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時間：2023-06-22 09:33:14
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子政務(wù)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。
（二）檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災(zāi)害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會嚴重損壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。
（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個角落的人們都能享受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區(qū)，因此每個人都可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。
三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析
（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎(chǔ)，因為這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為政府決策。
（二）實施“前端控制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進行轉(zhuǎn)換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現(xiàn)自身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端控制”不僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。
（三）加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對檔案信息的建設(shè)。所以，政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實施對檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
（四）建立信用檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信用檔案建設(shè)可為政府機構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信用檔案建設(shè)使科學、合理地管理信息資源的目的得以實現(xiàn)。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，信用檔案的建立對我國電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進作用。
（五）政務(wù)檔案信息實施公開服務(wù)。對國家機關(guān)的相關(guān)信息進行公開就是政務(wù)檔案信息公開服務(wù)，公開國家所運行的行政權(quán)利，因為在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務(wù)機關(guān)應(yīng)根據(jù)自身特點并結(jié)合社會群眾的利益來公開、公示政務(wù)檔案信息是實施政務(wù)公開的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。
努力消除技術(shù)因素的影響，最大限度地降低電子文件對設(shè)備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機關(guān)干部共同使用。系統(tǒng)有二個進口，一個與公共信息平臺上協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，直接接收辦結(jié)完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業(yè)務(wù)人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統(tǒng)進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統(tǒng)對文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設(shè)置了一些技術(shù)措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結(jié)的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個系統(tǒng)同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務(wù)器中，由檔案局的技術(shù)人員負責對數(shù)據(jù)庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開發(fā)了一個脫機保管系統(tǒng)，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環(huán)境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時兼管。
消除技術(shù)因素就是擺脫原有的應(yīng)用系統(tǒng)，將復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統(tǒng)有二個重要技術(shù)特點：一是自動驅(qū)動刻錄機，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統(tǒng)自動檢測，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區(qū)檔案局同時保留了相同內(nèi)容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關(guān)的手續(xù)，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風險，因為大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的保管成本很高，而且技術(shù)進步導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當數(shù)百萬條記錄的數(shù)據(jù)庫遷移到新的數(shù)據(jù)庫中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對應(yīng)，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術(shù)因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式
計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規(guī)范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節(jié)都應(yīng)該明確規(guī)定。前一時期，我們曾需要查閱一個關(guān)于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)系統(tǒng)中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒有查到，一個在網(wǎng)上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒有深入到電子政務(wù)中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務(wù)中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無序狀態(tài)，客觀上會對電子政務(wù)的應(yīng)用效力打上折扣。因此，針對著電子政務(wù)的特點，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務(wù)人員對于應(yīng)歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設(shè)置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求結(jié)合靜安區(qū)的實際情況制定一個通用類目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經(jīng)過審查后，歸檔類目表才能生效。業(yè)務(wù)人員在歸檔時，系統(tǒng)自動會跳出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔類目的清單，業(yè)務(wù)人員只要用鼠標點擊相關(guān)的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統(tǒng)按照歸檔類目表設(shè)置了統(tǒng)計功能，各單位應(yīng)歸檔和已歸檔的文件隨時可以統(tǒng)計出來，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業(yè)務(wù)人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。
靜安區(qū)政府將檔案局的這項舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點實施項目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實現(xiàn)了電子文件歸檔管理。
探索應(yīng)用新技術(shù)，保障電子文件的真實性，努力實現(xiàn)電子檔案的管理價值
電子文件是技術(shù)進步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術(shù)又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動態(tài)因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務(wù)中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務(wù)已經(jīng)實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復(fù)制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區(qū)檔案局對“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術(shù)，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術(shù)手段去實現(xiàn)電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務(wù)接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務(wù)中的一席之地。
在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。
1.1概念區(qū)分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統(tǒng)一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學術(shù)交流與討論中往往會出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學術(shù)研究與討論的焦點，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關(guān)理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關(guān)理論，明確檔案學界的研究對象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對不同階段所對應(yīng)的術(shù)語進行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實現(xiàn)，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進行思考與確認。
2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點
在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標志著文件工作的完結(jié)，管理責任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點
按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進行預(yù)歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關(guān)的業(yè)務(wù)活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因為電子文件一經(jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對預(yù)歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當?shù)墓芾怼＃?］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實質(zhì)上說，文件的捕獲對應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實際情況與成功經(jīng)驗，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權(quán)限開始的。實際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時將其進行預(yù)歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實際管理權(quán)限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初）就對電子文件進行前期的監(jiān)督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現(xiàn)實中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強調(diào)要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現(xiàn)的尷尬。
3.1.2實踐中的不可行
InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對前端的業(yè)務(wù)部門進行管理；機關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對檔案館工作進行干預(yù)。因此，機關(guān)檔案室無法實現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應(yīng)該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)
對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作
機關(guān)檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機關(guān)管理和機關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實踐經(jīng)驗與參考實例，促進數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對于機關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。
3.2.3積極關(guān)注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標準等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實性問題
電子檔案的真實性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關(guān)檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。
4.1真實性的內(nèi)涵
