干部檔案數(shù)字化管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇干部檔案數(shù)字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計(jì)3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫(kù)、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長(zhǎng)期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長(zhǎng)期處于繁雜、冗長(zhǎng)的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時(shí)展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個(gè)人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時(shí)所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項(xiàng)材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對(duì)職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長(zhǎng)及科研的成果、論文論著、獲獎(jiǎng)情況、工作業(yè)績(jī)等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，對(duì)檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡(jiǎn)捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢(shì)分析

篇（2）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：

    大家好！歡迎各位到**區(qū)委干部檔案室參觀指導(dǎo)工作，下面由我為大家介紹一下區(qū)委干部檔案室的情況。

**區(qū)委干部檔案室成立于     年，曾獲得     榮譽(yù)，干部檔案管理數(shù)量由最初的     本增加到現(xiàn)在的    本，隨著干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平的不斷提升，同時(shí)也為了滿足我區(qū)干部人事檔案管理工作需要，區(qū)委、區(qū)政府共投入資金***萬元，對(duì)干部檔案室進(jìn)行了全面的升級(jí)改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。

場(chǎng)地一：查檔室（檔案室文化長(zhǎng)廊） 

現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)所看到的是我們的查檔室，同時(shí)也是我們檔案室的文化長(zhǎng)廊。查檔室承擔(dān)著檔案材料的查（借）閱功能，我區(qū)各部門進(jìn)行檔案查（借）閱都是在這里進(jìn)行，為了更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉(zhuǎn)遞。。（可加）等   項(xiàng)規(guī)章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認(rèn)真履行相應(yīng)的手續(xù)?！扒笳妗?wù)實(shí)、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準(zhǔn)則。（上墻的還有什么再加上。）

場(chǎng)地二：大庫(kù)房、小庫(kù)房

現(xiàn)在大家進(jìn)入的是我們檔案室的庫(kù)房。大家可以看到我們的庫(kù)房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，配有滅火器2個(gè)、空調(diào)2臺(tái)、除濕機(jī)1臺(tái)，達(dá)到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。

（密集架介紹）我們現(xiàn)在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設(shè)備聯(lián)合公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，目前看到的大庫(kù)房的密集架共十列，每列四節(jié)，每節(jié)六層，可容納檔案11200卷，小庫(kù)房的密集架共四列，每列三節(jié)，每節(jié)7層，可容納檔案3360卷。合計(jì)可容納檔案14560卷。目前全區(qū)共管理干部檔案10282卷。（其中區(qū)委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區(qū)人才交流中心代管檔案816卷；區(qū)教育局代管檔案6251卷。）按照當(dāng)前只進(jìn)不出的檔案管理模式及全區(qū)每年大致干部進(jìn)出

人次，擴(kuò)容后的檔案室預(yù)計(jì)至少可容納未來十幾年的全區(qū)干部檔案。

場(chǎng)地三：整理室

現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入的是整理室。剛才庫(kù)房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數(shù)個(gè)日夜經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。

為了滿足全區(qū)干部人事檔案整理及數(shù)字化掃描工作需要，我們新購(gòu)置電腦6臺(tái)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)4套，紅光掃描儀4臺(tái)，通過軟硬件升級(jí)改造，不斷完善數(shù)字化檔案信息庫(kù)，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)查詢快捷、數(shù)據(jù)安全的管理目標(biāo)。

下面請(qǐng)我們工作人員為各位領(lǐng)導(dǎo)演示一下如何實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，達(dá)到使用安全快捷的目標(biāo)。

（工作人員邊演示邊講解）

    場(chǎng)地四：辦公室（如果需要就加一點(diǎn)兒，不需要就去掉）

篇（3）

[中圖分類號(hào)] TP391 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對(duì)我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費(fèi)人力也浪費(fèi)物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目在啟動(dòng)之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺(tái)更上一個(gè)臺(tái)階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實(shí)現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對(duì)學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺(tái)信息管理，平臺(tái)用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個(gè)系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和前臺(tái)Web 部分的功能規(guī)范。

