合同檔案管理方法匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇合同檔案管理方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

關(guān)鍵詞 科研項(xiàng)目；合同檔案；管理

科研項(xiàng)目合同檔案是記載科研項(xiàng)目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時效性強(qiáng)等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目合同檔案的特殊性和重要性。科研項(xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，同時為科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供依據(jù)和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項(xiàng)目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

一 、類別

我所對科研項(xiàng)目合同檔案進(jìn)行了梳理，根據(jù)不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，將我所的科研項(xiàng)目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產(chǎn)合同：主要指型號科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2. 儀器設(shè)備合同：主要指外購儀器設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備等方面的合同。3. 基本建設(shè)合同：主要指工程建設(shè)等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。

二、存在的問題

由于科研項(xiàng)目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問題。

（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。

（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準(zhǔn)確性和有效性。

（三）存在復(fù)印件、圓珠筆書寫等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權(quán)書等文件，經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

（四）存在歸檔計劃落實(shí)性差。出現(xiàn)隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。

三、管理的方法和措施

檔案部門應(yīng)及時掌握及歸納科研項(xiàng)目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營管理各項(xiàng)工作對檔案管理的要求。

（一）健全制度，落實(shí)管理?？蒲许?xiàng)目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項(xiàng)目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關(guān)的管理部門進(jìn)行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進(jìn)行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來規(guī)范和實(shí)施，進(jìn)一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進(jìn)一步提高合同檔案管理水平提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項(xiàng)目合同檔案的特點(diǎn)和要求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，專門負(fù)責(zé)收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，才能事半功倍；同時進(jìn)一步深化職能，加強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，有序開展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。

（三）明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項(xiàng)目合同的制作過程，規(guī)定了合同檔案必須如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內(nèi)容，經(jīng)過各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的校對審核，由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負(fù)責(zé)，程序嚴(yán)明，要求明確，進(jìn)一步降低風(fēng)險，依法維護(hù)單位的合法權(quán)益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。

四、采取有效的管理措施

館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項(xiàng)目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。

（一）制定歸檔計劃，主動介入。考慮到有些科研項(xiàng)目合同檔案有其獨(dú)特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。

要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預(yù)計當(dāng)年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數(shù)量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補(bǔ)充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作，主動介入，保證科研項(xiàng)目合同材料完整、齊全、準(zhǔn)確。

（二）歸檔時嚴(yán)格把關(guān)。由于合同檔案的種類繁多，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當(dāng)由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)并在歸檔前進(jìn)行，列出合同歸檔清單，按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號進(jìn)行系統(tǒng)排列。認(rèn)真檢查，為合同的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準(zhǔn)確，合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗(yàn)收依據(jù)等必須歸檔完整。加強(qiáng)對合同的檔案管理，完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益，所以，我們必須重視科研項(xiàng)目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。

（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發(fā)了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網(wǎng)上移交，檔案部門仔細(xì)檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。

篇（2）

合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計有序進(jìn)行的依據(jù)，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項(xiàng)重點(diǎn)的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計中，必須全面落實(shí)合同管理措施，便于完善合同的實(shí)踐應(yīng)用。

一、建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理措施

建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實(shí)《建筑工程勘察設(shè)計合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點(diǎn)分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計合同管理的措施。

1、細(xì)化合同管理的辦法

合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計的實(shí)際情況，細(xì)化合同管理的辦法，嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計中的技術(shù)責(zé)任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場的實(shí)況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細(xì)節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細(xì)化雙方的責(zé)任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進(jìn)行約束，主要是針對可能發(fā)生的糾紛，提前進(jìn)行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計的實(shí)踐需求。

2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能

監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。

3、深化合同管理的法規(guī)控制

法規(guī)控制是勘察設(shè)計合同管理中的一項(xiàng)方法，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程勘察設(shè)計中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責(zé)任，維護(hù)勘察設(shè)計現(xiàn)場的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計中出現(xiàn)違法行為時，行政部門可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判，如果當(dāng)事人對處罰有異議，也可實(shí)行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的規(guī)范性水平。

二、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同的檔案管理方法

建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計合同進(jìn)行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實(shí)檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。

1、收集合同檔案的資料

檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計的真實(shí)性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進(jìn)行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃檔案中的材料內(nèi)容，隨時做好接收資料的準(zhǔn)備。

建設(shè)工程勘察設(shè)計單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實(shí)踐價值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，進(jìn)行收集的材料有：（1）勘察中標(biāo)時的資料，包括勘察地點(diǎn)、費(fèi)用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門簽字認(rèn)可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。

2、歸檔合同管理的資料

合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進(jìn)行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對文件資料進(jìn)行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因?yàn)榭辈煸O(shè)計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進(jìn)行收集，以免合同資料管理時出現(xiàn)缺陷。

合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實(shí)性，存有缺失的合同資料，不能進(jìn)行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。

三、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實(shí)踐分析

建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實(shí)踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護(hù)合同本身的價值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實(shí)性。合同管理時，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計中的技術(shù)資料。

2、承包方的合同管理

承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示，按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。

3、合同文件的編制管理

建設(shè)工程勘察設(shè)計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項(xiàng)目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負(fù)責(zé)承包方實(shí)際工作中的增加費(fèi)用，嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費(fèi)用或責(zé)任問題。

4、勘察合同的監(jiān)督管理

監(jiān)督管理實(shí)踐中，落實(shí)勘察設(shè)計合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實(shí)踐職責(zé)，完善合同管理中的實(shí)踐活動，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計的優(yōu)質(zhì)行為。

