檔案數(shù)字化的重要性匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案數(shù)字化的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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0.前言

高職院校檔案管理的內(nèi)容，涵蓋了招生、人事管理、圖書館信息、畢業(yè)管理等工作的信息資源，其數(shù)字化管理模式的開發(fā)，是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)下，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，更為科學(xué)地處置、管理檔案信息資源。關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，能夠更好地收集和管理檔案，同時(shí)方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心，無論是檔案的查閱和瀏覽，還是檔案的借閱和調(diào)用，都可以借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)迅速完成，大大提高了檔案管理工作的效率水平。

1.檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的重要性分析

關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，其重要性可分別從以下三個(gè)方面展開分析：

1.1滿足檔案日益增長的存儲(chǔ)需求

隨著高職院校管理工作規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理工作的內(nèi)容越來越復(fù)雜，所涉及的檔案內(nèi)容，存在重復(fù)、互補(bǔ)、缺失等實(shí)質(zhì)性問題，而傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，且存儲(chǔ)數(shù)量大有日益增長的趨勢，以手工為主的檔案管理模式，逐漸表現(xiàn)出管理效率低下的缺點(diǎn)，嚴(yán)重影響了檔案信息的共享和利用。為進(jìn)一步滿足檔案信息資源的存儲(chǔ)需求，我們應(yīng)該嘗試性改變檔案的存儲(chǔ)模式，其中數(shù)字化技術(shù)提供化解檔案空間存儲(chǔ)壓力的可能性，在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，數(shù)字化技術(shù)完全避免了空間的限制，將原本有形的信息資源壓縮能夠無限擴(kuò)大的空間中，滿足檔案日益增長的存儲(chǔ)需求。

1.2具有超強(qiáng)的存儲(chǔ)和壓縮能力

檔案的數(shù)字化管理，借助圖片、聲音、視頻、文字等綜合處理技術(shù)，在保證檔案圖片、聲音、視頻和文字不會(huì)失真的基礎(chǔ)上，經(jīng)過壓縮處理，減少了存儲(chǔ)空間的占用，提高了檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的存儲(chǔ)效率，同時(shí)解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的限制性問題。隨著近幾年硬盤技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的容量和存儲(chǔ)空間不斷擴(kuò)大，而且成本要求也不高，這無疑給檔案數(shù)字化管理模式提供了成熟的開發(fā)條件。

1.3具有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)通過對(duì)檔案信息的分析，分別從宏觀、中觀和圍觀的角度，判斷檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性，總結(jié)出檔案內(nèi)容中所折射出信息資源的可靠性，以便采取更為針對(duì)性的管理手法，滿足檔案存儲(chǔ)與利用之間的需求平衡，促進(jìn)檔案管理工作健康穩(wěn)定地發(fā)展。期間，檔案管理主體應(yīng)該強(qiáng)化系統(tǒng)分析模式的開發(fā)，可供檔案管理信息的綜合分析，從檔案管理的角度來看，能夠?yàn)闄n案信息分析提供微觀數(shù)據(jù)，然后通過檔案數(shù)字化管理的平臺(tái)，及時(shí)公布檔案目錄的信息，引導(dǎo)檔案管理者更快地找到所需檔案，提高檔案管理的效率水平。

2.檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的技術(shù)建議

在分析檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)重要性的基礎(chǔ)上，我們需要明確數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容，同時(shí)建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，以及確定公開化數(shù)字檔案的管理特點(diǎn)，方可保證檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的有效性。

2.1數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容

首先是建立高效目錄管理模式，建立高效目錄管理模式，數(shù)字化檔案除了要通過分類編目、劃分密級(jí)、歸檔權(quán)屬檔案，還必須根據(jù)需求生成檔案目錄表，以供快速查詢。同時(shí)通過設(shè)置系統(tǒng)的權(quán)限，將電子目錄作為檢索查閱的唯一通道，以便結(jié)合系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象，自行判斷是否允許服務(wù)對(duì)象的進(jìn)入系統(tǒng)，并通過檔案統(tǒng)計(jì)功能，生成不同類別的報(bào)表，便于檔案管理工作人員快速作出決策判斷。其次是確定建檔范圍的文件材料，譬如學(xué)校在考生工作中，需要分別收集考生報(bào)名登記表、身體健康狀況體檢材料、考生登記表、考試答卷、考試成績和相關(guān)證明資料等；再次是開通檔案管理的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，以便及時(shí)將各種信息錄入并公布，打破以往信息公布利用時(shí)間和空間的限制，提高檔案的共享程度。

