電子文檔論文匯總十篇
時間：2023-03-28 14:55:01
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子文檔論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
篇（1）
2基于電子化實施醫(yī)院科研檔案管理的重要性
在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內(nèi)容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數(shù)據(jù)以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執(zhí)行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫(yī)院社會服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導，為其在選擇科學建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫(yī)院學科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項目的增多，檔案的數(shù)量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎(chǔ)上所實施的醫(yī)院科研檔案管理
3．1信息管理系統(tǒng)的開發(fā)以及應用
隨著科研項目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項目有關(guān)信息的功能，不僅能進行科研項目有關(guān)信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經(jīng)費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項目編號、項目負責人、科研經(jīng)費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關(guān)于科研項目的信息導入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內(nèi)容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫(yī)院領(lǐng)導和有關(guān)管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關(guān)信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門和領(lǐng)導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫(yī)院學科評估、建設(shè)以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時間段某學科科研項目有關(guān)信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關(guān)報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫(yī)院職務(wù)評聘或者職稱評審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時，利用該系統(tǒng)能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。
（2）規(guī)范科研檔案電子化。
結(jié)合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規(guī)范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數(shù)據(jù)、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結(jié)、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關(guān)文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
篇（2）
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲 透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
篇（3）
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和
篇（4）
引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復雜的問題，設(shè)計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。:
四、結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
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篇（5）
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統(tǒng)一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
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（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一
提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發(fā)展狀況，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓練。
篇（7）
目前，電子檔案已經(jīng)得到了十分廣泛的應用，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，具有快捷、方便的特點，其主要的利用途徑為以下幾種：拷貝、傳輸以及查詢。
1.1拷貝
拷貝是利用電子檔案的第一途徑，其主要是向使用者提供檔案原始狀態(tài)。保證其使用過程中的權(quán)威性。當向使用者提供載體拷貝時，必須將文件轉(zhuǎn)換成為通用標準文檔存儲格式，由使用者自行解決恢復與顯示的軟、硬件平臺；若是使用者不具有利用電子文件的軟、硬件平臺，也可向其提供打印件或是縮微品。
1.2傳輸
傳輸主要是用于解決使用者無法到達檔案所在地的這一難題，其能夠大幅度地節(jié)省時間與財力。所謂通信傳輸，也就是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，實現(xiàn)檔案資源的互相交流，或是向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
1.3查詢
查詢即為利用檔案部門或是另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上直接進行查詢，其特點是能夠為使用者提供技術(shù)支持，也可以使更多的使用者同時使用同一份電子檔案。這一方法的可能性，主要是取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理利弊分析
2.1電子檔案管理的優(yōu)勢
2.1.1實現(xiàn)部門立卷部門的立卷是常見的問題，但是到了今天為止檔案室替代部門立卷的現(xiàn)象依然很普遍，由于檔案管理員對于該部門工作的不完全了解，所以沒有辦法斷定材料的完整性，而在變換為電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之后，檔案部的工作人員能將文件材料輸入于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，由電子檔案管理員負責統(tǒng)一卷編碼進行保存，從根本上保證了檔案的收齊和完整性。
