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時(shí)間：2023-05-24 16:47:56
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇公司的檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：S611文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的基本特點(diǎn)
1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多
眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。
1.2 時(shí)間跨度較長，材料變更快
建筑設(shè)計(jì)公司檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高
設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。
二、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
三、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新
一是要主動(dòng)提高認(rèn)識。充分認(rèn)識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢。準(zhǔn)確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。
3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新
認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。
3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。
3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新
按照“存儲數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競爭并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動(dòng)分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
3.5大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新
創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個(gè)性化的信息服務(wù)同時(shí)開辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等項(xiàng)目。
四、結(jié)束語
以上是本人在工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供參考。
參考文獻(xiàn)：
改革開放以來，我國高校科技企業(yè)取得了飛躍發(fā)展，形成了獨(dú)具中國特色的高校科技產(chǎn)業(yè)，成為國家創(chuàng)新體系的有機(jī)組成部分。組建高校資產(chǎn)公司，這是按照黨的十六屆三中全會(huì)關(guān)于建立和完善社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的要求，按照教育部關(guān)于高校盡快建立以資本為紐帶，產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、校企分開、管理規(guī)范的新型高校企業(yè)管理體制和運(yùn)行機(jī)制的要求，在新的歷史條件下提出的新任務(wù)。作為高校科技產(chǎn)業(yè)檔案工作者，我們應(yīng)當(dāng)抓住這個(gè)新的契機(jī)，在一個(gè)新的起點(diǎn)上共同努力團(tuán)結(jié)一致，開創(chuàng)高校科技產(chǎn)業(yè)檔案建設(shè)的新局面。僅此本文擬對高校資產(chǎn)公司檔案管理作如下探討。
一、契機(jī)
2005年7月，全國高校科技產(chǎn)業(yè)工作會(huì)議召開以來，按照《教育部關(guān)于積極發(fā)展、規(guī)范管理高校科技產(chǎn)業(yè)的指導(dǎo)意見》第六條規(guī)定“高校要依法組建國有獨(dú)資性質(zhì)的資產(chǎn)經(jīng)營有限公司或從現(xiàn)有校辦企業(yè)中選擇一個(gè)產(chǎn)權(quán)清晰、管理規(guī)范的獨(dú)資企業(yè)（以下統(tǒng)稱高校資產(chǎn)公司），將學(xué)校所有經(jīng)營性資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)到高校資產(chǎn)公司，由其代表學(xué)校持有對企業(yè)投資所形成的股權(quán)。高校以投入到高校資產(chǎn)公司的財(cái)產(chǎn)承擔(dān)有限責(zé)任。”即明確指出學(xué)校（國家）是高校資產(chǎn)公司的唯一出資人，股東僅學(xué)校（國家）一人的國有獨(dú)資性質(zhì)。目標(biāo)是規(guī)范高校產(chǎn)業(yè)管理與經(jīng)營工作。在高校與校辦企業(yè)之間建立一道“防火墻”，避免因校辦企業(yè)經(jīng)營問題沖擊高校正常的教學(xué)與科研秩序，規(guī)避高校的風(fēng)險(xiǎn)。
隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，高校必須建立新興高校科技產(chǎn)業(yè)理念，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以大學(xué)教育與社會(huì)發(fā)展的矛盾和需要為切入點(diǎn)，以適應(yīng)、服務(wù)和推動(dòng)社會(huì)發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，以尊重大學(xué)教育外部關(guān)系規(guī)律為前提，以實(shí)現(xiàn)高校產(chǎn)業(yè)功能任務(wù)為價(jià)值取向。因此，高校校辦企業(yè)必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，一方面，遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律，高校校辦企業(yè)由是學(xué)校教學(xué)的一個(gè)環(huán)節(jié)，有很強(qiáng)的教學(xué)性與計(jì)劃性的非獨(dú)立法人的學(xué)校附屬單位，轉(zhuǎn)變?yōu)楠?dú)立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事責(zé)任，依法自主經(jīng)營、獨(dú)立核算、依法納稅、自負(fù)盈虧的法人實(shí)體，通過向客戶提品和服務(wù)獲取利潤。即校辦企業(yè)使理論研究轉(zhuǎn)向了生產(chǎn)力的再現(xiàn)，對推動(dòng)國家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、提升傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級換代、增加國家稅收、促進(jìn)社會(huì)就業(yè)等方面做出了重要的貢獻(xiàn)；另一方面，還要為高校教學(xué)，培養(yǎng)高素質(zhì)的人才服務(wù)。即對提高高校科研實(shí)力、促進(jìn)高校科技成果轉(zhuǎn)化、培養(yǎng)創(chuàng)新型人才、彌補(bǔ)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)等做出了很大的貢獻(xiàn)。
隨著高校資產(chǎn)公司的組建，使高校科技產(chǎn)業(yè)體制個(gè)運(yùn)行機(jī)制發(fā)生了根本性的變化，規(guī)范了高校投資和經(jīng)營活動(dòng)。高校所有投資和經(jīng)營活動(dòng)統(tǒng)一由高校資產(chǎn)公司代表學(xué)校，以出資人身份進(jìn)行。高校資產(chǎn)公司普遍建立產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、校企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度，依法行使高校企業(yè)股東的權(quán)利，并履行相應(yīng)的義務(wù)，加強(qiáng)對所投資企業(yè)的監(jiān)管，以促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化、實(shí)現(xiàn)國有經(jīng)營性資產(chǎn)保值增值為主要任務(wù)。
由此可見，上述兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變，將高校資產(chǎn)公司全面推向市場。這對高校科技產(chǎn)業(yè)檔案工作而言，是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量及現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理水平，充分滿足高校資產(chǎn)公司各方面需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)、開放與利用價(jià)值的關(guān)鍵的發(fā)展契機(jī)。
