檔案信息化管理論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案信息化管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

在當前時期，檔案資源的管理實現全面的信息化，既具備了可能性條件，又具有了必然性基礎，已經成為時展推動下檔案工作的不可逆轉的趨勢。因此，檔案管理人員要努力地推動檔案資源的高效信息化管理的實現。本文下面具體地談論幾點措施：

（一）健全信息化檔案管理的技術配備

國家各單位實施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應用提供必要的技術支撐，即保證各種軟件設備以及硬件設備的齊備以及同一性，為信息化的手段應用提供支撐，同時還要努力地做好對于安全保護措施的建設，以迎合信息化的管理趨勢，做好對于檔案資源的保護。

1.我國應當以國家、區域、行業、職業等為基礎，致力于推動檔案管理各項技術設備應用的統一化、專業性，以合理可行的規劃方案作為指引，努力健全相關的標準，以推動各個環節檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實現其資源的有效備份以及合理調用，使信息化管理在標準規范的基礎上，循序漸進地達到全方位的實現。

2.國家要致力于研發優質高效安全穩定的數據庫軟件，并著重從資源整合、存儲、檢索等方面研究高效統一的技術途徑，以全面推動檔案資料全國范圍內的一體化管理的實現。

3.國家要以各種傳播媒介來向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動網絡安全的防火墻技術、密鑰技術以及身份認證技術等保障措施的應用。

（二）積極提升檔案管理人員的素質

國家要推動全國范圍內檔案資源一體化信息管理目標的實現，就必須著力為檔案管理工作人員進行全方位的培訓與教育，并努力推動高素質全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢中對于工作的合作開展。

1.國家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規定，以強制化的措施推動檔案的信息化管理理念對各工作人員意識的滲透，努力營造一種全國范圍內的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過培訓或教育切實地幫助原有工作人員實現工作的轉型。而對于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關檔案管理知識的助手。

2.國家可以為各地區檔案管理部門撥發款項，引導全體檔案管理部門提升對于檔案管理人員的待遇，并分級展開面向全社會招聘具有優秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動教育工作對于檔案管理人員的培育，為國家未來的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。

加大信息化管理的試點構建

篇（2）

對于檔案進行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡單類別的存儲的方法，不僅要要求會有很大的空間，必須還要對索引進行相應的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調出來，就必須要耗費很多的時間和精力。但是在計算機中有很多個存儲的單元，其中主要的作用就是對信息進行全方面的記憶。對于計算機自身內部的記憶功能，也是一個非常大的優勢。計算機如果有對內部信息進行記憶的功能，在實際計算的時候，就不需要對相關的數據的信息進行獲取，這種功能只需要把數據信息提前輸入到內部進行存儲的單元里面，因此，在計算的時候，就可以從存儲的單元里面，很方便的找到相關的數據信息，從而就可以不斷的提高計算的效率。

一、檔案信息化管理當中使用計算機技術的優勢

檔案信息化在實際管理中，對計算機技術的優勢使用主要體現在以下幾個方面：第一，利用計算機對檔案進行相應的管理，主要是因為計算機的內存足夠大。隨著人們日常對休閑娛樂活動的項目逐漸增加，就會不斷產生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數量也就會相應的增加，但是一張光盤就能儲存上億的信息數據，這就最大程度降低對檔案空間利用。另外還可以對存儲成本的投入逐漸進行減少。第二，利用計算機來對檔案進行管理，使檔案在進行查找的時候更簡單和方便。現階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個職能的部門通常會運用一些檔案來作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門必須要及時和高效的提出有關檔案的資料。如果利用傳統的方法來對檔案進行管理，在檔案實際查找的過程中，也會經常出現浪費更多時間而對檔案查找不準確的現象，但是在檔案信息化實際管理過程當中，要對計算機技術進行合理的利用，對檔案的信息深入加工的功能進行全方面的改善，最終可以達到對檔案信息深入開發的目的。第三，要利用計算機對檔案進行管理，是為了能夠讓檔案在進行修改并且做出合理的補充，對于復制和傳輸等各個方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過程中，計算機技術已經在社會發展的過程當中進行了廣泛的推廣和應用。檔案在進行儲存的時候，主要是由幾個部分進行，例如文字的信息、照片和設計的圖紙以及錄像帶等等。但是對于傳統檔案管理方法的管理，就會對其中的質量造成非常嚴重的影響，例如天氣的情況和自然災害等等，這些原因都會給檔案的管理帶來非常嚴重的安全隱患。

