檔案管理方法匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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2在公共管理下的檔案管理范式

檔案管理范式是指進(jìn)行檔案管理的一種模式，屬于方法論的范疇。在公共管理的視角下，醫(yī)院檔案管理主要有以下幾種范式可供參考：

2.1文檔集成式

文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術(shù)形成系統(tǒng)的管理范式，并運(yùn)用系統(tǒng)的管理模式對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協(xié)調(diào)性。目前，醫(yī)院文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負(fù)責(zé)的，其中文書部門主要負(fù)責(zé)文件管理部分，而檔案部門則主要負(fù)責(zé)檔案管理部分，兩個(gè)部門獨(dú)立工作，使文檔的完整性得不到充分的保證，影響了檔案管理的質(zhì)量。而文檔集成式管理則能夠?qū)⑽募芾砗蜋n案管理統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，從而保證了文件檔案的完整性和開放性。

2.2資源管理式

隨著社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理。因此，大力開發(fā)信息資源，對于未來檔案管理工作的發(fā)展具有十分重要的意義。由此可見，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)轉(zhuǎn)向信息資源的方向，將信息資源體系作為醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)。

2.3公眾參與式

在公共管理的視角下，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)逐漸向公平、公開的方向發(fā)展，作為檔案管理服務(wù)對象的社會(huì)公眾也應(yīng)參與到檔案管理當(dāng)中。公眾的參與不僅是社會(huì)發(fā)展對檔案工作的要求，也是檔案管理開放性的具體體現(xiàn)。公眾參與檔案管理工作的目的主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是對檔案管理工作進(jìn)行評價(jià)；二是幫助解決在檔案管理工作中出現(xiàn)的具體問題，以幫助檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題進(jìn)行改進(jìn)，以不斷提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。

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在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時(shí)，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價(jià)值不能充分地發(fā)揮。同時(shí)，在檔案借閱利用過程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時(shí)，檔案在傳送與借閱的過程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價(jià)值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時(shí)間與空間限制，實(shí)效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時(shí)，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開展。

二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析

在信息時(shí)代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無紙化檔案管理方式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫訪問，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時(shí)，將檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢，在檔案管理中，可結(jié)合實(shí)際加以推廣運(yùn)用。

（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤欤W(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計(jì)算機(jī)等）的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式。現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時(shí)，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)空限制，可有效提高檔案資料利用的實(shí)效性，同時(shí)還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫容壓力。尤其是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識(shí)提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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1.1房地產(chǎn)檔案信息的復(fù)雜性特征

房地產(chǎn)檔案信息是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經(jīng)過再加工后形成的信息產(chǎn)品。房地產(chǎn)信息匯集過程中，設(shè)計(jì)的房地產(chǎn)平面圖測繪、房地產(chǎn)面積測量、土地界限的認(rèn)定等均需要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、技術(shù)性的專業(yè)要求。

在建立好房地產(chǎn)檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產(chǎn)的買賣、繼承、贈(zèng)與、交換等權(quán)屬變更，同時(shí)房屋的擴(kuò)建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。房地產(chǎn)檔案隨著產(chǎn)權(quán)人的變更而變化，因此需要及時(shí)補(bǔ)充和更新材料，以確保房地產(chǎn)檔案的可靠性與真實(shí)性。

房地產(chǎn)檔案信息的可靠性與真實(shí)性能夠?yàn)楫a(chǎn)權(quán)審核和調(diào)處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產(chǎn)管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監(jiān)督，從而使房地產(chǎn)檔案信息具有真實(shí)性與法律性。

另外房地產(chǎn)作為固定資產(chǎn)，無論在單位集體還是在個(gè)人財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中，都占有重要的財(cái)產(chǎn)比例，因此房地產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量將直接決定產(chǎn)權(quán)人房地產(chǎn)檔案的價(jià)值和其佐證作用。

1.2房地產(chǎn)檔案的多角度服務(wù)特征

隨著房地產(chǎn)二、三級市場的逐次放開，房地產(chǎn)的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)。隨著房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，各種房地產(chǎn)糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理過程中形成的權(quán)屬檔案能夠有效的保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案不僅可以為國家各種住宅建設(shè)宏觀決策提供重要的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)還可以較為全面的反映出各種權(quán)屬房產(chǎn)的結(jié)構(gòu)、戶數(shù)、面積等，能夠有效的將各類數(shù)據(jù)提供給建設(shè)部門。