2.2數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立

首先是數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，數(shù)據(jù)庫是任何數(shù)字化管理系統(tǒng)最為復(fù)雜的組成部分，尤其是檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，要求選擇SAN 存貯系統(tǒng)，這種系統(tǒng)基于Fiber，并具有全冗余/容錯(cuò)結(jié)構(gòu)，以2Gbps/300MB/s的FC接口為通道，可為系統(tǒng)提供可靠的高性能。為提高電子檔案的安全級(jí)別，除了將檔案信息存儲(chǔ)在SAN系統(tǒng)中，還要定時(shí)進(jìn)行全備份/增量備份光盤備份，而存儲(chǔ)和備份都可以自動(dòng)化操作。如果檔案信息發(fā)生變化，檔案的增量變化可以通過動(dòng)態(tài)的檔案管理系統(tǒng)，在檔案出現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化之后，直接在線跟蹤權(quán)屬的變化和更新。其次是檔案信息的錄入，在紙質(zhì)檔案信息的基礎(chǔ)上，將檔案的資料錄入系統(tǒng)內(nèi)，檔案資料錄入工作人員應(yīng)該檢查每一卷的權(quán)屬檔案內(nèi)容是否真實(shí)完整，確保錄入的準(zhǔn)確性。再次是檔案資料掃描過程中，掃描工作人員要按照檔案中的資料排放順序，逐頁掃描，并邊掃描邊檢查掃描的效果，如果在掃描過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料的缺失，要及時(shí)匯報(bào)負(fù)責(zé)人，確保整個(gè)掃描工作的無誤。最后是錄入和掃描檔案的復(fù)查，檔案資料錄入和掃描后，直接進(jìn)入資料的檢查程序，檢查工作人員分組進(jìn)行，第一組負(fù)責(zé)錄入資料的檢查，第二組負(fù)責(zé)掃描資料的檢查，第三組負(fù)責(zé)錄入資料和掃描資料的復(fù)查，經(jīng)復(fù)查無誤后，進(jìn)行資料匯總。在檢查和匯總的過程中，要注意檔案每一項(xiàng)信息的完整性，譬如發(fā)現(xiàn)掃描圖片失真或者歪斜，則要用PS軟件調(diào)整或者重新掃描。除此之外，檔案資料的備份，也是檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)，相比于傳統(tǒng)的權(quán)屬檔案管理模式，數(shù)字化管理存在安全性的隱患，為了避免資料的丟失，一方面要分開保管好紙質(zhì)檔案，另一方面要根據(jù)檔案備份制度，將已經(jīng)錄入、掃描和檢查完畢的檔案信息，用光盤、磁盤、備用主機(jī)、移動(dòng)硬盤等進(jìn)行多渠道備份。

2.3公開化數(shù)字檔案的管理要點(diǎn)

錄入、掃描進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)的檔案，具有不同的權(quán)限級(jí)別，其中部分檔案信息可以公開化，這些檔案信息必須進(jìn)行引導(dǎo)性管理。一方面是確定查詢的內(nèi)容，可根據(jù)相關(guān)檔案信息查詢登記管理的規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容記載的信息，供以單位和個(gè)人公開查詢，但查詢的范圍要有一定的限制，一般情況下查詢的原則是委托許可，否則查閱他人信息的范圍將受到限制。另一方面如果涉及到當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的房產(chǎn)信息，由于檔案管理部門工作的疏漏而造成信息外泄，相關(guān)部門應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.結(jié)束語

關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，能夠更好地收集和管理檔案，同時(shí)方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心，大大提高了檔案管理工作的效率水平。文章通過研究，基本明確了檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的重要性及方法，但鑒于不同領(lǐng)域檔案數(shù)字化管理要求和條件的差異性，以上方法在實(shí)際檔案管理工作中的應(yīng)用，還需要結(jié)合具體檔案管理工作的主客觀情況，予以靈活地參考借鑒，以保證相關(guān)管理方法的適用性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳麗亞.對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].機(jī)電兵船檔案，2014，（1）：81-82.

篇（2）

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）18-0307-02

0 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。在檔案管理工作中，運(yùn)用高科技平臺(tái)，采用數(shù)字檔案將是非常科學(xué)的選擇。就目前我國的情況來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和自動(dòng)化辦公的不斷滲透，數(shù)字檔案已逐漸走入人們的視線，新時(shí)代條件下，檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的優(yōu)勢發(fā)揮出來，如何正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設(shè)中的重要性，將是一個(gè)值得探討的話題。

1 淺析數(shù)字檔案的管理模式

從古至今，檔案一直都是存在的。檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。傳統(tǒng)檔案是紙張組成、存放和保管需要時(shí)間頗為不便，存放時(shí)間有限，找起來不方便。檔案數(shù)字化，從技術(shù)層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化和傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在通過掃描轉(zhuǎn)為JPG\PDF等格式將紙張電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲(chǔ)，并可通過索引被快速找到，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、單位內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興檔案管理技術(shù)。它是一個(gè)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高速有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

如圖1所示：現(xiàn)代數(shù)字檔案管理主要是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙介質(zhì)檔同原始數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，構(gòu)成整體成為一個(gè)檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，再將檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件，與全市、全省、全國、全行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)相連或與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，構(gòu)成一個(gè)廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計(jì)算機(jī)軟硬件資源。

2 分析數(shù)字檔案的具體管理細(xì)則

由于數(shù)字檔案不同于以往傳統(tǒng)檔案，所以在管理方面也有著自己獨(dú)立的方法和步驟。當(dāng)然也正是因?yàn)檫@樣，在檔案信息化建設(shè)過程中其重要性也相應(yīng)比較明顯。通常傳統(tǒng)的檔案，在管理過程中比較機(jī)械，主要是管理一些文獻(xiàn)資料、真跡及其它原始的檔案資料不受損毀，而數(shù)字檔案，面對(duì)的最住要的問題將是信息安全，所以其在管理上有相應(yīng)的調(diào)整。總體而言，現(xiàn)行的數(shù)字檔案管理模式主要分為以下三個(gè)層次：

其一，時(shí)代與科技的發(fā)展使檔案管理對(duì)象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預(yù)見隨著社會(huì)的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認(rèn)。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對(duì)象。

其二、數(shù)字檔案的管理內(nèi)容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對(duì)新型的數(shù)字檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各部門所產(chǎn)生的有保 存價(jià)值 的電子文件的齊全、完整、有效。