在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構(gòu)業(yè)務(wù)活動；二是文件在形成之后的真實，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時的本來面貌。［14］對應(yīng)上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實性即文件所記錄的內(nèi)容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。
4.2真實性保障的內(nèi)在要求
我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內(nèi)容真實性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應(yīng)有的職責。保障和延續(xù)電子文件真實性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因為這種不真實的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發(fā)，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應(yīng)對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。
4.3檔案部門對真實性的管理職責
總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護檔案真實性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現(xiàn)真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護電子檔案的原始性、真實性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關(guān)注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側(cè)重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應(yīng)當突出自身的專業(yè)特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計算機技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實現(xiàn)的，檔案界則是通過對這些技術(shù)進行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機構(gòu)的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務(wù)。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對穩(wěn)定的管理職責與管理方式來應(yīng)對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對OAIS模型進行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)。基于OAIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術(shù)與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識中，選用與管理目標相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構(gòu)活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對前端活動方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。
5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理
從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢
電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發(fā)展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)
在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數(shù)字化建設(shè)時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復(fù)勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現(xiàn)對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠遠優(yōu)于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質(zhì)條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實際上，在社會生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習以為常；會計檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發(fā)改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進展和成效。可見，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動開展主要方式的領(lǐng)域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩(wěn)定性要求，不具有真實性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對于這種真實性和穩(wěn)定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現(xiàn)，從循序漸進的實踐中積累經(jīng)驗，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構(gòu)的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質(zhì)文件進行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應(yīng)對電子檔案實行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)模化應(yīng)用是社會發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領(lǐng)域的合作，從實踐中積累經(jīng)驗，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
2、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題
(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構(gòu)成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構(gòu)成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發(fā)生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環(huán)境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災(zāi)難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩(wěn)都會嚴重破壞或者者丟失信息內(nèi)容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發(fā)展,世界各個角落的人們都能享遭到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷,因為因特網(wǎng)的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區(qū),因而每一個人均可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源同享。在電子政務(wù)環(huán)境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網(wǎng)來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內(nèi)容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術(shù)的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應(yīng)用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的條件與基礎(chǔ),由于這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求符合。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不但能深度發(fā)掘信息數(shù)據(jù),還能提供更好的服務(wù)為政府決策。
(2)施行“前端節(jié)制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特色是總體性、連續(xù)性以及現(xiàn)實性,要想使其作用患上到優(yōu)良施展,就不能長期地停留于“后端節(jié)制”的服務(wù)階段,必需將這類傳統(tǒng)后進的策略進行轉(zhuǎn)換,施行“前端節(jié)制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應(yīng)用工作中的法子就是“前端節(jié)制”,這類法子可實現(xiàn)本身管理工作以及電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端節(jié)制”不但是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應(yīng)用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下發(fā)生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作,必需對于電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對于電子政務(wù)下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對于檔案信息的建設(shè)。所以,政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴格依照國家所制訂的信息安全規(guī)范和框架施行對于檔案信息的安全建設(shè)工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應(yīng)和證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信譽檔案建設(shè)可為政府機構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù),無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信譽檔案建設(shè)使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現(xiàn)。因而,在電子政務(wù)環(huán)境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務(wù)的快速發(fā)展擁有增進作用。
在信息時代背景下，事業(yè)單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發(fā)展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業(yè)檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發(fā)展電子政務(wù)，提高事業(yè)單位檔案管理水平已成為新時期社會發(fā)展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構(gòu)，但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要充分利用先進的辦公設(shè)備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設(shè)備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設(shè)備，辦公設(shè)備落后，已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價值。
二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略
1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務(wù)建設(shè)的重中之重，需要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，使相關(guān)的政務(wù)信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務(wù)流程，和電子政務(wù)建設(shè)相融合，不斷促進事業(yè)單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業(yè)單位要對檔案管理信息進行數(shù)字化設(shè)計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導(dǎo)工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎(chǔ)上，需要和對應(yīng)的政務(wù)中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關(guān)文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務(wù)范圍，充分利用電子政務(wù)優(yōu)勢，對事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，向社會大眾提供各方面的政務(wù)信息，滿足社會不同領(lǐng)域在政務(wù)信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護作用。在實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關(guān)的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務(wù)管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標準。
4.構(gòu)建有效平臺，實現(xiàn)資源有效整合。
事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺基礎(chǔ)上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統(tǒng)一的關(guān)系，需要嚴格按照檔案管理流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容等進行，并遵循相關(guān)的原則，比如，動態(tài)原則、拓展原則，對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應(yīng)用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個發(fā)展平臺具有的作用，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。
5.重組檔案管理組織架構(gòu)。
在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構(gòu)體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才納入到對應(yīng)的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業(yè)單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)語
總而言之，在新時代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務(wù)是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經(jīng)濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長遠的發(fā)展道路。
參考文獻：
[1]韓英.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,21:93.