二、創(chuàng)新
（一）機(jī)構(gòu)創(chuàng)新——檔案管理由不完全獨(dú)立性轉(zhuǎn)向獨(dú)立性
眾所周知，檔案工作既是高校資產(chǎn)公司經(jīng)營與管理的重要組成部分，也是提高高校資產(chǎn)公司經(jīng)營與管理水平、工作效率與工作質(zhì)量的必要條件。
高校資產(chǎn)公司組建前，科技產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)是作為學(xué)校的一級機(jī)構(gòu)或部門，則科技產(chǎn)業(yè)檔案管理必然受制于學(xué)校檔案館（室）。這不僅體現(xiàn)在組織架構(gòu)上，更體現(xiàn)在業(yè)務(wù)職能上。學(xué)校檔案館（室）通過下發(fā)文件、指導(dǎo)培訓(xùn)、檢查評比、經(jīng)驗(yàn)推廣等有組織、有計(jì)劃、有步驟地的活動(dòng)，強(qiáng)有力地推動(dòng)著高校科技產(chǎn)業(yè)檔案工作的開展。這就必然導(dǎo)致高校科技產(chǎn)業(yè)檔案的管理觀念、管理體制、管理模式以及資源建設(shè)諸方面，難以實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代企業(yè)相適應(yīng)的、個(gè)性化的的檔案工作運(yùn)行機(jī)制的變革與創(chuàng)新。當(dāng)然，高校科技科技產(chǎn)業(yè)檔案也就很難達(dá)到的完整性、系統(tǒng)性，更不用說全方位性了。由于高校科技產(chǎn)業(yè)檔案管理的不完全獨(dú)立性，必然決定了在其工作發(fā)展過程中沒有應(yīng)有的自。
高校資產(chǎn)公司的組建，是建立在以資本為紐帶，產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、校企分開（學(xué)校出資人與高校資產(chǎn)公司經(jīng)營者之間相互制衡關(guān)系），以法人治理為核心的現(xiàn)代企業(yè)制度的基礎(chǔ)上。作為企業(yè)法人，高校資產(chǎn)公司“應(yīng)當(dāng)具備依法成立、有必要的財(cái)產(chǎn)或者經(jīng)費(fèi)、能夠獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任、有自己的名稱和組織機(jī)構(gòu)以及場所四個(gè)條件。”（《中華人民共和國公司法》P4）依法獨(dú)立享有決定企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的權(quán)利。高校科技產(chǎn)業(yè)體制的創(chuàng)新，使高校資產(chǎn)公司擁有檔案終極所有權(quán)。檔案管理同其他管理一樣，檔案權(quán)屬?zèng)Q定了檔案的管理思想與管理方式。即誰擁有檔案的所有權(quán)，則誰就擁有檔案管理的控制權(quán)與自。因此，高校資產(chǎn)公司的組建，可以促進(jìn)高校科技產(chǎn)業(yè)檔案管理深層次的變革，改變原有高校科技產(chǎn)業(yè)檔案所固有不相適應(yīng)的行政管性理模式，轉(zhuǎn)向適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)、適合本企業(yè)特點(diǎn)的經(jīng)營性管理模式。所以，高校資產(chǎn)公司在組建過程中應(yīng)當(dāng)充分根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)開展其檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)整與創(chuàng)新，將新制訂的高校科技產(chǎn)業(yè)檔案規(guī)章制度及時(shí)提交董事會(huì)審議通過，并納入公司章程中，以適應(yīng)高校資產(chǎn)公司在激烈的競爭市場條件下，在高校科技產(chǎn)業(yè)體制和運(yùn)行機(jī)制轉(zhuǎn)型的過渡時(shí)期，在獲取最大經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的統(tǒng)一的過程中對信息的需求，確保高校科技產(chǎn)業(yè)檔案工作協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展。
（二）管理創(chuàng)新——檔案管理由行政管理性轉(zhuǎn)向市場經(jīng)營
性
利用價(jià)值是檔案工作出發(fā)點(diǎn)與根本目的。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校資產(chǎn)公司作為市場的主體，以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的。其檔案工作亦必須圍繞公司的經(jīng)濟(jì)目的創(chuàng)造一個(gè)良好的管理與經(jīng)營環(huán)境，為其科技企業(yè)的成長與發(fā)展保駕護(hù)航，為社會(huì)提供最好的服務(wù)。
高校資產(chǎn)公司組建前，在管理體制上，大多數(shù)高校科技產(chǎn)業(yè)仍是學(xué)校的一級機(jī)構(gòu)或部門，或是一套班子兩塊牌子，且以行政管理為主，經(jīng)營與管理權(quán)基本在學(xué)校，或是學(xué)校直接干預(yù)。一方面，高校科技產(chǎn)業(yè)部門或機(jī)構(gòu)因?yàn)闆]有屬于自己的資產(chǎn)，自然而然也就缺少承擔(dān)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和資產(chǎn)增殖的責(zé)任。另一方面，學(xué)校從來不是也不可能是一個(gè)完全等同于其他資產(chǎn)主體，以追逐利潤為唯一的純粹市場主體。即學(xué)校在追求經(jīng)濟(jì)目標(biāo)外，更關(guān)心其政治目標(biāo)與教育目標(biāo)。所以，學(xué)校的政治性身份必然決定在其經(jīng)營與管理中具有政治性目標(biāo)，追求經(jīng)濟(jì)效益并非首要價(jià)值目標(biāo)。毫無疑問，高校科技產(chǎn)業(yè)有著三重目標(biāo)：一個(gè)是政治目標(biāo)；一個(gè)是經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，還有一個(gè)是學(xué)校自身的教育目標(biāo)。
高校資產(chǎn)公司的組建，其作為市場的主體，以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，因此，必須遵循社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的客觀規(guī)律。幸運(yùn)的是，高校資產(chǎn)公司的組建者從一開始便牢牢地抓住了那只神秘的被經(jīng)濟(jì)學(xué)家稱為看不見的手——市場規(guī)律，運(yùn)籌帷幄。本著“資產(chǎn)管住、經(jīng)營放開、促進(jìn)發(fā)展、加大回報(bào)”的原則，建立的是以資本為紐帶，產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、校企分開、管理規(guī)范的新型的高校企業(yè)管理體制和運(yùn)行機(jī)制，在市場環(huán)境中求生存、求發(fā)展，推動(dòng)公司的經(jīng)營由學(xué)校事業(yè)計(jì)劃型向市場經(jīng)濟(jì)自給型，將公司的一切活動(dòng)都以“利益最大化”原則發(fā)展壯大進(jìn)行。這不僅是市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律和市場規(guī)律的要求，也是今后高校資產(chǎn)公司的發(fā)展方向。
（三）檔案管理由兼職性轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化
一、變電站工程檔案管理的基本特點(diǎn)
1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多
眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等。。
1.2 時(shí)間跨度較長，材料變更快
在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高
設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。
二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得變電站工程檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)電力公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
三、變電站工程檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新
一是要主動(dòng)提高認(rèn)識。充分認(rèn)識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義。二是要注重順應(yīng)趨勢。準(zhǔn)確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。
