國有企業合同全生命周期管理探討

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦一篇國有企業合同全生命周期管理探討范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

合同是企業從事民商事行為的書面憑證，直接影響到企業權利義務的承擔，決定了企業在其可控范圍內能否有效保障其自身合法權益。合同管理作為企業的一項重要基礎管理工作，對企業持續健康發展起著關鍵作用。近年來，越來越多的企業開始改變只注重合同簽訂審查的管理方式，逐步探索對合同準備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔整個生命周期的管理。但由于每個企業采取的措施不同，管控效果也千差萬別。筆者根據所在企業的實際情況，認為推行合同全生命周期管理，關鍵要做到以下幾點。

1充分認識合同全生命周期管理的重要作用

1.1防范企業法律風險的重要手段

多數企業將合同管理的重點放在了簽訂審查環節，對于之后合同履行等情況常常缺少過程管控。事實上，諸多合同糾紛都是產生在合同履行環節，如對方提供貨物不符合采購合同，承辦部門拒絕付款;承辦部門沒按合同約定返還工程質量保證金等。如果對合同履行過程加強管控，及早發現合同履行異常，法務部門及其他相關職能部門可及時給予指導意見，比如，如何保留對方不履行合同義務的有效證據、提醒承辦部門按時返還質量保證金等，有效預防合同糾紛的發生。

1.2促使企業合規運行的重要保障

在企業實際運行管理中，容易出現合同倒簽、補簽，即先履行權利義務再簽合同或者履行權利義務過程中補簽合同。雖然從法律層面來說，可能不會影響合同本身法律效力。但從企業內控角度來說是存在合規風險的。特別是對于國有企業，采購、投資、國有資產處置等合同都需要經過特定流程。比如采購類合同，必須經過招標、詢價或其他類型的采購程序，而對于一些電梯維保、物業保安等不能間斷的服務類項目，如果到期后無法及時確認服務商并簽訂合同，可能會影響企業日常經營。如果為保證服務不斷檔，則勢必要倒簽、補簽合同，存在內控合規風險，甚至可能產生法律風險。如果采取合同全生命周期管理，及時發現梳理臨近到期合同，提醒督促承辦部門按照流程辦理新合同簽訂，可有效提升企業合規運營水平。

1.3為財務資金管理提供重要支撐

筆者所在企業的主營業務模式較為特殊，卷煙銷售合同不存在資金回收風險。但對于國有資產處置類的合同，比如自有閑置房產出租，可能會面臨資金回收不及時的風險。因此，我們通過開展全生命周期管理，督促承辦部門及時催收租金，避免因為經辦人更換、管理疏忽等原因造成國有資產的流失，同時加強臨近到期合同的提醒，督促承辦部門續簽合同，縮短新舊合同間隔，保證國有資產的處置收益。在推行合同全生命周期的過程中，我們必須結合日常工作的實際案例，將上述重要意義向管理層、職能部門和全體員工充分闡述，從上到下得到充分的重視和認可，才能為此項工作的全面推行落地凝聚思想共識，從而激發全員參與的主動性和積極性。

2準確把握合同全生命周期的“起點”與“終點”

合同全生命周期管理的核心在于合同過程化管理是否有完整性，關鍵看是否覆蓋了合同從孕育到結束的整個過程。因此，管理起點與終點是否劃定至關重要，直接決定了生命周期是否完整，管理是否能取得預期效果。

2.1合同全生命周期管理的“起點”

過早地介入合同管理，會加大企業的管理成本;過晚地介入會增大企業風險，甚至直接導致企業的重大損失。很多企業往往將項目的談判作為合同管理介入的起點，對于國有企業來說，特別是采購合同，起始點應劃定在合同起草、談判之前的采購需求文件起草階段。比如招投標項目的招標文件，法務、財務、審計等相關職能部門需要嚴格把關。因為招標文件具有一定法律效力，而且根據《招標投標法》等法律法規，招標文件的主要條款必須與合同文本一致，所以，要將招標文件審核作為合同文本的預審，對其嚴格把關。即使沒有選擇公開招標的方式，采用詢價、單一來源的方式，內控管理嚴格的國有企業也會要求采購文件的主要內容與合同文本一致，因此在采購文件審查環節，法務及相關職能部門必須嚴格把關，為合同文本的起草奠定堅實基礎。

