文書檔案管理效率提升策略

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇文書檔案管理效率提升策略范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

一、文書檔案管理的重要性

文書檔案就是在事業(yè)單位發(fā)展的過程中形成的各種資料，囊括了事業(yè)單位各項(xiàng)發(fā)展數(shù)據(jù)，而且還具有多種類型，其中包括會(huì)議記錄、通知、總結(jié)、通告、信函等。對(duì)文書檔案所開展的管理工作，就是在分類整理文書的基礎(chǔ)之上，通過科學(xué)的方法，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，從系統(tǒng)性的角度劃分文書檔案，并做好后續(xù)的文書檔案保管工作。因此，事業(yè)單位的發(fā)展時(shí)間越長(zhǎng)，發(fā)展歷史越悠久。也就具有更加龐大數(shù)量的文書檔案，進(jìn)一步提高了檔案管理的復(fù)雜程度。所以在實(shí)際管理工作落實(shí)的過程中，面對(duì)大量的文書檔案管理任務(wù)，會(huì)產(chǎn)生巨額時(shí)間和精力的消耗，同時(shí)還容易出現(xiàn)失誤和紕漏。從本質(zhì)上來看，文書檔案管理工作具有書面記錄的特點(diǎn)，以事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程和各項(xiàng)活動(dòng)作為記錄內(nèi)容，涉及廣泛的工作內(nèi)容，如會(huì)議材料、工作計(jì)劃、文書報(bào)告等。在事業(yè)單位的日常工作中，會(huì)產(chǎn)生各種各樣的文字信息，對(duì)于其中具有價(jià)值的信息資源，通過固有的模式，做好文字的整理和記錄，并且在具體的規(guī)定與要求的基礎(chǔ)上，對(duì)于所形成的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，做好存放和管理工作，便于隨時(shí)查取。在事業(yè)單位的檔案建設(shè)中，以文書檔案作為核心內(nèi)容，其有著較高的參考價(jià)值。經(jīng)過科學(xué)、有序的文書檔案管理工作，能夠針對(duì)一些重要的、價(jià)值高的檔案信息，進(jìn)行長(zhǎng)期保存，從而實(shí)現(xiàn)重要文件的循環(huán)利用，有助于日后檔案資源開發(fā)利用。只有在文書檔案管理中，投入充足的人力、物力資源，加強(qiáng)對(duì)于其科學(xué)管理，這樣在需要的時(shí)候，才能夠快捷查找和使用，有利于事業(yè)單位各項(xiàng)決策的精準(zhǔn)性提升。文書檔案管理不僅是提供信息服務(wù)的基本保障，同時(shí)其所提供的憑證，還具有一定的法律效力。在文書檔案的內(nèi)容中，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)記錄，具有一定的真實(shí)性，因此決定了文書檔案具有法律效力。一旦發(fā)生意外情況，通過文書檔案的有關(guān)記錄，能夠提供強(qiáng)有力的證據(jù)，從而對(duì)于各種事件的處理和判定，提供具有法律效力的憑證。由此可見，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，文書檔案管理發(fā)揮著重要的作用，將會(huì)對(duì)單位的各項(xiàng)決策造成直接的影響。因此，應(yīng)設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)文書檔案管理工作，并且提高人們對(duì)于該項(xiàng)工作的重視力度。通過強(qiáng)化文書檔案管理，做好整理工作，從而提高信息服務(wù)的水平，確保最大程度發(fā)揮檔案資源價(jià)值。另外，在文書檔案工作中，通過先進(jìn)的數(shù)字化、自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用，也能大大提高管理效率，降低管理人員的工作量，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，節(jié)約數(shù)據(jù)的檢索時(shí)間，提高信息查詢的效率，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行循環(huán)開發(fā)和運(yùn)用。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，在各項(xiàng)工作、活動(dòng)的開展中，會(huì)留下大量的文書檔案。因此，面對(duì)冗雜的信息資源，要想提高對(duì)其開發(fā)利用的科學(xué)性和合理性，促進(jìn)各個(gè)工作流程順利開展，就要確保文書檔案管理工作的高效推進(jìn)，不斷提高管理質(zhì)量。但是，當(dāng)前在事業(yè)單位中，針對(duì)檔案管理方面的工作，在實(shí)際的開展過程中，依然存在一定的問題和缺陷，不利于管理水平的提升。