3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新
認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息。
3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。
3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新
按照“存儲數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出電力公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是電力公司在合作競爭并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動(dòng)分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
四、結(jié)語
總之，供電公司檔案工作者要通過對檔案材料的消化和深加工，來開發(fā)信息資源。比如對現(xiàn)有檔案分專題、分門別類編輯成參考資料或?qū)ｎ}集冊。同時(shí)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實(shí)現(xiàn)一體化存儲，通過網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最快速度的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價(jià)值。除此之外，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進(jìn)工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時(shí)間工作狀況，以及在后期工作中要改進(jìn)的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，工作人員升調(diào)的參考標(biāo)準(zhǔn)最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識水平。總而言之，人事檔案包括個(gè)人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動(dòng)以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細(xì)節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進(jìn)入到工作崗位后，將其工作人員的資料進(jìn)行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進(jìn)行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時(shí)間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時(shí)間去對工作人員的檔案進(jìn)行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進(jìn)行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認(rèn)真對檔案進(jìn)行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時(shí)的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會(huì)造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時(shí)查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個(gè)公司都會(huì)對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。
三、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的對策
（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時(shí)，才能投入到更多的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間和精力去促進(jìn)這一領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強(qiáng)宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強(qiáng)對此領(lǐng)域的重視程度。
（二）強(qiáng)化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)
干部人事檔案查閱率低下的一個(gè)重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結(jié)語
加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化的對策還包括加強(qiáng)制度建設(shè)與績效考核、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧员愦龠M(jìn)干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
一、自來水公司檔案管理存在的問題
1.檔案資料內(nèi)容不全甚至弄虛作假。現(xiàn)有的檔案資料多數(shù)來源于基層部門，很多基層操作者為了圖方便，在工作中不按照公司要求填寫工作記錄，形成原始檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失。例如，施工階段的工程監(jiān)理資料包括項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則、技術(shù)交底與會(huì)審紀(jì)要、施工組織計(jì)劃表、工程開工（復(fù)工）審報(bào)表及工程暫停令、設(shè)備核驗(yàn)資料、工程進(jìn)度計(jì)劃、施工階段質(zhì)量評估等專題報(bào)告、工作總結(jié)等方面的資料，由于相關(guān)責(zé)任人責(zé)任意識淡薄和檔案管理意識淡薄，不能及時(shí)的填寫和收集檔案，造成很多工作雖然完成，但是沒有參考依據(jù)，一旦當(dāng)事人離開后新的工作人員接手還要重頭開始，給工作造成極大不便，甚至有部分人員在檔案中勾勾抹抹，亂涂亂改，編造數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問題，嚴(yán)重的甚至給公司造成巨額損失。
2.檔案管理信息化程度低。自來水公司業(yè)務(wù)繁雜，事無巨細(xì)，管理著全市范圍內(nèi)縱橫交錯(cuò)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)備，關(guān)系著著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務(wù)為宗旨，提高管理效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進(jìn)行歸納總結(jié)和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質(zhì)檔案，有些資料具有較高的使用價(jià)值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件限制，圖紙資料大部份由手工繪制，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時(shí)隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水企業(yè)管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時(shí)間，其修訂往往要數(shù)年時(shí)間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實(shí)際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發(fā)點(diǎn)，提高檔案管理水平。
3.檔案管理多個(gè)歸口缺少統(tǒng)一管理平臺。現(xiàn)有的自來水公司檔案多分散管理，會(huì)議等資料多集中在行政部門，工程文件多集中在施工部門，這些部門信息的處理和流轉(zhuǎn)只局限于本部門和本地區(qū)，不能在整個(gè)公司進(jìn)行很好的共享，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。公司要將重要數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建生產(chǎn)調(diào)度、管網(wǎng)運(yùn)行、營業(yè)收費(fèi)、用戶服務(wù)等專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，形成自來水綜合管理信息平臺。
二、加強(qiáng)自來水公司檔案管理的措施
