檔案數字化論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案數字化論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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（二）需加強城建檔案工作的規范化程度以及標準化程度城建檔案管理標準化以及規范化是檔案工作的數字化、高科技化的基礎。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業務能力以及發展程度不均衡，系統軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質量、水平較低等問題。再加上現在仍舊沒有一個統一的城建檔案自動化管理的標準，同時已有的自動化管理規范只適用與個別城市建設檔案館，不能滿足所有城市建設檔案館的需求，所以該自動化管理規范得不到推廣以及應用，這也就導致了城建檔案數字化的推廣以及應用工作受阻。

（三）需提升相關工作者的素質水平要想實現、加強城建檔案數字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進技術，可熟練應用專業知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構的檔案人員并沒有專業的計算機技術知識，同時也沒有能熟練應用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進行處理的高級復合型人才。雖然部分城建檔案機構引進了現代化的機械、設備，但是由于沒有可以熟練應用設備的人才，導致設備的作用得不到發揮，進而導致城建檔案數字化發展受阻。

二、優化提升城建檔案資料數字化應用的辦法

（一）提升城建檔案信息資料數字化工作的標準性提升城建檔案信息資料數字化工作的完善程度，首先應當促使城建檔案信息資料數字化工作更為標準化。也就是說，城建檔案信息資料數字化工作規范化、標準化是構建數字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數字化應用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統一、完善、規范以及具有可實施性的操作文件以及標準處理措施，需落實好城建檔案信息資料數字化的規范化、標準化工作。我國當前的城建檔案信息資料數字化規范標準一般可以分為兩部分，也就是數字化檔案管理以及信息化標準規范。其中數字化檔案管理包含需建立檔案接收標準，與相應的檔案管理以及具體落實細則等；信息化標準包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進行網站式的管理，數字化建檔需要的格式標準，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現有的城建檔案信息資料數字化規范標準基礎上，不斷地基于實際對規范標準進行不斷的完善，城建檔案信息資料數字化才能夠得以實現，才可以保證數字化應用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。

（二）提升城建檔案信息資料數字化建設應用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數字化建設應用會涉及到很多的專業、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業人員的理論專業知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進行城建檔案信息資料數字化建設應用的隊伍，城建檔案信息資料數字化才能得以實現。對檔案從業人員進行專業的教育培訓，同時根據城建檔案信息資料數字化應用的實際情況，幫助檔案從業人員不斷積累經驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數字化實際應用能力以及專業知識水平。另外城市建設機構還需要不斷引進專業的人才，引進高校對口的專業畢業生，為城建檔案信息資料數字化管理注入新的血液，內外結合快速提升整個建設應用隊伍的綜合素質水平。

（三）優化城建檔案信息資料數字化技術的辦法城建檔案信息資料數字化工作由于涉及各種高新技術，而且也沒有案例、經驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經驗，不斷完善管理系統以對數字化城建檔案信息資料技術進行不斷的優化。這點的實現需要城建檔案的相關工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術應用等的實踐應用以及相關知識理論探析，以不斷提升數字化城建檔案信息資料的技術水平。優化提升數字化城建檔案信息資料工作的技術水平實質上是對城建檔案進行數字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉變的所有流程進行全過程監控，以促進各個技術之間更為協調。通過集成多種計算機技術，比如說計算機網絡安全技術、數據交換技術、通訊技術以及網絡技術等的，對分散在不同區域以及載體的檔案資料進行集成化管理，使得不同計算機技術的作用均可以在檔案資料的數字化應用中綜合發揮出來。

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（二）高校民生檔案數字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數字化管理需要檔案館要和其他部門進行系統對接，實現檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個部門進行聯系，就可以查詢到與之相關的民生檔案信息。這就解決了當前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現實矛盾。二是實施高校民生檔案數字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實現電子信息化管理，或是簡單地講紙質文檔轉化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網絡媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺，供師生員工不受時間、地點限制進行自動化信息查詢，實現權限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實需要。

二、高校民生檔案數字化管理的原則

（一）循序漸進原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復雜，在進行數字化轉化時，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價值較高、利用頻率高的檔案進行數字化。以教師的教學檔案為例，教師的教學檔案信息由所授課程名目數量、教學學期和年工作量、教學評價、發表的研究論文數量和級別、承擔的科研項目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎評優、目標考核時，評定機構需要的重要信息來源。高校民生檔案數字化管理具有一定的階段性和持續性，因此檔案管理者循序漸進，分清輕重緩急，逐步實現數字化管理。