結(jié)束語：

合同管理對建設(shè)工程勘察設(shè)計具有基礎(chǔ)維護(hù)作用，輔助解決勘察設(shè)計中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計的特殊性，在管理措施中實(shí)行檔案管理方法，同時結(jié)合條例應(yīng)用，強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進(jìn)行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個模塊單獨(dú)管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實(shí)體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價值來保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項(xiàng)工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進(jìn)行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類法將其單獨(dú)設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類目對合同檔案進(jìn)行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要?dú)w為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標(biāo)簽而已。如找某個檔案，通過標(biāo)題、編號、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實(shí)體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負(fù)責(zé)對由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時間順序排流水件號，并按件號進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇（4）

中圖分類號：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長沙，410014

學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實(shí)新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢的需要。

一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用

(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會實(shí)踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表；(4)各年級實(shí)習(xí)計劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報告和實(shí)習(xí)成績；(5)學(xué)生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個人、學(xué)校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)校基礎(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計分析和評價，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

(一)學(xué)籍檔案自身的問題

1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個學(xué)員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學(xué)籍變動檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊、成績冊、結(jié)業(yè)名冊等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。

2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)砹死щy。

3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個嚴(yán)重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。

(二)學(xué)籍檔案管理問題

1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業(yè)一起組卷。

2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。

3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。

三、對高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考

(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能；既要堅(jiān)持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請教；既要加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)。又要積極參加實(shí)踐鍛煉。

(二)增強(qiáng)服務(wù)意識：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強(qiáng)政治和法律意識：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。

(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。

(五)增強(qiáng)統(tǒng)計分析意識：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計知識和統(tǒng)計分析手段，及時、真實(shí)、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績分析、教學(xué)計劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實(shí)際需要的計算機(jī)軟件，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。

四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法

正確認(rèn)識目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實(shí)施細(xì)則，對學(xué)生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實(shí)可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時上交，以保質(zhì)保量，按時完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計相應(yīng)的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作

在對學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實(shí)行教考分離制度，并實(shí)行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀(jì)行為要及時、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。

(四)做好學(xué)生成績管理工作

做好學(xué)生平時成績的登載檢查工作，對學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載；對學(xué)生各科考核成績要按照教學(xué)計劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學(xué)籍異動工作

在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級還是退學(xué)處理，都必須堅(jiān)持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。

篇（5）

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

篇（6）

1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補(bǔ)充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對性地進(jìn)行檔案管理工作。

1.1 電力企業(yè)資料案卷

我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個企業(yè)必須及時對本企業(yè)在某一時期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進(jìn)行采集，標(biāo)上注明。再者對重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置，進(jìn)行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護(hù)

很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會隨著時間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風(fēng)險的評估

2.1 在部門內(nèi)建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風(fēng)險的評估工作，為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個組員的責(zé)任意識都需要達(dá)到非常高的水平，保證對電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險評估工作的時候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細(xì)節(jié)都安排好，每一個人的責(zé)任都落實(shí)。

2.2 制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行，在制定評估標(biāo)準(zhǔn)的時候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定，電力檔案資料的保護(hù)和保管，對環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評估。

2.3 加強(qiáng)對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進(jìn)行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評估，對建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評估，并且比對現(xiàn)實(shí)，以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn)，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。

3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識?；蛘咄ㄟ^活動的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識。

其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識，訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況?；蛘哌M(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

3.2 運(yùn)用科技對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務(wù)，同時記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前這個法制社會體制下，合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強(qiáng)制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案備份、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。

4 結(jié)束語

一方面，一個電力企業(yè)只有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個電力企業(yè)必須結(jié)合時代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇（7）

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是跟隨每個人一生，與個人關(guān)系最為密切的一種檔案，是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。人事檔案不僅是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，還與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險，以及升學(xué)等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不但辦不了上述事宜，連基本的個人經(jīng)歷都很難證明，根據(jù)國家政策，沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領(lǐng)取不了養(yǎng)老金。因?yàn)橥诵菽挲g不是以戶口本或身份證決定，而是以個人檔案中記載的出生年齡來決定，因此每個人一定要妥善保護(hù)好自己的人事檔案。作為檔案管理人員，更加應(yīng)該盡職盡責(zé)，本著對自己的職業(yè)負(fù)責(zé)，對他人負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好檔案管理工作。

根據(jù)幾年來從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，本人談一下對地勘單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)看法。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

地勘單位作為一個專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的單位，在生產(chǎn)上有別于其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既存在與其他單位相同的共性，也有自己的個性問題。

（一）檔案管理不夠嚴(yán)格

由于地勘單位比較分散，有的單位不在同一座城市，人事檔案管理工作也比較分散。在職稱審批，工資晉級的時候，不僅加大了檔案管理人員的工作量，經(jīng)常往返于單位所在地和職稱工資審批地兩座城市之間，還容易造成工作中的疏漏。此外，如果條件允許的單位，能夠建立獨(dú)立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理和查閱檔案；如果條件不允許，檔案的保密性很難保證。尤其一些基層單位沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的檔案借閱手續(xù)，容易出現(xiàn)檔案管理中的紕漏。受地勘行業(yè)相對閉塞及歷史因素影響，部分職工在行業(yè)內(nèi)部“結(jié)親”，有的一家三口或父子同在一個單位工作，還有的祖孫三代都是地勘職工，“裙帶”關(guān)系非常嚴(yán)重，既容易出現(xiàn)檔案管理人員保管自己或者直系親屬檔案的現(xiàn)象，又容易出現(xiàn)個別人利用職權(quán)，對檔案進(jìn)行修改、圖抹等現(xiàn)象。按照《干部檔案工作條例》中的規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。”