通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫(kù)模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實(shí)現(xiàn)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實(shí)現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)流程

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個(gè)個(gè)功能簡(jiǎn)單、明確且獨(dú)立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個(gè)模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時(shí)，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺(tái)管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長(zhǎng)度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：

選擇教工號(hào)，修改學(xué)歷編號(hào)，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時(shí)間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號(hào)的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺(tái)管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺(tái)瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號(hào)的教職工職稱信息，若后臺(tái)管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實(shí)際操作，從設(shè)計(jì)、開發(fā)上來看可實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計(jì)算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對(duì)學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺(tái)階。

篇（4）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用于各單位、各部門。局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化信息，電子商務(wù)、電子政務(wù)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在政治、經(jīng)濟(jì)等多個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而形成大量的數(shù)字化檔案。特別是區(qū)級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案信息化建設(shè)、館藏資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作。

一、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

1、檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、檔案資料數(shù)字化是形勢(shì)發(fā)展的需求。當(dāng)今，政府把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。其一，我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。

3、檔案資料數(shù)字化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠(yuǎn)的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使區(qū)檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，突出重點(diǎn)，面向應(yīng)用，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。

三、對(duì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時(shí)，應(yīng)聘請(qǐng)專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配備管理軟件。將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購(gòu)買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體。有了網(wǎng)絡(luò)沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會(huì)像一盤散沙，無法運(yùn)作?，F(xiàn)在市場(chǎng)上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實(shí)用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購(gòu)置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價(jià)格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求?？焖賿呙鑳x適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價(jià)格高。同時(shí)，相應(yīng)等級(jí)的檔案管理軟件也價(jià)格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，按照經(jīng)濟(jì)實(shí)用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

3、改變工作方式，健全工作規(guī)范。檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在深入了解本地區(qū)的重要實(shí)踐活動(dòng)，為社會(huì)發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。

篇（5）

1.進(jìn)一步將十八屆三中全會(huì)及重要講話精神的學(xué)習(xí)引向深入，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，切實(shí)用全會(huì)精神和講話精神統(tǒng)一思想、指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作。

二、鍥而不舍，扎實(shí)推進(jìn)市和區(qū)縣檔案館館舍建設(shè)

2.針對(duì)市檔案館開工建設(shè)階段的特點(diǎn)，健全施工現(xiàn)場(chǎng)指揮管理機(jī)制，推進(jìn)新館建設(shè)。

3.繼續(xù)推進(jìn)區(qū)縣檔案館建設(shè)，整體推動(dòng)工作進(jìn)度，指導(dǎo)科學(xué)化建設(shè)，落實(shí)資金補(bǔ)助。

三、以數(shù)字檔案館建設(shè)為重點(diǎn)，全面推進(jìn)信息化建設(shè)

4.抓好數(shù)字檔案館建設(shè)。注重頂層設(shè)計(jì)，制訂工作方案，扎實(shí)推進(jìn)實(shí)施。

5.抓好“存量數(shù)字化”。繼續(xù)推進(jìn)“十二五”期間數(shù)字化工作任務(wù)的完成，完善市檔案館數(shù)字化工作流程，指導(dǎo)市屬單位和區(qū)縣檔案館按標(biāo)準(zhǔn)做好數(shù)字化工作。

6.抓好“增量電子化”。制發(fā)《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規(guī)定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點(diǎn)和市檔案館電子檔案異質(zhì)備份試點(diǎn)工作。

四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務(wù)人民群眾

7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導(dǎo)區(qū)縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。

五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學(xué)化水平

8.開展檔案資源合理布局研究，優(yōu)化檔案資源建設(shè)體系，研究提出科學(xué)的檔案資源布局管理方案。

六、開展檔案社會(huì)化服務(wù)組織規(guī)范管理研究，促進(jìn)檔案服務(wù)多樣化

9.研究檔案社會(huì)化服務(wù)的范圍和條件，規(guī)范社會(huì)化服務(wù)組織的管理，提出檔案社會(huì)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式。