1.3房地產(chǎn)檔案價(jià)值的漸進(jìn)性特征

初始文獻(xiàn)信息的開發(fā)能夠通過收集整理房地產(chǎn)檔案原件、復(fù)印件形成匯編結(jié)果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產(chǎn)檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數(shù)據(jù)更為有序集中。

在初始文獻(xiàn)信息的基礎(chǔ)上，對房地產(chǎn)檔案原件需再次進(jìn)行整理。經(jīng)整理后的信息檔案能夠提供房地產(chǎn)檔案信息線索，以供查閱房地產(chǎn)檔案信息的來源。經(jīng)過梳理后的檔案信息，脈絡(luò)更為清晰、查找更為便捷、統(tǒng)計(jì)更有效率，可以在較短的時(shí)間內(nèi)對較大信息量的房地產(chǎn)檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎(chǔ)上，可以經(jīng)過歸納總結(jié)和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產(chǎn)檔案信息。高度概括的房地產(chǎn)檔案信息不僅具有更強(qiáng)的指導(dǎo)意義，也因其提供的動(dòng)態(tài)性、預(yù)測性、評述性內(nèi)容而具有更高的參考價(jià)值。

二、房地產(chǎn)檔案管理的方法

近年來，隨著房地產(chǎn)檔案數(shù)量的增長和房地產(chǎn)檔案使用率的不斷增加，房地產(chǎn)檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業(yè)人員與相關(guān)人員對房地產(chǎn)檔案管理的重視度

房地產(chǎn)檔案管理科學(xué)與否直接影響房地產(chǎn)市場的管理秩序和發(fā)展進(jìn)程。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，能夠充分依托房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始依據(jù)，合法證明權(quán)利人與房屋土地的權(quán)力關(guān)系，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。因此，為維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)力人的合法權(quán)益，各級政府和相關(guān)部門從業(yè)人員需對房地產(chǎn)管理工作高度重視，并爭取在財(cái)力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準(zhǔn)繩規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理

嚴(yán)格的管理制度，是規(guī)范當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理行為的有效方法。按照房地產(chǎn)檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案信息化管理制度等，以此規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理的方法和程序。

2.3夯實(shí)房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)工作

依據(jù)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等相關(guān)規(guī)定，做好房地產(chǎn)檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統(tǒng)分類歸檔等工作；同時(shí)按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調(diào)檔等腰嚴(yán)格檢查、認(rèn)真校對，對原有房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行徹底清查，以保證初始、基礎(chǔ)信息的連續(xù)有效性；依據(jù)房地產(chǎn)管理分類的相關(guān)規(guī)定，制作統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎(chǔ)檔案的審核工作，保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性，對各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案認(rèn)真校對，并與原始憑證進(jìn)行核對。

2.4充實(shí)人才隊(duì)伍加快房地產(chǎn)檔案的信息化管理

房地產(chǎn)檔案管理工作需要專門的從業(yè)人員，需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)同時(shí)，也精通計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此需要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的技能培養(yǎng)，充實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，使房地產(chǎn)檔案管理人員能夠全面系統(tǒng)的掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發(fā)利用檔案資源。同時(shí)要加強(qiáng)從業(yè)人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作的業(yè)務(wù)能力與水平，以人才為基礎(chǔ)加快建立現(xiàn)代化的檔案管理信息處理系統(tǒng)，從而使房地產(chǎn)檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

2.5建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)暢通檔案管理渠道

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水運(yùn)在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時(shí)期下水運(yùn)工程建設(shè)面臨著新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。需要及時(shí)了解工程情況及對其進(jìn)行分析與判斷。而水運(yùn)檔案則是在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的，除過其涉及的面廣點(diǎn)多特點(diǎn)外，還具有持續(xù)積累的特點(diǎn)。鑒于這一特點(diǎn)， 需要在項(xiàng)目建設(shè)過程中隨時(shí)注意收集形成的材料與文件。

1 水運(yùn)工程檔案

水運(yùn)工程檔案指的是在項(xiàng)目建設(shè)過程中從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目建成投入運(yùn)營，在這個(gè)過程中所產(chǎn)生的能夠反映工作建設(shè)情況，并且對工作后期管理與維護(hù)有利的各種資料。水運(yùn)工程檔案與水運(yùn)工作建設(shè)的關(guān)系十分密切，水運(yùn)工程檔案是水運(yùn)工程項(xiàng)目建設(shè)工作安全，質(zhì)量，資金，科研等項(xiàng)目的基礎(chǔ)，是對工程建設(shè)情況的反映。水運(yùn)工程檔案管理工作是參與建設(shè)工作各單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運(yùn)工程管理工作水平也會(huì)由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項(xiàng)工作重視并采用科學(xué)有效的方法促使相關(guān)目標(biāo)達(dá)成。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

