檔案管理方法匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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2在公共管理下的檔案管理范式

檔案管理范式是指進行檔案管理的一種模式，屬于方法論的范疇。在公共管理的視角下，醫院檔案管理主要有以下幾種范式可供參考：

2.1文檔集成式

文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術形成系統的管理范式，并運用系統的管理模式對醫院檔案進行管理。文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協調性。目前，醫院文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負責的，其中文書部門主要負責文件管理部分，而檔案部門則主要負責檔案管理部分，兩個部門獨立工作，使文檔的完整性得不到充分的保證，影響了檔案管理的質量。而文檔集成式管理則能夠將文件管理和檔案管理統一到一個系統當中，從而保證了文件檔案的完整性和開放性。

2.2資源管理式

隨著社會和信息技術的發展，出現了越來越多的電子檔案，檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理。因此，大力開發信息資源，對于未來檔案管理工作的發展具有十分重要的意義。由此可見，醫院檔案管理工作也應轉向信息資源的方向，將信息資源體系作為醫院檔案管理的基礎。

2.3公眾參與式

在公共管理的視角下，醫院檔案管理工作應逐漸向公平、公開的方向發展，作為檔案管理服務對象的社會公眾也應參與到檔案管理當中。公眾的參與不僅是社會發展對檔案工作的要求，也是檔案管理開放性的具體體現。公眾參與檔案管理工作的目的主要體現在以下兩個方面：一是對檔案管理工作進行評價；二是幫助解決在檔案管理工作中出現的具體問題，以幫助檔案管理人員及時發現檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題進行改進，以不斷提高醫院檔案管理工作的水平。

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在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。

二、檔案管理方法現代化解析

在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用。現代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。

（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化

現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。

（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式。現代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能

隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。

綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。

參考文獻

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1.1房地產檔案信息的復雜性特征

房地產檔案信息是房地產產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經過再加工后形成的信息產品。房地產信息匯集過程中，設計的房地產平面圖測繪、房地產面積測量、土地界限的認定等均需要規范、嚴謹、技術性的專業要求。

在建立好房地產檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產的買賣、繼承、贈與、交換等權屬變更，同時房屋的擴建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強的動態性特點。房地產檔案隨著產權人的變更而變化，因此需要及時補充和更新材料，以確保房地產檔案的可靠性與真實性。

房地產檔案信息的可靠性與真實性能夠為產權審核和調處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監督，從而使房地產檔案信息具有真實性與法律性。

另外房地產作為固定資產，無論在單位集體還是在個人財產構成中，都占有重要的財產比例，因此房地產檔案的存儲質量將直接決定產權人房地產檔案的價值和其佐證作用。

1.2房地產檔案的多角度服務特征

隨著房地產二、三級市場的逐次放開，房地產的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產權屬檔案進行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產糾紛服務。隨著房地產事業的發展，各種房地產糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產權屬登記管理過程中形成的權屬檔案能夠有效的保護當事人合法權益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當地產檔案不僅可以為國家各種住宅建設宏觀決策提供重要的信息數據，同時還可以較為全面的反映出各種權屬房產的結構、戶數、面積等，能夠有效的將各類數據提供給建設部門。

1.3房地產檔案價值的漸進性特征

初始文獻信息的開發能夠通過收集整理房地產檔案原件、復印件形成匯編結果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數據更為有序集中。

在初始文獻信息的基礎上，對房地產檔案原件需再次進行整理。經整理后的信息檔案能夠提供房地產檔案信息線索，以供查閱房地產檔案信息的來源。經過梳理后的檔案信息，脈絡更為清晰、查找更為便捷、統計更有效率，可以在較短的時間內對較大信息量的房地產檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎上，可以經過歸納總結和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產檔案信息。高度概括的房地產檔案信息不僅具有更強的指導意義，也因其提供的動態性、預測性、評述性內容而具有更高的參考價值。

二、房地產檔案管理的方法

近年來，隨著房地產檔案數量的增長和房地產檔案使用率的不斷增加，房地產檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強房地產檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業人員與相關人員對房地產檔案管理的重視度

