檔案的相關知識匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案的相關知識范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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教育實習是培養合格師資的必由之路,對學生的教師職業意識、教學態度、教學風格、教學方法、教學能力等都會產生深遠的影響。教育實習質量既反映學生質量,又反映學校的辦學水平,是高等學校本科教學工作水平評估的必查項目[1],因此,搞好教育實習的質量控制與相關檔案的規范管理是極其重要的。

一、教育實習的質量控制

教育實習包括課堂教學實習、班主任工作實習、課外活動指導實習等內容,本文主要探討課堂教學實習的質量控制措施。

(一)教育實習指導老師的遴選。

教育實習指導工作應選派具有講師以上職稱(含講師)或具有碩士學位、教育教學經驗豐富、思想作風好、工作責任心強的教師擔任。指導老師應為人師表、教書育人、嚴格要求學生,重視對學生獨立工作能力的培養。

(二)備課會。

備課是教學工作的一個基本而重要的環節。備好課是上好課的前提。對于實習生來說,盡管他們已經學了相關的專業知識和心理學、教育學、教學法等課程,但憑借個人的力量要備好課還是比較困難的,必須借助集體力量、發揮集體智慧。備課會就是集思廣益、共同提高的一條有效途徑。

在編寫教案之前,備課小組在組長的組織下,開一個有指導老師參加的備課會,對教學涉及的一系列問題進行廣泛而深入的討論。備課會上討論的問題包括:這節課教學內容在整個學科知識體系中的地位和作用;教學目的及達成措施;教學重點、難點各是什么,以及如何突出和突破;應采用哪些教學方法;如何引入新課;如何設計教學過程;應使用哪些教具;如何設計板書;如何理論聯系實際;應提出哪些問題讓學生思考和討論;應滲透哪些思想教育以及如何滲透;應培養哪些能力以及如何培養;如何分配課堂時間;如何鞏固新課;應布置哪些作業,等等。在備課會上,教師對發言積極的實習生要予以表揚,對有益的看法充分肯定,尤其要鼓勵實習生提出創造性意見,對實習生的不當之處也要組織討論、總結、完善。

(三)教案的撰寫、修改與熟悉。

教案是教師實施教學活動的具體方案,優秀的教案是上好課的重要保證,實習教案必須是詳案,即教師在課堂上的所有言行均要得以體現。教案一般包括課題、教學目標、教學重點、教學難點、教學用具、教學方法、教學過程、板書設計等內容。

在教案初稿完成后,實習生要根據這節課的教學目的和要求反復修改,直到自己和指導老師滿意為止,然后交原任課老師審批。在教案定稿后,實習生要反復熟悉,做到心中有數、運用自如,即使在課堂上遇到突發事件,也能處變不驚。

(四)試教過關。

備好課是不是就等于可以上好課了呢?對于實習生來說,回答是否定的。在備好課和上好課之間還存在一定距離,只有反復演練才能填充。反復演練不僅能使自己熟悉教案,而且能發現原來教案中的一些不足,從而起到檢驗教案、完善教案的作用,此外,反復演練使自己胸有成竹,能增強自己上好課的自信心。那么,怎樣檢驗實習生的演練效果呢?得力措施莫過于試教過關。

所謂試教過關,就是在上課前兩三天,指導老師聽實習生試講,以檢驗實習生的試講是否達標。要搞好試教過關,首先必須使實習生清楚試教過關的標準,其次要對實習生嚴格要求,嚴格把關。雖然實習生清楚了試教過關的標準,努力有了方向,演練有了目的,但效果到底如何,還受他們自身素質和主觀努力程度的影響,所以要真正使實習生達到試教過關的標準,指導老師還須對他們的備課和自我演練提出要求,并進行督促、檢查和指導,對試教時出現的問題予以糾正,對達不到要求的試教重試。

試教過關,對實習生既是壓力,又是動力。因為要試教過關,實習生就要更加認真地鉆研課程標準和教材,更加深入地了解學生和研究教學方法,更加精心地編寫教案和修改教案,更加主動地反復演練,這有利于提高教學水平。

(五)上課。

上課是教育實習最基本最重要的環節。實習生一定要精心準備,認真上好每一堂課。在上課時,要精神飽滿,全神貫注。在講課過程中,把注意力集中到學生身上,實現師生之間感情和信息的交流,不低頭看教案,不照本宣科,更不東張西望,而要穩重、親切、耐心、熱情、循循善誘,語言簡潔、流暢、生動,沒有口頭禪,聲音宏亮、清晰,讓所有學生都能輕松入耳。另外,既要尊重教案,又要根據課堂實際靈活調整教學方案。

(六)課后評議與自我小結。

每一次上課后,聽課教師與上課教師都要一起召開評議會,評議的項目包括教學內容是否正確,重點是否突出,難點是否突破,教學組織是否恰當,教學方法是否合適,教學語言是否簡潔、生動,教學效果如何等?？傊?在評議會上,教師既要充分總結實習生的優點,又要指出存在的不足,并探討改進的措施。實習生要充分聽取大家的評議意見,總結自己在教學上的長處,明確自己的不足及今后改進的措施,真正做到一步一個腳印,一課一個臺階。