（二）檔案作用發(fā)揮不大

人事檔案詳實(shí)記載了一個人的思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、個人能力等綜合信息，是選拔優(yōu)秀人才的第一手資料。如果檔案管理人員不能充分利用人事檔案中的有效信息發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，優(yōu)秀人才不能被及時發(fā)現(xiàn)和啟用，不僅是一種人才的浪費(fèi)，更是單位的損失。目前，大多地勘單位的檔案管理人員，通常所學(xué)專業(yè)并非本崗工作，或者沒有經(jīng)過專門的崗位培訓(xùn)，他們對檔案管理工作認(rèn)識不夠，不懂得如何利用檔案內(nèi)的有效信息，有針對性的制定人才培養(yǎng)和人才發(fā)展計劃，也缺乏主動思考、主動研究檔案管理工作的積極性?；径际窃谕瓿蓹n案資料建檔工作之后，將檔案直接裝入檔案柜，需要查找資料的時候，再進(jìn)行查找，平時也不進(jìn)行整理和研究，僅局限于一種簡單的檔案保管行為，檔案的作用發(fā)揮不大。

（三）沒有建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

簡單的檔案管理方法，早已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，更不適合地勘單位這種對專業(yè)技術(shù)人才需求較大的單位。建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作的一部分，也是檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢。沒有建立檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，是地勘單位在人事檔案管理工作中存在的普遍問題，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，缺乏對人事檔案的科學(xué)管理，既浪費(fèi)時間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發(fā)展特點(diǎn)的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，是每一位地勘檔案管理工作人員需要思考和解決的問題。

二、解決辦法

為了防止和減少上述現(xiàn)象的發(fā)生，筆者認(rèn)為地勘單位的人事檔案管理人員，應(yīng)從以下幾方面做好檔案管理工作。

（一）認(rèn)真細(xì)化，加強(qiáng)監(jiān)管

首先，對于各單位黨政領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)檔案管理人員的人事檔案，應(yīng)由上一級人事管理部門統(tǒng)一管理，本單位的其他人事檔案由人事部門進(jìn)行管理。其次，人事檔案管理部門應(yīng)對所有人事檔案中的重要信息進(jìn)行檔案備份。作為檔案管理人員，對于一些重要人事信息，尤其是為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的技術(shù)人才的檔案信息，應(yīng)該作為電子文檔進(jìn)行備份保存。既防止人為篡改檔案資料，又為經(jīng)常查閱和使用的檔案提供了方便。再次，加強(qiáng)對合同工人事檔案的管理工作。自從2003年以來，隨著全國煤炭形勢好轉(zhuǎn)，在國際、國內(nèi)兩個市場的擴(kuò)張，地勘隊(duì)伍對專業(yè)技術(shù)人才的需求不斷增加，對臨時工、中長期合同工的需求也呈直線上升趨勢，尤其是對中長期合同工的需求加大。往往經(jīng)過一段時間的培養(yǎng)與鍛煉，這些合同工已經(jīng)發(fā)展成會生產(chǎn)、懂業(yè)務(wù)的技術(shù)工人，可以作為成手使用，但是工期一結(jié)束，大多地勘單位便與工人之間解除了勞動合同關(guān)系。當(dāng)?shù)乜眴挝辉俅涡枰@種成手工人的時候，不僅需要花費(fèi)相當(dāng)多的時間和精力重新培養(yǎng)，還影響到施工的進(jìn)程。所以為勞動合同技術(shù)工人建立檔案，做好信息儲備，并且通過制定相應(yīng)的優(yōu)惠政策，為地勘隊(duì)伍保留部分成手勞動合同工人，當(dāng)?shù)乜标?duì)伍需要這些人的時候，他們能夠馬上上崗工作，這樣對地勘單位和合同工雙方都是一種約束和保障。

（二）利用檔案信息優(yōu)勢，制定人才培養(yǎng)發(fā)展計劃

通過人事檔案可以了解一個人的特長和優(yōu)勢，地勘單位的檔案管理人員，應(yīng)該允分利用人事檔案中的有效信息，把專業(yè)技術(shù)人才作為人才培養(yǎng)和人才發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)，為地勘單位更好地培養(yǎng)和發(fā)展人才。首先，對專業(yè)技術(shù)人員和管理人員進(jìn)行細(xì)化和分類。根據(jù)分類的特點(diǎn)和需要，有針對性地制定人才培養(yǎng)和人才發(fā)展計劃。使不同類型、不同崗位的人才能夠?qū)W習(xí)、掌握最新的崗位知識，提高他們的業(yè)務(wù)水平。其次，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，激發(fā)各類人才的工作潛力，提升他們對本崗工作的認(rèn)知與認(rèn)可程度。通過人才培訓(xùn)發(fā)展工作，增加了工作效率，又發(fā)揮了人才效能的最大化，做到人盡其才。尤其現(xiàn)在蓬勃發(fā)展的地勘單位對專業(yè)技術(shù)人才的需求越來越強(qiáng)。根據(jù)檔案信息對專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行評估，通過制定人才培養(yǎng)發(fā)展計劃，既為地勘單位發(fā)展培養(yǎng)和儲備了人才，又體現(xiàn)了人事檔案管理工作的成效。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，如果把人事檔案中的信息資料建成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，每次查找人事檔案信息的時候，只要通過電腦中的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫就能完成。不僅為檔案管理工作人員節(jié)省了大量的工作時間，還為人才培養(yǎng)發(fā)展計劃提供了方便。尤其象地勘單位這種對專業(yè)技術(shù)人才要求較高的單位，建立一套完整詳盡的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，不管什么時間，需要什么樣的人才，通過檔案管理系統(tǒng)，都能夠快速、準(zhǔn)確的找到第一手資料，為地勘單位人才培養(yǎng)和發(fā)展儲備信息。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程，而且和各單位的具體情況有一定的關(guān)系。如領(lǐng)導(dǎo)重視程度，是否統(tǒng)一認(rèn)識，計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，在建數(shù)據(jù)庫的時候，要面向應(yīng)用，突出重點(diǎn)，建立“活庫”，并且通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，這樣才能使自動化系統(tǒng)效率大大提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興.完善干部人事檔案工作管理體制的管見.檔案與建設(shè)，2008（1）.

