文書檔案工作計劃匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇文書檔案工作計劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、基于信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的意義

（一）有利于文書檔案管理效能的提高

在社會快速發(fā)展的新形勢下，文書業(yè)務(wù)無論是數(shù)量還是種類都開始向多樣化的趨勢發(fā)展，這也使文書檔案的重要性日益顯現(xiàn)出來。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，文書檔案管理效率有了大幅度的進(jìn)步。這就更需要充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)的步伐，使文書檔案管理工作更具便捷性，確保文書檔案管理效能的提高。

（二）有利于文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設(shè)質(zhì)量的全面提升。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，文書檔案工作應(yīng)充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步對信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，確保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文書檔案開發(fā)效益的實(shí)現(xiàn)

文書檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，不僅有利于檔案資料原開發(fā)利用，而且加快促進(jìn)了文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)，為文書檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。而且在文書檔案管理信息化推進(jìn)過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉(zhuǎn)變及更好的提供服務(wù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案信息化管理工作有待于進(jìn)一步規(guī)范

近年來，辦公自動化已開始全面普及，這也有效的提升了文書檔案管理工作的水平。但由于信息化辦公平臺處于不斷更新和升級過程中，極有可能會對電子文件查詢及信息數(shù)據(jù)安全帶來一定的難度。同時要工作中也需要對各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實(shí)際工作，文書檔案具有分散性，不僅統(tǒng)一管理難度大，而且數(shù)據(jù)容易丟失。特別是在當(dāng)前無紙化辦公的新形勢下，更對電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

（二）文書檔案信息化管理水平有待于進(jìn)一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支高素質(zhì)的熟悉信息化知識技能的專業(yè)文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業(yè)務(wù)知識，又要掌握計算機(jī)操作技術(shù)、熟悉網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護(hù)知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當(dāng)前，加強(qiáng)辦公人員信息技術(shù)培訓(xùn)，加快推進(jìn)信息化工作進(jìn)程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實(shí)，并抓出成效，以適應(yīng)時展需求。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)及資金有有待進(jìn)一步加強(qiáng)

長期以來文書檔案在管理工作中受傳統(tǒng)思想影響較深，這也導(dǎo)致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環(huán)節(jié)缺乏健全的規(guī)章制度作為約束，在檔案管理一些環(huán)節(jié)工作中還采用手工操作的模式，嚴(yán)重影響了檔案工作的效率。目前文書檔案管理人員多是由辦公室人員兼任，管理人員多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力不高，再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對新技術(shù)和新知識接受能力較差，無法有效地滿足現(xiàn)代文書檔案信息化建設(shè)的要求，由于受制于人員素質(zhì)的影響，文書檔案管理工作無法與時展要求相適應(yīng)。另外，在文書檔案信息化管理推動過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設(shè)備、軟件及網(wǎng)站的日常維護(hù)工作和開發(fā)工作，這都需要大量的資金支持，但在實(shí)際工作中，不僅對文書檔案信息化建設(shè)缺乏重視，而且經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

三、加強(qiáng)信息化條件下文書檔案管理的措施

（一）提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識

由于文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件，電子文件無法進(jìn)行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進(jìn)一步提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，造成現(xiàn)在文書檔案信息管理上標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構(gòu)建科學(xué)的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立文書檔案管理信息化平臺，加大文書檔案信息化建設(shè)投入，推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步打牢文書檔案管理基礎(chǔ)。

（三）加大文書檔案信息化建設(shè)力度

在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，要以現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)作為依托，并對其功能進(jìn)行擴(kuò)展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠?qū)κ瘴陌l(fā)文進(jìn)行預(yù)歸檔，對著錄的文件和案卷進(jìn)行整理，對歸檔的檔案進(jìn)行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質(zhì)量的提升，而且對推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)工作也具有極其重要的意義。

四、結(jié)束語

篇（2）

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。一要公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三要公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四要使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、堅持正確的立卷歸檔原則

“以我為主”是我們必須堅持的立卷歸檔原則，這一點(diǎn)不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。堅持正確的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該予以高度重視。檔案工作的實(shí)踐中，我們深刻地認(rèn)識到，相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

