工范圍和實際情況，做好與建設(shè)項目有關(guān)的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對檔案資料的管理情況進行檢查和總結(jié)，查漏補缺，對檔案不全不完善的地方加以補齊完善。分綜合類、工程及財務(wù)類做好檔案記錄、歸集工作，保證規(guī)范完整，裝訂成冊。再次，建立有效的獎懲機制，對項目工程檔案整理工作實行目標(biāo)管理，各級逐級簽定目標(biāo)管理責(zé)任狀，檔案整理工作結(jié)束后兌現(xiàn)獎懲，對于沒有完成整理工作或者工作質(zhì)量不高的進行明確的處罰，通過這些措施增強了各工程實施單位和人員的責(zé)任感和積極性。

三、完善相關(guān)的硬件設(shè)施

按照國家規(guī)定，設(shè)立檔案室，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。首先，設(shè)立符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案室。雖然橋梁建設(shè)過程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)設(shè)立不得小于的40 m2檔案室以及數(shù)量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復(fù)印機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，有條件的單位應(yīng)當(dāng)配備經(jīng)檔案管理部門認(rèn)定的檔案管理軟件，對檔案實行數(shù)字化管理，應(yīng)配置專用電腦和專人操作、維護并配置保護電源，并與單位辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，為檔案數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。再次，檔案庫房和檔案辦公用地要配備溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、火警報警器和防盜裝置等設(shè)施設(shè)備，建立檔案庫房管理的基本制度，確保檔案資料實體和信息的安全。最后，加強對檔案管理人員能力的建設(shè)，組織各參建單位建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)直接參與工程檔案工作日常事務(wù)，并納入崗位職責(zé)，各參建單位根據(jù)所承包項目規(guī)模和檔案量均配備了一定人數(shù)的專（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專家開展檔案工作心得交流活動，現(xiàn)場討論檔案業(yè)務(wù)問題。

參考文獻：

[1]羅廣國. 強化建設(shè)工程檔案質(zhì)量管理初探[J]. 城建檔案，2014，01：24-26.

篇（7）

(1)增強檔案意識，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來，凡申報考評的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強隊伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對檔案工作認(rèn)識程度的加強，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項目竣工、設(shè)備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎(chǔ)。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設(shè)施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標(biāo)管理”推廣實行后，一些學(xué)校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學(xué)校整體的中心工作和重點任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高校“目標(biāo)管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發(fā)機關(guān)與教育行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響

篇（8）

中圖分類號：G271.6 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）17-0236-02

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的進步，生活方式的多元化、社會信息服務(wù)對檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。人們對檔案認(rèn)識的深化和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機遇。信息網(wǎng)絡(luò)不僅體現(xiàn)了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用、意義

標(biāo)準(zhǔn)化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。推行標(biāo)準(zhǔn)化管理是國家現(xiàn)代化建設(shè)中的一項重要經(jīng)濟政策，其目的是在經(jīng)濟、技術(shù)、科學(xué)管理等社會活動中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、和實施標(biāo)準(zhǔn)達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案是人類一切生產(chǎn)活動中類型最為豐富多樣的一種，具有很強的繼承性。檔案工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，涉及到用戶活動的各個方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務(wù)外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案工作作為一個為公眾服務(wù)的行業(yè)，在管理的各個環(huán)節(jié)和工作的實踐過程中，都存在著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)以及提高服務(wù)質(zhì)量的問題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應(yīng)制定和執(zhí)行與管理制度相適應(yīng)的一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復(fù)勞動，保證檔案信息資源在進入計算機時的可處理化，實現(xiàn)檔案信息資源的自動發(fā)、傳、收、儲等，避免檔案工作出現(xiàn)人、財、物的浪費，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的特點分析和發(fā)展現(xiàn)狀