首先是管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理是一系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要參與建設(shè)工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負(fù)責(zé)人思想認(rèn)識(shí)不到位，相關(guān)人員在工作開展過程中就不會(huì)重視，工作結(jié)果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應(yīng)用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會(huì)主動(dòng)去學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。檔案管理團(tuán)隊(duì)的教育學(xué)習(xí)工作沒有開展或者是不會(huì)開展。在整個(gè)工程建設(shè)過程中，所有人工作的重點(diǎn)在于項(xiàng)目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機(jī)構(gòu)自身存在問題。由于參與建設(shè)各單位間缺乏有效溝通與交流，責(zé)任沒有具體落實(shí)到位，管理工作存在空白地帶。部分企業(yè)考慮到企業(yè)成本問題，往往沒有設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作。而在人員構(gòu)成方面，非專業(yè)性現(xiàn)象非常突出，檔案管理人員通常不是水運(yùn)工程專業(yè)，并且人員具有流動(dòng)性。專業(yè)技術(shù)人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環(huán)節(jié)存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規(guī)范開展。

檔案管理制度有待健全。由于水運(yùn)工作涉及到大量技術(shù)性的資料，但是管理人員的知識(shí)與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資料收集歸整無序，缺乏系統(tǒng)性，資料收集與整理往往不能夠與項(xiàng)目建設(shè)同步開展。同時(shí)對于檔案存放沒有明確的制度規(guī)范，存放場所及管理設(shè)施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當(dāng)下工作開展，也不利于后期工作開展。

檔案質(zhì)量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)措施

3.1 項(xiàng)目檔案管理的制度要完善

在工程建設(shè)過程中由于參與建設(shè)的單位較多，因此有必要制定統(tǒng)一的制度。就檔案格式內(nèi)容等方面進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作流程，規(guī)范操作，從而來保證檔案能夠真實(shí)的反映項(xiàng)目建設(shè)情況，并且發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用。

要明確責(zé)任人，對檔案管理工作全面負(fù)責(zé)。同時(shí)要明確該責(zé)任人及檔案管理工作人員相關(guān)權(quán)限與職責(zé)，便于后期工作開展。同時(shí)要明確參與建設(shè)人員責(zé)任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內(nèi)容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學(xué)習(xí)工作，便于后期檔案管理工作開展。

3.2 流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作人員要制定一套規(guī)范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內(nèi)容要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。流程與標(biāo)準(zhǔn)要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關(guān)資料形成過程中依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化不只是將檔案管理部門考慮在內(nèi)，而是要將項(xiàng)目建設(shè)的所有單位與建設(shè)環(huán)節(jié)都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項(xiàng)目建設(shè)涉及到的專業(yè)性內(nèi)容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業(yè)性與非專業(yè)性的合理搭配。同時(shí)要考慮到管理人員與工程技術(shù)人員合理搭配。在檔案管理隊(duì)伍中要保證至少有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員。檔案管理人員要不定期開展學(xué)習(xí)工作，了解檔案管理相關(guān)知識(shí)和國家在此方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。加深管理人員對于工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)不必局限于某一種形式，可以靈活進(jìn)行，只要保證達(dá)到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)適應(yīng)水運(yùn)項(xiàng)目檔案管理人才，以此來滿足水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)工程不斷發(fā)生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術(shù)的應(yīng)用

對于收集到的資料應(yīng)該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補(bǔ)充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時(shí)可以借助于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算與分析功能，對已經(jīng)收集的資料進(jìn)一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個(gè)方面來看，電子信息不會(huì)占用太大的物理儲(chǔ)存空間，資料保存較為安全。而計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)普及，只需要利用已有設(shè)施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經(jīng)收集歸整的信息資料要定期進(jìn)行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔措施

任何一項(xiàng)管理工作都不可能只依據(jù)單一方式實(shí)現(xiàn)理想的管理目標(biāo)。在檔案管理工作方面可以適當(dāng)?shù)膶⒖己伺c激勵(lì)結(jié)合。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應(yīng)考核。激勵(lì)與考核可以是物質(zhì)性的也可以是非物質(zhì)性的。另外也可以從工作的不同環(huán)節(jié)來約束。如工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)。從而督促各單位在建設(shè)工作中做好檔案管理工作。

4 結(jié)束語

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過程的見證，具有重要的研究與利用價(jià)值。目前在水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對現(xiàn)有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值與作用。

參考文獻(xiàn)

[1]唐海平.淺談水運(yùn)工程檔案管理的體會(huì)[J].交通科技，2012（6）.