篇（8）

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速

我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險參保人數(shù)超過1．4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計劃

近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費(fèi)申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（三）負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補(bǔ)充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會保險覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實(shí)。有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

（五）統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實(shí)行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

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[2]張靜.農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的困境及對策分析[J].蘭臺世界,2010(08).

[3]鍋彩虹.淺議社會保險業(yè)務(wù)檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2010(04).

[4]張予軍.對檔案工作創(chuàng)新的思考[J].決策探索,2005(06).

本課題為浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)新一般扶持項(xiàng)目。

篇（9）

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速

我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險參保人數(shù)超過1.4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計劃

近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費(fèi)申報繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（三）負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補(bǔ)充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會保險覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實(shí)。有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)？

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

篇（10）

“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”①《中華人民共和國檔案法》從檔案的形成特點(diǎn)和價值特點(diǎn)兩方面定義了國家檔案的本質(zhì)屬性，為認(rèn)識國家檔案及各領(lǐng)域的檔案提供了基本依據(jù)。檔案的形成特點(diǎn)—直接形成的原始記錄，揭示了檔案的自然屬性，對此人們的認(rèn)識比較統(tǒng)一。而檔案的價值特點(diǎn)—對國家和社會有保存價值—由于反映了檔案的客觀屬性，人們的認(rèn)識見仁見智。

在國有制情況下，國有企業(yè)沒有自身利益可言，國家需要的檔案就是企業(yè)應(yīng)該保存的，國家認(rèn)定的檔案價值就是企業(yè)檔案的價值依據(jù)。在非國有企業(yè)成為我國企業(yè)主體的今天，現(xiàn)代企業(yè)的利益訴求日益明確，對其檔案的價值取向必然發(fā)生變化。檔案價值是企業(yè)檔案資源建設(shè)的動力，決定著企業(yè)檔案資源建設(shè)策略，是檔案界必須認(rèn)真研究的問題。

一、前提：現(xiàn)代企業(yè)的檔案價值觀

檔案是企業(yè)信息資源的基本形式，工業(yè)時代保存企業(yè)檔案能夠壟斷檔案中沉淀的知識和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。信息技術(shù)的發(fā)展使知識老化加劇、信息傳播便捷，現(xiàn)在擁有企業(yè)檔案已經(jīng)難以壟斷其中的知識，而且一味地壟斷檔案，將阻斷檔案信息的交流，使企業(yè)失去知識的自我更新能力，降低企業(yè)的競爭力。

檔案的價值是其內(nèi)在價值因素與外在客觀需求相互作用的結(jié)果，雖然企業(yè)檔案的價值毋庸置疑，但是其價值因素及價值量，必然根據(jù)企業(yè)檔案需求的變化而調(diào)整。企業(yè)是以提供商品獲取利潤的社會組織，獲得最大利潤是企業(yè)的核心價值觀。初創(chuàng)期的企業(yè)，其體現(xiàn)為盡快生產(chǎn)產(chǎn)品，完成資本積累；穩(wěn)定期的企業(yè)成進(jìn)入了市場競爭者的行列，產(chǎn)品品牌與知名度提升，企業(yè)需要通過規(guī)范化管理，降低成本提高利潤；成熟期的企業(yè)處于市場領(lǐng)導(dǎo)者的地位，產(chǎn)品生產(chǎn)達(dá)到一定規(guī)模，需通過精細(xì)化管理與科技創(chuàng)新，進(jìn)一步發(fā)掘利潤空間。不同發(fā)展階段的企業(yè)獲取最大利潤的方式不同，檔案需求不同，對檔案價值的認(rèn)識也不同。

處于穩(wěn)定期或成熟期的現(xiàn)代企業(yè)，對檔案資源的客觀需求已經(jīng)不僅限于指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)，更加注重它在企業(yè)科學(xué)管理中的標(biāo)志與輔助作用，進(jìn)一步提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案的價值。而且，現(xiàn)代企業(yè)的信息化程度較高，企業(yè)對資金流、物流的管理都要依靠信息流的帶動，強(qiáng)化了企業(yè)管理對檔案信息的依賴性。而知識經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)方式，將檔案提升為現(xiàn)代企業(yè)重要的資源與財富。

實(shí)行現(xiàn)代企業(yè)制度的前提是“產(chǎn)權(quán)明晰”，明確檔案價值標(biāo)準(zhǔn)、界定企業(yè)檔案的范圍，是“產(chǎn)權(quán)明晰”的重要內(nèi)容，涉及現(xiàn)代企業(yè)的根本利益?，F(xiàn)代企業(yè)必然要根據(jù)自身需要，立足于保護(hù)企業(yè)自身利益、滿足企業(yè)的成長與發(fā)展，自主確定企業(yè)檔案的價值標(biāo)準(zhǔn)。

二、保障：現(xiàn)代企業(yè)檔案資源的構(gòu)成

檔案資源是現(xiàn)代企業(yè)競爭力的信息保障，是現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避信息風(fēng)險、獲取更大利潤的戰(zhàn)略資源。檔案資源構(gòu)成完整是檔案價值的前提，探究檔案資源構(gòu)成，全面掌握檔案資源，是企業(yè)檔案價值實(shí)現(xiàn)的保證。

