業(yè)務(wù)檔案管理論文匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇業(yè)務(wù)檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。其內(nèi)容有以下四個(gè)方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門(mén)類(lèi)的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級(jí)：對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案分別為站級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。

3站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級(jí)檔案范圍的確定

(一)站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為站級(jí)檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平。總體來(lái)看，站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書(shū)、研究報(bào)告、編制說(shuō)明及驗(yàn)證報(bào)告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見(jiàn)病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專(zhuān)題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)，統(tǒng)計(jì)匯總等材料。

6各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)。

7省市級(jí)以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國(guó)各級(jí)防疫站在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對(duì)象檔案，即在對(duì)其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長(zhǎng)，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長(zhǎng)期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報(bào)告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存科保管。科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗(yàn)材料；新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料：包括對(duì)所轄地區(qū)或監(jiān)測(cè)點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料，包括監(jiān)測(cè)記錄、記事，監(jiān)測(cè)小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測(cè)報(bào)告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個(gè)案調(diào)查表，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告、合議記錄、聽(tīng)證記錄、處罰決定書(shū)、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。

4各類(lèi)所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計(jì)表；培訓(xùn)計(jì)劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢(xún)工作材料，包括咨詢(xún)登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗(yàn)、化驗(yàn)材料。

三、實(shí)行兩級(jí)管理的意義

1兩級(jí)管理有利于解決檔案儲(chǔ)藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國(guó)各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)中，檔案室檔案庫(kù)房大多狹小，根本無(wú)法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價(jià)值更大、保存期更長(zhǎng)的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。

2站級(jí)管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對(duì)于站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級(jí)業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對(duì)業(yè)務(wù)檔案開(kāi)展信息加工，通過(guò)各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開(kāi)展。第四，站級(jí)檔案管理便于開(kāi)展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國(guó)的防疫工作提供利用。

3科級(jí)管理是有利于滿(mǎn)足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷(xiāo)。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等就屬這種情況。因此科級(jí)管理就可以及時(shí)滿(mǎn)足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級(jí)管理的實(shí)施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級(jí)管理是通過(guò)檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級(jí)管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級(jí)設(shè)立由主管站長(zhǎng)牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級(jí)管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理站級(jí)業(yè)務(wù)檔案外，還要對(duì)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無(wú)序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對(duì)種類(lèi)繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國(guó)衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對(duì)于各科的科級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同站級(jí)業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級(jí)檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級(jí)秋檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。

3加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評(píng)定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。

篇（2）

1檔案的價(jià)值

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識(shí)的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類(lèi)多樣，如文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價(jià)值是檔案在利用過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際效益。

1.1歷史文化價(jià)值

檔案的價(jià)值是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類(lèi)活動(dòng)的產(chǎn)物，具有特殊的價(jià)值，其憑證價(jià)值是任何資料都無(wú)法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實(shí)性和多樣性。

1.2經(jīng)濟(jì)價(jià)值

對(duì)于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，人事檔案記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱(chēng)以及個(gè)人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場(chǎng)價(jià)值。

1.3情報(bào)價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價(jià)值和憑證價(jià)值。如今，越來(lái)越多的人已經(jīng)意識(shí)到檔案材料作為一種知識(shí)資源所具有的情報(bào)價(jià)值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無(wú)可比擬的資源優(yōu)勢(shì)，也是情報(bào)信息的重要來(lái)源。

2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用

物資企業(yè)的檔案是在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

2.1參考作用

檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對(duì)重大項(xiàng)目的實(shí)施方案、計(jì)劃、策略、業(yè)務(wù)的評(píng)審材料等進(jìn)行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。

2.2憑證作用

由于財(cái)務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最初的書(shū)面材料。通過(guò)一定的單、表、卡片、臺(tái)賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是企業(yè)會(huì)計(jì)核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算的重要依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，還對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。

2.3可追溯作用

當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時(shí)，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭(zhēng)議企業(yè)進(jìn)行談判及可追溯的依據(jù)。

3檔案管理存在問(wèn)題

3.1重視不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)追求精細(xì)管理的需要。

3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案部門(mén)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實(shí)行而不是強(qiáng)制執(zhí)行，其價(jià)值和意義不大，所以沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過(guò)程粗放。

3.3隊(duì)伍建設(shè)方面

隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進(jìn)的科技手段，也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點(diǎn)放在經(jīng)營(yíng)上，對(duì)檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長(zhǎng)期缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.4電子歸檔實(shí)施效果不佳

信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了社會(huì)的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類(lèi)和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認(rèn)知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。

4改進(jìn)檔案管理的措施

4.1做好檔案宣傳，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹(shù)立服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

4.2加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門(mén)組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識(shí)，及時(shí)糾正標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施過(guò)程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)正常有序的開(kāi)展。

4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度

完善的制度是進(jìn)行高效管理的手段，任何一項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門(mén)應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。

4.4加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案管理專(zhuān)業(yè)性，增強(qiáng)檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專(zhuān)業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時(shí)做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的選拔，定期對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍。

篇（3）

由于電力企業(yè)實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，歸檔范圍的不明確以及實(shí)物種類(lèi)繁多；再加上電力行業(yè)的工作范圍廣、技術(shù)層次多，使得電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作既具有復(fù)雜性又具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。這都導(dǎo)致我國(guó)電力企業(yè)在實(shí)物檔案管理工作上困難重重、問(wèn)題多多。雖然，由于社會(huì)科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在著不少的難點(diǎn)和問(wèn)題。因?yàn)閷?shí)物檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，而企業(yè)檔案管理工作又是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)。所以，采取必要的措施解決實(shí)物檔案管理工作中的問(wèn)題、降低實(shí)物檔案管理工作的難度已是刻不容緩的事實(shí)。

1.2電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.2.1電力企業(yè)高層對(duì)實(shí)物檔案管理工作不重視

大多數(shù)電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為實(shí)物檔案管理只是一項(xiàng)文字工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)可有可無(wú)，這使檔案工作得不到應(yīng)有的重視。正是因?yàn)檫@個(gè)原因，電力企業(yè)對(duì)實(shí)物檔案管理工作并不重視，不僅投入的資金很少，管理手段和保管條件落后，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)進(jìn)行管理。并且大多數(shù)電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作的人員并不是專(zhuān)業(yè)的檔案人才，甚至有的電力企業(yè)的檔案管理人員根本就不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行收集和分類(lèi)。有的電力企業(yè)只是讓其他員工兼任這項(xiàng)工作，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的職位。這些實(shí)物檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不高，其責(zé)任心也不強(qiáng)。再加上沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案室，致使一些該保存的資料沒(méi)有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定導(dǎo)致管理成本加大。

1.2.2對(duì)電力企業(yè)實(shí)物檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)與時(shí)代脫軌

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，其發(fā)展過(guò)程中實(shí)物檔案資料也隨之增加。但是，現(xiàn)在電力企業(yè)在實(shí)物檔案管理方面的理論研究及其業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想沒(méi)有隨之發(fā)展，與新時(shí)期、新時(shí)代脫軌。而實(shí)物檔案管理工作又日益變得重要，加強(qiáng)這方面的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)已成為電力企業(yè)亟需解決的問(wèn)題。要解決這個(gè)問(wèn)題，這需要有關(guān)部門(mén)在實(shí)踐中不斷完善實(shí)物檔案管理的模式，還要制定相關(guān)政策來(lái)指導(dǎo)實(shí)物檔案管理工作的開(kāi)展。

1.2.3電力企業(yè)實(shí)物檔案利用率不高

近年來(lái)，雖然有的電力企業(yè)已認(rèn)識(shí)實(shí)物檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展的重要性，組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)章制度，開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)和檔案知識(shí)培訓(xùn)，以此來(lái)提高全員檔案管理意識(shí)。但是由于電力企業(yè)的管理高層大多只注重電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，對(duì)實(shí)物檔案管理工作并不重視。再加上實(shí)物檔案管理人員變換頻繁，沒(méi)能形成穩(wěn)定的隊(duì)伍。這些都導(dǎo)致了電力企業(yè)出現(xiàn)對(duì)實(shí)物檔案利用率不高的現(xiàn)象。除此之外，電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作中還存在因?qū)嵨餀n案目標(biāo)管理不完善而導(dǎo)致資料遺失、實(shí)物檔案管理不當(dāng)而有安全隱患以及其他的問(wèn)題。例如，有的電力企業(yè)檔案庫(kù)房不符合安全防護(hù)的要求：檔案庫(kù)房使用玻璃門(mén)、玻璃窗，設(shè)置在潮濕的角落里或直接放在陽(yáng)臺(tái)上。還有的電力企業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)布局不合理，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的、獨(dú)立的檔案室。

2做好電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作的對(duì)策

2.1電力企業(yè)管理高層要重視實(shí)物檔案管理的工作，增強(qiáng)實(shí)物檔案管理意識(shí)