(七)實習成績考核。

實習生必須按照實綱的要求,完成實習的全部任務,提高實習報告等實習材料方可參加考核。實習成績應根據學生的實習態度、出勤與任務完成情況等項目進行綜合評分,實習成績評定應采用“優、高、中、及格、不及格”的五級記分制。實習不及格者需要重修,并經考核合格后方能獲得教育實習學分。

二、教育實習的檔案管理

每個學生的實習材料裝訂成冊,然后按學號從小到大順序存檔。每個學生的實習材料包括實習手冊、一份規范的教案、一份班主任工作計劃、一份實結、一份實習論文等內容。實習手冊內容包括實習生基本情況、實習學校基本情況、實習班級基本情況、實習班級學生名單、實習日志、聽課記錄、實習情況匯總表等。每個實習生都要認真填寫實習手冊,其中的每一項內容都要填全。此外,每個實習隊的實習計劃、實結與優秀實習生名單也要歸檔。

建立自我完善、自我約束的教學(包括教育實習)質量監控體系是質量控制的重要保證[2],是高校本科教學工作水平評估的主要目的之一[1],高質量的教育實習和相關檔案的規范管理是一個學校辦學水平高的重要憑證[3]。因此,教育實習的質量控制與相關檔案的規范管理工作,值得每個高校認真對待、積極探索、不斷完善。

參考文獻:

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一、高校教師綜合檔案的管理與利用現狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現狀盡管在知識化、信息化、網絡化的環境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數字化、信息系統化都已經成為現實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結果就是，教師的各類檔案數據是分別存于不同的系統中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數據；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或學校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數據統一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業務活動過程的文檔進行統一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統一管理與開發利用極為不便?，F實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數據管理模式不同，數據結構不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉換問題，格式轉換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數據丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發揮?，F行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統一保管的教師檔案才能體現出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程。總之，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內知識的融合、共享、創新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現代信息管理技術，尤其是數字化與計算機網絡技術，實現高校教師綜合檔案數據的一體化管理與利用。一體化的基本內涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數據的一體化管理，即通過制定標準、統一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數據集中統一保管，以方便利用；其二，教師各類業務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網及相關信息管理技術，對教師的各類業務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經網絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現教師業務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數據的丟失；其三，教師個人綜合檔案數據在一定范圍內公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網及相關技術與制度，實現在高校內部的某些范圍內對高校教師個人檔案數據的共享與開發利用。實現途徑應該是開發出能一體化管理教師個人基本信息及各類業務檔案數據的綜合檔案管理信息系統，系統的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現方略實現并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構建一個統一、相對規范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業務活動過程統一建檔、系統保管的專門檔案管理制度，這是實現高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數據庫系統技術、系統集成技術、網絡技術等現代信息技術，組織專門機構、專職人員，開發高校教師綜合文檔管理信息系統。從現實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統，人事檔案有人事檔案管理信息系統等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統（如教務管理信息系統、人事信息管理系統、科研信息管理系統等）的基礎上，應用系統集成技術，構建一個統一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業務文檔的綜合文檔管理信息系統。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發能力的信息公司合作完成，開發的關鍵技術是系統集成技術與數據庫系統技術。系統的開發過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數據庫系統技術、信息系統集成技術等現代信息技術，針對高校教師業務檔案的數據構成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數據）及各類文檔的形成過程，分析并規劃系統的整體構成及功能結構，包括各子系統的構成與功能結構，進而建構系統統一的數據庫數據模型并實現系統的統一規劃，最終完成系統的集成及其相關軟件的開發、調試、實現等。該系統應該具備：利用分布式數據庫管理系統原理統一保管教師個人基本信息及其所有業務活動過程的各類檔案數據的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數據的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數據的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權限管理措施。最后，在考慮檔案數據的特定保護需求的情況下，在數據庫的設計階段，充分運用數據庫保護技術與原理，設計并規劃系統各類文檔數據的全程控制以及數據的安全保密與數據共享的平衡控制機制。數據庫系統的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數據模型設計階段的數據結構、數據操作、數據完整性約束等三個基本要素的統一設計，實現對整個數據庫的數據進行統一控制的機制，最終實施對各類教師業務文檔的全稱控制；二是通過對系統各類用戶及其權限的統一規劃、管理，形成對系統檔案數據的安全與完整性的統一控制，最終實現系統檔案數據保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發者與數據庫管理員共同設計完成，相關內容的論述將在后續文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數據的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數據庫的安全保護措施，對各類用戶進行統一的權限控制與管理。包括對系統用戶的名稱與密碼的統一管理，對系統運行過程中各類系統用戶的身份識別（以保證系統用戶的合法性），對進入系統的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統數據的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現系統內各類用戶對權限范圍內相關數據的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學

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學者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結構形式所賦予的功能被稱為工具價值;后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值;工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經濟學家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀90年代，管理學界出現了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術和理論的發展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。

1.1 知識管理下技術和理論的發展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術發展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發程度也很低，僅限于復印和翻印。技術的發展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現檔案知識的共享。知識管理強調學習、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發來實現組織的知識塑造，以達成組織運轉更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，加速了檔案知識共享的進程。

