檔案管理的現狀及對策匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的現狀及對策范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.

Key words: file management; problems; Countermeasures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

檔案管理的職責，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是至關重要的。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，必須做到經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，防人為的泄密。

一、檔案管理的現狀及存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

2.人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

二、檔案管理工作提出以下幾點思考及對策

1.觀念創新,使檔案在服務中發揮經濟效益(1)要管好檔案、用好檔案, 首先要熟悉檔案。隨著星星的產業結構逐步調整、 優化,整體的技術含量也在不斷提高,生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應轉變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關技術人員,深入生產車間,熟悉了解生產經營工藝流程,弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”(2)要確立檔案是資產的觀念,在企業無論是科技、還是文書、聲像、 會計檔案,都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累,是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例,從設計試制到品牌的創立,無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發展到現在年產值幾十億元的規模,其創業的經驗、歷程,是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產,它除了具有企業無形資產的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。認識到檔案是資產以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產,就會下決心做好檔案工作。

2.要講究檔案利用服務工作的藝術性。利用者在利用檔案的過程中所產生的一系列心理活動，有積極的一面，也有消極的一面，檔案服務工作者在適應利用者的積極心理和引導利用者的消極心理轉化的過程中，有一個服務的技巧問題，也就是說，要針對利用者的心理活動，注意服務工作的藝術性。①應講究檔案利用服務場所布置的藝術性。檔案利用服務場所是檔案館為利用者提供的工作環境，環境氛圍的好壞直接關系到利用者的心理情緒。

所以服務場所布置的整齊、美觀、莊重大方；閱覽桌椅的安排應整齊、寬敞、高度適宜； 檢索工具與參考資料柜等設備放置的合理、有序，便于查找室內要經常保持清潔、充足的光照和良好的通風條件必要的制度等在寫法和張貼上應給利用者以親切感，如“吸煙請到休息室”等?？傊{動一切手段，為利用者創造一個和諧、優美、安靜和適宜調卷、專心查閱和研究的寬松環境，使利用者得到一種整潔、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感覺。

3.建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、 轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因， 登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、 腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

4.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中， 檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整， 充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

5.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作， 利用多種渠道向群眾宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

6.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、 檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。

篇（2）

【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.

【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures

【中圖分類號】R563.12 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）04-0006-01

醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，特別是加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作?，F就醫院檔案管理的現狀與對策談綜述如下。

1醫院檔案管理工作的現狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強，檔案利用率較低 對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.5 檔案管理人員業務水平不高 檔案知識欠缺在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高 有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

2加強醫院檔案管理工作的方法

2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案

法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統一管理，不能分散管理 運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高[1]。

2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理 加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.6建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據 由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

3加強醫院檔案信息自動化的對策

3.1推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平 目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平 根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3.3有重點地抓好數據庫建設 目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4小結

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段[2]。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑[3]。

當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。

參考文獻

[1]楊勇，劉晶.關于文書檔案一體化的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003，3（6）：45-47.

[2]彼得？萊曼.把萬維網檔案化.信息化參考，2004，12（13）：123-125.

篇（3）

國家的檔案的離不開公證檔案，因為它真實的記錄了公證機關的實際活動內容及具體情況。在公證行業中起到參考價值和積極意義的作用。以下就是公證檔案管理工作帶來的作用與影響。

1.1有效地衡量公證工作

公證檔案通常都是記錄著客觀事實，以及文件的內容包含著重要的民生檔案。因此嚴格要求公證員在公證管理中要按照相關的規定法律、法規以及程序準則執行工作。要想加強公證檔案的管理工作，就必須有一定的準則去進行規范，而公證檔案恰恰就充當了這個重要的角色，所以說公證檔案的文件是一種衡量公證機關工作的標準方法，不容被忽視。

1.2公證檔案的合理采用

現今信息技術的快速發展，可以將計算機等網絡系統與公證檔案管理進行密切結合，使公證檔案管理具有信息化、數字化及智能化等特性，采用這種方法可以大大提高公證檔案的資源整合與重組效率，也可以減少因記錄檔案復雜而帶來的弊端，充分的完善公證檔案的保存、查考等作用。通過這種合理的改進措施來滿足社會對公證檔案管理的技術高要求。