要做好電力企業(yè)實(shí)物檔案管理，首先必須增強(qiáng)電力企業(yè)實(shí)物檔案管理的意識(shí)。不僅要提高電力企業(yè)管理高層對(duì)實(shí)物檔案管理工作的重視，還要增強(qiáng)企業(yè)全體員工的實(shí)物檔案管理意識(shí)，這兩者缺一不可。電力企業(yè)實(shí)物檔案管理若缺少管理高層的支持，工作將無(wú)法順利開(kāi)展。同理，提高全體職工的實(shí)物檔案管理意識(shí)是做好檔案工作的根本保證。要做到這一點(diǎn)，電力企業(yè)可以組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》等規(guī)章制度，以此來(lái)增加員工檔案方面的知識(shí)，提高其檔案管理意識(shí)。同時(shí)對(duì)管理實(shí)物檔案的工作人員不斷進(jìn)行檔案知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)能力。

2.2電力企業(yè)要建立健全實(shí)物檔案管理制度

電力企業(yè)之所以在進(jìn)行實(shí)物檔案管理的工作中出現(xiàn)難點(diǎn)和問(wèn)題，最主要的是缺乏相應(yīng)的管理制度。雖然我國(guó)已經(jīng)頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》等一系列檔案管理法規(guī)，但很多電力企業(yè)并沒(méi)有嚴(yán)格按照這些政策法規(guī)整理電力企業(yè)實(shí)物檔案資料。因此，電力企業(yè)要做好實(shí)物檔案管理方面的工作，必須根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立健全實(shí)物檔案管理制度。同時(shí)，還需建立和健全相應(yīng)的約束、激勵(lì)、監(jiān)督機(jī)制，對(duì)實(shí)物檔案管理的工作進(jìn)行監(jiān)督和激勵(lì)，并要嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度。

2.3定期對(duì)實(shí)物檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，實(shí)物檔案的歸檔范圍也在不斷變化，因此對(duì)電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作提出了更高層次的要求。這就必須加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，提高檔案人員的工作能力。電力企業(yè)可以根據(jù)實(shí)物檔案管理人員的水平制作定期的培訓(xùn)計(jì)劃，并將培訓(xùn)的檔案知識(shí)同實(shí)際操作結(jié)合起來(lái)。因?qū)嵨餀n案管理工作的特殊性，還必須保持實(shí)物檔案管理工作人員的穩(wěn)定。電力企業(yè)要制定一些能留得住檔案管理人才的方案，提高實(shí)物檔案管理人員的工資待遇。電力企業(yè)可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，這樣既可以激勵(lì)實(shí)物檔案管理人員的工作熱情，又能提高他們的待遇，使其能留下來(lái)。電力企業(yè)要做好實(shí)物檔案管理工作，就必須提高實(shí)物檔案管理人員的素質(zhì)，并穩(wěn)定工作隊(duì)伍。

2.4加快實(shí)物檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案的利用率

現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)已被人們廣泛應(yīng)用到社會(huì)工作的各個(gè)領(lǐng)域。在這種大環(huán)境背景下，對(duì)電力企業(yè)實(shí)物檔案管理工作也產(chǎn)生了巨大的影響。沿用以前的方法對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)不適合現(xiàn)在電力企業(yè)的發(fā)展要求。因此，電力企業(yè)必須加快實(shí)物檔案管理信息化建設(shè)。要做到這一點(diǎn)，電力企業(yè)要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)還要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)實(shí)物檔案管理進(jìn)行改革。電力企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的需要，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)，電力企業(yè)還要提高實(shí)物檔案的利用率，使其真正發(fā)揮對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義和價(jià)值。要做到這一點(diǎn)，電力企業(yè)可以拓展利用途徑、優(yōu)化利用服務(wù)、提升利用層次等。

篇（4）

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。其內(nèi)容有以下四個(gè)方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門(mén)類(lèi)的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級(jí)：對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案分別為站級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。

3站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級(jí)檔案范圍的確定

(一)站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為站級(jí)檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平。總體來(lái)看，站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書(shū)、研究報(bào)告、編制說(shuō)明及驗(yàn)證報(bào)告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見(jiàn)病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專(zhuān)題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)，統(tǒng)計(jì)匯總等材料。

6各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)。

7省市級(jí)以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國(guó)各級(jí)防疫站在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對(duì)象檔案，即在對(duì)其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長(zhǎng)，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長(zhǎng)期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報(bào)告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存科保管。科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗(yàn)材料；新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料：包括對(duì)所轄地區(qū)或監(jiān)測(cè)點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料，包括監(jiān)測(cè)記錄、記事，監(jiān)測(cè)小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測(cè)報(bào)告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個(gè)案調(diào)查表，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告、合議記錄、聽(tīng)證記錄、處罰決定書(shū)、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。

4各類(lèi)所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計(jì)表；培訓(xùn)計(jì)劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢(xún)工作材料，包括咨詢(xún)登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗(yàn)、化驗(yàn)材料。

三、實(shí)行兩級(jí)管理的意義

1兩級(jí)管理有利于解決檔案儲(chǔ)藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國(guó)各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)中，檔案室檔案庫(kù)房大多狹小，根本無(wú)法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價(jià)值更大、保存期更長(zhǎng)的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。

2站級(jí)管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對(duì)于站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級(jí)業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對(duì)業(yè)務(wù)檔案開(kāi)展信息加工，通過(guò)各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開(kāi)展。第四，站級(jí)檔案管理便于開(kāi)展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國(guó)的防疫工作提供利用。

3科級(jí)管理是有利于滿(mǎn)足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷(xiāo)。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等就屬這種情況。因此科級(jí)管理就可以及時(shí)滿(mǎn)足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級(jí)管理的實(shí)施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級(jí)管理是通過(guò)檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級(jí)管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級(jí)設(shè)立由主管站長(zhǎng)牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級(jí)管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理站級(jí)業(yè)務(wù)檔案外，還要對(duì)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無(wú)序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

篇（5）

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案電算化檔案管理信息化

所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái),更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。

一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過(guò)憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化

手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類(lèi)數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤(pán)”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤(pán)存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行備份工作。

二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。

第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。

第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿(mǎn)足了日常條件查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開(kāi)展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專(zhuān)業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴(lài)性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開(kāi),不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng),會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫(kù),并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類(lèi)建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù),如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。

2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率

檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù),減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過(guò)電子郵件或BBS等方式開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢(xún)。總之,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線(xiàn)管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案

財(cái)務(wù)檔案信息通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門(mén)、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題是不行的,必須依賴(lài)于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問(wèn)題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤(pán)數(shù)據(jù)的收集和整理。

1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集

所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。

3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。

此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用

電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門(mén),甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程,始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿(mǎn)足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問(wèn)題

1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤(pán)備份

根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管;備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴(lài)于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒(méi)有相關(guān)備份的話(huà),將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。

3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專(zhuān)人管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無(wú)論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專(zhuān)人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)

篇（6）

對(duì)于服務(wù)質(zhì)量的定義有很多,目前最常用的一個(gè)是指服務(wù)能夠滿(mǎn)足規(guī)定和潛在需求的特征和特性的綜合,是服務(wù)工作能夠滿(mǎn)足被服務(wù)者需求的程度,是企業(yè)為使目標(biāo)客戶(hù)滿(mǎn)意而提供的最低服務(wù)水平,也是企業(yè)保持這一預(yù)定服務(wù)水平的連貫性程度。①服務(wù)質(zhì)量是客戶(hù)感知的對(duì)象,比有形產(chǎn)品的質(zhì)量更難被客戶(hù)評(píng)價(jià),因此,服務(wù)質(zhì)量既要有客觀方法加以制定和衡量,更要按客戶(hù)主觀的認(rèn)識(shí)加以衡量和檢驗(yàn),服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)不僅要考慮服務(wù)的結(jié)果,而且涉及服務(wù)的過(guò)程。

服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)容包括客戶(hù)接受的產(chǎn)出(what)和客戶(hù)接受的方式(how),即技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。所謂技術(shù)質(zhì)量是指客戶(hù)從服務(wù)過(guò)程中所得到的東西,即服務(wù)的結(jié)果;功能質(zhì)量是指服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量。②所以,要提高服務(wù)質(zhì)量,一方面要重視提高技術(shù)質(zhì)量,精心設(shè)計(jì)服務(wù)體系;另一方面要重視服務(wù)人員與客戶(hù)之間的接觸,加強(qiáng)服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量管理。

二、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

企業(yè)檔案信息服務(wù)是指從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā),以充分發(fā)揮檔案信息的作用、滿(mǎn)足利用者需求以及為企業(yè)效益服務(wù)為目標(biāo),根據(jù)企業(yè)信息用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求,組織用戶(hù)獲取和利用檔案信息的工作。企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)檔案信息服務(wù)能夠滿(mǎn)足用戶(hù)需求的特征和特性的綜合,是滿(mǎn)足用戶(hù)檔案信息需求的程度。其內(nèi)容同樣包括技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,此處的技術(shù)質(zhì)量,主要指用戶(hù)從檔案信息服務(wù)中所得到的東西,比如檔案原件、各種編研成果等等;功能質(zhì)量是指企業(yè)檔案信息服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量,如服務(wù)人員的理念、態(tài)度等等。