1.2 知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。第一，檔案知識屬性發生改變：由文獻走向答案。知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。正如麗貝卡?巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業職能定位的新起點?！钡诙?，電子文檔的普及擴大了檔案的內涵。電子文檔的出現使文件與檔案之間的區別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮?布魯金在《企業記憶――知識管理戰略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經成為是否具備較高學習能力和信息處理能力的標志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。

可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術發展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優質的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態，這種狀態又將放大檔案知識的價值，引發更加嚴重的索取。

2 競爭的本質

從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力，其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用;“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征;“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質是：檔案部門對檔案的開發并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導致無法實現檔案知識共享。

3 緩解競爭，實現檔案知識共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術也便利了檔案管理者對檔案的開發，可以說，擴大檔案知識供給順應時勢，而我們要做到的就是順勢而為。

對于檔案知識開發而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術開發本領，拓寬視野，最大限度開發檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現檔案知識的共享。

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一、引言

由于中國加快了經濟體制改革的步伐，中國對人才的需求量也在急劇上升，很多的用人單位開始大規模的進行人才招聘，這樣一來，之前比較傳統的人事制度已經達不到現在的需求了，所以人事制度的改革勢在必行，而相應地，人事制度的改革就會不可避免地對人事檔案管理造成一定的影響。[1]

二、人事制度下人事檔案管理的新特點

第一，就國有企業中的員工而言，他們可以“無檔生存”。由于人事制度的不斷改革和發展，以前的終身聘用體制已經無法適應現在社會，員工也開始漸漸從企業中獨立出來，不再像以前那樣依賴企業，下崗人員也不再像以前那樣關心人事檔案是否存在，逐漸的在現如今社會中，人事檔案已經不再像以前那樣具有極大的價值。第二，個人可以從實際出發，“無檔擇業”成了可能。由于市場經濟的不斷發展，中國對人才的綜合水平也有了一定的要求，導致全新的用人制度慢慢脫穎而出，企業開始更加注重員工個人能力與素質，向契約模式轉變的合同內容開始被很多家用人單位啟用，這不但能夠推動中國人才涌動，同時對于員工來說他們的自也更加明顯了。[2]

三、人事檔案管理中的一些問題

第一，人事制度和法律互相制約與影響。在人事檔案制度中，其中一部分的內容跟公民知情權相違背，例如，任何人都不可以翻閱自己或者是自己親屬的相關檔案，這跟憲法中提到的公民知情權相矛盾。傳統化的落后的人事檔案管理中沒有明確指出解決方案，在現有的經濟體制下，健全相關制度勢在必行。[3]第二，服務意識有待提高。人事檔案中的內容有很多，而現階段各級別關于檔案管理的水平還有待提高，管理條件各不相同，關于防火防潮等措施并沒有完全在檔案管理中體現出來，放置檔案的環境有待提高。與此同時，傳統的人事制度也直接影響了人事檔案管理的進一步發展。即使中國現代科技正處在迅速發展階段，為人事檔案的管理帶來了一定的便利，但是因為在人事管理方面還沒有完全實現統一化的標準，導致信息不能被完全共享給企業員工，再加上沒有對人事檔案相關管理人員提出明確需求，他們的專業水平與素質并不一致，人事檔案的管理工作比較繁多，整理起來比較費時，慢慢地便造成了員工積極性和熱情開始降低，他們情緒不高，檔案信息的價值也就不能被很好地體現出來，影響了工作的進程。[4]

四、人事制度改革措施

第一，盡量減少人事檔案條款中關于人的約束?，F在大部分企業中所實行的人事制度都體現了一定的合同契約關系，落后的人事制度已經不再在各個方面都對人才進行約束，在新型的市場條件下最為重要的就是對人才進行合理配置，這不但利于攻破舊社會關于身份等級的觀念，同時還促使員工有更多時間投身到自己真正喜歡的行業中進行探索，把人才優勢盡量發揮出來。第二，人事檔案中的信息要進一步的完善。在隨著社會的不斷發展過程中，關于人事檔案透明化的聲明開始越來越明顯，在這種狀態中，人事檔案管理要順應時代的發展，及時有效地收集個人信息，防止發生錯誤，做到認真記錄，仔細核對，真實準確地反映出個人實際情況。第三，建立人事檔案相關的管理機構。由于中國現代社會中，人員流動性普遍比較大，之前的人事檔案已經無法滿足關于人員檔案的正常管理。所以對此企業可以嘗試建立起人事檔案管理部門或者是機構，讓專業的有相關經驗的人對部門進行負責和管理，同時高度監督該體制，進而提升管理工作的辦事效率，把管理中存在的不公平現象有效杜絕出去。第四，剔除身份象征。之前的人事檔案關于個人身份的劃分太過于固定，不同身份的人享受的待遇就不一樣。這是十分不公平的，而現在的制度下沖突原有體制，適用于現在的人事管理，在現在的人事制度當中把因人制宜這一特色有效體現出來，極大地發揮了人事制度的作用。

五、結束語

綜上所述，對人事制度進行改革跟很多部門都有所涉及，可以說并不是一蹴而就的，要循序漸進地展開，這是一項比較煩瑣的工程，而在對人事制度進行改革的核心，就是要對檔案管理的制度進行改革，雖然從目前來看，改革并不是如想象中的那么順利，人們也正在對其中出現錯誤的地方及時地進行改正，相信終有一天，人事制度的變革能夠完全順應時展。

參考文獻：

[1]劉萌萌.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].辦公室業務,2013（21）.