其三、長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計(jì)等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)型。由于數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具有大容量的特點(diǎn)，擺脫了檔案對(duì)存儲(chǔ)空間的依賴性。總之，計(jì)算機(jī)具有自動(dòng)分類與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運(yùn)用，使整個(gè)檔案工作轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)為核心的自動(dòng)化辦公，簡化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動(dòng)力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質(zhì)量和效率。另外，網(wǎng)絡(luò)世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。

也就是說，數(shù)字檔案在管理的過程中一定是完全按照科學(xué)的步驟進(jìn)行操作的，我們只要按部就班的執(zhí)行下來，那么這套管理體制的優(yōu)勢就可以得到最大程度的發(fā)揮，而對(duì)人們提供的便利也將有最為完美的體現(xiàn)。

3 剖析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

從根本上講，檔案信息化建設(shè)，主要是指通過計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等高科技手段將傳統(tǒng)的檔案設(shè)計(jì)成人們可共享，方便查閱編輯的網(wǎng)絡(luò)化檔案。它的核心內(nèi)容是在保證與傳統(tǒng)檔案目的相同的情況下，突出當(dāng)然使用和保管的安全性及實(shí)用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難，方便人們快速準(zhǔn)確的使用儲(chǔ)存所需要的信息。

信息時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，作為檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化來講是非常有利的。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來講，隨著員工流動(dòng)性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術(shù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)調(diào)查員工的各種狀況，大大增強(qiáng)辦事效率，再如對(duì)醫(yī)院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財(cái)富，通常會(huì)存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手續(xù)非常復(fù)雜，只有通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實(shí)質(zhì)問題。

當(dāng)然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的作用還不僅如此。檔案技術(shù)的人類的歷史發(fā)展，一方面是對(duì)過去事件的記錄，另一方面也是對(duì)未來事件的啟發(fā)。所以我們在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項(xiàng)工作變得非常方便，因?yàn)樗歉呖萍籍a(chǎn)物，通過數(shù)字檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)所有檔案及時(shí)管理和更新的效果，所以相對(duì)于以前的實(shí)體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準(zhǔn)確性上有其必然優(yōu)勢。

此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中還有一個(gè)優(yōu)勢，那就是安全性比較高。這點(diǎn)尤為重要。雖然之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數(shù)字檔案高，因?yàn)閿?shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對(duì)重要文檔進(jìn)行加密，所以同相應(yīng)的紙質(zhì)文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢顯現(xiàn)的非常明顯。

總的來講，數(shù)字檔案以其方便性，安全性和快捷性等多方優(yōu)點(diǎn)廣泛應(yīng)用于各種場合的檔案信息化建設(shè)中，其重要性不言而喻。

4 總結(jié)

綜合全文，數(shù)字檔案在信息化建設(shè)中的重要作用主要體現(xiàn)在其方便快捷和安全上，作為一名合格的工作人員，我要做的是最大限度的掌握好數(shù)字檔案的建設(shè)過程，做到在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并從中汲取經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)以后的工作，當(dāng)然，在此之前，我們一定要先完全理解其在檔案信息化建設(shè)中的重要作用，只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數(shù)字檔案的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

參考文獻(xiàn)：

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1.1檔案信息化管理的重要意義從前傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化可以打破以前那種封閉的管理模式，逐漸走向開放，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從具備檔案保管與利用的職能向信息采集與服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，信息化的檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。從一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來考慮檔案的信息化管理，檔案是決策與管理的基礎(chǔ)依據(jù)，當(dāng)做出一些重大決定時(shí)往往都會(huì)將檔案作為一個(gè)參考內(nèi)容，所以檔案對(duì)于決策的正確性有很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理可以做到檔案長期有效，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，所以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理具有重要意義。

1.2檔案管理效率更高傳統(tǒng)的檔案方式就是從檔案的收集、整編開始一直到提供給單位利用都是手工完成的，然而隨著社會(huì)的發(fā)展信息量越來越大，所以對(duì)于檔案管理來說難度與復(fù)雜性也都有了更大的難度，因此從前的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不再適用。如今的數(shù)字檔案促進(jìn)了檔案信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，不再像從前那樣每次使用檔案都要有很多的程序，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，信息化管理的最大優(yōu)點(diǎn)就是檔案共享，大大的提高了工作效率。其次，對(duì)檔案的檢索與查詢也更加方便，在查詢時(shí)有多種方式可以選擇，查詢者可以根據(jù)自己的要求選擇組合查詢、分類查詢、模糊查詢的查詢方式，很大程度的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅為工作帶來了便利性，而且還可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，可以有效解決借閱者逾期不還的問題。

2數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案信息未能全面實(shí)現(xiàn)資源共享人們對(duì)于所需要信息的要求是全面、快速、標(biāo)準(zhǔn)、有效，但是在實(shí)際中卻存在一些問題導(dǎo)致檔案的橫向聯(lián)系堵塞，由于系統(tǒng)之間的溝通比較少，所以也就沒有統(tǒng)一的規(guī)范，直接導(dǎo)致檔案信息交流存在一定的困難。面對(duì)這種問題必須加強(qiáng)檔案之間的橫向交流，對(duì)于信息化建設(shè)之中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要經(jīng)過共同的研究進(jìn)行制定，多方面采取意見，并且尊重大家提出的建議，主要規(guī)范檔案管理過程中責(zé)任者的行為。根據(jù)所指定的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一實(shí)施，使網(wǎng)絡(luò)化的信息資源最終形成一個(gè)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性不夠隨著檔案管理的信息化程度逐漸加深，信息化各為其政、各取所需，沒有形成一個(gè)完整的統(tǒng)籌局面，對(duì)于檔案的管理工作不能做到全面考慮，導(dǎo)致很多數(shù)字檔案在信息化時(shí)都是走一步算一步，并沒有長遠(yuǎn)的計(jì)劃，檔案管理人員針對(duì)檔案之中存在的問題往往都是采取邊發(fā)現(xiàn)邊解決的方式，信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。另外，由于檔案管理的不規(guī)范，造成使用格式與數(shù)據(jù)都不統(tǒng)一，影響信息的接收與傳送。

