時(shí)間：2023-07-02 09:53:41
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案室安全管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開(kāi)展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學(xué)的分類(lèi)并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
1.實(shí)體檔案
1.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案；實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
1.2 實(shí)體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類(lèi)排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性的分類(lèi)進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實(shí)際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過(guò)程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺(jué)遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來(lái)源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。
2.電子檔案
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點(diǎn)
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受時(shí)間和空間限制。一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。第三，存儲(chǔ)空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動(dòng)。而且，電子檔案復(fù)制時(shí)不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問(wèn)題。完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開(kāi)推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開(kāi)的安全性。
電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺(jué)悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息丟失。信息設(shè)備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。
3 結(jié)論
檔案工作是很重要的專(zhuān)業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開(kāi)展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢(shì)，也存在著它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理的將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員時(shí)刻思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。
參考文獻(xiàn)
[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008（9）.
現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用帶來(lái)了顯著的效果，事業(yè)單位檔案管理中也逐漸應(yīng)用了信息技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化水平以及工作效率的提升。但信息技術(shù)帶來(lái)的問(wèn)題也是十分引人關(guān)注的，即檔案信息安全問(wèn)題，以下筆者圍繞該問(wèn)題進(jìn)行探討。
一、事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的難題
（一）事業(yè)單位檔案信息面臨的物理安全問(wèn)題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環(huán)境的安全，包括存放的建筑、自然環(huán)境。當(dāng)前事業(yè)單位大多數(shù)檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)自身軟件設(shè)備的安全，以及所存放環(huán)境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個(gè)方面。有的計(jì)算機(jī)自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發(fā)生病毒損壞，有的計(jì)算機(jī)硬件存在問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)無(wú)法存儲(chǔ)和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲(chǔ)的電子設(shè)備。
（二）事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問(wèn)題。檔案管理是要靠人去落實(shí)的，檔案利用也是由人進(jìn)行查閱調(diào)檔的，在這一過(guò)程中人為因素對(duì)檔案信息安全存在著很大的影響。當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問(wèn)題主要包括檔案信息安全責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理人員嚴(yán)重不足，同時(shí)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，在管理中缺乏對(duì)檔案信息的安全設(shè)置，甚至有時(shí)由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問(wèn)題。
（三）事業(yè)單位檔案信息面臨的技術(shù)安全問(wèn)題。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)了全新的模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化，提高了管理的效率，但是也帶來(lái)了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。存儲(chǔ)電子檔案信息的計(jì)算機(jī)在日常使用過(guò)程中，使用外部設(shè)備連接以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計(jì)算機(jī)中的應(yīng)用軟件在運(yùn)行以及更新中也可能產(chǎn)生安全隱患，尤其是一些事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備安全等級(jí)較低，在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)也缺乏安全防護(hù)設(shè)置。此外，技術(shù)安全還存在的另一問(wèn)題就是檔案信息缺乏備份，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量巨大，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題其所存儲(chǔ)的檔案信息損失也將是巨大的。
二、事業(yè)單位檔案信息安全管理的建議
事業(yè)單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標(biāo)，結(jié)合上文所述存在的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地進(jìn)行安全管理，具體應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面著手進(jìn)行。
（一）加強(qiáng)檔案信息安全管理的物理防護(hù)。作為事業(yè)單位的檔案信息安全管理，物理防護(hù)主要是在選擇檔案室和檔案存放設(shè)備時(shí)進(jìn)行安全考慮。檔案室的安全要進(jìn)行特殊設(shè)計(jì)，進(jìn)行安全評(píng)估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據(jù)需要配備相應(yīng)的設(shè)備，發(fā)揮檔案管理的功能，確保安全。對(duì)一些事業(yè)單位現(xiàn)有檔案室存在的問(wèn)題依照上述原則及時(shí)進(jìn)行整改，消除安全隱患。物理防護(hù)還包括對(duì)存放電子檔案的電子設(shè)備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，一般來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)自帶的軟件不存在安全問(wèn)題，但是如果經(jīng)過(guò)重裝系統(tǒng)或者使用中改變就有可能發(fā)生系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對(duì)電子設(shè)備的軟件運(yùn)行進(jìn)行有效的安全防護(hù)。
（二）加強(qiáng)檔案信息安全管理的人為防護(hù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的促進(jìn)下，事業(yè)單位檔案管理對(duì)管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)。首先，將安全責(zé)任從上至下落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強(qiáng)安全責(zé)任意識(shí)。其次，制定檔案安全管理的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，對(duì)可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防護(hù)指導(dǎo)。再次，建立專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，安排具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行檔案管理，例如在事業(yè)單位人員招錄中設(shè)置檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的限制來(lái)招錄檔案管理人員，當(dāng)前經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員大都具有良好的安全管理意識(shí)，同時(shí)也都有良好的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進(jìn)行安全設(shè)置，在操作上也能夠有效地減少錯(cuò)誤操作。
（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理的技術(shù)防護(hù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息安全管理中要利用現(xiàn)有的技術(shù)建立起安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)接收入檔的檔案信息從源頭審查就強(qiáng)調(diào)安全，存儲(chǔ)過(guò)程中要進(jìn)行安全防護(hù)，對(duì)一些檔案信息的共享要進(jìn)行安全審查，形成整個(gè)過(guò)程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲(chǔ)需要借助外部設(shè)備，也要進(jìn)行安全防護(hù)，防止病毒寫(xiě)入系統(tǒng)，接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)更要注重安全防護(hù)。此外，有必要利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展建立檔案信息的備份系統(tǒng)，這樣既能夠節(jié)約存儲(chǔ)空間，又能夠防止檔案信息出現(xiàn)問(wèn)題后喪失唯一性。
三、結(jié)語(yǔ)
事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關(guān)系到事業(yè)單位以及社會(huì)公眾的利益?，F(xiàn)代信息技術(shù)不但對(duì)事業(yè)單位檔案管理起到了科學(xué)的、高效的促進(jìn)作用，同時(shí)也使得事業(yè)單位的檔案信息受到了來(lái)自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全威脅，我們當(dāng)前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。
檔案已經(jīng)成為一種重要的社會(huì)信息資源，逐步得到人們的關(guān)注。學(xué)校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務(wù)，也可以使檔案得到科學(xué)合理的利用。根據(jù)這些資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以制定出科學(xué)合理的決策，促進(jìn)學(xué)校的更好發(fā)展。因此，在學(xué)校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。
一、定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作者素質(zhì)和安全管理意識(shí)
（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應(yīng)用檔案觀念。在我國(guó)《檔案法》和《保密法》已修訂得相當(dāng)完善，學(xué)校應(yīng)該加大安全應(yīng)用檔案的宣傳，強(qiáng)化師生檔案管理工作的意識(shí)。學(xué)校可以可利用校板報(bào)、校園文化走等大力宣傳相關(guān)的檔案知識(shí)?；ヂ?lián)網(wǎng)普及的今天，學(xué)校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。
（二）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開(kāi)展需要一只專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。為了加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該進(jìn)行崗前知識(shí)培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，只有通過(guò)崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對(duì)上崗人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、技能和職業(yè)道德進(jìn)行培訓(xùn)。進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學(xué)校檔案管理工作健康的發(fā)展。