1.加強(qiáng)對自來水公司檔案管理的重視程度。自來水公司領(lǐng)導(dǎo)和員工要高度重視檔案管理工作，制定檔案管理責(zé)任制，明確實(shí)施步驟、工作任務(wù)、責(zé)任分工、同時(shí)要加大檔案管理的投入，實(shí)現(xiàn)軟件、硬件雙重保障。在軟件方面，運(yùn)用電子文檔管理系統(tǒng)軟件，完善目錄檢索體系，建立總目錄、全引目錄、案卷目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄，確保檔案借閱的快速、準(zhǔn)確。在硬件方面，公司按照標(biāo)準(zhǔn)管理要求，對現(xiàn)有檔案管理設(shè)備進(jìn)行清理，配置掃描儀、防磁柜、電腦等檔案管理設(shè)備，還對檔案庫房管理實(shí)施防火、防水、防潮措施，強(qiáng)化了檔案室硬件建設(shè)。保管紙質(zhì)檔案時(shí)采用新型材料，包括新型千部檔案夾、千部檔案盒、人事檔案盒、科技檔案盒、檔案袋、照片檔案、光盤檔案、期刊夾和各種PP料檔案盒、文件夾及塑料證件等，所有產(chǎn)品均采用國產(chǎn)無酸紙和進(jìn)口紙等優(yōu)質(zhì)材料，使檔案能在長期保存中，不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點(diǎn)。
2.加強(qiáng)檔案信息化管理。檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。自來水公司檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路較先進(jìn)，功能基本齊全，性能穩(wěn)定，界面友好，操作方便，經(jīng)過對科技檔案整理入庫的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理無紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公的目的，提高了檔案管理工作效率。例如，公司可以為每臺供水機(jī)電設(shè)備建立一份電子檔案，將其運(yùn)行狀況、技術(shù)參數(shù)、換油保養(yǎng)情況等常規(guī)資料登記后輸入電腦，以電子檔案的形式方便資料查閱和長久保存，讓設(shè)備的“健康狀況”一目了然，為檢修、技改提供有效依據(jù)。
3.提高檔案管理的使用效率管好基建檔案發(fā)揮職能作用。城市自來水廠和供水管網(wǎng)是供水企業(yè)基建科技檔案的主體，對指導(dǎo)和管理供水生產(chǎn)具有特殊的重要意義。隨著城市的不斷發(fā)展，面積的擴(kuò)大，人口的增長，相應(yīng)的城市供水規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，檔案管理工作也發(fā)揮了極其重要的作用。某些典型工程積累了完整全面的檔案資料，在城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)中發(fā)揮了積極的作用。這些可靠的技術(shù)參數(shù)在工程中得到擴(kuò)展性應(yīng)用.縮短了工期，提高了工效，充分體現(xiàn)了公司歸檔資料的價(jià)值。這些都得益于多年來檔案工作的不斷積累和扎實(shí)的基礎(chǔ)以及檔案管理人員的辛勤付出。
4.加強(qiáng)自來水公司的檔案安全管理。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中產(chǎn)生的規(guī)劃，實(shí)施方案，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)拓?fù)鋱D，設(shè)備配置清單，軟件需求設(shè)計(jì)書，流程圖，源程序，數(shù)據(jù)庫配置與權(quán)限設(shè)置，用戶登錄名冊與權(quán)限設(shè)置等文檔必須按內(nèi)部文件資料進(jìn)行歸檔，公司的業(yè)務(wù)如果對外實(shí)行外包，項(xiàng)目承建單位應(yīng)按安全協(xié)議規(guī)定.系統(tǒng)驗(yàn)收后移交清理.不得對第三方泄露，為提高檔案信息系統(tǒng)總數(shù)據(jù)庫的安全，檔案數(shù)字化成果必須先通過技術(shù)檢驗(yàn)，確定無病毒與數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性后.才能進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)接收模塊的數(shù)據(jù)處理.合格數(shù)據(jù)才能并入檔案信息系統(tǒng)總庫，由專人負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理工作，建立數(shù)據(jù)庫日常維護(hù)管理與安全檢查備份制度，采取數(shù)據(jù)庫加密，存取控制，備份恢復(fù)與數(shù)據(jù)庫審計(jì)日志等相應(yīng)的安全保護(hù)措施.嚴(yán)禁非數(shù)據(jù)庫管理員繞過應(yīng)用系統(tǒng)直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫操作.
5.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的整理和挖掘程。現(xiàn)有的檔案管理側(cè)重點(diǎn)在數(shù)據(jù)收集整理，對于數(shù)據(jù)的歸納和分析有限，這在一定程度上影響了信息的使用，對于檔案管理人員而言，由于受專業(yè)的限制，多數(shù)只能收集整理數(shù)據(jù)，而檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。公司有必要對檔案從業(yè)人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理順檔案管理工作流程，確保檔案管理人員進(jìn)行檔案整理時(shí)能夠科學(xué)分類和保管。
三、結(jié)語
綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)人民生活質(zhì)量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應(yīng)重視檔案管理工作，采用現(xiàn)代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
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“戴明環(huán)”最顯著特點(diǎn)是通過大循環(huán)帶動(dòng)若干個(gè)小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個(gè)大的戴明環(huán)，那公司內(nèi)部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財(cái)務(wù)部、檔案科等就是一個(gè)個(gè)小循環(huán)，通過每一次循環(huán)后會(huì)產(chǎn)生階梯式上升效果；通過每一次循環(huán)，解決好各個(gè)小循環(huán)中暴露出的問題，并將業(yè)已形成好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保留，總結(jié)設(shè)置出一定標(biāo)準(zhǔn)，再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)、不斷提升就會(huì)讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見圖2）
在每一個(gè)循環(huán)中，A始終是核心，只有通過“行動(dòng)”才能提煉出標(biāo)準(zhǔn)，起著總結(jié)過往成功經(jīng)驗(yàn)、布置下輪工作重點(diǎn)的“橋梁”作用。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見表1）
2 “戴明環(huán)”理論的可行性
檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，既要繼承前人先進(jìn)的管理方法，也要與時(shí)俱進(jìn)，把握新時(shí)期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該與整個(gè)企業(yè)管理總的發(fā)展基調(diào)保持一致，引入先進(jìn)的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進(jìn)。它包含了檔案管理工作計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)階段，其本身就是一個(gè)不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來實(shí)現(xiàn)。其工作流程：如圖3。
3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應(yīng)用分析
按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)方面，共同構(gòu)成了石油企業(yè)檔案管理一個(gè)完整管理體系。但相對于整個(gè)檔案管理體系來說，其中四個(gè)部分又是相對獨(dú)立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個(gè)階段和8個(gè)步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“計(jì)劃——實(shí)施——確認(rèn)——處置”循環(huán)提升（見圖2），最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。
