企業檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇企業檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

（一）議“專業性”與“實用性”的關系

檔案管理是一門專業學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業科班人員。由于專業領域較為狹窄，往往造成“專業性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業復雜的分類索引，而是找出檔案專業知識與本企業特點相結合的方法即可，即“適度專業、因地制宜”，將專業性與實用性結合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系

檔案管理在于標準，但更在于培養素質。標準是從穩定的業務形態中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩定的業務形態，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養素質了。這也符合人類社會的發展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。

當然，不可否認，盡快出臺統一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優勢在于標準統一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規模小、數量少、業務種類單一、規模穩定的企業；而對于業務種類多元、處于擴展階段的企業來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統一、相互協同，專業區分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系

在電腦系統的數據庫設計中，為避免無效冗余，節省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現實中，在規范的編碼規則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結合的發揮兩種方式的優點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規檔案用編碼方式：

例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調查研究方案以及執行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系

公司辦公區每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。

紙質檔案方面：

部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。

二、加強企業檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設上

1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業部、業務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質培養，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監管機制，對事業部和板塊進行檢查。

篇（2）

企業檔案管理的對象即是企業內部各種各樣的檔案，而服務的目標就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及對其進行利用等。檔案管理人員每天按照企業的相應管理制度將大量的文件和檔案進行分類整理，將一系列有相關性的檔案進行統一的集中化整理后歸檔，無相關性的文件檔案進行分類歸檔，這就是企業檔案管理工作的主要內容。

2.當前我國企業檔案管理的現狀和存在問題

2.1.企業檔案的收集存在的一定難度

由于我國目前的企業并沒有完全進入到科學化管理的階段，一些中小型企業的員工并沒有較強的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產制造型的企業，由于很多員工的學歷水平不高，無法上交個人檔案或檔案經歷不全面都是企業檔案收集過程中存在的問題，同時在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動上交個人檔案導致企業不能及時對員工的檔案進行整理，這種現象對企業的檔案管理水平的提升產生嚴重影響。

2.2 企業檔案的信息缺乏系統管理

目前，企業的檔案管理仍處于傳統的檔案管理方式，一些企業檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，沒有對檔案進行統一化的系統管理。同時由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業的長久發展也使檔案管理的科學化發展出現了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革，企業的經濟發展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現象，許多企業都需要對企業內部的檔案管理工作進行變革，以知識指導思想為導向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業檔案管理的新要求，更使其滿足現代企業的發展步伐。

2.3企業檔案管理的發展滯后于信息化的發展

隨著信息技術的不斷發展，很多企業都認識到了信息技術的應用對企業檔案管理的重要性。在企業不斷壯大的過程中，因企業的各項活動產生的數字信息不斷增多，而企業傳統的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業信息技術的不斷發展，致使企業檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業檔案的信息化管理出現了阻礙。

2.4企業檔案管理工作人員的專業知識不高

檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養和專業能力要求比較高，但是目前很多企業的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業的檔案管理人員都缺少專業的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業，使企業的許多檔案管理做不到科學化發展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業的檔案管理不夠現代化，阻礙了企業的長久發展。

3加強企業檔案管理措施，提高企業檔案管理水平

3.1企業需加大檔案管理新技術的應用

當前，信息化的發展對企業檔案管理提出了新的發展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業生產和管理，可以利用信息技術加強企業的檔案管理工作，工作人員在積極開發檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業服務，提供企業相關知識文獻等。因此，企業若想更好的應用信息技術并得到長久的發展，企業必須積極利用各種信息技術帶來的優勢，開發并使用具有數據分析和決策支持的檔案知識管理系統，促進企業檔案管理水平整體的提高。

3.2強化企業的知識服務能力，實現知識共享

對企業內部的知識服務體系，企業通過構建內部知識網絡來實現知識的傳遞和共享工作。而對于企業外部的知識傳遞工作，企業也可以外部知識網絡實現企業和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統，而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統鏈接，獲得權限后實現知識的查找工作。實現知識共享有利于企業的知識體系發展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業檔案管理人員的專業知識水平

篇（3）

摘 要 企業檔案是企業在生產過程中各種社會活動直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業內部一些經濟生產活動和人事關系。近年來隨著時代的發展，企業檔案管理方面出現了相應的變化，部分企業檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業在這反面仍存在嚴峻的挑戰和弊端。本文將著重對此問題進行探析和研究。