篇（5）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展與普及，檔案管理與服務(wù)工作已經(jīng)步入信息化時(shí)代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應(yīng)該意識(shí)檔案工作的重要性，借助現(xiàn)代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、檔案管理現(xiàn)代化概述

所謂的檔案管理現(xiàn)代化指的是借助現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，通過先進(jìn)的管理手段與方法，通過科學(xué)管理理論改變傳統(tǒng)檔案管理方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵主要體現(xiàn)在三點(diǎn)：

1.數(shù)字化

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平提高，數(shù)碼攝影技術(shù)、縮微攝影技術(shù)逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創(chuàng)新提供技術(shù)支持。通過攝影技術(shù)、信息技術(shù)等將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文件，電子文件存儲(chǔ)方便、空間小，節(jié)省空間，降低難度。檔案資料實(shí)現(xiàn)電子化后可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)智能化檢索，避免出現(xiàn)直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。

2.虛擬化

檔案管理現(xiàn)代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢主要方向就是電子儲(chǔ)存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進(jìn)檔案管理的虛擬化與無紙化。

3.市場化

檔案資料主要記錄單位發(fā)展歷程、變化等內(nèi)容，具有重要作用與價(jià)值。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案作用與價(jià)值，通過聯(lián)合等方式實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，帶動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提高。

二、檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀與問題

1.利用效率偏低

檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項(xiàng)有著極強(qiáng)專業(yè)性與機(jī)密性的工作。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)保存檔案，直接影響單位與企業(yè)發(fā)展。目前大多數(shù)管理者沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴(yán)重浪費(fèi)信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。

2.專業(yè)人才不足

檔案管理縣現(xiàn)代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，又要在日常工作中利用這些技術(shù)與知識(shí)開展工作，不斷更新與維護(hù)設(shè)備，此外還必須具備較高文化素養(yǎng)與管理技能。但目前檔案人員素質(zhì)不理想，缺乏專業(yè)性人才。

3.信息程度不足

大部分當(dāng)官管理人員檔案意識(shí)不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導(dǎo)致無法購買現(xiàn)代化設(shè)備，技術(shù)落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質(zhì)人才不愿進(jìn)入，甚至出現(xiàn)人才流失情況，影響工作的正常開展。

4.管理手段落后

我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備集中處理檔案資料，嚴(yán)重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設(shè)備都沒有。檔案管理人員工作時(shí)依然依靠傳統(tǒng)手工方式裝訂與保管檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業(yè)進(jìn)步發(fā)展的主要原因。

三、檔案管理中現(xiàn)代化管理措施分析

針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉(zhuǎn)變檔案管理理念、推動(dòng)管理系統(tǒng)建設(shè)、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區(qū)檔案工作現(xiàn)代化管理的前途和命運(yùn)，所以要加快實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，首先要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層觀念，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。其次，對于檔案管理人員，進(jìn)行科學(xué)管理，依靠科技發(fā)展，將檔案管理中封閉式、被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式和主動(dòng)式服務(wù)；同時(shí)，對固步自封、等用戶上門的傳統(tǒng)舊觀念進(jìn)行革新，順應(yīng)時(shí)展，樹立科學(xué)發(fā)展觀，有流程、有規(guī)劃、積極而穩(wěn)妥地進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)。

2.推動(dòng)管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)指的是傳遞、收集及促進(jìn)檔案信息應(yīng)用的系統(tǒng)。首先設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的管理權(quán)限。安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、維護(hù)等內(nèi)容，記錄檔案管理系統(tǒng)人員的措施，詳細(xì)記錄各方面內(nèi)容；不斷完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，支持不同存儲(chǔ)類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲(chǔ)量加大；構(gòu)建快捷、便利的信息瀏覽網(wǎng)頁。建立完善的信息網(wǎng)頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務(wù)。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大硬件設(shè)備投入力度。想要實(shí)驗(yàn)檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設(shè)施的投入，劃分專項(xiàng)資金改進(jìn)硬件設(shè)施與檔案案卷質(zhì)量，建設(shè)專門的檔案存儲(chǔ)房間、購置檔案專用密集架，并配備相關(guān)的打印、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，同時(shí)安裝全天安全監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)；其次收集各項(xiàng)資料。認(rèn)真整理每年生成的文化檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案及??物檔案等，錄入微機(jī)管理；強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立全部檔案案卷級數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)檢索，對錄入檔案數(shù)據(jù)實(shí)行了光盤刻錄及備份。