3解決數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在問題的建議

3.1調(diào)整館藏機(jī)構(gòu)推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)發(fā)展由于一直以來對(duì)于檔案的管理都不受重視，所以發(fā)展受到了很大的影響，關(guān)于檔案的保存也一直沿用傳統(tǒng)的方式，但是對(duì)于當(dāng)今社會(huì)來說信息量大并且信息復(fù)雜性大，所以從前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。必須根據(jù)社會(huì)的需求以及各個(gè)行業(yè)對(duì)于檔案管理的需求進(jìn)行檔案管的結(jié)構(gòu)調(diào)整，推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展，利用科學(xué)技術(shù)的成果對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案管理的模式相比，數(shù)字檔案館的功能更加強(qiáng)大、服務(wù)手段更加全面、并且對(duì)于信息的處理質(zhì)量也要好很多，最重要的是對(duì)于信息的管理以及調(diào)用等效率都更高。進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)可以打破使用者與檔案之間時(shí)間與空間的限制，在索取信息時(shí)可以更加快速方便的找到所需要的信息。總之，調(diào)整館藏機(jī)構(gòu)推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，在進(jìn)行信息化管理之后不僅可以獲取自身檔案館的館藏信息還可以獲取網(wǎng)絡(luò)中大量信息，對(duì)于信息的獲取更加方便。

3.2重視檔案信息化與法制化建設(shè)為了規(guī)范檔案的信息化管理，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度要求加快檔案法制的信息化建設(shè)，以實(shí)際之中所遇到的情況作為依據(jù)，參考群眾的建議制定電子文件與規(guī)章制度，利用具有強(qiáng)制性的規(guī)章制度作為約束機(jī)制，從而提高信息化的建設(shè)水平。另外，還有宣傳與檔案相關(guān)的一些重要信息，完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，在檔案管理部門的員工應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)并且熟知檔案管理局制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案部門內(nèi)部對(duì)于檔案管理的重視。另外，檔案管理局所制定的標(biāo)準(zhǔn)只是一個(gè)依據(jù)，在實(shí)際中對(duì)于檔案檔案管理的要求還應(yīng)該以實(shí)際工作情況為主，結(jié)合部門本身的特點(diǎn)制定適合自身運(yùn)行的制度。通過逐級(jí)的發(fā)展使我國檔案管理法制性越來越高，使檔案的發(fā)展更加迎合社會(huì)，促進(jìn)我國信息化管理體制的發(fā)展，使其不斷走向國際。

3.3重視信息化人才的培養(yǎng)對(duì)于檔案的信息化管理來說不僅要具備充足的檔案管理知識(shí)，還要熟知計(jì)算機(jī)以及所使用軟件的操作方法與結(jié)構(gòu)，并且對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)也要有所了解。所以檔案部門應(yīng)該建立一支技術(shù)能力與職業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)涞男畔⒒?duì)伍，檔案部門可以通過對(duì)內(nèi)部工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)的法師提高他們對(duì)信息化處理的工作能力，還可以通過引進(jìn)新型設(shè)備是方式增強(qiáng)本身的硬件實(shí)力。

篇（4）

城建檔案數(shù)字化工作在我國擁有較長的發(fā)展時(shí)期，從城建檔案的形成原因上說，主要是在人們從事城市建設(shè)時(shí)，在工作中形成了一系列具有保存價(jià)值的的歷史記錄，這種檔案還有可能包括領(lǐng)導(dǎo)作出的一些重要的決策，城建檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，有利于相關(guān)人員對(duì)于工作進(jìn)行查考，并且也方便了科研人員進(jìn)行科學(xué)研究，同時(shí)，為設(shè)備的建設(shè)提供了可靠的資料。通過對(duì)于我國城建檔案數(shù)字化工作進(jìn)行一定的完善，能夠在總結(jié)我國傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化工作所存在的優(yōu)勢以及不足的情況下，吸取城建檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案的制度建設(shè)工作作出貢獻(xiàn)，以下將對(duì)我國的城建檔案數(shù)字化工作及其質(zhì)量控制重要性進(jìn)行深入的探討。