（三）學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案安全性保管工作的意識(shí)，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，是學(xué)校整體工作的一部分，但是在我國(guó)很多學(xué)校這部分工作是被學(xué)校忽視的，這樣使得我國(guó)檔案工作存在很多問(wèn)題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時(shí)資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任小組，由校長(zhǎng)或者副校長(zhǎng)擔(dān)任該小組的組長(zhǎng)，其他成員必須選用素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理人員擔(dān)任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機(jī)制，使得學(xué)校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。
（四）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過(guò)一定的手段將檔案資源及時(shí)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。利用現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過(guò)檔案資料的使用過(guò)程，使得他們更加重視檔案管理工作。
（五）緊跟時(shí)展，將檔案管理工作與校園文化建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校檔案工作應(yīng)該以廣闊的社會(huì)文化為背景，結(jié)合自身學(xué)校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時(shí)代潮流，建立獨(dú)具本校特色的文化氛圍，再通過(guò)學(xué)校文化走廊、校報(bào)等進(jìn)行校園文化的宣傳。
二、我國(guó)檔案管理工作的安全管理措施
檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國(guó)學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結(jié)合？
（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報(bào)、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學(xué)合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實(shí)時(shí)對(duì)監(jiān)控錄像進(jìn)行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時(shí)，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行匯報(bào)，在問(wèn)題出現(xiàn)的第一時(shí)間做到問(wèn)題的檢查。
（二）做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作，提高開(kāi)放案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描進(jìn)行復(fù)制，做好檔案副本，進(jìn)而延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時(shí)效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。這就要求檔案管理者應(yīng)該及時(shí)對(duì)保密期慢的檔案進(jìn)行清理和劃分，將這些文件進(jìn)行公開(kāi)，使得師生可以借閱。
三、總結(jié)
綜上所述，檔案安全管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的重視程度，結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員檔案保密安全管理的培訓(xùn)，這樣可以促進(jìn)檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
檔案管理的發(fā)展，從實(shí)體管理、計(jì)算機(jī)管理、信息資源管理發(fā)展到知識(shí)管理階段，檔案面臨著因管理方式、保存條件、技術(shù)變化帶來(lái)的安全隱患。檔案的安全保密工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案中包含一些涉及國(guó)家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等，檔案的不當(dāng)管理以及密級(jí)檔案的泄密，將在一定程度上造成危害。本文從檔案保管過(guò)程中的安全保密工作、檔案利用過(guò)程中的安全保密工作、檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作等幾個(gè)方面展開(kāi)，談?wù)剻n案知識(shí)管理中的安全保密工作。
1 做好檔案保管過(guò)程中的安全保密工作
1、檔案庫(kù)房管理中的安全保密工作。檔案的庫(kù)房管理是檔案安全保密工作的重點(diǎn)。庫(kù)房要具備“八防”要求，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三室分開(kāi)”。檔案庫(kù)房要配置嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員無(wú)特殊情況不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
2、區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。保管期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，使保存的檔案既能反映和維護(hù)一個(gè)單位的主要職能活動(dòng)與歷史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的確定，是根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（簡(jiǎn)稱(chēng)《保密法》），國(guó)家保密局制定的《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中指出，各單位在確定國(guó)家秘密事項(xiàng)的秘級(jí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)確定保密期限，保密期限除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)不超過(guò)三十年，機(jī)密級(jí)不超過(guò)二十年，秘密級(jí)不超過(guò)十年。
3、強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的職責(zé)。檔案人員對(duì)檔案的安全保密負(fù)有義不容辭的責(zé)任。檔案安全保密工作的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。檔案保管工作是一項(xiàng)細(xì)致、艱巨的工作，檔案管理人員要依據(jù)規(guī)定、堅(jiān)持原則，按照檔案管理規(guī)章制度嚴(yán)格辦事，時(shí)刻注意，防止檔案信息的泄密與檔案實(shí)體的損壞，確保檔案安全。
2 做好檔案利用服務(wù)過(guò)程中的安全保密工作
正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案部門(mén)應(yīng)解放思想，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的前提下，積極主動(dòng)開(kāi)放檔案，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，不可偏頗，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)保障。
1、管理制度建設(shè)。檔案室需要制定閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等利用規(guī)章制度。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同的利用人員確定不同的利用開(kāi)放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作能有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保文件信息的不失密、不泄密以及文件實(shí)體的完好無(wú)損。檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)簡(jiǎn)明嚴(yán)密，便于在工作中執(zhí)行，并且在實(shí)際工作中不斷加以完善。
2、人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接關(guān)鍵的責(zé)任。首先要具備良好的政治素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，熱愛(ài)檔案事業(yè)；再者要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)，檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)扎實(shí)，熟悉檔案法律法規(guī)，熟悉館藏檔案內(nèi)容，還要較強(qiáng)的工作能力，能及時(shí)處理解決利用中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。
3、落實(shí)監(jiān)督措施。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案安全保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用者必須遵守檔案管理規(guī)定，在指定場(chǎng)所按規(guī)定查檔，嚴(yán)禁標(biāo)記、折疊、抽取、撤換檔案。檔案管理人員要在利用者離去之前，再仔細(xì)檢查翻閱被利用的檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理后入庫(kù)。有l(wèi)件的檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。
3 檔案信息化建設(shè)中的安全保密工作
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息服務(wù)和交流檔案工作信息，已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要特征。依托互聯(lián)網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建檔案信息公享服務(wù)平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)的共享性、開(kāi)放性特征決定了其系統(tǒng)的脆弱性，必須采取有力的措施來(lái)保證檔案的安全與保密。
1、物理防護(hù)。檔案館建設(shè)要質(zhì)量達(dá)標(biāo)、面積符合、功能設(shè)施完善，保管的硬件條件安全規(guī)范，配備監(jiān)控器、報(bào)警器、自動(dòng)滅火器、溫濕度控制等安全保護(hù)設(shè)施設(shè)備。
2、技術(shù)防御。主要從網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護(hù)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離等幾個(gè)方面來(lái)保障。（1）網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采用防火墻來(lái)負(fù)責(zé)防護(hù)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet之間的訪問(wèn)，防火墻可以控制哪些檔案信息可以被外界訪問(wèn)，以及外界哪些用戶可以訪問(wèn)本單位內(nèi)部的哪一些服務(wù)。（2）病毒防護(hù)，主要的病毒防護(hù)手段是全面部署殺毒軟件，對(duì)單機(jī)可以采用單機(jī)版的殺毒軟件，如360、諾頓、瑞星等，對(duì)于檔案網(wǎng)可采用相應(yīng)部署的網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，如瑞星網(wǎng)絡(luò)版等。（3）訪問(wèn)控制，對(duì)查詢用戶訪問(wèn)檔案網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案資源的獲取的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制和認(rèn)證。例如，對(duì)口令進(jìn)行加密、認(rèn)證用戶身份，通過(guò)設(shè)置用戶訪問(wèn)目錄或全文的權(quán)限，控制檔案網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備配置權(quán)限等。（4）數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)加密通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)加密，傳輸?shù)竭_(dá)目的地再解密，還原成原始檔案數(shù)據(jù)，目的是防止非法入侵的用戶盜用檔案信息。（5）網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)隔離主要通過(guò)兩種方式，一種是用隔離卡來(lái)實(shí)現(xiàn)，隔離卡主要應(yīng)用于單機(jī)的隔離；另一種是用隔離網(wǎng)閘來(lái)實(shí)現(xiàn)，網(wǎng)閘主要應(yīng)用于隔離整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。另外，還需定期對(duì)服務(wù)器、工作站等進(jìn)行安全檢查。
3、管理制度。建立檔案信息安全管理制度，如《檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》、《檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)審查制度》、《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》、《電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度》、《檔案人員工作職責(zé)》等，妥善處理檔案開(kāi)放與檔案信息安全的關(guān)系，明確檔案安全責(zé)任到人的制度。硬件安全工具和技術(shù)手段在網(wǎng)絡(luò)信息安全領(lǐng)域只是輔助手段，沒(méi)有責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員和完善的管理制度，是無(wú)法保證網(wǎng)絡(luò)信息安全的。很多時(shí)候，檔案的安全與否就在于檔案管理人員的一念之間，檔案人員要用責(zé)任與行動(dòng)來(lái)捍衛(wèi)檔案的安全。
4、異地異質(zhì)保存。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，一方面在檔案利用時(shí)通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案的利用，保護(hù)了檔案原件，另一方面可以對(duì)檔案化檔案向?qū)?yīng)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。重要檔案可以采用異地異質(zhì)備份保存，檔案因受載體的影響，以及客觀自然環(huán)境的影響，異地異質(zhì)保存是對(duì)檔案的雙重安全保障。
參考文獻(xiàn)
[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.