4.提高檔案資源利用率

篇（6）

（一）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，制定檔案管理相關(guān)規(guī)定

在找礦檔案管理的過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理，不但要保證檔案管理員的素質(zhì)能夠滿足時(shí)展的需要，而且還要確保在找礦過程中每一筆檔案都能實(shí)時(shí)記錄在案，要建立完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。另外，還要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)時(shí)加強(qiáng)對檔案管理的驗(yàn)收，并制定檔案管理的法規(guī)以及制度，要讓檔案管理員有章可循，有法可依，而不是將檔案管理成一盤散沙。

（二）加強(qiáng)檔案管理員的素質(zhì)提升工作

隨著社會(huì)的不斷變革，檔案管理工作已經(jīng)由過去簡單的在檔案工作室的記錄變成了實(shí)時(shí)跟蹤記錄。因此，加強(qiáng)檔案管理員的素質(zhì)，尤其是檔案管理員的計(jì)算機(jī)操作能力的提升已經(jīng)放在了重要的位置。單位管理者要組織相關(guān)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案管理員能夠得到一定程度的指導(dǎo)，提升自身檔案管理能力。

二、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的管理

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

隨著互聯(lián)網(wǎng)使用的不斷深入，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)勢在必行。在檔案管理工作中，要明確總工分管、總工辦主任負(fù)責(zé)、檔案室專職檔案員以及各部門檔案員協(xié)助管理的四級管理體系。檔案管理員不但能在檔案室將各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄在案，還要善于通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)時(shí)修正各種找礦資料。在有條件下可以建立互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，與自治區(qū)國土廳檔案信息中心聯(lián)網(wǎng)，將找礦過程中出現(xiàn)的最新數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)記錄在案，并上傳到檔案室進(jìn)行數(shù)據(jù)更正以及傳輸，確保檔案實(shí)時(shí)、高效地為進(jìn)一步找礦提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。而在檔案室的檔案管理中，對各部門的找礦數(shù)據(jù)也要實(shí)時(shí)修正，并加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)網(wǎng)，使檔案室的數(shù)據(jù)資料第一時(shí)間得到更新和上傳，方便進(jìn)一步制定相關(guān)的找礦方案。

（二）加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的管理

在檔案管理工作中，要積極配備相關(guān)電子設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、掃描儀以及戶外使用的并能實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)的微型電腦、碎紙機(jī)、電動(dòng)縫紉機(jī)等。同時(shí)，要對硬件設(shè)施加強(qiáng)管理，確保硬件設(shè)施都能得到安全的保護(hù)。另外，還要加強(qiáng)硬件設(shè)施管理的規(guī)章制度。

篇（7）

在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設(shè)中直到驗(yàn)收前，所形成的以及應(yīng)當(dāng)歸檔進(jìn)行保存的文件，文件的內(nèi)容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計(jì)算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項(xiàng)目提出，工程研究，工程設(shè)計(jì)，方案決策，招標(biāo)，施工，質(zhì)檢與建立等日常工作活動(dòng)。

1 在建水利工程檔案的內(nèi)容

1.1 工程前期的檔案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報(bào)告，水文水利的分析報(bào)告，環(huán)境評估報(bào)告，當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益的調(diào)查報(bào)告，設(shè)計(jì)委托書，工程設(shè)計(jì)圖紙以及審批記錄等相關(guān)文件。

1.2 工程報(bào)批的檔案

工程報(bào)批的一些工作材料，其中包括了基礎(chǔ)建設(shè)的請示文件，計(jì)委與主管部門以及流域機(jī)構(gòu)的批件，建設(shè)用地的批件，經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案等相關(guān)文件。

1.3 工程施工的檔案

工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報(bào)告，施工合同，施工圖紙，設(shè)計(jì)變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗(yàn)單與試驗(yàn)報(bào)告，機(jī)電設(shè)備的合格證，施工記錄，質(zhì)量檢查報(bào)告，事故等級評定與處理記錄，施工單位與技術(shù)人員的資質(zhì)證明的復(fù)印件，以及監(jiān)管人員對各個(gè)施工階段做出的結(jié)論報(bào)告等。