[2]王建民.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].企業改革與管理,2016（14）.

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中圖分類號： G472.4文獻標識碼： A 文章編號：

一、知識管理服務與傳統管理服務的區別1. 知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念。即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據企業決策者、經營者、管理者的問題和企業環境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。從觀念上看，它與傳統的信息服務不同。2. 知識服務是對企業的決策者、經營者、管理者的目標驅動的服務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業的決策者、經營者、管理者的問題。而傳統的信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。3. 知識服務是面向知識內容的服務。它非常重視的是對企業的決策者、經營者、管理者的需求的分析，根據問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成恰好符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量和它對企業生存、發展的實用性、可行性進行評價。而傳統的信息服務則只是基于簡單的、文獻物理式獲取的服務。 4.知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于幫助企業的決策者、經營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現是對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程，又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將圍繞著解決企業生存、發展、競爭的方案的形成和完善而發展，而傳統的信息服務則只是滿足于對具體信息、數據或文獻的提供。 5.知識服務是貫穿于對企業決策者、經營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業的決策者、經營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據他們的需求動態地、連續地組織服務，而不像傳統信息服務那樣以固有的模式、固有的過程或固有的內容的服務。6. 知識服務是面向企業增值的服務。它關注和強調利用自己獨特的知識和能力，對現有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產品，為企業的決策者、經營者、管理者解決其知識和能力所不能解決的問題。通過知識和專業能力來為企業的決策者、經營者、管理者創造價值，通過顯著提高他們的知識應用和知識創新效率來實現價值，通過直接介入利用知識的創新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累、規模生產等來體現價值。

二、現代企業檔案管理中知識服務的方式1. 知識服務是融入對企業的決策者、經營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業的決策者、經營者、管理者之間的聯系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業的具體的利用者或利用過程的服務責任制。2. 知識服務將是基于專業和個人化的服務。專業化要求按照具體專業或課題領域、經營目標來組織和實施服務，保證對企業服務的對象，企業環境的把握；保證知識服務的質量；個人化，要求針對個別的企業決策者、經營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。3. 知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統服務。它應當通過系統集成、服務集成等多種方式聯合、協調，利用多種知識、資源、人員、系統、服務來組織和提供對企業的經營和發展的知識服務。4. 知識服務將是基于自主和創新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據實際情況動態地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態地設計、組織、安排、協調有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創新精神、研究能力和管理能力。

三、知識管理是企業檔案工作走出困境的方向

傳統企業檔案工作要適應外部環境的變化、走出當前面臨的困境，唯有進行根本性的變革和創新。而根本性的變革和創新需要有先進的管理理念與管理模式指導。而能夠指導企業檔案工作創新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業檔案工作創新提供新的思維。

1、知識管理是知識經濟時代的管理范式

當前，全球最根本的社會經濟背景、時展潮流是知識經濟的興起。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟。在知識經濟時代，知識成為了關鍵的經濟資源和比較優勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經濟作為一種完全不同于農業經濟、工業經濟的全新的經濟形態，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應?！耙驗橹R社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效。”知識管理強調通過知識應用、知識創新，充分發揮知識在經濟生活中的作用，最大限度地實現知識的價值，順應了知識經濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經濟時代的管理范式。

2、知識管理是企業檔案工作創新的方向

知識管理是指應用現代信息技術對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的根本目的是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應用、創新，知識管理的技術支撐是現代信息技術。作為知識經濟時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案工作在內的企業各項管理活動提供創新的思路和視角。

3、知識管理的根本目的

檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案內容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現實價值和利用價值，從而使檔案鑒定活動創新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。

四、總結：

說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。從知識管理審視企業檔案工作，可以促使企業檔案工作很好地適應外部環境變化的要求，通過挖掘企業檔案的知識價值，為企業價值創造活動服務，為提升企業核心競爭力服務，以適應現代企業制度建立和市場競爭日益激烈的要求；通過應用現代信息技術，以應對電子文件涌現的沖擊；從而最終走出當前面臨的困境，進而取得利潤。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲《.檔案學概論》(第二版)[M].中國人民大學出版社，2006:282

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二、人事制度改革對人事檔案管理的影響

在以前很長的一段時間以來，人事制度還沒有進行改革，還是沿用以前的傳統管理方式的情況下，一般都是個人走到哪里，自身的人事檔案就要跟著帶到哪里。然而隨著近年來我國人事制度的不斷改革和創新，人事檔案管理也開始逐漸放寬了對人事制度的依賴，顯得越來越靈活。

