人事檔案數(shù)字化管理匯總十篇

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篇（1）

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

但長(zhǎng)期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)

人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對(duì)閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.

作者簡(jiǎn)介

篇（2）

數(shù)字化主要是把復(fù)雜信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，通過轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構(gòu)建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計(jì)算機(jī)中，從而對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。

一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況

（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)。現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備，也只是簡(jiǎn)單地對(duì)人員基本信息進(jìn)行登記。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用相對(duì)較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢(shì)上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復(fù)雜，尤其是各種人員情況變動(dòng)以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢或者應(yīng)用。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。

二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫。可以通過云數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動(dòng)化，需要將HIS信息管理技術(shù)應(yīng)用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始實(shí)現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存效果，進(jìn)行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的更新和維護(hù)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個(gè)整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進(jìn)行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對(duì)于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進(jìn)行全面的對(duì)應(yīng)，從而達(dá)到良好的設(shè)計(jì)效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺(tái)處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)人員要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行上傳并進(jìn)行良好的維護(hù)，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。

（二）查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。在進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設(shè)計(jì)過程中，需要對(duì)醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。醫(yī)院人事檔案管理的開展，工作重點(diǎn)在于提供數(shù)字化服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學(xué)歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動(dòng)態(tài)管理提供有力幫助，實(shí)現(xiàn)全面管理的目的。

同時(shí)，在進(jìn)行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應(yīng)該結(jié)合查詢?nèi)藛T的習(xí)慣以及查詢方式作出相應(yīng)的改變。可以采用時(shí)間、病歷以及入院時(shí)間等方式進(jìn)行查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應(yīng)用性能。

（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的整體管理過程中，需要對(duì)其檔案進(jìn)行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對(duì)而言較為復(fù)雜。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對(duì)其不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)性的更新，尤其是對(duì)于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲的變化情況以及人員進(jìn)出情況等都要進(jìn)行持續(xù)性的更新。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動(dòng)化服務(wù)站。及時(shí)對(duì)不同的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）建立分級(jí)管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進(jìn)行醫(yī)院的信息管理過程中。需要采用分級(jí)管理的模式，對(duì)單位中的用戶進(jìn)行等級(jí)管理制，對(duì)各科室的人事信息都進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并登記在冊(cè)。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會(huì)出現(xiàn)任何的紊亂，同時(shí)在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對(duì)云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進(jìn)行同步操作，從而達(dá)到良好的管理效果。

（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握與運(yùn)用是關(guān)鍵。因此，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，而且也要熟練掌握信息技術(shù)手段。管理人員在對(duì)檔案軟件中各個(gè)模塊掌握的同時(shí)，還要熟練地運(yùn)用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化后對(duì)其崗位的迫切要求。

三、結(jié)語

篇（3）

關(guān)鍵詞：

人事檔案信息；數(shù)字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質(zhì)資料的保存。現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數(shù)字化管理。人事檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對(duì)于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國(guó)的人事檔案信息數(shù)字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國(guó)人事檔案的進(jìn)程。

一、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題

1.計(jì)算機(jī)環(huán)境和技術(shù)問題。

人事檔案信息數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高。首先，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的環(huán)境管理。信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件對(duì)外部環(huán)境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數(shù)據(jù)的后果等。其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，計(jì)算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術(shù)的安全性問題一直存在于發(fā)展中。自科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展以來，衍生出了各種安全問題，如網(wǎng)絡(luò)黑客、計(jì)算機(jī)病毒、惡性插件等。這些計(jì)算機(jī)技術(shù)問題都會(huì)使計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當(dāng)然，人事檔案信息數(shù)字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識(shí)也相關(guān)。人事檔案管理人員只看到數(shù)字化管理對(duì)工作效率的提高，卻忽略了對(duì)信息管理的重視，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)低。

人事檔案信息數(shù)字化管理對(duì)管理人員有三方面的要求：專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能以及計(jì)算機(jī)操作技能。與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，第三項(xiàng)要求是現(xiàn)在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時(shí)期人事檔案的管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質(zhì)并未隨著新型管理方式的發(fā)展而提高，我國(guó)現(xiàn)階段的人事檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)仍然有待提高。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理對(duì)策