2.1.2提高辦公效率在傳統(tǒng)的管理模式下，無論從管理還是利用都只是能安排在上班的時間內(nèi)來進行，而工作環(huán)境是由管理人員、利用者以及辦公用具在特定場合構(gòu)成。而在實現(xiàn)電子檔案的管理后，傳統(tǒng)辦公用具消失了，取而代之的是計算機系統(tǒng)、電腦工作臺成為辦公的主要用具。在企業(yè)部門中，大量的電子文件通過編碼及解碼的過程以存儲在電子檔案的硬盤里，還可以復制和存儲不同的介質(zhì)當中。而檔案管理的效率也有了很大提高，立卷部門只要將文件材料輸入于計算機中，然后送至檔案室，檔案的管理員則通過網(wǎng)絡(luò)能夠自動立卷，整個的過程既簡單又快捷。
2.1.3促進檔案管理的發(fā)展在傳統(tǒng)管理模式中，只能對檔案來進行分類的順序整理及保證檔案完整安全的保管和利用。而在進行電子檔案管理之后，能將各類的檔案中的電子文件都集中于計算機硬盤里，還能搜索同一問題的若干聯(lián)系的電子文件，來幫助使用者深入的了解，并進行深層次的查詢，能夠有效提高檔案管理的發(fā)展。
2.2電子檔案管理的弊端
2.2.1電子檔案具有不安全性檔案是每個單位的寶貴財富，檔案的真實性和保密性是檔案管理工作的重中之重。由于辦公自動化采用的都是統(tǒng)一的字體和標記，字跡不再因人而異，人們從字跡上已經(jīng)無法分辨檔案的原始性。同時，由于電子文件采用的是電子編碼的技術(shù)，可編輯和不留痕跡，而鑒別文件原始憑證的重要信息也能更改，這就使電子文件原始憑證的辨別性變得困難起來。還有一些電子文件在傳輸?shù)倪^程中會帶來病毒，這就嚴重破壞了計算機的操作系統(tǒng)，也會文件殘留不全。
2.2.2電子檔案存儲受載體制約檔案的電子化管理主要依靠計算機來操作完成，從硬件方面來講，計算機需要較高的配置；從網(wǎng)絡(luò)方面來講，需要網(wǎng)線、交換機、服務(wù)器等來支撐；從軟件方面來講要經(jīng)過對檔案工作進行深入細致的調(diào)研，開發(fā)出檔案電子化管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求完成檔案的錄入、生成、上傳、查看、注銷等一系列工作。這一工作只有非常專業(yè)的計算機軟件開發(fā)人員才能完成。同時，我國對檔案電子化管理還沒有制定統(tǒng)一規(guī)則，無章可循。
2.2.3電子檔案不具有法律效力眾所周知，我們的紙質(zhì)檔案是經(jīng)過單位領(lǐng)導簽字、單位蓋章的，從而具有合法的法律效力。而電子檔案在簽署技術(shù)尚未普及的情況下，不具有法律效力，不被人們認可。
3做好電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理的措施
3.1完善電子檔案管理體系
①建立健全電子檔案管理體制。從電子文件的形成到電子檔案的歸檔和管理，由專門的檔案管理部門或檔案管理人員負責，明確工作職責和工作權(quán)限。②建立電子檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。建立集中或集中與分布相結(jié)合的電子檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對電子檔案進行統(tǒng)一管理，確保其不散失、不損毀、不失真、不失密，從而保證電子檔案的完整性、真實性和有效性。③建立檔案管理人員培訓制度。定期對檔案管理人員進行培訓，使之熟練地使用計算機系統(tǒng)和各種檢索工具，遵守職業(yè)道德，積極主動提供服務(wù)。
3.2規(guī)范電子檔案管理流程
①在電子檔案的收集過程中，明確電子檔案收集的范圍和要求。例如在收集各部門年度工作總結(jié)時，要求在上報紙質(zhì)文件簽字確認的同時上報電子文檔，格式統(tǒng)一先WORD文檔。在傳遞過程中，采取安全措施，以防非正常改動，在收集過程中要及時制作電子文件備份，建立電子文件索引目錄。②在電子檔案的整理過程時，要對收集上來的各種電子文檔進行整理、分類和檢索。a.可先按照電子檔案的種類進行分類，即按文本文件、圖片文件、影音文件等進行一級分類，在文本文件里按照文種進行二級分類；b.按照本部門事件進行一級分類，再按照文本文件、圖片文件、影音文件等進行二級分類；c.按照部門業(yè)務(wù)分類，如財務(wù)、生產(chǎn)等；d.綜合運用以上多種分類方式。圖1即為電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)示意圖。（3）在電子檔案的歸檔工作中，對收集、整理好的文檔進行有效性和完整性鑒定。由電子檔案形成部門進行審核簽字，參照紙質(zhì)檔案保管期限，確定電子檔案的保管期限。在歸檔時，填寫登記表，將文件復制到耐久性的載體上，一式三份，一份用來查閱，一份用來封存，另一份異地備份，在載體的包裝盒上貼標簽，填寫編號、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
3.3加強電子檔案的安全維護
①保證電子檔案載體物理上的安全。建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，溫度控制要適當，存放載體的柜、架及庫房達到有關(guān)標準的要求，載體直立排放，滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。②要做到電子文件和紙質(zhì)文件雙套歸檔，因為目前電子檔案的存儲無法再高溫、潮濕的環(huán)境下永久保存，而且在證據(jù)性、管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全控制等方面存在的問題還尚未解決的情況下，應把紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來并存保管，在電子檔案丟失或損毀的情況下可以進行電子檔案的修復。③要保持計算機專機專用，通過設(shè)置指紋識別、身份認證、數(shù)字簽名等方式來加以防范和控制檔案存儲設(shè)備，防止電子檔案被更改、盜用，保證核心文件的安全。④要定期安全維護，充分運用可靠、先進的安全技術(shù)對計算機、網(wǎng)絡(luò)進行維護，保障計算機及網(wǎng)絡(luò)安全運行。堅持定期更新殺毒軟件，進行全面病毒檢測，有效阻止非法用戶入侵、病毒破壞、黑客攻擊，同時要對所有數(shù)據(jù)進行有效備份，確保信息安全。
3.4確認電子檔案法律地位
各行各業(yè)要加強對對電子技術(shù)的認識，改變對電子檔案的認識，立法部門要參考國外先進的經(jīng)驗，對我國電子檔案的法律性給予明確，促進人們對電子檔案的認可，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。
篇（8）
電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術(shù)隨著整個計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統(tǒng)從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術(shù)風險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
篇（9）
使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲存于計算機當中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實現(xiàn)眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，擴大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應信息傳播的時代要求。
現(xiàn)如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現(xiàn)檔案信息電子化。
二、現(xiàn)實管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認識上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務(wù)于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。更有少數(shù)極端者，認為檔案是單位的私有財產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。