《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十條強(qiáng)調(diào)：“ 企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。”隨著信息化的迅猛發(fā)展和電子檔案的廣泛應(yīng)用，檔案信息安全問(wèn)題日益突出。特別是在電子檔案誕生，檔案信息載體的多樣化和電子文件、檔案數(shù)量迅速增長(zhǎng)的情況下，如何做好企業(yè)檔案的安全管理工作？筆者認(rèn)為必須把檔案信息安全問(wèn)題提高到企業(yè)管理的重要位置，采取有效措施，加強(qiáng)檔案的安全管理。檔案的安全管理應(yīng)當(dāng)包括檔案安全管理職責(zé)、檔案實(shí)體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫(kù)房安全管理等方面。
筆者所在的淮北華星工貿(mào)有限責(zé)任公司，是集煤炭洗選、礦山設(shè)備制造、配件加工及安裝；選煤用重介質(zhì)、高效復(fù)合浮選劑生產(chǎn)；礦用玻璃鋼管道、管材、玻璃鋼柵欄生產(chǎn)及研發(fā)為一體的綜合性企業(yè)。由于企業(yè)產(chǎn)品科技含量較高、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案較多，因此企業(yè)非常重視檔案安全管理工作，制訂了《華星公司檔案管理制度》、《華星公司安全工作制度》、《華星公司檔案管理工作規(guī)范》、《華星公司檔案查閱制度》、《華星公司技術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度。為確保檔案安全，公司強(qiáng)化檔案實(shí)體的管理，做到責(zé)任到人，確保檔案庫(kù)房防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲(chóng)、防水“八防”工作落實(shí)到位。另一方面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全管理，保證電子檔案的信息安全。筆者在實(shí)際工作中體會(huì)到，做好企業(yè)檔案安全管理工作，必須從以下幾方面入手：
1 加強(qiáng)檔案實(shí)體與電子檔案的管理
檔案的存在形式包括了紙質(zhì)檔案和電子檔案。企業(yè)在工作中形成的文件材料不管以何種形式保存，首先要保證檔案的信息安全。
1.1 加強(qiáng)檔案實(shí)體安全管理
企業(yè)應(yīng)確保在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔。還應(yīng)依法定期將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向上級(jí)檔案館移交。要建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過(guò)程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫(kù)登記制度，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。檔案室工作人員每年應(yīng)對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，做到登記臺(tái)賬與檔案實(shí)體相符。對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分類(lèi)存放、規(guī)范保存。對(duì)特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規(guī)范、合理的裝載器具加以保管和保存。檔案室對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用，其別珍貴重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、對(duì)保管條件有特殊要求的檔案，可建特藏室專(zhuān)門(mén)管理。
1.2 強(qiáng)化電子檔案的安全管理
電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案整理、歸檔過(guò)程的安全管理包括：要建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，歸檔時(shí)要盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。
電子檔案保管和利用過(guò)程中的信息安全要做到以下幾個(gè)方面：要保證電子檔案載體物理上的安全；要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)；要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對(duì)歷年來(lái)電子檔案使用的軟件升級(jí)、更新情況進(jìn)行記錄、保存，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；要加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全。
由于企業(yè)信息化建設(shè)步伐加快，有許多重要的電子檔案都存儲(chǔ)于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)里，必須采取各種措施加以控制確保安全。對(duì)于涉及檔案信息管理的辦公系統(tǒng)，設(shè)定權(quán)限，規(guī)定哪些人可以登錄系統(tǒng)，并設(shè)置登陸密碼；登錄后只能查閱到規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)的文件，有的內(nèi)容應(yīng)由檔案管理人員審批后才能看；并設(shè)置好借閱期限，及時(shí)跟蹤催還；查閱的文件內(nèi)容格式保存為PDF格式，不能被隨便復(fù)制；檔案管理人員還應(yīng)設(shè)置好檔案的密級(jí)程度（絕密、秘密、公開(kāi)等）。為登錄系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)裝上防毒軟件，并注重及時(shí)更新。電子檔案保存在軟盤(pán)、磁盤(pán)里的，要使軟盤(pán)保持干凈并不受損害，要讓磁盤(pán)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并做到防塵、防油漬。
2 保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全
電子檔案運(yùn)行環(huán)境主要是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是保障檔案信息資源安全的主要問(wèn)題，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理就是要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全隱患主要表現(xiàn)為：存在著各種物理安全問(wèn)題，如因自然災(zāi)害或人為原因?qū)τ?jì)算機(jī)硬件設(shè)施造成損害；來(lái)自內(nèi)部或外部的非法訪問(wèn)，尤其是黑客的入侵不僅能盜取、修改信息，而且可以導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)部分或全部癱瘓；防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生問(wèn)題難以及時(shí)恢復(fù)等。要確保檔案信息資源的安全，就必須消除這些不安全因素。
首先，要堅(jiān)持防管并舉，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸，保證檔案信息、數(shù)據(jù)庫(kù)安全；其次，為應(yīng)付突發(fā)事件，要建立檔案信息資源災(zāi)害恢復(fù)備份系統(tǒng)，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案網(wǎng)絡(luò)工作不間斷地運(yùn)行；再次，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全技術(shù)防范管理，檔案室應(yīng)安裝入侵報(bào)警、電視監(jiān)控、防盜屏障、周界報(bào)警等設(shè)備設(shè)施。此外，要及時(shí)做好網(wǎng)站的維護(hù)和更新工作，定期對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查維護(hù)，適時(shí)更新防病毒軟件。
3 建立健全檔案安全管理的制度
檔案安全管理的條款分布在《保密法》、《國(guó)家安全法》、《檔案法》等中間，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案安全管理制度，企業(yè)需要建立一套檔案安全管理制度，明確規(guī)定安全管理職責(zé)、管理要求、管理目標(biāo)、管理內(nèi)容等。
檔案的安全關(guān)系到個(gè)人的切身利益，它直接決定了檔案持有者的未來(lái)走向。保證檔案的安全就應(yīng)該避免讓它遭受到人為侵害或自然災(zāi)害。在信息化的背景下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到了各大高校的檔案管理中，使其管理模式呈現(xiàn)現(xiàn)代化和多元化的趨勢(shì)。一些傳統(tǒng)管理檔案的模式早已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，做好高校檔案的安全管理勢(shì)在必行。高校檔案安全管理存在一系列的問(wèn)題，都有哪些呢？
一、高校檔案信息化管理的必要性