1.4 竣工驗(yàn)收的檔案

竣工驗(yàn)收期的一些工作材料，其中包括了單項(xiàng)工程的驗(yàn)收報(bào)告，整體工程的驗(yàn)收報(bào)告，以及驗(yàn)收會(huì)議的原始記錄等。

2 在建水利工程檔案的特點(diǎn)

2.1 法制性

根據(jù)國家頒布的相關(guān)法律文件，對在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴(yán)格的規(guī)定，以此來保障工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，其第一個(gè)特點(diǎn)就是法制性。相關(guān)法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關(guān)系，也就是說，按照要求進(jìn)行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規(guī)定進(jìn)行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進(jìn)行整理，對收入的一些批準(zhǔn)性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經(jīng)過有關(guān)政府部門批準(zhǔn)或者資質(zhì)鑒定部門的認(rèn)可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項(xiàng)目的合法性。

2.2 同步性

對于在建的水利工程項(xiàng)目，在立項(xiàng)階段，就要進(jìn)行相關(guān)材料的收集與整理，制定成檔案要求的格式；然后在現(xiàn)場勘測，設(shè)計(jì)施工，監(jiān)察管理等這些合同的簽訂的時(shí)候，要對水利工程檔案的質(zhì)量，份數(shù)以及移交事項(xiàng)做出明確的要求；而且在對工程進(jìn)度與工程質(zhì)量進(jìn)行檢查的時(shí)候，要對檔案材料的收集與整理工作進(jìn)行同時(shí)檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進(jìn)展的全過程。

2.3 實(shí)用性

在建水利工程檔案，是具有實(shí)用性的檔案材料，在工程的建設(shè)時(shí)期，它可以作為施工單位的施工依據(jù)，而在工程驗(yàn)收時(shí)期，它又可以作為驗(yàn)收依據(jù)，并且在工程建設(shè)完成后，投入使用的時(shí)候如果出現(xiàn)了問題，又可以作為維修與養(yǎng)護(hù)的依據(jù)。所以，在建水利工程檔案是最具實(shí)用性的歷史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以對應(yīng)的檔案也自然由若干個(gè)單項(xiàng)工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都是不可或缺的。

3 在建水利工程檔案管理方法與措施

3.1 提高認(rèn)識(shí)

要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認(rèn)真積極，盡量不出現(xiàn)差錯(cuò)。并且嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》與《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案資料管理規(guī)定》中的相關(guān)內(nèi)容。

3.2 檔案材料收集

進(jìn)行檔案管理，首先要加強(qiáng)檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，檔案的管理部門應(yīng)主動(dòng)參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時(shí)的了解他們的工作動(dòng)態(tài)，然后將一些批件與資料及時(shí)的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動(dòng)和施工單位取得聯(lián)系，然后將檔案材料的整理要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環(huán)節(jié)中的檔案資料整理齊全，方便在日后進(jìn)行檔案交接的時(shí)候不出現(xiàn)差錯(cuò)。最后是在驗(yàn)收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗(yàn)收與交接的工作中去，并且在現(xiàn)場對移交的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)審查，認(rèn)真核對，來實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)與水利工程檔案同時(shí)驗(yàn)收，如果任何一方出現(xiàn)了問題，都不予決算。

3.3 檔案材料整理

因?yàn)樗こ痰慕ㄔO(shè)周期較長，涉及的方面較廣，參加建設(shè)的施工單位多，建設(shè)的項(xiàng)目也錯(cuò)綜復(fù)雜，所以在建設(shè)中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的整理工作，但是實(shí)際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料整理工作中第一個(gè)會(huì)遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數(shù)檔案管理部門都是采用按照單項(xiàng)工程項(xiàng)目來進(jìn)行分類，例如對在建的水利樞紐工程進(jìn)行檔案整理，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業(yè)不同設(shè)置不同小類。分類的編號使用工程代號與阿拉伯?dāng)?shù)字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡單，查閱起來還方便。其中，針對工程前期的檔案，尤其是一些報(bào)批文件，可以使文字材料在前，圖紙材料在后，同時(shí)正式批件在前，請示報(bào)告在后的順序進(jìn)行整理排列。而對施工階段與驗(yàn)收階段的檔案，按照工程的程序與專業(yè)進(jìn)行排列，要保證檔案資料之間的聯(lián)系性，前后的關(guān)系不要弄混，然后裝訂成冊，形成規(guī)范的工程檔案。