三、切實(shí)提高案卷裝訂質(zhì)量

提高案卷裝訂質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

2.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機(jī)密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。

3.明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案。要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的。這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

篇（3）

[摘要]據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展，與社會檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對事業(yè)單位的作用展開了分析，概述了事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)踐中的若干問題，并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關(guān)建議，以期對新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。

[

關(guān)鍵詞 ]事業(yè)單位改革；檔案文書管理；信息化建設(shè)

一、文書檔案現(xiàn)代化管理對事業(yè)單位的作用

（一）提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式，受限于時間與距離的影響，同時，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時有發(fā)生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文件歸檔管理，比如，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。

（二）確保文件保存的穩(wěn)定性。互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質(zhì)文書受到破壞就會造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進(jìn)行保存，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離利用，同時，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時間長、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞，穩(wěn)定性比較強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠提高文書歸檔工作的質(zhì)量，確保文件保存的穩(wěn)定性。

二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的常見問題

（一）缺乏管理，重視不足。據(jù)客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對基層檔案的重視程度不夠，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至對檔案管理認(rèn)知存在偏差，比如，只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重，難以為單位發(fā)展提供資源支撐。

（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面；或是部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項啟動與維修資金，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料在長時間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書管理效能的具體措施

（一）全面推行文書歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進(jìn)文書歸檔管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標(biāo)準(zhǔn)，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的制度與準(zhǔn)則，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，并要求全體人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行作業(yè)，確保每一工作環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，踐行文書歸檔的規(guī)范化管理原則。

（二）鞏固單位領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動文書歸檔工作順利進(jìn)行的重要保障，具有提高全員檔案意識的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數(shù)量較多，經(jīng)費(fèi)卻相對緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對檔案管理工作的方式方法進(jìn)行研究，對有關(guān)管理人員進(jìn)行考核，不斷提高全員檔案意識

（三）積極利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助管理。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行文書檔案管理已成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P、磁帶、計算機(jī)硬盤等為載體的電子文件，以網(wǎng)絡(luò)化的方式對文書檔案進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變。同時，國家財政部門也應(yīng)加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設(shè)施，加強(qiáng)地方文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)與資源的一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時夯實(shí)對電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。

結(jié)語

綜上所述，筆者認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認(rèn)識、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，同步加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，并在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié)，確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。

參考文獻(xiàn)

[1]劉嬪蘭.云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].今日中國論壇,2013(07)

[2]陳萍.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新分析[J].廣東科技,2013(12)

篇（4）

為了增強(qiáng)辦公室的工作實(shí)力，在學(xué)期初我部已吸納了一批踏實(shí)肯干，頭腦靈活的新成員，在近期，我部將組織成員對本部職能的學(xué)習(xí)，使其明確并熟悉本部的基本工作任務(wù)。另外還將做好新成員能力的培養(yǎng)，多鍛煉新人，為下一屆分團(tuán)委學(xué)生會培養(yǎng)好人才。

二、以提高效率為原則，科學(xué)的管理檔案

上屆辦公室的文書檔案以初具規(guī)模，這為我們今后的工作提供了參考。在此基礎(chǔ)上我們將加入科學(xué)的管理方法完善文書檔案的管理，如在原有基礎(chǔ)上加上目錄，索引，以提高查閱的方便性。另外我們將開展文書檔案與電子檔案同步管理方法，利用電子檔案的快捷性與便于修改的特點(diǎn)，提高管理效率。

三、突破傳統(tǒng)，敢于創(chuàng)新

辦公室給人的印象往往是做一些檔案管理、文件的打印和發(fā)放等工作。在本學(xué)年我們將使大家改變這一看法。首先，我們將做好老師與分團(tuán)委學(xué)生會的橋梁作用，使分團(tuán)委學(xué)生會始終行駛在正確的航道上。其次，我們將在對活動組織上下功夫，結(jié)合各部的特點(diǎn)，以專部專用，以長補(bǔ)短，用最短的時間完成最多的任務(wù)為組織活動的原則，協(xié)助院、系舉辦一系列健康活潑的活動，以鍛煉我部的組織能力。