在信息時代背景下，事業(yè)單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發(fā)展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業(yè)檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發(fā)展電子政務(wù)，提高事業(yè)單位檔案管理水平已成為新時期社會發(fā)展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構(gòu)，但在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要充分利用先進的辦公設(shè)備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設(shè)備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設(shè)備，辦公設(shè)備落后，已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價值。
二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略
1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。在新時代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務(wù)建設(shè)的重中之重，需要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，使相關(guān)的政務(wù)信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務(wù)流程，和電子政務(wù)建設(shè)相融合，不斷促進事業(yè)單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。在日常工作中，事業(yè)單位要對檔案管理信息進行數(shù)字化設(shè)計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導(dǎo)工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎(chǔ)上，需要和對應(yīng)的政務(wù)中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關(guān)文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務(wù)范圍，充分利用電子政務(wù)優(yōu)勢，對事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，向社會大眾提供各方面的政務(wù)信息，滿足社會不同領(lǐng)域在政務(wù)信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護作用。在實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關(guān)的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務(wù)管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標準。
4.構(gòu)建有效平臺，實現(xiàn)資源有效整合。事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺基礎(chǔ)上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統(tǒng)一的關(guān)系，需要嚴格按照檔案管理流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容等進行，并遵循相關(guān)的原則，比如，動態(tài)原則、拓展原則，對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應(yīng)用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個發(fā)展平臺具有的作用，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。
5.重組檔案管理組織架構(gòu)。在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構(gòu)體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才納入到對應(yīng)的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業(yè)單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)語