信息化時(shí)代的來(lái)臨給人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現(xiàn)如今，社會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術(shù)。檔案的信息化管理不僅能夠準(zhǔn)確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。
二、高校檔案管理的現(xiàn)狀
學(xué)校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來(lái)，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時(shí)也造成了一些問(wèn)題的出現(xiàn)。
（一）安全管理檔案的意識(shí)不夠
目前，絕大多數(shù)高校都處于求進(jìn)步的重要發(fā)展階段，其側(cè)重點(diǎn)大多都放在師資力量、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對(duì)于收入甚微的檔案管理工作過(guò)于疏忽，導(dǎo)致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現(xiàn)松散、混亂的現(xiàn)狀，其安全問(wèn)題一直都得不到重視。更嚴(yán)重的是有些地方高校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案的管理直接隸屬于教務(wù)處或者校辦等部門(mén)。對(duì)于檔案的管理沒(méi)有一個(gè)健全可靠的體系，沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，也沒(méi)有制定一系列可行的方案。
有些領(lǐng)導(dǎo)仍然在用過(guò)去的舊觀念、舊思想去指導(dǎo)管理檔案的工作，對(duì)于信息化背景下管理檔案的新形勢(shì)沒(méi)有絲毫研究，只重視檔案庫(kù)房、紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理，毫不理睬電子檔案的技術(shù)管理。這種現(xiàn)象在一些地方高校是非常普遍的。
檔案管理的工作者存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，由于分工和責(zé)任不夠明確，總是出現(xiàn)相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實(shí)體管理作為檔案管理的重點(diǎn)，而應(yīng)該對(duì)整理檔案過(guò)程中的信息安全問(wèn)題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。
（二）對(duì)檔案的管理投入不夠
社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的各個(gè)方面都應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐。尤其是教育行業(yè)更應(yīng)該做好與時(shí)代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責(zé)任，在這個(gè)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，學(xué)校應(yīng)該在過(guò)去實(shí)體管理檔案的基礎(chǔ)上結(jié)合信息管理。目前，很多高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)?？墒侵挥姓J(rèn)識(shí)，卻沒(méi)有行動(dòng)。在具體的做法上沒(méi)有跟進(jìn)。一些高校沒(méi)有意識(shí)到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設(shè)置在偏僻的地方，投入很少、規(guī)模較小，再加上有外來(lái)人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。
（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)連續(xù)性、政策性、系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，需要管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。近年來(lái)，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)越來(lái)越高?？墒悄壳?，在很多高校檔案管理者中，有極大一部分人的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)還沒(méi)有達(dá)到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。很多人都認(rèn)為管理檔案是一門(mén)技術(shù)含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專(zhuān)業(yè)的技能，也無(wú)需培訓(xùn)。這種錯(cuò)誤的觀念就導(dǎo)致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態(tài)。
三、高校檔案安全管理的對(duì)策
高校檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和全局性的工作。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，檔案的安全也會(huì)受不同因素的影響。具體應(yīng)該結(jié)合不同的實(shí)際情況來(lái)采取措施。信息化背景下，高校可以從以下方面來(lái)做好檔案的安全管理工作。
（一）更新觀念，提高認(rèn)識(shí)
意識(shí)決定行動(dòng)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)是安全管理檔案的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。各大高校應(yīng)該充分地意識(shí)到，檔案信息的價(jià)值越高，面臨的風(fēng)險(xiǎn)和威脅就會(huì)越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強(qiáng)安全管理檔案的意識(shí)，尤其是對(duì)電子檔案?，F(xiàn)在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門(mén)，各部門(mén)都應(yīng)該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該保持一份預(yù)見(jiàn)性，提高對(duì)于突發(fā)事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發(fā)生。
（二）規(guī)范管理，健全制度
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規(guī)則之下。在檔案的安全管理方面要想規(guī)范，就必須要健全制度。為了能夠適應(yīng)信息化時(shí)展的節(jié)奏，學(xué)校在高校檔案的管理上應(yīng)該頒布一些能夠幫助管理檔案的規(guī)章制度。首先，高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際，在以往檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應(yīng)該推行統(tǒng)一管理檔案的系統(tǒng)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣便于檔案的收集、利用和管理。
（三）提升管理人員的素質(zhì)和水平
信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理是解決如何確切掌握信息及其依賴(lài)信息系統(tǒng)的安全程度、分析安全威脅來(lái)自何方、安全風(fēng)險(xiǎn)有多大,加強(qiáng)信息安全保障工作應(yīng)采取哪些措施,要投入多少人力、財(cái)力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應(yīng)信息安全等級(jí)進(jìn)行安全建設(shè)和管理的依據(jù)等一系列具體問(wèn)題的重要指導(dǎo)理論和方法。從這個(gè)視角來(lái)看文檔工作我們會(huì)發(fā)現(xiàn),一直以來(lái),文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統(tǒng)檔案載體保護(hù)工作來(lái)開(kāi)展,以此形成的相關(guān)理論也是以傳統(tǒng)檔案載體研究為基礎(chǔ)的,隨著電子文件的出現(xiàn),傳統(tǒng)以檔案載體保護(hù)為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門(mén)也對(duì)電子文件安全管理做過(guò)很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續(xù)體理論”、“后保管時(shí)代”、“文件運(yùn)動(dòng)理論模型”等理論來(lái)強(qiáng)化電子文件的安全管理,但不可否認(rèn)的是,這些理論并不是專(zhuān)門(mén)的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。
1.2對(duì)安全管理的認(rèn)識(shí)存在偏差
1.2.1追求絕對(duì)的安全
