干部檔案集中管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇干部檔案集中管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。

一、干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。

（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。

（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。

二、干部人事檔案管理現狀

（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。

（二）領導重視不夠，人員流動性較大。基層從事機關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。

（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。

三、加強干部人事檔案工作管理的建議

（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。

（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中

篇（2）

[關鍵詞] 疾控系統；干部人事檔案；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 044

[中圖分類號] G271；R197.324 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0083- 02

0 引 言

在現代人的工作中，人事檔案是與每個職工息息相關的。工作單位可以根據人事檔案為不同的職工繳納保險；進行職務與工資調整；為流動人員提供一定身份證明；為職工申報職稱；確定職工的退休年齡；出具一些相關證明等等。綜上所訴，做好人事檔案管理工作，是對每個單位有重要意義的。

1 疾控系統干部人事檔案管理工作現今存在的不足

1.1 缺乏對干部人事檔案管理工作的重視

目前疾控機構意識不到檔案管理工作的真正意義，認為檔案管理供工作就是一份保管工作，并不是單位的重要工作，認為只要能做到不丟失、可以查到就可以，平時更沒有對人事檔案管理工作做過安排與研究，相關人員在工作中遇到問題時也找不到具體的解決人員，長期存在這種問題，是無法保證檔案工作的良好進行的。

1.2 缺乏先進的管理方式與手段

現在大多數疾控機構中干部人事的檔案管理方式是“看堆式”方式，即傳統紙質記錄方式，通過檔案管理工作人員書寫記錄，這樣的記錄方式不僅影響工作效率，而且沒有準確率，且書寫的紙質文件資料在陽光照射與多次翻閱的情況下，會使檔案資料褪色或是損壞，使檔案無法保持完好。現在已經有些疾控機構開始使用網絡進行檔案管理工作，但是并不專業，沒有獨立的管理系統，沒有意識到網絡在干部人事檔案管理中的重要作用。時代在進步，管理方式也要改革，現在這種守舊的管理方式已經不能滿足現今疾控系統的工作需要了。

1.3 缺乏完善的管理制度與模式

好的管理制度與管理模式是做好疾控系統干部人事檔案管理工作的前提。但是現在大多數疾控系統的管理制度不完善，管理模式混亂，例如人事檔案信息不全、記錄格式不統一等，這些問題阻礙了疾控系統干部人事檔案管理工作的進度，給檔案管理工作增加了難度。

1.4 缺乏足夠的經費與硬件設施

現在大多數疾控系統的硬件措施不規范，有的沒有自己的檔案室，有的設備不齊全，這些問題就會導致一些文件材料被蟲蛀，甚至發霉，這樣不僅造成了檔案資料的混亂，而且使檔案資料造成殘缺不全的問題。

1.5 缺乏專業的檔案管理人才

專業人才對于疾控系統干部人事檔案管理工作是非常重要的，是做好檔案管理工作的重要前提。但由于疾控機構的不重視，檔案管理部門對于相關檔案工作人員缺少系統的培訓，造成檔案管理人員業務不熟練，對工作感到無從下手，這樣長期下來，使得疾控系統的檔案管理工作沒有進步，停留在多年前的落后水平上。

2 疾控系統干部人事檔案管理工作的改革建議

2.1 提高對檔案管理工作的認識，了解其重要性

疾控系統應積極宣傳人事檔案管理工作的重要意義，增強做好檔案工作的責任感，把疾控系統干部人事檔案管理工作加入到重要工作之列，I導更要提高認識，帶領員工做好這一塊工作，積極解決檔案管理工作中遇到的難題。

2.2 加強檔案管理的基礎工作

疾控機構應做好相應的預算，投入足夠的檔案管理工作需要的經費，在檔案的保護和檔案的信息化上給予重視，最好有專項的預算；按照標準購買檔案管理工作必需的設施設備，例如檔案柜、檔案室、空調、復印機、監控器、電腦等硬件設施，保持室內的空氣流通，注意防蟲、防火等，良好控制檔案室的潮濕度，確保妥善保管檔案資料文件，增強現代信息化的意識，提高現代化的技術水平，使檔案能夠安全、完整。

2.3 加強檔案管理工作人才的儲備與培訓

以有競爭力的薪資、完善的社會福利來招聘高端專業的檔案管理人才，展示出疾控系統的真誠態度與實力，有了專業的人才，還要進行系統專業的培訓，定期組織行業內的交流，舉辦行業內的分享大會，了解其他行業的檔案管理工作的水平，從而改掉不足，學習優點，提高檔案管理工作的水平。

2.4 加強干部人事檔案管理考核與監督制度的完善

為了提高檔案管理工作的效率，保證此項工作的質量，就要加強考核制度與監督制度的建立。在體制的建立中要細化檔案管理工作的流程，讓專人負責每項工作，并保證每項工作都有人監督，確保檔案管理工作高效有序的進行，大大提高了檔案管理工作的水平。