1.3公證檔案管是公證行業的基礎

萬丈高樓的佇立，離不開它堅實的地基。同樣的道理，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。為什么說公證檔案是公證機關中的基礎呢？首先公證檔案的負責人不只是簡簡單單的專業公證檔案管理人員，同時還包括公證員以及其他方面的檔案材料保管員和信息記錄的相關人員。所以從這一方面可知公證檔案系統是各個部門的交匯點，不論是公證機關的高層工作，還是下層的人員工作，它都起到決定性作用。其次公證檔案管理工作要求公證機關的全體人員都應了解和掌握公證檔案的知識，這樣才能保證整個團隊的工作順利進行。所以說，公證檔案管理不僅與公證當事人的人身財產利益有聯系，也與公證機關的權益存在著密切的關系，保護好公證檔案管理也就在為推動公證行業的健康穩定發展做貢獻。

2、分析公證檔案管理工作存在的問題

由于經濟的快速發展，公證檔案管理工作也只是剛剛走進人們的生活。所以公證檔案管理體系還不夠完善，仍存在許多不足現狀，在這些弊端的影響下降低了檔案管理工作的效率，使整體發展水平得不到提高，更嚴重的是給公證機構帶來了聲譽上的威脅。

2.1公證檔案管理的體制缺陷

現今我國政府沒有對公證檔案管理工作采取積極地條文規定和整體規劃措施，導致各地方的對公證檔案管理不規范化。出現管理制度混亂，沒有建立合理的保障體系，導致公證檔案材料不足，記錄材料不能及時得到整理和保管，例如：有時保管不當還會出現公證檔案被他人隨意領取、被人抄錄和復印外傳等現象，同時在進行調檔和查詢資料時難以翻閱，在公證檔案管理中出現了十分惡劣的狀態。

2.2公證檔案管理的設備相對落后

在信息科技發展迅猛的當下，電子科技已經被廣泛應用，但是在公證檔案管理這種要求高的工作中，常常會看見管理者還是用傳統的手工方式進行檔案的收集、整理、編目、檢索以及查閱，而缺少電子科技的使用。在與高速運轉的電子相比中，不難發現傳統的管理模式已經被高效率的網絡化淘汰掉。所以正確對待電子科技的應用是十分重要的。

2.3公證檔案管理人才短缺

在對公證人員進行專業知識的培養時，常常會出現許多人對知識不能深入理解和透徹的分析，在工作時就會影響到對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執行不到位，同時也不能對公證檔案管理中出現的新情況和新問題立刻做出判斷。公證檔案管理人才短缺影響著整個管理工作的正常運行，這也是公證檔案管理問題的關鍵之一。

3、對公證檔案管理工作提出的改進對策

3.1完善公證檔案管理的制度體系

要想提高公證檔案管理的工作效率，就要從根本上改進。相關部門應當制定和完善對公證檔案管理的規定，其中包括對檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機制的要求，將所有的記錄資料采取集中統一管理的措施，充分做到從立檔歸檔到信息統計，保管資料都能進行科學利用、安全處理、以及嚴守機密的成效。同時加大對公證檔案管理中因工作人員疏忽大意而造成遺失、損毀等錯誤的懲罰力度。對待公證檔案管理的管理人員的考核應采取不定期的抽查測試。通過不斷地完善管理工作的體制，可以為今后的公證檔案管理的發展打下強行針。

3.2提高公證檔案管理人員的專業技能

篇（4）

經筆者調查了解，我國公立醫院大部分都是建國前后建立起來的，2009年我國舉行慶祝了建國六十周年，那么這些建國期間和之后成立的醫院都會相當看重建院六十周年慶?；顒?，其中我院也在其列。作為一名建院六十周年活動的參與者，我對醫院檔案管理的重要性有了更深一步的體味。

醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院歷史的真實記錄，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，分析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好醫院檔案管理工作?，F就基層醫院檔案管理的現狀與對策談一下筆者的看法和觀點。

1 醫院檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理工作沒有得到足夠重視，管理人員素質有待提高。

檔案是醫院歷史原貌最原始、最真實的記錄，而任何一個醫院的發展都離不開歷史，要想了解醫院一步步的發展狀況，就必須通過查閱檔案資料。在我了解的一些醫院建院六十周年查閱歷史檔案過程中，就不是很盡人意，存在的空白太多，很多歷史只有靠我們的長者回憶，但現在剛建院時的人健在的就已經不多。究其原因就是檔案管理工作沒有得到各級領導，檔案管理人員的責任意識缺乏。不過，近些年這一現象在逐步得到緩解。