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的重視度不足，只是一味的采取各種絕對(duì)安全的防護(hù)措施來(lái)保證電子檔案的安全性。可是，站在風(fēng)險(xiǎn)管理視角來(lái)看，風(fēng)險(xiǎn)是絕對(duì)存在的，而安全卻是無(wú)法保障的，安全風(fēng)險(xiǎn)是隨時(shí)都可能發(fā)生的，而安全只是暫時(shí)的。其實(shí)，電子檔案管理工作就是風(fēng)險(xiǎn)管理工作，每一個(gè)電子檔案都有著專(zhuān)屬于自身的保護(hù)級(jí)別，想要在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中起到絕對(duì)安全的作用，是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。此外，安全風(fēng)險(xiǎn)是一種隨機(jī)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，很難做到絕對(duì)安全的控制，在這一過(guò)程中，不僅浪費(fèi)了大量不必要的人力、物力和資金，還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅，嚴(yán)重影響了電子檔案安全管理工作的順利開(kāi)展。
1.2.2風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱
一些安全管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,信息安全知識(shí)不足,卻津津樂(lè)道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認(rèn)為,談風(fēng)險(xiǎn)是“杞人憂天”,說(shuō)安全是“天下本無(wú)事,庸人自擾之”,根本沒(méi)有從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來(lái)度量電子文件的安全性。這些都嚴(yán)重影響了正確認(rèn)識(shí)安全形勢(shì)和樹(shù)立科學(xué)的電子文件安全風(fēng)險(xiǎn)觀。
1.2.3忽視了對(duì)“資產(chǎn)”評(píng)估鑒定
從目前情況看,文件、檔案管理部門(mén)雖都認(rèn)識(shí)到電子文件的重要性,但絕大多數(shù)部門(mén)只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒(méi)有將電子文件提升到“資產(chǎn)”高度來(lái)管理,就更談不上對(duì)“資產(chǎn)”進(jìn)行評(píng)估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個(gè)組織系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)在沒(méi)有被評(píng)估鑒定前,是不可能成功實(shí)施安全管理并進(jìn)行維護(hù)的。
1.3管理環(huán)節(jié)不完善
首先,安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂,絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門(mén)計(jì)劃來(lái)制定的,而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來(lái)制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是電子文件安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,電子文件的安全管理就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木,缺乏決策行動(dòng)的依據(jù)與方向,由此而引發(fā)的安全管理措施就具有很大的盲目性。
一、當(dāng)前我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度分析
從行政管理途徑進(jìn)行分析，目前我國(guó)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)分為了三個(gè)部門(mén)，一個(gè)是專(zhuān)利管理系統(tǒng)，一個(gè)是商標(biāo)管理系統(tǒng)，還有一個(gè)就是著作權(quán)管理系統(tǒng)。因此，我們?cè)谶M(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中也可以將其劃分為三個(gè)系統(tǒng)，他們分別對(duì)應(yīng)的是專(zhuān)利的檔案管理系統(tǒng)、商標(biāo)檔案管理系統(tǒng)以及著作權(quán)檔案管理系統(tǒng)。首先，對(duì)于專(zhuān)利檔案來(lái)說(shuō)是指對(duì)記載有專(zhuān)利成果的研制過(guò)程以及專(zhuān)利的申請(qǐng)、審批和權(quán)利的實(shí)施等過(guò)程中形成的文件材料，將這些材料整理之后形成一種文件的集合體；其次，商標(biāo)檔案主要涉及到了商標(biāo)注冊(cè)、使用和管理活動(dòng)過(guò)程中系列文件進(jìn)過(guò)整理和歸檔之后所形成的一種文件集合體；最后，著作權(quán)檔案是作品的創(chuàng)作。著作權(quán)的維護(hù)和轉(zhuǎn)讓過(guò)程中所形成的文件資料經(jīng)過(guò)整理和歸檔之后所形成的文件集合。依據(jù)我國(guó)已經(jīng)建立了多層次的商標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，國(guó)家工商行政管理部門(mén)的商標(biāo)局檔案部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)商標(biāo)檔案的工作的管理并接受?chē)?guó)家檔案形成管理部門(mén)和國(guó)家工商行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)和負(fù)責(zé)。而各個(gè)地區(qū)的工商局商標(biāo)檔案部門(mén)主要負(fù)責(zé)本地區(qū)的商標(biāo)檔案管理部門(mén)，并接受上級(jí)部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。同樣對(duì)于后兩種檔案管理的也需要采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理的模式，最終形成一個(gè)多級(jí)管理的系統(tǒng)，然后在此的基礎(chǔ)上，還要積極的探索和實(shí)踐，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，強(qiáng)化規(guī)范化管理，積極的利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，這樣才能發(fā)揮知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的整體優(yōu)勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。
二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理面臨的困境分析
1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的文件來(lái)源的復(fù)雜化和多樣化
從知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成的過(guò)程來(lái)看，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的材料和文件來(lái)源十分的復(fù)雜，其來(lái)源我們總結(jié)起來(lái)主要包括了以下幾個(gè)方面，一個(gè)是政府設(shè)置的各個(gè)行政管理機(jī)構(gòu)以及各種知識(shí)產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的申請(qǐng)、轉(zhuǎn)讓、出版和授予權(quán)利等過(guò)程中所形成的各種官方的具有法律效力的正式文件，這些文件和材料通常都是有機(jī)關(guān)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行整理、登記和保存，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)的當(dāng)事人和中介也可以擁有類(lèi)似的文件和材料。還有一個(gè)就是由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的獲取和保護(hù)過(guò)程中涉及到基層各個(gè)單位的管理工作，同時(shí)也涉及到相關(guān)科研人員的創(chuàng)作和研發(fā)的過(guò)程，所以就會(huì)有大量記載知識(shí)成果內(nèi)容以及各種形式的文件和背景材料都廣泛的分布各個(gè)基層的檔案室、資料室和當(dāng)事人手中。在進(jìn)行科研或者創(chuàng)作過(guò)程中，項(xiàng)目提出到科研成果的出現(xiàn)，這個(gè)過(guò)程中部分的關(guān)鍵性材料掌握在參與研發(fā)的科研人員的手中就會(huì)導(dǎo)致文件和關(guān)鍵性材料帶有明顯的跳槽可能，如果這種現(xiàn)象發(fā)生將會(huì)給原科研單位造成嚴(yán)重的損失。正因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)文件來(lái)源的復(fù)雜化和多樣化，給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理帶來(lái)很大的困擾。
2.多樣化信息需求帶來(lái)的困擾