2.5 加強疾控系統干部人事檔案管理工作的信息化、統一化建設

在檔案管理工作中要加強檔案管理的統一及信息化，通過現代化的管理，使不同疾控機構可以資源共享，即使是發生特殊情況，也可以在短時間內查詢到其他疾控機構相應的人事信息，提高檔案管理工作的效率，實現疾控系統干部人事檔案管理工作的規范化目標。

3 結 語

疾控系統的人事檔案管理工作是每個職工工作的重要記錄，關系到職工工作的方方面面，社會在進步，也對人事檔案管理工作的要求逐漸增高。疾控系統作為我國公共衛生事業一分子，是能推動此項事業前進的力量。因此，做好疾控系統人事檔案管理工作，不斷的創新、改革，積極提高疾控系統干部人事檔案管理工作的質量與水平，為疾控系統的美好未來提供最大支持，為我國的公共衛生事業做出自己的貢獻。

主要參考文獻

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一、成立專班，加強領導。今年全市干部人事檔案工作目標管理工作會議召開后，我們一是立即成立領導小組。區委組織部部長周少甫同志為組長，組織部相關部長和人事局局長為副組長，各科室主要負責人為成員。領導小組成立后，多次召開各單位人事科長會議，加強了對我區干部人事檔案目標管理工作的領導和協調，保證了干部人事檔案目標管理工作的順利和深入開展。二是組建專班，扎實工作。從教育系統抽借8名工作人員，成立工作專班，同時，制定了詳細的實施方案。

二、理順體制，打牢基礎。針對我區管理干部檔案的單位較多，總體情況較好，但部分單位不平衡。為規范全區干部人事檔案管理工作，提高全區檔案管理水平，我們下發了《關于對全區干部檔案實行集中管理的通知》，對全區干部人事檔案實行相對集中管理，從而理順了管檔體制，進一步完善干部人事檔案集中統一和分級負責的管理體制，為達標升級工作打下了堅實的基礎。

三、嚴格要求，狠抓落實。在全市干部人事檔案工作目標管理工作會議召開后，我們立即下發了《關于在全區深入開展干部人事檔案工作目標管理的通知》，對這項工作進行了動員部署，將上級文件精神、要求進行了傳達，并明確了達標時間、要求和標準。同時，區委組織部嚴格按照文件，以《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求為準則，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對所缺材料逐項進行登記、索要，對不能收集的材料要求各單位進行說明。對收集歸檔的材料，認真細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料。整理干部檔案，嚴格按照一級標準，做到“四邊齊”，對材料中“三色筆”現象，嚴格按照要求進行復制加工。

我們建立了干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等8項制度，做到制度上墻，完善各種登記薄和臺帳。

積極爭取領導和相關部門支持，制定了經費預算并得到落實，購置了新式檔案盒，配備計算機，更換了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施齊全。達到庫房、閱檔室、微機室和辦公室“四室分開”。

篇（4）

（1）公務員等檔案管理。我國公務員等干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。現職與非現職的公務員檔案管理機構相同。美國公立系統的現職人員是集中管理模式，由人事管理總署負責管理。聯邦政府各部門統一設置人事機構。州政府以及其他地方政府也設立人事檔案的機構――人事辦公室或人力資源辦公室。美國公立系統的非現職人員，其人事檔案由國家人事文件中心管理，它由軍職人員文件中心和文職人員文件中心兩部門組成。

（2）其他企業、私營組織人員檔案管理機構。我國1992年頒布了《企業職工檔案管理工作規定》，規定企業職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。1996年頒布了《流動人員人事檔案管理規定》，流動人員人事檔案的管理，按照人事管理權限，一律由市、區、縣組織部、人事局所屬的人才交流服務機構和勞動服務機構負責。美國這類人員的人事檔案一般由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調動等情況后，其人事檔案仍然保留在原供職單位。此外，美國的一些專業部門也保存著大量的個人數據，如社會保障署保存了所有成年人的社會保障號和信譽局發給所有人的社會安全號，通過社會保障號和社會安全號可以查詢相關檔案數據。

2.管理的開放性

我國《企業職工檔案管理工作規定》第十七條規定，查閱檔案應憑單位介紹信，檔案除特殊情況下一般不借出查閱，任何個人不得查閱或借用，因工作需要從檔案中取證的，須單位領導批準后才能復制辦理。美國利用人事檔案可以是本人或他人（經本人授權），一般需提交申請信、全名、出生日期、社會保障號、任職機構的名稱，任職時間和離職時間、利用目的等。

3.檔案的利用

我國當前的人事檔案管理中重“管理”輕“利用”的現象普遍存在。首先人們總是認為人事檔案是很神秘的東西，非常封閉。其次以往人事檔案收集個人業績、能力、信用等方面材料比較少，不能及時完全記載和反映一個人的現狀或全貌。另外，有的用人單位只看現實能力，而不看個人檔案。目前隨著已經參加社會保險的人員，退休時當地社保部門需要審核人事檔案，核對視同繳費年限，技術職稱，特殊工種等，因此人們也越來越意識到人事檔案的重要性，但其利用還相當局限。

