智慧檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇智慧檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念

檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。

1.1檔案目錄的數(shù)字化

（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。

（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。

1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化

王村新城所有的合同檔案通過(guò)掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。

1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化

將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見(jiàn)，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。

2實(shí)施過(guò)程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）

（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過(guò)程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲(chǔ)目錄建庫(kù)數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來(lái)?yè)p壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。

（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過(guò)程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過(guò)程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。

3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障

當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過(guò)失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測(cè)，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。

4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效

篇（2）

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國(guó)際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時(shí)隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時(shí)隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國(guó)的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來(lái)，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計(jì)等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過(guò)程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。

一、智慧檔案館的概念

我國(guó)對(duì)智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對(duì)“智慧檔案館”還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對(duì)智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來(lái)青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過(guò)利用新的信息技術(shù)來(lái)改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過(guò)對(duì)設(shè)施設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營(yíng)造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的定義有不同的見(jiàn)解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識(shí)，即不是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉(cāng)儲(chǔ)、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報(bào)警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉(cāng)市檔案局利用超高頻射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動(dòng)終端管理、自動(dòng)盤庫(kù)等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動(dòng)、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理

依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個(gè)智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時(shí)隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無(wú)論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)并對(duì)檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理

20世紀(jì)80年代以前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡(jiǎn)單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作，如用手寫方式對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時(shí)采用較為簡(jiǎn)單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫(kù)房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫(kù)房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲(chǔ)和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對(duì)檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無(wú)法自動(dòng)發(fā)送和接受任何指令，因此在對(duì)這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒(méi)有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的都是檔案的虛擬信息，無(wú)法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)法得知。

同時(shí)，在目前的檔案利用過(guò)程中，檔案用戶通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類擺放來(lái)進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過(guò)頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯(cuò)位放置，給工作帶來(lái)諸多不便，如需查找錯(cuò)位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會(huì)配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無(wú)法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理

引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會(huì)徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個(gè)聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過(guò)植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和監(jiān)測(cè)。同時(shí)，通過(guò)建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫(kù)等智能化管理。

通過(guò)為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測(cè)每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問(wèn)題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯(cuò)位放置，讀寫設(shè)備就會(huì)報(bào)警提示，并通過(guò)精確的位置引導(dǎo)信息找到錯(cuò)位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫(kù)的工作效率。

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過(guò)程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過(guò)程將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)捷。首先通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時(shí)，由于每份檔案都具有獨(dú)一無(wú)二的電子標(biāo)簽，在通過(guò)讀寫設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過(guò)程中，檔案實(shí)體的檔號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動(dòng)地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫(kù)房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個(gè)統(tǒng)一的安全管理平臺(tái)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺(tái)通過(guò)預(yù)先設(shè)定的程序?qū)?kù)房溫濕度、光線等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險(xiǎn)。管理平臺(tái)可以通過(guò)檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫(kù)，庫(kù)房門口的傳感探測(cè)器就能及時(shí)檢測(cè)并報(bào)警，同時(shí)管理平臺(tái)可以自動(dòng)以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報(bào)情況，從而便于管理人員能夠隨時(shí)隨地了解庫(kù)房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個(gè)被動(dòng)的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡(jiǎn)單信息處理能力，也是構(gòu)建未來(lái)智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

如果說(shuō)傳統(tǒng)檔案館以對(duì)檔案實(shí)體的保管為重，那么未來(lái)的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來(lái)越高，檔案信息的需求將越來(lái)越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來(lái)越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會(huì)隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃?dòng)服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無(wú)法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過(guò)程中，檔案實(shí)體更多時(shí)候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動(dòng)地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個(gè)重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動(dòng)地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時(shí)也可以隨時(shí)隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對(duì)用戶尋找檔案實(shí)體的過(guò)程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動(dòng)中的主動(dòng)參與者。

（二）由水平單向服務(wù)過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過(guò)程

現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無(wú)法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫(kù)前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時(shí)記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過(guò)系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請(qǐng)借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過(guò)這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過(guò)持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過(guò)手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時(shí)，不僅能夠?qū)崟r(shí)感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。

（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的信息存儲(chǔ)有限，且實(shí)體信息很難更新，無(wú)法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠?yàn)橛脩籼峁┑拇蠖嗍且粋€(gè)個(gè)孤立的檔案資料，既無(wú)法將所有檔案聯(lián)系為一個(gè)整體，也o法提供檔案管理與利用過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。

然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個(gè)檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對(duì)象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時(shí)各個(gè)智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)形成了一個(gè)有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過(guò)程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識(shí)，對(duì)各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識(shí)進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價(jià)值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著檔案進(jìn)庫(kù)量和利用量的快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理手段難以對(duì)所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問(wèn)題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅(jiān)信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來(lái)青，徐明君，鄒杰.檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國(guó)檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國(guó)檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

篇（3）

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時(shí)間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處 理。

四、檔案庫(kù)房管理制度

一、檔案入庫(kù)檢查：

1檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

2.入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫(kù)房管理：

1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3.庫(kù)房門窗須安裝窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

6.庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫(kù)房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。

3.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

一、檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

二、負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

篇（4）

第三條區(qū)財(cái)政局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)從業(yè)資格管理。授權(quán)區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心具體負(fù)責(zé)本區(qū)會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理。對(duì)在本區(qū)國(guó)家機(jī)關(guān)以及在本區(qū)辦理稅務(wù)登記的社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）從事會(huì)計(jì)工作、持有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書的人員，實(shí)施會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理制度。