3.1 P（Plan）階段——計(jì)劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個(gè)階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實(shí)現(xiàn)的階段性目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，抽調(diào)企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預(yù)先設(shè)計(jì)和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作內(nèi)容；最后是在集團(tuán)上下進(jìn)行全員動(dòng)員部署。
新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)生）檔案不完整，諸如他們的在職學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入職培訓(xùn)考核、社會(huì)實(shí)踐等能夠反映新員工綜合素質(zhì)的檔案沒有及時(shí)被收集。還有相當(dāng)一部分檔案材料記錄或者書寫不規(guī)范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。
表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質(zhì)量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計(jì)表
針對以上出現(xiàn)問題，公司及時(shí)成立了新招錄人員檔案質(zhì)量評查小組，由分管檔案工作的副經(jīng)理和辦公室、檔案科以及各部門的負(fù)責(zé)人共同組成，協(xié)調(diào)評查公司招錄新進(jìn)人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責(zé)，做到分工明確，各司其職，并以公司內(nèi)部相關(guān)的評查要求為依據(jù)，再制定具體的評查措施。
3.2 D（Do）階段——實(shí)施。D階段，也就實(shí)施階段，就是對第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實(shí)踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計(jì)劃階段所設(shè)置各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關(guān)檔案資料收集重要性認(rèn)識。其次，要培育一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。與公司業(yè)務(wù)部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻(xiàn)的一個(gè)崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵(lì)措施以穩(wěn)定這支隊(duì)伍。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結(jié)合新時(shí)期市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓(xùn)檔案、地質(zhì)勘探資料以及人才立體評價(jià)的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時(shí)期石油公司經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)形象評判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，把定期巡查結(jié)果作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。
3.3 C（Check）階段——確認(rèn)。C階段，即確認(rèn)階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標(biāo)，確認(rèn)第二階段（D階段）的落實(shí)效果，及時(shí)將檔案管理制度在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總確認(rèn)。對于確認(rèn)的結(jié)果不外乎兩種，一種是實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，還有一種就是尚未完成預(yù)期目標(biāo)。對于達(dá)到了預(yù)期設(shè)定目標(biāo)的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，則要再從先前制定的計(jì)劃措施是否超過了檔案人員的實(shí)際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進(jìn)行分析。
新疆油田公司將公司的檔案進(jìn)行細(xì)致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探等紙質(zhì)檔案，巖心巖屑實(shí)物檔案等采取精細(xì)化管理，并全部實(shí)現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點(diǎn)，組建石油業(yè)務(wù)檔案管理小組，抽調(diào)一線業(yè)務(wù)人員擔(dān)當(dāng)兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，專業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務(wù)檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務(wù)檔案重利用輕保護(hù)，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應(yīng)對。
3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行細(xì)致處理，對于檔案管理經(jīng)驗(yàn)較好的及時(shí)提煉和推廣，并對存在的問題及時(shí)總結(jié)，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個(gè)“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見表3）。
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0014-01
一、加強(qiáng)檔案管理工作安全的必然性
檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，從整體來說，檔案是黨和國家活動(dòng)的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富；具體來看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。
無論是針對工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價(jià)值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。
二、檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理人員的素質(zhì)不高
1.1 專業(yè)能力、鑒別能力不足
檔案管理是對信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。現(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉(zhuǎn)崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人T嚴(yán)重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價(jià)值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價(jià)值具有潛在性，只有等待某一時(shí)機(jī)才能由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，深入分析檔案的隱含價(jià)值，那么極有可能導(dǎo)致一部分有價(jià)值的檔案流失。
1.2 錯(cuò)誤的思想認(rèn)識