3.4 制定檔案管理制度

需要檔案管理部門，依照相關(guān)的法律和政令，建立健全的規(guī)章制度，以此來規(guī)范檔案管理工作。規(guī)章制度涉及的范圍應(yīng)當(dāng)包括：檔案的收集與整理制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責(zé)任制度等。

3.5 管理人員的培訓(xùn)

需要各級的水利部門經(jīng)常對水利工程檔案進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)與體制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓(xùn)班，采用不同的培訓(xùn)形式，來提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及檔案管理法規(guī)的理解，提升檔案管理人員的工作的素質(zhì)與水平。

3.6 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進(jìn)行一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如建設(shè)專用的檔案室，購買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。

參考文獻(xiàn)

[1]王秀芳.李春英.王維蘭.淺談水利工程檔案的管理[J].治黃科技信息.2008(01)

[2]郝章飛.淺談如何加強(qiáng)水利工程檔案文件的歸檔整理工作[J].內(nèi)蒙古水利.2008(03)

篇（8）

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點(diǎn)，是今后運(yùn)行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項(xiàng)問題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計(jì)單位沒有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。監(jiān)理單位對項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進(jìn)度對項(xiàng)目文件進(jìn)行過程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過程中沒有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因?yàn)榍捌诤炗喌暮贤瑓f(xié)議中沒有對項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。另一個(gè)原因是人員的歸檔意識(shí)淡薄造成，一些項(xiàng)目前期文件如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說明書、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后沒有即時(shí)移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒有遵從項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機(jī)和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺(tái)的業(yè)務(wù)功能過于簡單，信息化手段運(yùn)用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的方法

（1）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。項(xiàng)目檔案管理體系構(gòu)成要以我國相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項(xiàng)目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入到企業(yè)的工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項(xiàng)目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)際問題，使項(xiàng)目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對項(xiàng)目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達(dá)到實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項(xiàng)目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實(shí)、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以采用專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績效激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項(xiàng)目立項(xiàng)后檔案管理人員應(yīng)編制項(xiàng)目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時(shí)限等要求向建設(shè)單位與參建單位進(jìn)行檔案工作交底。項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項(xiàng)目建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收。即項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項(xiàng)目檔案管理里程碑計(jì)劃，檔案管理部門對建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強(qiáng)檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目竣工文件的歸檔審查與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項(xiàng)目文件的參建單位，可以采用延期項(xiàng)目結(jié)算或抵扣風(fēng)險(xiǎn)抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項(xiàng)目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項(xiàng)目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項(xiàng)目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過細(xì)節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個(gè)方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始直到竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

參考文獻(xiàn)

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篇（9）

Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中圖分類號： TU99文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號：

市政工程檔案的分類

市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中規(guī)定的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標(biāo)文件、預(yù)算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓(xùn)記錄、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單，合同臺(tái)帳，收發(fā)文本、采購計(jì)劃)也分為外來和自制兩類。

二、檔案管理的方法

(一)管理體制改革的分析

要定期對相關(guān)的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一批既符合市政工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國國情義兼容國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。2001年，國家檔案局為適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的改革開始制定《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》兩個(gè)文件，為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時(shí)服務(wù)，也為我們應(yīng)對工程建設(shè)體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)，我們可根據(jù)其要求，及時(shí)學(xué)習(xí)和宣傳，并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點(diǎn)建設(shè)工程檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。

(二)重視工程檔案管理工作

工程建設(shè)中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于l工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門。工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施_工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時(shí)間；四是工程建設(shè)中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時(shí)間；二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)務(wù)；三是為項(xiàng)目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質(zhì)量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設(shè)管理中，應(yīng)該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時(shí)間內(nèi)將內(nèi)業(yè)資料整理結(jié)束，為交工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

(三)制定出工程檔案管理辦法

1．檔案管理前的控制

為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規(guī)定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項(xiàng)。

2．檔案管理中的控制

在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強(qiáng)對檔案管理的事中控制。所謂實(shí)行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、合同、基建文件、項(xiàng)目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的檔案(如培訓(xùn)記錄、部門工作計(jì)劃、各種工作底稿、收發(fā)傳遞記錄等、監(jiān)理文件、施工文件、考核記錄)實(shí)行分散至各部門(單位)進(jìn)行管理，檔案管理部門定期監(jiān)督、檢查與總結(jié)。為此，我們在各部門設(shè)立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎(chǔ)保證。