1.2 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。

在醫院管理中，醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.3 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。

到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.4 檔案意識不強，檔案利用率較低。

對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.5 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.6 檔案管理人員業務水平不高。

檔案知識欠缺在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

1.7 檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。

有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

2 加強醫院檔案管理工作的看法和對策

2.1 站到歷史的高度，重視檔案管理工作。

俗話說：鐵打的營房，流水的兵。我們各級、各屆領導、工作人員要站在對歷史高度負責的態度上，不僅是要重視本級、本屆的檔案工作，還要收集整理歷史資料，要做到“上對得起祖宗，下對得起子孫后代”。

2.2 加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。

大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.3 檔案只能集中統一管理，不能分散管理。

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理,這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.4 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.5 加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質。

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

2.6 加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理。

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.7 建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據。

由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

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關鍵詞:檔案管理;電子文件;問題;對策

Key words:archives management;electronic document;problems;countermeasures

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)03-0096-01

由于電子文件檔案的出現和發展時間短,暴露的問題較多,網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅,因此,對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

1電子檔案管理的現狀

1.1 對電子檔案的認識存在一定局限性。以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾,給想要使用檔案的人員帶來極大的不便,不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展,人們的價值觀念發生變化,意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。然而,社會中也確實存在少數人的極端看法,認為單位檔案是單位的私有財產,使檔案信息的開發處于封閉狀態,更談不上電子檔案的開放與上網了。

1.2 檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔。檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現行分類法有一定難度,僅僅從微觀上考慮本單位的現狀,實施奉單位制定的分類方法,沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響,出現了各自為政,各行其事的局面,使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

1.3 計算機技術尚未大規模應用于檔案管理。由于檔案管理部門的人力、物力有限,有些檔案部門至今仍沒有配備計算機,或者即使有了計算機,對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后,又輔以紙質檔案加以保存,形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段,很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育,檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件,或者在選購軟件時帶有一定的盲目性,從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

2電子文件檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內容原始性很容易被確認,而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征,無書寫墨跡和新舊的區別,一旦被刪改,復制或纂改內容都很難被識別。

2.2 電子文件檔案信息安全問題日益突出,隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來,因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展,使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet、高效流轉,電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時,電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于這樣一種惡劣的網絡環境之中,可以想象一個疏忽就可能導致滅頂之災。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數,現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防,使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3.1 加強電子文件全過程管理。由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改過程的目的,則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品,以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2 采取切實可行的信息保護措施。信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡“黑客”的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.3 重視和加強對檔案管理人員的培養。在電子文件日益發展的今天,培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養,一方面,要多渠道引進專業技術和管理人員,使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面,要對現有的檔案人員進行專業培訓,特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

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中圖分類號 F326 文獻標識碼 A 文章編號 1673-9671-（2013）011-0210-01

林業檔案是有關國家機構、社會組織以及個人從事林業各項活動后直接形成的對國家及社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、音訊等不同形式的歷史記錄，是進一步提高和發展林業規劃建設的重要基礎和主要依據。林業檔案管理工作是收集、整理、保管及開發利用林業檔案和相關資料的工作，對林業建設和社會經濟以及和諧幸福社會建設有著密切的關系，發揮著重要作用。

1 林業檔案概述

1.1 林業檔案的內容

林業檔案包括四個方面的內容，分別是文書檔案、林業科學技術檔案、林業公檢法及森林武警專業檔案、林業衛生教育檔案。

1.2 林業檔案管理的特點

1.2.1 專業性

林業檔案作為林業科技生產開發及利用等活動的記錄，在各項林業生產活動和工作中形成的檔案有著較強的獨特性，同時與其他各類檔案相比也具有較強的專業性。

1.2.2 多樣性

林業檔案作為檔案中的一種，有一般檔案的共性、但又有其獨特的地方、其載體不僅有紙質、磁性材料、感光資料等成的檔案。還有錦旗、獎杯、獎章等，此外還有志書、實物遺存、圖片等實物檔案經收集整理或加工成文獻后，也可作為檔案保存。