在實(shí)際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應(yīng)信息時(shí)代檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)。在過去的檔案工作中，曾經(jīng)有過重政治、輕業(yè)務(wù)、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會(huì)需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻(xiàn)直接掛鉤，這也導(dǎo)致其工作中凝聚力不強(qiáng)，協(xié)作力不夠，對檔案的安全性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術(shù)性，也不需要投入過多精力，只要不出錯(cuò)就夠了。這種錯(cuò)誤的意識嚴(yán)重影響著檔案工作的進(jìn)行。
2.檔案管理安全措施不完善
2.1 保密工作不完善
信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險(xiǎn)柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機(jī)密。因此，保護(hù)重要機(jī)密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會(huì)陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護(hù)工作的主要任務(wù)。
2.2 資金不足，保管設(shè)備落后
在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認(rèn)識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關(guān)注與重視。目前在檔案管理工作當(dāng)中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案一直處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。
三、提高檔案管理的安全性措施
1.增強(qiáng)檔案工作者的工作水平
1.1 培養(yǎng)檔案人員的工作能力
報(bào)社檔案管理工作的內(nèi)容從方方面面記錄了本單位及本地歷史，特別是報(bào)紙業(yè)務(wù)檔案，囊括了本地歷史、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、社會(huì)發(fā)展等，反映著人民生活及當(dāng)?shù)匕l(fā)展面貌，具有較高的研究與參考價(jià)值，是國家檔案的一部分[1]，對國家、社會(huì)、本單位都具有十分重要的保存價(jià)值。在實(shí)際工作中，報(bào)社檔案管理工作也突顯出一些問題。
1、欠缺科學(xué)化管理的意識
隨著競爭越來越激烈，報(bào)社對增加經(jīng)濟(jì)收入、擴(kuò)大社會(huì)宣傳等方面投入較多精力，在檔案管理工作上往往重視度不高，對于檔案的保存與整理要求較低，缺乏科學(xué)的方法。在整理過程中，檔案的價(jià)值容易被忽略，留存史料備查的重要性被淡化。特別體現(xiàn)在繁多資料所形成的材料上，歸檔整理不規(guī)范；電子檔案與紙質(zhì)檔案不配套，科學(xué)化管理的意識薄弱，操作方法落后。若是在保存階段沒有進(jìn)行科學(xué)化的處理，日后會(huì)造成報(bào)紙檔案因保存時(shí)間長久而引起的紙張腐蝕、損毀；歸檔不科學(xué)會(huì)導(dǎo)致查找時(shí)花費(fèi)大量人力、物力，影響工作效率。從日后使用的層面上看，不加以科學(xué)方法歸檔將大大削弱報(bào)社檔案的價(jià)值和開發(fā)利用效果。
2、欠缺信息化管理的硬件投入
如今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，作為報(bào)社工作中具有重要意義的檔案管理工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。然而，現(xiàn)實(shí)情況中許多新聞單位在檔案管理的投入上，無論是硬件還是軟件，都呈現(xiàn)出比較缺失的局面。如檔案管理設(shè)施及場地的條件較差、硬件水平落后、檔案信息化管理系統(tǒng)還沒有引用到工作中等問題。網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)手段應(yīng)用的好壞，已在一定程度上影響了檔案的保存、開發(fā)和利用。遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后的技術(shù)手段將使檔案材料的社會(huì)價(jià)值黯淡無光。若是保守地一味采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，而不重視信息化的技術(shù)手段，在新形勢下，將非常限制報(bào)社檔案管理工作的開展，并會(huì)直接影響到整個(gè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。
3、欠缺檔案管理的專業(yè)人才
在報(bào)社檔案管理工作日趨完善和發(fā)展的道路上，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的欠缺是影響檔案規(guī)范化管理的重要因素。在許多新聞單位，檔案的整理和保存工作并非是長期固定的專職人員進(jìn)行操作[2]。由于單位關(guān)注點(diǎn)主要都放在新聞采編一線的工作上，對編輯、記者的培養(yǎng)投入力度較大，忽視了對檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)和重視，甚至有些檔案人員會(huì)身兼數(shù)職，直接導(dǎo)致了檔案人員業(yè)務(wù)不夠精通，工作質(zhì)量低、效率低，材料收集不全、歸檔不規(guī)范、業(yè)務(wù)水平不高等問題。若檔案管理人員受不到報(bào)社的重視，自身也不鉆研業(yè)務(wù)，不精益求精地對待檔案管理工作，這將使檔案管理工作難以規(guī)范化的開展，終會(huì)給報(bào)社發(fā)展帶來無法彌補(bǔ)的損失。
二、促進(jìn)報(bào)社檔案管理的對策
1、加強(qiáng)檔案編研整理，提高報(bào)社檔案管理的科學(xué)性
報(bào)社應(yīng)該加強(qiáng)檔案編研整理，更加科學(xué)規(guī)范地管理檔案。首先，檔案工作人員要多方宣傳報(bào)社檔案工作的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)層面及部門科室對檔案工作的高度重視，提升科學(xué)管理意識，自覺主動(dòng)參與到檔案收集和管理工作中，協(xié)助提供寶貴資料，注重對平時(shí)工作信息的收集，以豐富報(bào)社檔案內(nèi)容。健全報(bào)社檔案管理的規(guī)章制度，做到管理有序，有章可循。其次，面對新形勢下檔案內(nèi)容繁多，涉及方方面面資源，檔案工作人員應(yīng)合理科學(xué)歸檔，認(rèn)真進(jìn)行篩查和歸類，準(zhǔn)確把握檔案保管期限，嚴(yán)格按程序做好檔案工作。要保證報(bào)社檔案管理的全面性，既要做到完整保存，又要突出重點(diǎn)，建設(shè)多層次有效的檔案體系，以方便日后對檔案的管理與利用。
2、加強(qiáng)檔案硬件投入，促進(jìn)報(bào)社檔案管理的信息化建設(shè)
報(bào)社應(yīng)順應(yīng)時(shí)展，加大對檔案硬件設(shè)備的投入力度，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理而努力。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，構(gòu)建報(bào)社檔案信息平臺，建立一個(gè)良性發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)。報(bào)社檔案信息平臺不僅可以方便報(bào)社自身對檔案工作的管理和利用，同時(shí)可以面向社會(huì)，使檔案的開發(fā)利用最大化。讓科學(xué)的技術(shù)手段幫助報(bào)社更好的開展檔案的保存、開發(fā)、利用等工作。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，從報(bào)社的長遠(yuǎn)發(fā)展考慮，加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)報(bào)社檔案管理的有效進(jìn)行，提供豐富、快捷、便利的信息服務(wù)，可使報(bào)社實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，也會(huì)給報(bào)社帶來一定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。
3、加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，完善報(bào)社檔案管理的規(guī)范性
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
隨著改革開放的不斷深化,經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時(shí),仍有部分職工的生活遇到了暫時(shí)的困難。工會(huì)組織作為職工利益的代表者和維護(hù)者,大力發(fā)揚(yáng)扶危濟(jì)困的精神,積極構(gòu)建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級工會(huì)組織掌握困難職工群體狀況,開展送溫暖活動(dòng)和幫扶救助工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。