一、概述城建檔案數(shù)字化工作

對(duì)于我國傳統(tǒng)上的城建檔案數(shù)字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作無法在較短的時(shí)間內(nèi)收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數(shù)字化效率的落后。其二，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作沒有適應(yīng)當(dāng)今形勢變化的管理方式，并且，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)方式僅僅立足于工作的表面，這對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個(gè)方面，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發(fā)，而某些城建檔案數(shù)字化工作還要求在城建檔案數(shù)字化工作中加入當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的因素。并且，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，逐漸出現(xiàn)了采用多媒體文件來進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進(jìn)行有效的整合，能夠?qū)τ跈n案實(shí)現(xiàn)長期的保存。有效的多媒體文件還能夠?qū)τ诋?dāng)時(shí)歷史活動(dòng)發(fā)生的場景進(jìn)行詳細(xì)的記錄，甚至再現(xiàn)聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數(shù)字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)新形勢對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的需要。傳統(tǒng)上的城建檔案管理往往具有這樣的特點(diǎn)，那就是檔案的建設(shè)一旦完成，城建檔案管理人員便不再對(duì)于檔案的維護(hù)負(fù)責(zé)，只有在檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的安全隱患或者是質(zhì)量問題時(shí)，才會(huì)由城建檔案管理人員重新對(duì)于檔案進(jìn)行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實(shí)際進(jìn)行是分不開的，由于這個(gè)特點(diǎn)，就很有可能造成城建檔案管理人員在進(jìn)行檔案的建設(shè)時(shí)，不注意對(duì)于施工標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，或者是隨意制定施工的規(guī)范，甚至于出現(xiàn)編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關(guān)系有著緊密聯(lián)系的檔案，對(duì)于檔案的歸檔也是一個(gè)難題，因?yàn)闄n案歸檔所需要的環(huán)節(jié)相當(dāng)復(fù)雜，一個(gè)城建檔案的項(xiàng)目即使能夠在最短的時(shí)間內(nèi)歸檔，也需要至少半年的時(shí)間。至于檔案的建設(shè)上來說，其經(jīng)歷的周期便更長。我國許多城建檔案的建設(shè)項(xiàng)目從施工的準(zhǔn)備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長的時(shí)間。城建的立項(xiàng)不能依靠建設(shè)單位自己來完成，而是需要建設(shè)項(xiàng)目所在地的政府來提供保證，只有得到當(dāng)?shù)卣呐鷾?zhǔn)之后，被列入投資的計(jì)劃，之后還需要當(dāng)?shù)氐恼掳l(fā)相應(yīng)的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設(shè)，不僅如此，只有建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目與當(dāng)?shù)氐南罉?biāo)準(zhǔn)相符合，才能夠開始檔案的建設(shè)。一個(gè)高效的城建檔案數(shù)字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環(huán)境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對(duì)于人員的管理工作，進(jìn)一步提升城建檔案數(shù)字化工作對(duì)于社會(huì)的價(jià)值，從而使城建檔案數(shù)字化工作獲得應(yīng)有的發(fā)展，并且使其服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于人民。

二、城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性

城建檔案數(shù)字化只有實(shí)現(xiàn)一定的科學(xué)規(guī)范性，才能夠?yàn)樯鐣?huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。從形勢的需要上來說，城建檔案數(shù)字化工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)有助于提升管理人員的工作熱情。

做好城建檔案數(shù)字化工作不僅僅是形勢的需要，同時(shí)也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數(shù)字化工作的體系，能夠加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作的水平，并且改善傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化工作存在的問題，開創(chuàng)城建工作對(duì)于城建檔案數(shù)字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數(shù)字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數(shù)字化工作的層次，培養(yǎng)工作人員對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的熱情，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，進(jìn)而使城建檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)長期的科學(xué)持續(xù)地發(fā)展。

（二）有助于衡量單位的業(yè)績以及管理水平。

城建檔案數(shù)字化工作的有效性直接決定城建檔案數(shù)字化工作的發(fā)展水平，并且還反映了這個(gè)城建工作的管理水平的高低。一個(gè)單位的檔案不僅僅記錄著這個(gè)單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個(gè)城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對(duì)于城建工作的經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行系統(tǒng)性的分析，有助于協(xié)助城建工作制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。并且，科學(xué)的城建檔案數(shù)字化的方法還可以培養(yǎng)城建工作人員進(jìn)行科學(xué)分析的水平，使分析人員看到城建工作的發(fā)展中存在的不足以及優(yōu)勢。從而進(jìn)行針對(duì)性的分析。對(duì)于我國的城建工作來說，要想做好城建檔案數(shù)字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化的觀念，從新時(shí)代的特點(diǎn)出發(fā)，大膽地對(duì)新的城建檔案數(shù)字化方案進(jìn)行探索。只有這樣，才能夠?qū)τ诔墙üぷ鞯恼w的發(fā)展方向以及城建工作的經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行精確的分析，幫助城建工作在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)城建工作內(nèi)資源的有效合理的配置。這對(duì)于城建工作的未來的發(fā)展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數(shù)字化的方案，可以在更深的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)于城建工作的管理效率，提升城建工作的發(fā)展空間。

（三）有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展。

城建檔案數(shù)字化實(shí)際上就是對(duì)于歷史活動(dòng)的一種記錄，通過對(duì)于這種記錄進(jìn)行分析，可以對(duì)于檔案中的資料進(jìn)行合理有效地分析，這種分析方法實(shí)際上就是一種對(duì)于檔案的基礎(chǔ)性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經(jīng)常會(huì)體現(xiàn)對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)律，甚至是體現(xiàn)社會(huì)的發(fā)展方向。因此，從這個(gè)意義上來說，檔案是在經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)中一項(xiàng)不可多得的資源。加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作在當(dāng)前的時(shí)代中有很強(qiáng)的時(shí)代意義。加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作有助于在全社會(huì)形成一種信息資源的貢獻(xiàn)氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對(duì)于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對(duì)于檔案進(jìn)行檢索，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)的發(fā)展。

（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。

首先，建設(shè)單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設(shè)的立項(xiàng)以及施工，直至最后竣工的整個(gè)過程入手，確立城市建設(shè)城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準(zhǔn)確性。