（一）人事制度改革，導致人事檔案的作用日益弱化

隨著我國政府各部門以及企事業單位內部人事制度的不斷變革，導致人事檔案的地位日益受到動搖，人事檔案的作用日益弱化。主要表現在以下幾個方面：一是國有企業實施改革以后，打破了傳統意義上“鐵飯碗”的概念，下崗職工可以沒有檔案，也可以不再依附單位對職工的人事檔案的管理。在沒有人事檔案的情況下，下崗職工依然可以自由選擇自己喜歡和適合自己的工作，對自身的生存依然不會有任何實質性的影響?，F在社會上的很多正規公司的正式工作，對員工個人的人事檔案都沒有進行強制性的要求。不管員工是否可以提供自己在之前企業的工作過程中形成的人事檔案，公司都可以予以辦理員工的正式入職，因此極大地削弱了原有人事檔案對各人的束縛和影響。

（二）人事制度改革，導致人事檔案的管理形式更加靈活

隨著非國有企業在市場經濟體制下如雨后春筍般的快速蓬勃發展，無形當中給社會提供了很多不同的就業機會。由于企業經濟的快速發展，人事的招聘也要能夠適應企業的發展，因此給企業創造了全新的用人機制，致使企業在實際的招聘過程中，不再像以往一樣去關注以前其人事檔案上記錄的信息，包括員工身份、地位、學歷、家庭背景、任職企業的名稱等外在的形式化的東西，轉而重視更加實在的員工本身的個人能力。而且對于員工的人事檔案的建立可以從員工入職的時候重新管理，雙方簽訂用人協議和合同等，員工只要能履行合同或者協議上的相應條款，認真努力地開展工作，那么自身的人事檔案甚至可以有沒有都沒有關系，員工的合法權益同樣是會受到相應的保護。因此，人事制度的改革，在一定程度上促進了人事檔案管理形式上的創新和靈活。

（三）人事制度改革，促進人事檔案管理的科學性和合理性

以往的公職部門和用人單位，都過分關注人事檔案里面記錄的信息，而忽略了對員工自身能力的重視，導致人才選拔過程中的有失公平的現象的發生。例如很多人事檔案都可以通過一定人為的手段來弄虛作假，更可能導致假的學歷證明、錯的年齡、一些作假的優秀材料、一些對當事人進行褒獎的空洞溢美之詞等，由于具有一定的虛假性，因此在實際的人才選拔過程中常常無法提供真實有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事檔案信息，而是給每個人平等、公平的競爭機會，即便是以前沒有人事檔案的無業游民或者農民，只要能滿足人才選拔的要求，順利通過國家統一的考試都可以順利上崗。這一巨大的改變也從側面反映了我國公共管理制度的完善，促進了人事檔案管理的科學性和合理性。

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[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02

The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff

ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin

People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China

[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.

[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis

2000年以來，根據國家人事制度改革要求開始實施“單位自主用人，個人自主擇業”的用人機制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務機構即人才交流服務中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實際工作中，人事檔案在發揮其優勢的同時，也存在一些不可避免的問題。

1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題

1.1 人員流向與人事檔案脫節

人事帶來的醫院用人上的人檔分離，最大的優點就是醫院使用人才不再受到現有人員編制限制，給醫院人才引進提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當事人存在一種認識誤區，認為聘用關系就是“聘用期間我發工資你干活，合約結束停發工資你走人”的關系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現了“有檔無人”，新單位出現“有人無檔”的人檔分離現象，使得有些干部的來歷不明，假學歷、假文憑、假政績的情況時有發生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護檔案的認識。有些畢業生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態度……按照人事檔案的規定，這些情況都將給個人今后權益糾紛、學歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發展。（2）學校的就業指導缺位。個別學校尤其是大中專學校是指導不到位甚至不負責任的。從到本院應聘的人員來看，有部分人員從學校畢業后就一直自己拿著檔案，學校在學生畢業后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導致。各地區的人事檔案規定不同，致當事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規定；有地方畢業1年內沒辦理人事檔案的只能“托管”的規定；如畢業多年沒在正規人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。

1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難

目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛生主管部門管理，工人檔案在醫院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環節較難，更是導致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經濟發展相關領域對個人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現失真情況。

1.3 存檔費用高，“廢棄檔”清理難

經了解，各地的檔案管理收費按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費為500萬元。高額的存檔管理費使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經成為存放檔案單位和中介機構非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉至相關機構，也不調入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續存放。

2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點設想

2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務新模式

面對實施聘用制的大環境，人事檔案的管理也要適應新形勢，要尊重人才流動，增強信息意識，樹立主動服務意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務。

2.1.1 增強人事檔案的規范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變為“社會人”。因此，各人事組織和勞動部門、學校、用人單位都要順應形勢要求，更新觀念，聯合管理，針對聘用制人員流動特點，變管理為服務，變監督為指導，加強人事檔案的規范化管理。一方面人事組織部門要規范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉遞程序的管理，注重各個環節的管理制度建設。另一方面，用人單位也要充分認識到個人檔案是勞動關系運行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業的勞動權益有直接影響。因此，在進行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予接收，既避免后續的勞資糾紛，也使得應聘者重新重視個人檔案。當然，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現象發生。