關鍵詞 企業檔案 管理 研究

企業檔案是企業各種活動的歷史記錄，從內容上來講主要分為企業經濟活動檔案和企業員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業檔案的載體多數為紙質檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現。企業檔案工作是企業各項事務中最基礎的一項工作，因為，企業檔案有利于在經濟活動中維護企業的經濟利益和合法權益。企業在國民經濟中的重要性，也體現了企業檔案工作在企業活動中的重要性。

一、當前企業檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業很多領導干部對企業檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業自身經濟上的建設，而忽視企業自身檔案管理工作的建設。很多企業至今沒有正的檔案室和檔案管理員，對于企業自身的一些檔案資料管理出現了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進行分門別類。而一些有正規檔案室的企業，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應的設施與設備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進行分類外，有些企業檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業專門的檔案管理人員很多是非專業人員出身，有的雖然從事這項工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導致對企業檔案的信息化產生了消極影響，嚴重制約了相關企業的檔案信息化進程。而在一些老企業，特別是建國后改革開放前創立的企業，很多企業的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質檔案出現發潮和損害的情況，個別情況出現了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業的發展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現象嚴重

目前，有些企業自身建立檔案管理室，也有相關的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現對企業檔案管理采取不聞不問的態度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業檔案管理工作上的效率。有些企業沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關檔案放進麻袋處理。曾經有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發官司，而銀行最后花費九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進麻袋里面。這件事對相關企業也要有很大的教訓：檔案管理的缺乏規范化的管理，除了給企業帶來經濟損失外，一定程度上也會給企業增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業檔案管理的發展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

隨著信息化技術的發展、計算機技術的普及，過去的一些企業重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質載體轉向了打印的紙質載體，而這些也可以通過相應技術進行了數字化的處理。此外，傳統的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進行，這樣的弊端是不光費時費力，而且很容易引發檔案的丟失和錯漏，此外紙質檔案因其本身的物質屬性，需要很大的空間進行管理儲藏。多元化載體技術的發展，可以解決上述的弊端，電子化、數字化、系統化的發展，是檔案管理發展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統檔案還是現在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業需要尋找的相關資料。同時，這樣也使企業減少檔案管理成本，充分實現檔案資源合理利用。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在時展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業要加強企業檔案管理專業人員職業素養的培養，企業檔案管理工作人員本身也要參與企業的檔案管理當中。企業檔案人員管理自身的職業素養將決定著企業檔案管理的成敗。各企業應該重視企業檔案管理人員的培訓，以強化企業檔案管理人員的責任意識和管理意識。同時企業本身內部應強化檔案管理工作人員的相關培訓，培訓的主要內容就是加強企業內部檔案管理人員的技能培訓上，能讓企業檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術的不斷發展，企業應該不斷加強企業檔案管理人員計算機技術的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運用計算機技術，以提高工作效率和質量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養檔案修補人才。目前很多紙質檔案由于歷史時間原因遭到很嚴重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數字化已經刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業在這方面的培養仍然有很大的發展空間。

三、結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的今天，我國企業的發展經營模式不斷發生變化，而企業檔案管理的模式也正在發展中探索。隨著科學技術的迅猛發展，企業檔案管理正面臨著新的挑戰。因此，企業檔案的管理應隨著市場經濟的發展和社會轉型期的變化，根據企業自身的實際情況來進行檔案管理體制的改革。企業檔案管理體制的完善，有助于企業在未來的市場經濟條件下有效的提高競爭力，并且使企業在穩定中得到可持續、長足發展。

參考文獻：

篇（4）

中圖分類號: C29文獻標識碼：A

1 引言

隨著辦公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的管理和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業管理服務。

2 管理檔案存在的問題

（1）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分領導對檔案在企業中的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領導還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。[1]

（2）檔案工作缺乏制度化的管理

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術檔案，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入、更換，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷歸檔過程中，存在著分類不準確，卷內文件與目錄順序不符，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室都規辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（3）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

3 企業檔案管理原則

（1）統一領導，分級管理

企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

（2）維護企業檔案的完整與安全

維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部生產經營和各項工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業檔案的完整和安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守企業檔案中所含的事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

（3）便于企業和社會對企業檔案的有效利用

企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。 [2]

4 企業檔案管理創新

（1）要具備現代化的觀念

計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

（2）要有先進的設備和技術

目前，就大多數檔案館特別是基層檔案館來說，先進設備不可能引進。因此，我們一方面要不失時機地爭取相關部門的支持，力爭改變我們的設備條件，為現代化打下基礎，同時也應不失時機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實際相結合，在檔案管理和提供使用中發揮作用。這方面的重要任務，一是充分利用現有設備，使之充分發揮效用，總結經驗，培養人才；二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進一步引進設備創造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發，在保管條件、翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段。現有的檔案管理人員如果不能適應工作的需要，要通過組織培訓及業務學習等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。總之，在購買和采用現代化設備上，必須以相關人才的調入和培養為前提，因為沒有懂技術的相關人才，設備不可能充分發揮作用。另外，購買和引進設行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發揮作用。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。[3]