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)完全按照國(guó)家的計(jì)劃指令開(kāi)展,企業(yè)沒(méi)有任何的生存壓力,使得原本具有重大價(jià)值的企業(yè)檔案變得毫無(wú)用武之地,企業(yè)檔案工作也備受冷落。然而,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起,標(biāo)志著人類(lèi)社會(huì)正在步入一個(gè)以智力資源為主要依托的時(shí)代,正如世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織(OEDC)報(bào)告對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)進(jìn)行的界定那樣,“知識(shí)經(jīng)濟(jì)是建立在知識(shí)和信息基礎(chǔ)之上的經(jīng)濟(jì),以知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用為直接依據(jù)的經(jīng)濟(jì),知識(shí)是提高生產(chǎn)率和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的驅(qū)動(dòng)器”,③它將對(duì)我們的工作、生產(chǎn)、生活和思維方式等產(chǎn)生重大的影響。企業(yè)的檔案信息中,蘊(yùn)藏著企業(yè)生存發(fā)展所需的大量知識(shí),如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的重要作用,深入挖掘企業(yè)檔案信息所蘊(yùn)含的大量知識(shí),成為了企業(yè)檔案信息服務(wù)工作不可推卸的職責(zé),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量的高低,直接影響著企業(yè)檔案信息能否充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值,為企業(yè)的效益與競(jìng)爭(zhēng)增加砝碼。如何提高企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量成為各企業(yè)共同關(guān)注的問(wèn)題。

三、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量分析

1、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素

1982年,格羅魯斯首先提出客戶(hù)感知服務(wù)質(zhì)量的定義,即客戶(hù)對(duì)服務(wù)的期望與實(shí)際服務(wù)效益之間的比較。在服務(wù)行業(yè),通常將感知服務(wù)質(zhì)量的決定因素歸結(jié)為服務(wù)的可靠性、響應(yīng)性、保證性、移情性、有形性等五個(gè)方面。筆者認(rèn)為,作為企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)檔案信息服務(wù)與服務(wù)行業(yè)雖有種種差異,但二者在很多方面不乏相通之處,以上五個(gè)方面同樣是企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素。

(1)可靠性。對(duì)于服務(wù)行業(yè)而言,可靠性是指企業(yè)準(zhǔn)確地履行服務(wù)承諾的能力,客戶(hù)對(duì)服務(wù)承諾做出反應(yīng)并確認(rèn)服務(wù)組織當(dāng)初的承諾是否會(huì)兌現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,我們的客戶(hù)即我們的用戶(hù),既包括企業(yè)內(nèi)部的用戶(hù),也包括企業(yè)外部的用戶(hù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊下,企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到檔案信息的重要作用,投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力,成立相關(guān)的服務(wù)部門(mén),開(kāi)展企業(yè)檔案信息服務(wù)活動(dòng)。這其中,有些企業(yè)做得很成功,比如劍南春集團(tuán)等,檔案信息服務(wù)部門(mén)確實(shí)發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,久而久之形成了需求——服務(wù)——用戶(hù)滿(mǎn)意——需求——服務(wù)……的良性循環(huán);然而,很多企業(yè),檔案信息服務(wù)轟轟烈烈地上馬,在服務(wù)過(guò)程中,需求——服務(wù)——用戶(hù)不滿(mǎn)——無(wú)需求……,最終只能是不了了之。二者結(jié)局不同的關(guān)鍵就在于,前者在服務(wù)過(guò)程中兌現(xiàn)了對(duì)用戶(hù)的承諾,實(shí)現(xiàn)了檔案信息服務(wù)的初衷,即服務(wù)具有較高的可靠性,服務(wù)質(zhì)量相對(duì)較高,后者在服務(wù)過(guò)程中,沒(méi)有滿(mǎn)足用戶(hù)的需求與期望,沒(méi)有兌現(xiàn)對(duì)用戶(hù)的承諾,檔案信息服務(wù)的價(jià)值沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái),因而導(dǎo)致服務(wù)可靠性較差,用戶(hù)所感知的服務(wù)質(zhì)量較差。可見(jiàn),可靠性是影響企業(yè)檔案信息服務(wù)的一個(gè)重要因素,服務(wù)可靠性越高,服務(wù)質(zhì)量則越好。

(2)響應(yīng)性和保證性。響應(yīng)性是指企業(yè)隨時(shí)準(zhǔn)備為客戶(hù)提供快捷、有效的服務(wù);保證性是指服務(wù)人員所具有的友好態(tài)度和勝任工作的能力。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō),響應(yīng)性和保證性是指企業(yè)檔案信息服務(wù)人員具備正確、積極的態(tài)度,具有為用戶(hù)提供信息服務(wù)所需的知識(shí)和能力,能夠隨時(shí)為用戶(hù)提供準(zhǔn)確、有效、方便用戶(hù)獲取信息的服務(wù)。時(shí)代賦予了檔案工作新的內(nèi)涵,檔案工作者不再扮演簡(jiǎn)單的“倉(cāng)庫(kù)保管員的角色”,而是要讓用戶(hù)在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代,方便快捷地獲取自己所需的有效信息。如果檔案信息服務(wù)工作者仍滿(mǎn)足于原有的知識(shí)結(jié)構(gòu),拘泥于以往的工作理念,沒(méi)有創(chuàng)新,沒(méi)有突破,企業(yè)檔案信息服務(wù)的響應(yīng)性和保證性將無(wú)從談起。較高的響應(yīng)性和較強(qiáng)的保證性是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的決定性因素,是檔案信息服務(wù)得以蓬勃發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。

(3)移情性。企業(yè)要設(shè)身處地的為客戶(hù)著想,了解他們的實(shí)際需要并予以滿(mǎn)足,對(duì)客戶(hù)予以特別的關(guān)注。面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng),企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中取勝,高質(zhì)量的服務(wù)越來(lái)越重要,服務(wù)的根本目的是滿(mǎn)足客戶(hù)的需求,所以企業(yè)必須從客戶(hù)的角度出發(fā),以客戶(hù)為中心,才可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)來(lái)說(shuō),其客戶(hù)就是檔案利用者,檔案信息服務(wù)部門(mén)因?yàn)檎加歇?dú)特的信息資源,所以其服務(wù)過(guò)程中不存在與他人的競(jìng)爭(zhēng),然而,如果我們忽視用戶(hù)的需求,只從自己——即檔案信息服務(wù)人員的角度來(lái)提供服務(wù),結(jié)果未必能令用戶(hù)滿(mǎn)意,服務(wù)質(zhì)量難免令用戶(hù)質(zhì)疑。如在廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息管理系統(tǒng)中,檔案被分成“文書(shū)檔案”、“基建檔案”、“聲像檔案”、“實(shí)物檔案”、“產(chǎn)品檔案”、“科研檔案”等幾大類(lèi)。用戶(hù)登陸檔案信息管理系統(tǒng)檢索、利用檔案時(shí),需要首先選擇檔案類(lèi)別,然后才能在相應(yīng)類(lèi)別內(nèi)查找檔案。這種檔案類(lèi)別的劃分,與其實(shí)體檔案整理體系是相一致的,十分符合檔案館工作人員的思維習(xí)慣。但是,并不符合用戶(hù)的需求,因?yàn)橛貌⒉恍枰朗裁词俏臅?shū)檔案,什么是基建檔案,他們只是想得到自己需要的檔案。由此,企業(yè)檔案信息服務(wù)必然會(huì)陷入一種被動(dòng)的局面,一種尷尬境地——擁有獨(dú)特的信息資源,卻門(mén)可羅雀。資源難以被有效利用,就是源于長(zhǎng)久以來(lái),檔案信息服務(wù)工作在開(kāi)展中以自我為中心,忽視用戶(hù)的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)人員的儀表等,客戶(hù)往往在真正接受服務(wù)之前會(huì)通過(guò)有形因素對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行預(yù)先評(píng)價(jià)。有形因素是提供服務(wù)必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息服務(wù)過(guò)程中,有形因素往往是用戶(hù)“第一印象”的重要影響因素,信息服務(wù)部門(mén)的整體環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、工作人員的儀態(tài),都將直接影響用戶(hù)接受信息服務(wù)的心理,對(duì)有形因素的肯定,往往使用戶(hù)事先具有一種愉悅、接受的心理,而對(duì)有形因素的不滿(mǎn),無(wú)形中會(huì)使用戶(hù)產(chǎn)生一種排斥的心理,直接影響了服務(wù)質(zhì)量。