電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎(chǔ)。現(xiàn)實中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規(guī)范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。
三、對策探討
1．組織教育培訓，全面提高對電子檔案管理的認識。
電子檔案是指具有保存價值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓，使其深刻領(lǐng)會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。
2．加強制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機制。
一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。
篇（10）
檔案部門要充分利用檔案信息資源優(yōu)勢，加強館際合作，利用信息技術(shù)，走出去為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);要走市場化的道路，在服務(wù)形式和途徑上進行創(chuàng)新，如:開展網(wǎng)上檔案信息查閱，提供網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。檔案工作人員要提高認識，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極參加業(yè)務(wù)培訓工作，增強檔案信息安全意識和責任心，增強保密觀念和意識。
建立健全各項檔案管理制度
為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學、合理、嚴密的保管、保密和利用制度。
1建立電子檔案歸檔管理制度，推行雙套歸檔制
實行雙套歸檔制，即所有的檔案文件通過電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式同時進行保存，電子檔案文件存檔時必須進行安全檢查，兩種檔案要保持一致。另，在對電子檔案內(nèi)容更改的同時注意電子檔案和紙質(zhì)檔案的相符。
2建立嚴格的保管、保密制度
所有歸檔的電子檔案文件都要進行保護處理。作為存儲介質(zhì)的光盤、硬盤等，應處于只讀狀態(tài)，用戶只能從計算機上讀取信息，不能做任何修改，確保電子檔案信息的原始性。電子檔案文件要定期進行安全性、有效性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)或信息有損壞，應及時進行修復或拷貝。存儲設(shè)備更新時也必須制定嚴格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。
3加強電子檔案的提供利用管理
建立便于電子檔案利用的管理系統(tǒng)，同時加強電子檔案利用人權(quán)限的管理。電子檔案文件在提供利用時，要防止利用過程中的信息泄密和信息損壞。此外，在向公眾網(wǎng)上傳檔案信息時，要提高安全意識，防止失密、篡改事件的發(fā)生。
加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障計算機網(wǎng)絡(luò)的安全運行
電子檔案信息安全是以與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證的，高質(zhì)量的電子檔案信息管理平臺，與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)連通，連接計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)電子檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化。
1保證載體物理上的安全
電子檔案載體主要有磁帶、磁盤、光盤等。由于這些載體自身的脆弱性，決定了其對保管環(huán)境的高要求。所以，我們要為其提供適合的、嚴格的保管環(huán)境:將電子檔案存放在無磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕性氣體和溫濕度適中的環(huán)境中;存放要避光;做好衛(wèi)生工作，定期除塵;存放時不要大量堆積、應在盒中直立存放，以防被壓壞，避免磨擦和劃痕;避開磁場和電場、防止有害生物、防止機械震動等。
2做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復工作
備份技術(shù)是一種數(shù)據(jù)安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術(shù)手段。一旦原始數(shù)據(jù)丟失或遭到破壞，可以利用備份數(shù)據(jù)把原始數(shù)據(jù)恢復出來，使系統(tǒng)能夠正常工作，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。數(shù)據(jù)備份對象為:各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)數(shù)據(jù)。為確保電子檔案的存儲安全，要嚴格執(zhí)行雙備份制度，即:一套封存，另一套提供借閱。必要時可封存兩套。針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份與恢復系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計算機和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災難性故障后得以恢復。
采用先進技術(shù)，確保電子檔案信息的安全
我國數(shù)據(jù)信息安全的保障主要依靠技術(shù)的不斷升級，如加密技術(shù)、身份認證、防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等。
1加密技術(shù)
由于電子檔案信息具有的可復制性和部分文檔的性，可采用加密簽署技術(shù)，不僅可以避免因電子檔案信息被復制而帶來的危險因素，也可以確保電子檔案信息的原始性，還可以保證性電子檔案信息不被公開，以確保電子檔案信息的真實性。
2防火墻技術(shù)
通過在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)關(guān)上安置用于阻擋外部不安全因素影響的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)屏障，并分別進行分組過濾與IP偽裝，監(jiān)視整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外通信，以阻止黑客訪問網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)的保護功能。
3網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)
利用網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)就是通過專用的通信設(shè)備、專有的安全協(xié)議及加密驗證機制和應用底層技術(shù)提取并鑒別認證技術(shù)，用于隔離有害信息的攻擊。在確立網(wǎng)絡(luò)可信度之外及保證網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息不被泄露的情況下，從而在各級安全網(wǎng)絡(luò)間進行數(shù)據(jù)交換。網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)確保了網(wǎng)絡(luò)之間數(shù)據(jù)交換的安全性和可控性，杜絕計算機操作系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的自身漏洞導致的安全風險。