1.建立適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)。

人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統(tǒng)更加完整。因此，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇時(shí)要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點(diǎn)。第一，選擇該操作系統(tǒng)時(shí)，計(jì)算機(jī)中原有的數(shù)據(jù)和信息是否會(huì)被刪除。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不同很有可能改變信息的格式等，使數(shù)據(jù)無法讀出或者缺損。為防止這類情況發(fā)生，必須充分考慮數(shù)據(jù)是否會(huì)缺失等問題。第二，該操作系統(tǒng)本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對(duì)信息的保密程度如何等。對(duì)存有安全隱患的軟件和系統(tǒng)堅(jiān)決不予考慮，否則將會(huì)導(dǎo)致本計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的流失，且選擇的操作系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)信息具有較強(qiáng)的保密性，使人事檔案信息不易被復(fù)制和盜用。

2.提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員的整體素質(zhì)。

有關(guān)部門應(yīng)該通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，培訓(xùn)內(nèi)容包括新時(shí)期人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能以及計(jì)算機(jī)操作技能。計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)應(yīng)該是培訓(xùn)的重中之重，要求管理人員必須通過培訓(xùn)切實(shí)掌握扎實(shí)的應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力。為提高培訓(xùn)的效果，相關(guān)部門可以采用實(shí)踐操作的方式對(duì)信息管理人員進(jìn)行考核。有效的培訓(xùn)活動(dòng)能夠?yàn)槿耸聶n案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。其次，培訓(xùn)過程中要著重提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員對(duì)信息安全的重視，使人事檔案信息數(shù)字化管理人員認(rèn)識(shí)到信息安全對(duì)人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實(shí)際操作中能夠自覺防范網(wǎng)絡(luò)病毒，保障信息管理的安全。

三、結(jié)語

人事檔案信息數(shù)字化管理目前存在的主要問題為計(jì)算機(jī)環(huán)境要求更加嚴(yán)密，計(jì)算機(jī)軟件和硬件更新?lián)Q代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質(zhì)有待提高。人事檔案信息數(shù)字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時(shí)間，提高檔案管理的質(zhì)量，必須予以重視，選取適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)并通過培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

作者：黃金勇 單位：國(guó)家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺(tái)

參考文獻(xiàn)

篇（4）

很多高校人事檔案室已基本配備計(jì)算機(jī)，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但軟件系統(tǒng)未建設(shè)或未開發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設(shè)備形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎(chǔ)是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國(guó)高校人事檔案系統(tǒng)建設(shè)處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問題。建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設(shè)資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者

一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護(hù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時(shí)工，只能應(yīng)對(duì)日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計(jì)算機(jī)管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲(chǔ)存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力和水平。

二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對(duì)策

（一）更新觀念

實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理?xiàng)l例》

《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進(jìn)資源信息共享。

（三）建立數(shù)據(jù)庫

高校人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強(qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長(zhǎng)；規(guī)模小的高校，可利用高校計(jì)算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點(diǎn)，聘請(qǐng)本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時(shí)以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績(jī)區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟(jì)實(shí)用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫的建立是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)。正確、真實(shí)、全面輸入人才信息，進(jìn)行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫完整、真實(shí)和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息必須及時(shí)修正，數(shù)據(jù)庫維護(hù)及更新時(shí)，必須及時(shí)記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時(shí)間及地點(diǎn)；第三，及時(shí)更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲(chǔ)、拷貝備存、仿真、保護(hù)原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時(shí)處理系統(tǒng)信息。

檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，處理后進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲(chǔ)，必須利用一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)去模擬另一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作來保護(hù)檔案數(shù)字化管理，做到有備無患，延長(zhǎng)數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲(chǔ)的數(shù)字信息能及時(shí)正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進(jìn)行備份存儲(chǔ)，有時(shí)必須對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進(jìn)行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺(tái)，對(duì)保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。

篇（5）

當(dāng)前醫(yī)院正在高速發(fā)展，隨著而來的大量的人員流動(dòng)與調(diào)動(dòng)問題需要解決。傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法滿足大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理要求，通過建設(shè)數(shù)字化信息檔案資料管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這也是所有醫(yī)院未來發(fā)展的趨勢(shì)。

1、 醫(yī)院人事檔案管理簡(jiǎn)介

1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況

作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對(duì)于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計(jì)劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前國(guó)內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行人事檔案管理，對(duì)歷史性的記錄比較注重，注重對(duì)靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時(shí)展對(duì)醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。

1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的意義

現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學(xué)化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，人員組成也更加復(fù)雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員，也包括管理、財(cái)務(wù)、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應(yīng)該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標(biāo)，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對(duì)醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。