在改革開(kāi)放不斷深入發(fā)展的大背景下，我國(guó)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門(mén)，必須應(yīng)對(duì)來(lái)自于各個(gè)方面的有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題的咨詢、檢查和服務(wù)，也就是需要面臨多樣化的信息需求。隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)逐漸加強(qiáng)，人們?cè)谄渲R(shí)成果研發(fā)和創(chuàng)作過(guò)程中越來(lái)越重視參閱有關(guān)已經(jīng)取得某項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，避免在研發(fā)和創(chuàng)造過(guò)程中出現(xiàn)侵權(quán)和重復(fù)的現(xiàn)象，同時(shí)，一旦發(fā)生了侵權(quán)事件之后，人們也會(huì)借助知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案維護(hù)自己的合法權(quán)益，通過(guò)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的法律效應(yīng)作為解決問(wèn)題的主要憑證，基于這種情況下，我們需要有一套與我國(guó)當(dāng)前知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)機(jī)制相適應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、科學(xué)的管理。
三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理途徑分析
1.堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則，建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度
統(tǒng)一管理是國(guó)家對(duì)檔案管理的總體要求，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理要服從這一總體要求。各地區(qū)、各有關(guān)單位的檔案管理部門(mén)，應(yīng)將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理納入本地區(qū)、本單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理和檔案管理體系，統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展。要逐步建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等各項(xiàng)管理制度，明確歸檔范圍，并將歸檔要求切實(shí)納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)涉及國(guó)家利益、國(guó)家民生和國(guó)家安全方面知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理。對(duì)屬于單位和集體所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或分散保管。確定工作需要，暫時(shí)不能交本單位檔案管理部門(mén)集中保管的，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，并將檔案目錄交本單位檔案管理部門(mén)備案，待工作辦理完畢后，及時(shí)將檔案移交本單位檔案管理部門(mén)集中保管，切實(shí)保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的實(shí)體安全和信息安全。
2.做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)形成和保護(hù)過(guò)程中文件資料的收集與管理
最近幾年全球的天災(zāi)人禍越來(lái)越多的發(fā)生，和以往相比在安全管制措施上檔案作業(yè)有了很大的提升。不過(guò)整體來(lái)講，國(guó)內(nèi)檔案安全管制現(xiàn)代化概念依舊極度缺乏。這些不到位第一就體現(xiàn)在放置檔案的倉(cāng)庫(kù)，一般來(lái)講防止檔案的倉(cāng)庫(kù)大多安排在行政部，不過(guò)因?yàn)橘Y本以及搬運(yùn)不便利等原因，國(guó)內(nèi)許多檔案部門(mén)大樓的地層就是倉(cāng)庫(kù)房，盡管這樣能夠更加便利，不過(guò)針對(duì)洪澇、泥石流等天災(zāi)應(yīng)急能力差，對(duì)檔案管制的安全存在威脅。第二，因?yàn)橘Y本不足，檔案的陳放設(shè)備都很舊，鐵皮櫥柜還是很多公司放置檔案的設(shè)備，還有公司依舊在利用木材的櫥柜，面對(duì)突發(fā)狀況根本不方便搬運(yùn)。還有，檔案安全防范手段不達(dá)標(biāo)也是阻礙安全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管制的一項(xiàng)重要問(wèn)題，許多公司在平時(shí)的預(yù)防作業(yè)中對(duì)檔案安全的保護(hù)手段只是對(duì)最常見(jiàn)的火、編制、潮等進(jìn)行防范，忽視了電子檔案的保管形式，對(duì)突發(fā)事件沒(méi)有相應(yīng)的解決辦法，給檔案管制的安全帶來(lái)后患。
1.2檔案管制安全機(jī)制不完善，安全管制手段實(shí)施情況差
很多公司在檔案管制作業(yè)中在檢驗(yàn)審核手段上不嚴(yán)厲，并且許多公司在檔案的安全建筑上沒(méi)有長(zhǎng)久計(jì)劃，相關(guān)安全管制制度建筑的實(shí)質(zhì)很少會(huì)在公司近期目標(biāo)以及長(zhǎng)期目標(biāo)中存在，還有的根本就沒(méi)有把檔案安全放在計(jì)劃的工作中，致使檔案安全管制由于缺少詳細(xì)前進(jìn)宗旨無(wú)法前進(jìn)。另外，在檔案管制的安全機(jī)制上許多公司都具有不完善的情況，思考最多的全是平時(shí)管制機(jī)制，實(shí)質(zhì)和構(gòu)造差不多一樣，沒(méi)有什么實(shí)際意義。還有許多公司的檔案應(yīng)急措施根本沒(méi)有，只是在紙上談兵，沒(méi)有進(jìn)行模擬實(shí)訓(xùn)過(guò)所以在實(shí)施的程序中很容易存在漏洞，致使檔案管制的耗損。
2解決云計(jì)算時(shí)代檔案安全管理機(jī)制模式存在問(wèn)題的建議
2.1增強(qiáng)對(duì)方案防范災(zāi)難應(yīng)計(jì)關(guān)鍵性的了解
伴隨著時(shí)代的前進(jìn)，很多問(wèn)題慢慢的呈現(xiàn)出來(lái)，對(duì)于檔案安全管制中存在很多突發(fā)狀況，各個(gè)級(jí)別的檔案管制工作者一定要增強(qiáng)重視程序，提升對(duì)檔案安全管制作業(yè)的了解。只要重視以及建立了危險(xiǎn)意識(shí)，才可以隨時(shí)進(jìn)入戒備狀態(tài)。增強(qiáng)對(duì)檔案安全管制制度中的預(yù)防災(zāi)難應(yīng)計(jì)的關(guān)鍵性理解，先要拋棄以往的老舊思想，轉(zhuǎn)變自己的思想，創(chuàng)建以及完善工作職責(zé)的劃分，執(zhí)行分級(jí)負(fù)擔(dān)的管制準(zhǔn)則，端正態(tài)度面對(duì)安全管制作業(yè)中碰到的問(wèn)題同時(shí)立即進(jìn)行處理。還有，還要在重要會(huì)議的議程中加入檔案管制預(yù)防以及應(yīng)急的管制，把對(duì)檔案安全管制放到公司的整體策劃中，關(guān)注其在機(jī)制系統(tǒng)和作業(yè)程序中的趨勢(shì)，對(duì)機(jī)制限制保障制度開(kāi)展貫徹實(shí)施。
2.2創(chuàng)建完善檔案安全預(yù)防機(jī)制與經(jīng)濟(jì)管制保證系統(tǒng)
搞好檔案作業(yè)的關(guān)鍵基礎(chǔ)主要有兩方面：第一，擬定檔案安全預(yù)防機(jī)制，創(chuàng)建救急管制保護(hù)管制系統(tǒng)。檔案管制機(jī)構(gòu)要按照本身檔案作業(yè)的特征，對(duì)檔案安全管制機(jī)制持續(xù)的改善以及健全，制定更科學(xué)適宜的檔案安全救急措施，對(duì)檔案安全管制作業(yè)中廣泛具有的任意性和走走過(guò)場(chǎng)的事情做出制止與攻克，增強(qiáng)檔案安全管制作業(yè)上的機(jī)制化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化。第二，檔案管制機(jī)構(gòu)要對(duì)異地檔案預(yù)防災(zāi)害備份機(jī)制健全。檔案安全管制上要盡可能快的引入電子設(shè)備，對(duì)電子設(shè)備中可能會(huì)存在的災(zāi)害開(kāi)展重點(diǎn)預(yù)防，對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程操縱異地檔案預(yù)防災(zāi)害備份機(jī)制盡可能的建立。針對(duì)一些關(guān)鍵的檔案能夠建設(shè)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目，也能夠?qū)σ恍╆P(guān)鍵的檔案擬定相關(guān)的保障策劃并且貫徹執(zhí)行。
2.3對(duì)監(jiān)督保障機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)檔案安全管理工作加以落實(shí)