2.1.2 建立統一機構，集中管理 要改變目前多頭管理的現狀，設置專業化的人事檔案社會化管理機構，將國有單位、獨資、合資和私營企業等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業生的人事檔案統一管理起來，尤其各地人才交流中心應該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負擔。

2.1.3 強化聘用制人員檔案材料的收集整理機制建設 要建立提供檔案有關材料的管理機制，規定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責任和義務。與此同時，要進一步更新和完善材料收集的內容，擴大歸檔內容和范圍，將業績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設提供信息基礎。

2.2 建立人才信息網絡，實行人事檔案信息資源共享

只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實平臺，才成真正實現人才資源共享，推動各行業的競爭和發展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網絡系統，在嚴格執行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網上查詢服務，同時對檔案信息進行網上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實實在在服務于用人單位，真正發揮人事檔案制度的優勢。

2.2.1 實行信息化管理手段與技術 按管理權限逐層逐級建立流動人員檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結[3]，實行人才流動檔案網絡化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網絡平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產權的流動人員人事檔案信息實行網絡服務。

2.2.2 明確職責和權限，規范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責和管理程序。要給予用人單位一定的管理權限，由用人單位專人對人員信息進行更新維護，人員信息實行動態化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實性和準確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現象。

2.2.3 建立健全網絡人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機構將有資質的用人單位納入網絡查詢服務管理，用人單位在新人進入時可憑單位的資質申請，被認證后給予人員信息網絡查詢服務。人事檔案社會化管理機構同時要建立和其他社會部門廣泛聯系，把保存在不同機構的關于同一個人的所有檔案都建立關聯，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應，實現個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發揮資源整合功能[4]，在為社會各機構和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經歷和工作狀態。

[參考文獻]

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一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：

(1)檔案一體化的目標

實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內容

文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術保障

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。

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檔案數字化的定義為通過圖像掃描技術、數據壓縮技術和數據存儲技術等信息技術手段，對紙質資料進行掃描等一系列的處理，將紙質檔案變成計算機能夠分辨出來的數字和圖像，形成原文數據庫、多媒體數據庫等檔案資源，達到檔案館內紙質檔案的數字化目的。在氣象紙質檔案數字化的建設中，則是根據氣象檔案的特點和其需要，使用掃描和光學字符識別技術，通過計算機進行管理和檢索的信息轉換來實現。對紙質氣象檔案的數字化，不單單是指將其變成簡單的文檔加以存儲，還指通過相關技術實現資料數據的信息提取，以此來達到檔案信息的管理和利用，并提高其效率，讓檔案信息資源在更大的程度上發揮自身的信息作用。

2 在數字化處理中所存在的問題

將紙質氣象檔案轉化為計算機能夠識別出來的內容，形成相對應的數據庫內容，是一項工作量較大的任務。因為在其數字化處理的過程中，包含了多個環節，也會面臨各種各樣的問題，這些都需要工作人員認真仔細地去進行解決。問題的類型表現為以下幾種：1.由于個別檔案年代較為久遠，所使用的紙張會在不同程度上出現變脆、發黃、蟲蛀和鼠咬等狀況，這些不可避免的情況在很大程度上增加了數字化處理過程中的難度。2.現存的紙質氣象檔案種類繁多、各自的保管期限不盡相同、使用的規格沒有得到統一，以上情況為檔案的數字化處理增添了一定的工作量。3.一些紙質氣象檔案數字化處理人員缺乏氣象檔案管理的基本常識和經驗，這樣一來在數字化處理過程中會導致紙質氣象檔案的安全性有所下降，同時也拖慢了數字化處理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明確數字化管理的范圍和內容

在進行紙質氣象檔案數字化處理的工作時，需要綜合考慮氣象檔案的多方面的因素，如氣象檔案的保管期限、檔案所處的時代和檔案的利用情況等，結合以上內容和特點明白哪些氣象檔案需要實施數字化處理，而哪些則沒有這種必要。一些年代久遠、保管時間較長、存在較大價值和有著較高利用率的紙質氣象檔案資料，會存在著字跡無法辨認、紙張容易出現損壞的情況，針對此類情況，需要優先將它們進行處理。而對于出現時間較晚、有著較長保存時間、無較高使用價值的檔案，可以延遲其數字化處理的時間。工作人員在處理的過程中需要認真仔細地確定好紙質氣象檔案數字化的先后順序，這樣可以降低對紙質氣象檔案的使用次數，有利于其磨損程度的降低，間接地提高了它們的安全性。

3.2 在數字化過程中確定文件的存儲格式

各類紙質氣象檔案在經過數字化處理后，會形成不同的格式，而在進行存儲的時候，選取的存儲格式則決定著存儲的空間和檢索的精準和快慢。國家檔案局推薦的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF這種圖像文件格式支持多頁存儲，也支持多種類的壓縮算法，但是它本身不是一種壓縮算法。它的主要特點便是支持多頁存儲和多種類的壓縮，同時具有較強的拓展性。因此，在應用氣象檔案掃描文檔的存儲模式中，通過OCR來識別的檔案類型多為多頁的TIFF文件類型。