美國早在上世紀90年代就建立了檔案信息導航系統，成為世界上第一個實現檔案信息網絡一體化的國家。在美國，公民的人事檔案除了為人力資源管理和社會保障服務外，還建立了個人信用系統。每個公民有社會安全號碼和社會保障號（成年人），這個號碼在其申請工作、支取工資、納稅、貸款時，都要使用這個號碼，這些信用記錄由專門的征信機構收集整理，形成信用報告，記入其個人信用檔案。

二、中美人事檔案管理不同帶給我們的啟示

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1.我縣機關事業單位職工檔案管理工作現狀

1.1職工檔案管理不集中

機關事業單位人事檔案包含干部檔案和職工檔案。我縣干部檔案分別由組織部門和人事部門統一管理，擔任副科級以上領導職務的干部檔案由縣組織部集中管理，一般干部檔案由縣人事局集中管理，唯有職工檔案分散在各機關事業中由各單位分別管理。由于職工檔案分散管理，各單位的職工檔案管理制度不統一，檔案材料的收集辦法不一致，在職工辦理調入、調出、調資、退休等手續時，經常有檔案材料不全的情況發生，致使機關事業單位職工的合法權益受損。

1.2對職工檔案重視程度不夠

由于干部檔案已集中到縣組織人事部門統一管理，為數不多的職工檔案得不到領導的足夠重視。有的單位職工有幾十人，但大多數單位的職工只有十幾人到幾人不等，因此很多單位的領導都對職工檔案管理工作的認識不到位，對職工檔案管理工作缺乏積極主動性，認為只有那么幾份職工檔案，沒有必要專門投入人力財力來管理，造成單位從上至下的職工檔案管理意識淡泊。

1.3職工檔案管理人員素質不高

職工檔案管理人員大多由單位勞資人員兼任，文化水平參差不齊，整體素質不高。有的檔案管理人員是半路出家，沒有經過專門的檔案業務培訓；有的檔案管理人員調動頻繁，因此造成業務不熟悉，短時間內難以勝任本職工作；還有的對檔案管理工作一點都不熟悉，認為檔案管理就是保存檔案，只要把檔案鎖在柜子里不丟失就行了，對職工檔案材料不及時收集，收集了不及時歸檔，以致職工檔案材料不齊不全，職工檔案資源得不到及時利用。

1.4職工檔案材料收集工作力度不夠

由于各單位對職工檔案管理的不重視，導致檔案管理人員對檔案材料的收集歸檔工作被動、不及時、不全面。如職工檔案材料不全，缺轉正定級手續，歷年考核、歷次調資手續不全，有的復轉軍人只有安置手續，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工檔案，有的黨員只在各種表格上體現上黨員身份，而入黨手續卻沒有裝入職工檔案，檔案材料的缺失，在職工辦理職稱評定、工資套改、工齡認定時，導致職工不能按規定享受到正常的職稱晉升、工資調整等權益，影響了職工的切身利益。

1.5職工檔案管理制度執行較差

有些單位雖然建立了職工檔案管理制度，但真正執行的時候卻不落實。如職工檔案未按規定編目造冊、編制檢索工具，查閱借用、轉遞手續不夠完備，在檔案借出時不嚴格履行手續、不按規定辦事，認為本單位的職工調用自己的檔案，用不著經過繁瑣的手續，只要本人有需要取走就行，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至1年不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料、造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

2.做好我縣機關事業單位職工檔案管理工作的幾點建議

2.1建立機關事業單位職工檔案集中統一的管理體制

為確保機關事業單位職工檔案的完整與安全，我們要改革現行的機關事業單位職工檔案分散管理方式，變基層分散保管、多頭管理，為縣勞動保障局集中統一保管。按照集中統一保管的改革思路，將全縣機關事業單位職工檔案對口到縣勞動保障局統一管理，全面杜絕檔案分散管理模式下存在的安全隱患。縣勞動保障局建立規范化的職工檔案室，配備專職、專門的檔案管理人員。

2.2提高認識，加強對職工檔案工作的領導

要求各單位要提高認識，加強組織領導，明確分管領導和工作人員，及時安排部署，落實好人、財、物，認真做好單位職工檔案的移交工作，確保檔案按時按質進入職工檔案室。要統一職工檔案移交標準，嚴格規范。各單位要嚴格按照人事檔案材料收集歸檔規定的收集范圍，收集職工檔案材料。做到：主動及時，全面準確，保質保量，安全保密。 向縣勞動保障局移交檔案時，除移交紙質檔案外，要同時移交文件級目錄與全文掃描數據對接的電子檔案，確保準確率達100%。縣勞動保障局對接收進室的紙質檔案和全文數據庫進行驗收，不符合質量要求的一律不予接收。

