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采辦是海外項目投標中的一項重要工作內容，工程承包合同或招標文件中對于承包方的采辦工作內容有明確的界定。采辦在工程項目中專指生產物資采購和管理，它的工作內容涵蓋從物資需求計劃的提報至貨到施工現場的全過程，包括供應商資質報批、計劃申報、采購、催交催運、清關運輸、報驗、儲存保管、發放控制等等。
當獲取了海外項目標書、投標組織機構組建完成后，投標工作得以正式展開。在投標的過程中，采辦方面需要做哪些工作，我們在這里做一個簡單的描述：
1、標書翻譯、解讀與澄清
投標團隊組建后，應馬上組織投標團隊仔細研讀招標文件，必要的時候先要對標書進行翻譯（特別對于非英語標書）。
招標文件解讀的目的主要是詳細了解招標人的需求；發現招標文件中的錯誤、含糊不清或相互矛盾之處，提請招標人澄清；找出合同中含有的不合理規定或投標人要承擔風險的條款，以便采取相應的對策。
招標文件一般包括投標須知、工程范圍、合同條款（專用條款和通用條款）、技術要求及計劃安排、各種書函的格式及FEED文件等。海外項目招標文件一般組成復雜，內容繁多，投標時間短，每位投標人員不可能、也沒必要閱讀完全部招標文件，因此投標團隊在標書解讀方面可以進行分工合作：投標負責人要通讀所有文件，以求對工程范圍、招標人的意圖、要求、標準進行總體把握；采辦人員重點要閱讀合同條款、技術要求、BOQ、MTO、設備材料技術規格書以及數據表及FEED等文件，以求了解業主對采購、運輸、包裝及檢驗等的詳細要求，識別采購方面的風險；其他各專業人員則閱讀招標文件中與本專業相關的內容即可。
在標書解讀基本完成后，投標負責人將召開標書解讀會，檢查并討論投標人員的解讀成果，編寫解讀文件匯總，供投標人員共享，用作投標方案編制的參考。各專業負責人將標書解讀過程中提出的問題發文控匯總后，發業主進行標前澄清。
2、現場考察
現場考察可分為業主組織的現場踏勘和投標方自己現場考察。不論哪種考察，都需要投標方組織好現場考察、以達到現場考察的目的：進一步了解投標項目背景、項目所在地各種詳細情況及業主詳細要求，為準確報價及風險控制提供基礎。
考察小組中的采辦人員負責編制采辦部分的考察內容、執行考察任務、編寫考察報告并對考察報告內容準確性負責。
3、技術標中采辦程序文件的編制
投標過程中，采辦人員要參考項目工期計劃和采購周期，編制主材到貨計劃。同時，根據投標項目的實際情況，編制采辦執行方案、采辦人力計劃和倉儲設備配置計劃。
主材到貨計劃要列出主要材料的采辦節點，如供應商資質報批時間、詢價及合同簽訂時間、生產時間、運輸時間、報驗時間。主材到貨計劃是項目編制施工計劃的重要依據。
采辦執行方案是項目采辦工作的整體策劃，一般包括采辦崗位設置、工作地點設置以及供應商資質報批程序、采辦計劃的報批程序、招標采購的工作程序、生產過程中的監造程序、催交催運工作程序、物流運輸方法、報驗程序、倉儲管理程序、倉儲設備配置等等。采辦執行方案應該對采辦工作的開展方法進行描述，展示投標人在物資采辦工作上的實力，塑造一個有經驗承包商的良好形象。
另外，有的招標文件中還要求投標人列出本項目潛在的供貨商和分包商名單，采用的采辦和倉儲管理軟件等。
4、商務標中采辦費用的確定
4.1制定采辦方案/策略
根據業主要求，制定項目的物資采辦方案/策略，也就是解決從哪買、怎么賣的問題：業主有供應商名單的，從名單中選擇合適的供應商詢價；業主沒有短名單的，根據調研情況，分析業主以往的習慣，對不同種類的物資，選擇國際采購、本地采購、國內采購等不同方式，向不同類型的供應商發出詢價。
4.2采辦費用的確定