一困難職工的困難原因分析
1、患大病所致。眾所周知，現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)療費(fèi)用十分昂貴，加之醫(yī)保報(bào)銷比例不高等原因，患了大病的職工難以承受。患傷風(fēng)感冒之類，到醫(yī)院也需要數(shù)百元治療費(fèi)，如果是大病、重病，其治療費(fèi)用對于困難職工來說簡直就是天文數(shù)字，可望而不可及。對于來訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅(jiān)持“群眾利益無小事”的原則，傾心竭力地進(jìn)行幫扶救助，最大限度地提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
2、因子女上學(xué)所致。目前我國中小學(xué)雖然實(shí)現(xiàn)九年義務(wù)教育，但是義務(wù)教育階段衍生出來的費(fèi)用、大學(xué)階段的費(fèi)用對于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來說，確實(shí)難以承擔(dān)。一名大學(xué)生一年的費(fèi)用需要上萬元，對于他們本身來說絕對是負(fù)擔(dān)不起的。但是為了子女的未來，東拼西湊借來了學(xué)費(fèi)，家里也就一貧如洗。
3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個(gè)人收入有限，不但要承擔(dān)子女的撫養(yǎng)費(fèi)，還要履行贍養(yǎng)父母的義務(wù)，生活上更是雪上加霜，難上加難。
二 、建檔范圍
困難職工檔案建檔范圍如下：
2.1、家庭人均收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，經(jīng)企業(yè)救助后生活仍十分困難的困難職工。
2.2、家庭人均收入略高于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，但由于疾病、子女教育或意外災(zāi)難等原因，不能維持基本生活的困難職工。
2.3、因各類自然災(zāi)害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。
2.4、因勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)等合法權(quán)益受到侵害需要法律援助和就業(yè)遇到困難的困難職工。
2.5、殘疾職工
三、對困難職工檔案進(jìn)行重新摸底或系統(tǒng)整理
3.1、建立正式檔案
（1）申報(bào)條件（2）提交審核材料（3）填表有關(guān)要求
3.2、建立臨時(shí)檔案
（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因?yàn)榛即蟛〖巴话l(fā)性事故等原因當(dāng)年致困的在職職工，只進(jìn)行臨時(shí)救助，建立臨時(shí)幫扶檔案。
（2）過去幫扶管理系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)接受過救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉(zhuǎn)為臨時(shí)檔案。
（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內(nèi)，確有特殊情況的，應(yīng)建立臨時(shí)檔案。
3.3、建立檔案及整理檔案應(yīng)避免的邏輯錯(cuò)誤：
①性別。不得填錯(cuò)性別；
②婚姻狀況。已婚的應(yīng)當(dāng)填寫家庭成員，單親的應(yīng)當(dāng)填寫撫養(yǎng)子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫配偶姓名等；
③健康狀況。標(biāo)明有大病的，應(yīng)當(dāng)注明患有何病，不得在健康狀況欄內(nèi)填寫健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個(gè)人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；
④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。
四、 存在問題
4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是建立工會(huì)幫扶長效機(jī)制的基石。但是現(xiàn)在幫扶中心面臨的一個(gè)重要問題就是經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，缺乏持久經(jīng)濟(jì)支撐，沒有穩(wěn)定的資金來源渠道，制約了工會(huì)幫扶工作的進(jìn)一步深化。
4.2、與社會(huì)保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會(huì)幫扶工作的平臺，基本上是工會(huì)自己單獨(dú)運(yùn)作和管理，與行政相關(guān)部門溝通和協(xié)調(diào)不夠。
4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無論是在經(jīng)濟(jì)上、政策上、信息上都無法與行政職能部門相比，幫扶的力度不夠，對困難職工不能從根本上給予扶貧救助。
五、幫扶工作主要做法
5.1、深入開展“三聯(lián)系”活動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化和完善維護(hù)救助體系。
5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長效機(jī)制。研究制定了《測井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對幫扶基金來源、融資方式、救助范圍、標(biāo)準(zhǔn)及資金使用管理進(jìn)行規(guī)范。對基層困難和困難職工反映的問題做到能辦則辦，能幫則幫。
5.3、切實(shí)關(guān)心困難群體，特別是企業(yè)改革中新衍生出的困難群體。把弱勢群體的幫扶作為每年工會(huì)工作的重點(diǎn)，通過健全幫扶網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范各類困難群體檔案，落實(shí)幫扶措施，不斷完善幫扶機(jī)制，加大扶貧幫困工作力度。
5.4、切實(shí)關(guān)心協(xié)解人員基本生活，積極推動(dòng)協(xié)解人員再就業(yè)。公司成立了臨時(shí)用工管理辦公室和協(xié)解人員黨支部，具體負(fù)責(zé)協(xié)解人員的日常管理，幫助再就業(yè)。
5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會(huì)開展了愛心復(fù)明工程和扶殘助行工程。二是用好國家政策，積極協(xié)調(diào)為殘疾職工退稅。三是結(jié)合全國助殘日，大力弘揚(yáng)人道主義精神，倡導(dǎo)扶殘助殘的良好社會(huì)風(fēng)尚，采取座談會(huì)和走訪部分殘疾家庭等方式進(jìn)行慰問。
六加強(qiáng)檔案管理工作的思考和建議
6.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各級政府和部門，承擔(dān)起歷史的重任，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，以及檔案工作納入工作日程。一是轉(zhuǎn)變觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會(huì)，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識和關(guān)注，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷推進(jìn)檔案事業(yè)。
6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，密切與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，各部門承擔(dān)的重要職能，監(jiān)督和指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，教育和能力培養(yǎng)。二是完善檔案管理規(guī)定。認(rèn)真梳理當(dāng)前各種檔案管理的具體規(guī)則和法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做各種文件可以及時(shí)歸檔，按時(shí)移交，確保重要文件分類收集齊全，整理規(guī)范。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。各級應(yīng)配備必要的人員，通過各種途徑提高自己的專業(yè)水平，并穩(wěn)定檔案管理人員。
6.3、完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化硬件環(huán)境。一是要加快推進(jìn)企業(yè)信息檔案中心的建設(shè)步伐。二是改善各級檔案室條件。6.4、加快信息化建設(shè)，提高服務(wù)能力。一是檔案管理部門要想方設(shè)法，創(chuàng)造條件，積極跟上信息化建設(shè)步伐。二是鼓勵(lì)有條件的部門、企業(yè)率先開展創(chuàng)建數(shù)字檔案室，加強(qiáng)單位電子文件的安全保存和規(guī)范管理，確保電子文件的安全。