總而言之，在新時代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務(wù)是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經(jīng)濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長遠的發(fā)展道路。
參考文獻：
[1]韓英.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,21:93.
近年來，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，而且檔案信息服務(wù)方式也開始一改有限和被動服務(wù)的限制，開始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無限和主動服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動態(tài)及直接的參考咨詢和開發(fā)編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。
二、檔案載體
政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現(xiàn)出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。
三、檔案主要工作流程中管理方式
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接?⑹?據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實行跟進式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對儲備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強，日常業(yè)務(wù)中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。
四、服務(wù)方式
現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對利用者的利用時間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進行統(tǒng)計，及時與用戶溝通聯(lián)系，適時調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務(wù)工作是社會發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過程中，努力實現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢互補，揚長避短。
五、管理理念
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。
一、“金審工程”電子政務(wù)的實施為檔案信息化管理起到的積極作用
（一）為檔案管理系統(tǒng)提供了應(yīng)用平臺。“金審工程”是國家審計政務(wù)信息化的具體體現(xiàn)，它構(gòu)建了審計署與省級審計機關(guān)、駐地方的18個特派員辦事處之間的城際廣域聯(lián)接，以國家關(guān)于電子政務(wù)標準體系框架為指導(dǎo)，以網(wǎng)絡(luò)互連互通、信息資源共享為目標，搭建一個履行審計職能、實施審計管理、提高工作效率的電子政務(wù)平臺。“審計檔案管理系統(tǒng)”做為“金審工程”信息化建設(shè)的子系統(tǒng)成為審計信息化的重要組成部分，它以“金審工程”為依托，為檔案管理員提供了強大的管理功能。檔案管理軟件可以實現(xiàn)對審計檔案、文書檔案、文件資料、音像檔案和會計檔案的管理和統(tǒng)計，可以利用應(yīng)用軟件的各種特定功能規(guī)范有序地進行歸檔、保管和借閱服務(wù)，為檔案信息化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。
（二）加快實體檔案的數(shù)字化進程。檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，它起到牽一發(fā)而動全身的作用。“金審工程”電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用使電子文件大量產(chǎn)生的同時，也推動著紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快。為了實現(xiàn)室藏檔案信息化共享，筆者單位目前已經(jīng)利用高速掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進行計算機可識別和處理的數(shù)字化信息加工，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫并通過檔案管理軟件實現(xiàn)了檔案信息的多介質(zhì)保存，為構(gòu)建數(shù)字化檔案室奠定了基礎(chǔ)。