2、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的全面提升

基于以上對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量影響因素的分析,結(jié)合檔案信息服務(wù)質(zhì)量的兩大重要構(gòu)成部分——技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,筆者以外化“以客戶(hù)為中心”的服務(wù)理念為落腳點(diǎn),提出以下幾點(diǎn)提升企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的建議。

一提到檔案工作,“理念”往往會(huì)首先映入我們的腦海。然而,長(zhǎng)久以來(lái),“理念”卻是雷聲大,雨點(diǎn)小,說(shuō)起來(lái)容易,做起來(lái)難。所以,在此,筆者強(qiáng)調(diào)“理念”的外化,即將所具有的理念落實(shí)、體現(xiàn)在具體工作中。

首先,全面調(diào)查研究,深入認(rèn)識(shí)用戶(hù)群。所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,要做到“以用戶(hù)為中心”,對(duì)用戶(hù)的了解是第一位的,對(duì)于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,其用戶(hù)的范圍相對(duì)來(lái)說(shuō)比較狹窄,但是,麻雀雖小,五臟俱全,所以必須對(duì)用戶(hù)做一個(gè)細(xì)分,以全面了解我們的用戶(hù),才談得上以其為中心。這其中包括:我們的用戶(hù)有哪些?按照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分為哪些類(lèi)別?各自具有什么特點(diǎn)?在利用過(guò)程中具有哪些特點(diǎn)?有哪些需求?適合哪種服務(wù)方式,等等。不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè),其用戶(hù)群差異也是比較大的,所以各企業(yè)在對(duì)用戶(hù)群進(jìn)行細(xì)分的過(guò)程中,應(yīng)深入調(diào)查研究,不可盲目照搬其他企業(yè)。

其次,正確理解何為“中心”。長(zhǎng)久以來(lái),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作,是工作人員以自身為中心,從檔案信息管理者的角度來(lái)開(kāi)展的。比如,對(duì)于檔案的收集工作,我們往往嚴(yán)格按照我們檔案部門(mén)制定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行,確實(shí),工作需要規(guī)章制度的約束,但是,一方面,我們應(yīng)該考慮到我們的制度是否反映了用戶(hù)的意愿,另一方面,隨著新情況新問(wèn)題的不斷出現(xiàn),我們的規(guī)章制度是否依舊科學(xué)合理。再如,對(duì)于檔案信息的提供利用,我們往往以我們熟悉、慣用的手段來(lái)提供服務(wù),這些方式方法一定是我們用戶(hù)樂(lè)于接受的嗎?以用戶(hù)為中心要求我們想用戶(hù)所想,急用戶(hù)所急,以用戶(hù)為導(dǎo)向來(lái)開(kāi)展工作。在開(kāi)展每項(xiàng)工作之前,積極了解用戶(hù)的需求,然后站在用戶(hù)的位置,換位思考,以做出科學(xué)決策。

再次,全方位把握“服務(wù)”的內(nèi)涵。在企業(yè)檔案信息服務(wù)中,服務(wù)主要由兩大部分構(gòu)成,一是有形的服務(wù)產(chǎn)品,二是將服務(wù)產(chǎn)品與用戶(hù)聯(lián)系起來(lái)的無(wú)形的意識(shí)、態(tài)度等等,二者缺一不可,二者的完美結(jié)合才能構(gòu)成完整的服務(wù),這兩部分直接決定著檔案信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。對(duì)于服務(wù)產(chǎn)品,究竟什么樣的服務(wù)產(chǎn)品才是用戶(hù)滿(mǎn)意的服務(wù)產(chǎn)品,這是我們檔案信息服務(wù)工作者應(yīng)該思考的一個(gè)重要問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,“信息爆炸”使得很多信息用戶(hù)產(chǎn)生了一種無(wú)所適從的恐懼。如果我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品仍需要用戶(hù)的甄別、選擇、判斷,無(wú)異于加重了用戶(hù)的信息負(fù)擔(dān),違背了提供服務(wù)的初衷。所以,我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品,應(yīng)該是用戶(hù)“即取即用”的,不需要做任何的額外功課,也就是說(shuō),針對(duì)用戶(hù),為其提供有效的、確有價(jià)值的信息,或者說(shuō)是能夠簡(jiǎn)單、快捷地應(yīng)用到實(shí)際工作中,解決實(shí)際問(wèn)題的信息。對(duì)于無(wú)形的意識(shí)、態(tài)度,我們應(yīng)該意識(shí)到,沒(méi)有用戶(hù),沒(méi)有信息需求,就沒(méi)有我們的信息服務(wù)工作,從這個(gè)意義上講,用戶(hù)就是我們的“上帝”,正確的服務(wù)理念,周到、熱情的服務(wù)態(tài)度,將為我們信息服務(wù)的開(kāi)展提供不可替代的情感支持。

注釋:

①劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國(guó)物資出版社,2008年1月第一版:193.

②劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國(guó)物資出版社,2008年1月第一版:194.

②吳季松.《知識(shí)經(jīng)濟(jì)》.北京科學(xué)技術(shù)出版社,1998年.

③徐擁軍,陳玉萍.從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)過(guò)渡研究.北京檔案,2009年第4期.

篇（7）

交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理是非常重要的，尤其是它不僅能夠反映運(yùn)輸?shù)慕?jīng)濟(jì)運(yùn)行能力，而且能為管理工作提供重要依據(jù)。但是，在具體工作中，檔案管理是被經(jīng)常忽視的，不被重視的，這就造成了檔案工作質(zhì)量下降，水平不高、人員素質(zhì)得不到提升等問(wèn)題，要解決好運(yùn)輸檔案管理工作存在的問(wèn)題是目前的當(dāng)務(wù)之急。

一、交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，管理人員相對(duì)較少，工作能力相對(duì)較差，而工作又相對(duì)較繁雜，所以出現(xiàn)很多不盡人意的地方：

1.對(duì)檔案管理工作不重視。一些檔案管理人員甚至包括少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部在日常工作中，對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作無(wú)足輕重，無(wú)關(guān)緊要，覺(jué)得檔案工作是整理整理材料，存儲(chǔ)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，分分類(lèi)，歸歸檔，不能給單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟，不漏，可以應(yīng)付外調(diào)就行了。在思想上存在輕視檔案管理工作的誤區(qū)，沒(méi)有把這項(xiàng)工作列入全局工作日程，使檔案資料的收集、整理被忽視。

2.檔案室設(shè)施不齊全。檔案管理有些必要的設(shè)備、用品、工具不健全，有的個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，即使有檔案室也是一些采光條件不好，空間狹小，潮濕的房間、內(nèi)部設(shè)備不配套，不完善極容易造成檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的整潔、完整及使用。

3.檔案管理不規(guī)范。沒(méi)有檔案管理機(jī)構(gòu)就不能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，建立良好的檔案管理機(jī)構(gòu)是檔案管理工作的前提和保證。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理工作分工模糊，由非專(zhuān)業(yè)人員兼職，很多交通運(yùn)輸單位沒(méi)有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)。

4.檔案管理人員素質(zhì)低。目前，在很多交通行業(yè)中缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，檔案管理主要是由一些非專(zhuān)業(yè)人員來(lái)兼職。這些非專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，缺乏檔案管理知識(shí)，只是憑借主觀臆斷，照貓畫(huà)虎，這使得整理出的檔案?jìng)€(gè)人因素明顯，缺乏共性，檔案質(zhì)量受到影響。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，不斷完善檔案管理責(zé)任體系。檔案管理要始終如一地嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的規(guī)定和要求，積極構(gòu)建覆蓋全面、責(zé)任明晰的檔案管理體系。一是完善管理網(wǎng)絡(luò)。要建立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊基層檔案管理負(fù)責(zé)人和檔案管理網(wǎng)絡(luò)員，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不弱化。二是落實(shí)具體責(zé)任。要將檔案管理納入運(yùn)管部門(mén)總體工作規(guī)劃及年度計(jì)劃，明確檔案管理工作目標(biāo)，不斷加大檔案管理的檢查考核和獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)力度，確保責(zé)任落實(shí)、工作到位。單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組要不定期地聽(tīng)取檔案工作人員的匯報(bào)，對(duì)檔案收集、整理和利用情況進(jìn)行檢查，對(duì)查出的漏洞和問(wèn)題，及時(shí)整改，保障檔案工作健康發(fā)展。