采辦詢價是投標活動中獲取價格信息的重要手段，詢價包括設備材料的價格咨詢，同樣也包括運輸費、關稅咨詢等。在詢價工作開展之前，應根據采辦策略編制詢價文件RFQ（Request for Quotation）。RFQ通過函電形式發給供應商或其它報價人，催其按RFQ要求報價。收到廠商報價后，詢價人員應首先將報價的技術方案發給相關專業人員核對，如有偏差需立即澄清，只有符合技術要求的報價才是有效報價。對所有有效報價進行綜合對比分析，選出最合理的價格用于測算采辦成本。
采辦成本應包含物資的采買價格、運費、保險、關稅、清關費、備品備件、現場服務、安裝維修、第三方檢測等費用，另外還應包含采辦人員的財務費用、倉庫的建設和運營費用、業主代表考察、駐廠建造，培訓費用等等。
4.3總價評審
采辦報價匯總完畢后，應組織總價評審。首先是投標小組內部評審，然后是各級專家評審。
5、采辦風險評估
風險評估的程序通常包括風險識別，風險描述及分析，制定風險應對措施及風險評估報告的編寫。
采辦風險識別的過程就是收集與項目采辦執行相關的各類信息、整理分析，從中識別可能存在的風險點并分類列出風險清單。風險識別的信息來源主要包括：現場考察報告、招標文件（包括附件）、合同文本、投標階段的澄清與回復、其他參考資料。
風險描述和分析主要是對風險清單中的風險點逐一進行詳細描述、闡述風險產生的根源、對工期或成本可能造成的影響（如可能的話應量化為對工期影響多長時間，成本增加多少）、以及發生的概率或頻次。風險造成的危害影響分為高、中、低三類。風險發生的概率，分為大、中、小三。風險危害程度及發生概率的級別可通過調查和專家打分法確定。
風險應對的措施主要包括風險轉移、風險規避、風險自留。
風險評估報告由專人負責編寫，通常合同管理人員牽頭，商務、采辦及技術人員共同參與，最終形成完整的風險評估報告。
6、投標資料移交和失標分析報告
【中圖分類號】G642【文獻標識碼】A【文章編號】1006-9682(2009)07-0107-02
【Abstract】Based on working process-oriented teaching system, teaching design on learning field in project bid is studied seriously. Taking construction bidding of materials and equipments as an example to build the learning field and started with each process in training practice, the work of bidding scenes is vividly and effectively simulated, and various ways of occupation training are afforded to students and thus experiences on the construction of training-base for management major can be provided.
【Key words】Working process Actualization Learning field Bidding Teaching reformation
工程招投標課程是工程監理、建筑經濟管理和工程造價等專業的主要課程,現行的學科教學體系主要講授招標投標法相關的概念、理論基礎、組織流程、招標投標規定、投標策略、開標評標要求、合同簽訂與管理、工程索賠等內容。[1～3]由于課程的內容大多是規定和程序,所以學起來枯燥無味,效率很低,雖然多數教師結合案例教學,[4]但案例與課本對照講解時造成知識不連貫,不便于職業綜合技能的培養。
由于工程招投標是一門很強的實踐課,現階段職業教育主要借鑒德國以工作過程為導向的思想,構筑相關專業“學習領域課程方案”。學校應注重增加管理類實訓基地的建設和開發,使學生從實踐中學習和掌握職業技能,并在今后的職業生涯中增強創業和革新的能力。