(三)加強(qiáng)對市政工程檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究

大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程梢案中運(yùn)用。現(xiàn)階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

(四)建立檔案檢索系統(tǒng)

各部門應(yīng)有效利用部門的微機(jī)資源建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協(xié)調(diào)工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料；內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更)。

(五)及時(shí)做好傳遞和變更記錄

在檔案管理的過程中，如果經(jīng)常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

(六)加強(qiáng)市政工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的素質(zhì)

隨著時(shí)代的變遷和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，市政檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。在迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍。首先，要注重人才。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使市政檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)市政檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。

(七)定期對資料進(jìn)行整理

由于資料整理比較繁雜，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

(八) 嚴(yán)格把關(guān)市政檔案的驗(yàn)收

篇（10）

1建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設(shè)計(jì)單位檔案資料涉及到設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件變更、技術(shù)說明等。這些資料一般以項(xiàng)目為單位，每個(gè)項(xiàng)目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)全過程的各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的對象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能

建筑設(shè)計(jì)單位工作所涉及的工程量大、項(xiàng)目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)，從實(shí)際工程資料中加以驗(yàn)證，以保證設(shè)計(jì)的可靠性和說服性。所以，設(shè)計(jì)單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價(jià)值。

2設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理

2．1歸檔內(nèi)容繁雜

因?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)周期一般都超過一年，項(xiàng)目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時(shí)，由于項(xiàng)目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過程也比較復(fù)雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項(xiàng)目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計(jì)方及時(shí)對原來的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項(xiàng)目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項(xiàng)目停工維護(hù)。此時(shí)，設(shè)計(jì)單位就需要對相關(guān)資料及時(shí)收集補(bǔ)充。

2．3檔案應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案記錄了設(shè)計(jì)工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價(jià)值。無論在設(shè)計(jì)、施工以及竣工各個(gè)階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計(jì)單位的檔案在平時(shí)的維護(hù)過程中，會(huì)被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個(gè)挑戰(zhàn)。

3設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理存在問題

3．1歸檔意識(shí)薄弱

由于設(shè)計(jì)人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計(jì)圖紙和編寫相關(guān)文件，因此許多設(shè)計(jì)人員對文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴(yán)重影響了檔案處理的效率和使用價(jià)值。

3．2管理制度不完善

設(shè)計(jì)單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計(jì)說明等，這些資料共同構(gòu)成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計(jì)單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲(chǔ)介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時(shí)，各項(xiàng)工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒有進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費(fèi)的時(shí)間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏

目前，我國建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因?yàn)闄n案管理部門相對地獨(dú)立于其他部門，且沒有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術(shù)，不具備先進(jìn)的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項(xiàng)目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類進(jìn)而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計(jì)單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實(shí)際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個(gè)設(shè)計(jì)單位所有的工程項(xiàng)目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺(tái)，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進(jìn)展和執(zhí)行狀況的渠道，爭取項(xiàng)目進(jìn)度控制的主動(dòng);最后，規(guī)范工程項(xiàng)目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時(shí)提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、共享化，充分提高設(shè)計(jì)單位對檔案管理的重視，設(shè)計(jì)單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)。通過建立設(shè)計(jì)單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實(shí)行無紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進(jìn)行合理的歸類。當(dāng)接收到重要的檔案時(shí)，可以利用該平臺(tái)［4］共享給各專業(yè)相關(guān)的人員。現(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)與詳細(xì)分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時(shí)防范、及時(shí)處理。任何訪問數(shù)據(jù)庫的人員必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定的授權(quán)文件及訪問權(quán)限才可進(jìn)入［5］。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時(shí)，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時(shí)下載權(quán)限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識(shí)管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計(jì)單位檔案管理在進(jìn)行檔案管理研究時(shí)候要充分考慮實(shí)際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運(yùn)用知識(shí)樹的形式從面、線、點(diǎn)的層次出發(fā)，將各類設(shè)計(jì)單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及運(yùn)用的新技術(shù)等文件進(jìn)行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進(jìn)設(shè)計(jì)人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫［7］資料，并且廣泛推動(dòng)了行業(yè)信息和知識(shí)的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時(shí)結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實(shí)有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的處理與更新［8］，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。