2.加大宣傳力度，不斷增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。為了全面提高單位全體職工的檔案資源意識(shí)，要對(duì)《檔案法》進(jìn)行宣傳教育。一是強(qiáng)化檔案重要作用宣傳。通過(guò)申報(bào)檔案利用成果、撰寫(xiě)檔案管理論文等形式，強(qiáng)化檔案重要作用的宣傳，讓全體職工充分認(rèn)識(shí)到檔案是單位的重要資源，對(duì)規(guī)范管理行為、挖掘管理潛力、提升管理效能、維護(hù)單位利益具有重要作用。二是強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)知識(shí)教育。為了提高檔案收集和歸檔效果，確保檔案資料的完整有效，要對(duì)單位各相關(guān)業(yè)務(wù)科室網(wǎng)絡(luò)員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)組織學(xué)習(xí)、發(fā)放宣傳資料、進(jìn)行考試等形式，提高單位各相關(guān)科室網(wǎng)員的檔案意識(shí)和工作能力。三是強(qiáng)化檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)。要根據(jù)《檔案法》的重點(diǎn)內(nèi)容，采用發(fā)放宣傳單、懸掛宣傳標(biāo)語(yǔ)、出黑板報(bào)等形式進(jìn)行檔案法律法規(guī)集中宣教活動(dòng)，有效提高單位全體職工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化水平。交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)做好以下三項(xiàng)工作：一是建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。以網(wǎng)頁(yè)的形式提供信息和服務(wù)相關(guān)的文件，文件信息在線(xiàn)咨詢(xún)、搜索、電子文檔、實(shí)時(shí)歸檔和直接訪問(wèn)的使用。二是加強(qiáng)電子文件的管理。這就要求檔案管理人員必須對(duì)儲(chǔ)存和處置工作中產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行指導(dǎo)。確保電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。三是做到檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在進(jìn)行檔案管理信息化過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家推薦的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中按照自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)不斷進(jìn)行完善，制定出符合自身需要的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)、教育，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。一是專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。只有掌握扎實(shí)的知識(shí)技能，專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，才能在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。二是自我修養(yǎng)。在任何情況下運(yùn)輸部門(mén)的檔案管理人員，都要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，根據(jù)實(shí)際情況，尊重歷史，恪盡職守，盡職盡責(zé)的記錄歷史的真實(shí)面貌。總而言之，道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作雖然還存在一些問(wèn)題需要不斷改進(jìn)與完善，但是我們有理由相信，在行業(yè)主管部門(mén)的指導(dǎo)下，只要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，檔案管理工作一定能推陳出新、走出一條新路，為建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為振興道路運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]朱祥.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地,2008(5).

篇（8）

1.民營(yíng)企業(yè)檔案管理的意義

隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢(shì)頭。民營(yíng)企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟(jì)總量提升，已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一支新生力軍，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。

非公有制經(jīng)濟(jì)是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實(shí)地記錄了民營(yíng)企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程，記錄了民營(yíng)企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無(wú)章可循，無(wú)約無(wú)束機(jī)制，形成的材料處理分散，無(wú)序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營(yíng)企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動(dòng)合同關(guān)系，但員工流動(dòng)的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無(wú)法延續(xù)，增大管理成本。重則會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強(qiáng)與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無(wú)序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會(huì)以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動(dòng)，尤其是入世后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨白熱化，沒(méi)有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會(huì)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中失去商機(jī)，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強(qiáng)檔案資料管理對(duì)于規(guī)范民營(yíng)企業(yè)行為、維護(hù)企業(yè)利益、規(guī)避市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的意義。

2.民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1從檔案管理體制上看：大部分民營(yíng)企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門(mén)也有專(zhuān)（兼）職檔案人員。但還有些民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有開(kāi)展檔案工作，即使開(kāi)展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒(méi)有參加檔案行政管理部門(mén)組織的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有做到持證上崗。

2.2從檔案管理模式上看：有部分民營(yíng)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)和營(yíng)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作只是簡(jiǎn)單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值，不需規(guī)范的管理模式。

2.3從檔案工作制度上看：部分民營(yíng)企業(yè)建有單獨(dú)的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項(xiàng)，還不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核。

2.4從檔案內(nèi)容種類(lèi)上看：科技檔案構(gòu)成了民營(yíng)企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營(yíng)企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實(shí)行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無(wú)序狀態(tài)，各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)存在一些待解決的問(wèn)題。

2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營(yíng)企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)用的檔案庫(kù)房和必要的設(shè)備。

3.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件

3.1確定民營(yíng)企業(yè)檔案的管理模式原則

不同類(lèi)型民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長(zhǎng)，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營(yíng)企業(yè)可以實(shí)行單極管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級(jí)管理。例如上海新黃浦（集團(tuán)）公司屬混合型大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)總公司檔案部門(mén)對(duì)總部形成的檔案實(shí)行綜合管理，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，全資與控股公司由總公司檔案部門(mén)與之簽訂“檔案管理協(xié)議書(shū)”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營(yíng)企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動(dòng)系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會(huì)促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營(yíng)企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。

3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度

目前，民營(yíng)企業(yè)大多重經(jīng)營(yíng)、輕管理，一味追求眼前的利益，對(duì)于檔案工作這種短期內(nèi)很難見(jiàn)到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營(yíng)企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足時(shí)代的需要。民營(yíng)企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計(jì)算機(jī)管理和檢索，以及庫(kù)房的管理等。民營(yíng)企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

3.3全面提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平

首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開(kāi)發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實(shí)施中往往有差異。可以實(shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見(jiàn)于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門(mén)除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門(mén)對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理，對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。

篇（9）

醫(yī)院病案記載著各個(gè)時(shí)間段的患者診療狀況以及疾病演變狀況，其中關(guān)鍵的病案信息包含患者家族史、患者本身的病史、醫(yī)院診療過(guò)程、病情檢查與病情診斷得出的報(bào)告等。

由此可見(jiàn)，醫(yī)院病案信息牽涉各項(xiàng)日常的醫(yī)院業(yè)務(wù)，有關(guān)部門(mén)對(duì)此有必要予以全方位的信息審核、信息收集以及檔案存儲(chǔ)。但從現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)前仍有某些醫(yī)院并沒(méi)能全面關(guān)注綜合性的病案信息管理，而與之有關(guān)的病案管理措施也沒(méi)能真正實(shí)現(xiàn)健全。在此前提下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嘗試在現(xiàn)階段的病案管理中全面使用大數(shù)據(jù)模式，以此來(lái)全面保障病案信息管理的成效性。

醫(yī)院對(duì)于病案信息管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段的重要意義

第一是提升醫(yī)院當(dāng)前利用各類(lèi)病案信息的整體水準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)手段在客觀上有助于實(shí)現(xiàn)多層次的數(shù)據(jù)與信息整合，從而顯著提升了利用醫(yī)院病案的水準(zhǔn)。醫(yī)院在全面集成當(dāng)前現(xiàn)有的病案信息基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)能夠妥善劃分各項(xiàng)相應(yīng)的患者信息，確保將其分成收費(fèi)信息、患者檢查信息、患者診療信息、門(mén)診信息、報(bào)告與檢驗(yàn)信息等。在劃分上述各類(lèi)信息以后，運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段還能創(chuàng)建針對(duì)各個(gè)患者的識(shí)別身份編碼，以便于實(shí)現(xiàn)多層次的信息關(guān)聯(lián)集成。

第二是全面支撐醫(yī)療決策。醫(yī)院由于具備了大數(shù)據(jù)手段作為管理病案信息的必要輔助，因此針對(duì)實(shí)時(shí)性的病案信息都能著眼于精確進(jìn)行搜集。在決策系統(tǒng)的全面支撐下，有關(guān)科室就能全面明晰現(xiàn)階段的患者病情種類(lèi)、院內(nèi)患者分布與其他相關(guān)要素。相比于傳統(tǒng)模式，大數(shù)據(jù)手段更加有助于匯總信息以及統(tǒng)計(jì)信息，對(duì)于某些潛在誤差也能予以徹底杜絕。除此以外，醫(yī)院針對(duì)當(dāng)前入院的各科室危重患者應(yīng)當(dāng)予以側(cè)重關(guān)注，以便于提供日常各項(xiàng)醫(yī)療決策必需的信息支撐。

第三是拉近護(hù)患關(guān)系并且突顯以患者為本的宗旨。在集成病案信息的基礎(chǔ)上，醫(yī)護(hù)人員針對(duì)當(dāng)前階段的各項(xiàng)患者信息都能予以全方位的精確掌握，上述措施有助于增強(qiáng)現(xiàn)有的患者滿(mǎn)意度，拉近護(hù)患關(guān)系。例如近些年來(lái)，患者已經(jīng)能夠憑借電腦或者手機(jī)等工具來(lái)隨時(shí)查找個(gè)人診療信息，對(duì)于實(shí)時(shí)性的自身健康狀態(tài)也能全面加以了解。在某些情形下，患者一旦表現(xiàn)為某些危重病情，臨床醫(yī)師對(duì)其就要及時(shí)進(jìn)行處理，全面保障患者健康并且提升患者生活水準(zhǔn)。

醫(yī)院當(dāng)前病案信息管理現(xiàn)狀

目前各地已有較多醫(yī)院正在嘗試引進(jìn)病案信息的大數(shù)據(jù)管理模式，并且逐步將大數(shù)據(jù)手段滲透于管理醫(yī)院病案信息的各個(gè)流程中。但是不應(yīng)忽視，各地醫(yī)院在現(xiàn)階段仍然表現(xiàn)為相對(duì)較低的病案管理綜合水準(zhǔn)。探究其中根源，就在于醫(yī)院及其有關(guān)部門(mén)針對(duì)病案管理仍然欠缺必要的關(guān)注度，同時(shí)也沒(méi)能著眼于引進(jìn)大數(shù)據(jù)手段作為其中必要的輔助與支撐。