工程招投標學習領域可分為以下三個學習情境:工程施工招投標、工程咨詢服務招投標、建筑材料及設備招投標。工程咨詢服務包括勘探設計、施工監理、跟蹤審計等項目的招投標。建筑材料對工程質量和成本影響很大,許多施工企業忽視對它的招標采購和管理,造成工程品質低劣成本居高不下,在市場競爭下處于劣勢。本文以建筑材料及設備招投標為例營造實訓學習情境,進行實戰化訓練,其他招投標學習情境可參照創建。
一、實訓條件
1.硬件環境
實訓室兼開標評標會議室需要30～40m2,容納15～20名學生,以圓桌會議形式排列,配投影儀、錄像機、數碼相機等設備,平均每人一臺微機(最好學生自備筆記本電腦)全部百兆聯入internet,共用網絡激光打印機一臺,專用服務器一臺用于招投標信息收集與存放,并配有公網ip和專有域名。
2.網絡資料庫的建立與維護
建立招投標實訓專用網站,有公網域名解析,便于學生網絡學習和模仿。網站板塊有公告欄,用于招標信息和中標通告;制度欄有招標辦管理規定、紀律、招投標程序和投標注意事項;政策欄可查詢國家和地方有關招投標的法律法規及相關重大新聞事件;評標專家庫頁面應具有網上報名、審核、條件抽取、評價和淘汰項;供應商頁面可查詢大部分的材料和設備生產廠家的信息,包括工程常用產品的規格、型號、使用范圍和特點,產品的鑒定及獲獎證書、生產經營許可證、法人代表資格證明、銀行資信證明、產品使用用戶名錄,供應商誠信記錄及評價機制;論壇具備相互學習、向教師提問和答疑等條件;在線視頻可以觀摩大多數情況的開標現場記錄;內部資料頁由學生通過密碼認證后登陸,查詢收集完整的各類投標文件、開標評標記錄、供貨合同等相關案例。
3.其他資源
包括可查閱紙質的招標文件、廠商投標文件、現場記錄、圖紙,這些資源可通過行業職教集團內部正在建設中的單位加以整理積累,也可通過教育行政主管部門組織收集、出版、發行,成為職業教育的重要資源。
建立材料樣本室,可通過工程、市場等途徑收集常規材料及電器配件等樣本,以使學生開標時對材料有感性認識,有助于增強對材料品質進行鑒別的能力。
二、實訓組織
1.組織形式
打破現有的教學體系,實行小班制,每班以15～20人為宜。以模擬真實工程整個招投標程序,將每個人在其中的角色做一遍,并當場由學生和教師共同評定出成績,沒有通過的學生進行一定時間的訓練后再行評測,直到通過為止。擔任的角色包括招標主持、唱標員、現場記錄員、現場紀檢員、評標專家、材料設備采購管理方、參標供應商、施工或監理方代表。
2.實訓大綱和教材
實訓應有具體的指導大綱以及大綱規定的實訓內容和深度,根據大綱編制相應的配套教材。實訓教材盡量圖文并茂,易于理解,主要內容為工作過程和程序,以及遇到困難時查取資料的途徑和方法,決不可編寫成文件、條例和規定。[5]
三、實訓內容
1.工作程序
成立招標采購委員會接受采購招標委托函編制招標文件招標公告,發放招標文件招標答疑(供應商制作投標文件)開標、評標、公布結果考察、簽約供貨、驗收招標跟蹤檢查資料匯總整理、存檔。
招標采購委員會主要由招標辦、材料處、紀檢審、財務、監理、施工方人員組成,完成材料采購計劃的審查、技術要求的論證、招標、考察、簽約、進貨驗收、材料款支付等采購全過程的跟蹤管理和參與。采購招標委托函主要有采購項目、內容、資金落實情況和報名參標的企業等信息。實訓時,以上文件連同例行繳納的標書費、投標保證金、履約保證金(或銀行保函)需要模擬制作,完成資料建檔工作。
2.編制招標文件
招標文件一般制作成標準文本,包括招標邀請函、投標方須知、招標貨物清單與技術規范、合同一般條款、合同特殊條款、合同格式、附件(投標文件格式),其中供應商最關注的是招標邀請函、招標貨物清單與技術規范、付款方式等。