（三）檔案管理的對象拓展面更廣。“金審工程”電子環(huán)境下產(chǎn)生的大量文件，具有制作、簽發(fā)、辦理、歸檔等一系列過程，其每一個流程都是在特定時間和特定環(huán)境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現(xiàn)檔案的價值。檔案部門對電子文件的管理應(yīng)該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。因此，檔案部門管理的職能已經(jīng)拓展到其前身現(xiàn)行文件的生成背景環(huán)境及整個過程。
二、“金審工程”電子政務(wù)環(huán)境下對檔案管理工作產(chǎn)生的挑戰(zhàn)。
（一）對傳統(tǒng)的檔案管理制度的挑戰(zhàn)。在“金審工程”電子政務(wù)環(huán)境下，公文處理部門在公文流轉(zhuǎn)運行中及時發(fā)送和接收審計業(yè)務(wù)處室的各種審計信息的電子數(shù)據(jù)，電子文件特定的形式和流程改變了傳統(tǒng)檔案的“事后歸檔”的管理模式，使檔案工作的重心開始前移，由過去的公文處理完畢后集中統(tǒng)一整理指導(dǎo)，變?yōu)槲募纬蛇^程中就予以管理與監(jiān)控。
（二）對傳統(tǒng)檔案管理分類的挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案的分類只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在“金審工程”電子政務(wù)的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的利用者可以根據(jù)不同的需要，利用辦公信息化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
（三）對傳統(tǒng)檔案保管方式的挑戰(zhàn)。“金審工程”電子政務(wù)的環(huán)境下，公文的流轉(zhuǎn)程序中公文的草擬、簽發(fā)、傳遞、督辦、文印有著嚴格的管理制度和技術(shù)措施。隨著金審工程的完善，人們對紙質(zhì)文件的依賴性將逐漸減弱，而更多地通過金審工程應(yīng)用系統(tǒng)，在各審計實施環(huán)節(jié)保存、獲取和利用相關(guān)的電子信息，而電子信息的無形性、易消失和易改動等與生俱來的風險性將為檔案保管帶來諸多的困難和障礙。
（四）對傳統(tǒng)檔案管理利用環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)。在“金審工程”環(huán)境下電子文件不斷增多，并結(jié)合電子文件自身的特點推進電子文件傳遞過程、利用方式向深層次發(fā)展，一方面有助于檔案部門樹立開放的全新的檔案利用服務(wù)意識。另一方面，嚴格權(quán)限管理、分層管理的查詢模式有針對性的開展信息利用，滿足不同人群的需要。
三、抓住機遇迎接挑戰(zhàn)，探索檔案信息化發(fā)展的新舉措。
（一）建立健全制度。如何做好“金審工程”電子政務(wù)中電子公文的安全管理，無論對檔案部門，還是對文書部門都是一項新工作。它關(guān)系到電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源能否實現(xiàn)科學管理和有效利用。因此，只有認真做好電子文件安全管理工作，建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，才能切實保障信息資源不流失，完整、規(guī)范、安全地進入信息資源庫。
（二）采用“雙軌制”歸檔。鑒于審計檔案的特殊性，從一定意義上來說，在現(xiàn)有技術(shù)還不能完全保證固化電子檔案的價值時，將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，雖是權(quán)宜之計，卻也不失為現(xiàn)階段一個切實可行的辦法。由于缺乏電子文件法律憑證作用的認可，為了保護檔案的真實性，實現(xiàn)電子檔案的價值，有必要實行“雙軌制”的檔案保管方法。所謂的“雙軌制”指電子文件在運轉(zhuǎn)過程中或者歸檔后電子文件和紙質(zhì)文件一起歸檔保存的形式。但是，隨著電子文件在技術(shù)、法律方面不斷成熟和發(fā)展，電子歸檔的所有環(huán)節(jié)問題都會逐步得到解決，“雙軌制”必將被廢止。
（三）文檔一體化建設(shè)。“金審工程”電子政務(wù)可以說為文檔一體化創(chuàng)造了得天獨厚的條件。“金審工程”電子政務(wù)的本質(zhì)就是充分利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)的審計管理模式和業(yè)務(wù)流程改造并進行有效的信息資源整合，實現(xiàn)公文管理的高效化運轉(zhuǎn)。因此，電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作和文書工作之間的界限變得逐漸模糊，有效的運行文檔一體化的管理將文書、檔案管理融入到一個系統(tǒng)之中，即符合檔案的自身特點，同時可以借助強大的信息資源網(wǎng)絡(luò)，滿足不同利用者的需求，使檔案資源得到充分的共享。