七、加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)

10.以“國(guó)際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動(dòng)為契機(jī)，加大檔案宣傳力度。

篇（6）

【中圖分類號(hào)】G2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)

檔案是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。我們要穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件

有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動(dòng)化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個(gè)人、還是一個(gè)地區(qū)、乃至一個(gè)國(guó)家，獲取信息的能力的高低將會(huì)直接影響其競(jìng)爭(zhēng)力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動(dòng)，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢(shì)，整合各類檔案信息資源，并逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計(jì)算機(jī)積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

篇（7）

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1 要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會(huì)議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長(zhǎng)足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長(zhǎng)效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2 要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3 建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

4 要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫(kù)，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5 檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6 建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。

篇（8）

檔案館（室）在接收檔案時(shí)應(yīng)首先驗(yàn)證電子簽名、電子印章的合法性，并將歸檔的信息與電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫(kù)中的信息進(jìn)行比較，在核實(shí)真實(shí)完整后，才能正式接收電子檔案并將其遷移到檔案館的信息管理系統(tǒng)中，此時(shí)還需要在實(shí)行物理隔離的檔案信息的災(zāi)難備份數(shù)據(jù)庫(kù)中新增當(dāng)前的檔案信息，然后再開展管理維護(hù)和提供利用等工作。

由此可見，檔案館（室）制定各個(gè)階段電子文件真實(shí)性保障的規(guī)章制度將貫穿電子文件生命周期的整個(gè)活動(dòng)過程，建立物理隔離的電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫(kù)和檔案信息的災(zāi)難被分開是保障檔案真實(shí)性的有效措施，雖然會(huì)增加信息化系統(tǒng)的運(yùn)行成本，但在確保檔案信息真實(shí)性方面是非常有效的，也是可行的。

一、文檔一體深化應(yīng)用的要求

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理是信息時(shí)代檔案工作的全新管理模式，是適應(yīng)電子文件、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。文件、檔案一體化管理最佳實(shí)踐是，在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立功能涵蓋電子文件生命周期業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)。

文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，使辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化，檔案管理日趨現(xiàn)代化，具有電子文件從起草時(shí)就備份、從辦文時(shí)就修正、辦完后就歸檔、鑒定即整理等工作都能依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)互動(dòng)管理等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，開展文檔一體化管理工作，對(duì)檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計(jì)算機(jī)及通信設(shè)備。

1、提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想是文檔一體化管理的基本要求。

文檔一體化的實(shí)質(zhì)是將機(jī)構(gòu)各部門相對(duì)分散獨(dú)立的文件與檔案統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行管理。這不僅能夠加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的一次輸入，多次利用，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、財(cái)力、物理和時(shí)間。然而，要想真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，對(duì)檔案工作者而言，特別是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須對(duì)文檔一體化管理理念有一個(gè)全面、客觀、科學(xué)的認(rèn)識(shí)，并達(dá)成共識(shí)：使其充分認(rèn)識(shí)到一體化管理的真正受益者是檔案工作者自身，認(rèn)識(shí)到新時(shí)期文檔一體化的必要性和緊迫性，認(rèn)識(shí)到這是時(shí)代賦予當(dāng)今檔案工作者的使命，只有這樣才能夠順利推行文檔一體化管理，加強(qiáng)自覺性，使他們面對(duì)困難，不逃避、不退縮，用于接收新鮮事物，逐步實(shí)施和應(yīng)用文檔一體化管理模式來開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

當(dāng)然，信息化工作是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各單位投入必需的經(jīng)費(fèi)支持，折舊要求各單位應(yīng)逐漸增加對(duì)檔案管理部門的投入（包括人才、資金、設(shè)備等），落實(shí)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)，高度重視檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化作為機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容來抓，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步發(fā)展，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