材料清單與技術要求是招標文件的核心,材料和設備的數量來自工程施工企業提交的進度需要計劃。由于施工企業技術力量參差不齊、責任心不強,招標過程中經常發生提供的數量與實際差距很大,會造成材料簽約供貨超多,對施工企業和供貨商都造成一定損失,因為量的大小決定成本和價格,量不實造成生產、運輸浪費;材料生產需要一定周期,例如,外墻面磚,提供過少,造成工期延誤、不同批次間的色差引起外觀形象受損。因此宜通過監理方、審計方審核,也可通過圖形算量得到材料清單加以確認。技術要求要論證周詳,否則會出現開標現場必須修改才能滿足工程需要,例如,采購敷設線纜用鍍鋅鋼管,有熱鍍鋅、冷鍍鋅之分,還有國標和非國標之分,設計圖紙一般沒有標注,只能由采購方確認。最好的辦法是通過網上查詢和電話咨詢生產規模較大的廠商,結合圖紙要求確定材料的技術參數,遇到技術要求高的材料開專家論證會后確定。
產品的檔次也是招標技術要求的重要組成部分,例如配電箱、配電柜、電器開關、燈具等。不同品牌的內部元件、光源價格和檔次相差很多倍,解決的辦法是將市場常用電器元件按品牌劃檔,每檔中至少有3個以上品牌,經調研(通過網絡、廠商、用戶)和考慮工程需求確定招標所需的檔次,并列入招標技術要求,也可列多檔備選報價方案。同時也要盡量選用政府倡導和推薦的節能、環保、高效的建材產品。
技術要求還應考慮開標現場攜帶樣本,以確認品質、色彩、外觀(如光潔度)等是否符合需求,如外墻面磚、地板磚、花崗石板等。
3.編制投標文件
按照約定的格式填寫投標書,注意法人代表授權和簽字、質保期、優惠條件及其他承諾、是否實質性相應招標文件。許多教師倡導投標時采用不平衡報價、履約時加強索賠等技巧,并列舉大量例證講解和學習。[6]我認為了解這方面知識有必要但不可過分炫耀和使用,建筑行業之所以出現圍標串標、合同執行難、滋生腐敗以及連環債務等問題,與我們的技巧太多、誠信度太低不無關系,一個企業要想發展并保持合理的利潤,應該靠技術實力和誠信經營,一個民族發展也要靠社會和全民誠實守信。在實際招標過程中,過度使用技巧會引起招標方、評標專家的厭惡,往往適得其反、事與愿違。
實訓時,發放標書只提供封面、招標邀請函、招標貨物清單與技術規范;投標文件只打印封面、唱標單、法人代表授權書、報價單、實質性相應等重要頁。其他一律使用電子文檔,以利于節約和控制實訓成本。
4.開標、評標
招標的形式有公開招標(一次報價)和公開競爭性談判,材料招標因評標過程變數多,或修改顏色、規格、數量和檔次等技術要求,宜采用公開競爭性談判進行多輪報價,利于采購中控制質量和成本。第一次要公開唱標給競爭對手造成壓力,其后二次報價不再唱標,根據材料品質、報價、生產能力和社會信譽綜合評標,以評標價最低中標。也可根據評標價排序選擇入圍單位考察后確定中標者。實訓時,可嘗試招標的形式和各種評標方法,做好現場記錄,留存投標文件正本和評標記錄,招標采購委員會要簽字確認現場監督情況以及審查供應商資質記錄,拍照或錄像存檔,上網公布信息。
材料品質通過現場送樣初步判別,通過實訓積累經驗。例如管道、鑄鐵和塑料件用鐵錘砸;墻磚、地磚涂抹墨水判別其密度、吸水率;耐磨材料用剪刀刻劃等。入圍企業送樣要封存,以便供貨時對照,防止生產商供貨時提供偽劣產品。
5.其他工作
入圍單位考察后應寫出考察報告,在網站上對供貨商進行信譽度評價,然后發出中標通知書并簽訂合同。執行過程要有驗收記錄,抽檢報告以及招標采購委員會的核查記錄。對評標專家的工作態度、專業知識和評標能力等方面作出綜合評價,在網站專家管理頁進行記錄,以便淘汰信譽度較差的專家。
在此基礎上,通過查找資料相互探討解決招投標相關問題,提出自己的見解和可行辦法。包括招標現場供應商串標哄抬報價、使用他人的材料作樣本、使用他人的資質參標、材料不按期供應、采購方不及時付款、采購方相關人員進行權力尋租、建筑行業信譽低下、網絡招投標嘗試等問題。
四、結束語
通過招投標各種學習情境的實訓,學會立項審批、招標文件、投標文件、采購合同的編制,達到熟悉招投標法律法規和條例說明及應用。同時還學會招投標不同工作不同對象的業務特點要求,充分了解招投標工作的流程和每一步應具有的業務技能,還對行業存在的問題加以剖析和研究,為走上工作崗位培養優良的職業素養和團體協作的精神。