篇（5）

【關(guān)鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護(hù)管理、黨務(wù)管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學(xué)、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實(shí)施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計資料、會議記錄等重要內(nèi)容，對于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進(jìn)行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響到了檔案質(zhì)量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上的，是文書工作的終點(diǎn)。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進(jìn)行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務(wù)，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責(zé)任就是維護(hù)檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關(guān)系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。

（二）辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實(shí)際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實(shí)際工作中會致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實(shí)施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實(shí)施“自動化”文書檔案管理。在自動化環(huán)境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強(qiáng)在職教育，強(qiáng)化管理文員培訓(xùn)。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實(shí)的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學(xué)習(xí)并參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。2.要進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識，增強(qiáng)管理意識。3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴(yán)格控制每個工作細(xì)節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認(rèn)真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

篇（6）

1 醫(yī)院文書檔案工作現(xiàn)狀及面臨的困境

1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低 隨著信息化時代的發(fā)展，無論是企業(yè)、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結(jié)底取決于其人才綜合素質(zhì)水平如何。尤其是對于醫(yī)院文書檔案管理工作來說，專業(yè)化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經(jīng)濟(jì)時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，又要熟練基本的計算機(jī)操作等。然而，從目前醫(yī)院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質(zhì)、高水平、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏，綜合素質(zhì)普遍偏低，這很不利于醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫(yī)院文書檔案 目前，還有部分醫(yī)院管理人員和相關(guān)工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認(rèn)識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費(fèi)。另外，有些醫(yī)院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責(zé)上分配較為混亂，檔案存放和管理職責(zé)不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規(guī)范性，甚至有些醫(yī)療檔案不統(tǒng)一存放于綜合檔案室進(jìn)行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫(yī)院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設(shè)施，信息化程度低 很多醫(yī)院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫(yī)院的文書檔案工作仍然為傳統(tǒng)手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實(shí)性和完整性。如今，我國大部分醫(yī)院還沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，缺乏對于信息化建設(shè)的人力、物力、財力等各方面的投入，導(dǎo)致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫(yī)院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫(yī)院文書檔案工作的重視 首先，醫(yī)院要想切實(shí)提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理工作對于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案工作更好的為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業(yè)對口、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)道德良好的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認(rèn)真務(wù)實(shí)，能夠自覺學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)水平與檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然后，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。比如對檔案室進(jìn)行裝修改造，配備鐵質(zhì)檔案密集柜、計算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代檔案管理需要的硬件設(shè)施，進(jìn)而保證醫(yī)院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫(yī)院檔案部門要積極爭取各方面支持與協(xié)助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強(qiáng)他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì) 新的社會形勢對醫(yī)院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實(shí)做好檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，即要具有較高的綜合素質(zhì)。因此，首先醫(yī)院必須加強(qiáng)對文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，也可以通過加強(qiáng)職業(yè)教育的方式，豐富其檔案管理專業(yè)知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質(zhì)。其次，醫(yī)院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規(guī)范的、系統(tǒng)的文書檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而方便切實(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。此外，醫(yī)院檔案部門還要積極引進(jìn)高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和操作技能的高校檔案專業(yè)人才的重視，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作儲備人才。

篇（7）

作為新人的我們有著滿腔的熱情與十足的干勁，恰如一只展翅欲飛的雛鷹。但是光憑一腔熱血是不能做好工作的，只有在完善的計劃指導(dǎo)下，我們這只雛鷹才能自由翱翔，才能直沖九霄。

這次我們辦公室的工作計劃分為三部分：

一、新成員的部門教育，作好銜接工作

為了增強(qiáng)辦公室的工作實(shí)力，在學(xué)期初我部已吸納了一批踏實(shí)肯干，頭腦靈活的新成員，在近期，我部將組織成員對本部職能的學(xué)習(xí)，使其明確并熟悉本部的基本工作任務(wù)。另外還將做好新成員能力的培養(yǎng)，多鍛煉新人，為下一屆分團(tuán)委學(xué)生會培養(yǎng)好人才。