房地產檔案管理科學與否直接影響房地產市場的管理秩序和發展進程。加強房地產檔案管理，能夠充分依托房地產產權的原始依據，合法證明權利人與房屋土地的權力關系，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。因此，為維護房地產權力人的合法權益，各級政府和相關部門從業人員需對房地產管理工作高度重視，并爭取在財力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準繩規范房地產檔案管理

嚴格的管理制度，是規范當地產檔案管理行為的有效方法。按照房地產檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統計、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度、檔案信息化管理制度等，以此規范房地產檔案管理的方法和程序。

2.3夯實房地產檔案管理的基礎工作

依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等相關規定，做好房地產檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統分類歸檔等工作；同時按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調檔等腰嚴格檢查、認真校對，對原有房地產檔案信息進行徹底清查，以保證初始、基礎信息的連續有效性；依據房地產管理分類的相關規定，制作統一規范的管理標準，建立統一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎檔案的審核工作，保證房地產檔案的真實性，對各個環節的檔案認真校對，并與原始憑證進行核對。

2.4充實人才隊伍加快房地產檔案的信息化管理

房地產檔案管理工作需要專門的從業人員，需要熟悉檔案管理業務同時，也精通計算機方面的專業知識。因此需要加強房地產檔案管理人員的技能培養，充實現代化檔案管理的專業知識，使房地產檔案管理人員能夠全面系統的掌握檔案管理專業知識，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發利用檔案資源。同時要加強從業人員應用計算機工作的業務能力與水平，以人才為基礎加快建立現代化的檔案管理信息處理系統，從而使房地產檔案的價值得到進一步提升。

2.5建立檔案管理網絡暢通檔案管理渠道

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水運在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時期下水運工程建設面臨著新的任務與挑戰。需要及時了解工程情況及對其進行分析與判斷。而水運檔案則是在項目建設過程中形成的，除過其涉及的面廣點多特點外，還具有持續積累的特點。鑒于這一特點， 需要在項目建設過程中隨時注意收集形成的材料與文件。

1 水運工程檔案

水運工程檔案指的是在項目建設過程中從項目立項到項目建成投入運營，在這個過程中所產生的能夠反映工作建設情況，并且對工作后期管理與維護有利的各種資料。水運工程檔案與水運工作建設的關系十分密切，水運工程檔案是水運工程項目建設工作安全，質量，資金，科研等項目的基礎，是對工程建設情況的反映。水運工程檔案管理工作是參與建設工作各單位的一項基礎性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運工程管理工作水平也會由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項工作重視并采用科學有效的方法促使相關目標達成。

2 當前檔案管理工作存在的問題

首先是管理工作人員意識不強。檔案管理是一系統性較強的工作，需要參與建設工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負責人思想認識不到位，相關人員在工作開展過程中就不會重視，工作結果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會主動去學習，充實自己。檔案管理團隊的教育學習工作沒有開展或者是不會開展。在整個工程建設過程中，所有人工作的重點在于項目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機構自身存在問題。由于參與建設各單位間缺乏有效溝通與交流，責任沒有具體落實到位，管理工作存在空白地帶。部分企業考慮到企業成本問題，往往沒有設置專門的部門負責檔案管理工作。而在人員構成方面，非專業性現象非常突出，檔案管理人員通常不是水運工程專業，并且人員具有流動性。專業技術人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環節存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規范開展。

檔案管理制度有待健全。由于水運工作涉及到大量技術性的資料，但是管理人員的知識與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統一標準，資料收集歸整無序，缺乏系統性，資料收集與整理往往不能夠與項目建設同步開展。同時對于檔案存放沒有明確的制度規范，存放場所及管理設施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當下工作開展，也不利于后期工作開展。

檔案質量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導致了檔案質量達不到預期標準，無法發揮其應有的作用。

3 加強檔案管理的相關措施

3.1 項目檔案管理的制度要完善

在工程建設過程中由于參與建設的單位較多，因此有必要制定統一的制度。就檔案格式內容等方面進行規范，創建標準化的管理工作流程，規范操作，從而來保證檔案能夠真實的反映項目建設情況，并且發揮其本身應有的作用。