七、新做法：建立幸福檔案，探索長效機(jī)制。
在摸清企業(yè)各個(gè)職工群眾家庭現(xiàn)實(shí)信息、建立相應(yīng)電子檔案的基礎(chǔ)上，科學(xué)評價(jià)每個(gè)家庭的“幸福指數(shù)”，切實(shí)加大針對不同家庭的幫扶、關(guān)心和救助力度，努力探索形成“加強(qiáng)群眾工作，建設(shè)幸福測井”的長效機(jī)制。一是定期對困難群體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實(shí)幫扶措施。 建立“干部下基層，服務(wù)進(jìn)家庭”工作機(jī)制，要求黨員干部在到困難家庭服務(wù)的過程中，必須做到“四知、三推動(dòng)、一引領(lǐng)”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經(jīng)濟(jì)情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動(dòng)職工家庭和諧更進(jìn)一步，努力推動(dòng)職工家庭困難有效解決，努力推動(dòng)職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)；引領(lǐng)職工家庭牢固樹立共建共享建設(shè)“幸福測井”的理念。堅(jiān)持落實(shí)干部做好群眾工作“一崗雙責(zé)”制度，健全干部包戶制度，做到領(lǐng)導(dǎo)掛點(diǎn)、部門（單位）包片、干部進(jìn)戶，落實(shí)督查考核制度，量化細(xì)化考核目標(biāo)，定期進(jìn)行考核，定期公布考核結(jié)果。
結(jié)束語：
隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案所涉及的領(lǐng)域更加寬廣，內(nèi)容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)日趨突出，對于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)精神文明建設(shè)和民主法制建設(shè)起著越來越重要的作用，尤其在信息網(wǎng)絡(luò)、文化產(chǎn)業(yè)、政務(wù)公開和社會(huì)民主發(fā)展進(jìn)程不斷加快的新形勢下，作為信息、文化、政務(wù)工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的具有先進(jìn)水平的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。
參考文獻(xiàn)：
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（一）電子檔案原始性難以判斷
長期以來機(jī)關(guān)文書檔案都是采用紙質(zhì)材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當(dāng)前辦公自動(dòng)化廣泛普及的情況下，紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樘搼B(tài)，檔案在生成、傳輸和接受時(shí)的狀態(tài)處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進(jìn)行辨別。
（二）文書檔案資料收集不及時(shí)
在社會(huì)快速發(fā)展過程中，部分業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)部門檔案數(shù)量越來越多，這就導(dǎo)致在行政機(jī)關(guān)管理工作中檔案收集、整理、數(shù)字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機(jī)關(guān)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)人員相分享，專職檔案人員不參與機(jī)關(guān)文書的日常流轉(zhuǎn)，這種情況下，各個(gè)業(yè)務(wù)科室在對文書檔案進(jìn)行收集時(shí)考慮會(huì)欠缺周全，而且在日常工作中存在重業(yè)務(wù)、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)個(gè)別公文丟失的問題。
（三）辦文人員檔案管理意識不強(qiáng)
首先，文書部門工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)辦公室負(fù)責(zé)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)的工作人員自身對于檔案法律法規(guī)及檔案專業(yè)知識也十分缺乏，這就導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)過程中無法及時(shí)對需要存檔的文件材料進(jìn)行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個(gè)別人員往往為了工作方便，將具有參考價(jià)值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發(fā)利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會(huì)較大一定的影響。最后，部分領(lǐng)導(dǎo)者對于公文存檔的重要性缺乏認(rèn)識，在對文件行文進(jìn)行簽發(fā)及修改時(shí)往往使用鉛筆及圓珠筆，同時(shí)還存在部分重要內(nèi)容行為不規(guī)及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。
二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理的有效途徑
（一）提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)
首先，文書檔案人員要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。
其次，作為機(jī)關(guān)文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質(zhì)，不僅需要具備明確的政治方向，同時(shí)還要具有高度的責(zé)任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻(xiàn)、勤奮敬業(yè)。
最后，機(jī)關(guān)文書檔案是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，端正服務(wù)意識，努力提高檔案服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案的有效利用。
（二）健全機(jī)關(guān)檔案管理制度
加強(qiáng)相關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時(shí)上交文檔資料。專職檔案人員加強(qiáng)與機(jī)關(guān)綜合辦文部門的聯(lián)絡(luò)，在業(yè)務(wù)檔案一月一次移交的同時(shí)，加強(qiáng)文書資料的日常監(jiān)管。改一年一度被動(dòng)接收文書資料為一月或一季定期核實(shí)辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監(jiān)督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實(shí)所掌握的資料，以便后期將其歸檔。
（三）構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)
健全機(jī)關(guān)文書檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，就應(yīng)該不斷地創(chuàng)新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作。在文書檔案之中，工作組織網(wǎng)絡(luò)健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應(yīng)的“網(wǎng)絡(luò)”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發(fā)揮。面對這樣的情況，就需要健全機(jī)關(guān)檔案工作的組織網(wǎng)絡(luò)，并在“網(wǎng)絡(luò)”內(nèi)部做到層層落實(shí)，切實(shí)執(zhí)行，就能夠提升管理質(zhì)量。健全“網(wǎng)絡(luò)”，需要將重點(diǎn)放置于“活”字上，能夠懂得通過網(wǎng)絡(luò)來挖掘其內(nèi)在價(jià)值，真正地將材料細(xì)化、活化，找準(zhǔn)檔案與機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的切入點(diǎn)與結(jié)合點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)信息化文書檔案管理。
（四）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接
