電子檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。

二、電子檔案的要點

隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優勢

下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。

四、結語

綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

【參考文獻】

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現代科學技術水平得以提升，計算機技術與網絡通信技術應用到各個領域。在傳統方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現代技術實現有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發揮較大意義，從而實現了紙質檔案與電子檔案的融合發展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現代方法與現代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規范。

1電子檔案與紙質檔案

紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。

2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢

在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。

3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標準

在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。

結束語

電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。

參考文獻

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[3]趙暉.城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J].城建檔案,2012(7):38-39.

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正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業發展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，電子商務檔案管理智能化事業是一項典型的功在當代利在千秋的可持續性發展的事業”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業的發展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統性。電子商務檔案管理的數據信息不僅集中于一種文字或者數字上，而是能夠實現全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業發展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發展。因此在企業進行電子商務的過程中，電子商務行業要為企業與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業的競爭力，實現經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創新，在創新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發展。電子行業必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數據，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業重要組成部分，它對今后企業和行業發展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發揮積極作用。

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紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。

2目前企業電子檔案管理中存在的問題

2.1企業電子檔案管理規范缺失

一些企業對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業中的作用致使缺少明確的業務流程和管理規范,電子檔案管理沒有可操作的規范和依據使得大多數企業的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業將會承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對載體的依賴性較大

傳統的檔案大多依賴于紙、筆作為介質易于保存出現變動的可能性較小。而電子檔案多數依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業人員對于檔案數字化管理認識不足

目前在大多企業中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替傳統的手繪。但對已生成的文件往往經過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內就算歸檔甚至還有企業出現保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質檔案同步管理

電子檔案和紙質檔案各有特點紙質檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業檔案的完整性和利用率應注重整合紙質檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質檔案掃描至計算機或軟件系統備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統不穩定而產生的風險,同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢肩利于長期保存。

3.3采用先進的電子檔案管理系統

采用電子檔案軟件管理系統是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統使電子檔案管理更加高效和規范勢在必行通過信息化手段實現企業檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統的管理和維護

為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩定的硬件和網絡環境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數據庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數據加密、數字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

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隨著計算機技術及信息技術應用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。

1電子檔案的概念及產生

電子檔案是指單位或個人在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的、經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動化得到廣泛的應用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時，產生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內容。同時，隨著我國檔案數字化工作的不斷推進，大量紙質檔案經過數字化處理得到的數字化成果也成了電子檔案的又一個重要來源。它越來越多地替代紙質檔案，其優越性是顯而易見的，同時檔案真實性的特質也存在缺陷，需研究與克服。

2電子檔案的優點

2．1存儲密度高

傳統的紙質檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質的存儲密度很高，小小的一張光盤就可以存儲成千上萬件電子檔案。相當于紙質檔案占用的若干套柜架。隨著科學技術的發展，電子檔案存儲介質的存儲密度還將繼續增大，這樣大大節約了存儲的空間，可以更加充分地節省利用有限的空間資源。

2．2大大提高了檔案利用的效率

在傳統的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據目錄提供的線索要素，查找有關文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業務熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時，有時甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計算機文件的形式保存在存儲介質中。因此，通過計算機的檢索方式可以在數秒鐘十分準確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時隨著計算機網絡的迅猛發展，用戶可以通過檔案管理系統在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會。

3電子檔案的特性及存在的問題

3．1設備依賴性

電子檔案是存儲在各類存儲載體上的數據代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進行編碼解碼操作，這個操作過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，相應的軟硬件平臺，否則不可能實現。就設備更新方面來看，就會使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現在計算機技術發展日新月異，更新換代對于計算機硬件來說幾年就會更新換代，而光盤等存儲載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設備。同時光盤也不如紙質材料，隨著時間的推移會自然消磁，會丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質來保存。

3．2電子檔案信息與載體的相分離性

紙質檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內容與載體不可分離。而且是孤本，獨一無二，雖然有的紙質檔案可以復印，但很好辨別其原件與復印件。而電子檔案的內容與載體是分離的，一臺計算機上形成的電子檔案可復制到另一臺計算機上，而且能夠在不同計算機上傳遞，能夠突破地點時間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復制傳遞方便了利用，另一方面很難識別其真偽與原件，很難保密，很難維護作者、責任者的產權。對檔案的原始性、真實性、完整性和有效性造成威脅。

3．3電子檔案的易更改性

紙質檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進行刪改、增補、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質上是通過編碼的數字序列，并且對電子文件進行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個難題。也給檔案管理與利用造成困難。

3．4電子檔案的多媒體集成性

由于電子計算機多媒體技術的應用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構成電子檔案的內容，使得其信息量和結構要比紙質檔案復雜得多。甚至會造成同一份電子檔案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。

4如何做好電子檔案管理工作

4．1建立并嚴格執行完善的檔案管理制度

為了安全高效地對電子檔案進行管理，首先要建立一套安全可信的權限管理機制，并且要求所有檔案管理人員嚴格執行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應操作權限的人員進行，嚴禁不具備相應操作權限的人員對電子檔案進行操作。同時在日常工作中，檔案管理人員嚴格執行電子檔案管理辦法，實行電子文件管理和電子檔案管理相統一，制定科學合理的電子文件歸檔制度。

