時間：2023-03-03 15:42:36
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
前言
隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時代背景下對教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會進(jìn)步發(fā)展的一個必然趨勢，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個逐年攀升的趨勢。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對以上情況進(jìn)行及時有效的處理，最終對高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對計算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時候，必須使用一些計算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進(jìn)行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認(rèn)知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識以及技能知識，并且主動參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個正確的認(rèn)識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強(qiáng)安全管理對檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對計算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時監(jiān)測計算機(jī)的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時對電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時的維護(hù)、升級以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機(jī)制對于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個特定時間就要對電子檔案進(jìn)行歸檔，同時還要對電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實(shí)現(xiàn)自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計算機(jī)系統(tǒng)中，進(jìn)而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進(jìn)行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進(jìn)而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計算機(jī)知識以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而，當(dāng)前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認(rèn)真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對性的對其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡(luò)信息來構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認(rèn)真管理好電子檔案，進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強(qiáng)對公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強(qiáng)，對于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學(xué)習(xí)各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境，及時更換那些無法正常運(yùn)行的設(shè)備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術(shù)的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。
三、結(jié)束語
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運(yùn)用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進(jìn)。
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二、堅(jiān)持開展檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)工作。
開展檔案業(yè)務(wù)的督促指導(dǎo)是我局業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)，**年我局將繼續(xù)加強(qiáng)對全縣檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)工作力度，不斷地組織業(yè)務(wù)人員深入到各單位和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促，幫助他們提高實(shí)際操作技能，并貫徹落實(shí)國家檔案局第八號令，及時讓各文檔人員深刻理解和掌握第八號令的精神實(shí)質(zhì)，按照新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書保管期限的規(guī)定》要求，確保各單位文件材料齊全規(guī)范歸檔，逐步提高各單位檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)水平。
三、繼續(xù)開展檔案工作年檢。
為了督促全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣直各單位文件材料及時運(yùn)轉(zhuǎn)準(zhǔn)確鑒定歸檔和規(guī)范管理，**年，我局將按照省檔案局要求繼續(xù)開展全縣檔案工作業(yè)務(wù)督促檢查。通過檢查督促指導(dǎo)并探索研究解決問題的方法，逐步推動我縣檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。
四、繼續(xù)加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)與利用工作。
檔案資源的開發(fā)與利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展的動力所在。**年，我局將通過檔案管理模式改革工作繼續(xù)更新觀念，樹立“以人為本”的服務(wù)理念，不斷提升檔案館公共服務(wù)能力，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高檔案工作者的服務(wù)意識和服務(wù)水平，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。充分發(fā)揮館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，圍繞我縣經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的熱點(diǎn)和難點(diǎn)，提供有效服務(wù)，為我縣的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
五、適時開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
為更好地貫徹落實(shí)國家檔案局第八號令，及時讓各檔案室人員準(zhǔn)確理解和掌握新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，**年，我局將適時組織廣大檔案工作者開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，快速提高業(yè)務(wù)不熟和新上崗檔案員的實(shí)際操作水平。
六、繼續(xù)加大檔案工作的宣傳力度。
**年，我局將繼續(xù)加大檔案工作的宣傳力度，充分利用每年的法制宣傳月和普法活動的契機(jī)，采取多種形式，大力宣傳《檔案法》和《安徽省檔案管理?xiàng)l例》不斷提供全社會的檔案法制意識和人民群眾保護(hù)和利用檔案的意識。
七、繼續(xù)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室升級工作。
機(jī)關(guān)檔案室工作是全縣檔案工作的基礎(chǔ)，全面提高各檔案室的建設(shè)水平，有力于促進(jìn)全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展。**年，我局將繼續(xù)抓好各機(jī)關(guān)檔案室的升級工作，堅(jiān)持成熟一個扶植一個，以此推動各檔案室的整體水平。