二、在檔案信息化管理當中使用計算機技術存在的問題

在檔案信息化管理當中使用計算機的過程中存在的問題主要體現在以下幾點：第一，一些檔案信息安全方面的問題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計算機網絡化不斷的發展，電子檔案數據信息當中存在著比較大的安全隱患。有大多數的病毒不斷的入侵，就會經常出現檔案數據的信息被損壞和修改以及泄露等相關的現象。第二，有關的檔案管理人員的綜合素質也需要進行提高，只有對計算機的相關理論以及使用的技巧進行掌握，并且對各種使用類型的辦公設備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優秀的企業檔案管理人員。除此之外，還必須具備對檔案信息進行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價值檔案的資料及時的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現在硬件設施和軟件設施兩個方面，檔案在電子管理的過程當中，硬件是必須要用的計算機設備。一般來說，如果對硬件設備的投入比較大，就會造成硬件設備不足的情況。而在檔案管理過程當中，軟件是每一個環節都需要制定相關的標準和規范的。

三、在檔案信息化管理當中使用計算機技術的重要性

在檔案信息化管理當中，使用計算機技術的重要性，主要體現在以下幾點：第一，他主要是世界經濟和社會發展的一個必然趨勢，隨著世界經濟一體化進程發展的速度不斷加快，信息也已經對經濟高速的發展和社會不斷的進步以及企業能否進行生存造成了非常嚴重的影響。第二，他能夠有效的對工作的效率進行不斷的提高，同時還能對資源進行相應的節約和利用。在傳統的檔案管理工作過程當中，一般都是利用人工來對資料進行收集、規整和使用以及存儲，這個工程當中肯定會對人力和財力以及物理造成大量的損失，并且工作進展的速度也比較慢，已經不能和我國現階段的工作以及生活的節奏進行適應，從而也就不能跟上社會經濟發展的腳步。第三，他也是企業檔案管理發展一個非常重要的趨勢。企業檔案的管理主要是屬于一種基礎性的工作。在我國現代化建設當中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

綜合上文所述，在檔案信息化管理的過程當中，對于計算機技術方法的使用，已經在我國社會當中進行了廣泛的推廣和使用，因為計算機自身的內存是比較大的，不僅能夠對大批量的信息進行容納，還能對檔案進行查找的時間進行了節約，也能對人力和物力以及財力等多個方面的過多的損耗進行全方面的節約，并且對信息資源的保存的時間也比較長。目前，這個技術的應用，也已經逐漸的成為了我國后期對于檔案管理的一個必然的趨勢，因此，我們必須要在檔案管理當中應用計算機技術的同時，進行相應的關注和重視。

作者:李晶群 單位:牡丹江市愛民區檔案館

篇（3）

一些社會保險經辦機構和工作人員面對當前現代信息技術潮流，對實體檔案也進行了數字化、信息化處理，借助計算機系統瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險檔案信息化建設的深刻認識，只重視管理系統的建設，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發利用，導致社會保險檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數不高

隨著信息網絡技術的普及及使用，社會保險檔案信息風險不斷增加，網絡病毒和木馬、網絡黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險檔案的保密性及安全系數較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會保險經辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養，導致檔案管理信息化建設受阻。

二、推進社會保險檔案信息化管理的舉措

（一）建立完善的社會保險檔案管理信息化機制體制

建立起社會保險檔案管理信息化機制，就需要創新完善檔案管理制度，統一檔案管理標準，在科學的制度管理下進行管理，優化整合資源，實現檔案的資源共享。

（二）創新社會保險檔案管理工作信息化的服務方式

要使這項工作順利進行，就需要創新服務方式，運用社會保險信息資源和的先進技術，實現計算機信息管理，啟用公共網絡服務系統，為社會保險檔案信息化提供優質服務。

（三）提高檔案管理人員的專業技術水平

要加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理隊伍的業務技能和計算機應用水平，確保檔案管理人員具有高度專業化技能，能熟練應用加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進行。