（二）科學整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數字化管理過程中，要根據不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進行科學的整合，并結合檔案載體的實際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進行集中整合，可以分為教師的個人人事信息檔案、教學檔案。就教師個人人事信息檔案來講，就可以用紙質文檔形式進行保存，而對于教師的教學檔案檔案信息就可以采用紙質和電子相結合的方式進行管理。

（三）保密監控原則。在高校民生檔案數字化管理過程中，雖然系統靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數字化管理進程的始終都應該做好保密監控工作。在高校民生檔案數字化轉換的初始階段，一般會采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進行集中處理，這時就需要檔案管理人員參與其中，進行全程監控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網絡平臺進行檔案數據庫建構、整理歸檔過程中，要做好網站的安全保護措施。通過殺毒軟件、防火墻技術、網絡安全檢測、信息加密技術、用戶身份權限認證等，保障數字化檔案的安全管理和使用。

三、高校民生檔案數字化管理的實現途徑

（一）做好高校民生檔案數字化管理的整體規劃。實現高校民生檔案數字化管理僅僅憑借幾臺現代化的辦公設備和簡單的登記掃描，很難達到數字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數字化是一個體制化、系統化的過程，需要建立基本的規劃，有明確的階段性目標和切實可行的方案。”首先，從學校層面來講，要高度重視民生檔案數字化管理的重要性，做好總體規劃和布局，保障民生檔案數字化管理的有效實施。學校領導要將民生檔案數字化管理納入到數字化校園建設的整體布局之中，要充分發揮民生檔案數字化管理對學校發展和服務師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規劃、各部門之間的協調予以統籌與指導，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領導和員工對民生檔案數字化的認識，做好相關工作的布局與安排。高校民生檔案數字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領導要做好實施規劃和工作計劃，不僅要保證技術、資金和設備的支持，還要根據檔案管理人員的專業背景、工作經驗等合理安排各項工作。

（二）加強建設高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數字化管理的目標就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進行數字化管理過程中要根據高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質和特需要求的民生檔案數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫等。比如對教師教學科研基本信息數據庫的建設，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時，通過查詢教師教學科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個進行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數據庫的建設，應該從兩個方面著手：一是要深入調研，切實了解校內師生員工的切實需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎，建設行之有效的各類數據庫；二是要根據實際，結合學校發展規劃，有計劃有步驟地建立為各個部門工作所需的特色資源庫，如教學名師檔案庫，可將教學名師的教學錄像、教學圖片、教學大綱、教案等等信息納入到資源庫內，為學校對外宣傳，申報更高一級的項目提供全面的檔案信息資源，從而為學校節省了人力和物力資源。

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二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

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(1)利用計算機技術和網絡技術將傳統介質的檔案資料進行處理，將其轉化為數字信息，并以數字化的形式存儲，這樣一來，通過網絡，用戶就可以隨時隨地獲取到自己所需的信息，以此來實現檔案信息的共享，提高檔案信息的使用效率;

(2)通過統一規劃的，規范化的、標準的數據結構，各個部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換;

(3)數字化檔案除了包含傳統檔案的所有功能之外，還在此基礎上加入檔案編目、檢索自動化、標引自動化以及辦公自動化等，使得檔案管理工作更加方便、快捷，管理水平也得到了進一步提升。

二、我國檔案數字化建設所具有的完備條件

1、計算機網絡技術的飛速發展。計算機網絡是檔案數字化管理工作開展的平臺，如果缺少了計算機網絡作為支撐，那么檔案數字化管理也就無從談起。近年來，我國計算機網絡技術的發展可以說已經非常成熟了，幾乎所有的企事業單位都實現了無紙化辦公和電算化業務，這些都會檔案數字化管理的實現奠定了堅實的基礎。同時，信息產業技術的和其他專業技術的崛起，也為檔案數字化管理的有效開展提供了便利條件，比如說通信技術、電子技術等。

2、人才隊伍建設規模逐漸擴大。隨著我國計算機網絡技術的飛速發展，企事業單位檔案數字化管理成了一種必然趨勢，這就必然需要一批專業具有綜合素質的管理人員。為了滿足這種需求，企事業單位加大了對檔案管理人員的培訓力度，截止到目前，我國具備檔案管理理論知識、實踐應用技術的人才規模已經十分壯大了。因此，唯一所要求的就是其能夠適應未來數字化檔案管理技術的升級適應要求，這樣才能使企事業單位檔案管理更加效率化與集約化，從而更好地促進企事業單位的穩定發展。