二、以提高效率為原則，科學(xué)的管理檔案

上屆辦公室的文書檔案以初具規(guī)模，這為我們今后的工作提供了參考。在此基礎(chǔ)上我們將加入科學(xué)的管理方法完善文書檔案的管理，如在原有基礎(chǔ)上加上目錄，索引，以提高查閱的方便性。另外我們將開展文書檔案與電子檔案同步管理方法，利用電子檔案的快捷性與便于修改的特點(diǎn)，提高管理效率。

篇（8）

（一）文書檔案作為一個醫(yī)院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，其重要性和關(guān)鍵性是不言而喻的

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。近幾年，醫(yī)院各項工作都在邁向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，隨著醫(yī)療規(guī)模的擴(kuò)大，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢在必行。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進(jìn)檔案建設(shè)，把檔案規(guī)范化管理納入重要議事日程。正視醫(yī)院檔案管理中存在的問題，充分認(rèn)識檔案建設(shè)的必要性和獨(dú)特性，將會有效促進(jìn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一

在高速發(fā)展的信息時代，隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的文書和檔案工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但文書檔案已經(jīng)成為衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)志。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。

二、醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理、黨務(wù)管理等活動的重要憑證。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院現(xiàn)代化的辦公有了長足的發(fā)展，而文書檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)曉的信息化建設(shè)，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步提高工作效率。醫(yī)院文檔人員應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進(jìn)信息化管理進(jìn)程

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設(shè)以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實(shí)用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規(guī)范檔案管理

篇（9）

新員工是一個組織的新鮮血液，給組織帶來朝氣與生機(jī)。為了使新員工能盡快適應(yīng)組織的文化、環(huán)境與要求，通常會對其進(jìn)行培訓(xùn)。一般說來，對新員工的系統(tǒng)培訓(xùn)包括工作技能培訓(xùn)與工作適應(yīng)能力的培養(yǎng)，前者通常需要在短時間內(nèi)完成，而后者則需要潛移默化，長時間的熏陶與磨合。

筆者認(rèn)為，如果能將文書檔案整理工作統(tǒng)籌為新員工系統(tǒng)培訓(xùn)內(nèi)容之一，將對新員工初步認(rèn)識單位的組織機(jī)構(gòu)及其人員組成，了解單位的辦事流程與規(guī)范，方便日后的工作協(xié)調(diào)等起到積極而事半功倍的作用。

一、文書檔案整理工作作為新員工培訓(xùn)的可行性

1.文書檔案整理工作易于接觸，易于培訓(xùn)

文書檔案是在單位行政管理事務(wù)活動中形成的記錄材料，通常由通用文書轉(zhuǎn)化而來，包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。作為單位或者部門，只要有事務(wù)需要處理，就必然產(chǎn)生文書檔案，必然產(chǎn)生文書檔案整理工作。同時，隨著文書檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案正從按固定時間周期整理一次（按卷宗歸檔），轉(zhuǎn)變?yōu)榧皶r整理的日常工作（按件歸檔）。這就使得文書檔案整理工作可以成為新員工普遍培訓(xùn)的一個專項內(nèi)容。

另外，雖然文書檔案整理工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，是形成系統(tǒng)、完整、有效的文書檔案的前提，但其技術(shù)要求明顯低于文書檔案整理工作。作為新員工，可以通過簡要的培訓(xùn)，提高對文書檔案整理工作的重視，以高度的責(zé)任心和細(xì)心，便可以勝任文書檔案整理工作，并將繁瑣、枯燥的文書檔案整理工作化整為零。

2.直接推動單位的檔案管理工作，可以獲得文書檔案管理部門的支持

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，企事業(yè)單位應(yīng)及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關(guān)材料整理（立卷）、歸檔，其中也對的檔案管理工作做了明確的規(guī)定和細(xì)致的要求。而檔案管理中存在最大的問題是檔案材料的及時歸檔問題，材料不能及時歸檔通常有三種原因：一是認(rèn)識不足，對應(yīng)該歸檔事件不敏感，沒有形成歸檔材料；二是缺乏積極性，為了部門使用方便對于該歸檔的材料不歸檔；三是沒時間歸檔，日常工作繁重，將歸檔作為緩辦事宜。