1.2.3 時效性

林業工作是一個長效性的工作，它成效的最佳狀態不是在建設之時，而是在很久之后，有的甚至是幾十年、上百年。

1.2.4 實用性

歸檔后進入檔案部門的林業檔案大多是科技檔案材料，它們不僅沒有歷史舞臺，反而正是他們發揮作用的活躍時期，而且將在很長的一段時期內發揮現行效用。

2 當前林業檔案管理的現狀

2.1 思想觀念上對檔案管理工作的重視程度不夠

同志在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時指出：“檔案工作是人類活動的真實記錄，檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面?！钡菣n案工作作為幕后工作，既不能為單位產生直接的經濟效益，也不能在年度和任期考核中有所體現，因此大多數領導不重視檔案管理工作，缺乏強有力的監督。此外檔案管理工作人員自身有問題，因為沒有認識到檔案工作的重要性，導致其責任心不強。

2.2 硬件設施上較為落后

大多數基層林業單位歷史悠久，但單位的整體硬件設施較差，跟不上時代的步伐。檔案庫房多年未修簡陋不堪，檔案櫥柜陳舊發霉，甚至部分單位還在用幾十年前的舊木廚，很難達到防火、防潮、防蛀蟲的效果。檔案工作辦公室缺少計算機現代化所用的電腦，打印機和掃描儀的單位有很多。因此，基層林業單位的檔案軟件建設有待加強。

2.3 人才隊伍建設方面嚴重脫節

我國檔案部門對檔案管理人員的調配多注重政治素質，而忽略了綜合素質，特別是專業素質，一定程度上影響了檔案信息資源開發利用工作的深入進行。近年來，各級林業部門檔案管理工作人員隊伍水平有了提高，然而一些基層的工作人員大部分都是兼職做檔案工作，常常忙于其他與檔案工作無關的工作，對于檔案經常放置一邊。

2.4 檔案管理現代化水平低

信息化作為當今世界經濟和社會發展的大趨勢，是推動世界各國經濟發展和和社會變革的不可或缺的推動力量。然而在過去的許多年中，各個單位由于林業檔案數量不多、形式單一而沒有分門別類的整理，而與單位其他檔案混在一起。導致部分使用率高、流動性大的林業檔案，如各類工程中的施工圖紙等很容易丟失，從而無法為后續工作或者其他的工程提供必要的技術支撐和指導。

2.5 檔案管理缺乏有效的管理機制

新的林業經營管理體系的建立，使得林業生產經營活動有了大幅度的提升，但也給林業檔案材料的歸檔帶來了許多困難。隨著各個層級的結構逐步增多。原有的舊文件沒有了合適的收管部門，新的文件又源源不斷的下發，致使文件堆積而無法下手。檔案材料不僅沒有按照年份、類別歸檔，而且由于沒有規范的管理制度，對于檔案材料的保密性、鑒定和銷毀工作也很難做到統一的管理。

3 做好林業檔案管理的對策

3.1 領導重視是提高林業檔案管理水平的重要保證

林業檔案是林業工作者心血和智慧的結晶，是黨和國家的寶貴財富。確保檔案材料的安全、完整、轉卻、系統。單位領導和辦公室主要負責人要高度重視檔案工作，在財力、物力、人力方面等方面要機遇大力支持，不斷改善辦公條件，加快先進技術在檔案管理工作中的運用。

3.2 加快檔案室的硬件設施建設

針對大多數單位硬件設施不健全的情況，首先各單位要集中精力建立專門的檔案室；其次要配備新型的檔案櫥柜，使其既方便檔案歸檔后的擺放，又方便日后的查閱；最后就是要配備現代化的電子設備，配備新型的計算機、掃描儀、激光打印機、復印機和購進新型的儲存和查詢軟件，從而能夠滿足廣大用戶對于檔案使用的需求。

3.3 逐步提高檔案工作人員的綜合素質

對于檔案管理工作來說，一直強有力的隊伍是做好這項工作的根本。社會的進步、數字化進程的加快，要求檔案管理人員必須盡快適應社會發展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上，要加大對信息資料的采集、樹立、辨析，使形成的資料具有準確性和時效性，形成一個系統的管理模式，以適應時代的發展要求。同時單位也要加強對林業檔案管理人員的培訓，對他們進行思想政治教育、專業水平和綜合常識等多方面的培訓，使他們在工作中對于檔案資料的價值、檔案資料的開發再利用也能夠有所創新。