（四）健全社會保險檔案管理信息數據，加強信息網絡安全控制

社會保險檔案管理工作量大、內容多、關系復雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險檔案管理信息數據庫，可以快速準確的找到相應的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時加強網絡安全防范和保護措施，保證網絡資源不被非法使用和非法訪問。強化硬件防護技術，對電子檔案當定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數據丟失，確保社會保險檔案信息安全。

篇（4）

二、民生檔案信息化管理的新思路

（一）服務手段創新是民生檔案工作創新的關鍵

要想使民生檔案為人民提供更加高效、快速的服務就必須在傳統的檔案管理體系的基礎上完善過去管理方式和操作手法，依靠檔案的現代化管理平臺創建新型的信息數據庫。針對群眾對檔案的需求，從最基本和最需要解決處理的地方入手，幫助群眾解決諸多社會難點和熱點，優先創建與群眾生活緊密相連的如醫療檔案、保險檔案、產權檔案、戶籍檔案、低保檔案、養老金檔案等等信息化數據庫，為人民創建一個最方便、快捷的查詢民生檔案的網絡化和信息化數據服務信息平臺，確保實現民生檔案的信息數據共享，維護群眾的根本利益和社會權益。除此之外，還要創建電子民生檔案備份體系，構建政府信息和開放檔案的公共服務平臺，進一步擴大民生檔案在信息查閱方面的范圍并使其內容有所突破，堅持豐富，民生檔案的信息內容和來源，建立特色性較強的民生檔案。通過創建民生檔案信息數據庫可以很大程度上緩解檔案管理人員的不足以及服務質量不高等，并且更好的達到服務群眾的目標，為群眾提供最優質、最精準最迅捷的服務，解決諸多與群眾直接利益相關的問題，維護群眾自身的社會權益，為穩定社會帶來不可估量的貢獻。

（二）培養高素質檔案管理人才，以適應民生檔案快速發展的需要

高素質人才的培養是確保民生檔案管理創新的重要條件。因為民生檔案所涉及的范圍非常廣闊，所以包含的種類十分繁多，這就進一步要求民生檔案的管理人員不但要掌握大量的歷史文化知識、精通檔案管理理論和方式、熟悉檔案整理和分配流程、及時更新檔案管理的信息化技能和理論，還要求其具備高度的責任感和服務理念，能夠對檔案的管理方式運用自如。由此看來，有關民生檔案管理的機構應當加大檔案管理技術方面人才的培養，為他們提供創新的機會，有組織、有重點的組織相關人員進行培訓，不斷提高管理人員的整體素質和應用技能，以便更好的滿足民生檔案信息管理的飛速發展需求。

（三）更改觀念、關注民生檔案的資源價值

民生檔案具有體察民情、解決民憂、維護民權等特點，具有極高的權威性和應用性。我們應當根據民生檔案所記錄的信息更好的為群眾服務，尤其是就目前的社會形勢而言，法律條令是管理和限制人民行為的主要方式，而民生檔案則是最為其權力行使的重要依據，不但是惠民的基礎，更是一種合法的信息來源。