隨著氣象檔案信息化的要求不斷地提高，相關部門開始注重數字化檔案的存儲格式的選擇情況，對其的存檔格式的選取，需要根據檔案保存的長久性、安全性和容量方面考慮，又要合乎國家氣象檔案管理系統所給出的標準格式，選擇JPG、TIFF和PDF等存儲格式，可以實現長時間存儲，也能在對數字化檔案檢索的時候在更大程度上感受到檔案的紙質版的閱覽效果。

3.3 加強檔案的安全保障工作

隨著各個館區的館藏數量不斷上升，加上社會信息化程度的日益加快而使數字化業務的需求增加，紙質氣象檔案數字化處理過程中需要一定數量的檔案管理人員和數字化處理人員，但是由于檔案館原有的人手數量上的限制，使得這些檔案的數字化處理工作需要依靠外界的技術和人員的幫助，需要通過外包解決一些問題。

將氣象檔案數字化的工作外包，可以讓工作人員將工作重點放在核心業務的完成和更高的任務目標的設定上。

在進行紙質氣象檔案數字化處理的過程中，需要仔細選擇適合的合作對象―具有數字化經驗和資格的外包公司，而該類公司需要對進行數字化處理的人員進行安全保密工作的訓練，不得在進行紙質資料數據化的過程中使原始資料有丟失和破損的情況，不能因為自身的原因導致資料受到污染和破碎等，不能擅自將該類資料帶離工作場所等，讓他們懂得保護客戶資料的必要性和重要性。在進行數字化的開端和全部過程中，去建立并且完善合理的業務規范和科學的流程，例如制定出檔案數字化業務流程、檔案數字化服務保密要求等，讓檔案數字化服務更加有條理、有依據。同時，為了進一步做好檔案的安全保障工作，可以讓外包公司在檔案館的相關區域進行檔案的數字化加工及其它工作，在這些地方安裝好一定數量的攝像頭，完整地錄制數字化加工現場的實際情況，使外包公司的工作情況得到必要的監督，做好監管工作，以保證氣象資料不向外泄露。

3.4 做好紙質氣象檔案的實體保護工作

在進行檔案數字化的過程中，應該將保護檔案的安全性放在第一位，做好紙質氣象檔案的實體保護工作比提高檔案數字化后的數據質量更加重要。檔案信息化建設的其中一項目的就是為了保護檔案原件，對一些瀕臨消失、損壞的檔案進行必要的搶救工作。所以，在對檔案進行數字化的過程中，倘若發現有的紙質氣象檔案已經被損壞，則需要及時地對其進行搶救，做好這類工作后再進行掃描和加工。值得注意的是，在?M行掃描的時候需要嚴格控制好掃描的次數，最好不超過兩次，這樣可以降低紙質氣象檔案在掃描過程中的損毀情況。針對有些多次進行掃描的文件資料，需要做好及時的檢查和修復工作。完成檔案數字化的任務后，需對檔案原件進行殺菌消毒，在此之后再讓它們入庫，該流程可以避免檔案在掃描過程中形成的二次污染，更好地保護檔案的安全性。

3.5 選取專用場所

對紙質氣象檔案進行數字化處理時，由于紙質氣象數據資料容易受到火災、水泡的侵害，同時為了避免人為的泄露資料所形成的安全隱患，需要從根本上去杜絕以上現象的發生。在氣象檔案館安排的場所中進行數字化工作，可提供較大的安全保障。安排的場所內需要設置對應的消防設備、防盜設備和全方位的視頻監控設備。除此之外，氣象檔案館還需再這類場所做出明確的規定和要求，不允許工作人員在該類地方使用和工作無關的電器通訊設備，嚴禁吸煙，不許在紙質數據資料附近飲水和飲食；杜絕和數字化處理無關的人員進入該類場所，制定出進出工作場所的制度；制定在工作場所中出現各類突況的準備方案，做到全方位地保護好氣象檔案的安全工作。

3.6 制定完善工作責任制

在進行檔案管理和紙質檔案數字化的過程中，需要制定出一系列針對數字化處理的安全保密工作制度，需要完善工作過程中各個工作崗位的責任制度，將安全保密工作的責任落實到每一個工作員工的身上，令每一位檔案管理人員明確自己的工作任務和指責，嚴格按照規章流程來進行數字化處理中的各個工作的交接過程，從紙質氣象檔案離開檔案庫、前期準備、數字化處理，到其的數量核對、整理、重新入庫和數字化檔案文件的分類歸檔等，各個工序之間都需要由專人做好把關工作，在最大程度上保證紙質氣象檔案和數字化檔案文件的安全性。