此外，多數(shù)醫(yī)院并沒(méi)能設(shè)置獨(dú)立性的病案管理專(zhuān)門(mén)科室，醫(yī)院現(xiàn)存的病案管理部門(mén)體現(xiàn)為較強(qiáng)的附屬性特征。作為管理醫(yī)院病案信息的專(zhuān)門(mén)人員來(lái)講，上述人員本身應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)良的病案管理水準(zhǔn)。與此同時(shí)，上述人員也要掌握涉及到大數(shù)據(jù)的有關(guān)常識(shí)，并且將其靈活適用于當(dāng)前的醫(yī)院病案管理。但是截至目前，負(fù)責(zé)管理醫(yī)院病案信息的專(zhuān)門(mén)人員仍然表現(xiàn)為滯后性的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，甚至沒(méi)能熟悉日常性的病案信息匯總、信息分析以及信息處理操作。除此以外，醫(yī)院部門(mén)針對(duì)此類(lèi)管理人員也沒(méi)能給予專(zhuān)門(mén)性的管理技能培訓(xùn)，甚至聘用某些兼職人員代替專(zhuān)職性的病案管理人員。

探求改進(jìn)舉措

增設(shè)專(zhuān)門(mén)的病案信息管理機(jī)構(gòu)

醫(yī)院如果要著眼于優(yōu)化病案管理的綜合效果，那么關(guān)鍵在于設(shè)置專(zhuān)門(mén)的病案管理部門(mén)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此也要引發(fā)更多的關(guān)注。近些年以來(lái)，各地醫(yī)院都在致力于建成病案管理的專(zhuān)門(mén)委員會(huì)，在此前提下助推信息化的醫(yī)院建設(shè)。與此同時(shí)，醫(yī)院還需結(jié)合自身的真實(shí)狀況來(lái)增設(shè)病案信息的新科室，確保該科室在整個(gè)醫(yī)院體系內(nèi)占據(jù)獨(dú)立的位置并且擁有獨(dú)立職能。

通過(guò)運(yùn)用上述的改進(jìn)舉措，病案管理機(jī)構(gòu)就能全面突顯其具備的價(jià)值與意義，確保該科室能夠覆蓋于醫(yī)院臨床管理、制定病案管理規(guī)劃以及收集病案信息等領(lǐng)域。每隔相應(yīng)的時(shí)間段，管理委員會(huì)針對(duì)當(dāng)前的醫(yī)院病案信息要予以全方位的歸納匯總，此舉措有助于保障病案管理能夠達(dá)到的綜合水準(zhǔn)。

運(yùn)用信息化手段來(lái)輔助管理

在目前階段中，各地醫(yī)院已經(jīng)能夠憑借信息化技術(shù)來(lái)顯著增強(qiáng)病案管理的實(shí)效性，在這其中包含自動(dòng)式的條碼識(shí)別、微縮光盤(pán)技術(shù)、數(shù)字化的病案管理與其他相關(guān)技術(shù)。醫(yī)院通過(guò)靈活使用上述大數(shù)據(jù)手段，就能夠著眼于挖掘深層次的患者病案信息，確保現(xiàn)有的病案信息符合準(zhǔn)確性與真實(shí)性的基本要求。近些年各地醫(yī)院都在致力于創(chuàng)建資源共享的病案管理網(wǎng)絡(luò)，在此前提下誕生了新型的電子病案。此外，醫(yī)院在存儲(chǔ)各類(lèi)患者病案時(shí)，也能夠借助大數(shù)據(jù)手段予以完成。這是由于運(yùn)用電子化存儲(chǔ)的方式有助于在線(xiàn)查詢(xún)各項(xiàng)病案信息，從而服務(wù)于現(xiàn)階段的臨床治療優(yōu)化與完善。針對(duì)出院后的患者來(lái)講，運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段就能打印并且查詢(xún)患者現(xiàn)有的各項(xiàng)病歷信息。數(shù)字化管理應(yīng)當(dāng)能夠覆蓋于醫(yī)院當(dāng)前的各項(xiàng)日常管理工作，此項(xiàng)舉措在根本上保障了病案信息共享，同時(shí)也便于利用與存儲(chǔ)病案信息。

全面提升人員素養(yǎng)

從目前現(xiàn)狀來(lái)看，各地醫(yī)院針對(duì)自身保存的患者病案都給予了更多關(guān)注，同時(shí)也認(rèn)識(shí)到了病案具備的價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，作為管理醫(yī)院病案的專(zhuān)門(mén)人員而言，應(yīng)當(dāng)全面提升自身具備的綜合素養(yǎng)，針對(duì)醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)學(xué)、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)與其他學(xué)科的有關(guān)知識(shí)都要予以相應(yīng)的掌握。

因此可見(jiàn)，病案管理人員是否擁有優(yōu)良的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在根本上關(guān)乎病案信息管理的整體效果。病案信息管理牽涉多領(lǐng)域以及多層次的學(xué)科與專(zhuān)業(yè)，因此作為管理人員而言，上述人員應(yīng)當(dāng)能夠精確檢索各項(xiàng)信息，以便于實(shí)現(xiàn)全方位的信息獲取。在此前提下，醫(yī)院針對(duì)各類(lèi)臨床信息應(yīng)當(dāng)予以全方位的傳遞，確保病案信息能夠體現(xiàn)其應(yīng)有的臨床價(jià)值、科研教學(xué)價(jià)值以及其他價(jià)值。在目前階段中，醫(yī)院針對(duì)原有的病案管理思路應(yīng)當(dāng)予以相應(yīng)轉(zhuǎn)變，確保將病案管理的側(cè)重點(diǎn)全面落實(shí)于分析收集以及匯總各類(lèi)病案信息。

結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院病案信息在醫(yī)院現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中占據(jù)了重要位置，這是由于病案信息記載著全過(guò)程的醫(yī)療信息。與此同時(shí)，醫(yī)院如果要給出相應(yīng)的醫(yī)療決策，那么也必須憑借病案信息予以完成。

截至目前，醫(yī)院及其有關(guān)部門(mén)正在逐步意識(shí)到醫(yī)院病案管理與大數(shù)據(jù)手段相互融合的必要性，對(duì)于醫(yī)院當(dāng)前的各項(xiàng)管理舉措也能夠予以相應(yīng)的優(yōu)化。因此在病案信息管理的有關(guān)實(shí)踐中，醫(yī)院針對(duì)信息化手段有必要著眼于靈活加以運(yùn)用，在此前提下服務(wù)于病案信息管理實(shí)效性的提升。

信息管理畢業(yè)論文范文模板(二)：信息管理到知識(shí)管理過(guò)程中檔案價(jià)值重新發(fā)現(xiàn)論文

【摘要】基于信息與知識(shí)、信息管理與知識(shí)管理之間的關(guān)系，分析在知識(shí)管理過(guò)程中檔案價(jià)值的新特征。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)將其主體與客體之間的關(guān)系顯現(xiàn)化，通過(guò)知識(shí)管理對(duì)檔案信息進(jìn)一步挖掘使檔案更好地實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】信息管理；知識(shí)管理；價(jià)值特征

一、信息管理到知識(shí)管理

對(duì)于知識(shí)管理與信息管理之間的關(guān)系，我們可以從信息與知識(shí)之間的關(guān)系入手。有關(guān)知識(shí)與信息之間的關(guān)系有很多種觀點(diǎn)。一種觀點(diǎn)持有者們認(rèn)為，信息存在于自然環(huán)境、人類(lèi)社交活動(dòng)以及人們思維之中，而知識(shí)的存在局限在人們的社交活動(dòng)范圍之中，因而信息包涵了知識(shí)。另一種觀點(diǎn)持有者認(rèn)為，信息是可編碼化的知識(shí)或顯性可視的知識(shí)，而知識(shí)除了顯性之外，還包涵隱性知識(shí)，即存在于人類(lèi)大腦之中、不可編碼化的知識(shí)，因而知識(shí)包涵了信息。對(duì)于以上兩方觀點(diǎn)，有學(xué)者認(rèn)為，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，信息是一種具有物質(zhì)屬性并以物質(zhì)存在的方式反映呈現(xiàn)給大眾，這種物象化及其存在方式可以廣泛地包含人類(lèi)活動(dòng)及其成果。而知識(shí)是人們對(duì)這種反映的一種主觀性的認(rèn)識(shí)結(jié)果，是一種智力成果。因而，就信息與知識(shí)兩者之間的關(guān)系而言，信息是具有知識(shí)屬性的，并以知識(shí)成果作為其具體的表現(xiàn)形式。知識(shí)管理這一概念最早是在企業(yè)管理中被提出來(lái)的，知識(shí)管理的概念可能會(huì)因?yàn)槠渌婕暗膶W(xué)科領(lǐng)域的差異而存在各種不同的版本，但是知識(shí)管理的目標(biāo)大抵是相同的，即知識(shí)管理想要實(shí)現(xiàn)的是在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間將信息傳遞給最需要的人，以便于此人可以利用這一信息做出最恰當(dāng)?shù)臎Q策并付諸實(shí)踐活動(dòng)。然而檔案又是如何與知識(shí)管理存在聯(lián)系的呢？檔案根據(jù)其定義我們可以了解到，其最明顯的特征為原始記錄性。檔案的這種原始記錄性的特征奠定了檔案不可動(dòng)搖的地位，也是將檔案區(qū)別于圖書(shū)、信息等的重要憑證。因此檔案憑借其固有的原始記錄性的根本屬性無(wú)可厚非的可稱(chēng)其是信息的最根本來(lái)源。知識(shí)是我們依靠自身主觀能動(dòng)性對(duì)信息進(jìn)行篩選的結(jié)果，故檔案也可以稱(chēng)為是知識(shí)的源頭。