3.4 提升檔案管理的現代化水平

隨著社會的不斷向前發展，檔案也逐步在發生著變化。電子檔案作為新興的檔案，在接收、存儲、查閱、導出等方面有著其他載體無可比擬的優越性，正在成為人類社會記錄、傳達和保存信息的重要工具。因此要對電子檔案的使用進行嚴密的管理，特別是針對電子檔案的秘密等級和秘密年限等進行嚴密的監管，對公眾的查閱范圍也要進行嚴密的限制，確保電子檔案在使用過程中的安全性。

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二、房地產檔案管理的現狀

1.房地產檔案管理沒有制度化

房地產行業在?l展，相關的檔案管理方式方法也應該發展，但是在現階段的房地產行業規劃中，檔案管理制度并沒有被重視。有的企業雖然有一些相關的管理制度，但是有一些或多或少的問題，導致最后并沒有落實。所以對這些問題進行分析我們可以知道，相關的工作人員對于自己的工作并不是很重視，這樣一來，市場的需求大，工作沒有落實，這樣的管理制度也就是個擺設而已，滿足不了社會的需求。

2.相關的管理人員專業素養不高

工作人員的專業素養決定著工作的質量，現階段雖然有很多的房地產公司會對相關的工作人員做一些相應的培訓，但是在現實工作中并沒有起到很好的效果，這些被培訓的人員對于管理工作的認識不深，或者是讀死書，沒有將學到的知識應用到相關的工作中，做不到隨機應變，很大程度上降低了工作效率。例如，檔案管理的處理需要依賴計算機來處理，一些在房地產做檔案管理的工作人員年齡較大，對于計算機的應用不是很熟悉，所以，這樣就造成了工作效率的不高。另外，在工作過程中，檔案管理部門沒有做到其他部門提供的信息的及時處理，整理出相關的檔案，也會造成效率的降低。

3.檔案檢索體系不高效

信息時代的到來方便了人們的日常工作和生活，信息管理解決了大量的手抄檔案，然而，我國的一些企業并沒有設計出相應的檢索體系，對資料沒有進行信息化的錄入，也沒有對這些文件進行歸類和備份，這樣就沒有充分利用信息時代帶來便捷，降低了工作效率。

4.檔案體系單一

房地產的檔案大部分都是紙張化的，另外是一些音頻資料，視頻和圖片資料。然而，大部分的房地產企業并沒有對資料進行收集，沒有做出相關的信息處理，所以在遇到了人力范圍之外的因素，如火災，地震的時候，這樣的檔案資料就會流失，造成難以彌補的損失。

5.利用率太低

檔案的建立是為了方便更多的用戶，提高檔案的利用效率。然而，在現階段我國的企業中，檔案沒有做出公開化。想獲取相關的資料是很困難的，如果人們在相關的問題上遇到了困難，需要了解部分的相關資料，也是很困難的。很多檔案的管理人員對于這樣的認識不夠，另外網絡化的辦公沒有普及，這樣一來，檔案的整理程度不夠，信息的共享也沒有普及，導致了這樣問題的產生，加上房地產的資料是有變化的，沒有做好相應的更新，也是導致檔案的利用率低下的原因。

三、房地產檔案管理的意義

隨著經濟的發展，人們對于房產的需求也慢慢增多，而與房產的相關檔案的管理是直接影響著人們的房屋產權的證明，所以房產檔案的管理是有重大的意義的，房地產檔案是房屋產權登記管理的真實記錄數據，是城市建設管理的重要部分。房地產檔案的廣泛性和變化性是今后相關工作人員做出規劃的重要依據，是解決房屋糾紛的一手資料，也是法律意義上的財產證據。然而，在現實的工作中，資料輕利用重管理是普遍存在的，而且管理體制有許多的不合理性，沒有正規的檢索體系，管理人員的專業素養不高等這些問題都有待解決。

四、加強房產檔案管理的對策

1.管理的方式方法適應時代的發展

隨著房地產的檔案資料增多，為適應時代的發展，需要實行人性化的檔案管理制度。首先，社會的發展會使房地產的資料有很大的堆積，而對于這樣的資料進行信息化的錄入是很有必要的，另外對于檔案的歸類需要更人性化的處理，做好相關的管理工作是很有必要的，這樣的管理才能使檔案的利用率達到最大化。另外，對于相關的工作人員的工作考核制度也需要做出相應的變化，促使相關人員積極地解決相應的問題，優化整個檔案管理工作。