我國企業(yè)檔案工作實(shí)踐，為研究現(xiàn)代企業(yè)檔案資源構(gòu)成提供了有效的方法，通過企業(yè)職能分析，揭示相關(guān)檔案文件的價值與聯(lián)系，能夠具體確定企業(yè)檔案的范圍，以便在它們形成之時，按照檔案管理的要求實(shí)進(jìn)全程監(jiān)控，有效地保證了檔案的質(zhì)量。我國企業(yè)檔案管理的這些成功經(jīng)驗(yàn)，是目前國際檔案界推崇的檔案管理方法。美國國家檔案與文件局（ARMA）在有關(guān)檔案資源的政策中，提倡采用“文件系統(tǒng)分析方法”，即“了解聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)際是怎樣形成、利用、保管和處置現(xiàn)代辦公室的信息和文件的。仔細(xì)考察其具體的工作過程和產(chǎn)生的文件，利用可查到的資料(如機(jī)構(gòu)出版物、網(wǎng)站)編制一系列演示被訪機(jī)構(gòu)工作過程的流程圖”，圍繞“相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行‘文件系統(tǒng)分析’確定實(shí)際管理的文件?！雹?/p>

根據(jù)職能活動及工作流程分析，現(xiàn)代企業(yè)檔案資源構(gòu)成分為宏觀和微觀兩個層次。宏觀構(gòu)成指一個單位檔案資源的種類構(gòu)成；微觀構(gòu)成則指一套檔案必備的檔案文件構(gòu)成。只有兩種構(gòu)成都齊備，企業(yè)檔案資源的價值才可能實(shí)現(xiàn)。

（一）宏觀檔案資源建設(shè)應(yīng)重在完善基本職能活動的檔案類別

現(xiàn)代企業(yè)檔案資源的宏觀構(gòu)成必須覆蓋企業(yè)全部職能活動，才能提供現(xiàn)代企業(yè)需要的各種信息。依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的基本職能，其檔案宏觀構(gòu)成應(yīng)包括以下類別：

1、企業(yè)資產(chǎn)檔案，包括有形資產(chǎn)如基本建設(shè)、設(shè)備儀器和無形資產(chǎn)的檔案；2、資本運(yùn)作檔案，包括董事會、監(jiān)事會、股東大會決議，公司“上市”以及企業(yè)戰(zhàn)略等重大決策等檔案；3、經(jīng)營管理檔案，包括招投標(biāo)文件、各類合同、原材料等檔案；4、企業(yè)文化建設(shè)檔案，包括社團(tuán)活動、企業(yè)儀式、社會公益慈善活動、其他社會職責(zé)等檔案；5、創(chuàng)新研發(fā)檔案，包括新產(chǎn)品開發(fā)、工藝改革、環(huán)境保護(hù)與治理、科技獎勵等檔案；6、產(chǎn)品生產(chǎn)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計、試制與鑒定、驗(yàn)收、制造等檔案；7、市場與客戶檔案，包括市場分析、銷售與售后服務(wù)、客戶與合作伙伴、競爭對象等檔案；8、行政管理檔案，包括黨委、綜合或企劃部、人力資源、財務(wù)、審計、質(zhì)量、安全、統(tǒng)計等檔案；9、其它管理檔案，如典型團(tuán)隊(duì)或人物、涉外活動、重要紀(jì)念活動、突發(fā)事件及處理、工業(yè)遺產(chǎn)等檔案。

企業(yè)職能分為基本職能與輔助職能，就檔案資源建設(shè)而言，目前企業(yè)檔案宏觀構(gòu)成中反映輔助職能活動的檔案類別比較齊全，而反映企業(yè)基本職能的檔案類別較薄弱，特別是反映現(xiàn)代企業(yè)新職能與經(jīng)營特色的檔案類別少、檔案內(nèi)容過于概括。例如，許多單位的企業(yè)上市及資本運(yùn)作檔案、董事會與股東大會文件沒有作為檔案管理；各職能活動檔案多為原則性依據(jù)文件，缺少細(xì)節(jié)和操作性內(nèi)容。而這些正是具有現(xiàn)代企業(yè)特色的檔案內(nèi)容，是企業(yè)活動最典型的反映，也是社會共享性最強(qiáng)的企業(yè)檔案資源。

（二）微觀檔案資源建設(shè)應(yīng)著力充實(shí)反映關(guān)鍵過程的文件

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營活動的特點(diǎn)，微觀檔案分為橫向運(yùn)作與縱向運(yùn)作兩種形成方式。橫向方式主要體現(xiàn)在管理決策活動檔案的形成。例如，一項(xiàng)投資決策首先要由研發(fā)部門提出的建議與研究報告，然后經(jīng)過財務(wù)部門、技術(shù)部門、營銷部門進(jìn)一步分析論證，最終由決策人員“拍板定案”。這類檔案一般由各職能部門的文件組合而成。如，生產(chǎn)管理檔案一般由生產(chǎn)計劃、財務(wù)、研發(fā)、材料供應(yīng)等部門的文件組成；經(jīng)營管理檔案一般包括：生產(chǎn)調(diào)度、計量與檢驗(yàn)、營銷、財務(wù)統(tǒng)計等工作形成的各種報告、計劃、合同、協(xié)議及內(nèi)部核算等文件構(gòu)成。