（五）有助于制定清晰的歸檔方案。

在城市建設(shè)的項(xiàng)目完成之后，需要施工單位根據(jù)施工的標(biāo)準(zhǔn)來制定城市建設(shè)的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設(shè)的審核部門對(duì)于文件進(jìn)行審核，審核的主要內(nèi)容為城市建設(shè)的測量文件，以及城市建設(shè)的施工標(biāo)準(zhǔn)，城市建設(shè)的質(zhì)量認(rèn)定等等。另外，還需要審核人員對(duì)于城市建設(shè)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行把關(guān)，保證竣工文件的準(zhǔn)確性以及清晰性。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀以及城建檔案數(shù)字化重要性進(jìn)行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數(shù)字化人員的工作熱情，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作發(fā)展，還可以在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化工作水平的提高。提升城建檔案數(shù)字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發(fā)展水平，還可以利用合理的檔案對(duì)于城市的發(fā)展方向進(jìn)行預(yù)測。

【參考文獻(xiàn)】

[1]韓玉梅.中外進(jìn)館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學(xué)通訊,2014（05）.

篇（5）

創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步和國家發(fā)展的源泉，對(duì)于我國國民經(jīng)濟(jì)的提高和社會(huì)各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動(dòng)作用，社會(huì)各領(lǐng)域都應(yīng)該積極創(chuàng)新，進(jìn)而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計(jì)劃生檔案管理工作也不例外，相關(guān)的計(jì)生檔案管理部門必須在計(jì)生檔案管理實(shí)踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時(shí)展和社會(huì)進(jìn)步需求對(duì)計(jì)生檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而更好地滿足我國的計(jì)劃生育工作發(fā)展需要。

1計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內(nèi)容

計(jì)劃生育檔案管理能夠?yàn)槲覈_展計(jì)劃生育工作提供大量具有實(shí)用價(jià)值的文件資料，對(duì)做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計(jì)劃生育檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)生檔案的管理力度，力求實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息資源的有效共享。計(jì)劃生育檔案管理工作是我國實(shí)施計(jì)劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對(duì)計(jì)劃生育檔案信息管理人員進(jìn)行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓(xùn)，可以提升工作人員的工作效率，提升計(jì)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提高計(jì)生檔案的利用率。同時(shí)也可以使我國的計(jì)生檔案管理人員對(duì)自己的工作有更全面深入的認(rèn)識(shí)，更積極主動(dòng)地開展檔案管理服務(wù)。通常計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內(nèi)容：①對(duì)計(jì)生檔案實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理數(shù)字設(shè)備的性能。相關(guān)計(jì)生檔案管理部門在實(shí)際工作過程中，必須建立一個(gè)規(guī)范化、科學(xué)化的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升計(jì)生檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，增強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的權(quán)威性。同時(shí)計(jì)生檔案管理工作人員還應(yīng)該熟練掌握各種檔案管理新技術(shù)和現(xiàn)代化信息設(shè)備，能定期維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計(jì)生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強(qiáng)計(jì)生檔案信息的真實(shí)性，提升我國計(jì)劃生育檔案信息的管理水平。開展計(jì)生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。因此計(jì)生檔案管理部門應(yīng)該定期的對(duì)計(jì)生檔案管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)計(jì)生檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級(jí)政府還必須撥出一定的專項(xiàng)資金供計(jì)生檔案管理部門購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、正規(guī)的檔案管理技術(shù)軟件以及各種信息安全防護(hù)軟件，進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理數(shù)字化設(shè)備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個(gè)科學(xué)先進(jìn)的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進(jìn)行，為我國計(jì)劃生育工作的持續(xù)開展保駕護(hù)航[1]。

2計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前我國計(jì)生檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，它的開展既是順應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展趨勢的結(jié)果，也是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在計(jì)劃生育工作中大規(guī)模應(yīng)用的必然結(jié)果。但是計(jì)生部門工作人員仍然應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)到，我國現(xiàn)階段在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，亟待相關(guān)人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個(gè)方面：

2.1沒有設(shè)定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)階段，我國許多的計(jì)劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時(shí)調(diào)動(dòng)，沒有統(tǒng)一的計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)其考核管理。大部分計(jì)生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的計(jì)生檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗了。他們不能充分理解計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識(shí)差，對(duì)各項(xiàng)計(jì)生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務(wù)知識(shí)也不太清楚，難以勝任日常的諸如計(jì)生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。

2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度

當(dāng)前我國并沒有制定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準(zhǔn)則。因?yàn)槲覈挠?jì)生檔案管理人員很多都是臨時(shí)抽調(diào)來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計(jì)劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時(shí)計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)的管理制度也不完善，權(quán)責(zé)劃分不清楚。檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密意識(shí)不強(qiáng)，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責(zé)任人[3]。

2.3檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足

由于我國是一個(gè)發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)條件還相對(duì)落后，所以我國各級(jí)政府在計(jì)生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴(yán)重限制我國計(jì)劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因?yàn)闄n案管理經(jīng)費(fèi)少，很多計(jì)生檔案管理部門就難以購置先進(jìn)的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學(xué)的高性能計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.4數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后

各級(jí)計(jì)生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重落后，這也是現(xiàn)階段導(dǎo)致我國計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計(jì)生部門依據(jù)時(shí)展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計(jì)劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)庫沒有與先進(jìn)的檔案管理軟件相結(jié)合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，所以，它們的利用率不高，在進(jìn)行一般的計(jì)生檔案管理時(shí)，很多時(shí)候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了計(jì)劃生育檔案管理的水平。