信息網(wǎng)絡(luò)時代，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)顯現(xiàn)出了極大的重要性，標(biāo)準(zhǔn)在國際層面有國際標(biāo)準(zhǔn)組織、在專業(yè)領(lǐng)域有文件/檔案專業(yè)組織、在國家層面有各國檔案機構(gòu)等分別組織制定檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，因而形成了不同層面、領(lǐng)域檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，這些組織制定的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)十分專業(yè)，吸取了各國檔案工作的最佳實踐經(jīng)驗，對用戶或系統(tǒng)具有明確的應(yīng)用針對性，從標(biāo)準(zhǔn)的層次上帶有操作性，或者說具有很強技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)居多，所制定的標(biāo)準(zhǔn)集中反映了人類在這一領(lǐng)域的發(fā)展與應(yīng)用。從國外檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索，20世紀(jì)90年代中后期以來，檔案標(biāo)準(zhǔn)制定方面的速度明顯加快，尤其是進入21世紀(jì)，新制修訂標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量增長了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國際標(biāo)準(zhǔn)的制定為例：從2001年制定的第一個電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)至今已了2O余項標(biāo)準(zhǔn)[1]。覆蓋了：文件管理、服務(wù)、工作流程、成像領(lǐng)域，以及文件存儲與歸檔五大領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)架正在形成，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的系列化與成套性[2]。

從1979年頒布《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》以來，1983年成立了全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組，1985年第一個檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》頒布實施，1991年成立全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會，同年了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》[3]；截至2011年底，中國已出臺10多項國家標(biāo)準(zhǔn)、近60項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務(wù)等工作的各個方面。這些標(biāo)準(zhǔn)相互補充、相互協(xié)調(diào)，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現(xiàn)代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障作用。

三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)原則

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作不是一個純理論問題，更多的是一個實踐性、應(yīng)用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數(shù)據(jù)庫建設(shè)及整個網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，包括統(tǒng)一的術(shù)語定義、內(nèi)部體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設(shè)置、支撐環(huán)境等各項工作，且對設(shè)備構(gòu)成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設(shè)計。

1.遵循性、統(tǒng)一性

遵循已有檔案標(biāo)準(zhǔn)的基本內(nèi)容，保持標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容前后一致，技術(shù)水平一致，盡量不做大的改動，體現(xiàn)出與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務(wù)全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標(biāo)準(zhǔn)特征。例如，制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使組卷工作達到應(yīng)有的水平；制定檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進館檔案的質(zhì)量等。設(shè)備裝具是檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中批量生產(chǎn)，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領(lǐng)域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事物和概念達到統(tǒng)一，從而避免在實際工作中出現(xiàn)的重復(fù)、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進管理水平的提高。

2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性

不受原標(biāo)準(zhǔn)的一些束縛，根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的合理需求，進行必要的創(chuàng)新，所實施的標(biāo)準(zhǔn)在一段時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定。如，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件智能元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，由單體元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向元數(shù)據(jù)語義與語法標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化是受到檔案工作者普遍關(guān)注的重點，離開了檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數(shù)據(jù)被讀取時不依賴專用的軟件環(huán)境對檔案元數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)的研究充分展現(xiàn)了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。

3.前瞻性、科學(xué)性

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圍繞檔案信息化建設(shè)實踐，建立科學(xué)、有效的檔案管理體系，加強檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗收、歸檔、利用服務(wù)一系列相關(guān)需求標(biāo)準(zhǔn)，由后端管理標(biāo)準(zhǔn)向前端、全程管理標(biāo)準(zhǔn)過渡，向知識集成管理發(fā)展，延長標(biāo)準(zhǔn)的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數(shù)字檔案館功能需求標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫、電子文件管理系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理逐步轉(zhuǎn)向文件生命周期全過程處理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發(fā)展趨勢，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、代碼編制留有擴充余地，增加一些當(dāng)前尚未用上而今后可能需要的內(nèi)容等[4]。各項標(biāo)準(zhǔn)必須能清楚地反映檔案技術(shù)水平和組織的結(jié)構(gòu)程序，且每一項具體實施的內(nèi)容應(yīng)具有超前性，體現(xiàn)一定的科學(xué)引導(dǎo)性和先進性，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效持續(xù)發(fā)展。

4.實效性、安全性

在各種標(biāo)準(zhǔn)和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發(fā)為一體的檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)，以計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字加工、信息分析技術(shù)等為支持，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集更新和共享；利用信息分析技術(shù)，打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識；利用數(shù)字處理技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，審核控制檔案資源的使用權(quán)限，保證資源安全。

四、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系結(jié)構(gòu)