其一，中國自1999年開始的政府上網(wǎng)工程以及在電子政務(wù)的推進過程中對政務(wù)信息資源的整合和組織存在迫切的人才需求，而在此之前，我國高校沒有對口的專業(yè)培養(yǎng)該領(lǐng)域的專門人才，因此，在政務(wù)信息管理領(lǐng)域存在較大的人才缺口。
其二，在政府部門，現(xiàn)行文件和檔案是政務(wù)信息的主要承載，檔案工作者的職業(yè)素質(zhì)和工作效率直接影響到政府信息資源管理的效率。因此，從文件與檔案管理角度開展對政務(wù)信息管理的研究并培養(yǎng)該領(lǐng)域的專門人才成為中國檔案學高等教育的一個新領(lǐng)域，體現(xiàn)了我國檔案高等教育的時代特色和社會需求。
我們在充分肯定我國檔案高等教育的社會敏感性和改革精神的同時，必須冷靜地思考檔案學專業(yè)的人才培養(yǎng)目標定位和課程體系設(shè)置問題，不可盲目砍掉檔案學專業(yè)課程而輕易增設(shè)政務(wù)信息管理類課程。在進行專業(yè)調(diào)整和課程體系改革之前，我們須明確檔案人員在電子政務(wù)中的職責和任務(wù)，在此基礎(chǔ)上定位檔案學專業(yè)的人才培養(yǎng)目標，調(diào)整課程體系。
電子政務(wù)環(huán)境下檔案人員的職責和要求
電子政務(wù)環(huán)境下檔案人員承擔更重的責任，面臨更嚴格的業(yè)務(wù)要求，這對我們檔案學專業(yè)教育的定位及課程體系改革提出了挑戰(zhàn)。
一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案人員的職責
在傳統(tǒng)的政府管理模式中，機關(guān)檔案人員的主要職責是管理已經(jīng)歸檔的文件，不參與文件的制發(fā)和流轉(zhuǎn)過程，文件管理與檔案管理之間有著明確的界限。隨著辦公自動化的普及、電子政務(wù)由最初的政府上網(wǎng)到政府網(wǎng)上辦公的推進，文檔一體化成為提高電子政務(wù)文檔管理效率的必要途徑。文檔一體化是電子文件全程管理和前端控制的基礎(chǔ)平臺，要求檔案人員從后臺走向前端，即在文件產(chǎn)生之初就介入其中，在電子政務(wù)文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計階段就提出檔案化的設(shè)計思想和設(shè)計要求，其目的是保證電子文件在產(chǎn)生、流傳過程中的真實性、完整性和有效性，從而保證歸檔管理的電子文件是可信的，日后可作為法律憑證和依據(jù)。這種做法可能會加重文件流轉(zhuǎn)的負擔，影響文件管理的效率，但是，卻有利于保證電子文件的真實性、完整性和有效性，為電子提供穩(wěn)固可靠的信息保障。據(jù)此，電子政務(wù)環(huán)境下檔案人員應(yīng)承擔如下主要職責：
1、檔案人員不僅要承擔歸檔電子文件的鑒定、接收和管理工作，還必須介入文件管理。
2、檔案人員需要加強與政府職能部門、電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計者、文檔管理軟件開發(fā)人員之間的聯(lián)系和合作，對于系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)和運行等各個階段的文件管理提出詳細的要求和建議，積極對電子文件的管理實施前端控制和全程管理。
3、檔案人員應(yīng)加強與文書人員和業(yè)務(wù)人員之間的交流，監(jiān)督和指導(dǎo)文件的生成、流轉(zhuǎn)。
4、檔案部門應(yīng)明確提出電子文件的歸檔標準和要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。
5、檔案人員應(yīng)借助電子政務(wù)平臺，進行檔案信息的、查詢、提供利用等社會化服務(wù)工作。
二、電子政務(wù)環(huán)境對檔案人員的要求
電子政務(wù)環(huán)境下，檔案人員必須勝任政府電子文件的歸檔和管理工作，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。要做到這一點，檔案人員應(yīng)達到如下要求：
1、了解電子政務(wù)的基本原理和電子政務(wù)流程。
2、熟悉電子政務(wù)環(huán)境中電子文件的生成和流轉(zhuǎn)規(guī)律。
3、嚴格遵行電子政務(wù)環(huán)境中的電子文件歸檔要求和管理規(guī)范。
4、能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，具有信息化辦公能力和文檔處理能力。
電子政務(wù)環(huán)境下，政府信息資源的采集、組織、、存取、傳播以及載體形式和管理方式都發(fā)生了變化，如何高效、安全地對政府信息資源進行組織、管理和開發(fā)利用，檔案工作者負有艱巨的使命。在電子政務(wù)環(huán)境中，檔案工作者必須對電子政務(wù)基本原理、電子政務(wù)系統(tǒng)框架等有所了解，除了掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能外，還必須具備管理學知識、電子政務(wù)基礎(chǔ)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)技能，以及組織協(xié)調(diào)和溝通能力。