參考文獻
1 胡文法.工程招投標與案例[M].北京:化學工業出版社,2008:15～20
2 陳 正.工程招投標與合同管理[M].南京:東南大學出版社,2005:57～80
3 宋春巖、付慶向.建設工程招投標與合同管理[M].北京:北京大學出版社,2008:34～38
目標、問題雙導向
“對標就是對照目標‘量尺子’、認清差距，自上而下傳遞壓力；就是對照標桿‘照鏡子’、查找問題，由點及面匯聚力量。”張勝健說，“公司黨組要求我們瞄準行業同類企業先進水平，打造‘南煙制造’品牌，并提出了16項具體的對標指標。”
圍繞這一目標，卷煙廠確立了“創建以‘南煙制造’為特色的優秀卷煙工廠”的戰略定位，明確了爭創行業同類企業先進水平的戰略目標，并提出：以制造力為核心，著力提升品牌制造能力；以組織力和執行力為保障，不斷打造高素質的人才隊伍；以創新力和文化力為動力，實現持續的管理創新，營造和諧共贏的文化氛圍。
在此基礎上，卷煙廠進一步分解二級、三級、四級指標，構建了系統的對標管理指標體系。對照每一項指標，他們認真分析指標差距背后的深層次原因，以“問題”為導向，積極開展學習、借鑒、改善等活動。
“在成本控制對標過程中，我們發現項目管理在效率、規范方面都有一定的提升空間。為此，我們對項目管理進行了集中管理，由項目辦組織財務、審計、紀檢監察和業務部門的專業人員，實行委員責任制，分別審核所負責的項目實施環節，然后再集中會簽。”該廠項目辦主任王為民介紹說，“一年下來，成效明顯。集中監管模式減少了審批環節和時間，提高了效率；集中資源也使我們的還價能力明顯提升，供貨商的選擇余地更大了。”
善用“他山之石”
隨著對標氛圍的日漸濃厚，卷煙廠干部職工都利用工作交流、外出學習的機會，主動尋找標桿，加強對標學習。現在，每位外出學習、交流的員工回廠后，都會提交一份考察報告，內容就是“所去單位值得學習、借鑒之處”。
“班組管理是我們加強基層建設的主要著力點。去年，我們與全國機械工業職工技術創新示范班組----江鈴集團的‘袁政海班組’進行對標，他們的高素質的背后，是‘做事先做人，敬業先精業’的濃厚氛圍。這一點，我們每位班組長都深有感觸。”人力資源科科長趙長軍談起班組建設感慨地說。
“在他們身上，我們看到了新時代工人的主人翁精神。”卷包車間電工班班長付贛文說，“這是當前我們班組中很多職工都缺乏的。”
在與一些班組管理先進單位對標后，該廠在班組管理上采取了一系列舉措：啟動“車間管理效能年”活動，提升車間、班組的自主管理能力；成立班委會，提高班組管理的精細化水平；成立班組長協會，定期進行班組管理交流；開展“師帶徒”活動，有針對性地提升班組整體素質；完善班前會標準，搭建班組管理的溝通平臺；開展創建技能型、效益型、管理型、創新型、和諧型“五型班組”活動，營造“比學趕幫超”的良好氛圍……
“在注重外部對標的同時，我們還十分注重內部對標。”6s管理推行辦主任付曲鵬說，“去年我們舉辦了班前會競賽，并組織現場觀摩，引導各班組向全廠標桿----制絲車間班組對標。”
此外，設備科的“看板管理”、物資管理科的“科室二次分配”等卓有成效的做法，也成為其他部門對標學習的內容。
賦予工作新內涵
“對標管理不是簡單模仿、照搬照抄。”張勝健多次在對標例會上強調，“它為我們有效解決問題提供了新思維，為提高工作水平提供了新手段，賦予了工作新的內涵。借助對標管理，我們要重新思考以往忽視的問題，確立更高的目標，找到新的突破方向。”
“過去我們材料消耗是月底匯總統計，設備管理、質量管理是每月分析，不利于問題的及時處理。”卷包車間主任殷和文告訴筆者，“現在我們要求原料每批次消耗、輔料消耗和設備故障每周進行分析，對質量問題采取每日分析，大大提高了解決問題的時效性。下一步，我們還要將成本分析細化到每天，進一步提高精細化管理水平。”