在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的核心內(nèi)容，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系建立的科學(xué)、合理與否直接關(guān)系到檔案標(biāo)準(zhǔn)化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)元，在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，最大限度地在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下實現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的核心由基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)五個部分組成，其中基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案工作基礎(chǔ)性、指導(dǎo)性的規(guī)范，在制定標(biāo)準(zhǔn)時要經(jīng)常引用的標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的主體；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下對檔案館設(shè)施設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)管理、縮微復(fù)制等技術(shù)手段進行相應(yīng)的統(tǒng)一和規(guī)范，以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目的；管理標(biāo)準(zhǔn)：是針對檔案工作的組織、程序、職責(zé)等提出的行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，它對于建立檔案基礎(chǔ)管理、規(guī)范行業(yè)工作質(zhì)量和作風(fēng)具有重要意義；專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：是根據(jù)不同專業(yè)的特點而設(shè)置，突出體現(xiàn)不同專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應(yīng)檔案專業(yè)化管理的需要。每部分根據(jù)各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)，每個規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)部分是整個檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的子系統(tǒng)，它們既是相對獨立的、相對穩(wěn)定的，又是相互聯(lián)系、互相作用，動態(tài)發(fā)展的，它不斷在實施和制定過程中修訂、充實和完善，以適應(yīng)不同時期的工作要求，構(gòu)成一個科學(xué)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系[5]。

結(jié)語

實施檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變，只有加速檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，才能有利于改善檔案的基礎(chǔ)管理，有利于檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現(xiàn)代化制度更加完善和發(fā)展。

參考文獻：

[1] 段榮婷.論國際檔條信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及中國的對策[J].檔案學(xué)研究，2008，（1）.

[2] 段榮婷.國際檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].中國檔案，2008，（5）.

篇（9）

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。

1醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研管理標(biāo)準(zhǔn)化的有機組成部分，是整個檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個子系統(tǒng)。它應(yīng)包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)兩部分。

管理標(biāo)準(zhǔn)是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案復(fù)制件縮微品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計算機輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時期內(nèi)保持了相對的統(tǒng)一和穩(wěn)定。

工作標(biāo)準(zhǔn)主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時，還應(yīng)包括各部門工作標(biāo)準(zhǔn)中的檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等[2]。

隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗的積累，標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢。實踐證明，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理才能使檔案工作步入了一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會進步和發(fā)展的軌道，進一步促進醫(yī)院檔案的科學(xué)管理。

2醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這就要求有高效、及時、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應(yīng)，作為醫(yī)院，應(yīng)更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題如下。

2.1標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平偏低，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后由于我國醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，使各館(室)的發(fā)展有一個統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。

2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)目前，由于受醫(yī)院管理體制和運行機制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經(jīng)費投入不足由于對檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識不足等原因，目前投入經(jīng)費不足是制約我國醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一大障礙。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，需要大量的資金，配備所需設(shè)備及設(shè)備維護，沒有充足的資金投入是無法實現(xiàn)的。

2.4檔案管理隊伍人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，必須有既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型高水平的專業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3加快醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的幾點建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提，但要實現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認(rèn)識到?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有現(xiàn)代化。在當(dāng)前和今后一段時期，加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，這是一項十分艱巨和細(xì)致的工作。

3.2加快檔案信息化建設(shè)隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實體數(shù)字化信息的形式向社會提供服務(wù)為中心，目標(biāo)在于實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是實現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作應(yīng)抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設(shè)的進程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

3.3促進檔案信息利用的社會化醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強化服務(wù)意識，打破只為醫(yī)院內(nèi)部黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式，還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。

3.4加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施目前，醫(yī)院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，加大經(jīng)濟投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應(yīng)給予財力上的支持；在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應(yīng)發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺作用，吸引和運用院內(nèi)計算機、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量，以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍檔案工作人員整體素質(zhì)如何關(guān)系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。要優(yōu)化檔案管理隊伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓(xùn)和實際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

總之，在我國醫(yī)院規(guī)模日益強大的今天，加強醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調(diào)控和大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)盡快上一個新臺階，以適應(yīng)現(xiàn)代化前進的步伐。

參考文獻

[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設(shè)之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

篇（10）

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

Key words:Records management standardization standardization

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個非常重要的中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔(dān)負(fù)著不同的任務(wù)，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯(lián)系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

一、推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提是公文制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。主要是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。同時還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

二、推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是實施“以我為主”的立卷歸檔原則

實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

三、推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證是提高檔案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、推進檔案現(xiàn)代化管理進程需加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

1、檔案管理要分清輕重，逐步推進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、檔案管理要分層次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、檔案管理要分門別類

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。