2.3提高職工檔案管理工作者的素質

檔案管理的好壞，直接關系到職工的職務升遷，待遇調整等，因此職工檔案室必須把好用人關。首先，應選調那些政治可靠、作風正派、責任心強，具有大專以上學歷的優秀干部來從事全縣機關事業單位職工檔案管理工作。職工檔案管理工作是一項平凡而又艱苦的工作。作為檔案管理人員，必須具有甘為人梯，熱心服務的思想品德。要想職工所想，急職工所急，在不違背制度的條件下，千方百計地為職工提供方便。要埋頭苦干，不為名利，服從需要，要立足本職，用主要的時間和精力做好職工檔案管理工作。檔案工作的特點，要求檔案人員不僅要埋頭苦干，而且要頭腦清醒，思路敏捷。隨著社會的進步，科學技術的發展，檔案管理工作的科技含量越來越高，新的形勢要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學習意識，不僅要熟練掌握專業理論知識，還要努力學習法律知識、哲學知識和現代管理知識等，通過系統地、持續不斷地更新知識，運用現代信息技術，提高職工檔案管理工作的現代化水平，才能更好地獻身檔案管理事業。

一名合格的檔案管理人員，必須具有高度的法律意識和良好的職業道德修養。因為職工檔案管理的特殊性，在具體的業務工作中，檔案管理人員必須始終以法律和道德的尺度為準繩，以黨和人民的利益為標準，自覺保護職工檔案的安全與完整，自覺保護公民個人隱私及其合法權益，養成良好的職業保密習慣，做到“從心所欲，不逾矩”，堅決不做有損國家、集體和個人利益的事，堅決杜絕的現象，并與違法行為作堅決的斗爭。

2.4加強職工檔案室的基礎建設

要建設標準化的職工檔案室，配置鐵質檔案柜，搞好檔案室的通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，配備空調、電腦、掃描儀、監視器、復印機等硬件設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.5提高職工檔案的質量

檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質量的重要標志。因此，要做好職工檔案材料的及時收集、歸檔。各機關事業單位除按規定向縣勞動保障局移交職工檔案材料外，還要將各單位職工在工作生活中產生的考核、調資、晉升等檔案材料及時交到職工檔案室歸入職工個人檔案保存。檔案管理工作人員要認真登記、整理、核實檔案材料，仔細查看檔案材料是否完整齊全，并將收集到的材料及時入檔保存。對在職工檔案移交過程中出現的檔案材料內容前后不符，如時間方面，出生日期隨意填寫，參加工作時間、入黨、入團時間不統一，姓名隨意用別字情況，各單位要在檔案移交時將有異議的材料在移交清單上備注說明，勞動部門經過反復推敲對其作出最后認定。對檔案材料不全的，如一些本該有的履歷表、年度表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全，各單位盡量為職工把檔案材料收集齊全，確實收集不全的也應備注說明情況。堅持“標準化”管理裝訂職工檔案，確保職工檔案規范化管理落到實處。

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（一）認識缺位，檔案管理重視程度不夠

雖然干部人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有重要的法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。但在衛生系統的干部人事檔案管理工作中，仍存在對檔案管理工作重視程度不夠的問題。領導干部不重視檔案管理工作，人事檔案工作不像其他工作那樣容易取得成績，很多人對干部人事檔案管理工作認識存在誤區，認為檔案管理工作就是存放、裝訂、收發等一些機械性的、瑣碎的工作，不是單位的主業，只要保管好、不丟失、不泄密就行。認識上的缺位導致一些衛生系統的單位領導不重視檔案管理工作，沒有真正把人事檔案管理工作擺上重要工作已成，或存在著“說起來重要，做起來次要”等問題，導致檔案工作長期處于被動應付的狀態。

（二）管理混亂，檔案管理制度不完善

一是管理制度不完善。早在1991年我國就出臺了《干部檔案工作條例》，制定了《干部檔案管理工作細則》等相關規章制度，這些制度是干部人事檔案管理的基礎和依據，但隨著社會的發展和科技的不斷進步，傳統的規章制度已經不能滿足和適應新形勢發展的需要。二是檔案管理混亂。目前我國衛生系統對干部檔案管理實行的是統一、集中管理，干部人事檔案管理的權限主要集中在干部人事部門，干部檔案管理的集中化與干部檔案的分散化之間的矛盾大大影響了檔案的有效管理。比如，關系干部的學歷、學位等材料由院校出具，支撐評定材料由人事部門出具，表彰等材料由單位出具等等，檔案材料十分分散。需要把不同部門、人員和時間形成的材料收集歸檔，涉及的部門多、人員雜，工作量很大。而我國實行的是”檔隨人走“的檔案管理制度，干部檔案隨著干部的調動在不同單位、部門或地區之間變動，檔案材料很容易出現斷檔，導致干部檔案中材料出現不齊全、不完整等問題。

（三）技術落后，檔案管理效率低下

隨著網絡、電子信息技術的不斷進步，檔案管理手段不斷進步，一些衛生系統行政事業單位都配備了現代化的辦公設備，但檔案管理仍存在技術落后的問題。一方面，電腦設備、系統更新不及時，檔案管理人員主要工作是簡單的接收移交檔案、編目立卷、查閱調卷、存出入庫等，缺少掃描機、機讀等先進技術，大部分單位的干部管理檔案都采用手工收集、檢索，檔案管理數據庫的建立和現代化信息技術相距甚遠，嚴重影響了人事檔案快速、準確、系統的利用。另一方面，檔案管理對硬件有一定的要求，檔案室的建設不規范，設備老舊，保管條件簡陋，存在這潮濕、“六防”不到位等問題，容易引發檔案的霉變、蟲蛀等問題，不利于檔案的收集和管理。