二、知識(shí)管理的檔案價(jià)值

當(dāng)今由于知識(shí)管理層次的不斷深入，檔案的使用價(jià)值呈現(xiàn)出來(lái)了新特征，因此對(duì)于知識(shí)管理中檔案價(jià)值的重新發(fā)現(xiàn)，筆者認(rèn)為是必要的。知識(shí)可以分為顯性知識(shí)與隱性知識(shí)。檔案是一種直接呈現(xiàn)在人們眼前的顯性知識(shí)，是知識(shí)的來(lái)源，因此檔案也是知識(shí)管理的核心部分。

（一）從理論基礎(chǔ)角度分析。理論基礎(chǔ)角度主要可以從檔案后保管范式與檔案雙元價(jià)值理論兩個(gè)方面。檔案后保管范式包括新來(lái)源觀、宏觀價(jià)值鑒定論、知識(shí)服務(wù)三個(gè)方面。1.新來(lái)源觀。新來(lái)源觀就是對(duì)于文件的來(lái)源問(wèn)題進(jìn)行一種全新的認(rèn)識(shí)，傳統(tǒng)意義上，我們是在文件轉(zhuǎn)化為檔案之后才開(kāi)始對(duì)檔案進(jìn)行管理，而新來(lái)源觀理論則強(qiáng)調(diào)對(duì)于文件的管理工作應(yīng)該從文件形成之初就著手開(kāi)始進(jìn)行，從開(kāi)始形成時(shí)就開(kāi)始對(duì)其管理，即強(qiáng)調(diào)的是一種“前端控制”“全過(guò)程管理”，通過(guò)這種管理方式可以方便人們從文件形成之初的背景，文件形成過(guò)程的結(jié)構(gòu)層次以及文件未來(lái)可能會(huì)涉及的研究發(fā)展的方向進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理。2.宏觀價(jià)值鑒定論。宏觀價(jià)值鑒定論強(qiáng)調(diào)的是對(duì)于檔案價(jià)值的鑒定我們不能僅僅局限于對(duì)其本身形成部門(mén)、機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的價(jià)值作用上來(lái)判斷是否對(duì)其進(jìn)行保存，而應(yīng)將價(jià)值的鑒定提升到對(duì)整個(gè)社會(huì)層級(jí)上來(lái)。使更廣大的人群可以受益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的第二價(jià)值，這也正是謝倫伯格所強(qiáng)調(diào)的檔案雙元價(jià)值理論中的第二價(jià)值。3.知識(shí)服務(wù)。知識(shí)服務(wù)顧名思義主，要是將檔案信息上升為知識(shí)層次對(duì)其進(jìn)行管理，這一理論主要表現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案保管員身份的變化上，可以說(shuō)檔案保管員的工作并非只局限于對(duì)檔案的排列、檔案、上架等一些基礎(chǔ)性的工作。在知識(shí)服務(wù)中檔案保管員的工作主要是將檔案中的文字信息加工、提煉出有價(jià)值的部分，對(duì)這些有價(jià)值的部分進(jìn)行整理，使有價(jià)值的信息可以提供給人們利用，即提高了檔案信息的質(zhì)量，也節(jié)省了檔案利用者篩選檔案的時(shí)間。以上就是檔案后保管范式中所包括的三個(gè)方面的基本內(nèi)容，檔案后保管范式是在電子文件不斷產(chǎn)生的背景下提出來(lái)的，將檔案價(jià)值鑒定工作與知識(shí)服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從而肯定了檔案價(jià)值在知識(shí)管理中的地位。4.檔案雙元價(jià)值理論主要指檔案的工具價(jià)值與檔案的信息價(jià)值。工具價(jià)值所指的就是檔案產(chǎn)生之初所賦予的價(jià)值。正如一個(gè)事物的產(chǎn)生是有其原因的，并能在其產(chǎn)生的基礎(chǔ)上發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為社會(huì)提供利用服務(wù)。信息價(jià)值主要是依據(jù)信息接收者，即知識(shí)主題與知識(shí)客體之間的關(guān)系而形成的一種價(jià)值關(guān)系。這種價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是需要一定的載體對(duì)信息進(jìn)行傳遞實(shí)現(xiàn)的。知識(shí)主體的不同對(duì)知識(shí)的需求自然就會(huì)不盡相同。主體帶著目的和需求查詢(xún)接受信息，并且由于每個(gè)人的知識(shí)素養(yǎng)，知識(shí)儲(chǔ)備的不同，對(duì)同一信息的理解也是大相徑庭的。正如每個(gè)人讀研究生的目的是不同，每個(gè)人的人生經(jīng)歷也是不同的，所以對(duì)待同樣的問(wèn)題我們會(huì)有自己的想法，我們會(huì)根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)分析理解所獲取的信息。

（二）從實(shí)際理論角度分析。實(shí)踐基礎(chǔ)主要表現(xiàn)在公共檔案管提供利用的層面上，主要包括知識(shí)獲取、知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)三個(gè)方面。1.知識(shí)獲取是實(shí)踐的前提保障工作。正所謂沒(méi)有原材料我們就無(wú)法進(jìn)行生產(chǎn)加工一樣。所以要想使公共檔案真正體現(xiàn)價(jià)值，首先我們需要獲取到一定的知識(shí)。知識(shí)管理權(quán)主要指的不再是對(duì)紙質(zhì)文件的有序化整理過(guò)程，而是對(duì)文件上所反映出來(lái)的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行整理加工，對(duì)文件上面的信息進(jìn)行分析，挖掘出更有價(jià)值的部分，對(duì)其進(jìn)行管理。2.知識(shí)服務(wù)體現(xiàn)在政府信息公開(kāi)這一層面上，檔案館作為政府信息公開(kāi)查詢(xún)的場(chǎng)所，具有提供知識(shí)服務(wù)的合法地位，同時(shí)主動(dòng)提供信息查詢(xún)等方面的服務(wù)也是其應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù)，滿(mǎn)足公眾的需求是其應(yīng)當(dāng)做的。同樣也是公共檔案管發(fā)展的動(dòng)力所在。在知識(shí)服務(wù)提供利用方面，公共檔案館可以借鑒公共圖書(shū)館的成功措施，如舉辦展覽，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，提供電子化檢索平臺(tái)等等。公共檔案館通過(guò)提供新的利用服務(wù)方式可以吸引更多的公眾，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其公共服務(wù)的價(jià)值。

三、知識(shí)管理中檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的特征

傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)中只有有價(jià)值的文件才可以轉(zhuǎn)換成檔案進(jìn)行管理、保存。而在知識(shí)管理活動(dòng)過(guò)程中，檔案的價(jià)值與使用價(jià)值時(shí)同等重要的。檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在隱性知識(shí)層面，檔案的使用價(jià)值主要體現(xiàn)在顯性知識(shí)層面。因此對(duì)于知識(shí)管理中檔案的這種價(jià)值與實(shí)用價(jià)值并重的條件下，檔案價(jià)值也呈現(xiàn)出了新的特征。

（一）集成化與靈活性。傳統(tǒng)的檔案價(jià)值體現(xiàn)在主題對(duì)客體的需要，對(duì)主體需要的檔案進(jìn)行歸檔保存以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。而知識(shí)管理中更加注重的則是知識(shí)，并且這一管理從文件形成之初就需要開(kāi)始著手進(jìn)行了，體現(xiàn)在外在內(nèi)在結(jié)合的全過(guò)程中，在整個(gè)過(guò)程中因可能涉及的不同人提出的不同要求，故靈活性也是必不可少的。