八、繼續(xù)加大學(xué)習(xí)力度，不斷提高綜合素質(zhì)。
**年，我局將嚴(yán)格按照制定的學(xué)習(xí)制度，堅(jiān)持集中學(xué)習(xí)與自學(xué)相結(jié)合，理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐相結(jié)合，繼續(xù)深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，培養(yǎng)發(fā)展觀念、創(chuàng)新意識，堅(jiān)持學(xué)以致用，不斷提升黨員干部的理論水平和思想水平。不斷舉辦檔案業(yè)務(wù)研討，及時解決全縣檔案業(yè)務(wù)工作中遇到的難題，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實(shí)個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經(jīng)濟(jì)、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環(huán)境，但是檔案意識和管理機(jī)制和水平確實(shí)可以實(shí)實(shí)在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的員工。從員工自身來講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態(tài)度，而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機(jī)制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位，對于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對應(yīng)的管理機(jī)制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進(jìn)行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機(jī)制，建立相關(guān)的管理部門，首先需要在每一個部門內(nèi)部進(jìn)行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰，其次對人員的檔案進(jìn)行歸類和整理，盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進(jìn)行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環(huán)節(jié)都要求做到認(rèn)真細(xì)致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學(xué)的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機(jī)的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實(shí)物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進(jìn)入了新的改革歷史時期，當(dāng)今市場上有很多以計算機(jī)為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運(yùn)而生，簡單的人事信息錄入就可以實(shí)現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機(jī)的出現(xiàn)使檔案管理實(shí)現(xiàn)了一個飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴(yán)格的人事管理理念以及建立健全的管理機(jī)制和購入先進(jìn)的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關(guān)系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國情況、合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項(xiàng)目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽(yù)稱號、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺悟,認(rèn)清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅(jiān)決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實(shí)事求是,來不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對來路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實(shí)可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中,對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實(shí)施教學(xué)質(zhì)量的全過程重點(diǎn)監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅(jiān)持對學(xué)生負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對國家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書的真實(shí)性。
當(dāng)然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對口的各項(xiàng)知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)：
前言：2006年，《婚姻檔案管理辦法》頒布，標(biāo)志著我國對婚姻登記檔案的管理進(jìn)入一個新的階段，這是我國婚姻登記檔案的里程碑式的階段，《婚姻檔案管理辦法》是由國家民政部、國家檔案局聯(lián)合頒布的,這意味著我國婚姻登記檔案工作開始步入規(guī)范化、法制化軌道，公民的婚姻登記信息將受到有效保護(hù)，婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益將受到切實(shí)維護(hù)。
1.加強(qiáng)婚姻登記檔案管理，服務(wù)社會
自從“十一五”規(guī)劃的建議中關(guān)于建設(shè)和諧社會的目標(biāo)一提出，整個社會的工作都圍繞著這個目標(biāo)而進(jìn)行，加強(qiáng)社會建設(shè)和完善社會管理體系成為全社會共同努力地目標(biāo)。倡導(dǎo)人與人和睦相處，增強(qiáng)社會和諧成為每一個工作的基礎(chǔ)，婚姻登記檔案管理工作涉及到全社會人的利益，是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記過程中形成的歷史記錄，是證明當(dāng)事人婚姻狀況的真實(shí)憑證。婚姻當(dāng)事人的信息，與個人生活諸環(huán)節(jié)密切相關(guān)，而且由于婚姻關(guān)系與財產(chǎn)關(guān)系的密切聯(lián)系使其在公民辦理財產(chǎn)分割、繼承、申報登記等諸多事務(wù)中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。因此，婚姻登記檔案的管理對社會和諧產(chǎn)生直接的影響，與社會的和諧建設(shè)有密切的關(guān)系。
2.我國婚姻登記檔案管理的現(xiàn)狀我國的婚姻登記檔案多年來存在著嚴(yán)重的不足，自從《婚姻登記檔案管理辦法》頒布后，情況有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三個方面的問題：保管分散、損毀遺失嚴(yán)重、利用不規(guī)范。
2.1 保管機(jī)關(guān)各自為政
我國的婚姻登記檔案管理是各級婚姻登記機(jī)關(guān)各自管理，分散管理，缺少統(tǒng)一性，在2003年10月起施行的《婚姻登記條例》規(guī)定：“內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機(jī)關(guān)是縣級人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府；省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機(jī)關(guān)”。這條規(guī)定存在著一定的漏洞，市級婚姻登記機(jī)關(guān)與縣級以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻管理部門形成各自為政的局面，婚姻登記檔案的保存也是各自保管各自的，隨著城建腳步的不斷加快，行政區(qū)出現(xiàn)了很大的變革，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣級政府的合并都為婚姻登記保管帶很大的困難，造成部分婚姻登記的丟失以及管理的混亂。
2.2 檔案遺失損毀嚴(yán)重