2.提高相關管理人員的專業素養

人員才是整個管理工作的重點，所以對于人員的管理方式需要改變，這樣才能提高工作的效率，一個房地產企業的檔案管理人員如果沒有責任意識，沒有創新意識是非?？植赖?。所以對于相關人員的培訓是很有必要的，要讓他們意識到自己的不足，提高自己的專業知識和專業素養來滿足工作的需要。定期性常規性地進行培訓是不能缺少的，與時俱進，滿足時代的要求才能使檔案管理發揮更大的作用。

3.檢索體系的合理化

檔案的正確性直接影響著工作的質量，所以在對檔案進行檢索的應該要做到對檔案的資料進行糾錯，也應該對電腦進行定期的檢查，防止不法分子入侵盜竊機密資料。

4.增強檔案的利用率

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教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。

一、中職學校教學檔案管理的主要內容

1.綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及各種會議記錄等。

2.規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。

3.課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。

4.學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證、評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。

5.學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

6.教材類。包括各專業征訂教材的情況，自編、參編、主編教材的情況，優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。

7.招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料，畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

二、中職學校教學檔案管理中存在的問題

1.對教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識。大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置、檔案管理條件的完善、管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。

2.缺乏正規的指導、系統的規劃和系統的管理，導致檔案管理混亂。中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙于日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

三、加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策

1.系統管理，完善檔案管理機制。學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出其在學校日常工作中的地位和作用，及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則，設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作，各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理。各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務于事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。

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根據十余年醫院人事檔案管理的實踐，筆者就醫院流動人員人事檔案管理出現的一些新問題談幾點拙見。

1.1 檔案移交不及時

已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況出現。

1.2“棄檔”現象較嚴重

一是人事檔案作用逐步淡化，醫院在聘用專業技術人員時往往只是面試即可。

二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。

三是人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的原因。

1.3 檔案管理不規范

有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認識，用人不規范，考核、檔案工資晉升、評定機制不健全，不注意平時材料的形成，導致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關證明和辦理流動手續工作帶來一定的困難。

1.4 人事缺少特色服務

目前大部分地方人事還處在單一服務階段，在很多業務領域里還是空白，缺少個性化、專業化的服務，無法滿足社會和個人的發展需要。

1.5 檔案管理隊伍建設有待加強

檔案管理人員業務培訓機制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業務不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓力度。[ hi138/Com]

2 加強醫院流動人員人事檔案管理的對策

為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

2.1 加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。

2.2 完善流動人員人事檔案管理政策法規

一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。

二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展。

2.3 創新人事服務形式

篇（10）

關鍵詞 醫院；檔案管理；現狀；對策

近年來，隨著國內醫療改革的深入，醫院內部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設成果。在醫療改革的背景下，怎樣加強醫院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個重要課題。做好檔案管理對促進醫院發展具有非常重要的意義，它不但是醫療體制改革的必然要求，同時也是醫療改革政策方案得以貫徹落實的有力保障。醫院檔案管理工作一般是收集醫院運行過程中所產生的各類有價值的信息資料，結合這些信息資料，醫院管理者和相關部門能夠作出更加科學的決策。對臨床醫療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫院臨床研究工作更快速地發展。另外，對醫院自身和患者來說，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫療糾紛，能夠作為證據使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當前醫院檔案管理工作的現狀分析

（一）不重視檔案管理，相關制度不完善。一直以來，檔案管理工作都是醫院內部管理中的薄弱環節，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫療工作的組成部分，不像醫療診斷等工作一樣給醫院帶來經濟效益。因此，大部分醫院的領導常常會忽略檔案管理，他們關心的重點主要是在提升醫院經濟效益方面，而對可以產生科研價值的檔案管理工作并不關心。醫院的領導層常常會在醫療診斷等工作項目上制定出完善的系統的規章制度，但往往不重視與檔案管理工作內容相關的制度建設。另外，醫院內部的工作人員（普通醫務人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒有樹立正確的檔案管理意識。比如對醫院檔案管理人員來說，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺得自己的工作內容僅僅是對這些信息材料進行簡單的歸檔整理，在工作過程中也常常會出現人為失誤。

