時間：2023-03-02 14:58:45
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理資料員范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
綜合性文書檔案包括了很多的內(nèi)容，這些材料是在日常工作中不斷積攢下來的，這些材料對醫(yī)院日常的辦公活動和重大的事件和決策都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，這些檔案資料在搜集的過程中可以選擇定期移交的方法，也就是在實際的工作中安排專人對這一類材料進(jìn)行搜集，然后按照季度或者是月份對收集的內(nèi)容進(jìn)行具體的報告，然后再讓專業(yè)人員對其進(jìn)行有效的帥選，將其按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類，這樣就能夠滿足醫(yī)院的不時之需。但是這類檔案在實際的工作中具有非常強的復(fù)雜性，而且涉及到不同的領(lǐng)域，資料的具體數(shù)量也非常大，所以在進(jìn)行分類的時候一定要更加仔細(xì)專業(yè)的對檔案進(jìn)行有效的識別，使其能夠更加的齊全完整。
二、人事檔案的收集
人事檔案是對員工的個人經(jīng)歷和工作能力以及工作表現(xiàn)的記載，這也是人力資源管理中十分重要的一個信息，人事檔案的資料收集需要包括很多方面，因為這和個人的相關(guān)信息有著十分密切的聯(lián)系，所以一定要在收集的過程中加強對其準(zhǔn)確性的把握，同時還要在管理工作中做好相關(guān)檔案信息的保密工作，這一部分檔案一定要由專門的人員對其負(fù)責(zé)，平時要將工作的重點放在檔案信息的收集上，在檔案信息的管理中一定要對檔案的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對個人的信息一定要經(jīng)過相關(guān)部門規(guī)范嚴(yán)格的審查，對不屬于這一范圍的檔案信息不能歸入到檔案資源信息庫當(dāng)中，收集后還要對相關(guān)的信息進(jìn)行審核，在審核合格后定期將其移交到檔案室歸檔。
三、財務(wù)檔案的收集
財務(wù)檔案是在醫(yī)院經(jīng)濟管理中所產(chǎn)生的一個數(shù)據(jù)資料，這個檔案對醫(yī)院的收支有著十分重要的作用，它能夠記錄醫(yī)院運行中收支情況。財務(wù)檔案的專業(yè)性是非常強的，應(yīng)該在實際的工作中設(shè)立專門的機構(gòu)和人員，對一些重要的檔案要專職的檔案人員和文書檔案工作不斷配合，兩個部門之間的人員一定要負(fù)責(zé)，各司其職，不能相互推諉。同時還要重視經(jīng)濟報表的搜集，在日常的工作中就要做好財務(wù)報表搜集，在搜集材料的過程中還要重視材料的客觀性和真實性，對于這類材料一定要在平時就很重視對其的收集，年終再將其移交給檔案人員保管。
四、科室檔案的收集
科室檔案是在醫(yī)院研究的過程中形成的文字或者是圖表等數(shù)據(jù)資料，這也是醫(yī)院科研活動的一個十分重要的憑借，這種檔案的專業(yè)性相對較強，在收集的過程中存在著一定的難度。所以在收集的過程中可以選擇在一定時期內(nèi)移交給相關(guān)的管理部門，也可以由專門的部門和機構(gòu)專門向科研人員索要和收集。這都是比較有效果的方式，所以在日常的工作中可以選擇用多種方式進(jìn)行資料的收集工作。
五、基建檔案和設(shè)備檔案的收集
基建檔案是醫(yī)院在基礎(chǔ)建設(shè)中建立的檔案，這些檔案在醫(yī)院發(fā)展中都發(fā)揮了十分重要的作用，這一資料包括基建的工作計劃、總結(jié)和項目估計等，也包括一些非常重要的施工執(zhí)照和文件等，這些材料在收集的過程中一般都是要在醫(yī)院專門的機構(gòu)和專門人員負(fù)責(zé)下完成，收集工作完成以后再統(tǒng)一交給檔案室，在這類檔案的收集中還要有一些設(shè)備的相關(guān)內(nèi)容，在收集這一部分檔案內(nèi)容時可以向設(shè)備維修和養(yǎng)護人員收集，檔案管理者在收集工作完成后要對其進(jìn)行分類管理。
六、影像學(xué)檔案和病理標(biāo)本檔案的收集
影像學(xué)檔案是在病人就診過程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺鏡影像等，影像學(xué)資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內(nèi)容，在醫(yī)療、科研、教學(xué)中起著重要作用。對于影像學(xué)資料的收集分為兩個方面，一是對傳統(tǒng)影像學(xué)資料的收集。傳統(tǒng)的影像學(xué)資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時間、病人檢查號碼逐一收集整理，確保資料連續(xù)、完整，及時歸檔。二是對數(shù)字化影像資料的收集。數(shù)字化影像資料是指保存在計算機中的病人檢查資料，這部分資料收集起來較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號碼排列即可。病理標(biāo)本是病理科在進(jìn)行病理學(xué)檢驗中制作的標(biāo)本涂片，由病理科安排專人收集保存。
七、病歷檔案的收集
一、醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理的必要性
醫(yī)務(wù)人員檔案信息管理系統(tǒng)是一種有別于傳統(tǒng)管理方法的并通過計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理文件的，比傳統(tǒng)管理方法具有更大管理優(yōu)勢的一套管理方式。一方面，它對醫(yī)務(wù)人員工作的基本信息的更新和修改比傳統(tǒng)檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫(yī)療機構(gòu)通過績效考核來考查醫(yī)務(wù)人員的工作態(tài)度和能力，考察的頻率高、醫(yī)護人員的各項指標(biāo)隨時變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費時間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統(tǒng)就能輕易解決這些問題。就能更加輕松快捷地解決對檔案的更新、修改以及儲存等問題。并且能夠極大地實現(xiàn)及時、準(zhǔn)確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫(yī)療機構(gòu)各個職工從事醫(yī)療行業(yè)的主要憑證，同時也是其考評職稱、升職加薪的一個重要依據(jù)。因此檔案管理在一定程度上對人力資源部門的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時，通過調(diào)取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強大的運算搜索能力比人工查閱要節(jié)約時間。可見，建立醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理是多么的重要。
二、如何構(gòu)建醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理