三、實現我國檔案數字化管理的措施

1、全面引入信息技術。隨著相關部門對人事檔案管理工作重視程度的不斷提高，實現管理工作信息化、數字化已經成為未來人事檔案管理的必然趨勢。因此，全面引入信息技術是非常重要的。具體來說，就是要將計算機技術充分利用起來，建立科學的檢索系統，并在此基礎上將檔案的內容整理之后錄入電腦，以此來供管理人員在日后的時間里，對其進行更改和查閱。

2、加大經費投入，為管理工作的開展創造條件。在過去的時間里，企事業單位在經營和發展中，領導所重視的幾乎都是安全生產、經營管理和經濟效益，卻往往忽視了對檔案的科學管理，這就直接導致了檔案信息資源無法得到充分利用，降低了管理水平，對企事業單位的發展也會造成一定程度的影響。因此，如果想要從根本上做好檔案數字化管理工作，領導部門必須提高對檔案數字化管理的重視程度，加大經費投入和管理人員的培訓工作。同時，作為檔案管理人員，應該盡量將數字化的優勢最大限度地發揮出來，為領導決策提供真實、可靠的資料，以此來提高檔案工作的地位，從而獲取更多的支持。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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隨著國家住房和城鄉建設部、國家測繪地理信息局有關房產測繪規程的出臺，我市房產測繪事業蓬勃發展，房產測繪檔案保有數量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統的房產測繪檔案管理模式已經不適應社會發展的需要，房產測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數據時代社會共享的資源。因此，房產測繪檔案管理必須實現數字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現。

（二）信息時代的需要

隨著辦公自動化和計算機網絡化的飛速發展，未來社會人類交流的主要工具將是數字網絡，來自社會各方面的信息將通過數字網絡傳遞和交流。房產測繪檔案必須從傳統的手工管理方式轉化到現代化層面上來，只有實現數字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產測繪信息服務。

（三）實現房產測繪檔案社會服務的需要

傳統的房產測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發企業和產權業主難以接觸具體的房產測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發展和城市建設以及業主自身權利的需要。數字系統的建立，不僅可以使房產測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內容的公開透明。房產測繪檔案數字化管理在實現為國土房管行政管理提供全方位房產測繪信息的同時，還可實現將有限范圍內的房屋信息、權籍數據等向社會和業主個人開放，不僅有利于加強對房產測繪檔案工作的監督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實現房產測繪檔案數字化管理急需解決的問題

房產測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發企業和房屋業主個人隱私及信息安全。盡管房產測繪檔案數字化管理是社會和經濟發展的必然要求，但必須注意到，在推動實現房產測繪檔案數字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優點的同時，也帶來不利于房產測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數據丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產測繪檔案信息系統缺乏通用性和科學性

國家沒有形成統一的房產測繪檔案管理信息系統，各地甚至各部門都在研究開發適合本地區本部門的信息系統。由于層次、標準各不相同，使得系統的通用性較差，基礎數據難以交換、難以共享，不能適應房產測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產測繪檔案數字化建設發展不平衡

由于各地區的經濟發展水平不同，房產測繪檔案數字化管理的進程也各不相同。有的地區按系統建立了網站和局域網，實現了計算機輔助檔案管理；有的地區只是把房產測繪基礎信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質化，房產測繪檔案數字化管理仍未起步；有的地區干脆完全采用紙質化手工管理。

（四）房產測繪檔案管理隊伍素質偏低

在檔案數字化建設過程中，檔案管理人員是關鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。由于傳統的檔案管理模式只是紙質材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網絡技術、又懂檔案管理的復合性人才嚴重缺乏，影響了房產測繪檔案數字化管理的正常開展。

三、實現房產測繪檔案數字化管理的幾點建議

（一）研發科學合理的房產測繪檔案信息管理系統

嚴格按照國家和我市有關房產測繪和檔案管理法律法規的相關規定，結合房產測繪檔案管理的實際需要和經濟社會發展需求，適當增減房產測繪檔案材料收集范圍，調整檔案目錄，增加房產測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發適合房產測繪檔案數字化管理的系統，切實做到“三統一”，即：實用性與科學性有機統一；信息安全和技術安全有機統一；通用性和適用性有機統一。只有建立科學合理的房產測繪檔案信息化系統才能提高整體工作效率，加快房產測繪檔案數字化管理進程，提高房產測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強檔案保密工作，確保房產測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應會同房產測繪部門共同制定房產測繪檔案信息開發、利用的相關政策，明確網絡環境下房產測繪檔案信息的收集整理、開發利用以及房產測繪檔案信息的分類等級、查閱權限及授權條件等，為房產測繪檔案數字化管理提供基礎保障。二是房產測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產測繪檔案信息作出科學判斷，根據檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網絡安全和檔案信息安全。