電子政務(wù)專業(yè)人員與電子政務(wù)環(huán)境下的檔案工作者有明確的分工，他們的崗位、職責和工作任務(wù)各不相同，對知識結(jié)構(gòu)和能力素養(yǎng)的要求也不相同，但都需要對彼此的工作內(nèi)容有所了解。檔案人員主要肩負電子政務(wù)文檔管理的職責和任務(wù)，他們必須具備電子政務(wù)的基礎(chǔ)知識，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠為電子政務(wù)提供高效、安全的信息資源保障。電子政務(wù)專業(yè)人才則主要負責電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)管理、技術(shù)開發(fā)等核心工作，他們必須熟悉電子文件管理的基本要求和規(guī)范，具備對電子文檔的處置能力。
電子政務(wù)專業(yè)人才的培養(yǎng)模式及高校檔案學專業(yè)的定位
到目前為止，我國培養(yǎng)電子政務(wù)專業(yè)人才的模式有如下幾種：第一，在公共管理學院或信息管理學院下新設(shè)獨立的電
子政務(wù)本科專業(yè)。電子政務(wù)專業(yè)人才在知識結(jié)構(gòu)和能力素養(yǎng)方面都有很高的要求，只有設(shè)置獨立的電子政務(wù)專業(yè)，進行專門的電子政務(wù)教育，才能培養(yǎng)出合格的專業(yè)人才。從教師的知識結(jié)構(gòu)，以及“電子”和“政務(wù)”二要素來看，電子政務(wù)專業(yè)依托于公共管理學院或信息(資源)管理學院各有其優(yōu)勢，但由于管理體制等因素的制約，學院聯(lián)合培養(yǎng)的模式還不多見。第二，通過對檔案學系進行改名、增設(shè)電子政務(wù)方向課程、調(diào)整檔案學本科人才培養(yǎng)目標和培養(yǎng)方案等一系列措施對已有的檔案學專業(yè)進行改造，向電子政務(wù)信息資源管理方向拓展。第三，在檔案學、圖書情報學等碩士點、博士點設(shè)置“電子政務(wù)”或“政務(wù)信息資源管理”研究(招生)方向，培養(yǎng)電子政務(wù)、政務(wù)信息資源管理的高級人才。
第一種模式和第三種模式無可爭議，而第二種模式須慎重考慮電子政務(wù)環(huán)境下檔案學專業(yè)的定位問題，以及檔案管理與政務(wù)信息管理在檔案學本科專業(yè)培養(yǎng)方案和課程體系中的權(quán)重問題。一方面，檔案學專業(yè)向電子政務(wù)信息資源管理領(lǐng)域的拓展具有先天的優(yōu)勢，因為文件和檔案是構(gòu)成電子政務(wù)信息資源的基礎(chǔ)，檔案學專業(yè)教育必然要考慮電子政務(wù)對檔案專業(yè)人才在知識結(jié)構(gòu)、能力素養(yǎng)等方面的要求，以及檔案人員應(yīng)承擔的職責和任務(wù)。檔案學系無論是否改名，在人才培養(yǎng)中都必須考慮電子政務(wù)環(huán)境。在檔案學專業(yè)培養(yǎng)目標、課程設(shè)置和教學內(nèi)容中，要將文件檔案管理理論與電子政務(wù)相關(guān)理論相結(jié)合，將文件檔案管理的方法和技術(shù)與電子政務(wù)方法和技術(shù)結(jié)合，將文件檔案管理流程與電子政務(wù)流程結(jié)合，培養(yǎng)能夠勝任電子政務(wù)信息資源管理需要的檔案專業(yè)人才。
另一方面，電子政務(wù)環(huán)境下，檔案學專業(yè)的培養(yǎng)目標和課程體系應(yīng)堅持檔案學專業(yè)特色，從文件與檔案管理角度考慮電子政務(wù)信息資源的管理策略和解決方案，切不可放棄原有的檔案學教學基礎(chǔ)而盲目增加電子政務(wù)方向的課程。理由是：由于師資力量、教學資源以及專業(yè)的限制，在檔案學專業(yè)基礎(chǔ)上不可能培養(yǎng)出具有復(fù)合知識結(jié)構(gòu)和高信息素質(zhì)的電子政務(wù)專業(yè)人才，只有通過設(shè)置獨立的電子政務(wù)專業(yè)，配備相應(yīng)的師資力量和教學資源，才能全面培養(yǎng)電子政務(wù)專業(yè)人才。如果僅在檔案學專業(yè)基礎(chǔ)上大量、盲目增加有關(guān)電子政務(wù)的課程，將不僅使檔案學專業(yè)喪失傳統(tǒng)的優(yōu)勢和特色，也無法滿足電子政務(wù)人才培養(yǎng)的需要，結(jié)果是舍本逐末，事倍功半。因此，對檔案學專業(yè)的改革需把握好一個“度”和“切入點”的問題，這個“度”是指在培養(yǎng)目標和課程設(shè)置上以檔案學專業(yè)為主干和支撐，“切入點”是指檔案學專業(yè)調(diào)整應(yīng)從電子政務(wù)文件與檔案管理為切入點，結(jié)合電子政務(wù)特點，培養(yǎng)適應(yīng)電子政務(wù)文檔管理和信息資源管理需要的檔案學專業(yè)人才。
電子政務(wù)環(huán)境下檔案學專業(yè)人才的培養(yǎng)目標可定位為：培養(yǎng)具有系統(tǒng)的檔案學基礎(chǔ)知識和政務(wù)信息管理的基本知識，具備一定的文化素質(zhì)和修養(yǎng)，掌握應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，能在政府機關(guān)、企事業(yè)單位，以及各種信息機構(gòu)從事文件與檔案管理、信息管理和信息服務(wù)的復(fù)合型、實用型專門人才。