1.缺乏對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位并未高度重視檔案管理工作，沒有意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性和價(jià)值。甚至在一些單位，沒有針對(duì)檔案管理設(shè)置專職的部門，而是由各部門自行管理。因此，在具體操作中，由于負(fù)責(zé)檔案管理的人員不具有較高的專業(yè)性，檔案管理理念認(rèn)識(shí)不到位，因此管理工作規(guī)范性不足，都會(huì)影響到文書檔案的完整性和有效性。此外，負(fù)責(zé)檔案管理的人員要完成兼職檔案管理工作，還要確保完成本職工作，在這種情況下，不僅會(huì)造成其本職工作效率低下，還難以有足夠的時(shí)間和精力開展好文書檔案管理，使得檔案管理的質(zhì)量無法保證。由于這種兼職工作性質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理人員工作責(zé)任感不強(qiáng)，不利于管理效率的提高。長(zhǎng)期下去，就會(huì)造成檔案管理和單位的發(fā)展存在脫節(jié)現(xiàn)象，不利于事業(yè)單位的順利發(fā)展。

2.缺少規(guī)范的管理制度

在事業(yè)單位中，對(duì)于文書檔案管理并未確立明確且規(guī)范的制度，所開展的管理工作具有較為明顯的盲目性和隨意性，從而導(dǎo)致管理工作混亂。文書檔案管理工作具有綜合性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，如果在工作開展中沒有嚴(yán)格的制度約束和規(guī)范，就會(huì)使各項(xiàng)操作缺乏專業(yè)性，影響工作效率。一旦在具體的管理工作中出現(xiàn)問題。容易出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象。并且由于缺少制度的保障，也會(huì)使得實(shí)際分工不明確，增加文書檔案管理工作的開展難度。另外，由于各項(xiàng)制度的缺失，沒有健全的獎(jiǎng)懲制度，也難以對(duì)檔案管理人員起到良好的激勵(lì)效果。長(zhǎng)期下去，不僅會(huì)影響檔案管理人員工作的積極性，同時(shí)還會(huì)導(dǎo)致人才流失，造成檔案管理崗位的空缺。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)

在檔案管理中，工作人員是各項(xiàng)操作的執(zhí)行者，因此人員作為一個(gè)關(guān)鍵要素，其專業(yè)素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成直接的影響。現(xiàn)階段，在事業(yè)單位，文書檔案管理工作缺乏健全的人員組織結(jié)構(gòu)，人員、崗位安排混亂，限制了管理效率的提升。由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，往往對(duì)該項(xiàng)工作沒有配備足夠的人員，而且人員的專業(yè)性和業(yè)務(wù)能力都有所欠缺。管理人員對(duì)檔案管理的內(nèi)容和規(guī)范要求缺乏明確的認(rèn)識(shí)和了解，常常會(huì)出現(xiàn)各種工作失誤，造成管理混亂。由于人員的工作能力不足，只能做好基礎(chǔ)的檔案收集和整理工作，難以結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，開展相關(guān)檔案信息的課題調(diào)研。很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案資源的開發(fā)和運(yùn)用時(shí)，不能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)，大大降低了檔案管理的信息化水平，不利于檔案管理效果的實(shí)現(xiàn)。