（四）觀念陳舊，檔案管理人員素質不高

干部人事檔案管理人員素質的高低直接影響了檔案管理工作的效率。衛生系統的干部人事檔案管理隊伍存在缺乏專業的檔案管理知識，計算機和外語水平不高，文化程度不高，思想觀念和管理水平跟不上社會發展的需要等問題。這些問題大大限制了檔案管理工作的創新與發展。

2 完善衛生系統干部人事檔案管理工作的對策

（一）提高認識，高度重視檔案管理工作

加強衛生系統干部人事檔案管理工作，必須首先從思想上提高重視程度，把人事檔案管理放在加強衛生系統干部隊伍建設的高度來認真、正確的對待，要擺在單位工作的重要位置，成立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行安排部署、檢查指導、督促落實等，發現問題要及時解決，將問題消滅在萌芽狀態。其次，要探索建立衛生系統干部人事檔案管理績效考核機制，對人事檔案工作進行定性、定量的考核，采取分類、分級指導，動態管理，推動人事檔案管理工作的制度化、規范化建設。

（二）明確主體，落實檔案管理相關責任

衛生系統的檔案管理工作要通過制定目標責任工作機制，明確主體，強化落實工作責任，來提高檔案管理工作主動性和積極性。首先要落實好衛生系統單位領導的責任。單位領導要高度重視檔案管理工作，為工作的開展提供良好的工作環境和保障。檔案工作做的好不好，關鍵在于單位領導的認識水平和重視程度。其次，要落實好分管負責人的責任。干部人事檔案工作需要單位全員共同提高檔案意識，養成良好的檔案收集歸納的習慣。作為分管負責人，對檔案管理負直接指導的責任，要以身作則，率先垂范。再次，要落實好檔案管理工作人員責任。管檔人員對接收的材料，做到認真檢查鑒別，發現材料殘缺不全、內容不真實、手續不完備等，及時退還，并要求補辦，經認真鑒別后再進行登記、歸檔。對收集的材料，鑒別后及時歸檔入卷，不長期積壓。

（三）完善制度，提高檔案管理工作水平

首先，要嚴格執行檔案管理制度，實行規范化運作，堅決避免人事檔案出現涂改、丟失等現象，嚴格落實操作要求，方便查閱。要嚴格按照相關規定，從嚴把關，切實提高檔案管理的嚴肅性，強化保密意識，確保對檔案管理工作情況、干部基本信息、數據嚴格保密，未經批準嚴禁對外公布；對所審核的檔案和信息嚴格保密，嚴禁涂改檔案，嚴禁無關人員翻看檔案等。其次，要提高檔案管理人員的素質。要安排責任心強、有職業道德、專業素質過硬的專職人員從事檔案管理工作。要加強對檔案管理人員的培訓，重點培訓檔案管理的相關業務知識，提高業務水平。再次，要完善相關的規章制度。建立和完善衛生系統的《檔案管理制度》、《檔案資料保管制度》、《檔案保密守則》等相關規章制度，使檔案管理工作有章可循。

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1.1 建立廉政檔案，可以增強領導干部廉潔勤政和自我約束的意識。一方面，干部廉政檔案可充分發揮紀檢監察機關的監督職能，深化對領導干部的監督與管理。另一方面，廉政檔案把領導干部的施政行為置于法律和群眾的監督之下，把工作中的功過是非一一記入本人檔案，使領導干部始終警鐘長鳴。

1.2 建立廉政檔案，能有效地加強領導班子的建設。領導干部廉政檔案既是領導干部廉潔與否的重要依據，也是加強黨的組織建設的重要措施。建立廉政檔案，能有效地督促提高領導干部的立黨為公意識、公仆意識和廉潔自律的自覺性。

1.3 建立廉政檔案，可減少干部任用上的盲目性。廉政檔案的建立，既可以一人一時一事去評判他的品行，還可以對干部德、才、能、績、廉等方面的整體素質進行全面了解，及時向上級報告領導干部廉潔從政情況，為全面考察了解和正確選拔使用干部提供重要依據和保證。

1.4 建立廉政檔案，可以豐富檔案的內容。它既增加了檔案內容，也提高了檔案為經濟建設和社會穩定主動服務的能力，還提高了各級領導及廣大群眾對檔案重要性的認識，促進各級領導干部更加關心、支持檔案工作。