我國的婚姻登記檔案管理相對來說很不規(guī)范，遺失損毀現(xiàn)象很嚴(yán)重，很多夫妻在結(jié)婚幾十年后因結(jié)婚證丟失去補(bǔ)辦的時候卻發(fā)現(xiàn)沒有記錄的現(xiàn)象時有發(fā)生，這對百姓的生活造成了很大的困擾，主要是婚姻登記檔案管理不規(guī)范，歸檔不及時,甚至不歸檔，整理不規(guī)范甚至不整理，無專人、固定地點(diǎn)保管造成的，當(dāng)然，這是檔案資料自身的原因限制，但也存在人為損毀遺失現(xiàn)象，也為婚姻登記檔案的保管造成了一定的困擾。
2.3 檔案的利用不合規(guī)范
婚姻登記檔案保管部門在提供利用過程中，有很多的缺失，這主要是由于規(guī)范的缺失以及管理人員的思想不夠重視造成的，多數(shù)檔案管理部門未建立檔案利用制度，不嚴(yán)格按程序辦理，對利用者身份審查不嚴(yán)，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計分析，造成在利用過程中對登記內(nèi)容丟失泄密，甚至檔案原件遺失，既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又造成了嚴(yán)重的社會影響，嚴(yán)重影響檔案發(fā)展的管理。
3.如何加強(qiáng)婚姻登記檔案管理
3.1 加強(qiáng)管理人員依法辦事的思想
《婚姻登記檔案管理辦法》應(yīng)該是我國婚姻登記檔案管理的指導(dǎo)性法規(guī)文件，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，并廣泛宣傳、切實(shí)貫徹執(zhí)行，推動婚姻登記檔案的規(guī)范管理。做到讓廣大市民了解《婚姻登記檔案管理辦法》，讓婚姻登記檔案管理人員掌握《婚姻登記檔案管理辦法》，強(qiáng)化他們的科學(xué)管理意識和依法利用意識；并定期組織婚姻登記檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，做到學(xué)以致用，逐條領(lǐng)會要求，掌握其中的內(nèi)涵，以及技術(shù)規(guī)范，重點(diǎn)是婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務(wù)的具體規(guī)定，確保婚姻登記檔案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用，切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益。3.2 婚姻登記檔案集中管理
針對目前婚姻管理部門各自為政的情況，婚姻登記檔案多處分散保管的現(xiàn)狀。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》關(guān)于檔案移交的規(guī)定，要保證婚姻登記檔案的保存工作。首先婚姻登記主管部門在制定實(shí)施細(xì)則時，內(nèi)容中要包含對婚姻登記檔案的移交范圍、時間做出明確具體的要求，尤其是檔案移交過程中可能出現(xiàn)狀況的提前預(yù)支，保證檔案的完整移交，內(nèi)容齊全。其次是各級檔案館要抓緊做好散存在下面的檔案資料，防止婚姻登記檔案繼續(xù)損毀遺失。最好做統(tǒng)一的保管整理。
首先，因?yàn)闄n案是一切人事、活動的原始記錄，所以-一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，單位職工流動率高、變動頻繁也是一個普遍存在的現(xiàn)象，在這樣一種形勢下，良好的檔案管理變身為一座堅(jiān)固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，我們能夠通過對檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，對某一項(xiàng)工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進(jìn)行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎(chǔ)；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。
2 檔案管理與保護(hù)的要求
《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理 、維護(hù)檔案的完整與安全 、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規(guī)定，一個單位的檔案管理與維護(hù)應(yīng)該要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、對檔案進(jìn)行維護(hù)管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。
（一）、單位負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。目前，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在很多問題，如領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)、人才不足、資金短缺、檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)等，再多的問題，其源頭其實(shí)都是領(lǐng)導(dǎo)不重視引起的。如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識并贊賞自己，當(dāng)然，這個推銷并不是抓住一切機(jī)會對領(lǐng)導(dǎo)溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實(shí)實(shí)、盡心盡責(zé)，充分發(fā)揮主觀能動性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對安全并能得到充分的利用，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領(lǐng)導(dǎo)耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領(lǐng)導(dǎo)耳邊念叨念叨其他先進(jìn)單位檔案管理的先進(jìn)性，我們自己還缺點(diǎn)啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認(rèn)同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發(fā)不必要的矛盾。
（二）、單位檔案實(shí)行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務(wù)檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實(shí)施各項(xiàng)工作制度、能減少管理及維護(hù)成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)院檔案管理;檔案管理;模式改革
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了巨大變化。為了適應(yīng)時展的需要，醫(yī)院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫(yī)院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進(jìn)。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.醫(yī)院檔案分類
在醫(yī)院檔案中，不僅涵蓋醫(yī)院的發(fā)展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠?yàn)獒t(yī)院的各項(xiàng)科研活動提供豐厚的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革工作穩(wěn)步推進(jìn)的過程中，構(gòu)建一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。當(dāng)前，我國醫(yī)院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負(fù)責(zé)人事檔案的管理，檔案室負(fù)責(zé)文書檔案的管理，而醫(yī)務(wù)處則負(fù)責(zé)病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫(yī)院的發(fā)展，各種醫(yī)療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學(xué)醫(yī)院，會增加諸多教學(xué)檔案；與防疫部門聯(lián)合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫(yī)療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現(xiàn)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應(yīng)發(fā)展的需要。
2.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題分析