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1.2貼圖烘焙技術貼圖烘焙技術是一種模型預處理技術，把光照信息渲染成貼圖的方式，然后將烘焙后的貼圖再貼回到場景中的技術［6］。經處理后的模型含有場景中的光照信息和模型自身的紋理信息，軟件在進行渲染時，不需進行光照計算便可保持模型的顯示效果，大大提高系統運行效率。烘焙一般包含兩種類型：CompeteMap烘焙貼圖和Light－ingMap烘焙貼圖。

1.3地理特征數據庫技術FDB的數據組織采用了標準的三級層次結構，分別為數據源（DataSource），數據集（Data－set），要素類（FeatureClass）三個層級。數據源是當前FDB的一個實例，包括了當前FDB實例的所有數據；數據集是數據源的一個邏輯分組，所有的數據使用同一個模型庫、貼圖庫和相同的坐標參考系；要素類是指在數據集中，負責具體組織管理不同的要素。

1.4CityMakerSDKCityMakerSDK采用標準的COM控件技術，提供了3DGIS應用所需的相機控制、三維漫游交互、空間分析、地形分析、特征要素繪制等功能接口，可滿足不同用戶的開發需要。

2總體技術思路

彬縣大佛寺石窟三維數字化檔案建設是利用CAD建模技術［7］、三維激光掃描技術、虛擬現實技術等手段完成彬縣大佛寺石窟博物館周邊的地理環境、內部各類地物以及各個洞窟的數字化工作，利用CityMaker軟件創建三維地理信息數據庫，借助CityMakerSDK組件進行三維數字化檔案系統研發，形成真實、客觀、準確的三維數字化檔案，為后期的日常管理、文物立體展示奠定技術基礎。包括彬縣大佛寺石窟博物館的三維數字化、數據整合入庫、系統研發。

2.1三維模型的創建彬縣大佛寺石窟三維數字化檔案建設中需要的三維模型數據包括石窟造像三維模型、大佛寺石窟遺址區域地勢模型、大佛寺石窟場景模型。石窟寺中含有較多的佛龕造像，并且大小不一，雕刻細致程度不同，為精確記錄石窟造像三維數據，采用三維激光掃描儀對其進行精細掃描，基于激光掃描建模方法構建石窟造像模型；為確保數據現勢性，采用無人機航空影像數據經加工獲取數字正射影像［8］，將其疊加到高精度的數字高程模型得到大佛寺石窟遺址區域地勢模型；根據三維激光掃描數據提取建筑物、路燈、廣告牌、石凳等場景內地表以上的各類地物立面三維幾何信息，結合基礎地理信息資料，制作大佛寺石窟場景模型。所有數據均是以已有的1∶500地形圖為參考，紋理照片應滿足CityMak－er三維模型制作要求。文物工作者對三維數字化的文物要求，主要有以下幾個方面：幾何精度高；造像神態與實物相符；場景內的各類地物，尤其是標志性建筑，要能表現出深厚的歷史文化氣息。為創建逼真文物三維模型，提升軟件運行效率，需引入貼圖烘焙技術，同時在場景中布置合理的燈光，增強模型的顯示效果。

2.2數據整合及入庫數據制作完成后，需要對數據進行入庫前檢查，檢查的主要內容是模型坐標軸是否置中、單個模型以及紋理文件的大小是否滿足要求、模型及紋理的命名、模型的制作效果、坐標是否統一等。地理特征數據庫技術采用面向對象的數據組織管理方法，能夠真正實現對三維地理特征數據、三維模型和貼圖數據的一體化管理［9］。由于數據來源豐富、種類繁多，因此，在三維數字化檔案建設過程中，采用地理特征數據庫（FDB）技術對各類地理信息數據進行組織管理，真正實現數據的二三維一體化管理（圖1）。最終入庫時用到的模型數據格式為osg，紋理數據格式為dds，矢量數據格式為shp，柵格數據格式為tif。

2.3入庫后數據檢查由于不同的軟件具備不同的渲染方式，因此，同一種數據在不同軟件中的顯示效果不同，為了保證三維模型數據在入庫前后效果的一致，逼真再現石窟寺原貌，需要對模型顯示效果進行對比分析。解決的方法是對建好的模型數據進行烘焙貼圖，批量導出為OSG格式的模型數據，然后在CityMakerBuilder中編輯光照信息，增強立體效果。

3系統設計與實現

3.1系統架構系統采用C／S架構，以三維模型數據和基礎地理信息數據為數據基礎，利用GIS組件提供的GIS應用服務和三維服務研發三維數字化檔案系統，實現三維場景漫游、信息查詢分析、精確量測和三維展示等功能。