2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識(shí)薄弱

很長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)收益，給檔案管理人員造成了該項(xiàng)工作可有可無的錯(cuò)誤觀念，其隱性的對(duì)于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對(duì)于管理意識(shí)是薄弱、落后的。對(duì)檔案管理的不重視直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理者對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上沒有受過專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，造成大部分相關(guān)人員管理意識(shí)淡薄，知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低

目前我國(guó)醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務(wù)社會(huì)、治病救人上，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事管理工作沒有提起足夠的重視，導(dǎo)致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應(yīng)對(duì)一定的人動(dòng)帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時(shí)很少主動(dòng)學(xué)習(xí)。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴(yán)格的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔(dān)任的，檔案內(nèi)容相對(duì)來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學(xué)歷、工作部門等基本方面。對(duì)于員工的其他相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)、重大獎(jiǎng)罰等信息缺少記錄，在進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)以及崗位調(diào)換時(shí)，無法得到足夠的相關(guān)人員的參考資料。很難對(duì)人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評(píng)價(jià)。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且最終檔案的準(zhǔn)確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學(xué)習(xí)進(jìn)修等需要不斷更新或增加，就會(huì)出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會(huì)有錯(cuò)誤的歸檔，此時(shí)就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會(huì)對(duì)檔案造成損壞、丟失，從而導(dǎo)致影響檔案資料的安全性。

3 、數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的好處

3.1 檔案信息整合，實(shí)現(xiàn)了信息共享

傳統(tǒng)的人事檔案管理會(huì)因?yàn)橐蟮牟煌M(jìn)行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢(shì)自動(dòng)對(duì)人事檔案的各類電子信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，同時(shí)利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對(duì)人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對(duì)醫(yī)院人員的人事調(diào)動(dòng)進(jìn)行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強(qiáng)醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機(jī)制，促進(jìn)了醫(yī)院各部門之間的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、信息存儲(chǔ)量大、計(jì)算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時(shí)提供出準(zhǔn)確、時(shí)效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。必要時(shí)還可以從系統(tǒng)中下載有關(guān)信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進(jìn)了醫(yī)院的高效發(fā)展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長(zhǎng)時(shí)間保存，因而一些時(shí)間比較久遠(yuǎn)的人事檔案難免會(huì)出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復(fù)使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準(zhǔn)確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長(zhǎng)久。同時(shí)數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為用戶提供專屬的賬號(hào)和密碼，并為相關(guān)管理人員提供訪問權(quán)限設(shè)置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。

4、 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)展的趨勢(shì)，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設(shè)需要得到足夠重視，跟緊信息時(shí)展的步伐。

篇（6）

[中圖分類號(hào)] TP391 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對(duì)我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費(fèi)人力也浪費(fèi)物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目在啟動(dòng)之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺(tái)更上一個(gè)臺(tái)階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實(shí)現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對(duì)學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺(tái)信息管理，平臺(tái)用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個(gè)系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺(tái)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和前臺(tái)Web 部分的功能規(guī)范。

通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實(shí)現(xiàn)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實(shí)現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)流程

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個(gè)個(gè)功能簡(jiǎn)單、明確且獨(dú)立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個(gè)模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時(shí)，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺(tái)管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長(zhǎng)度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：

選擇教工號(hào)，修改學(xué)歷編號(hào)，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時(shí)間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號(hào)的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺(tái)管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺(tái)瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號(hào)的教職工職稱信息，若后臺(tái)管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實(shí)際操作，從設(shè)計(jì)、開發(fā)上來看可實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計(jì)算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對(duì)學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺(tái)階。

篇（7）

當(dāng)前，在我院各級(jí)醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中，人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用，在其中發(fā)揮著十分重要的促進(jìn)作用與影響，無論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評(píng)定工作中，均提供了能夠較好滿足實(shí)際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實(shí)際就是在一定時(shí)期內(nèi)，對(duì)檔案擁有者的各方面經(jīng)歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實(shí)、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng)，針對(duì)醫(yī)院人事組織部門來講，其通過對(duì)各項(xiàng)所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱，能夠從整體上、全局層面，對(duì)本部門旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實(shí)況等內(nèi)容，有一深刻、細(xì)致的了解，因而能夠根據(jù)當(dāng)前實(shí)況與需要，更好的開展各項(xiàng)能夠較好滿足當(dāng)前需求的人事管理工作，推動(dòng)人力資源工作的規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置，最大程度提升醫(yī)院管理水平，提高各業(yè)務(wù)層面的實(shí)踐操作能力。伴隨我國(guó)當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)體制改革的持續(xù)深入，此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現(xiàn)實(shí)意義與基礎(chǔ)作用。針對(duì)各級(jí)醫(yī)院來講，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)況及未來發(fā)展需要，切實(shí)采取各項(xiàng)有效措施，對(duì)數(shù)字信息化資源進(jìn)行持續(xù)、深入、全面性挖掘，最大化發(fā)揮其功效，為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來講，即以當(dāng)前計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強(qiáng)的綜合大背景下，通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實(shí)際運(yùn)行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進(jìn)、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系，對(duì)這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進(jìn)行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、細(xì)致化查閱，還能根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強(qiáng)大的人事檔案管理效率。