5 檔案管理對策

（1）加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，按照檔案達標的要求，制定和完善檔案管理的整體規劃，使企業檔案工作順利進行。

（2）加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

按照檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室庫房、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（3）提高檔案管理人員管理水平

加強對管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

6 結束語

檔案管理工作是與單位事業同生存、共發展的不可缺少的管理內容，是專業性很強的工作。做好檔案工作就是對企業生產經營發展的推進，是企業發展的基礎。我們要與時俱進、開拓創新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。

參考文獻

篇（5）

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

一、當前企業人事檔案管理存在的問題

企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：

（一）僵化的國有企業人事檔案管理體制與國有企業靈活的用人機制不適應

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地注重個人的能力，國有企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為謀求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、 “虛假檔案”的情況。加之國有企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

（二）國有企業人事檔案單一的管理模式與國有企業職工層次的多樣性不適應

目前，我國國有企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。國有企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。國有企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

（三）國有企業人事檔案的內容不夠完備

現代國有企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、成長、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合國有企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整國有企業人事檔案的內容構成，才能形成具有國有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

（四）檔案利用價值不高

有些企業管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人經歷的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。

（五）檔案管理人員素質薄弱

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，工作不熟練難以勝任檔案工作。隨著當前國有企業規模不斷發展，員工數量不斷增加，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施跟不上。

二、適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策

（一）建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

（二）建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

（三）加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以國有企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

（四）引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

人才是國有企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

（五）增強服務意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進國家企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。

篇（6）

二、電力企業檔案管理創新路徑

1.供電企業思想觀念要創新。創新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。隨著社會信息化進程的不斷加快，企業檔案信息化建設也全面鋪開。搞信息化數字檔案建設，設備是基礎，而人是決定因素。因此，培養和造就一批檔案信息化建設的人才，建立一支能夠掌握信息技術、精通信息管理、結構合理、工作高效、適應信息化建設和管理需要的企業檔案信息工作隊伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網絡知識，還要增強他們的法律和安全意識，才能使檔案工作者在檔案資料數字化的今天立于不敗之地。

2.創新對客戶的服務方式。開拓創新做好檔案服務工作主動、超前服務，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機制，在對客戶資料產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點，走出檔案為收集而收集的誤區，提高檔案利用水平，真正發揮企業檔案服務企業中心工作的意義和價值。一是要拓展利用途徑。充分利用協同辦公系統，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優化利用服務。檔案人員要熱情主動，耐心細致地提供檔案利用服務。認真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進一步大力開展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價值。積極宣傳和鼓勵各專業部門、檔案人員利用現有檔案進行編研工作，對現有的檔案資料進行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導和促進工作實踐，提升檔案管理的內涵。

4.創新電力企業檔案服務模式。電力企業檔案服務模式的建立從一定程度上要求在電力企業檔案服務模式上面要不斷強化信息化建設的力度，傳統的檔案服務模式已經不能夠適應當前現代企業發展的要求。當前網絡信息化建設的普及和發展，已經成為各行各業人們獲取知識和信息的重要來源。電力企業檔案服務模式的創新也應該緊跟信息化建設的腳步，不斷的完善和創新當前電力企業信息化檔案建設工作。使電力企業的檔案信息能夠通過網絡這樣一個重要的資源來實現網上查詢和信息的共享。對于電力企業而言，信息化建設的進程已經比較完善，但是對于電力企業的信息化服務模式建設，還處于起步的階段，在這個階段中就需要電力企業不斷的加大對電力企業檔案服務模式的探索。

篇（7）

企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。然而,在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在以下幾方面:

1.檔案意識淡薄,檔案法雖然已頒布多年,但仍有些單位領導和有關人員對檔案工作缺乏正確認識,不重視為生產服務的檔案工作。平時總是把目光大都集中在如何提高經濟效益,以追求企業利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱,會直接影響檔案管理工作的順利開展。