要明確責任人，對檔案管理工作全面負責。同時要明確該責任人及檔案管理工作人員相關權限與職責，便于后期工作開展。同時要明確參與建設人員責任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學習工作，便于后期檔案管理工作開展。

3.2 流程規范與標準化

檔案管理工作人員要制定一套規范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內容要制定相應標準。流程與標準要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關資料形成過程中依據標準進行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規范與標準化不只是將檔案管理部門考慮在內，而是要將項目建設的所有單位與建設環節都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項目建設涉及到的專業性內容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業性與非專業性的合理搭配。同時要考慮到管理人員與工程技術人員合理搭配。在檔案管理隊伍中要保證至少有一名經驗豐富的技術人員。檔案管理人員要不定期開展學習工作，了解檔案管理相關知識和國家在此方面的標準與規范。加深管理人員對于工作的認識。學習不必局限于某一種形式，可以靈活進行，只要保證達到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養工作，培養適應水運項目檔案管理人才，以此來滿足水運項目建設工程不斷發生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術的應用

對于收集到的資料應該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時可以借助于計算機強大的計算與分析功能，對已經收集的資料進一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個方面來看，電子信息不會占用太大的物理儲存空間，資料保存較為安全。而計算機辦公已經普及，只需要利用已有設施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經收集歸整的信息資料要定期進行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔措施

任何一項管理工作都不可能只依據單一方式實現理想的管理目標。在檔案管理工作方面可以適當的將考核與激勵結合。在整個項目建設期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當獎勵，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應考核。激勵與考核可以是物質性的也可以是非物質性的。另外也可以從工作的不同環節來約束。如工程驗收環節，財務結算環節。從而督促各單位在建設工作中做好檔案管理工作。

4 結束語

項目檔案是工程建設過程的見證，具有重要的研究與利用價值。目前在水運項目建設過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結合項目實際情況，對現有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎上創新，發揮檔案的最大價值與作用。

參考文獻

[1]唐海平.淺談水運工程檔案管理的體會[J].交通科技，2012（6）.

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隨著互聯網技術發展與普及，檔案管理與服務工作已經步入信息化時代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應該意識檔案工作的重要性，借助現代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實基礎。

一、檔案管理現代化概述

所謂的檔案管理現代化指的是借助現代化設備與技術，通過先進的管理手段與方法，通過科學管理理論改變傳統檔案管理方法，逐步實現檔案管理的現代化與信息化。檔案管理現代化內涵主要體現在三點：

1.數字化

隨著現代化科學技術水平提高，數碼攝影技術、縮微攝影技術逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創新提供技術支持。通過攝影技術、信息技術等將紙質文檔轉化為電子文件，電子文件存儲方便、空間小，節省空間，降低難度。檔案資料實現電子化后可以通過互聯網進行管理，實現智能化檢索，避免出現直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。

2.虛擬化

檔案管理現代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現代化的發展趨勢主要方向就是電子儲存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進檔案管理的虛擬化與無紙化。

3.市場化

檔案資料主要記錄單位發展歷程、變化等內容，具有重要作用與價值。檔案管理現代化發展，最大程度發揮檔案作用與價值，通過聯合等方式實現檔案資料共享，帶動檔案管理質量的提高。

二、檔案管理現代化現狀與問題

1.利用效率偏低

檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項有著極強專業性與機密性的工作。按照規范標準保存檔案，直接影響單位與企業發展。目前大多數管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴重浪費信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。

2.專業人才不足

檔案管理縣現代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進科學技術知識，又要在日常工作中利用這些技術與知識開展工作，不斷更新與維護設備，此外還必須具備較高文化素養與管理技能。但目前檔案人員素質不理想，缺乏專業性人才。

3.信息程度不足

大部分當官管理人員檔案意識不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導致無法購買現代化設備，技術落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質人才不愿進入，甚至出現人才流失情況，影響工作的正常開展。

4.管理手段落后

我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計算機等現代化管理設備集中處理檔案資料，嚴重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設備都沒有。檔案管理人員工作時依然依靠傳統手工方式裝訂與保管檔案，費時費力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業進步發展的主要原因。