3加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法

3.1提高計(jì)劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)

因?yàn)槲覈挠?jì)劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)這些人員的定期培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計(jì)劃生育檔案管理工作。一般在對(duì)這類檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，其培訓(xùn)內(nèi)容可從三方面著手。①對(duì)他們進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣和信息安全保密意識(shí)，并讓他們充分認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。②對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)處理能力。③加強(qiáng)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平[4]。

3.2加大資金投入，購買先進(jìn)的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級(jí)政府都必須加大對(duì)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，幫助他們購置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。

3.3做好計(jì)生檔案信息的虛擬化工作

計(jì)生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器資源進(jìn)行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計(jì)生檔案信息資源，可以增強(qiáng)服務(wù)器的管理性能，進(jìn)而降低檔案信息數(shù)字化管理運(yùn)行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計(jì)劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)本部門計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)生檔案信息的利用率。③在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實(shí)現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。

3.4加強(qiáng)情報(bào)監(jiān)控加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的情報(bào)監(jiān)控

對(duì)于完善各類計(jì)劃生育檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強(qiáng)計(jì)生檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)性、適用性和安全性。在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理時(shí)，特別是在信息情報(bào)管理過程中，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實(shí)時(shí)瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計(jì)劃生育檔案信息。在具體的計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強(qiáng)的職業(yè)道德意識(shí)，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方法，對(duì)計(jì)生檔案分類、歸整，并最終實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)劃育檔案的利用率，確保計(jì)劃生育檔案管理的實(shí)用性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。也就是說計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計(jì)劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲(chǔ)，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進(jìn)了我國計(jì)生檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[6]。

4結(jié)語

綜上所述，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)不但有利于進(jìn)一步促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的革新，還能促進(jìn)計(jì)生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級(jí)政府必須大力支持和全力配合計(jì)生部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計(jì)生檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對(duì)性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉海峰.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].黑龍江史志，2015（9）：151.

篇（6）

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在我國很多高校里面，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)注重學(xué)校的科研工作以及教學(xué)任務(wù)，而對(duì)高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會(huì)投放在科研工作以及教學(xué)任務(wù)上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少。這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

2.高校檔案數(shù)字化的建設(shè)缺乏依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員技術(shù)水平不高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也不熟練，對(duì)于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題解決對(duì)策

1.加大對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

2.建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)于高校檔案數(shù)字化的建設(shè)有著非常重要的推動(dòng)作用，高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，進(jìn)行高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案數(shù)字化就難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數(shù)字化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息從采集、存儲(chǔ)、傳輸?shù)热^程都有章可循，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案數(shù)字化工作有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)，為建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是發(fā)展高校檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢，做好高校檔案數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)緊密地結(jié)合起來，引領(lǐng)高校檔案數(shù)字化向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案在推進(jìn)高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備，提供高校檔案數(shù)字化后臺(tái)數(shù)據(jù)庫支持，實(shí)現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現(xiàn)出自身的重要價(jià)值，高校檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫時(shí)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺(tái)，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件。現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使高校檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用。提高對(duì)高校檔案數(shù)字化信息的有效管理和使用，需要建立高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。

4.提高高校檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)水平

高校檔案進(jìn)行管理的重要組成部分就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術(shù)水平。通過集中的方式進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行培訓(xùn)。如高校在培訓(xùn)每位工作人員時(shí)，要求其在輸入檔案內(nèi)容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯(cuò)誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進(jìn)行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化過程中，還可以臨時(shí)招聘一些能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作、了解檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的人才，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

篇（8）

一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義

檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。

二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1、觀念問題

高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。

2、技術(shù)層面的問題

⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫。

⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。

⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。

⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。

四、相關(guān)策略建議

1、加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。

2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用

高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。

3、安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。

篇（9）

社會(huì)檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據(jù)不同的適用范圍及管理內(nèi)容進(jìn)行劃分。對(duì)民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個(gè)人的參保情況，同時(shí)也是維護(hù)參保者社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的重要依據(jù)，對(duì)社會(huì)個(gè)人以及我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)我國對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會(huì)保險(xiǎn)制度，投保人數(shù)急劇增加，對(duì)社保檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。我國數(shù)字化技術(shù)不斷成熟，其應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大，在社保檔案管理工作中推行數(shù)字化管理是推進(jìn)管理工作發(fā)展的必然趨勢和要求。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的作用分析

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息具有重要的使用價(jià)值和參考價(jià)值。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理具體而言就是對(duì)參保單位和個(gè)人參保情況的詳細(xì)記錄，主要有個(gè)人的文字信息、數(shù)據(jù)圖表以及參保單位的詳細(xì)資料。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性、專業(yè)性，能夠真實(shí)有效地反映個(gè)體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個(gè)人使用，同時(shí)也是社會(huì)個(gè)體享有社保福利的重要依據(jù)，社保檔案管理信息具有較高的使用價(jià)值和參考價(jià)值。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。近些年來，我國不斷加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度，而與其相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也日趨完善和規(guī)范化。我國針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作制定了具體的法律法規(guī)，對(duì)社保檔案管理年限進(jìn)行了具體的規(guī)定，并且細(xì)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理材料，針對(duì)不同類型、不同項(xiàng)目的參保人，實(shí)行差別收費(fèi)。這在很大程度上說明了我國對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的重視力度，并且其配套服務(wù)也日趨完善和規(guī)范，正確認(rèn)識(shí)了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數(shù)字化管理的必要性分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國對(duì)民生事業(yè)的投入力度不斷加大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對(duì)社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業(yè)開展的基礎(chǔ)，它貫穿于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過程，保障社保工作順利進(jìn)行。同時(shí)隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規(guī)范化、容易儲(chǔ)存和利用的社保檔案管理信息系統(tǒng)迫在眉睫。就當(dāng)前而言，社保檔案實(shí)行數(shù)字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲(chǔ)存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數(shù)字化管理構(gòu)建的保障措施