3.7 加強數字化后數據的安全保障

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實物地質檔案資料保存狀況

由于項目結題時間較長，缺乏明確的管理規定和專門的管理費用，加上部分地質單位的合并、遷址以及工作人員調動等原因，這些實物資料的遺失、損毀嚴重，其保存狀況不容樂觀。

主要原因有下列方面：

物檔案資料保管責任不明。很多單位的青藏高原1/25萬區調工作實行的是項目管理制，項目結題的時刻項目組也隨之解散，該項目組的負責人及工作人員因參加其他項目工作而加入到新的項目組。對于1/25萬區調工作的實物資料，部分地勘單位則移交給該單位資料室（或類似的職能部門）負責保管，但這些部門對區調實物資料的情況并不完全掌握，甚至未能進行全面整理統計；一些地勘單位缺少固定、專屬保管庫房和專門的管理人員，其實物資料沒有納入地質資料管理體系，仍由項目工作人員分散保管，由于他們主要工作精力放在其他項目等原因，沒有能力保管；更有甚者，少數單位的實物資料處于無人管理狀態，導致丟失、損毀。

實物檔案資料保管條件簡陋。大部分單位的1/25萬區調標本散亂堆放在簡易庫房的自制標本箱內，標本箱損壞、腐爛現象嚴重，不少標本原始編號字跡脫落，模糊不清：也有部分單位的標本甚至沒有單獨的保存場所，而是同其他雜物混亂堆放在辦公室、樓道一角或其他臨時場所。

大部分光、薄片與文本資料被一起保存在檔案室或辦公室內，保管條件相對較好；但由于光、薄片的易損性、特殊性，對保存環境要求較高，因此，這些地方仍然不是理想的保存場所。

實物地質檔案資料的收集意義

青藏高原1/25萬區調是地質大調查的重要工作內容之一，產生標本、光薄片、實驗測試樣品等是極其珍貴的實物檔案資料，具有很高的收藏價值和重要的研究意義：

展示區調成果，為后人留下實物檔案。青藏高原1/25萬區調工作在全面調查青藏高原地質特征、資源背景及地質環境狀況的同時，獲得了一大批原創性成果，如：新發現數條反映板塊碰撞的蛇綠巖帶以及超高壓變質帶；重新厘定了青藏高原的地層系統，發現了一批重要的古生物化石；發現十余條規模巨大、具有重要找礦前景的多金屬成礦帶和300余處礦（化）點；第四紀地質與高原隆升及其對生態環境的影響調查取得重要進展等。青藏高原1/25萬區調工作中產生的實物地質資料是區調成果的重要組成部分，是上述重大發現和科研進展的實物見證。及時系統地收藏這些實物地質資料，避免損毀散失，不僅能夠全面、直觀地展示青藏高原1/25萬區調的工作內容和重要成果，而且為國家搶救積累了一批重要的地質資料，為后人留下一批珍貴的實物檔案。

避免重復地質工作，為地質調查和科學研究提供重要實物載體。青藏高原地處偏遠，自然環境惡劣，部分地區難以進入甚至將來不可能進入，收藏這些實物檔案資料，可以避免今后在青藏高原地區的重復的、耗資巨大的地質工作。這些實物檔案資料是提供資料服務、科普宣傳和專業教學等的重要實物載體，為公眾認知該地區提供了又一個途徑。例如，需要在青藏高原地區開展地質工作的單位和個人，在前期準備階段可以通過它們了解該地區地質礦產背景和工作進展等。同時，通過對這些實物資料的進一步開發利用，還有可能在地質找礦和科學研究等方面取得新的突破和發展。

實物檔案資料收集要求

實物檔案資料收集要求。實物的篩選采集應以反映青藏高原各地質構造單元中重要地質體特征以及各地質單元總體面貌的系列地層巖石、古生物標本及光、薄片等實物為主。主要包括：命名和建組剖面系列標志性標本或薄片；典型沉積建造的系列標志性巖石、沉積構造標本或薄片；古生物化石標本或薄片；結合帶系列標志性巖石、構造標本或薄片；變質巖、超高壓帶變質巖、韌性剪切帶標志性系列巖石標本或薄片。

青藏高原1/25萬區調實物地質資料篩選工作還應遵循以下要求：

根據區調工作所產生的實物資料種類篩選。區調工作所產生的實物資料以標本為主，其篩選也應從標本著手，兼顧其它實物資料；對于標本損毀或遺失嚴重的圖幅，篩選則以光薄片為主，輔以具有保存價值的其它實物，如化石樣等。

根據實物所代表的地質體的重要性篩選。一個圖幅內重要的地質體（地層、巖漿巖、侵入巖等）和構造帶一般皆由主干剖面和主干路線來控制。研究程度越高的地質體和構造帶其重要性也越大，其實物地質資料的保管收藏意義也越大。

相關資料的收集。為了使實物資料更好地反映區內的地質特征，并為后期的實物整理及服務利用提供基礎資料，還應收集與實物密切相關的成果資料、原始資料及影像資料。

必須收集的資料包括：工作區1/25萬地質圖、實際材料圖、實測剖面圖、巖礦鑒定報告、圖幅地質成果表、實測剖面樣品登記表、剖面記錄本、圖幅實物地質資料移交清單等；盡量收集的相關資料包括：圖幅成果報告、地質檔案原本登記薄、綜合研究成果及相關論文等。

各種相關資料可以是原件，也可以是復制件：有電子文檔的應收集電子文檔；收集的相關資料應該清晰，內容完整；對收集的相關資料，應參考有關要求進行整理登記。