1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

（1）在醫(yī)院所開展的各項(xiàng)人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時(shí)還是其開展工作的前提條件，無論是在預(yù)測(cè)、人事決策方面，還是在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個(gè)人事檔案工作的運(yùn)作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價(jià)值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。（2）醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運(yùn)用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢(shì)，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、信息查詢及檔案調(diào)用等，而通過將檔案信資源進(jìn)行規(guī)范化歸類與整合，所構(gòu)建完善的、先進(jìn)的、實(shí)用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實(shí)現(xiàn)從繁到簡(jiǎn)的跨越。此外，還能及時(shí)錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數(shù)字信息化的運(yùn)用，能大幅提升人事管理工作時(shí)效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運(yùn)輸，對(duì)于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數(shù)字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲(chǔ)存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項(xiàng)管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

針對(duì)發(fā)展規(guī)劃來講，實(shí)際就是為了能夠達(dá)成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長(zhǎng)期任務(wù)目標(biāo)。對(duì)于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，或在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無法從真正意義上做到從實(shí)際出來，也就難以切實(shí)有效、高效性調(diào)動(dòng)醫(yī)院各方面資源（如人財(cái)物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識(shí)、制度等內(nèi)容，也就無法真正意義上做到與時(shí)俱進(jìn)，長(zhǎng)此以往，現(xiàn)實(shí)需求越發(fā)難以得到滿足。當(dāng)前，在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規(guī)劃占比方面還是相對(duì)較高的。但通過現(xiàn)實(shí)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對(duì)較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢(shì)，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢(shì)顯著，此外，這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護(hù)工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對(duì)那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對(duì)于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來推動(dòng)自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講，這些醫(yī)院在推動(dòng)自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實(shí)際來開展，在實(shí)際操作中，未能將其落實(shí)到實(shí)處，所開展的信息化建設(shè)工作，無論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無法切實(shí)提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時(shí)還是一種比較先進(jìn)的管理理念。在實(shí)際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實(shí)將陳舊、落后管理意識(shí)、觀念的改變作為出發(fā)點(diǎn)與著眼點(diǎn)，能夠切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的內(nèi)在價(jià)值與意義，認(rèn)識(shí)到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)信息資源與技術(shù)進(jìn)行深化擴(kuò)展與更新，基于此，開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴(yán)重不足，這些已經(jīng)成為對(duì)醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級(jí)、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實(shí)際開展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護(hù)工作相比較，通常情況下，處在一種相對(duì)次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會(huì)將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，也沒有切實(shí)性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認(rèn)為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，其并沒有真正意識(shí)到，在相關(guān)維護(hù)工作未能跟進(jìn)或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來，甚至還會(huì)由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進(jìn)行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實(shí)效能，最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級(jí)偏大的人員，這些人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識(shí)不深，行動(dòng)力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識(shí)的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負(fù)責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對(duì)當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會(huì)出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對(duì)策

3.1完善管理制度建設(shè)，始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識(shí)與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中，各項(xiàng)工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實(shí)需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對(duì)醫(yī)院管理部門而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，真正落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對(duì)醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進(jìn)行深入研究，對(duì)醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點(diǎn)、宗旨、特征等，開展全面、系統(tǒng)化分析，針對(duì)檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實(shí)規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項(xiàng)流程，避免檔案丟失，通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運(yùn)作與管理制度，提升此方面的實(shí)際安全性、高效性與完整性。

3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對(duì)于醫(yī)院而言，需以《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機(jī)房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實(shí)保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項(xiàng)內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，還需保證其動(dòng)態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個(gè)人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實(shí)用性，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，強(qiáng)化其即時(shí)性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實(shí)性便利。

3.3增強(qiáng)人員素質(zhì)，切實(shí)落實(shí)人事檔案信息化工作

當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會(huì)背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細(xì)致的推動(dòng)此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運(yùn)用各種實(shí)用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對(duì)于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動(dòng)、積極的姿態(tài)，來提升自身的理論知識(shí)水平，與強(qiáng)化各方面操作技能，不斷豐富自身知識(shí)深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對(duì)各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運(yùn)用各種先進(jìn)的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進(jìn)的、能切實(shí)滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實(shí)況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語

綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過數(shù)字信息化管理的運(yùn)用，能使整個(gè)醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時(shí)展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王勇.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015,12(5):211-211.