“以前我們開展培訓是‘大鍋炒菜’，針對性不強。去年開始，我們啟動了知識案例管理工作，有獎征集職工的管理心得、經驗等，通過共享和傳承，使職工的個人的隱形智力資源成為企業的顯性資源，也獲得了豐富的內訓教材。”人力資源科科長趙長軍對開展知識案例管理工作帶來的變化感到很高興。
高度集中的管理體制
除國防部和交通部外，聯邦政府其他機構及國會的政府采購統一由聯邦總務署（GSA）負責。2004年聯邦政府采購總額約3000億美元，其中聯邦總務署供應服務中心（FSS）采購400億美元，其他大都是國防采購。
1. 政策上高度統一。聯邦政府采購政策管理辦公室（OFPP）成立于1974年，為總統行政和預算辦公室（OMB）下設職能機構，負責聯邦政府采購的統一政策管理，不負責有關法律法規的具體執行和監督工作。設立OFPP的目的：在行政機關采購制度的制訂過程中發揮總體指導和協調功能，它通過普遍適用于各個行政機關的規章制度，協調具體采購活動的實施。目前，OFPP有13名工作人員，主任經參議院批準后由總統任命，其他人員包括采購分析師、會計師和律師等。
OFPP的主要職責是：擬訂有關法律草案，提出修改或制定法律的動議，代表政府各部門在國會立法時向國會反映意見和建議；組織制定聯邦政府適用的政府采購政策和法規，不斷規范采購程序；負責政策性指導，核批各政府部門依采購法律法規擬定的有關補充規定（包括任何制度調整）。
聯邦政府采購的政策目標是：獲得最佳價值，包括提高產品和服務質量，降低成本，縮短采購時間，促進競爭，實現社會目標，降低商業和技術風險，提供一攬子采購服務。
聯邦政府機構遵循的有關政府采購的法律主要有8部：《聯邦財產和行政管理服務法》、《合同競爭法》、《誠實談判法》、《購買美國產品法》、《小企業法》、《信息自由法》、《及時支付法》、《WTO政府采購協議》。此外，還要遵循《聯邦采購條例》（FAR）。FAR是專門的政府采購法規，比較詳細地規定了最重要的采購制度、政策和程序，政府機構按照該法規具體實施政府采購。FAR由FAR本身及各部門的補充規定構成。FAR的修改工作由OFPP負責組織。OFPP專門設立FAR理事會，主任為理事會主席，成員有國防部、GSA和航天航空局的行政首長。理事會下設民用機構采購委員會和國防采購委員會，前者主席為GSA署長，成員來自各部門；后者由國防部部長和航天航空局局長共同擔任主席，成員主要來自國防機構。對FAR的修改意見須經委員會討論通過后，報理事會批準。
州政府、縣市政府甚至大學的采購組織形式大多與聯邦政府類似，也體現了采購執行管理的高度集中。加利福尼亞州是全美最大的州，州政府200多個部門和公共機構的一切采購事務統一由加州政府服務總署負責。加州政府服務總署下轄6個部和23個執行辦公室，4000名工作人員。其職能包括政府采購、電子商務、電訊、租賃、財產管理與處置、當地學校建筑批準、其他州屬建筑物管理、印刷服務指南、州政府車輛維護等。其中，服務總署采購部具體負責政府采購政策制定和執行管理，共有1300名采購官員（合同官員），其身份為公務員。州政府每年貨物、服務和工程的采購量約為60億美元，其合同是由服務總署統一簽訂后各部門分別執行。采購過程主要是：市場調查、擴大供應商范圍、提出采購需求、采購過程管理、采購評估、選擇供應商、授予合同。服務總署每年頒布《加州采購授權手冊》（PAM），授權各部門自行實施總合同計劃中不涉及的小額采購。
3. 預算管理高度集中。OMB負責聯邦政府各部門的預算管理。OMB參照GSA制定的配置標準核定各部門的預算，并編制聯邦政府預算草案，經國會通過后執行。美國所有政府部門的運行經費必須納入預算，納入預算的所有貨物、服務和工程均需實行政府集中采購。通常情況下，沒有預算不允許采購，也不允許超預算采購，更不允許挪用預算資金。
執行主體具有高度權威性