（二）檔案管理不規范，歸檔內容不明確。當前國內的大部分醫院都存在檔案管理工作不規范的問題，隨著現代科學技術的飛速發展，越來越多的現代化管理技術被廣泛應用于各行各業，但因為醫院內部檔案管理意識薄弱的問題，一些醫院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規范的問題。比如說一些醫院檔案管理人員連究竟應該對何種信息材料進行歸檔都不明確，即便是對歸檔的信息材料進行了規范，也不以統一的標準作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現代醫學技術飛速發展，醫院檔案信息材料必然會更加豐富，如果我們不對檔案管理工作進一步進行規范，明確檔案材料的歸檔內容，將會在很大程度上制約醫院的發展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質不高。醫院檔案管理工作是一項復雜系統的工作，對于相關管理人員的專業要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強的辦公能力，同時還必須要對檔案管理工作相關的法律法規有深入的了解，擁有較強的協作能力與計算機應用能力。但目前大部分醫院的檔案管理工作人員對專業知識并不精通，在上崗之前并未參加相關的培訓，這樣就非常容易導致檔案管理工作落實不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過程中無法有效開展工作。同時，因為檔案管理人員的管理意識不足，風險意識不強，不具有檔案保管與收集意識，從而導致檔案材料無法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴重后果。而管理人員職業道德素質存在的問題也會對醫院檔案的管理造成很大的影響，甚至會阻礙醫院的健康發展。

二、新時期下做好醫院檔案管理工作的對策

（一）樹立檔案管理意識，完善檔案管理制度。要增強醫院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現代檔案管理意識。醫院管理人員和檔案工作人員必須要意識到做好檔案管理工作的重要性，要利用學習、培訓、宣傳等多樣化的途徑，讓醫院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來，為促進醫院檔案管理工作科學化、規范化開展打下良好的基礎。此外，醫院檔案管理工作內容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個流程，我們可以把獎懲制度和激勵制度引入檔案管理工作制度之內，對及時規范完成檔案管理工作的相關人員進行獎勵，而對于工作不積極，存在諸多問題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應該納入醫院內部考核評價機制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動態管理的視角而言，筆者認為醫院檔案管理制度的建設必須要結合醫院運行實際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經驗豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學性和針對性。

（二）提高醫院檔案管理人員的綜合素質。醫院檔案管理工作內容繁雜，現代檔案管理技術的應用對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強檔案管理隊伍建設，努力提升醫院檔案管理人員的專業素養。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責任意識，進一步提升自己的業務水平，積極更新管理理念，通過各種途徑的學習來增強自身的專業素養，努力掌握管理新技能，用現代化的管理手段來增強醫院檔案管理工作效率，推動醫院的健康發展。其二，醫院方面要建立一直高素質、高水平的檔案管理隊伍，把現代化的管理理念引入醫院內部管理工作中，做好針對管理人員的技能培訓，為他們營造更多的提升機會，同時要完善相應的績效獎懲制度，最大限度地激發檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設，提高檔案利用率?，F代科技的發展和應用要求我們必須要轉變過去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應用現代化管理技術。醫院方面應該提高對檔案管理工作的財力投入，提供現代檔案管理工作所需的計算機、掃描儀等設備，推進檔案管理信息化建設。運用計算機網絡技術能夠幫助我們更好地對醫院檔案材料進行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價值，提升檔案材料的利用率，要結合實際需求，把握好檔案保密和公開的規律，及時調整其關系；或者利用有償服務的方式，構建檔案收入和資源提供的良性循環系統，努力豐富檔案數據庫的內容，收集更多有價值的檔案資料，讓檔案材料的價值得以更加充分地發揮。

三、結語

總而言之，醫院檔案管理工作屬于醫院內部管理工作的重要組成部分，對醫院來說非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠為醫院各項工作的開展提供有價值的依據和線索。在當前的形勢下，醫院檔案管理工作同時面臨著機遇與挑戰，我們在努力完善檔案管理工作的同時，必須要準確把握時代脈搏，樹立現代化的檔案管理理念，結合醫院的實際情況，采取有針對性的管理方式，從而推動現代化醫院的建設和發展。

參考文獻：