4.管理技術(shù)手段落后

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各種信息資源呈現(xiàn)爆炸式的增長(zhǎng)，因此也對(duì)檔案管理作出了全新的要求。但是，一些事業(yè)單位的檔案管理工作信息化程度不足，各種網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有滯后性，缺少足夠的資金和技術(shù)支持，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。很多事業(yè)單位開展的檔案管理工作缺少創(chuàng)新意識(shí)和理念，依然采用以人工為主的傳統(tǒng)檔案處理方式，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效整理和分析，使得整個(gè)工作效率低下，也不利于信息化檔案管理的推進(jìn)。由于用于檔案管理的資金有限，因此在技術(shù)更新和升級(jí)方面往往存在資金匱乏的問題，從而使得檔案管理工作的信息化水平不高，加劇了管理人員的工作難度和強(qiáng)度，無法符合當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案管理的多元需求，難以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

三、文書檔案管理效率的提升路徑

1.提高檔案管理認(rèn)識(shí)水平

為了確保檔案管理工作的順利開展，前提就是確保管理人員對(duì)該工作具有正確的認(rèn)識(shí)，這樣才能夠從思想層面上讓人員具有端正的工作態(tài)度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值和意義，促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的不斷提升，在實(shí)際工作中，嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度，有序開展管理工作。檔案管理人員要提高管理行為的規(guī)范性，樹立起高度的責(zé)任感，同時(shí)還要積極進(jìn)行思想觀念的革新與轉(zhuǎn)變，確保管理責(zé)任的落實(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)性開展。各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員要充分發(fā)揮模范帶頭作用，對(duì)于檔案管理工作具有正確的態(tài)度。為了加大對(duì)于該項(xiàng)工作的重視力度，在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)進(jìn)行獨(dú)立部門的設(shè)置，專門負(fù)責(zé)文書檔案的管理，并安排專業(yè)人員開展科學(xué)管理，防止由于兼職情況造成管理混亂。

2.確立完善的管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)行文書檔案管理制度的確立和完善，確保其符合單位檔案管理的需求，能夠適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展特點(diǎn)。為了提高制度科學(xué)性、合理性，要充分貫徹以人為本的理念，進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀的改善，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，讓其更加積極地做好管理工作。在制度的制定和落實(shí)過程中，也要不斷滲透檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，做到持續(xù)健全和完善，從而讓所設(shè)置的各項(xiàng)制度在實(shí)施的過程中具有較高的合理性和可行性。如果在制度落實(shí)的過程中，存在一定的問題和缺陷，也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，確保文檔管理工作的順利開展。同時(shí)，還要重視對(duì)獎(jiǎng)懲制度的設(shè)置，促進(jìn)檔案管理部門的優(yōu)化，針對(duì)工作表現(xiàn)良好、工作態(tài)度認(rèn)真的人員，要適當(dāng)對(duì)其給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，不斷增強(qiáng)人員的工作信心，調(diào)動(dòng)其工作積極性。而針對(duì)工作態(tài)度不端正、消極怠工的人員，也要按照制度對(duì)其采取相應(yīng)的懲罰，從而起到警示的作用。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段，文檔管理工作人員在專業(yè)素質(zhì)上還有較大的提升和改善空間。因此，事業(yè)單位要重視對(duì)文檔管理人員的培訓(xùn)教育，通過定期開展培訓(xùn)工作，確保其理念和工作方式都能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，豐富他們的文檔管理知識(shí)，提高管理技能。要想促進(jìn)培訓(xùn)質(zhì)量和效率的提升，事業(yè)單位要善于把握契機(jī)，確保所開展的培訓(xùn)能夠更易于員工接受和理解，確保培訓(xùn)效果的實(shí)現(xiàn)。針對(duì)文檔管理人員所開展的培訓(xùn)教育，不僅要重視專業(yè)理論知識(shí)的教育，同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)思政內(nèi)容，通過思政教育的推進(jìn)，從整體上提高人員的思想認(rèn)識(shí)水平，端正管理人員的工作態(tài)度，使其更加積極主動(dòng)地做好檔案管理工作，提高服務(wù)水平。除了要落實(shí)好培訓(xùn)工作，還要做好人員的招聘，確保所招聘的文檔管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用各種管理技術(shù)和軟件。在人員上崗以后，要定期開展工作考核，采取多樣化的考核方式，確保考核結(jié)果的公正性和合理性。創(chuàng)新傳統(tǒng)的考核手段，在考核工作中融入互動(dòng)性的考核方法，并且將考核結(jié)果和員工的薪酬福利掛鉤，確保考核成效的實(shí)現(xiàn)，從而激勵(lì)員工不斷進(jìn)行自我工作能力的完善和提升。