聯邦及各州、各地政府總務署負責政府采購的執行管理，并具有高度的權威性。GSA是聯邦政府獨立機構，署長由總統征求參議院意" 見并經參議院通過后任命，直接對總統負責。GSA作為聯邦政府的集中采購和資產管理機構，與OMB、人事管理局一起，被稱為聯邦政府的三大管理機構。OMB主要負責聯邦政府各部門組織機構和經費預算管理等工作，人事管理局負責聯邦政府雇員的管理。這三大機構是聯邦政府正常、高效、有序運轉的重要保障。
相對穩定的合同履行方式
目前，GSA使用最為普遍的采購方式是合同采購。所謂合同采購，即與供貨商預先簽訂一定期限內的采購合同（合同有效期一般為1至3年，到期可續簽；大多為無數量合同），為聯邦機構提供采購服務。合同采購制度的實施是通過政府授權任命的合同官員來進行的，對合同官員的授權范圍和界限是明確的，并且向所有的供應商公示。合同官員嚴格按照聯邦政府采購的法規、制度和程序進行采購活動，只有合同官員才有權力代表政府與供應商簽訂合同。合同官員通過建立對采購系統的高效管理和監督確保政府采購法律、法規的有效實施，同時維護公眾利益和供應商的合法權益。
合同采購過程主要為：在預算執行前制定采購計劃，包括解決方案、中標條件、風險分析、市場分析、競爭因素、政府目標、社會經濟目標等；對供應商進行分析評價，組織談判，授予（簽訂）合同；告知中標和非中標供應商中標結果及未中標的原因；實施合同管理；供應商評價及綜合評估；合同終止。實施合同采購后，采購人直接從規定范圍內選擇供應商，減少了采購環節，縮短了采購周期，提高了采購效率，減少了采購成本。由于GSA擁有集中規模優勢，FAS的采購官員具備各種專業特長，可以為各部門提供低廉采購價格和優質供應服務。這種相對穩定的合同履行方式具有很強的生命力，不少州政府和縣市政府甚至大學也共享GSA的采購結果。尤其是在通用商品和通訊服務方面，GSA擁有其他采購機構無法比擬的優勢。
體現用戶意志的采購方式
美國政府采購主要通過合同采購的方式來完成，各部門在合同框架內擁有充分的選擇權。除長期供貨合同或定點采購合同的采購方式外，其他有特殊需求或需求不明確（如研究開發、方案設計、實驗室建設等）的采購由GSA授權各部門按規定程序自行采購，并將采購合同報GSA備案。美國沒有招標公司，政府機關可以直接發標進行采購。聯邦政府也沒有專門的評標專家庫，評標委員會由用戶代表組成。評標方法一般采用性價比法，投標報價事先不告訴評標委員會成員。評標過程為：先評產品質量和設計方案，分值小于70的被淘汰；入圍供應商陳述；第二次打分，由用戶代表按評分辦法獨立完成。性價比得分最高的供應商被推薦為中標人候選人。評標結果需經GSA審定后方具有法律效力，合同授予權屬于GSA.
最先進的技術手段
1. 科學完備的數據庫。GSA除了向聯邦機構提供采購供應服務外，還負責聯邦采購信息管理。主要是建立、更新、維護聯邦商機信息系統和聯邦采購數據系統。商機信息系統一方面有關采購信息公告，讓廣大供應商了解政府采購規則和需求信息；另一方面與聯邦技術中心（全國有93個辦事處）聯網，讓政府部門通過龐大的供應商信息庫和商品信息庫了解市場。聯邦采購數據系統記錄了每一單采購結果，除了政府采購信息統計和分析功能外，該系統還能起到輔助動產管理及審核有關動產預算的作用，可以根據上一年的經驗數據推算下一年度的采購計劃。
2. 網上政府采購的應用。現代信息技術的應用，大大提高了政府采購效率。
（1） 電子采購（e-procurement）。GSA按程序簽訂的長期供貨合同或定點采購合同在網上公布，并與國庫支付系統和各部門財務管理系統以及供應商網站聯網，整合所有信息資源。系統通過安全性很高的口令方式來運行，用戶同時可選用多家符合條件的供應商的產品，一次下單，信息直接通過網絡發送到相關注冊供應商，供應商直接按合同規定的方式供貨；國庫支付系統及財務管理系統同時收到相關信息，并根據合同條款直接付款。
（2） 網上競價（反向拍賣）。采購方在網上采購信息并設定起始價，在規定的時間內，符合條件的供應商通過網絡投報低于起始價的價格，系統于截止時間關閉，并自動選擇報價最低的供應商作為中標人。