（一）全面建立醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。它能通過把醫(yī)務(wù)人員在工作過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)、圖片、圖像等通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化用來表現(xiàn)人力資源信息。要實現(xiàn)這一目的，首先要實現(xiàn)對現(xiàn)有非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。其次要開發(fā)新的系統(tǒng)軟件，資源管理部門存在的一個關(guān)鍵問題是：人力所形成的信息資料無法直接轉(zhuǎn)化成檔案管理信息。因此，需要開發(fā)一個直接在檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器上運行，能通過這個系統(tǒng)把各種格式的反映醫(yī)務(wù)人員信息的文檔轉(zhuǎn)化成一種格式，儲存到人力資源檔案中的軟件，實現(xiàn)人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統(tǒng)的有效兼容。最后是加強電子化檔案真實性、完整性管理。將職工每個時期的電子文件都備份并實時對新的文件進(jìn)行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。（二）加強系統(tǒng)防病毒安全管理。隨著計算機水平的不斷提高，計算機病毒的攻擊能力也越來越強。對檔案管理的安全與保密帶來了極大的挑戰(zhàn)，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都需要安裝并及時更新防毒軟件，確保在人力資源管理過程中免受病毒的攻擊和對數(shù)據(jù)信息的篡改。此外，還要對密級信息資料進(jìn)行加密、多道加密等操作，以確保檔案數(shù)據(jù)免受惡意破壞和刪改。同時要完善備份和恢復(fù)制度，防止因操作失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，確保電子檔案和數(shù)據(jù)能夠順利找回。（三）加強檔案管理系統(tǒng)的維護。利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強對檔案系統(tǒng)的維護工作。首先，要根據(jù)開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)制定安全規(guī)范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過程中的錯誤操作以及錯誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應(yīng)的硬件設(shè)備，解決好發(fā)現(xiàn)的各種問題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設(shè)備，以保證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全可靠性。第三，要培養(yǎng)一批敬業(yè)的技術(shù)管理人員，要求他們時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)的安全動態(tài)，切實解決日常發(fā)現(xiàn)的小問題，嚴(yán)防各種可能危險因素對人力資源信息管理系統(tǒng)造成的損害。（四）加強檔案管理隊伍建設(shè)。要實現(xiàn)人力資源檔案現(xiàn)代化管理，不僅要有先進(jìn)的設(shè)備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優(yōu)秀人才，他們不僅要擅長檔案整理工作和計算機技術(shù)，還要有敬業(yè)、認(rèn)真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫(yī)療機構(gòu)的法規(guī)。只有這樣，醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案才能實現(xiàn)合理的分級管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統(tǒng)的同時掌握醫(yī)療機構(gòu)人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對網(wǎng)絡(luò)的分層設(shè)計和管理。（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫(yī)療機構(gòu)人力資源檔案信息化管理才能規(guī)范有序。管理人員才不會在工作過程中松懈、開小差。檔案信息化管理才能達(dá)到預(yù)期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項規(guī)章制度，禁止非工作人員操作專門的機器，禁止工作人員利用職務(wù)之便泄露人事檔案信息。嚴(yán)格規(guī)范各級管理部門業(yè)務(wù)人員的行為，確保檔案工作的準(zhǔn)確性。（六）嚴(yán)格處理好訪問權(quán)限的控制問題。醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)政策，致力于用自己的努力來服務(wù)醫(yī)療機構(gòu)人力資源職能部門。要正確和熟練使用好計算機的加密功能，對實施過分類的網(wǎng)絡(luò)信息資料的各個層次進(jìn)行加密。認(rèn)真落實用戶訪問認(rèn)證機制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時對非法用戶訪問的次數(shù)進(jìn)行設(shè)定與自動鎖定。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)療機構(gòu)；檔案資源建設(shè)；檔案資源管理；醫(yī)療改革；檔案事業(yè)
在經(jīng)濟全球化、信息高速發(fā)展的時代背景下，全面實現(xiàn)檔案管理信息自動化已經(jīng)成為醫(yī)療機構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。但是從當(dāng)前的情況來看，我國醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理自動化水平不高，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長的現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)需求。為此，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門應(yīng)該要努力借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，對現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，采取各種科學(xué)合理的檔案管理措施，借此從根本上進(jìn)一步提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
1當(dāng)前我國醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)中存在的主要問題