縱向形成方式主要體現(xiàn)于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)等活動檔案的形成，這類活動呈現(xiàn)出相對獨(dú)立、循序漸進(jìn)地運(yùn)作態(tài)勢。以新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目為例，其檔案微觀構(gòu)成應(yīng)包括項(xiàng)目運(yùn)作全過程的主要文件。如項(xiàng)目建議書、意向書，可行性研究報告、項(xiàng)目合同或協(xié)議，以及項(xiàng)目研究、設(shè)計、制造、驗(yàn)收、使用等專業(yè)活動形成的主要文件。這些文件雖然來自不同領(lǐng)域和單位，但是它們之間的基礎(chǔ)性和延續(xù)性顯而易見，一般以前一階段的檔案文件為基礎(chǔ)，形成后續(xù)的檔案文件，只有囊括了項(xiàng)目運(yùn)作全過程的主要文件，檔案才能客觀地記錄與再現(xiàn)相關(guān)活動，成為技術(shù)推廣應(yīng)用的依據(jù)。

目前企業(yè)微觀檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀是，某些類別檔案基礎(chǔ)較好，但整體質(zhì)量不理想；重要依據(jù)和結(jié)果檔案較全，中間性、操作性的檔案文件很差。如，制造企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計檔案較全，工藝檔案和檢驗(yàn)檔案不完整；化工企業(yè)設(shè)備檔案中隨機(jī)文件較全，日常使用維修記錄和生產(chǎn)原始紀(jì)錄不完整；企業(yè)基建項(xiàng)目的竣工圖齊全，維修、改擴(kuò)建文件支離破碎；一些企業(yè)的行業(yè)監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案較規(guī)范，而其他檔案質(zhì)量較差……。微觀檔案建設(shè)的這種“短板”，已經(jīng)為日后檔案的利用留下隱患，“亡羊補(bǔ)牢”已刻不容緩。

三、關(guān)鍵：掌握現(xiàn)代企業(yè)的核心檔案資源

企業(yè)檔案是一種海量的信息資源，一概實(shí)行檔案專業(yè)化管理，不僅生成高額的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)必須突出重點(diǎn)，管好核心檔案資源?，F(xiàn)代企業(yè)核心檔案資源是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)創(chuàng)新的軟實(shí)力，必須要在企業(yè)決策者的參與下，明晰其對象，界定其內(nèi)容。

企業(yè)核心檔案資源指現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業(yè)將無法恢復(fù)重建、正常運(yùn)轉(zhuǎn)或蒙受重大損失的檔案資源。有一種說法是，如果企業(yè)遭遇毀滅性破壞，只要檔案在就能恢復(fù)重建。這里說的“檔案”當(dāng)然是核心檔案資源。信息化環(huán)境下的檔案資源尤其脆弱，一旦信息系統(tǒng)或信息設(shè)施出問題，電子檔案將瞬間消失，勢必危及企業(yè)的生存?！?11”事件使企業(yè)決策者開始關(guān)注檔案實(shí)體與信息的安全管理，催生了一系列對核心信息資源實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)的核心文件保護(hù)計劃。

如何界定核心檔案資源？ARMA認(rèn)為應(yīng)該從“①對本現(xiàn)代企業(yè)繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)最為關(guān)鍵的那些職責(zé)；②各職責(zé)對文件保管的要求；③對每項(xiàng)職能至關(guān)重要的具體文件?！雹鄣慕嵌燃右宰R別。香港特別行政區(qū)政府則明確提出“極重要檔案資源”的概念，即“所記錄的是各政府職能部門在緊急情況或?yàn)?zāi)難時及其后，賴以持續(xù)和有效地運(yùn)作所必須要的資料?！雹苓@兩種定義同一方式，都以保證職能活動的延續(xù)為依據(jù)。

結(jié)合我國現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際，以下檔案在維系現(xiàn)代企業(yè)職能方面具有重要依據(jù)作用，是現(xiàn)代企業(yè)核心檔案資源的重要組成部分。包括：其一、企業(yè)資產(chǎn)、資金及技術(shù)資源憑證，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、董事會記錄、黨委會決議、資產(chǎn)憑證、債權(quán)債務(wù)憑證、專利文件、特許證書以及其他維護(hù)自身利益與生產(chǎn)經(jīng)營權(quán)的依據(jù)文件等。其二、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動必須的依據(jù)性文件，如主要產(chǎn)品的設(shè)計文件、技術(shù)操作規(guī)程或工藝文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、重要檢驗(yàn)數(shù)據(jù)指標(biāo)、主要產(chǎn)品的銷售市場、關(guān)鍵設(shè)備及設(shè)施的檔案等。其三、本企業(yè)運(yùn)營管理的規(guī)范性文件，如企業(yè)制度與重要規(guī)定、關(guān)鍵崗位技術(shù)骨干的資料等。為保證核心檔案價值的實(shí)現(xiàn)，它們“必須具備內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和脈絡(luò)資料，包括副本、大綱、摘要，任何種類資訊的存貯載體及其檢索工具”并且作為“檔案資源保管系統(tǒng)的一部分”⑤實(shí)行檔案專業(yè)化管理。

四、重點(diǎn)：企業(yè)檔案資源建設(shè)不可忽視的內(nèi)容

我國現(xiàn)代企業(yè)檔案資源是在傳統(tǒng)企業(yè)檔案資源的基礎(chǔ)建設(shè)起來的，受計劃經(jīng)濟(jì)的局限，反映市場經(jīng)濟(jì)活動與現(xiàn)代化管理的檔案信息缺失。現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)應(yīng)該關(guān)注市場經(jīng)濟(jì)，特別是國際貿(mào)易需要的檔案文件。