電子政務(wù)環(huán)境下檔案學專業(yè)課程體系改革
圍繞檔案學專業(yè)的本科培養(yǎng)目標，檔案學專業(yè)的課程體系應(yīng)進行適當?shù)母母铮渥谥际恰昂窕A(chǔ)、寬口徑”，在保持檔案學專業(yè)特色的基礎(chǔ)上向政務(wù)信息資源管理方向拓展。本文試以武漢大學信息管理學院檔案學專業(yè)的本科課程體系為例，分析和說明電子政務(wù)環(huán)境下檔案學專業(yè)課程體系的改革。
近幾年來，武漢大學檔案學專業(yè)的課程體系經(jīng)過不斷調(diào)整，逐步形成了以檔案學專業(yè)課程為根基的獨立而開放的課程體系。該課程體系由學校通識教育課、學院通開課、檔案學專業(yè)類課程(含專業(yè)基礎(chǔ)課和專業(yè)課)三大模塊構(gòu)成(見下表)。這三大模塊的課程體系層次分明地體現(xiàn)了對本專業(yè)學生的基礎(chǔ)知識、基本能力及基本素質(zhì)的教學要求。
第一模塊為學校通識教育課程，是面向全校的通開課程，旨在培養(yǎng)現(xiàn)代大學生所必備的基本知識、素養(yǎng)和能力。
第二模塊為學院通開課程，是按“圖書館、情報與檔案管理”一級學科設(shè)置，反映學科知識基礎(chǔ)和能力要求的通開課程，其目的是打破專業(yè)藩籬，加強“圖書館、情報與檔案管理”一級學科內(nèi)的知識融合和貫通，滿足厚基礎(chǔ)、寬口徑人才培養(yǎng)的需要。學院通開課的設(shè)置有助于學生掌握必要的信息技術(shù)，增強其對信息的處理和開發(fā)利用能力。
第三模塊為檔案學專業(yè)類課程，體現(xiàn)了檔案學專業(yè)的學科知識構(gòu)成及對專業(yè)人才的培養(yǎng)要求，以及檔案學專業(yè)教育向電子政務(wù)信息資源管理領(lǐng)域拓展的趨勢。根據(jù)課程之間的內(nèi)在聯(lián)系和區(qū)別，該模塊又可劃分為檔案學核心基礎(chǔ)課程、信息技術(shù)應(yīng)用類課程、政務(wù)信息管理類課程、綜合素質(zhì)類課程。其中，政務(wù)信息管理模塊包括政務(wù)信息管理、電子政務(wù)概論、行政管理學、國家公務(wù)員制度、現(xiàn)代人力資源管理等課程。這些課程所占學分為15個學分，與檔案學專業(yè)學位要求的140個學分之比甚微，充分體現(xiàn)了以檔案學專業(yè)課程為主，政務(wù)信息管理課程為輔的特點。此外，電子政務(wù)信息資源管理所需要的信息技術(shù)類課程在學院通開課模塊和檔案學專業(yè)類課程模塊中得到體現(xiàn)。
武漢大學信息管理學院檔案學專業(yè)本科課程體系的改革，始終堅持“厚基礎(chǔ)、寬口徑”的指導(dǎo)思想以及通專結(jié)合的思路，形成了以檔案學核心基礎(chǔ)課程為主，政務(wù)信息管理相關(guān)課程為輔的獨立而開放的課程體系。其獨立性體現(xiàn)在保持檔案學專業(yè)特色，而開放性則體現(xiàn)在檔案管理與信息管理、政務(wù)信息管理等領(lǐng)域的交叉與融合，以及與信息技術(shù)的密切聯(lián)系。
結(jié)論
針對目前檔案學系改名或增設(shè)電子政務(wù)課程的現(xiàn)狀，我們首先應(yīng)明確電子政務(wù)環(huán)境下檔案學專業(yè)的定位，是另設(shè)電子政務(wù)專業(yè)，還是在檔案學專業(yè)基礎(chǔ)上建設(shè)電子政務(wù)專業(yè)，或者只是增加一些與電子政務(wù)有關(guān)的課程，這關(guān)系到今后檔案學專業(yè)的興衰。如果處理得當，檔案學專業(yè)將借電子政務(wù)而獲得新的發(fā)展機遇，否則可能使檔案學專業(yè)喪失獨立的學科地位。筆者所擔憂的是，如果檔案學系盲目改名或盲目增加與電子政務(wù)有關(guān)的課程，不僅易使檔案學喪失獨立的學科地位，而且因?qū)W科基礎(chǔ)限制，也不可能培養(yǎng)出能夠真正勝任電子政務(wù)管理需要的專業(yè)人才。因此，筆者認為，檔案學專業(yè)在人才培養(yǎng)目標上應(yīng)堅持專業(yè)特色，同時，拓展人才的知識結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)，提升人才培養(yǎng)的層次和水平，滿足電子政務(wù)信息資源管理的需求。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案工作者應(yīng)是掌握檔案學基本理論和電子政務(wù)的相關(guān)理論及知識，既熟悉電子政務(wù)流程和運行機制，又掌握基本的信息技術(shù)，能勝任網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化辦公、電子文件管理、文檔一體化管理的復(fù)合型人才。電子政務(wù)環(huán)境下，我們應(yīng)立足檔案學專業(yè)的自身特點，同時，結(jié)合電子對文件和檔案管理的要求來調(diào)整課程體系，補充教學內(nèi)容，基本出發(fā)點依然是文件和檔案管理。
參考文獻：
1、王協(xié)舟，《電子政務(wù)本科專業(yè)建設(shè)研究――專業(yè)可行性分析與教學計劃構(gòu)想》，《檔案學研究》，2006，(1)