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（一）信息化水平不均衡。我國仍然屬于發展中國家，因人力、空間、物力、資源、資金等各方面因素的影響，現階段仍舊無法為每一個居民都構建相應的健康檔案，即便是當前已經成功構建的一些居民健康檔案當中，也難以進行全面的信息化管理，許多經濟較為落后的區域仍舊采用傳統的管理模式，這就導致各個區域極度不均衡，實現信息化管理的起點差異較為明顯。（二）缺乏統一的標準。只有標準統一才能夠保障整個居民健康檔案進行有效共享。然而，當前關于居民健康檔案信息化管理的對應標準明顯無法滿足其發展的相關需求。各衛生服務機構所應用的軟件來自不同的軟件企業，因為各個軟件缺乏統一的準則，并且不同衛生服務機構的醫療服務也存在較為明顯的差異性，這就導致居民健康檔案形成了信息孤島，信息共享極為困難。（三）健康檔案采集的難度大。社區衛生院是社區居民健康檔案采集的主體。隨著醫療衛生事業的改革與發展，社區居民對社區衛生服務機構的技術水平持懷疑態度。認為社區衛生服務機構設施陳舊、服務質量難以保障。有些居民對信息收集認識不足，戒備心理強，不愿意告知自己的真實病情，給健康檔案的完整性帶來一定的困難。（四）軟件利用率偏低。通常來說，居民健康檔案管理軟件都是動態管理的模式，這就需要工作人員及時將各種隨訪、追蹤的信息錄入到系統當中，然而因為工作人員的工作任務較為繁雜，遺忘或者不能及時錄入的情況難以避免。此外，因為專業問題，許多醫務人員都存在不會使用居民健康檔案管理系統，自然也就不能利用軟件去進行診斷，導致居民健康檔案管理系統利用率不高。

二、加強健康檔案信息化管理的措施

（一）加大宣傳力度。大力宣傳，在臺州新聞頻道，老百姓都關注的欄目中，開設5分鐘的健康知識，宣傳健康檔案的重要性；在每年的結核病、艾滋病等防治日中，發放宣傳資料。（二）加強硬件建設。物質條件是進行居民健康檔案信息化建設的先決條件，這就需要從硬件與數據庫著手，在采購的時候必須要聽取專業人士的建議，不僅要保障硬件的先進性，同時也要盡量避免浪費。衛生局信息中心統一購入健康檔案硬件設備，全區醫院進行聯網，這樣病人無論在哪個醫院，醫生都能看到完整的個人信息，為診治提供方便。（三）培養引進專業的信息化人才。居民健康檔案信息化發展需要一批專業技術過硬、綜合素質強的人才隊伍，這個隊伍應當具備專業的信息技術及一定程度的醫學知識。由于社區服務中心人手少，既要調查，又要檔案錄入，這就需要積極培養或者引進對應的人才，同時加大在職檔案工作人員的培訓力度，針對全科醫生而言，應當構建一個注重實效、多模式、分類型、多層次的信息化人力資源培養體系，尤其是對一些年齡較大的全科醫生來說，應當進行重點的培訓教育，保障每一個工作人員都可以操作對應的系統，從而有效提升居民健康檔案系統的利用率。（四）建立健全信息化標準規范。一套統一的標準規范是推動居民健康檔案信息化管理的保障。健康檔案成為基層全科醫療服務領域內重要的醫療法律文書。早在2009年的5月，我國衛生部就頒布了《健康檔案基本構架與數據標準(試行)》，針對居民健康檔案規范化問題提出了較為明確的要求，為居民健康檔案信息化標準化發展打下了堅實的基礎。

篇（6）

一、前言

隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統的管理方法顯然已經不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經成為一種必然，如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。

二、教學檔案信息化管理中存在的問題

(一)對檔案信息化的認識存在誤區

首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網絡資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規定，需要的時候直接查詢編號就算是實現了信息化管理，這顯然是一種認識誤區，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發展，不利于教學檔案資源的利用［1］。

(二)硬件、軟件設施不完善

硬件設施是檔案信息化的基礎，但是從目前的情況來看，大多數學校的硬件設施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施，也比較重視教學檔案系統的開發，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯系起來，也沒有與相關部門聯網，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現資源共享。

(三)缺乏專業的管理人才

教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質資料迅速轉化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業的教學檔案管理知識［2］。

三、提高教學檔案信息化管理水平的策略

(一)提高對教學檔案信息化管理的認識

管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用，都要利用計算機系統，將信息化管理的優勢充分發揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。

(二)加強基礎設施的建設

要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎設施的建設。首先，要加大硬件設施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質資料掃描進電子系統中。其次，要重視軟件設施的建設，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯網，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯網實現教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。

(三)紙質檔案與數字檔案的統一管理

目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統的同時，也加強對紙質教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現電子檔案更新滯后的現象;最后，紙質教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

(四)重視信息化管理人才的培養

要加強對教學檔案管理人員的培養，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性。總之就是要求工作人員將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯系起來，提高工作效率［3］。