三、檔案管理中現代化管理措施分析

針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉變檔案管理理念、推動管理系統建設、強化基礎設施建設及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動檔案管理現代化建設。

1.轉變檔案管理理念

在進行檔案管理現代化進程中，領導層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區檔案工作現代化管理的前途和命運，所以要加快實現檔案工作的現代化管理，首先要轉變領導層觀念，強化領導層檔案管理現代化意識。其次，對于檔案管理人員，進行科學管理，依靠科技發展，將檔案管理中封閉式、被動式服務轉化為開放式和主動式服務；同時，對固步自封、等用戶上門的傳統舊觀念進行革新，順應時展，樹立科學發展觀，有流程、有規劃、積極而穩妥地進行檔案現代化管理的建設。

2.推動管理系統建設

檔案管理系統指的是傳遞、收集及促進檔案信息應用的系統。首先設置檔案管理系統的管理權限。安排專人負責系統的數據存儲、維護等內容，記錄檔案管理系統人員的措施，詳細記錄各方面內容；不斷完善檔案管理系統的數據存儲功能，支持不同存儲類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲量加大；構建快捷、便利的信息瀏覽網頁。建立完善的信息網頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務。

3.強化基礎設施建設

加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監控報警系統；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及??物檔案等，錄入微機管理；強化數據庫建設。建立全部檔案案卷級數據庫，實現了檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。

4.提高檔案資源利用率

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（一）領導要高度重視，制定檔案管理相關規定

在找礦檔案管理的過程中，單位領導要高度重視檔案管理，不但要保證檔案管理員的素質能夠滿足時展的需要，而且還要確保在找礦過程中每一筆檔案都能實時記錄在案，要建立完整、準確、安全、系統的檔案管理系統。另外，還要成立檔案管理領導小組，實時加強對檔案管理的驗收，并制定檔案管理的法規以及制度，要讓檔案管理員有章可循，有法可依，而不是將檔案管理成一盤散沙。

（二）加強檔案管理員的素質提升工作

隨著社會的不斷變革，檔案管理工作已經由過去簡單的在檔案工作室的記錄變成了實時跟蹤記錄。因此，加強檔案管理員的素質，尤其是檔案管理員的計算機操作能力的提升已經放在了重要的位置。單位管理者要組織相關培訓，指導檔案管理員能夠得到一定程度的指導，提升自身檔案管理能力。

二、建立檔案管理網絡體系，加強檔案管理硬件設施的管理

（一）建立檔案管理網絡體系

隨著互聯網使用的不斷深入，建立檔案管理網絡體系已經勢在必行。在檔案管理工作中，要明確總工分管、總工辦主任負責、檔案室專職檔案員以及各部門檔案員協助管理的四級管理體系。檔案管理員不但能在檔案室將各項數據記錄在案，還要善于通過互聯網系統實時修正各種找礦資料。在有條件下可以建立互聯網系統，與自治區國土廳檔案信息中心聯網，將找礦過程中出現的最新數據實時記錄在案，并上傳到檔案室進行數據更正以及傳輸，確保檔案實時、高效地為進一步找礦提供堅實的物質基礎。而在檔案室的檔案管理中，對各部門的找礦數據也要實時修正，并加強各部門之間的聯網，使檔案室的數據資料第一時間得到更新和上傳，方便進一步制定相關的找礦方案。

（二）加強檔案管理硬件設施的管理

在檔案管理工作中，要積極配備相關電子設備，如電腦、打印機、掃描儀以及戶外使用的并能實時聯網的微型電腦、碎紙機、電動縫紉機等。同時，要對硬件設施加強管理，確保硬件設施都能得到安全的保護。另外，還要加強硬件設施管理的規章制度。

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在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設中直到驗收前，所形成的以及應當歸檔進行保存的文件，文件的內容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項目提出，工程研究，工程設計，方案決策，招標，施工，質檢與建立等日常工作活動。

1 在建水利工程檔案的內容

1.1 工程前期的檔案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報告，水文水利的分析報告，環境評估報告，當地的社會經濟與社會效益的調查報告，設計委托書，工程設計圖紙以及審批記錄等相關文件。