培訓(xùn)新員工參與到檔案整理工作中，可以使新員工從入職開始便重視文書檔案工作，同時，由于新員工處于培訓(xùn)階段，工作量不是很大，又有極大的工作熱情，可以有充分的時間對文書檔案進(jìn)行收集、整理，解決文書檔案材料歸檔難的瓶頸，不僅變向的促進(jìn)了各部門對檔案工作的重視，更推動了單位的文書檔案管理工作。因此，文書檔案管理部門將全力提供必要的技術(shù)支持與培訓(xùn)。

二、新員工在檔案整理工作中的收獲及關(guān)注點(diǎn)

文書檔案整理工作看似簡單、重復(fù)，枯燥、無趣，但其內(nèi)容卻從一個側(cè)面反映單位各項業(yè)務(wù)的辦理過程，乃至單位的成長與發(fā)展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗(yàn)與培養(yǎng)著新員工的協(xié)調(diào)能力；在對文書檔案材料認(rèn)真、細(xì)致的整理與觀察中，逐漸形成對單位工作流程與辦事規(guī)范的初步認(rèn)識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業(yè)務(wù)有了更為細(xì)致的了解。以下是筆者認(rèn)為新員工在整理文書檔案中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容：

1.時間

對于普通收文，時間包括文件的落款時間及到單位的收文時間。對于需要部署工作的收文，則需要詳細(xì)記錄收文的時間、領(lǐng)導(dǎo)批示時間、初步形成本單位工作部署文件的時間（擬稿時間）、正式發(fā)文時間等。

通過對文書檔案材料時間的分析，可以了解一件事情處理的周期與頻率，側(cè)面反映一件事情處理難易程度與復(fù)雜程度等。

2.修改與批示

文書檔案中的送審（初稿）材料與正式成文通常會有區(qū)別，送審（初稿）材料在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示或修改后才能形成最后成文。這些批示和修改則應(yīng)該是新員工重點(diǎn)學(xué)習(xí)和揣摩的內(nèi)容。因?yàn)檫@些批示和修改，不僅僅是用詞或語言結(jié)構(gòu)上的變化，同時可能反映了領(lǐng)導(dǎo)或集體決策的傾向，對于事態(tài)思路上的變化。新員工不僅僅需要學(xué)習(xí)遣詞用句上的細(xì)微差別，更要細(xì)心體會和思考文件在修改前后所表達(dá)意思是否有差別，是否對事態(tài)的發(fā)展有著微妙的變化。

3.文件簽轉(zhuǎn)

文件簽轉(zhuǎn)是單位處理業(yè)務(wù)流程的反映，既可以反映一個部門的業(yè)務(wù)范圍，也可以反映一個單位內(nèi)部的配合與協(xié)調(diào)程度。對于一個文件，無論是簽轉(zhuǎn)到別的處室還是需要由幾個部門共同簽發(fā)，都說明類似的事情在單位內(nèi)部開展，如果不考慮所涉及到的部門的情況或者意見，都是不明智的。而作為新員工，則要多留意文件簽轉(zhuǎn)的順序及過程，最后發(fā)文的簽章等。關(guān)于簽章補(bǔ)充一點(diǎn)，如果一個單位既有行政章又有黨委章，則需要新員工在文書檔案整理過程中，細(xì)心留意在不同情況下簽章的使用情況。

4.行文風(fēng)格

文書檔案包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，即使是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，也會因擬稿人個人的行文風(fēng)格而產(chǎn)生區(qū)別。如果是會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等材料，材料的遣詞用句、行文結(jié)構(gòu)將會有更大的區(qū)別。作為新員工，應(yīng)該用心學(xué)習(xí)規(guī)范的行文方式，并通過文件材料的體會不同工作人員的關(guān)注點(diǎn)、辦事思路，協(xié)調(diào)方式等，避免日后在行文或行事過程中，產(chǎn)生不必要的分歧與摩擦。