[2]尕藏卓么.應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理是大勢(shì)所趨[J].青海教育,2015(10):53-54.

[3]虹.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(4):44-44.

篇（8）

2 司法檔案數(shù)字化過程中的保密控制

1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行保密控制

說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實(shí)這是人們對(duì)于檔案工作中一個(gè)重要的工作內(nèi)容：保密工作的關(guān)注和認(rèn)識(shí)。如果檔案資料不能夠妥善的進(jìn)行保存和保密，那么就會(huì)使得檔案資料出現(xiàn)歪斜的風(fēng)險(xiǎn)。上到國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)防建設(shè)的檔案資料，下到每一個(gè)人的個(gè)人檔案信息都是需要嚴(yán)格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰(zhàn)略思想，哪里還能在國(guó)際或者人際關(guān)系中保護(hù)自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內(nèi)容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內(nèi)容。然而司法檔案資料數(shù)字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進(jìn)行數(shù)字掃描，不可避免的有檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)，所以檔案管理部門應(yīng)該切實(shí)的出臺(tái)相關(guān)的措施，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密控制。

2.確保檔案保密的控制實(shí)施

檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對(duì)檔案資料保密進(jìn)行有效的執(zhí)行和控制實(shí)施。司法檔案在數(shù)字化的過程中，存在的不安全和有外泄風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)先分析是司法部門應(yīng)該需要去思考和判斷的。結(jié)合司法檔案數(shù)字化中的操作人員、儀器設(shè)備、環(huán)境等不確定的因素，進(jìn)行深入的分析研究，并且制定相關(guān)的措施，有效的對(duì)檔案保密進(jìn)行管控。在司法檔案數(shù)字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風(fēng)險(xiǎn)最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強(qiáng)教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識(shí)。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強(qiáng)化人員管理，能為安全保密工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 提高司法檔案數(shù)字化過程中操作人員保密意識(shí)的措施

1.嚴(yán)明崗位職責(zé)要求，深化思想認(rèn)識(shí)

提高司法檔案資料在數(shù)字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的職責(zé)意識(shí)，嚴(yán)明操作崗位的職責(zé)要求，深化每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的思想認(rèn)識(shí)。在這樣的基礎(chǔ)之上，充分的發(fā)揮每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的主觀能動(dòng)性，切實(shí)的提高其工作成效和檔案資料的保密性。

2.明確數(shù)字化過程中的人員分工

在司法檔案資料數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)有效的根據(jù)檔案資料數(shù)字化的內(nèi)容、要求、流程等，對(duì)操作人員進(jìn)行統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的工作劃分。根據(jù)每個(gè)流程的工作性質(zhì)和內(nèi)容，安排相對(duì)應(yīng)的工作人員從事更為細(xì)致的工作。明確數(shù)字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責(zé)任大小，便于分析各個(gè)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，并且及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)的改善和提高。

3.實(shí)行嚴(yán)格的抽查和階段性的驗(yàn)收

司法檔案資料的數(shù)字化過程，是一個(gè)工程量大、程序復(fù)雜的事項(xiàng)，需要大量的人力、物理、財(cái)力的支持，所以在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)的做好相關(guān)檔案資料數(shù)字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯(cuò)誤分類，甚至檔案資料的掃面錯(cuò)誤給后期檔案調(diào)閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數(shù)字化工作中，相關(guān)部門還應(yīng)該組織有關(guān)的工作隊(duì)伍進(jìn)行定期或者不定期驗(yàn)收，鼓勵(lì)和引導(dǎo)更多的數(shù)字化操作人員積極投入到檔案數(shù)字化的工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。

4.嚴(yán)格操作人員的錄用和培訓(xùn)機(jī)制

篇（9）

1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實(shí)的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。對(duì)于個(gè)人而言，是人一生真實(shí)軌跡的描述；對(duì)于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對(duì)于個(gè)人和組織而言都具有重要的意義。在我國(guó)大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對(duì)滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率