1.1檔案信息化建設(shè)意識不高很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案信息化建設(shè)意識不足，只注重本院的經(jīng)濟效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當(dāng)成是醫(yī)院管理中一個重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到了加快。很多醫(yī)院都已經(jīng)從過去手動管理逐步轉(zhuǎn)型為計算機管理，并開始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)、應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等來對檔案進(jìn)行管理。但是由于部分醫(yī)療機構(gòu)對信息化的認(rèn)識不夠深入，檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理信息化水平還較為落后。
1.2缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理是否規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，導(dǎo)致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時候無法可依、無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫(yī)療機構(gòu)中，人事管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等層次與所屬的部門實際要求不符，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對接以及共享，這些都給醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。
1.3缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)很多醫(yī)療機構(gòu)在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門來進(jìn)行保管和儲存，健康檔案以及財務(wù)檔案等都是由保健科與財務(wù)科來進(jìn)行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導(dǎo)致很多文檔的缺失。同時很多醫(yī)療機構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機版系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)難以順利的實現(xiàn)兼容、對接、升級以及更新，給系統(tǒng)維護增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。
1.4醫(yī)療機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限經(jīng)濟決定上層建筑，只有以強大的經(jīng)濟作為后盾，各項工作才得以順利開展。醫(yī)療機構(gòu)也不外乎此，加強醫(yī)療機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，是順利實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是，從當(dāng)前的實際情況來看，很多醫(yī)療機構(gòu)對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當(dāng)?shù)刎斦念A(yù)算來購置大量的先進(jìn)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資金投入的局限性導(dǎo)致檔案管理部門所需的設(shè)備無法得到完善，加之現(xiàn)有設(shè)備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實現(xiàn)信息化的絆腳石。
1.5檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認(rèn)識，部分醫(yī)療機構(gòu)還采用兼職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，加之年齡較大，導(dǎo)致他們無法正常使用計算機網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案管理，這些因素都對檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員責(zé)任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。
2加強醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理的有效措施
2.1努力完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施為了要充分發(fā)揮出檔案部門的管理作用，應(yīng)該要努力完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。例如掃描儀、打印機、計算機一級數(shù)碼相機等這些設(shè)備都應(yīng)該缺一不可，實現(xiàn)檔案部門數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門具備強大的數(shù)據(jù)存儲功能。同時，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財務(wù)收費系統(tǒng)、實驗室信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應(yīng)用各種現(xiàn)代化新型軟件，進(jìn)一步滿足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環(huán)節(jié)上充分利用計算機來進(jìn)行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。
2.2加強檔案信息化建設(shè)同時保留傳統(tǒng)保管方式充分借助計算機互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加強對檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應(yīng)該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當(dāng)前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實物文檔。所以在實際的檔案管理工作當(dāng)中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設(shè)水平之外，還應(yīng)該要適當(dāng)保留傳統(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時進(jìn)行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。