2、加強(qiáng)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更加密切，把二者放在一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)中，作為前后銜接、相互影響的子系統(tǒng)，統(tǒng)一地組織和控制整個(gè)文件生命周期的全過程。由于文件管理與檔案管理的這種前后相承的關(guān)系，文件管理直接關(guān)系到檔案管理的存在和發(fā)展，只有文件滾利做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理無章可循、紊亂不堪，可以想象檔案管理各環(huán)節(jié)也會(huì)陷入忙亂無序的狀態(tài)，這也會(huì)影響綜合管理信息系統(tǒng)整體功能的效用。因此，必須強(qiáng)化電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格規(guī)范表達(dá)文件內(nèi)部特征和外部特征信息的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為更好地推行文檔一體化管理服務(wù)。

作為檔案工作者，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)現(xiàn)行文件管理過程提出各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和具體實(shí)施要求，從而促進(jìn)穩(wěn)定一體化管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提升檔案工作者的綜合素質(zhì)。

文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信設(shè)備來操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)，要求檔案工作者不斷調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高技能，加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。如果不熟悉計(jì)算機(jī)，不動(dòng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，根本無法接受文檔一體化管理思路，更無法開展電子檔案的管理工作，也不可能參與到電子文件管理的全過程中。因此，加強(qiáng)檔案信息化咨詢與培訓(xùn)，開展現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案信息化技術(shù)知識(shí)的繼續(xù)教育，是檔案部門迫在眉睫的任務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前提。否則，進(jìn)行前端控制，開展電子文檔的完整、有效和安全管理就成了一句空話。

二、館藏檔案數(shù)字化應(yīng)用

為適應(yīng)公眾網(wǎng)絡(luò)化查檔和檔案信息化管理的多元化需求，館藏檔案數(shù)字化和開展檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)已成為現(xiàn)代檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)檔案工作者而言，這也是一項(xiàng)全新的任務(wù)，需要在充分認(rèn)識(shí)到館藏?cái)?shù)字化重要性和必要性的基礎(chǔ)上，采取有效的策略和方法，開展館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)和有效使用。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

1、提高經(jīng)濟(jì)效益。

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2、提高辦公效率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。

篇（9）

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇（10）

1.有利于提高檔案利用水平。高校檔案管理工作的基本任務(wù)是：通過收集、加工、整理、保管檔案資源，為教學(xué)、科研、黨政管理等各方面工作以及廣大師生、校友提供檔案利用和信息查詢服務(wù)。以紙質(zhì)為主要載體的檔案在利用中存在著明顯缺陷：查詢速度慢，利用效率低，而且容易造成檔案實(shí)體磨損。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源的重要組成部分，它主要專注于用戶的實(shí)際需求，按照不同的專題遴選有較強(qiáng)利用價(jià)值或潛在利用價(jià)值的檔案信息，最大程度滿足用戶專題信息的需要，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)各類專題數(shù)據(jù)的輸入、修改、統(tǒng)計(jì)、分析、匯總等多種功能。因此，加快高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)與應(yīng)用，是檔案資源利用創(chuàng)新的重要手段，是推動(dòng)高校檔案工作由“被動(dòng)”向“主動(dòng)” 服務(wù)轉(zhuǎn)變的有效途徑。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化和增值。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案編研的特殊形式，是對(duì)檔案信息資源的二次開發(fā)。未經(jīng)加工整理過的檔案信息往往是零散的、無規(guī)律的、淺層次的，通過對(duì)已有館藏信息實(shí)行鑒定、篩選，并加以比較、概括、整理，深入挖掘盡可能反映主題內(nèi)容的信息，將不同全宗和案卷中具有某一特定專題內(nèi)容的檔案信息提煉出來單獨(dú)建庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的濃縮和增值。同時(shí)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研成果的功能局限，具有使用方便、傳遞快捷、檢索排列方式靈活多樣等優(yōu)勢(shì)，提升了檔案信息的內(nèi)涵和利用價(jià)值。