現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對(duì)原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對(duì)檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性

目前各個(gè)高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的過程中，著重發(fā)力點(diǎn)都限于對(duì)人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項(xiàng)極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個(gè)過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)性對(duì)于高校的人事檔案館是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。因次，迫切需要對(duì)紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺(tái)。而數(shù)字化平臺(tái)中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的意義

長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。

3.1 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立是實(shí)現(xiàn)了從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺(tái)，向管理員發(fā)出申請(qǐng)，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對(duì)原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時(shí)間。我院人事處辦公地點(diǎn)將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時(shí)間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費(fèi)的人員精力和管理物力將無法估計(jì)。而人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的建立使得檔案管理人員只需在平臺(tái)后臺(tái)通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請(qǐng)求，大大解放了人工，實(shí)現(xiàn)了一人多處理線程的可能。

3.2 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立能夠“師”盡其才。

數(shù)字化管理平臺(tái)中記錄的真實(shí)信息，方便對(duì)高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院的評(píng)優(yōu)、評(píng)職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢(shì)不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請(qǐng)的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫，到在職教師的晉職評(píng)聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。

3.3 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項(xiàng)事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。

該數(shù)字化平臺(tái)將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計(jì)管理（統(tǒng)計(jì)、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國(guó)家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計(jì)信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長(zhǎng)的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對(duì)學(xué)院各級(jí)各類人員個(gè)性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺(tái)可行性分析

我院人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的項(xiàng)目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項(xiàng)目組組長(zhǎng)是具有多年人事工作經(jīng)驗(yàn)及其項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項(xiàng)目運(yùn)行和實(shí)施，并且有能力解決項(xiàng)目過程中困難和風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目組成員的配置以青年教師為主，集中了計(jì)算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的行政人員。項(xiàng)目立項(xiàng)前，項(xiàng)目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實(shí)踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實(shí)的可行性分析及其項(xiàng)目實(shí)施方案。并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)做出了解決的預(yù)案。對(duì)項(xiàng)目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個(gè)項(xiàng)目能過效率專業(yè)的進(jìn)行。

人事檔案數(shù)字化平臺(tái)中的師資信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)模塊設(shè)計(jì)已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運(yùn)行了一年，在此次項(xiàng)目過程的工作是對(duì)模塊接口的升級(jí)。在已經(jīng)開展兩個(gè)月項(xiàng)目運(yùn)行中，呈現(xiàn)出極佳的運(yùn)行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]王魯?shù)?高校師資信息管理系統(tǒng).云南省教委信息中心，1996.

篇（10）

2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的主要問題

2.1 數(shù)字化檔案的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)控制

人事檔案資料對(duì)政府部門、人事部門、人個(gè)需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實(shí)性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)都給人事檔案數(shù)字化管理帶來風(fēng)險(xiǎn)。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計(jì)軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時(shí)間的信息等。電子設(shè)備能實(shí)現(xiàn)檔案的無痕修改，如果不能對(duì)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實(shí)性將不能滿足人們的需求。

2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險(xiǎn)控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)的過程，相關(guān)人員做人事檔案管理時(shí)，會(huì)擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫的資料，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)；電子化的數(shù)據(jù)庫案在被反復(fù)的讀取、保存的過程中，也有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能也會(huì)出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個(gè)問題。

2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險(xiǎn)控制

信息化的時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問題成為人們非常重視的一個(gè)問題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會(huì)引起病毒性風(fēng)險(xiǎn)的問題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們?cè)诜?wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會(huì)使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險(xiǎn)控制

數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會(huì)存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲(chǔ)有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會(huì)影響服務(wù)器的磁盤運(yùn)作，磁盤受到電磁影響會(huì)使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場(chǎng)若與另一種電磁波同步，對(duì)方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。

3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控問題的解決對(duì)策

3.1使用同步化管理

數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲(chǔ)、易傳播的特點(diǎn)，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實(shí)體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實(shí)體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問題，要以實(shí)體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對(duì)象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲(chǔ)的需求制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動(dòng)硬盤備數(shù)據(jù)的時(shí)候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計(jì)算機(jī)對(duì)移動(dòng)硬盤的操作時(shí)才可以拔出移動(dòng)硬盤設(shè)備，以免移動(dòng)硬盤中的數(shù)據(jù)會(huì)遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個(gè)部門要形成一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會(huì)。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲(chǔ)介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲(chǔ)介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會(huì)。

3.4 使用屏磁化管理