（1）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)較為落后。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理中所涉及到的內(nèi)容非常多，所以醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作也面臨著很多困難。很多醫(yī)院還沒有就信息化建設(shè)工作展開統(tǒng)一的規(guī)劃，信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理軟件與檔案管理信息系統(tǒng)非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫(yī)院的內(nèi)部，各個部門往往運(yùn)用獨(dú)立的系統(tǒng)，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強(qiáng)。隨著職能部門分工地不斷細(xì)化，各個部門在日常工作中會產(chǎn)生大量的電子文件，電子檔案流失的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。很多人簡單地認(rèn)為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息化，甚至還有人認(rèn)為傳統(tǒng)檔案被保管好就可以了，沒有必要花費(fèi)精力著手?jǐn)?shù)字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設(shè)匹配設(shè)施與人才配備不夠。很多醫(yī)院對于檔案信息化建設(shè)方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設(shè)備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應(yīng)的軟件與硬件。這導(dǎo)致電子檔案難以被長期保存，丟失的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，給醫(yī)院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設(shè)備，導(dǎo)致電子檔案難以與紙質(zhì)檔案同步。與此同時，相關(guān)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，普遍偏大，信息技術(shù)操作水平不佳，知識結(jié)構(gòu)未能夠更新。對于醫(yī)院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才太少，這些都導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當(dāng)前，醫(yī)院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規(guī)則等。這些有可能導(dǎo)致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫(yī)院的工作效率，還有可能給醫(yī)院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實(shí)，必然會影響到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，導(dǎo)致醫(yī)院的信息化水平低下，難以適應(yīng)快速發(fā)展的時代。
3.云時代下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)
隨著云時代的到來，醫(yī)院方面必須加快信息化建設(shè)工作。在多種新醫(yī)改政策之下，醫(yī)院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構(gòu)建起和社會與群眾密切相關(guān)的“醫(yī)療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫(yī)院已將將信息化建設(shè)納入到戰(zhàn)略發(fā)展中，然而醫(yī)院信息化建設(shè)與“醫(yī)療云”建設(shè)，不單單進(jìn)行靠各種數(shù)字化的設(shè)備，并非是構(gòu)建業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)那么簡單，必須將醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構(gòu)建起龐大的檔案信息庫，并和其他內(nèi)外系統(tǒng)有效地對接起來，如鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息網(wǎng)、公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)等，使得信息實(shí)現(xiàn)共享，醫(yī)院的信息資源能夠充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值與社會價值。
二、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用
綜合上文的有關(guān)內(nèi)容，筆者就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀展開了研究，汲取當(dāng)前的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從如下幾方面入手，提升醫(yī)院檔案管理水平。
1.實(shí)行資源的整合
對于醫(yī)院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發(fā)揮更大的價值。針對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況，相關(guān)部門應(yīng)積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。比方說醫(yī)院病歷檔案，其在醫(yī)院檔案中占有重要比重，數(shù)量龐大，且新增速度非常快。病歷檔案具有一定的法律效力，其對醫(yī)患雙方都具有重大價值，其不單單是醫(yī)院內(nèi)部的資料，更是社會各界所共同監(jiān)督的一種法律文書。在保護(hù)患者與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益時，病歷檔案發(fā)揮著重要作用。在病歷檔案中，醫(yī)療診治的過程被詳細(xì)記錄，能夠體現(xiàn)出醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)水平，也能夠展現(xiàn)出醫(yī)院的整體業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。在現(xiàn)代社會中，各種保險、傷害認(rèn)定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關(guān)當(dāng)事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫(yī)院就病歷檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。
2.對體制進(jìn)行創(chuàng)新
一是采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)的方式。針對醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)狀況，應(yīng)構(gòu)建起檔案管理辦公室，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關(guān)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進(jìn)行管理。部分與職能部門關(guān)系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當(dāng)技術(shù)力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術(shù)力量強(qiáng)的部門。二是配置兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業(yè)水平有著極高的要求。針對部分專業(yè)性強(qiáng)，或工作量大的部門，應(yīng)配置專職的檔案管理人員，確保責(zé)任到人，從而提升檔案管理的準(zhǔn)確度。
3.優(yōu)化服務(wù)
在當(dāng)前社會下，醫(yī)護(hù)人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，以適應(yīng)時展的需要，檔案部門也應(yīng)如此。以往其為被動的提供查閱服務(wù)，當(dāng)前是應(yīng)積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮檔案資料的教育與引導(dǎo)作用，使得檔案能夠在醫(yī)院的文化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)價值。醫(yī)院的病歷檔案中蘊(yùn)含大量的臨床信息，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┯欣С帧ａt(yī)院檔案管理部門可以積極與相關(guān)院校等科研機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，使得這些病歷檔案能夠促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)學(xué)研究做出貢獻(xiàn)。