2.3提高檔案信息安全管理性在檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，還應(yīng)該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡(luò)保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應(yīng)保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來提高檔案的安全性，防止檔案受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個檔案的網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)當(dāng)中，設(shè)置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實臉認(rèn)證等高級機密技術(shù)，對電子文檔實行嚴(yán)密的防護。同時，加強對紙質(zhì)文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內(nèi)，保險箱設(shè)置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數(shù)據(jù)需進(jìn)行備份，加強對電子文檔的監(jiān)測以及維護工作，保證檔案的安全性。
2.4擴大基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入基礎(chǔ)設(shè)施的完善離不開強大資金支持。為此，醫(yī)療機構(gòu)要努力通過各種渠道來擴大資金的投入。在資金籌集的過程中，不能完全依賴于財政的預(yù)算，還應(yīng)該要力促政府的檔案事業(yè)經(jīng)費的投入，努力爭取把檔案信息化建設(shè)的項目加入到專項建設(shè)經(jīng)費當(dāng)中去，獲得更多的資金支持。首先，醫(yī)療機構(gòu)本身應(yīng)該要努力地利用現(xiàn)有的資源，創(chuàng)建出一個多元化的檔案信息工程系統(tǒng)。例如，醫(yī)療機構(gòu)的相關(guān)部門可以通過與電子部門的洽談與協(xié)商，爭取獲得電信部門在網(wǎng)絡(luò)上的支持，獲取他們提供的各種優(yōu)惠政策；其次，醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理部門在采購設(shè)備的同時，應(yīng)該要根據(jù)自身的實際能力合理購買信息設(shè)備，確保信息設(shè)備具有強大的實用性和有效性；最后，檔案管理部門在對設(shè)備進(jìn)行更新的同時，應(yīng)該要努力提高對現(xiàn)有設(shè)備的利用率。通過多渠道的努力，爭取利用有限的資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟效益。
2.5提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)聘用具有一定知識文化的人員專門負(fù)責(zé)檔案的管理工作，同時醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)努力為他們構(gòu)建各種學(xué)習(xí)的平臺和深造的機會，定期地對他們進(jìn)行檔案管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，促使他們與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐，促使他們掌握最先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)并在實際管理工作中得以應(yīng)用。此外，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該要采取獎勵的機制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實際檔案管理工作中，要求他們秉持高度責(zé)任心，在工作崗位中做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。提高他們的信息化意識和管理意識，加強對新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項管理工作得以順利開展與實施。
3結(jié)語
綜合上述可知，在醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等問題。為此，只有在針對這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理工作順利實現(xiàn)信息化，根本上提高醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的工作水平。
參考文獻(xiàn)
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[2]趙婷．醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)淺析[J]．黑龍江檔案，2014，11（2）．
1 資料與方法
1.1 一般資料
筆者醫(yī)院為大型省屬三甲醫(yī)院，估算資本接近3個億，設(shè)床位1500張，擁有大量的高精尖影像學(xué)檢查與治療設(shè)備，其中超過500萬醫(yī)療設(shè)備有40臺以上。本研究主要將2014年12月至2015年12月本院100例次大型醫(yī)療影像設(shè)備相關(guān)檔案資料管理經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，按照不同資料管理方式分為兩組，其中2015年1月之前者為對照組，2015年之后者為觀察組，各100例次。
1.2 方法
對照組實施常規(guī)管理，主要以保存相關(guān)資料，并監(jiān)測儀器設(shè)備運行狀況，一旦發(fā)生故障及時維修或報廠家修理；觀察組實施近年來針對醫(yī)療設(shè)備資料的集中管理措施，首先分析醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理中所存在的相關(guān)問題，并制定相應(yīng)解決對策，比如提高工作人員操作規(guī)范性，加強對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主觀認(rèn)識性，促進(jìn)其主動參與醫(yī)療設(shè)備的管理工作，同時建立并健全相關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理的相關(guān)工作制度，并嚴(yán)格依據(jù)已經(jīng)制定的制度規(guī)范實施。同時對醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，了解干預(yù)前后相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的運轉(zhuǎn)情況以及醫(yī)療工作完成情況。其中醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理的主要包括：相關(guān)儀器設(shè)備采購及安裝、調(diào)試過程的原始資料，主要有設(shè)備采購過程的申請單、上級批準(zhǔn)文件、招標(biāo)投標(biāo)中標(biāo)書、購買過程簽訂的合同、安裝調(diào)試過程相關(guān)報告、儀器設(shè)備的發(fā)票原件及其復(fù)印件、使用說明書、使用操作手冊、儀器設(shè)備的合格證等等相關(guān)資料均進(jìn)行存檔備用。在相關(guān)醫(yī)療設(shè)備投入使用后，定期監(jiān)測其運行狀況，并對維修記錄進(jìn)行統(tǒng)計，其中包括維修時間、維護人員、維修原因、是否更換配件以及所更換配件名稱、維修結(jié)果等，做到有據(jù)可查，且組織相關(guān)工作人員定期對大型醫(yī)療設(shè)備資料進(jìn)行定期清查與整理，達(dá)到有效規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的目的。