（一）企業(yè)活動的原始紀(jì)錄。如，設(shè)備運(yùn)行記錄、各批次原材料與產(chǎn)品的測試、化驗(yàn)、檢驗(yàn)記錄等。原始紀(jì)錄的現(xiàn)實(shí)作用雖然得到公認(rèn)，由于其數(shù)量巨大、更新快、時效性強(qiáng)，許多企業(yè)并沒有它們作為檔案。原始記錄不僅能夠?qū)崟r地提供豐富、客觀的細(xì)節(jié)信息，還是準(zhǔn)確印證相關(guān)活動、反映其規(guī)律的可靠憑證，而且也是國際貿(mào)易經(jīng)常要求追溯的憑證性文件。浙江新昌皮爾軸承有限公司為應(yīng)訴美國商務(wù)部的反傾銷調(diào)查，短期內(nèi)提供了包含130萬個數(shù)據(jù)的應(yīng)訴材料。內(nèi)容涉及公司的組織結(jié)構(gòu)、財務(wù)制度、出口和國內(nèi)銷售的詳細(xì)交易記錄、468個產(chǎn)品型號的鋼材消耗、工時消耗、電力消耗、包裝、廢品回收五個生產(chǎn)要素的生產(chǎn)成本記錄。⑥如果沒有平時原始記錄的積累，及時提供如此詳細(xì)、準(zhǔn)確的反傾銷證據(jù)是絕對不可能的。為了保障現(xiàn)代企業(yè)在國際市場或國際競爭中的利益，企業(yè)必須重視原始記錄的科學(xué)管理。

（二）市場分析研究文件。為在激烈的市場競爭中穩(wěn)操勝卷，現(xiàn)代企業(yè)必須知己知彼，此信息需求使“競爭情報”變得炙手可熱。有種觀點(diǎn)認(rèn)為，競爭情報必須來自企業(yè)外部，果真如此嗎？情報界權(quán)威Kahaner認(rèn)為“信息是事實(shí)性的，……競爭情報則是經(jīng)過過濾、蒸餾和分析的信息片段的集合。”⑦強(qiáng)調(diào)競爭情報與一般信息的區(qū)別，在于信息分析與加工的程度。

競爭情報依據(jù)的信息分析對象，自然是企業(yè)及其對手競爭，在特定產(chǎn)品的開發(fā)、設(shè)計、制造、營銷等方面的信息。這些信息在現(xiàn)代企業(yè)的職能活動，尤其是新產(chǎn)品開發(fā)和市場營銷活動中已經(jīng)大量形成。如市場需求、產(chǎn)品市場占有率等分析報告，不僅是企業(yè)營銷活動的重要記錄，也是競爭情報可靠的信息源。決不能因?yàn)樗鼈兎从沉舜罅康钠髽I(yè)的外部信息，而忽視了它們企業(yè)檔案的本質(zhì)。

（三）企業(yè)合同文件，即企業(yè)形成的對合同雙方具有約束作用的法律文件。如購貨合同、供貨合同、銷售合同、服務(wù)合同、用工合同等等。合同是市場經(jīng)濟(jì)基本的法律憑證，由于它具有一次性，一旦履行對合同雙方不再具有約束力，被認(rèn)為失去了保存價值，因而許多企業(yè)沒有將它納入檔案的范圍。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展激發(fā)了合同擁有的反映企業(yè)經(jīng)營狀況、鑒證企業(yè)信用等功能，成為市場經(jīng)濟(jì)活動中經(jīng)常需要查閱的原始憑證，特別是在反傾銷活動中舉有不可替代的作用，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該從長計議，把重要的合同文件納入檔案范圍。

（四）客戶信用管理文件?！靶庞檬浅兄Z在將來某一確定時間付款而獲取資金、物資和服務(wù)的能力?！雹嗥髽I(yè)客戶管理主要是客戶銷售（賒銷）信用的管理，在外國稱為風(fēng)險管理。加強(qiáng)客戶信用管理是發(fā)達(dá)商品經(jīng)濟(jì)的客觀需要，也是現(xiàn)代企業(yè)與國際貿(mào)易接軌的重要形式。

客戶信用管理即“：企業(yè)通過制定信用政策，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)與信用銷售有關(guān)的部門，以完成對信用銷售中客戶信息收集和評估、信用額度的授予、債權(quán)保障到回收應(yīng)收賬款各交易環(huán)節(jié)的管理。”⑨可見，客戶信用管理的基礎(chǔ)是信息，信用信息是否準(zhǔn)確、全面、及時，直接影響企業(yè)對客戶的判斷和選擇。這些信息既有企業(yè)內(nèi)部生成的信息，也有從外部收集的信息。企業(yè)外部信息主要是銀行或其他信用機(jī)構(gòu)的信用評估，企業(yè)的內(nèi)部信息指企業(yè)在與客戶長期的交易中，形成的交易記錄和還款情況記錄等。

目前，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)開始形成客戶檔案，但其內(nèi)容及管理方法存在較大偏差。在內(nèi)容上，目前客戶檔案多為客戶名單，缺乏對客戶賒銷狀況的連續(xù)記錄；而客戶檔案的管理就更加隨意，無法形成相關(guān)信用信息的關(guān)聯(lián)，更不能及時提供客戶信用能力的可靠憑證，應(yīng)該按照檔案專業(yè)化管理的要求強(qiáng)化客戶檔案管理。