檔案安全管理工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，所以檔案機(jī)構(gòu)必須要提高對(duì)其重視度。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該在對(duì)檔案工作特點(diǎn)以及科學(xué)發(fā)展觀的了解和指導(dǎo)下，對(duì)檔案安全保障工作的檢查、考核、評(píng)估等進(jìn)行完善。針對(duì)不同時(shí)期的不同特點(diǎn)，在對(duì)檔案安全工作檢查制度建立的同時(shí)可以對(duì)檢查內(nèi)容和形式不斷加以豐富和調(diào)整，在這些基礎(chǔ)上對(duì)檔案安全監(jiān)督制度進(jìn)行積極的展開(kāi)工作，以保證檔案安全工作可以在有部署、有考核、有獎(jiǎng)懲的情況下不斷推進(jìn)。檔案部門(mén)還可以在其綜合目標(biāo)質(zhì)量管理考核細(xì)則中列入與檔案安全工作有關(guān)的內(nèi)容，并定期進(jìn)行考核，達(dá)到檔案安全管理與單位績(jī)效管理考核評(píng)價(jià)的同步。各檔案管理部門(mén)對(duì)應(yīng)急演練工作也應(yīng)該提高重視程度，對(duì)日常應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的應(yīng)急工作組織進(jìn)行建立，最大程度地保證應(yīng)急預(yù)案演練能夠落到實(shí)際工作中，保證檔案安全管理應(yīng)急工作擁有一定的組織保障。應(yīng)急預(yù)案演練不僅能很好地衡量檔案安全應(yīng)急管理水平，而且能夠檢查應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)合理眭。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和應(yīng)急處置能力加以重視。可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，也可以通過(guò)外出學(xué)習(xí)和專(zhuān)門(mén)人員的指導(dǎo)完成檔案安全應(yīng)急演練，在豐富檔案安全管理人員工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，使其應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的實(shí)戰(zhàn)技能得以提升，促進(jìn)檔案工作安全發(fā)展，他們將數(shù)字圖書(shū)館定位于服務(wù)性、多端口、無(wú)限使用的資源服務(wù)系統(tǒng)。也就是說(shuō)，數(shù)字圖書(shū)館要將很多其他地方的資源聯(lián)系在一起，并形成一個(gè)多樣化、而非單一的主體，這個(gè)主體可以讓廣大用戶在最大限度上獲得服務(wù)信息，并且這些信息可以不需要信息原件，而是可以通過(guò)數(shù)字化的方式傳遞給廣大用戶。
檔案數(shù)據(jù)采集包括電子文檔的收集和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理兩個(gè)部分。檔案數(shù)據(jù)采集安全在強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)收集的齊全完整的同時(shí)，也要考慮由于重復(fù)收集產(chǎn)生的數(shù)據(jù)冗余問(wèn)題。
1.1檔案數(shù)據(jù)收集范圍擴(kuò)展
從某種意義上來(lái)說(shuō)，“大數(shù)據(jù)”的一個(gè)重要理念就是掌握的數(shù)據(jù)量越大、內(nèi)容越豐富，從中推斷出的信息就越多、結(jié)論就越有參考價(jià)值。具體到檔案工作，無(wú)論是從檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，還是檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，抑或檔案的第一價(jià)值和第二價(jià)值來(lái)考慮，就檔案數(shù)據(jù)收集而言，可能需要重新思考收集的范圍和形式。大數(shù)據(jù)往往是唯一的樣本數(shù)據(jù)集。舉例而言，那些測(cè)量交通、土壤酸堿、雨量、風(fēng)力等物理信號(hào)的監(jiān)控設(shè)備，或視頻監(jiān)控以及其他類(lèi)型的器材所連續(xù)積累的時(shí)段性或?qū)崟r(shí)性數(shù)據(jù)，都單獨(dú)記錄著一個(gè)唯一的活動(dòng)片段，一旦數(shù)據(jù)丟失，這個(gè)片段就隨之永遠(yuǎn)消失。［6］從檔案收集的齊全、完整、真實(shí)、有效和數(shù)據(jù)安全考慮，這些數(shù)據(jù)文檔都應(yīng)該實(shí)時(shí)在線歸檔,并同時(shí)保存離線副本。具體操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)可參考《電子文件管理暫行辦法》（中辦、國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào)）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（標(biāo)準(zhǔn)號(hào)：GB/T18894-2002）。另一個(gè)比較典型的案例是美國(guó)政府的《聯(lián)邦政府Web2.0使用情況和檔案價(jià)值報(bào)告》，該報(bào)告中提到，在社交平臺(tái)上產(chǎn)生的信息，只要具有業(yè)務(wù)價(jià)值、證據(jù)價(jià)值和背景價(jià)值，就可以認(rèn)定為歸檔的文件。我國(guó)迄今為止雖對(duì)這類(lèi)內(nèi)容無(wú)具體的歸檔規(guī)定，但根據(jù)大趨勢(shì)判斷，各級(jí)各類(lèi)檔案館的收集范圍需要主動(dòng)擴(kuò)展。檔案大數(shù)據(jù)也可以說(shuō)是檔案的“全數(shù)據(jù)”。相對(duì)于其他領(lǐng)域的數(shù)據(jù)收集，檔案大數(shù)據(jù)更強(qiáng)調(diào)的是數(shù)據(jù)的“全”：收集業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有檔案數(shù)據(jù)。一個(gè)基層檔案部門(mén)，只要收集了本機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的全部檔案數(shù)據(jù)，即使數(shù)據(jù)總量不大，也可以稱(chēng)之為大數(shù)據(jù)。因?yàn)樵谄浜髮?duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行的分析，將采取“樣本=總體”的方法；凡采用這種分析方式的數(shù)據(jù)分析方法，就稱(chēng)為大數(shù)據(jù)分析。當(dāng)一個(gè)機(jī)構(gòu)擁有全部或者幾乎全部的檔案數(shù)據(jù)，就能從不同的“相關(guān)”關(guān)系而非“因果”關(guān)系中更細(xì)致地統(tǒng)計(jì)和研究數(shù)據(jù)的方方面面。因此，檔案大數(shù)據(jù)中的“大”不是絕對(duì)意義上的，而是相對(duì)意義上的“大”。與此同時(shí)，在具體工作中我們也發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，原來(lái)按“單位”進(jìn)行的檔案收集會(huì)有相當(dāng)程度的冗余信息產(chǎn)生。例如，各級(jí)部門(mén)下發(fā)的紅頭文件，如果每個(gè)收文單位都作了歸檔，在今后可能建立的某種級(jí)別的云檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中就存在相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)冗余。［7］這時(shí)就可能需要在歸檔的源頭與具體規(guī)定這類(lèi)文件的歸檔單位，其它收到此類(lèi)文件的單位不需要?dú)w檔，但在需要時(shí)有查詢和利用的權(quán)限。
1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程和結(jié)果安全
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程安全是指在檔案數(shù)字化過(guò)程中沒(méi)有發(fā)生危害檔案實(shí)體和信息安全的事件或行為。因此，一系列的規(guī)章制度和規(guī)范的操作流程是必要的。首先，要考察數(shù)字化服務(wù)提供單位的資質(zhì)和信譽(yù)。其次，要建立完善的管理制度。例如，案卷不準(zhǔn)擅自帶離加工現(xiàn)場(chǎng)；當(dāng)日數(shù)字化的案卷必須當(dāng)日歸庫(kù)；案卷進(jìn)出庫(kù)有嚴(yán)格的交接、檢查手續(xù)等等。最后，在數(shù)字化的過(guò)程中嚴(yán)格遵守《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（標(biāo)準(zhǔn)號(hào)：DA/T31-2005），檔案的拆卷要以不破壞檔案裝訂原貌為基礎(chǔ)，在掃描過(guò)程中保證案卷整潔并確保掃描圖像與原件一致。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的結(jié)果安全是指數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)有效、可用。因此，檔案數(shù)字化后必須經(jīng)過(guò)電子檔案質(zhì)量檢查這一環(huán)節(jié)。這也是對(duì)檔案數(shù)字化結(jié)果安全監(jiān)控的重要一步。主要包括三個(gè)過(guò)程或環(huán)節(jié)：一是質(zhì)量抽查，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要及時(shí)返工重掃。二是數(shù)據(jù)檢測(cè)，主要內(nèi)容包括病毒檢測(cè)、運(yùn)行檢測(cè)和數(shù)據(jù)核對(duì)等三個(gè)方面。三是數(shù)據(jù)利用檢測(cè)，主要是將全部數(shù)據(jù)直接掛接到檔案管理系統(tǒng)后，對(duì)外提供利用時(shí)，是否出現(xiàn)錯(cuò)誤或者使用者發(fā)現(xiàn)的一系列問(wèn)題。［8］為了保證數(shù)字化后檔案信息的長(zhǎng)期有效可用，異地的多種載體備份存儲(chǔ)和數(shù)字信息定期可讀性抽查、復(fù)制備份等制度的建立也是必要的。