1.3 觀察指標(biāo)
比較干預(yù)前后醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，并對干預(yù)前后兩組醫(yī)療設(shè)備整體運行狀況進(jìn)行評價。
1.4 評定標(biāo)準(zhǔn)
醫(yī)療設(shè)備整體評價：由設(shè)備科主任牽頭對全院在運行醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行抽檢，并進(jìn)行環(huán)節(jié)質(zhì)控，根據(jù)可使用科室提供的每月?|控評分進(jìn)行總結(jié)與計算，總分100分，分值越高整體醫(yī)療設(shè)備運行狀況越良好。
1.5 統(tǒng)計學(xué)處理 應(yīng)用SPSS13.0進(jìn)行，計量資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（ ）表示，兩組間均數(shù)的比較使用t檢驗，組間率的比較采用χ2檢驗，P
2 結(jié)果
2.1 干預(yù)前后醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)情況比較
兩組干預(yù)前醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)情況中資料齊全率、資源浪費率及正常運行率之間差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P>0.05），干預(yù)后觀察組資料齊全率、資源浪費率及正常運行率均高于干預(yù)前及干預(yù)后對照組（P
2.2 干預(yù)前后兩組醫(yī)療設(shè)備整體評價比較
兩組干預(yù)前醫(yī)療設(shè)備整體評價得分差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P>0.05），干預(yù)后觀察組醫(yī)療設(shè)備整體評價得分顯著優(yōu)于對照組（P
3 討論
進(jìn)入信息時代后，我國檔案數(shù)量與日俱增，其中，地質(zhì)行業(yè)資料有以地球系統(tǒng)科學(xué)為核心的基礎(chǔ)地質(zhì)研究成果，研究方法，以及圖文地質(zhì)資料，實物地質(zhì)資料，圖書文獻(xiàn)等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數(shù)據(jù)庫、圖集、應(yīng)用系統(tǒng)、實時數(shù)據(jù)、科普等方式展示。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。
1 更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動性
要充分做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就必須樹立社會服務(wù)觀念和市場經(jīng)濟觀念。一是要確立主動服務(wù)的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產(chǎn)生開發(fā)檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經(jīng)濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導(dǎo)向，并與市場經(jīng)濟競爭相適應(yīng)。
2 豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源
要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經(jīng)濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。要逐步擴大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經(jīng)濟活動方面的檔案資料，根據(jù)研究成果寫成論文或報告，提供給有關(guān)方面作為參考。要針對社會熱點問題開發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展做貢獻(xiàn)。
3 擴大科技檔案的利用范圍
檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規(guī)定及時進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)情況適當(dāng)放寬對部分檔案的限制。特別是科學(xué)、經(jīng)濟、文化、技術(shù)等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現(xiàn)知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進(jìn)行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進(jìn)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。
3.1 加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。加快檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。建立檔案管理部門網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用等相關(guān)服務(wù)。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫化和數(shù)字化。
在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。
開展在線服務(wù)，方便利用者在網(wǎng)上與檔案管理部門進(jìn)行信息交流，并提供查詢和資信服務(wù)。
3.2 加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。在這個高速發(fā)展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻(xiàn)部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。