2.2合同全生命周期管理的“終點”

我們往往將合同履行完畢、相關材料的歸檔作為合同管理的終結點。但在實踐中，常出現兩類問題:一是承辦部門對終結點的界定有誤差。有的采購類合同標的物交付和價款收支已結束，承辦部門認為該合同已經履行完結，但是合同約定標的物免費維修服務沒到期，這種情況下，應將該合同作為履行中的合同繼續跟蹤管理。二是對于維保、物業等連續性的服務類合同和租賃類合同，履行結束后如果沒有及時驗證新合同的續簽，容易出現斷檔。因此履行完畢后還應追加一步驗證工作，判斷是否需要續簽、需要續簽的是否已辦理續簽，確有遺漏盡快辦理，盡可能保證服務和租期的延續。

3強化“四項支撐”，確保合同全生命周期管理落地

推動合同全生命周期管理落地執行會遇到諸多困難，比如如何梳理流程、厘清職責;如何準確掌握合同履行進度;承辦部門作為合同的具體執行者能否盡到管理職責等。筆者認為解決管理中的難題，關鍵要強化以下四項支撐。

3.1制度流程的支撐

制度流程是企業運行的內部法則。要實現合同全生命周期管理，那么工作流程就必須覆蓋整個周期。制度文件應厘清法務等職能部門職責，明確承辦部門作為具體執行者的主要責任，對合同的整個周期負責。梳理流程時，應重點關注合同履行環節，建立合同履行信息上報收集機制，全面了解合同履行狀態;建立合同定期檢查評估的機制，及時發現合同履行存在的問題;建立合同檔案的整理和交接機制，保證合同檔案的妥善保管。

3.2信息平臺的支撐

合同的一個完整生命周期涉及諸多流程環節，產生大量文件及信息流，如通過單純手工的歸檔整理，勢必影響效率提升，且易產生檔案丟失等風險。因此信息化平臺建設顯得尤為重要。應搭建合同信息化管理模塊，實現合同起草、合同審查、合同掃描上傳、履行信息記錄、合同結項等整個過程的信息化流轉，設計到期自動提醒、風險預警信息發送等功能，實施過程化管控。通過合同管理基礎數據的積累沉淀，還可整理分析數據，為企業經營決策提供參考依據。

3.3考核監督的支撐

沒有考核監督難以檢驗和保證工作效果。對于合同全生命周期管理而言，考核和監督應當是覆蓋審查、簽訂、履行、歸檔全過程的。在制定考核標準時，應針對各環節的重要程度，分類分級設置考核標準，對于關鍵環節，比如合同履行信息是否及時上報、合同價款是否及時收付等問題，建立明確的考核標準和機制，督促承辦部門履行合同管理職責。定期開展合同管理檢查，檢驗評價承辦部門的合同管理情況，通過評先樹優、鞭策后進，促進整體水平的提升。

3.4強化隊伍建設的支撐

合同管理最終要落實到每個承辦人。應建立企業合同管理員隊伍，確保每個承辦部門有具體人員負責合同管理，組織協調本部門合同承辦人開展具體工作。不斷加強隊伍建設，通過培訓、會議、現場檢查指導等方式，講解合同全生命周期管理常見問題，提升合同法律風險防范能力，使全體干部職工成為合同全生命周期管理的執行者和推動者，促使這一管理模式全面落地，促使企業整體合同管理水平提升。

參考文獻:

［1］蔡世軍.企業合同審查法律實務［M］．2版.北京:中國法制出版社，2014．

［2］楊俊偉，鄒熙，袁強，等.合同全過程管理分析［J］．經濟視角，2012(4)

作者:位潔 劉亮杰 徐云松 王云勝 單位:山東青島煙草有限公司