3.有利于推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要措施，是信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的現(xiàn)實(shí)要求。隨著信息技術(shù)以及高等教育迅猛發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)功能強(qiáng)大的數(shù)字檔案館是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)主要包含以下內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲(chǔ)、查詢等方面的一體化管理；三是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享。經(jīng)過深入加工、整理、優(yōu)化而形成的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案信息化建設(shè)的主要信息來源，也是數(shù)字檔案館的重要后臺(tái)保障。因此，通過檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不僅為高校檔案信息化建設(shè)提供了信息儲(chǔ)備，也積累了技術(shù)基礎(chǔ)。

二、基于個(gè)的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的主要類型

1.教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校檔案查詢利用服務(wù)中，教學(xué)檔案是利用率最高的。因此，將學(xué)生錄取名冊(cè)、學(xué)籍、成績(jī)、學(xué)位、畢業(yè)登記表等構(gòu)成的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，構(gòu)建教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為畢業(yè)生求職、出國(guó)留學(xué)、繼續(xù)深造提供快捷方便的相關(guān)材料，同時(shí)也提高了檔案部門檢索過程中的查全率、查準(zhǔn)率。另外，還可根據(jù)高校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)以及其他有關(guān)教學(xué)檔案材料，分別建立各種教學(xué)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如：教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)、教學(xué)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、教學(xué)研究數(shù)據(jù)庫(kù)、教學(xué)成果數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)等，從而為高校開展教育教學(xué)管理、教學(xué)研究，掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，評(píng)估教學(xué)質(zhì)量等提供準(zhǔn)確的信息來源。

2.科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。教學(xué)、科研是高校的中心工作，高校教師除了做好教學(xué)工作以外，還在日常的科學(xué)研究中形成了一系列豐富的、有價(jià)值的檔案資源，主要包括：科研課題檔案、科研管理檔案、教師個(gè)人科研檔案等。科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為科研信息的載體，它的建成使用不僅可以為高校各類科研人員及相關(guān)部門快速提供系統(tǒng)的信息支撐和有價(jià)值的數(shù)據(jù)材料，還可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、修改、輸出等多種功能，這對(duì)于改進(jìn)科研檔案管理方式，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)?？蒲兴教岣邔l(fā)揮重要作用。因此，高校檔案部門要在深入調(diào)查科研人員及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)科研信息需求的基礎(chǔ)上，科學(xué)確定主題內(nèi)容，把已歸檔的科研檔案材料通過數(shù)字化加工，建立科研管理、科研項(xiàng)目、科研論文、教師著作、教師專利、科技成果等科研專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為學(xué)?？蒲泄ぷ魈峁┴S富的科研信息支撐。

3.文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。高校黨政機(jī)關(guān)在各項(xiàng)日常管理活動(dòng)中形成的文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要、工作總結(jié)、計(jì)劃，以及上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校有關(guān)黨群管理、人事管理、行政管理的材料等構(gòu)成了高校的文書檔案。文書檔案是學(xué)校過去各項(xiàng)管理活動(dòng)的原始記錄，也是學(xué)校各部門開展工作的重要參考依據(jù)，對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)揮著極為重要的作用，具有廣泛的應(yīng)用范圍。高校檔案部門要對(duì)學(xué)校黨委、行政部門每年產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件及時(shí)實(shí)施數(shù)字化，并對(duì)接收的電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入管理，根據(jù)文書檔案形成部門及內(nèi)容等，分門別類地建立各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，如：行政發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)、黨群發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)議紀(jì)要數(shù)據(jù)庫(kù)等，通過提供文件信息的檢索和利用，從而為學(xué)校黨政部門各項(xiàng)管理活動(dòng)及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息保障。