3.3 規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)。過去有的單位老檔案員在調(diào)換工作時，幾乎不清點收藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。為避免今后再發(fā)生這類情況，《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》要求新老檔案員在交接工作時，必須當(dāng)面點清收藏檔案的數(shù)量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責(zé)任（認(rèn)證時，查近10 年的交接手續(xù)）。
4 提高個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研
要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業(yè)務(wù)知識，可以通過參觀學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步提高。檔案工作者學(xué)習(xí)掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務(wù)，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認(rèn)識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。
檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計算機知識，逐步學(xué)會使用計算機管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識。
5 結(jié)束語
為社會發(fā)展提供地學(xué)信息和檔案查詢等專項服務(wù)，是新時期國家賦予地質(zhì)調(diào)查檔案管理工作的重要職責(zé)和使命。作為地質(zhì)調(diào)查機構(gòu)的專門處室，應(yīng)該站在的季度上，加強，積極推進(jìn)，充分挖掘、整合和展示中國地質(zhì)調(diào)查工作的信息資源，為提高地質(zhì)調(diào)查工作服務(wù)，提升地質(zhì)檔案管理和開發(fā)利用工作做好支撐。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）24-0091-01
1 前言
當(dāng)前，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展比較快，醫(yī)療衛(wèi)生水平也取得了很大提高。與此同時，涉及到的醫(yī)療檔案資源越來越多，增加了檔案管理工作難度。醫(yī)療檔案主要是對診斷病例、病人健康情況、設(shè)備設(shè)施配備情況及科研成果的記錄，它是對醫(yī)院各項資源及醫(yī)療信息的有效匯總。醫(yī)療檔案管理質(zhì)量直接關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展水平，醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，將醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)工作落實到位，推進(jìn)醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行。
2 醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)必要性
醫(yī)療檔案資源對醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)過程中的各項工作進(jìn)行詳細(xì)記錄和整理，并對醫(yī)務(wù)人員具體工作情況和實踐治療成果等進(jìn)行總結(jié)。網(wǎng)絡(luò)信息化背景下，醫(yī)療檔案的形式比較多，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、視頻、音頻等。當(dāng)前，仍然有部分醫(yī)院在檔案管理工作中沿用傳統(tǒng)的信息收集、歸納及整合方法，管理制度缺失，且檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，制約了現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)及發(fā)展。醫(yī)療改革背景下，對醫(yī)療檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可實現(xiàn)醫(yī)院的高效運行和發(fā)展，使醫(yī)院的整體醫(yī)療衛(wèi)生水平及管理水平不斷提高[1]。
3 醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)現(xiàn)狀
3.1 醫(yī)療檔案資源管理建設(shè)基礎(chǔ)條件不完善
醫(yī)院檔案管理人員受制于自身文化水平，使醫(yī)療檔案管理工作質(zhì)量比較低，而醫(yī)院不重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并未對他們進(jìn)行過系統(tǒng)培訓(xùn);醫(yī)療檔案管理人員的工作內(nèi)容決定了他們不僅要具備專業(yè)醫(yī)療知識，而且要具備較好的管理能力及統(tǒng)籌能力。但是，檔案管理人員并未達(dá)到該種水平;沒有結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，制定醫(yī)療檔案管理制度，僅對國家檔案法律法規(guī)進(jìn)行照搬，使其針對性不強;尚未認(rèn)識到醫(yī)療檔案管理的重要性，醫(yī)療檔案與人事檔案混淆，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
3.2 沒有充分利用醫(yī)療檔案信息資料
醫(yī)療檔案是對醫(yī)療信息的書面記錄，很多醫(yī)院對醫(yī)療檔案進(jìn)行記錄和存檔之后，將其積壓起來，無人問津，當(dāng)有需求時，才進(jìn)行查詢;對部分科研醫(yī)療檔案進(jìn)行保密管理，無法實現(xiàn)醫(yī)療研究成果的共享;醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員沒有認(rèn)識到醫(yī)療檔案的重要性，并對部分檔案實施保密管理，從而降低了醫(yī)療檔案的使用價值，使醫(yī)療水平難以提高，制約了醫(yī)院發(fā)展及各項工作的順利進(jìn)行[2]。
3.3 醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)滯后
計算機網(wǎng)絡(luò)背景下，對醫(yī)療檔案提出了信息化管理要求。然而，部分醫(yī)院因資金短缺、信息化人才缺失等，仍采用傳統(tǒng)袋裝和卷宗形式對醫(yī)療檔案進(jìn)行保存，使醫(yī)療檔案管理混亂，增加了日常查詢難度，且容易丟失。部分醫(yī)院雖將實施了醫(yī)療檔案信息化管理，但是，受檔案管理人員水平限制，醫(yī)療信息錄入時，經(jīng)常出現(xiàn)錯錄、漏錄情況等，無法提高醫(yī)療檔案管理效率，也對醫(yī)療改革工作的推行產(chǎn)生了制約。