2.設備檔案材料收集難。很多企業對設備檔案的管理重視不夠,有關制度不健全,歸檔不及時,導致大量設備資料的流失,使得有些設備無法形成一套完整的檔案,從而影響了企業設備的正常使用及企業的經濟效益。比如在冶金行業一些企業檢修設備時,特別是天車等特殊設備的驗收,只要驗收時質量合格拿到驗收合格證,至于驗收記錄合格證以及技術監督報告移不移交,是否按時歸檔,并不按規定執行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

例如新購置的設備,在設備開箱驗收時沒有通知檔案人員參加,擅自截留應歸檔案資料,導致設備在使用維修時卻難以找到材料查證,常常出現誤工、誤時。由于設備在使用過程中有所損耗,設備檢修時往往有許多變更圖紙。又如當部分設備圖紙需要變更時,技術人員既沒有把繪制的新圖及時歸檔,又未在圖紙變更單上予以說明,時間長了,有可能造成檔案人員對外提供已作廢了的或未修改過的原設計圖紙,這樣會給企業造成了不可避免的損失。

3.管理制度貫徹不力。一般企業各項管理制度基本齊全,但在實際中流于形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設備檔案工作納入生產、技術、科研管理之中嚴格考核,故有些單位領導、技術人員、管理人員將設備檔案材料歸檔不歸檔一個樣,少數檔案管理人員沒有切實做好設備檔案的收集、整理、并嚴格按規定認真核對,從而不能完全真實、有效地反映設備的真實情況。

針對設備檔案管理目前的情況,既要宣傳設備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強人們對歸檔的認識,不斷加強檔案管理,應從以下幾方面入手:

1.領導的重視是關健。一個單位的任何一項工作,都必須有領導的重視,才能使這項工作順利開展;如果領導不重視,許多具體的工作都難以展開。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責,同時列入績效考核并嚴格執行。

2.建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作,確保設備檔案完整、準確、系統。

凡有購置設備儀器的項目,無論通過何種渠道獲得的與采購設備有關的文件材料,均應交檔案部門統一管理,以便檔案部門為生產提供利用。設備開箱驗收時,各單位設備管理部門必須通知檔案部門參加,并辦理交接手續。任何人不得私自占有設備隨機資料。若某個部門需要利用資料時可以辦理借閱手續,或由檔案部門提供復印件,原件歸檔。新投產的大型設備竣工驗收時,要嚴格把關,發現隨機設備資料不完整或缺項時,不予簽字并停止驗收,待收集齊全后方可驗收簽字報銷。對于大修的記錄,建立文件材料歸檔責任追究制度,對違規擅自截留檔案資料的,要追究當事人或部門的責任。

3.及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中,它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

4.對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面,一是設備項目施工完成后,因施工單位依據現場情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。

技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明,使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理,確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙,技術人員必須填寫變更通知單,對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

篇（8）

二、堅持因企制宜、自主選擇

（一）重要性

由于規模、所屬行業、所有制結構等的不同，企業可以分為多種類型。比如：按規模可分為：特大型企業、大型企業、中型企業、小型企業和微型企業；按所有制結構可分為：全民所有制企業、集體所有制和私營企業和外資。一般來說大型企業、國有企業在技術水平和資金能力等方面較強，而中小型企業、私營企業則相對較弱。不同類型的企業有其不同的特點，但他們的共同的目的都是一樣的，為了盈利，所以企業所做的一切都是為了使成本最低化、利益最大化，在檔案管理方面亦是如此。通過前面的學習，我們知道不同的檔案管理模式有其不同的特征，而企業應該根據自己的實際情況，選擇適合自己發展的管理模式，提倡有能力的大中型企業建立專門的檔案管理部門，而針對那些小型企業則建議選擇檔案寄存中心等檔案中介機構，為了節約成本而忽視檔案工作，或是為了跟風而過于追求高標準的檔案建設，都只會取得適得其反的效果。

（二）必然性

企業規模小，形成的檔案數量少，沒有必要建立專門的檔案管理部門，那企業就可以選擇分散式管理，即將檔案分散保存在各個形成部門，而各職能部門對本部門形成的檔案進行收集保管；或是選擇社會化管理，即將本單位形成的檔案存放在檔案寄存中心等中介結構進行管理；企業資金不足，技術水平不夠，沒有能力建立屬于自己的檔案部門，也可以采用社會化管理模式，比如把檔案的一些業務活動，特別是技術方面的活動交由專業外包機構進行處理，既節省了人、物、財力，又能在一定程度上保證檔案管理的進程和質量。所以說企業檔案管理模式不一定非得按照某種固定不變的套路，選擇最適合本企業發展的檔案管理模式才是最佳的。一些企業，尤其是那些處在起步階段的中小企業，在企業管理方面尚處于摸索階段，如果不顧及人、財、物力的限制而盲目跟風，一開始在缺乏檔案實體等基礎管理的情況下就建立圖書檔案情報一體化平臺，只會造成資源的浪費。