三、安排新員工從事檔案管理整理工作的注意事項

1.強(qiáng)調(diào)文書檔案整理工作對新員工的培訓(xùn)意義，統(tǒng)籌各部門積極參與

將文件整理工作作為新員工系統(tǒng)培訓(xùn)的必修內(nèi)容，并充分爭取各部門的支持與配合，向其說明文書檔案整理工作對新員工的培訓(xùn)作用，動員各部門將一部分非保密的文書檔案整理工作交給新員工來負(fù)責(zé)，并能夠安排一名老職工進(jìn)行把關(guān)。

2.統(tǒng)一培訓(xùn)，在操作水平上達(dá)到要求，保證文書檔案整理工作的質(zhì)量

文書檔案整理工作雖然在技術(shù)上沒有文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)高，但在進(jìn)行此項工作時，務(wù)必要對新員工進(jìn)行基本的培訓(xùn)，明確單位文書材料的歸檔范圍、歸檔原則、編號方法等，避免新員工的文書檔案整理工作流于形式，成為無用功。要求新員工以高度的責(zé)任心來對待文書檔案整理工作，并學(xué)會從檔案材料中科學(xué)的分析問題，細(xì)致、用心的揣摩，盡快在感性上對單位的各個機(jī)構(gòu)、各項業(yè)務(wù)乃至工作人員有初步的認(rèn)識。

3.強(qiáng)調(diào)保密性

企事業(yè)單位的文書檔案都有其保密級別的設(shè)定，在安排新員工進(jìn)行文書檔案整理工作時，單位首先應(yīng)明確哪些文書材料是新員工可以接觸或整理的，哪些是接觸后仍需要保密。一般來說，新員工通常有試用期，建議單位在與新員工簽訂保密協(xié)議的前提下，根據(jù)新員工的狀態(tài)，是實(shí)習(xí)期還是已經(jīng)過實(shí)習(xí)期，來確定文書檔案的整理范圍。

綜上所述，新員工要積極參與到文書檔案整理工作中，為單位的檔案資源體系建設(shè)做貢獻(xiàn)，并在實(shí)踐中學(xué)會客觀、科學(xué)的利用文書檔案資源，使自身盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境、勝任新的工作崗位。

參考文獻(xiàn)

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一是要管帶結(jié)合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質(zhì)量相對較弱的實(shí)際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負(fù)責(zé)文書檔案工作并盡可能保持相對穩(wěn)定；二是積極開展人員整訓(xùn)；三是實(shí)施靠近指導(dǎo)，采取現(xiàn)場指導(dǎo)，手把手幫助有關(guān)單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗(yàn)收制度，獎優(yōu)罰劣。

二是建改并舉，抓好制度建設(shè)。配合部門經(jīng)理，在各項制度建設(shè)方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎(chǔ)上，匯編成冊，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部管理“有法可依”。

三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續(xù)推行風(fēng)險抵押制度，確保交通安全基本穩(wěn)定。

四是要嚴(yán)格程序，抓好事務(wù)管理工作（印章管理、乘車證管理、招待費(fèi)使用、電話費(fèi)管理等等）。強(qiáng)調(diào)按原則，走程序，防止出現(xiàn)漏洞。

五是要定標(biāo)明責(zé)，抓好節(jié)支降耗工作。對機(jī)關(guān)辦公用品的管理實(shí)施定額控制，初步的想法是：建立審批制度；季度辦公用品限額等措施。

二、明確自己的發(fā)展方向。

正確認(rèn)識自己，糾正自己的缺點(diǎn)，認(rèn)真聽取他人意見，更加勤奮的工作，刻苦的學(xué)習(xí)，努力提高文化素質(zhì)和各種工作技能，充分發(fā)揮自己的能力，讓自己真正走上管理道路。我也會向其它同事學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，相互交流好的工作經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。

三、熟悉公司的規(guī)章制度。

公司在不斷改革，訂立的規(guī)定也在不停的改變，作為公司一名工作人員，必須以身作責(zé)，在遵守公司規(guī)定的同時全力做好自己的本分工作。