4 基于醫(yī)改背景的醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)方法
4.1 完善醫(yī)療檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
（1）財務(wù)部門要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，調(diào)配一定的資金數(shù)額，為醫(yī)療檔案管理工作配備辦公設(shè)備、檔案材料收集室和計算機等硬件設(shè)施，營造一個專業(yè)的醫(yī)療檔案管理環(huán)境，使醫(yī)院檔案管理工作更加專業(yè)、正規(guī)，便于后期信息查詢，為醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ);（2）依據(jù)醫(yī)療檔案管理工作內(nèi)容、部署和要求等，對檔案管理人員進(jìn)行裁撤，使他們各司其職，以保障醫(yī)療檔案管理工作的有序進(jìn)行。從高校選聘優(yōu)秀畢業(yè)生，重點招收醫(yī)療專業(yè)人才，結(jié)合醫(yī)療檔案管理工作要求，向他們培訓(xùn)相關(guān)專業(yè)知識，并注重道德培養(yǎng)，實現(xiàn)綜合性人才培養(yǎng)目標(biāo)，不斷提高醫(yī)療檔案管理工作水平，使其更加專業(yè);（3）完善醫(yī)院各項規(guī)章制度，結(jié)合醫(yī)院實際情況及發(fā)展需求，對醫(yī)療檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，使其更加具體，并將獎懲措施落實到位，提高醫(yī)療檔案資源管理及建設(shè)質(zhì)量[3]。
4.2 合理開發(fā)醫(yī)療檔案，提高檔案資料信息利用率
檔案管理部門對醫(yī)療檔案實施保密時，也要采取正確的方式，對醫(yī)療檔案資源進(jìn)行充分開發(fā)和利用。依據(jù)醫(yī)療檔案資源管理和建設(shè)情況，成立醫(yī)療檔案開發(fā)組，定期組織探討會，對最新醫(yī)療科研成果進(jìn)行研究、論證和總結(jié)，不斷引進(jìn)新型醫(yī)療設(shè)備、器械、藥物等，對疾病治療方法進(jìn)行創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平。醫(yī)院也要對醫(yī)療檔案進(jìn)行合理開發(fā)，對病例情況和患者就醫(yī)情況等進(jìn)行總結(jié)，增加對該科室的資金劃撥數(shù)額，實現(xiàn)醫(yī)院財政資金的合理配置及優(yōu)化利用。注重醫(yī)療檔案的實用性，對其進(jìn)行不斷開發(fā)，提高檔案資料信息利用率。
4.3 注重醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)
為了適應(yīng)醫(yī)療改革需求，將信息化建設(shè)用以醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)中，使管理過程更加數(shù)字化，可提高醫(yī)療檔案管理質(zhì)量及效率。醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展背景及實際醫(yī)療、科研情況，借助人工錄入、電子掃描和照相等方法，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式，以信息化模式，對醫(yī)療檔案進(jìn)行保存，構(gòu)建完善的醫(yī)療檔案信息化收集平臺，借助該平臺對醫(yī)療檔案進(jìn)行匯總，并以數(shù)據(jù)庫形式對它們進(jìn)行保存。醫(yī)院工作人員可通過密碼或權(quán)限設(shè)置，獲取醫(yī)療檔案或相關(guān)數(shù)據(jù)信息，降低醫(yī)療檔案管理人員的工作量，提高檔案利用率，使它的應(yīng)用過程更加便利。完成信息平臺和數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作之后，在醫(yī)院內(nèi)部將數(shù)據(jù)庫管理醫(yī)療檔案宣傳工作落實到位，并對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理水平[4]。
例如，國外一家醫(yī)療信息管理公司，推出了一款名為Queue的醫(yī)療信息整合系統(tǒng)。醫(yī)院可應(yīng)用該款軟件進(jìn)行醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)，患者只需將姓名、住址、藥物過敏史、家族病病史等基本信息輸入到云文件中，醫(yī)院即可通過該系統(tǒng)及時提取病人信息，縮短患者等候時間。醫(yī)院也可通過該軟件對某時段就診人數(shù)進(jìn)行管理，對病人醫(yī)療檔案進(jìn)行有效存儲，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，避免病人檔案丟失，極具快捷性和便利性，有效降低檔案管理工作難度。
4.4 創(chuàng)新醫(yī)療檔案管理方法
隨著醫(yī)療改革工作的深入，傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理方法及模式已經(jīng)不具備適用性。醫(yī)院要依據(jù)外部環(huán)境，對醫(yī)療檔案管理方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，深入臨床一線進(jìn)行各種調(diào)研活動，明確檔案利用及反饋信息，使其更好的服務(wù)于醫(yī)療工作，對醫(yī)療檔案進(jìn)行充分利用，實現(xiàn)資源共享。近年來，醫(yī)療改革力度不斷加大，各基層醫(yī)院也逐漸認(rèn)識到了醫(yī)療檔案管理工作的重要性，依據(jù)醫(yī)院實際情況及具體醫(yī)療工作內(nèi)容，對檔案管理方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，實時更新醫(yī)療檔案內(nèi)容，不斷提高醫(yī)療檔案資源管理及建設(shè)水平，推進(jìn)自身快速穩(wěn)定發(fā)展。
5 結(jié)語
綜上所述，醫(yī)療改革背景下，醫(yī)療檔案管理及建設(shè)工作非常重要。醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要充分認(rèn)識到醫(yī)療檔案管理的重要性，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，對醫(yī)療檔案資源管理和建設(shè)中存在的問題具備清晰的認(rèn)知，并提出具體改革建設(shè)方法，以對醫(yī)院各項服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，提高醫(yī)療檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的充分利用，推進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展及科研水平的不斷提高，為人們提供良好的就醫(yī)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[3] 楊慧莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2013，（10）：26-27.
檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。
檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項功能設(shè)計，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺下運行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。
二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題
（一）對預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計很靈活實用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會使用的現(xiàn)象，對相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯誤也不會調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。
（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購申請審批、招投標(biāo)資料、隨機資料和安裝調(diào)試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。
（三）重點檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫。如固定資產(chǎn)投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。
（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國家檔案局、航天集團檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。
檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第127頁）檔范圍進(jìn)行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對基建檔案進(jìn)行管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。
（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計算機，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。但針對有價值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。
（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識和信息化知識培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。
（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。
一、前言
近年來，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過程、管理過程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進(jìn)提升施工管理經(jīng)驗，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項目竣工驗收之日起3個月內(nèi)向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實現(xiàn)。工程建設(shè)過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達(dá)到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進(jìn)場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數(shù)不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統(tǒng)計，復(fù)印件率達(dá)到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認(rèn)可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟利益的維護。
3.歸檔文件質(zhì)量有待提高
移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現(xiàn)上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應(yīng)付狀態(tài)，不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到移交階段時才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經(jīng)濟利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關(guān)制度，日常管理混亂
現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設(shè)過程中，專業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)場資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。
3.缺少復(fù)合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，只進(jìn)行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結(jié)合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經(jīng)濟效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實體的質(zhì)量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長遠(yuǎn)，以維護企業(yè)經(jīng)濟利益。
2.建立健全制度建設(shè)
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強對工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實現(xiàn)制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準(zhǔn)備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門進(jìn)行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進(jìn)度同步，檔案人員應(yīng)及時了解工程計劃、規(guī)模、進(jìn)展，資料員變動等，經(jīng)常與項目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，固化檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產(chǎn)生效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于管理本身，企業(yè)可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對其進(jìn)行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專業(yè)知識，有豐富現(xiàn)場項目資料收集經(jīng)驗，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。
五、結(jié)束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設(shè)項目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強化管理，還需要現(xiàn)場資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
（一）工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄："序號"以一份文件為單位，"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個人，
有多個責(zé)任者的，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標(biāo)題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號
如：第 1 卷 1.1.1-1
專業(yè)號
如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準(zhǔn)備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
一、資料管理的重要性
隨著建筑業(yè)的發(fā)展迅速，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，必須通過資料來體現(xiàn)，一個工程項目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的工作環(huán)節(jié)。建筑工程資料是記載建筑工程施工過程中的一項重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進(jìn)行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業(yè)的管理水平。建設(shè)部要求建立并管好城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，進(jìn)一步加強對工程項目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認(rèn)識，并明確指出：任何一個工程，如果技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)。足見資料管理的重要性。
二、資料管理工作必備的條件
1、資料管理工作的態(tài)度
一般人都認(rèn)為資料員的工作看似輕松，其實做好也是很不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經(jīng)常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、準(zhǔn)確、完整；怎樣配合好技術(shù)負(fù)責(zé)人做好施工組織、方案、技術(shù)交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設(shè)計等進(jìn)行了審核，用字是否恰當(dāng)和規(guī)范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監(jiān)理、業(yè)主用虛的態(tài)度及規(guī)范的語言進(jìn)行了溝通；你是否對監(jiān)理、業(yè)主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發(fā)現(xiàn)問題，你是否在第一時間和業(yè)主、設(shè)計單位進(jìn)行了聯(lián)系和溝通，并在最短時間段內(nèi)解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去；是否對以前的工作進(jìn)行了總結(jié)，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏實、勤奮、認(rèn)真及科學(xué)的態(tài)度去工作、去做好資料這些都是我們資料員都要考慮和必須考慮的問題。在項目施工資料工作中，工作的復(fù)雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多學(xué)習(xí)、多協(xié)調(diào)，并用認(rèn)真的態(tài)度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責(zé)任感，要珍惜和熱愛自己的工作。對公司各級領(lǐng)導(dǎo)交給你的工作不論大與小，都要盡己所能。仔仔細(xì)細(xì)、認(rèn)認(rèn)真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環(huán)節(jié)都要有補位意識，并加強協(xié)調(diào)和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學(xué)習(xí)和廣泛涉獵施工資料相關(guān)的書籍和有利于文化素養(yǎng)的書籍。來提升我們自身的素質(zhì)，讓企業(yè)整體文化素養(yǎng)上一個臺階，同時在工作中不斷地總結(jié)、再總結(jié)。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到大家的認(rèn)可和好評。
2、資料管理必備的專業(yè)技能
當(dāng)然做好資料的管理，做好資料員，不光在態(tài)度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業(yè)知識， 因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，所以必須具備一定的建筑專業(yè)知識、工程檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應(yīng)用軟件的能力。隨著中國建設(shè)的不斷升溫，建筑資料員社會需求量逐年提高，現(xiàn)在資料員已成為工程行業(yè)必不可少的專業(yè)人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂一般建筑工程施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎(chǔ)竣工圖）了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格；熟悉城市建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。
3、明確資料管理職責(zé)也是做好資料管理的重要前提