四、總結

認識誤區、硬件、軟件設施不完善以及專業人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎設施的建設，實現紙質教學檔案與數字教學檔案的統一管理，另外要重視信息化管理人才的培養，這樣才能真正實現教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發揮出來。

作者:谷露 單位:鎮江船艇學院

參考文獻:

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二、信息時代對科技檔案信息化管理的做法和思考

科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。

第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率。科技檔案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。

第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。

通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環節中，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理。

第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續發展。

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隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。下面是編輯老師為大家準備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

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2.管理體制雜亂，相關人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學校檔案管理辦法》明確指出學生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現學生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導員和專職檔案管理人員協同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規條令，但就高校學生檔案管理這一項工作卻并未提及，導致科學規高校學生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學生檔案管理制度嚴重缺位。尤其是多個校區分散的綜合性高校，學生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉遞等流程缺乏統一標準，出現填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關不嚴格、移交手續不規范等問題，甚至造成學生檔案丟失甚至失真，從而無法發揮高校學生檔案的原始憑證作用。

4.高校學生檔案的管理手段滯后。現如今，由于種種原因，絕大多數高校的學生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質為主的進程中，未加以計算機和互聯網的輔助，造成管理手段滯后，嚴重制約了開發與利用學生檔案的信息資源。

二、高校學生檔案信息化管理對策分析

傳統的高校學生檔案管理模式已經無法適應現階段的工作需求，在科技飛速發展、社會多元化的今天，高校學生檔案管理工作應立足信息化背景從技術、制度、管理和服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉變態度，加強認識。學校領導和檔案管理人員應轉變對待學生檔案工作的思想誤區，提高重要性認識，貫徹實施學生檔案有利于學生工作開展、教育質量提高、人才全面發展的教育理念。與此同時，借助校園網、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數據就是實現檔案管理信息化的錯誤理解。高校領導應積極帶領檔案管理工作人員認真研習有關檔案管理信息化的政策方針，并針對發現的問題組織開展專題討論，使各院系輔導員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現檔案管理工作智能數字化的健康持久發展美好愿景打下堅實基礎。

2.改革學生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學生檔案應統一歸校檔案館管理并專職負責，同時要協調處理好檔案館與學生檔案形成的各相關部門如教務辦、學生工作部以及學院等之間的合作關系，結合高校自身實際情況，建立以各學院為基點向校檔案館過渡的科學系統的學生檔案管理體制，實行集中統蘭臺縱橫一管理。新生入學檔案、在校期間形成的文件資料、畢業生檔案信息等先經輔導員整理，之后提交到學校檔案館，由專業的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學生從入學到畢業的成長資料，保證為有關部門單位呈現最真實可靠的原始學生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學生檔案由于具有連續性和周期性的特點，因此各高校應根據自身實際情況并結合人事檔案管理的相關規定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉遞等環節制定統一的標準，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當今高校學生檔案管理工作的趨勢所在，是實現電子信息化的安全措施。因為信息網絡時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學生檔案的工作效率，但在涉及轉遞檔案、出具檔案證明文件等關乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質檔案作為基準。管理制度的建立應從以下收集歸檔、查閱借閱、轉遞等三方面具體開展：在學生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續，輔導員也應積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統，使學生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態，從而避免畢業時集中突擊整理，同時做到歸檔標準制度嚴格統一，推動學生檔案工作的規范化進程；在內容收集上，也應按照素質教育的人才培養方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創新參與情況等一并納入學生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現象，積極鼓勵師生及有關單位查閱檔案。高校應建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴格監督借閱人員辦理登記手續，同時借閱者也應提高自身素質，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現象。轉遞環節需要建立更為完善周詳的轉遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學生檔案在畢業時會面臨時間緊迫、數量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環節、方式和手續上嚴格轉遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統開發。高校實施數字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設，如購買電子計算機、引進開發數據庫等，在配套設施齊全的基礎上建立一套完善的有本校管理工作特點的學生檔案管理信息系統。基于上述提到的高校學生檔案由檔案館集中統一管理這一特點，并充分發揮校園局域網的網絡優勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學生檔案管理信息系統。安裝應用非常便捷的Browser/Server架構，即支持多種操作系統的Web瀏覽器與運轉效率極高的ASP服務器客戶端協同工作，加以適應性超強的MSSQLServer數據庫進行數據交互，使得這套學生檔案管理系統在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統模塊分為檔案館、教務處、學院以及學生四大類，按類型分配權限，不易出錯，解決了高校學生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現了學生檔案在建立、收集、整理、轉遞以及查詢等環節真正意義上的信息化與數字化。