2檔案信息管理系統(tǒng)安全
從上世紀(jì)90年代國(guó)內(nèi)最早的檔案管理軟件產(chǎn)生至今，已經(jīng)經(jīng)歷了近20年的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方式在分布形式上從最初的單機(jī)版（C/S架構(gòu)）、到網(wǎng)絡(luò)版（B/S架構(gòu)）、直至發(fā)展到最新的面向服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺(tái)（SOA架構(gòu)）；在功能上則從單一的僅實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單檔案管理的軟件、到檔案管理軟件與OA系統(tǒng)整合的數(shù)據(jù)庫(kù)、再到現(xiàn)今的將數(shù)字化檔案管理方式滲透到整個(gè)工作流（workflow）的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。檔案大數(shù)據(jù)是在檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件工具，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策更積極目的的信息。［9］因此，檔案信息管理系統(tǒng)的安全在很大程度上決定了檔案信息的安全。
2.1數(shù)據(jù)支持平臺(tái)安全
美國(guó)政府大數(shù)據(jù)計(jì)劃中的國(guó)家檔案和文件署（NARA）計(jì)劃為十億電子記錄（CI-BER）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，這是一個(gè)聯(lián)合機(jī)構(gòu)主辦的測(cè)試平臺(tái)。這個(gè)多機(jī)構(gòu)主辦的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)國(guó)家檔案館87萬(wàn)多樣化的數(shù)字記錄文件和信息的收集，可稱(chēng)為計(jì)算研究所的“文藝復(fù)興”。這個(gè)試驗(yàn)臺(tái)將評(píng)估技術(shù)和方法，進(jìn)行超大規(guī)模數(shù)據(jù)收集，以支持可持續(xù)的訪問(wèn)。［10］縱覽國(guó)內(nèi)外各行業(yè)大數(shù)據(jù)建設(shè)實(shí)踐，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)至少要實(shí)現(xiàn)四個(gè)層次的部署：一、云服務(wù)商提供全面、可視化的服務(wù)，尤其是檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)委托方有權(quán)隨時(shí)監(jiān)管、分析基礎(chǔ)設(shè)施中發(fā)生的所有事項(xiàng)；二、收集海量檔案數(shù)據(jù)，并解決各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容問(wèn)題；三、數(shù)據(jù)庫(kù)有更快識(shí)別目標(biāo)、鎖定威脅來(lái)源和敵對(duì)事件的能力和相關(guān)設(shè)置；四、基礎(chǔ)設(shè)施具有可擴(kuò)展性，可以執(zhí)行短期和長(zhǎng)期的分析。監(jiān)控管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、規(guī)則遵從是檔案云數(shù)據(jù)支持平臺(tái)確保安全的最基本要求。
2.2數(shù)據(jù)計(jì)算環(huán)境安全
傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不能有效地處理大數(shù)據(jù)的原因在于，這些系統(tǒng)的設(shè)計(jì)無(wú)法應(yīng)對(duì)現(xiàn)如今結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)所占比例越來(lái)越低，數(shù)據(jù)類(lèi)型日益復(fù)雜的狀況，以及傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法既迅速又比較經(jīng)濟(jì)地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行拓展。不僅是硬件程序的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，從數(shù)據(jù)管理的角度來(lái)看，少量的數(shù)據(jù)樣本容易進(jìn)行單獨(dú)的測(cè)試和監(jiān)控，而檔案大數(shù)據(jù)計(jì)算平臺(tái)上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)首先要有詳細(xì)的類(lèi)別劃分，其次才是存儲(chǔ)和計(jì)算。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)分析完成后，是要將結(jié)果呈現(xiàn)給不同的人群使用的。針對(duì)同一條查詢指令，應(yīng)該讓不同角色的人群看到不同的結(jié)果信息，即查詢所反饋的結(jié)果應(yīng)該是不一樣的：技術(shù)人員讀取有關(guān)系統(tǒng)和設(shè)置管理的數(shù)據(jù)；檔案工作人員查看、操作與自身業(yè)務(wù)范圍相關(guān)的內(nèi)容；普通利用者可以得到經(jīng)審核公開(kāi)的電子文本或目錄。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案安全解決方案應(yīng)該包括足夠強(qiáng)大的、能夠針對(duì)不同層次的人群提供不同的展現(xiàn)界面和工具。同時(shí)，檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)必須具有目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護(hù)等功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多人多客戶端操作。
3檔案數(shù)據(jù)提供利用安全
正如1893年立式文件柜的出現(xiàn)最終解決了紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)和檢索的困難，檔案大數(shù)據(jù)必將對(duì)檔案信息的查找利用帶來(lái)顛覆性的變革：檔案收集保管的最終目的是為了方便利用；檔案大數(shù)據(jù)的核心不是擁有數(shù)據(jù)，而是拿這些檔案數(shù)據(jù)去做什么。
3.1檔案數(shù)據(jù)比對(duì)分析
檔案大數(shù)據(jù)最直觀的應(yīng)用在于數(shù)據(jù)的比對(duì)分析。例如，在經(jīng)適房的申購(gòu)過(guò)程中，如何才能快速有效地鑒別申購(gòu)者的資格？用申購(gòu)者提供的姓名、身份證號(hào)等相關(guān)信息比對(duì)在房地產(chǎn)交易、車(chē)輛管理、金融機(jī)構(gòu)等數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息，可以準(zhǔn)確掌握申購(gòu)者的資產(chǎn)狀況，剔除不夠格的申請(qǐng)者。還有一個(gè)典型例子就是我國(guó)醫(yī)療檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的“3521工程”。該項(xiàng)目融合了我國(guó)絕大部分三甲醫(yī)院和部分二甲醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫(kù)和影像文件的數(shù)字化信息系統(tǒng)以及電子健康檔案系統(tǒng)，旨在通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總、統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)行慢性病、流行病的自動(dòng)篩查、趨勢(shì)分析和爆發(fā)預(yù)警；同時(shí)系統(tǒng)還可以為新藥研發(fā)、新治療方案的設(shè)計(jì)等工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案大數(shù)據(jù)提供利用在一定程度上來(lái)說(shuō)只需要知道檔案大數(shù)據(jù)“是什么”，而不需要知道“為什么”。這種變化已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)突破了技術(shù)層面，將對(duì)人類(lèi)認(rèn)知世界的方式方法產(chǎn)生重大影響。從檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行的對(duì)比分析，就是用檔案數(shù)據(jù)說(shuō)話的最簡(jiǎn)單直接證明。檔案工作的核心在“用”。利用者在檔案數(shù)據(jù)比對(duì)分析時(shí)，通過(guò)軌跡研判、信息關(guān)聯(lián)等方式，由已存的較全面的檔案信息，才能得出正確、合理的結(jié)論。在這種狀況下，可提供利用的數(shù)據(jù)資源的豐富，就代表了一定程度上的利用環(huán)境安全。