4．2嚴格控制電子檔案的修改復制

由于電子檔案易更改和易復制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應嚴格控制電子檔案的修改及復制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發生。在實際工作中，可以將電子文檔設置為只讀、或對電子文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。

4．3加強電子檔案的安全管理

①對辦公自動化系統及電子檔案管理系統與互聯網進行物理隔離，嚴禁計算機接入互聯網，避免由于計算機病毒、黑客攻擊等情況的發生；②對使用者的權限進行嚴格審核，對使用權限進行系統認證鑒權，注冊登記，保證操作動作回溯可查，責任到人；③要定期對電子檔案進行備份操作，確保電子檔案的數據安全。

4．4加強對檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作

隨著檔案數字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經從傳統紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應熟練地掌握計算機技術。為了更好地將新思想新技術運用到電子檔案管理工作中，加強檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作勢在必行。

4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施

在電子檔案管理實踐工作中，要不斷研究總結，遵循電子文件和電子檔案產生發展的規律，勇于創新，不斷完善電子檔案管理的各項規章制度。同時要重視電子檔案管理經驗的學習交流，吸取和借鑒其他單位企業先進的制度及方法。

［參考文獻］

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在信息技術不斷發展的背景下，對各個企業和事業單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統的會計管理體系不能適應社會發展的要求。為此，各個企業和事業單位需要對傳統的會計管理體系進行不斷的改革和創新，此項工作成為現階段企業和事業單位重要任務之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

參考文獻：

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01

隨著國家《檔案法》實施和教育管理科學化、規范化的進程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創新發展意義重大。

1.實現檔案信息化建設的優點

1.1 傳統的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。

1.2 利用計算機管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

1.3 利用計算機管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

電子信息檔案改變了傳統紙質檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

2.規避電子信息檔案風險的措施

2.1 引進新技術

計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.2 建立健全管理制度

為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

2.3 及時消除潛在的風險

為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.4 加強電子信息檔案的安全防護

為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

3.分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規避風險的措施是轉移策略。轉移策略實質上是分散風險，即把風險轉到其他的地方，希望這樣將存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

4.評估風險的措施

當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

5.結束語

綜上所述，電子信息檔案優于傳統的紙質媒介，但其自身也存在著一些風險，而且這種風險是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風險，因此增強警覺意識，做好風險的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規避風險，最大程度地減少風險造成的損失。

參考文獻

[1] 沈彥：《淺議電子文件及電子檔案管理》[J]，《企業導報》，2010（4）。

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信息化的時代，隨著計算機與網絡技術的普及,企業信息數字化、辦公自動化的快速發展,電子檔案已經成為企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業中得以合理運用。

根據多年的檔案管理工作經驗，在此著重探討分析企業電子檔案管理工作中出現的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。

一、企業電子檔案管理中出現的問題

（一）電子文件原始資料的保存

目前,在計算機上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施,隨意對其進行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。

（二）電子檔案的完整性難維護

電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應,容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內容的完整性很難保障,直接影響信息再現。

（三）信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統癱瘓。

（四）電子檔案的接收格式問題

由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及,檔案文件在轉手移交過程中,會出現因兩部門存儲檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉交過程中出現困難。

（五）電子檔案的長期可讀性難實現

電子檔案的內容是以數字形式存儲于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習慣,所應用軟件、媒體不同,對同一項目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時對信息的交換、顯示會造成很大困難,導致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,隨著科學技術的進步,電子計算機系統軟硬件技術的不斷升級,數字壓縮、解讀等技術的不斷更新換代,電子檔案在現在形成時所依賴的先進技術,在未來利用電子檔案時往往是時過境遷,新技術已經不認識老技術了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實物上的電子信息能完整無損地、源遠流長地被利用下去。

二、企業電子檔案管理的對策

（一）電子檔案管理的原則

企業電子檔案管理要秉承規范性、可靠性、高效率的原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準?？煽啃詥栴}，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外,文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護電子檔案的可靠性。而高效率，應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統,是檔案信息電子化工程的助推器。

（二）規范電子文檔一體化管理模式

電子文件管理系統的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預先內設的元數據需求確定的,所以說電子文檔管理要落實到以軟件為核心的解決方案上,制定相關元數據規范,自覺創建對軟件功能進行規范的平臺。以此為指導,研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數據標準,建立電子文檔一體化管理相關的配套標準體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關法規以及系統設計等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉的諸多問題,這是一個復雜的管理系統。而標準又是與時俱進的,需要不斷更新和升級,不能永遠停滯在一個水平上。因而,僅局限于某一個行業、某一個學科或某一個部門研究遠遠不能適應需求。而無政府盲目競爭,自由創建信息孤島,重復設計、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個頂級一元化技術權威機制,統一組織協調諸多相關機構聯合攻關,統一全國的電子文檔一體化管理模式,規范電子文檔一體化管理系統軟件開發,以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發展趨勢。