篇（9）

1 檔案管理創新的意義

1.1 檔案管理創新是企業的要求

檔案工作是企業發展工作的組成部分，它與企業建立起共存、互助協調的關系，隨著企業改革的不斷深化，企業檔案管理工作已不適應企業的發展，實現檔案管理的創新是企業發展的必然要求。

1.2 檔案管理創新是加強檔案資源建設的需要

隨著企業的快速發展，目前單調、貧乏的存檔案室已經無法滿足企業日益增長的需求，因此，構建多元化、多層次的檔案資源結構，已是當務之急。通過實現檔案管理的創新，加強檔案資源的建設，為企業提供更好的利用服務。

2 檔案管理創新中的思維障礙

2.1 創新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點就是一旦長時間沿著一定方向、按照一定次序進行思考后，久而久之，就會形成一種習慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經常發生的事物產生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。

所謂創新思維是指，在客觀需要的推動下，以獲得的新信息和已儲存的知識為基礎，綜合運用各種思維方式，創造出新理論、新觀點、新方法、新形象，從而使知識和實踐取得突破性進展的思維活動。創新的前提是突破常規，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創造性地解決問題，對于創新是非常不利的，所以我們要進行創新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創新思維缺乏變通

當某種觀念為人們普遍接受以后，會在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統觀念就是固定觀念的一種重要表現形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發展，在計劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業檔案工作與經濟工作脫離。檔案工作者在繼承和創新關系上猶豫彷徨，有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創新。

企業檔案工作中現有的標準制度與實際情況不適應。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，部分已不適合企業制度的要求，特別是最近幾年企業改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進行，存在依據標準和實際工作的不和諧。

企業檔案工作與企業的發展不同步。隨著企業的深化改革，特別是處于資產和產權重組的企業，企業檔案沒有納入企業的改革規劃中，企業檔案處置工作跟不上，導致檔案流失嚴重，檔案得不到安全保護。

2.2.2 意識狹隘，創新思維缺乏動力意識狹隘是很常見的創新思維障礙。檔案管理意識不強，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務手段不適應當前社會發展，大部分的檢索方式還處于傳統的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多，檔案工作服務質量越高。

2.2.3 知識匱乏，創新思維缺乏能力知識匱乏是創新思維的絆腳石，要創新，就必須具有創新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識結構斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規，被傳統的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創新的能力。

3 突破思維障礙，實現檔案管理的創新

3.1 樹立超越意識，實現管理意識的創新

創新思維的實質是對原有思維模式的超越，是對創新主體頭腦中原有知識、經驗、觀念、方法等進行新的組合，新的組合必然突破原有知識、經驗、觀念、方法內部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會本能阻擾這種突破，成為思維創新的障礙。不突破這些障礙，既無法進行創新思維，更無法提高創新能力。因此，要實現檔案管理的創新，首先要實現管理意識的創新，這要求檔案工作者從根本上轉變觀念，樹立超越自我意識，隨著的，檔案工作必須進行相應的調整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發現問題，獨到性地思考問題，創造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實現檔案管理制度、管理方式、服務手段創新，改變傳統的以藏為主、重藏輕用、被動服務的局面。

3.2 擴展思維視覺，實現檔案思維的創新

要突破思維障礙，就需要自覺地轉換看問題的角度，擴展思維視角。要實現檔案思維的創新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識，培養多方面的興趣。及時了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，學會運用創新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現的新問題，運用檔案的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，利用機技術，共享檔案信息資源，提供遠程服務，使檔案利用服務手段多層次、多樣化，服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

篇（10）

1正確認識民營企業檔案工作的現狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。

1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。

從我國民營企業檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態的看法是片面的，是認識上的一處誤區。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規模企業，明星企業的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業的明星企業，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業的發展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業文化的競爭，而檔案是企業文化的重要基礎，企業文化提升取決于企業檔案作用的充分發揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規模~,Ak的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業的企業主，對企業開展檔案工作的心態復雜，認為檔案室工作增加小企業的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、全面地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的全面、健康發展。

2推進民營企業檔案工作全面發展的對策

2.1開展心理引導，激發建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創業”中得到發展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育。因為檔案管理本身是企業管理的重要一環，而檔案又為企業的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業主還有什么理由可以忽視企業的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業整體效益的關鍵性制約因素。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發民營企業的建檔熱情。