4.干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。高校干部人事檔案是記述和反映高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)及其他各種形式的歷史記錄，發(fā)揮著重要的憑證作用和準(zhǔn)確的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作調(diào)動(dòng)、職稱晉升、學(xué)歷提高、進(jìn)修學(xué)習(xí)、工資變動(dòng)等方面，都需要借助干部人事檔案，利用頻率較高。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，要借助專門的干部人事檔案管理專用軟件，通過人工著錄個(gè)人基本信息、將紙質(zhì)檔案掃描加工轉(zhuǎn)換成可供計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和處理的數(shù)字信息等步驟，運(yùn)用相應(yīng)的管理軟件或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢、利用和管理。高校檔案部門可以結(jié)合干部人事檔案特點(diǎn)，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立干部任免、職稱晉升、教授專家、工資變動(dòng)等專題數(shù)據(jù)庫(kù)，通過干部人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息檢索、動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)和結(jié)構(gòu)分析功能，從而為學(xué)校人事部門以及教職工個(gè)人及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供信息和數(shù)據(jù)，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和相關(guān)部門的工作提供方便快捷的信息查詢利用服務(wù)。

三、基于個(gè)的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)施路徑

1.確定選題。選題是專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的第一步，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析檔案利用規(guī)律，堅(jiān)持遵循實(shí)用，兼顧特色的方針，注重分析檔案應(yīng)用規(guī)律，對(duì)檔案用戶的個(gè)性化需求進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)分和定位，了解學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)黨政部門所關(guān)心的熱點(diǎn)問題，圍繞學(xué)校中心工作，結(jié)合館（室）藏檔案內(nèi)容，按照不同的專題，遴選出有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值的檔案主題開展編制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的檔案信息資源都以數(shù)字形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2.數(shù)據(jù)采集。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息來源主要有以下幾個(gè)方面： 一是館藏檔案的數(shù)字化。通過計(jì)算機(jī)錄入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等方式將紙質(zhì)和其他介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字信息；二是通過高校檔案網(wǎng)站或檔案管理系統(tǒng)接收的各歸檔單位的應(yīng)歸檔電子文件，按照確定的專題，選取專題數(shù)據(jù)庫(kù)所需要的信息內(nèi)容；三是網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源。通過關(guān)鍵詞檢索、全文內(nèi)容檢索等手段，在海量的信息資源中查找所需要的專題數(shù)據(jù)材料。數(shù)據(jù)采集是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)最基礎(chǔ)工作，要在保障人、財(cái)、物的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)技術(shù)規(guī)范，并根據(jù)專題內(nèi)容，合理確定數(shù)據(jù)采集范圍。

3.加工整合。通過數(shù)字化采集的檔案信息往往是零（下轉(zhuǎn)第40頁）（上接第42頁）散、雜亂、無規(guī)律的，因此必須對(duì)這些信息資源要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和重組，按照某種聯(lián)系歸類排序，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的、有序的、深層次的檔案信息。要針對(duì)不同的專題數(shù)據(jù)形式制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)字段和數(shù)據(jù)格式，對(duì)于采集到的不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)加工和整合，不符合規(guī)范格式的要進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換處理，確保整個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性和可共享性。專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不僅要包含目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄，還要開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，涵蓋文本、圖形圖像和多媒體等。

4.構(gòu)建平臺(tái)。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，應(yīng)將各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)刻錄于光盤或存貯于磁盤、硬盤等倉(cāng)儲(chǔ)平臺(tái)中，并通過傳輸平臺(tái)、窗口平臺(tái)以及其他工作平臺(tái)向用戶提供查詢或自助查詢服務(wù)。因此，專題數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，在切實(shí)保障全文數(shù)據(jù)庫(kù)安全的前提下，要通過學(xué)校檔案門戶網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)等平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享，拓展專題數(shù)據(jù)庫(kù)的使用價(jià)值。特別是檔案信息管理系統(tǒng)是有效搜集、整理、存貯檔案數(shù)字信息資源并及時(shí)、高效地提供檔案信息查詢利用的平臺(tái)，是檔案信息用戶利用數(shù)字檔案館時(shí)提交申請(qǐng)、檢索、咨詢的基礎(chǔ)交流工具，在高校檔案管理工作中具有廣泛的應(yīng)用。因此，要充分利用這一平臺(tái)，真正發(fā)揮專題數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)有的功能和利用價(jià)值。