（五）企業(yè)社會職責(zé)文件，如企業(yè)在安全、勞動保護(hù)與衛(wèi)生條件、環(huán)境保護(hù)與治理活動中形成的重要文件等。它們體現(xiàn)了企業(yè)對職工權(quán)益的關(guān)注、對社會及環(huán)境責(zé)任的履行，反映了企業(yè)的文化與道德建設(shè)狀況。當(dāng)前，社會對企業(yè)社會職責(zé)的要求不斷提高，70年代國際上興起在確定企業(yè)利潤水平時，把員工、企業(yè)、社會的利益統(tǒng)籌起來考量的企業(yè)社會互利價值觀。例如，在紐約證交所上市的企業(yè)都要定期接受供應(yīng)商對其履行社會責(zé)任狀況，如人權(quán)、勞工、環(huán)境等問題的評估。對企業(yè)社會責(zé)任的評估目前涉及無公害技術(shù)的使用、職工健康安全、預(yù)防人身傷亡事故和職業(yè)病防治等內(nèi)容。有些企業(yè)社會職責(zé)已成形成如《職業(yè)安全衛(wèi)生評價標(biāo)準(zhǔn)（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等國際指標(biāo)，現(xiàn)代企業(yè)要走向世界，必須研究這些國際標(biāo)準(zhǔn)，防患于未然及時對相關(guān)文件實(shí)行檔案管理。

五、多元化：現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)策略

隨著企業(yè)與環(huán)境的發(fā)展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業(yè)化，管理成本隨之提高。精細(xì)化、多元化是現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要策略。

（一）多元化的企業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法

檔案質(zhì)量直接影響檔案資源建設(shè)的效益，海量檔案管理凸現(xiàn)了鑒定在檔案管理中的地位。傳統(tǒng)企業(yè)檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價值普遍運(yùn)用的尺度，其結(jié)果是檔案范圍寬泛，保管期限偏長。例如，占企業(yè)檔案數(shù)量相當(dāng)比重的“科技檔案”，以往鑒定結(jié)果基本是永久或長期保存，在檔案數(shù)量有限的情況下，如果企業(yè)還可能接受的話，海量檔案長期管理必將受到現(xiàn)代企業(yè)價值觀的質(zhì)疑。

檔案價值是其內(nèi)在價值與外在客觀需求相互作用的結(jié)果，判斷企業(yè)檔案價值涉及各種復(fù)雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數(shù)，檔案價值判斷變得更加復(fù)雜。面對飛速增長的電子檔案，企業(yè)檔案鑒定的壓力劇增，重建其價值指標(biāo)體系，是細(xì)化與簡化企業(yè)檔案資源鑒定的出路。

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要，細(xì)化企業(yè)檔案的價值指標(biāo)，既要考慮檔案作用的性質(zhì)又要考慮其作用程度，既要顧及檔案使用頻率又要考察其使用周期，形成多元的檔案價值指標(biāo)體系，就能幫助我們比較明確、精細(xì)地辨別檔案的價值量。

在鑒定方式上，在嚴(yán)格控制永久檔案數(shù)量的前提下，適應(yīng)企業(yè)檔案價值變化快的特點(diǎn)，應(yīng)加強(qiáng)檔案價值的周期性鑒定。根據(jù)檔案反映的相關(guān)技術(shù)與活動的更新狀況，及時對檔案實(shí)施鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)論及時采取適當(dāng)方式處置相關(guān)檔案，嚴(yán)格控制企業(yè)檔案資源的存量。

（二）多樣化的檔案實(shí)體

檔案是信息及其載體的結(jié)合形式，傳統(tǒng)檔案實(shí)體已經(jīng)十分豐富，信息化又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，使企業(yè)檔案實(shí)體形式更加豐富多彩。在重保管的檔案管理階段，人們曾一次次地試圖統(tǒng)一檔案的實(shí)體形式與保管方法，雖然消耗了大量的檔案勞動，但管理效益卻鮮有提高，統(tǒng)一電子檔案實(shí)體更加困難重重。因此，應(yīng)該擯棄“一刀切”的實(shí)體形式，針對不同檔案實(shí)體，確定各自的保管方法。如，重要檔案憑證應(yīng)采用兩種實(shí)體形式保管以強(qiáng)化其安全性；數(shù)量巨大、使用頻繁的技術(shù)檔案，從方便利用出發(fā)，逐步將紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)化為磁性或膠片形式以縮小保管空間；海量的原始記錄允許采用數(shù)據(jù)庫形式留存；……。檔案實(shí)體的多樣化與適時調(diào)整檔案實(shí)體形式，是優(yōu)化檔案管理、壓縮檔案保管空間，提高企業(yè)檔案管理效率的有效措施。

（三）多元化的檔案管理體制

管理體制是檔案工作的組織保證，一般指對檔案實(shí)體及檔案機(jī)構(gòu)采用的集中、分散等組織管理形式。企業(yè)檔案管理體制必須與現(xiàn)代企業(yè)管理體制相適應(yīng)。當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)管理體制發(fā)生了很大變化，一方面，企業(yè)成為無主管組織，企業(yè)之間靠股權(quán)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系維系，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)失去了行業(yè)歸屬。另一方面，企業(yè)內(nèi)部采取職能分工與項(xiàng)目管理相結(jié)合的組織形式。單一的檔案管理體制無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的多元化特點(diǎn)，而且目前很難認(rèn)定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)流程、檔案價值、使用狀況、實(shí)體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制。如，核心檔案資源設(shè)專人集中管理較為穩(wěn)妥；對利用者相對穩(wěn)定的檔案采用單獨(dú)管理較為合理；……?，F(xiàn)代企業(yè)制多元化的檔案管理體，需要依托信息技術(shù)將多元管理整合成相對統(tǒng)一的檔案資源網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮多元化的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)關(guān)乎企業(yè)的根本利益，必須圍繞自身需要，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案的價值體系，指導(dǎo)企業(yè)檔案資源建設(shè)，提高檔案資源對現(xiàn)代企業(yè)的貢獻(xiàn)率，進(jìn)而履行現(xiàn)代企業(yè)豐富國家檔案資源的社會責(zé)任。

參考文獻(xiàn)：

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④《香港特別行政區(qū)檔案管理守則》第七章。

⑤《香港特別行政區(qū)檔案管理守則》第七章。

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