（三）采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡??黑客的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。

（四）電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理要加強

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大數據是繼云計算、物聯網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業。麥肯錫全球研究所將大數據定義為一種大規模的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。由于大數據有極高的使用價值，使人們開始意識到大數據的重要性，有意愿主動地去學習、運用這一新技術和理念，并將其運用到各類管理中。大數據時代已經來臨，改變了人們傳統的生活工作模式，給各個行業、產業都帶來了巨大挑戰，同樣也給檔案事業的現代化發展帶來勃勃生機。本質上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數據信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數據。在進入大數據時代之后，數字的存儲方式也在不斷發展及完善，減少了數據信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數字化的方式存儲，更方便于保管與維護。因此，本文基于大數據時代背景下，對檔案管理工作進行分析，順應了時代的發展要求。

一、大數據時代對檔案管理的要求

（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。

（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。

二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰

（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。

（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數據環境下的企業檔案管理模式

（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結

大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。

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根據文件連續體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協調一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續體的前端，即文件創建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統設計時就介入工作，在文件創建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當的管理。這種管理其本質就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質的管理。

電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據傳統的文件生命周期理論來設計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續體理論的原因之一。

而依據當代文件連續體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現這一管理模式后，電子文件從其產生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。

從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關系

20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設計階段、創建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：

1．電子文件設計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。

2．電子文件創建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創建者所創建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。

這條策略并不是要檔案部門包辦文件創建人員的責職，也不是指文件創建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應該就如何創建符合檔案部門需求的電子文件對文件創建人員進行指導、傳授方法。

3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實施智力控制，即對電子文件實施有效的著錄。

4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。

從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進行電子政務建設時，所產生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

從國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務與電子檔案管理的關系

雖然20世紀80年代有了文件連續體理論，20世紀90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實際電子政務建設中，政府部門如何將文件管理系統設計成符合檔案管理要求的文件管理系統，這便是一個關鍵問題。

2001年9月，由國際標準化組織頒布實施的國際上第一個關于文件管理的標準――國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標準的頒布實施在國際上引起極大的反響。目前該國際標準已被采用為國家標準的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。

國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統而有效地對文件進行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統的設計等一般的規定；第二部分提出了如何將第一部分內容加以實施的詳細的指南，例如如何建立文件管理的政策和進行職責分工，如何進行文件管理系統的設計，如何對文件進行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實際指導。

在該標準的第一部分，首先提出了作為文件應具有的如下特征：

1． 文件應該正確地反映所要傳達的內容、所決定的事項和所采取的行動，文件應該能夠滿足相關事務處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據。

2． 文件的內容應始終與記錄下來的事務處理的元數據相鏈接，如文件結構元數據、背景信息元數據及相關文件元數據。

3． 文件應具有真實性，其能夠證明文件中所記錄的事務處理，能夠證明文件形成的責任者，以及文件形成的時間。

4． 文件應具有可靠性，其內容應是可信的，能夠完整準確地表達其所證明的事務處理、事務活動和情況。

5． 文件應具有完整性，其構成部分應是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。

6． 文件應具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務活動和機構職能背景下能夠被確認。

很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標準的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機構和檔案部門的高度重視。

在2002年10月，聯合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實性》，這份報告從保存人類遺產角度專門強調：根據國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產生之前參與電子文件管理系統的設計，以保證電子文件應具有的檔案的憑證性。

美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰略發展指南》中也強調了在政府文件管理中實施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設計方案》。

澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設計、開發文件管理系統時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標準，并按該標準進行實施。

英國檔案館則正在進行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。

可見，在電子政務的建設中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識，其實這不僅是文件部門與檔案部門工作職責的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產的需要，是人類社會自身發展的需要，而國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實現這一點在國際層面上提供了實施的規范與技術。

關于電子政務與電子檔案管理關系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：

1． 電子政務是電子檔案管理的源頭；

2． 電子檔案管理是電子政務的效率所在。

由于有了以上兩點，因此：

3． 電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內容；

4． 電子政務建設在本質上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或實踐上將電子政務與電子檔案隔裂開來都是不科學的。

由此，為了實現在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：

1． 在電子政務的系統設計時，應有電子檔案管理的設計；

2． 在電子政務的建設時，應有檔案部門人員的參與；

3． 在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。

而從電子檔案管理角度講：

1． 檔案部門應轉變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設；

2． 檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設；

3． 檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。

但是，從目前我國電子政務建設與電子檔案管理關系上看：

1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務迅速發展的實際，差距還很大；

2． 在實踐上，制定的標準還很不適應電子政務發展的需要，如2002年最新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標準，不能適應我國電子政務建設電子檔案前端控制管理模式的需要。

3． 對國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務建設還沒有引起重視，而該國際標準的頒布在國際上卻掀起了一股風暴，引起極大的反響。

由于以上原因，造成了在我國電子政務建設中，檔案部門還只是形式上參與，而在實踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務上的投資卻高達幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務建設其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實際要求的呢？！