2 廉政檔案的內容

廉政檔案是領導干部在廉政工作中形成的直接真實記錄，也是監督檢查領導干部廉政情況的可靠依據。廉政檔案的內容主要包括：

2.1 領導干部基本情況。包括出生年月、民族、籍貫、學歷、學位、職稱、榮譽稱號、履職記錄、家庭成員等內容。

2.2 貫徹執行《廉政準則》的情況。包括領導干部乘車、使用通訊工具、住房情況，離任公物移交和離任審計情況。

2.3 領導干部廉潔自律專題民主生活會書面情況報告。包括在廉潔自律民主生活會上的自查、自糾材料，工作總結，整改措施，下步工作打算等匯報材料。

2.4 “三項制度”執行、落實情況。包括領導干部個人收入、接受貴重禮品登記情況，領導干部及其配偶、共同生活的子女住房情況申報。

2.5 廉政考核、考察情況。主要包括對領導干部在黨風廉政建設中應承擔的責任及目標完成情況；領導干部接受廉政談話情況等工作所形成的材料。

2.6 廉潔從政獎懲情況。主要包括因廉潔從政受到同級以上黨、政表彰的有關材料，因違反廉潔自律規定受到黨政紀律處分的立結案表和處分決定及觸犯刑律受到刑事處分的材料復印件。

2.7 家庭廉政情況。主要包括領導干部配偶、子女，經商、承包、受聘情況報告；領導干部配偶、子女受到執法、紀檢機關查處或涉嫌犯罪情況。

2.8 外出情況。主要包括領導干部出國和在國外活動停留時間、考察訪問記錄、考察文件等。

2.9 廉潔從政的其他情況。如，領導干部參與操辦的本人及近親屬婚喪喜慶事宜申報等。

3 廉政檔案的管理

3.1 提高廉政檔案意識。紀檢部門由于工作性質，個人手頭或多或少都有檔案材料。有些領導廉政檔案意識不強、不帶頭移交檔案材料。要加強宣傳教育，提高各級領導的檔案意識。要經常地、不失時機地介紹紀檢檔案的特點、保密制度等，提高全員檔案意識。

3.2 合理組卷。廉政檔案的管理，必須按照《檔案法》和干部檔案管理的原則、程序、方法和要求，統一集中管理。領導干部廉政檔案為“一人一檔”制，案卷實行動態管理，隨時增添檔案內容。因其特殊性，應作為專題檔案由紀檢監察部門單獨存放，統一管理。實行原件或復印件的有形管理與微機管理相結合的管理方式，明確專人具體負責，嚴格規范管理制度。

篇（8）

我國人事檔案管理制度發端于延安時期。當時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經歷和德才表現的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區分的干部、企業職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業人事檔案管理的相關政策法規和制度基本內容如下：

（一）國有企業人事檔案的相關政策法規

國有企業職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據的政策法規主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細則》（1991）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992）、《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（2009）。實踐中，國有大中型企業基本建立了較為完備的企業人事檔案管理的規章制度。

（二）國有企業人事檔案管理制度的基本內容

國有企業人事檔案管理制度的基本內容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內容。

1.人事檔案管理體制

《干部檔案管理條例》規定，干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案工作由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

2.人事檔案收集歸檔內容

國有企業中干部人事檔案收集歸檔內容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）執行，工人檔案按照《企業職工檔案管理工作規定》（1992）執行。干部、企業職工檔案的收集歸檔內容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內容上，干部檔案收集歸檔內容每一類均有詳細規定，企業職工檔案收集歸檔內容只在涉及學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細規定外，其余類別沒有詳細規定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進行收集歸檔。

3.人事檔案的保管

《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業職工檔案材料統一用紙、統一用筆、統一制作標準。職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

4.人事檔案的傳遞

我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴格規定。《干部檔案工作條例》規定，干部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。《勞動合同法》（2007）規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

二、國有企業人事檔案管理制度存在的問題

我國國有企業人事檔案在政策法規和管理制度方面建設取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業的生產規模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現在如下幾方面：

（一）多頭管理影響人事檔案的完整性

目前有的國有大型企業的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業職工在企業內不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業破產、改制、并軌，很多國有企業職工下崗、分流、再就業，導致政府勞動部門、失業管理部門、社會保險部門、人才服務中心也是部分國有企業職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。

（二）收集歸檔的內容缺乏有效性

實踐中，我國企業職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內容一致，類別眾多，內容繁瑣，而且多側重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關和事業單位效用較大，對國有企業的效用較低。由于國有企業干部數量較少，絕大多數職工是從事生產、開發、營銷、技術服務人員。國有企業要在激烈的市場競爭中獲勝的關鍵要依靠企業職工的創新力和技術水平，企業需要的是職工檔案中關于崗位流轉、業績貢獻方面的信息，而不是學習成績、黨團材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業人事檔案收集歸檔的內容對企業管理缺乏有效性，導致一些國有企業對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業中處于邊緣化的現象。

（三）對人事檔案管理投入水平低

我國國有企業人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業認為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業的盈利目標關聯較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養、引進專業人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業購買了電子設備，并進行了信息聯網，但是由于缺乏專業化的人才，也沒有充分發揮計算機的大數據系統對人事檔案進行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。