1.2 工程報批的檔案

工程報批的一些工作材料，其中包括了基礎建設的請示文件，計委與主管部門以及流域機構的批件，建設用地的批件，經批準的移民方案等相關文件。

1.3 工程施工的檔案

工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報告，施工合同，施工圖紙，設計變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗單與試驗報告，機電設備的合格證，施工記錄，質量檢查報告，事故等級評定與處理記錄，施工單位與技術人員的資質證明的復印件，以及監管人員對各個施工階段做出的結論報告等。

1.4 竣工驗收的檔案

竣工驗收期的一些工作材料，其中包括了單項工程的驗收報告，整體工程的驗收報告，以及驗收會議的原始記錄等。

2 在建水利工程檔案的特點

2.1 法制性

根據國家頒布的相關法律文件，對在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴格的規定，以此來保障工程建設的質量。因此，其第一個特點就是法制性。相關法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關系，也就是說，按照要求進行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規定進行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進行整理，對收入的一些批準性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經過有關政府部門批準或者資質鑒定部門的認可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項目的合法性。

2.2 同步性

對于在建的水利工程項目，在立項階段，就要進行相關材料的收集與整理，制定成檔案要求的格式；然后在現場勘測，設計施工，監察管理等這些合同的簽訂的時候，要對水利工程檔案的質量，份數以及移交事項做出明確的要求；而且在對工程進度與工程質量進行檢查的時候，要對檔案材料的收集與整理工作進行同時檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進展的全過程。

2.3 實用性

在建水利工程檔案，是具有實用性的檔案材料，在工程的建設時期，它可以作為施工單位的施工依據，而在工程驗收時期，它又可以作為驗收依據，并且在工程建設完成后，投入使用的時候如果出現了問題，又可以作為維修與養護的依據。所以，在建水利工程檔案是最具實用性的歷史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一個很復雜的系統工程，所以對應的檔案也自然由若干個單項工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個單項工程的檔案都是不可或缺的。

3 在建水利工程檔案管理方法與措施

3.1 提高認識

要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認真積極，盡量不出現差錯。并且嚴格落實《檔案法》與《水利基本建設項目（工程）檔案資料管理規定》中的相關內容。

3.2 檔案材料收集

進行檔案管理，首先要加強檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，檔案的管理部門應主動參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時的了解他們的工作動態，然后將一些批件與資料及時的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動和施工單位取得聯系，然后將檔案材料的整理要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環節中的檔案資料整理齊全，方便在日后進行檔案交接的時候不出現差錯。最后是在驗收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗收與交接的工作中去，并且在現場對移交的檔案資料進行仔細審查，認真核對，來實現水利工程建設與水利工程檔案同時驗收，如果任何一方出現了問題，都不予決算。

3.3 檔案材料整理

因為水利工程的建設周期較長，涉及的方面較廣，參加建設的施工單位多，建設的項目也錯綜復雜，所以在建設中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的整理工作，但是實際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料整理工作中第一個會遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數檔案管理部門都是采用按照單項工程項目來進行分類，例如對在建的水利樞紐工程進行檔案整理，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業不同設置不同小類。分類的編號使用工程代號與阿拉伯數字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡單，查閱起來還方便。其中，針對工程前期的檔案，尤其是一些報批文件，可以使文字材料在前，圖紙材料在后，同時正式批件在前，請示報告在后的順序進行整理排列。而對施工階段與驗收階段的檔案，按照工程的程序與專業進行排列，要保證檔案資料之間的聯系性，前后的關系不要弄混，然后裝訂成冊，形成規范的工程檔案。

3.4 制定檔案管理制度

需要檔案管理部門，依照相關的法律和政令，建立健全的規章制度，以此來規范檔案管理工作。規章制度涉及的范圍應當包括：檔案的收集與整理制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責任制度等。

3.5 管理人員的培訓

需要各級的水利部門經常對水利工程檔案進行檢查與指導，健全機構與體制，實行專人負責制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓班，采用不同的培訓形式，來提高檔案管理人員的專業知識以及檔案管理法規的理解，提升檔案管理人員的工作的素質與水平。