三、結(jié)束語
醫(yī)院檔案管理改革工作所涉及到的內(nèi)容非常多，醫(yī)院方面應(yīng)發(fā)揮探索精神，積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整改革措施。針對醫(yī)院檔案管理工作的需要，醫(yī)院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實(shí)際狀況結(jié)合起來，摸索出新的管理方法。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊(yùn)含著巨大的價值。人們可以借助手機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等多種路徑來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，醫(yī)院檔案信息管理統(tǒng)一化的優(yōu)勢將日益凸顯。
參考文獻(xiàn)
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個整體，通過對整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中每一個工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項(xiàng)內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統(tǒng)管理理論的基礎(chǔ)上，對檔案管理整體的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，對檔案管理工作人員進(jìn)行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項(xiàng)工作內(nèi)容的負(fù)責(zé)人，針對他們不同的職責(zé)義務(wù)分派不同的資源和權(quán)利，制定不同的任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)這些分項(xiàng)任務(wù)的完成來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作整體任務(wù)目標(biāo)的達(dá)成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標(biāo)以及完成的過程進(jìn)行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，來制定相應(yīng)的改善措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進(jìn)步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強(qiáng)對檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計算機(jī)科技和其它科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用密不可分，檔案工作人員必須加強(qiáng)對相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備的掌握和應(yīng)用能力，達(dá)到能夠熟練運(yùn)用各種科技設(shè)備和技術(shù)完成檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容和目標(biāo)。對此，檔案管理單位和部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使其能夠以對檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度為基礎(chǔ)，以熟練掌握科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門分派的任務(wù)目標(biāo)為目標(biāo)，使用各種檔案管理技術(shù)完成檔案管理工作的內(nèi)容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，保證檔案管理工作的順利實(shí)施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻(xiàn)自身的力量。
2.加強(qiáng)對紙質(zhì)資料的保護(hù)
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)資料的保護(hù)，首先檔案管理單位應(yīng)該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對紙質(zhì)資料記載的檔案信息實(shí)現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護(hù)和管理；其次，檔案管理單位應(yīng)該建立紙質(zhì)資料的管理?xiàng)l例和保護(hù)原則，對紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價值性作出相關(guān)的約束和責(zé)任，對紙質(zhì)資料管理過程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的監(jiān)控與保護(hù)工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的保護(hù)工作，對能夠影響到紙質(zhì)資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強(qiáng)電子檔案資料的保護(hù)
對電子檔案資料的保護(hù)工作首先應(yīng)該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應(yīng)該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護(hù)工作，保證其清潔性和實(shí)用性，對磁盤和光盤的存放位置應(yīng)該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)空間上的電子檔案資料應(yīng)該設(shè)置好相應(yīng)的控制密碼，擁有更加先進(jìn)設(shè)備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護(hù)工作；最后，檔案管理單位應(yīng)該定期對磁盤和光盤內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問題。
一、做好檔案管理工作的實(shí)際意義
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實(shí)踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室（團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)）、檔案館等機(jī)構(gòu)組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進(jìn)一步健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。
檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。
二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題
隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實(shí)際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。
1．檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。
2．檔案的分類變化
檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實(shí)用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用。
3．檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。
4．電子檔案工作面臨的問題
（1）電子檔案原件的真實(shí)性問題
在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。
（2）電子檔案保存的長久性問題
很多單位將會實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。
（3）電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
三、提高新時期檔案管理水平的具體措施
我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手：
1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識