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1.1戰略實施與戰略制定的區別

戰略實施與戰略制定不同，具有自身的特性。企業檔案信息化的戰略實施最根本的特性就是以行動為導向，以實現目的為最終價值。

1.2企業檔案信息化戰略實施的任務構成

企業檔案信息化的戰略實施是其戰略管理過程中的行動階段，它要求將選定的企業檔案信息化戰略加以細化，并制定出實施所需的各項措施并付諸實施。企業檔案信息化戰略實施的任務構成應包括以下具體內容：制定企業檔案信息化的戰略實施計劃；建立相應的組織結構；按企業檔案信息化的戰略要求配置各項資源；實現對企業檔案信息化戰略的政策與程序支撐；根據企業檔案信息化的戰略要求，完成對業務流程的再造；建立相應的協調機制；營造工作環境與氛圍等。企業檔案信息化戰略實施的任務可以歸納為一點，就是如何確保企業檔案信息化的運作方式與企業檔案信息化戰略成功的必要條件達到協調一致。

1.3企業檔案信息化的模式選擇

企業檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會對企業檔案信息化產生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業檔案信息化的戰略實施模式，對于企業檔案信息化的順利完成至關重要。參照企業戰略實施的可選模式，企業檔案信息化可以參考以下五種實施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強調自上而下的強力推行，該模式可以有效確保戰略的實現，但是會造成具體實施人員主動性與創造性缺失。

（2）變革型模式。

即強調組織體系與業務流程的再造，但再造的組織體系與業務流程容易造成既定戰略邊緣化。

（3）合作型模式。

強調相關部門與人員的集體醞釀與配合，對于多數情況而言，該模式相對可行性高。

（4）文化型模式。

即運用企業文化等柔性力量來保證戰略的順利實施，有利于統一思想和行動，但容易造成管理制度等硬性規范力量的作用弱化。

（5）增長型模式。

強調自下而上的建設方式，以底層的力量來推動戰略的順利實施。所以，根據企業檔案信息化實際情況與特點來綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運用，盡最大力量趨利避害。

2企業檔案信息化戰略實施的組織保障與物質基礎

企業檔案信息化是一項系統工程，需要組織體系與物質基礎的有力支持。組織保障與物質基礎缺一不可，組織保障用以理順企業檔案信息化過程中各相關部門的職能關系，確保企業檔案信息化順利進行：物質基礎則為企業檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰略資源的配置等。

2.1企業檔案信息化的組織保障

企業檔案信息化的組織保障就要以企業檔案信息化的實施為最終指向，聚攏相關部門的職能，建立起多頭協調的組織機制，用以確保企業檔案信息化的組織體系科學高效。優化的組織體系的建立，對于推進企業檔案信息化的順利進行具有重要意義。

2.2企業檔案信息化的物質基礎

企業檔案信息化的物質基礎主要包括優化的投入結構與各類資源的最佳配置，二者決定了企業檔案信息化物質基礎的優劣。企業檔案信息化需要合理結構的投入。軟件與硬件是企業檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業檔案信息化的基礎平臺。。在這種情況下，及時使用先進的網絡技術和產品，在適當維持對硬件系統投入的基礎上，加強軟件系統的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術資源等各類相關資源的配置同樣構成了企業檔案信息化的物質基礎。在企業檔案信息化過程中，要做好各類相關資源的整合工作，加大開發力度，使信息資源建設轉化為企業檔案信息化的推動力。這就要求企業檔案信息化要充分認識自身與資源配置之間的關系，要認真做好相關資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業檔案信息化的匹配度，為企業檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業檔案信息化戰略實施的軟環境營造