3.2系統開發環境系統采用基于GIS組件的二次開發方法，GIS工具平臺采用CityMaker軟件，借助于City－MakerSDK組件進行三維數字化檔案系統開發，可視化開發平臺采用VisualStudio2008，開發語言選用C＃．net。

3.3系統功能彬縣大佛寺石窟三維數字化檔案系統實現對彬縣大佛寺石窟的真三維虛擬展示，為大佛寺石窟的管理和保護工作提供科學的手段，系統功能主要包括用戶管理、三維漫游、空間量測、屬性查詢、信息輸出等［10］。（1）用戶管理功能記錄用戶的基本信息及操作信息，對用戶的權限、帳號、密碼等進行維護記錄。（2）三維漫游功能實現在三維場景中不同方式的漫游，包括洞窟內、洞窟外、步行、飛行及設定特定漫游路線等。同時，可以對洞窟外場景數據和洞窟內模型數據進行全方位、多角度的精細查看。（3）空間量測功能對模型數據的幾何尺寸進行精確量測，包括長度、寬度、高度、投影面積、體積等。（4）屬性查詢功能三維數字化檔案系統中包含了大量的屬性信息，為實現快速查詢，系統中提供了根據不同的屬性字段對三維數據進行快速查詢檢索。（5）信息輸出功能用戶可根據需要，將石窟寺三維模型以圖表形式輸出，方便日后查詢和管理。

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1、重視程度不高

各級領導對城建檔案工作重視還普遍不夠,認為這是軟指標、常規性的工作,在規劃、建設系統排位最后,只要應付過去就行了,遠遠比不上對質檢、安監、墻改、勘測、規劃設計、勞務市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。

2、檔案數字化建設資金投入不足

各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業,主要靠國家財政撥款。實行檔案數字化必須具備一定先進的硬件設備、應用軟件和掃描經費,沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數字化首要的工作。

3、數字化掃描爭議較多

首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設科技強館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當地經濟實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內進行,可以使用城建檔案館設備,也可以自行攜帶設備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設備情況來考量,掃描工作會時斷時續,影響到數字化的進程。

二、檔案數字化突破瓶頸的舉措

1、軟件支持

城翻魏體通字信息資源的生產、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結合自身特點形式多樣,或采購,或聯合開發,或在賄軟件基礎上修改。軟件要體現先進性,滿足于科學研究,滿足于電子檔案、紙質檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進行數字化加工,還要推動新增城建檔案的數字化工作。在接受紙質檔案的同時,須接收統一規定格式類型的數字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導入、修改等諸多工作。

2、爭取政策支持

省級建設行政管理部門要積極為城建檔案數字化掃描資金出臺政策,對各市“數字化”要有具體的進度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據可依。市、縣(區)城建檔案館要和財政部門經常溝通,要設置專項資金,專門用于數字化掃描。

3、新老劃分

本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節點,確定面向建設單位建設工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設局關于加強建設工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設工程,均要移交電子檔案。在此時間節點以前,由財政負擔,解決歷史檔案的掃描問題。

4、合理解決歷史檔案的數字化

對庫存檔案掃描要制定合理的數字化方案,確定數字化的范圍,量力而行,根據資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規劃、大型公建以及大型住宅小區等檔案為主。通過財政招標選定掃描隊伍,以清包方式進行,效果較好。如果財力應允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。

三、數字化工作長期生存下去的根本保證

城建檔案信息化建設,是一項恒久的課題,是社會信息化發展的必然,城建檔案數字化的生命力在于為經濟、社會和城市建設提供更加優質高效的服務。

1、要和建設智慧城市相結合

智慧城市建設已初見成效,城建檔案館要積極參與進來,發揮檔案資源優勢,提供小區住宅、公共建筑、市政基礎設施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現檔案價值。

2、要和城市地下管線建設相結合

地下管線是城市極為重要的基礎設施,是城市生存與發展的重要載體,是保證社會經濟和人民生活順利進行的基本條件。國務院辦公廳《關于加強城市地下管線建設管理的指導意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統,大多“地市”將這一職能設在城建檔案館,城建檔案館的作用在進一步加強。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業部門在紙質檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數字化要適時更新,密切配合、資源共享。

3、要和城市規劃相結合

城建檔案與城市規劃息息相關,城建檔案數字化不單單局限于自身掃描,要建設數據庫,要對數據進行科學研究。以建設項目為主題,集成規劃管理數據庫、城建檔案數據庫,實現兩者的良好性互動,實現規劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規劃決策提供信息參考,為規劃審批提供信息保障。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料