4.構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

隨著科技水平的提升，在當(dāng)前的文檔管理中也不斷滲透和融合了各項(xiàng)信息技術(shù)的運(yùn)用。在信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)的過程中，一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是信息化平臺(tái)的構(gòu)建。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)具有高度的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案部門的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過軟硬件設(shè)備的引進(jìn)和應(yīng)用，為信息化平臺(tái)建設(shè)提供技術(shù)和設(shè)備的支持。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，能夠提高檔案處理的效率，并可借助信息化管理平臺(tái)，更加便捷地進(jìn)行檔案資源的利用。因此，事業(yè)單位要在完善有關(guān)機(jī)制的基礎(chǔ)上，重視管理人員信息素養(yǎng)的提升，強(qiáng)化信息技術(shù)的培訓(xùn)教育，從而推進(jìn)信息化平臺(tái)的構(gòu)建，更好地服務(wù)于文檔管理工作。管理人員通過信息技術(shù)的培訓(xùn)，能夠熟練操作和運(yùn)用信息平臺(tái)，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平，促進(jìn)紙質(zhì)文檔資源朝數(shù)字化資源的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，能夠以事業(yè)單位的各項(xiàng)工作為中心，加強(qiáng)檔案管理課題研究，將文檔的價(jià)值和作用發(fā)揮出來。

5.優(yōu)化文檔管理流程

對(duì)于文檔管理來說，這項(xiàng)工作不是獨(dú)立開展的，而是和其他部門的工作具有緊密的聯(lián)系，因此為了實(shí)現(xiàn)文檔管理效率的提升，就要在實(shí)際工作中加強(qiáng)和各個(gè)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，這樣才能夠獲得各部門的支持。檔案管理部門也要積極聽取其他部門的意見，對(duì)自身的工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高文檔管理的精細(xì)化程度，修正其中存在的不合理問題。同時(shí)，還要主動(dòng)學(xué)習(xí)與借鑒其他單位開展檔案管理工作的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和案例，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，對(duì)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)選擇性吸收，從而促進(jìn)自身管理流程的不斷完善，避免出現(xiàn)管理問題和失誤，對(duì)之后的檔案利用與開發(fā)，打下良好的基礎(chǔ)。

6.創(chuàng)新管理方法

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展的背景下，檔案信息訴求也變得更加多樣化。因此，檔案管理部門也要緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，不僅要積極更新管理思想和理念，還要促進(jìn)管理方法的創(chuàng)新，確立起大數(shù)據(jù)思維，在數(shù)據(jù)庫(kù)中收納數(shù)字信息資源，確保對(duì)于檔案信息的使用，能夠提供遠(yuǎn)程服務(wù)。另外，也要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的更新和升級(jí)，確保采用先進(jìn)的技術(shù)手段，促進(jìn)文書檔案管理工作的改革，實(shí)現(xiàn)工作水平的持續(xù)提升。

四、總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位的管理工作中，文書檔案管理占據(jù)著重要地位，因此為了改善當(dāng)前的文檔管理現(xiàn)狀，就要打破傳統(tǒng)工作模式的局限，立足于實(shí)際情況，促進(jìn)文檔管理方式的轉(zhuǎn)變，完善管理制度，提升人員的專業(yè)素質(zhì)水平，加強(qiáng)對(duì)于文檔管理的信息化建設(shè)。

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作者:秦亮 單位:福建省邵武市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心