加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。
2．要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3．增強(qiáng)檔案信息獲取能力
長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，增強(qiáng)鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
4．加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排序，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
（2）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。
（3）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。
5．加強(qiáng)電子文件檔案的管理
電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力。
（一）質(zhì)量體系檔案
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室受控文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各種記錄包括質(zhì)量活動和技術(shù)運(yùn)作的證實(shí)依據(jù)，可分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄。具體囊括了各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄、環(huán)境條件控制記錄、檢測報告、合同評審和服務(wù)協(xié)議記錄等。
（二）計量器具、儀器設(shè)備檔案
關(guān)于儀器設(shè)備檔案，從購買、使用到報廢都要有詳細(xì)的記錄，檔案內(nèi)容要齊全，設(shè)備檔案要有唯一性編號。筆者所在實(shí)驗(yàn)室對于用于換熱器檢測和校準(zhǔn)并對檢測結(jié)果有影響的每一臺儀器設(shè)備檔案遵循“一機(jī)一檔”原則，每臺設(shè)備根據(jù)實(shí)際情況建檔，主要包括儀器設(shè)備一覽表、儀器設(shè)備購置申請表、儀器設(shè)備驗(yàn)收單、儀器設(shè)備使用記錄表等。計量標(biāo)準(zhǔn)器和儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和相關(guān)記錄等。
（三）人員技術(shù)檔案
人員技術(shù)檔案包括實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷學(xué)位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓(xùn)和考核的記錄和證書、能夠證明專業(yè)技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)的證明記錄，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室對于專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)、人員培訓(xùn)和考核情況材料，工作期間發(fā)表的論文和科研情況等。實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員檔案不僅記錄著專業(yè)技術(shù)人員的在本研究領(lǐng)域的專業(yè)發(fā)展情況，也間接反映了國家級認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室的人才水平和在該領(lǐng)域的研究水平。
（四）檢測標(biāo)準(zhǔn)檔案
檢測標(biāo)準(zhǔn)的選擇同時也規(guī)定了檢測方法，《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》將中國標(biāo)準(zhǔn)分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四級。國家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性國標(biāo)和推薦性國標(biāo)。我中心實(shí)驗(yàn)室主要標(biāo)準(zhǔn)為金屬元素分析化學(xué)檢測方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產(chǎn)品相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)等。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)均按照標(biāo)準(zhǔn)號進(jìn)行排序，以便檢驗(yàn)員能夠及時查閱。
二、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室作為換熱器檢測和科學(xué)研究的重要場所，其會產(chǎn)生大量的原始記錄資料，實(shí)驗(yàn)室日常運(yùn)行時產(chǎn)生的原始資料則是記錄、內(nèi)部審核、管理評審、監(jiān)督評審工作的重要基礎(chǔ)。然而在平時換熱器檢測過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗(yàn)部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、綜合管理部等，收集資料的時間較分散，資料歸檔不及時，會造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時，個別人員在取用檔案后沒有及時歸還，未及時填寫相應(yīng)的記錄表格。日常工作中，還存在著專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)需要加強(qiáng)，進(jìn)一步落實(shí)和有效推進(jìn)檔案的信息化管理等問題。
三、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理對策和建議
（一）建立健全認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度
認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室通過加強(qiáng)檔案管理可以提高實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理水平，對實(shí)驗(yàn)室的認(rèn)可度也會大大提高。因此為了加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，完善質(zhì)量管理體系，增強(qiáng)競爭力，我實(shí)驗(yàn)室制定了《實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范管理制度》，切實(shí)將檔案管理制度化，確保所有人員嚴(yán)格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責(zé)任制等。認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理過程需要一定的科學(xué)性和規(guī)范性，這些檢測原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案員有較強(qiáng)的責(zé)任心，需要花費(fèi)心思和時間去完成。這也要求檔案員增強(qiáng)管理意識，建立管理機(jī)構(gòu)，完善管理系統(tǒng)，制定管理辦法，將制度落到實(shí)處，使我中心實(shí)驗(yàn)室換熱器檢測工作推上一個嶄新的階段。
（二）提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)
合理利用和科學(xué)管理認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴(yán)格按照實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度要求，應(yīng)具有專業(yè)的檔案管理能力、責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作具有穩(wěn)定性、長期性和程序性的特點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理人員。實(shí)驗(yàn)室管理者可以根據(jù)檔案員的工作實(shí)際和知識結(jié)構(gòu)制定合理的培訓(xùn)計劃，有步驟地對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，讓他們充分學(xué)習(xí)到認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理方法，要通過多種途徑對檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案業(yè)務(wù)知識，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。