（四）檔案傳遞管理不規范

我國國有企業人事檔案管理轉遞管理存在不規范的問題。隨著企業職工流動性的增加，一些企業職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規定的手續轉遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業內部。在新錄用員工時，一些國有企業也不要求職工調動人事檔案到本企業。還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現象時有發生。因此，國有企業內部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現象，影響國有企業人事檔案管理的規范性。

三、對策建議

國有企業職工是創造企業財富的源泉，是企業的第一資源。國有企業人事檔案管理對于了解企業人力資源的基本信息、提高企業競爭力具有重要的價值。要實現國有企業的人事檔案管理與企業人力資源開發和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業人力資源競爭力。建立市場經濟條件下，以職工基礎檔案、業績檔案、薪酬檔案、黨團檔案為內容的多層次國有企業人事檔案管理系統，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現國有企業人事檔案管理規范化、信息化。

（一）理順國有企業職工人事檔案管理體制

理順國有企業職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業職工人事檔案多頭管理的現狀，根據企業規模建立在企業黨委領導下的人力資源部門統一、分級管理國有企業職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業人事檔案管理應適應人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業員工錄用、崗位流轉、技能培訓、薪酬管理、業績考核等環節緊密相連。在管理范圍上，國有企業應建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養老保險制度以后國有企業招用的職工、季節性用工、農民工都應建立相應的職工人事檔案。

（二）對不同職工類型實行檔案內容分類管理

國有企業職工類型復雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業職工人事檔案管理既要適應企業人力資源管理需要，也要維護職工的正當權益，針對不同類型職工建立相應的人事檔案制度。如對國有企業的干部嚴格按照《干部人事檔案管理條例》的規定進行管理；對于正式職工建立關于基礎檔案、薪酬檔案、業績檔案、誠信檔案、黨團檔案為主要內容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎信息、勞動合同、業績情況、社保繳納為主要內容的簡易人事檔案管理制度。

（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入

國有企業管理者應加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進行相關培訓，同時注意引進檔案管理專業人才，提高檔案管理的專業化水平。二是加強硬件設施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業需保障人事檔案管理所需硬件設施，達到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術對員工的人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現網絡化管理、動態化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。

篇（9）

【關鍵詞】

機關干部；人事檔案管理；管理模式；多元化

人事檔案，是每一位勞動者就業與發揮個人職場作用的重要信息資料。人事檔案管理工作，是機關單位管理工作的必要內容。在市場經濟體制不斷完善的今天，人事檔案管理工作的模式不斷出新。走多元化管理之路，是機關干部人事檔案管理工作的發展方向。

一、機關干部人事檔案管理工作中存在的不足

在當前的機關干部人事檔案管理工作實踐中，還存有一些問題，影響著人事檔案管理工作的質量與效率。具體問題如下：第一，機關干部人事檔案混亂。在機關單位的人事檔案管理工作中，檔案資料收集不足的現象時有出現。人事檔案信息的真實性鑒定不足，檔案管理集中性不足，影響了機關干部人事檔案管理工作的總體質量。第二，機關干部人事檔案管理缺少功能性。目前，傳統的人事檔案管理方式仍然被廣泛利用，傳統的檔案內容，像簡歷、個人家庭信息、學籍等信息，存在很多弄虛作假的問題。第三，機關干部人事檔案管理的信息化力度不足。很多機關單位的人事檔案管理人員信息素養不足，無法正確使用計算機落實檔案管理工作，也無法結合計算機軟件去優化人事檔案管理的方法。

二、機關干部人事檔案管理工作完善與創新方法

（一）加強機關干部人事檔案管理機制創新

管理機制的創新，是機關單位人事檔案工作創新的重要前提。在機關單位外在發展環境不斷變化的今天，人事檔案管理改革能否成功，直接影響著機關單位在大環境中的綜合競爭力。第一，建立科學的領導機制。加強人事檔案管理工作的管理力度，建立科學合理的領導體制，有利于機關干部人事檔案管理工作質量的提升。機關單位要以檔案管理部門作為實施干部檔案管理工作的主體，單位內各個主要部門要積極配合檔案管理工作。加強機關單位內各個部門對人事檔案管理工作的監督力度，做到人事檔案統一、集中管理，使人事檔案資料得到優化配置。檔案管理工作的好壞與領導的管理水平有很大關系，只有建立科學的領導機制，才能真正提高檔案管理工作水平。第二，建立有效的動力機制。工作的動力充足，才能讓機關干部人事檔案管理工作越做越好。機關單位要重視檔案部門工作主動性的激發與積極性的培養。對檔案部門的資料進行全面整合，促進檔案管理工作積極作用的發揮，提高檔案部門在單位中的地位，才能讓人事檔案管理工作得到更多人的重視。機關單位要與政府部門相協調，利用政府部門的職能作用，獲取更多機關干部人事檔案管理工作的指導性決策。第三，建立嚴格的約束機制。無論從事哪一行業，都要講究規矩性。正所謂沒有規矩，不成方圓。要做好檔案管理工作，也要建立一套符合人事檔案管理工作實際的規章制度，并堅決落實。機關單位的人事檔案管理部門要結合各個部門的特點，積極構建人事檔案管理規則與監督體系。以文件的形式確認最終要實施的人事檔案管理，杜絕口頭性或者通知性臨時的約束機制。機關單位的黨委下發約束機制文件，或者檔案行政管理部門結合人事檔案管理行業特點制定行業規定，都是很好的選擇。第四，建立全面的服務機制。發揮人事檔案管理工作的作用，才是人事檔案管理工作落實的重要目標。讓人事檔案管理工作服務于干部，服務于公眾，才能提高人事檔案管理工作的價值。對人事檔案管理的服務對象進行拓展，從組織細化到部門，從部門細化到個人。