（二）多元化與共享性。公眾對(duì)于檔案的利用可能是間接的，而公眾對(duì)于知識(shí)的獲取則不同，這是一種主動(dòng)性的活動(dòng)。正如約翰奈斯比特曾經(jīng)提到的“我們淹沒(méi)在信心之中，但我們?nèi)蕴幱谥R(shí)的饑渴中”。作為知識(shí)個(gè)體的人因其自身處于不斷發(fā)展中，所以人作為知識(shí)個(gè)體是渴望獲得知識(shí)的。知識(shí)管理的過(guò)程中則強(qiáng)調(diào)的是，將檔案中的知識(shí)以一種共享的方式傳播開(kāi)來(lái)，呈現(xiàn)在公眾面前，以便于公眾根據(jù)自身的需要獲取知識(shí)。這種共享性是多元化的，可以是一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)一、多對(duì)多的方式。正如我們需要完成一項(xiàng)工作可能一份文件就包括了我們所需要獲取的全部信息，也有可能我們需要通過(guò)搜集不同文件中的部分信息，進(jìn)行整合后的信息才是我們真正需要的。個(gè)體的需求可能是單一的也可以是多元化的。

（三）顯性化與增值型。知識(shí)管理需要的是主體通過(guò)交流的方式將隱形的知識(shí)顯性化，知識(shí)管理中側(cè)重于人力資源管理、成本投入管理、技術(shù)管理三個(gè)方面，這三點(diǎn)主要是依據(jù)企業(yè)知識(shí)管理所提出的。而當(dāng)前就檔案而言為了實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值應(yīng)更加趨于主動(dòng)性。主動(dòng)性主要指主動(dòng)提供服務(wù)，知識(shí)管理重視的是個(gè)體之間，個(gè)體與組織之間的知識(shí)共享過(guò)程，進(jìn)一步促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新以實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值型。

四、檔案價(jià)值在知識(shí)鏈中的體現(xiàn)

（一）知識(shí)獲取。知識(shí)獲取包括信息采集與信息創(chuàng)造兩個(gè)方面。采集的過(guò)程我們強(qiáng)調(diào)的是對(duì)于信息的獲取要注重其完整性與信息的可靠性。創(chuàng)造則更加側(cè)重于，將隱形信息顯性化的過(guò)程。檔案室信息是一種外在存在形式，因此可以說(shuō)檔案室信息的承載體，也就是知識(shí)獲取的主要來(lái)源，對(duì)于有價(jià)值的信息獲取應(yīng)該對(duì)其加以記錄以便日后更多人利用。

（二）知識(shí)開(kāi)發(fā)。知識(shí)開(kāi)發(fā)的過(guò)程是對(duì)信息進(jìn)行分析，加工，處理，存儲(chǔ)整合的過(guò)程。使信息有序化、體系化。這種信息開(kāi)發(fā)的過(guò)程要遵守信息本身的客觀性原則，知識(shí)開(kāi)發(fā)者不可以根據(jù)個(gè)人的主觀意識(shí)對(duì)信息進(jìn)行任意的更改，要保持信息的原貌。知識(shí)開(kāi)發(fā)就是檔案工具價(jià)值和信息價(jià)值轉(zhuǎn)換的過(guò)程。

（三）知識(shí)利用。知識(shí)獲取與知識(shí)開(kāi)發(fā)的過(guò)程都是為了知識(shí)最終能被有效地利用，利用過(guò)程中的個(gè)人與組織之間的信息傳播、信心交流、信息之間的轉(zhuǎn)移，到最后的信息共享過(guò)程都是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的體現(xiàn)。

篇（10）

        我院是一所開(kāi)放床位756張，年門(mén)診人次約46萬(wàn)，年出院病人近4萬(wàn)的大型綜合性醫(yī)院，每年產(chǎn)生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統(tǒng)的歸檔方法 ，不僅占用大量的庫(kù)房空間，也增加了病案調(diào)閱、查找的難度。真對(duì)這一難題，近幾年來(lái)，我院對(duì)病案信息采取了計(jì)算機(jī)和電子化管理，不但節(jié)約了大量的庫(kù)房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。 

        一、實(shí)行電子病案檔案的重要性 

        病案信息是醫(yī)院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫(yī)院管理、臨床、教學(xué)、科研提供幫助，也能對(duì)公安、司法、保險(xiǎn)等部門(mén)提供幫助。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)法律意識(shí)、保險(xiǎn)意識(shí)的增強(qiáng)，對(duì)病案資料的真實(shí)性和科學(xué)性的認(rèn)識(shí)都有很大提高，各方面對(duì)病案信息的需求也不斷增強(qiáng)。隨著《檔案法》的貫徹執(zhí)行，醫(yī)院檔案意識(shí)的提高，醫(yī)院病案檔案實(shí)行規(guī)范管理已成為共識(shí)，人們對(duì)反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經(jīng)納入檔案系列管理的一個(gè)種類(lèi)。 

        目前 ，我院共保存著45萬(wàn)人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進(jìn)行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤(pán)病歷，即對(duì)這十年的病歷進(jìn)行逐個(gè)掃描，再制成光盤(pán)，做成備份，拷備到計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)里，把原始的病人檔案資料移交到院里進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣即節(jié)約了空間，也為醫(yī)務(wù)人員撰寫(xiě)論著提供了第一手材料，間接地為提高醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平提供了詳實(shí)的服務(wù)。 

        二、實(shí)行電子病案檔案的方法 

        病案是一種寶貴的信息資源，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立功能完善的病案信息系統(tǒng)，深入開(kāi)發(fā)信息資源，對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫(yī)院整個(gè)醫(yī)療過(guò)程的珍貴資料，它不僅具備歷史見(jiàn)證的一般檔案性質(zhì)，還具有總結(jié)醫(yī)學(xué)規(guī)律、探索研究疾病的病因、發(fā)展過(guò)程的醫(yī)療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應(yīng)、證據(jù)、原始性等問(wèn)題。電子病案主要體現(xiàn)在病歷首面上，首頁(yè)共有約70項(xiàng)選擇或填空問(wèn)題，其中選擇性的12項(xiàng)，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術(shù)與病理、住院費(fèi)用等五方面內(nèi)容。 病案首頁(yè)實(shí)行電子化管理具有幾個(gè)特點(diǎn)：1、病歷首頁(yè)是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無(wú)論是統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)院管理、病案檢索等到都離不開(kāi)病案首頁(yè)提供的信息。首頁(yè)反映的病人基本情況，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)遇到查找、詢(xún)問(wèn)等情況，因此，首頁(yè)的電子化管理對(duì)電子檢索和統(tǒng)計(jì)都具有實(shí)際意義。2、在沒(méi)實(shí)行電子病案前，首頁(yè)中的內(nèi)容是由醫(yī)生用手工來(lái)填寫(xiě)的，在書(shū)寫(xiě)上會(huì)出現(xiàn)字跡潦草，甚至無(wú)法辨認(rèn)，還可能出現(xiàn)漏填的現(xiàn)象。實(shí)行首頁(yè)電子化后，規(guī)范了書(shū)寫(xiě)，也在一定程度上降低了漏填現(xiàn)象的發(fā)生。

  三、實(shí)行電子病案檔案的對(duì)策 

        1、必須建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，必須進(jìn)行全面的規(guī)劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統(tǒng)組成，因此必須對(duì)此進(jìn)行整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。 

        2、建立完善的備份機(jī)制。電子檔案最大的特點(diǎn)是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發(fā)生設(shè)備故障。實(shí)行備份制可以防止數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓?jiān)斐韶?fù)面影響，對(duì)于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時(shí)應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)備或軟件，防止病毒侵犯。 

        3、要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天侯升級(jí)，搞好病案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限，要進(jìn)一步完善電子病案和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和使用環(huán)境，同時(shí)強(qiáng)化防磁化設(shè)施的完善和維護(hù)。 

        4、提高病案管理人員的素質(zhì)是病案管理信息化建設(shè)的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫(yī)學(xué)知識(shí)，還要熟煉掌握病案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化管理知識(shí)等，對(duì)此，一方面要培養(yǎng)一批即懂醫(yī)學(xué)知識(shí)又懂病案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，另一方面，不斷完善現(xiàn)有在崗人員的培訓(xùn)。病案管理是一門(mén)多學(xué)科邊緣的科學(xué)，涉及的范圍廣，它包括基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、疾病分類(lèi)、醫(yī)院管理、檔案管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)及計(jì)算所應(yīng)用等知識(shí)，因此，病案人員應(yīng)通過(guò)不同的途徑獲得新理論、新技術(shù)、新知識(shí)、新方法和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。加強(qiáng)各醫(yī)院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到全面提高，只有掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進(jìn)行信息的收集、電子建檔、日常維護(hù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質(zhì)是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的艱巨工作。 

        隨著電子計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)療領(lǐng)域信息化的必然趨勢(shì)，電子病案作為醫(yī)療信息化建設(shè)的重要組成部分，將面臨一個(gè)嶄新的階段，如何管理好電子病案，發(fā)揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實(shí)現(xiàn)電子病案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 

參 考 文 獻(xiàn)