3.6 基礎設施的建設

在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進行一些基礎設施的建設，比如建設專用的檔案室，購買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。

參考文獻

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篇（8）

電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。

1電網建設項目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。（5）檔案管理系統落后，不能體現檔案信息化管理的優勢。隨著互聯網+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業使用的檔案信息管理系統仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統當中去。檔案系統與信息化管理無統一標準，系統平臺的業務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統數據庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發揮出它的真正優勢。

2提升電網建設項目檔案管理水平的方法

（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規章、管理制度和業務標準規范等）和管理網絡。通過明確檔案管理規章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網企業還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統一集中的檔案信息管理平臺，以實現建設項目檔案集中化、系統化、電子化管理，以此達到實現項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩定，加強檔案人員業務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網絡，實現檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，電網企業應加強檔案工作人員的業務培訓。可以采用專業技術培訓、業務交流學習、模仿優秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業績與工資績效、職稱評定、評先評優等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監督機制，應由建設單位與監理單位共同監督各參建單位的執行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監理單位的檔案管理進行再監督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統有序。卷內文件應格式規范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統一標準，力求通過細節管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡資源提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數據庫存儲系統，規劃網絡環境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統一的信息化標準規范。③培養檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數字化。⑤加強數字檔案館建設，數字檔案館的特點是存取檔案信息網絡化，它是一種無形的信息組織與利用環境，它為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數字化檔案館環境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現檔案信息資源共享。

3結語

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

參考文獻

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篇（9）

Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中圖分類號： TU99文獻標識碼： A 文章編號：

市政工程檔案的分類

市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業規章、法律法規、圖書資料、基建文件、監理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規定的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯系單，合同臺帳，收發文本、采購計劃)也分為外來和自制兩類。

二、檔案管理的方法

(一)管理體制改革的分析

要定期對相關的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創造了良好的環境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規章制度，依法管好重點建設項目的檔案。

(二)重視工程檔案管理工作

工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于l工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施_工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。

(三)制定出工程檔案管理辦法

1．檔案管理前的控制

為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。

2．檔案管理中的控制

在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業規章、法律法規、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或專業性較強的檔案(如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發傳遞記錄等、監理文件、施工文件、考核記錄)實行分散至各部門(單位)進行管理，檔案管理部門定期監督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保證。

(三)加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用。現階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

(四)建立檔案檢索系統

各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協調工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更)。

(五)及時做好傳遞和變更記錄

在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

(六)加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質

隨著時代的變遷和建筑業的不斷發展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。

(七)定期對資料進行整理

由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

(八) 嚴格把關市政檔案的驗收

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1建筑設計單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設計單位檔案資料涉及到設計圖紙、設計文件變更、技術說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎。

1．2使用功能

建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數據，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。

2設計單位傳統檔案管理

2．1歸檔內容繁雜

因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協調和歸檔過程也比較復雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質量上的風險。在項目建設過程中經常出現工程量的變化調整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。

2．3檔案應用程度高

設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰。

3設計單位傳統檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱

由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節，極大地影響了檔案管理工作的質量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善

設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質管理的方式，這種方式的存儲介質單一，很容易因保管不善，造成紙質數據的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術缺乏

目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統的手工紙質化管理轉為現代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設計單位檔案管理創新方法

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統的檔案管理已經落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統一而有序。首先，擁有檔案數據信息化的共享平臺，使用者能夠對檔案數據進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發圖進展和執行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規范工程項目的命名，建立具有系統性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環節的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現代化信息技術為了實現檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優化，招聘相關的管理專業人才協同工作，最大限度地發揮檔案資料管理的水平，建立起現代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內部使用的檔案信息網絡管理平臺，一方面，將傳統的企業內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺［4］共享給各專業相關的人員。現代化信息技術管理系統的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數據庫的人員必須經過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入［5］。當使用者需要下載具有保密性質的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業內推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫［7］資料，并且廣泛推動了行業信息和知識的交流，可以全面提高企業內部設計人員的專業素質，為行業的進一步發展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現有的信息共享平臺進行數據資料的處理與更新［8］，這些工作關系到檔案數據的及時性和準確性，因此不可以懈怠。