（二）加強機關干部人事檔案管理策略創新

第一，要提高人事檔案管理工作公開性。人事檔案管理工作應當朝著公開化與透明化的方向發展，甚至一些干部的檔案資料需要公示于眾。加強以人為本理念在機關干部人事檔案管理工作中的落實，體現人事檔案管理工作的公正性，才能讓人事檔案管理工作的社會功能發揮出來。第二，提高人事檔案管理工作者綜合素質。首先，機關單位要重視人事檔案管理工作者專業能力的提高，給予人事檔案管理工作發展的動力。其次，要重視人事檔案管理工作者道德水平的提高，讓他們正視人事檔案管理工作，并用正確的道德標準指導自己的工作行為。最后，要鼓勵每一位人事檔案管理者在工作中積極創新，利用最方便快捷的方法實施檔案管理工作。第三，加強人事檔案管理工作信息化改革。機關單位要采購足夠的計算機與人事檔案管理軟件，引導檔案管理工作者用現代化設備改革干部人事檔案管理工作，提高檔案管理工作的安全性與快捷性。只有將日常工作變得更加便捷化，提高工作效率，才能更好的為他人提供更高質量的服務。

結束語

綜上所述，在社會主義市場經濟全面發展的今天，人事檔案管理模式也應當積極進行更新。機關干部人事檔案管理工作的質量，直接影響著機關單位的人力資源使用效率。結合機關單位的性質與工作內容，利用多元化的人事檔案管理方法改革機關干部人事檔案管理工作，能夠給機關單位帶去更多的活力。

作者：程力 單位：吉林省社會保險事業管理局

篇（10）

中圖分類號:F292.92 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2010)011(C)-0098-01

引言:人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄,是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照,也是歷史地了解干部、選賢任能的重要依據,在社會發展的不同階段和歷史時期,人事檔案都發揮了無可替代的作用。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰。為適應市場經濟發展的需要,傳統的人事檔案管理體制必須進行改革。

一、現狀分析

隨著我國社會主義市場經濟的逐步建立和發展,原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露,嚴重影響了人事檔案管理和使用。當前企業人事檔案管理工作中存在的問題有:

1、人事檔案材料內容質量不高

由現狀所述,當前企業許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細致的、實際性的少;反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述少;或者只講優點,避免缺點;內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

2、“無頭檔案”突出

隨著人事制度改革的深化,人才流動日趨頻繁,人檔分離現象也日趨增多,其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案,這種檔案主要產生于下述情況:一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。二、轉遞工作不準確。三、收進轉出登記制度不嚴,有的人事檔案管理部門不堅持定期的檢查核對制度,對漏轉、錯收不易發現,隨著時間的推移,這些檔案也會成為“無頭檔案”。

3、傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢

隨著社會主義市場經濟的建立和我國人事制度改革的不斷深入,傳統的人事檔案管理體制在以下幾方面都表現出明顯的不適應。具體表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復浪費極為嚴重。

二、問題形成的緣由

1、管理機制滯后

人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度,“計劃”色彩濃厚,缺少應有的生機與活力,機制滯后,已不能適應檔案工作發展的需要。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點,目前,主要是依賴于政府的行政手段,但隨著政府職能的轉變,這項工作的難度將越來越大。

2、整理不規范

對于企業人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提,許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。

3、人事檔案意識淡薄

中新網曾經公布了一項調查數據:在2068名被調查者中,認為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”,只有38.64%的人認為“擇業自由,但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前,機制不適應或規定不合理等因素可以很快改進,但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的,這是導致大量棄檔現象發生的最主要的原因。

三、完善的措施

1、完善企業人事檔案內容制度

具體可從以下四個方面做起:第一,強調“個性化”與“辨識度”;第二,減少主觀內容;第三,擯除冗余內容;第四,擴充新內容。

2、建立適時的人事檔案管理體制

要打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制,實行相對集中統一管理的體制。縣級機構的人事檔案可由該縣檔案館統一管理,不必分散在縣直各機關,由專門的檔案機構和人員管理,這樣可防止部門、單位之間互相推誘扯皮,而且便于社會利用,提高利用效率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理,但應相對集中。一個規模較大且人數較多的企業、學校、機關的人事檔案應集中管理,不應分散在各科室和部門。其次,應建立與現代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度,而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。此外,將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統,接受國家檔案行政管理機關的宏觀指導,而不應將檔案工作重要組成部分之一的人事檔案管理獨立于該系統之外。