社保檔案具有較高的社會(huì)使用價(jià)值，對(duì)我國民生事業(yè)的順利發(fā)展具有重要作用。相關(guān)政府部門應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到社保檔案管理的重要性，不斷加大對(duì)社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。并且我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建符合檔案管理工作的發(fā)展要求，下文將對(duì)社保檔案的數(shù)字化管理的實(shí)行提出具體的幾點(diǎn)保障措施。

（一）加大對(duì)社保檔案管理的投入力度。社保檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建是在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上實(shí)行的，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。因此相關(guān)部門一定要加大對(duì)社保檔案管理的投入力度，為數(shù)字化管理體系的實(shí)行奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。只有有了充足的活動(dòng)資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數(shù)字化管理奠定組織基礎(chǔ)。

（二）建立完善的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。檔案的數(shù)字化管理所生成的電子信息，既然和網(wǎng)絡(luò)相連接，就存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)地制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。所以，要在檔案實(shí)施數(shù)字化管理全面分析的基礎(chǔ)上，積極地制定詳盡的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，盡最大努力把風(fēng)險(xiǎn)掌控在一定范圍之內(nèi)，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，切實(shí)提高社保檔案數(shù)字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結(jié)語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關(guān)系到參保民眾的社會(huì)福利，同時(shí)也是我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對(duì)我國民生事業(yè)的發(fā)展也具有重要的促進(jìn)作用。近些年來，隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)，變革傳統(tǒng)的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關(guān)單位應(yīng)積極引入信息化技術(shù)，推行數(shù)字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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篇（10）

1、檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏資金

城建檔案數(shù)字化建設(shè)其資金來源主要是依靠財(cái)政撥款，自然而然的各地?fù)芸钜膊唤y(tǒng)一，但是撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的現(xiàn)象，實(shí)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)施是有一定要求，它需要以計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備為前提條件，只有在這個(gè)基礎(chǔ)之上相關(guān)工作才能夠順利開展，但是就目前情況來看應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)的計(jì)算機(jī)數(shù)量相對(duì)較少，也就是說其硬件設(shè)施不能夠滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，而這也是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的客觀因素。

2、城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)性人才

城建檔案數(shù)字化建設(shè)不同于其它專業(yè)，其是一個(gè)多專業(yè)、綜合性強(qiáng)的復(fù)雜系統(tǒng)工程，城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要的不僅僅是硬件設(shè)施，而且還需要綜合能力強(qiáng)的綜合性人才，只有這樣才能夠滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需要。但是在實(shí)際中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的人才不能夠及時(shí)處理城建檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，甚至是出現(xiàn)兼職現(xiàn)象，人才要求不能夠與城建檔案數(shù)字化建設(shè)同步，其效用自然而然不能夠顯現(xiàn)出來。總而言之，人才問題與專業(yè)技術(shù)問題是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。

3、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題

在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)過程中，將紙張與字跡有效結(jié)合起來，既能夠保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，且紙質(zhì)檔案保存時(shí)間比較長，某種意義上來說紙質(zhì)檔案更具安全性。但是城建檔案數(shù)字化建設(shè)使用的是電子存檔，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴性比較強(qiáng)，對(duì)環(huán)境條件要求也較紙質(zhì)檔案要求高，且受諸多外界條件影響，倘若出現(xiàn)系統(tǒng)問題可能重要數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，嚴(yán)重時(shí)系統(tǒng)癱瘓，造成不可估量的影響。

二、解決城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨問題的對(duì)策

1、依據(jù)實(shí)際情況制定行之有效的計(jì)劃為更好開展檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件

要做好城建檔案工作其首要任務(wù)是制定行之有效的計(jì)劃，進(jìn)行科學(xué)、合理規(guī)劃，將大量的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，當(dāng)然要想做好這項(xiàng)工作并不在短時(shí)間內(nèi)能夠完成，需要長時(shí)間不懈探索。也就要求相關(guān)工作人員做好館藏的調(diào)查工作，依據(jù)現(xiàn)有資料對(duì)其類型、載體、信息化情況做好數(shù)字化的規(guī)劃工作，貫穿城建檔案數(shù)字化建設(shè)的始終，從而加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

2、財(cái)政部門加大對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

檔案館首先要明確自身定位，充分認(rèn)識(shí)到城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)開展相關(guān)工作的重要性，主動(dòng)爭取財(cái)政部門對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，將其投入的資金發(fā)揮實(shí)效，再者就是積極參與到政府?dāng)?shù)字化信息建設(shè)過程中，充分利用政府信息化資源從而為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供內(nèi)在動(dòng)力，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，不斷完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)，可以考慮對(duì)重要信息資源采取有償服務(wù)的方式，從某種意義上來說能夠彌補(bǔ)資金不足的問題，為檔案館全身心投入到城建檔案數(shù)字化建設(shè)中創(chuàng)造條件。

3、加大人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)力度