第四條區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心應(yīng)按《上海市會(huì)計(jì)從業(yè)資格管理實(shí)施辦法》第五章有關(guān)規(guī)定，如實(shí)及時(shí)記載、更新持證人員職業(yè)道德的相關(guān)信息，包括持有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書的人員（以下統(tǒng)稱持證人員）在會(huì)計(jì)從業(yè)方面受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)和處罰、處分的情況等。

第五條會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案中的信息來(lái)源：

（一）在區(qū)財(cái)政管理部門財(cái)政窗口持證人員登記的相關(guān)基礎(chǔ)信息和注冊(cè)、變更、調(diào)轉(zhuǎn)以及接受繼續(xù)教育情況；

（二）持證人員受到區(qū)級(jí)以上行政主管部門表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況；

（三）持證人員因違反會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章和會(huì)計(jì)職業(yè)道德被區(qū)級(jí)以上行政執(zhí)法部門處罰、處分的情況。

（四）其他獎(jiǎng)勵(lì)與處罰情況由區(qū)各部委辦、各鎮(zhèn)、街道、莘莊工業(yè)區(qū)財(cái)政部門在年度終了后的一季度內(nèi)報(bào)區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心。

第六條職業(yè)道德檔案內(nèi)容的記載：

（一）根據(jù)持證人員提供的區(qū)級(jí)以上行政主管部門出具的有關(guān)表彰獎(jiǎng)勵(lì)證明，或區(qū)級(jí)以上行政執(zhí)法部門對(duì)持證人員處罰的書面材料，由局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心負(fù)責(zé)受理并予以核查，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，作出職業(yè)道德檔案記錄決定，并告知當(dāng)事人。

（二）財(cái)政窗口根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心的決定，將信息情況在《上海市會(huì)計(jì)人員信息庫(kù)》中予以記載。

（三）區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心應(yīng)及時(shí)將記載情況匯總后報(bào)區(qū)財(cái)政局會(huì)計(jì)科備案。

第七條職業(yè)道德檔案記錄結(jié)果的使用：

（一）職業(yè)道德檔案中有獎(jiǎng)勵(lì)記錄的，將優(yōu)先推薦高一級(jí)會(huì)計(jì)人才的培訓(xùn)；將作為上報(bào)高級(jí)會(huì)計(jì)師評(píng)審委員會(huì)申報(bào)高級(jí)會(huì)計(jì)師的業(yè)績(jī)推薦；將作為評(píng)選區(qū)級(jí)以上會(huì)計(jì)先進(jìn)工作者的重要條件。

（二）職業(yè)道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區(qū)財(cái)政部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章和會(huì)計(jì)職業(yè)道德的有關(guān)條款規(guī)定，予以處理并向社會(huì)公告。

篇（5）

2.地質(zhì)資料檔案的使用價(jià)值。首先，地質(zhì)資料具有三個(gè)鮮明特點(diǎn)：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價(jià)值伴隨經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)而增長(zhǎng)。若社會(huì)發(fā)展進(jìn)步快，則對(duì)礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對(duì)地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價(jià)值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點(diǎn)：（1）形成周期長(zhǎng)；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。無(wú)論哪一個(gè)礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，每一個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價(jià)值。三是潛在價(jià)值大。通過(guò)在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進(jìn)一步加強(qiáng)工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來(lái)越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會(huì)地位和價(jià)值。

二、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國(guó)各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國(guó)土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)》項(xiàng)目改變了地質(zhì)資料的存儲(chǔ)方式，人們可以更為方便的對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱。國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》頒布后，國(guó)土部門首先對(duì)涉密資料進(jìn)行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會(huì)化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

三、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)存在問(wèn)題及解決對(duì)策

篇（6）

二、檔案管理機(jī)構(gòu)完全可以充任高水平智庫(kù)

為有效打造好決策的智庫(kù)功能，檔案管理機(jī)構(gòu)在認(rèn)真履行檔案管理職能的同時(shí)，還需樹立智庫(kù)意識(shí)，相應(yīng)進(jìn)行屬于智庫(kù)機(jī)構(gòu)的如下必要素質(zhì)準(zhǔn)備：

（一）依據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行智庫(kù)功能的準(zhǔn)確定位。

就一個(gè)地區(qū)而言，可以說(shuō)檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時(shí)空跨度的大量信息，對(duì)實(shí)施科學(xué)決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機(jī)構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫(kù)作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機(jī)構(gòu)的智庫(kù)作用應(yīng)著重從以下三個(gè)方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面；二是在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發(fā)展項(xiàng)目決策方面。在這三個(gè)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為決策機(jī)關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。至于諸如人事任免，一般性項(xiàng)目的決策，有關(guān)具體項(xiàng)目引進(jìn)或限制，相關(guān)政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機(jī)構(gòu)在這方面智庫(kù)作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫(kù)功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

（二）安排熱心智庫(kù)的工作人員，進(jìn)行決策科學(xué)的定向培訓(xùn)。

通過(guò)培訓(xùn)，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備“四能”業(yè)務(wù)技能，達(dá)到“四嚴(yán)”素質(zhì)水平和“四求”工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達(dá)、編研整理和計(jì)算機(jī)操作四種能力。“四嚴(yán)”就是具有嚴(yán)肅的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律和嚴(yán)格的自我約束。工作質(zhì)量的“四求”標(biāo)準(zhǔn)。一是求準(zhǔn)：就是圍繞決策議題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問(wèn)題，能引起決策成員的深度思考。二是求實(shí)：就是實(shí)事求是地提供能夠反映矛盾和問(wèn)題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報(bào)。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進(jìn)行深度分析與加工，從制度、體制、機(jī)制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對(duì)現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認(rèn)識(shí)去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇（7）

一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)

1.檔案管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有社會(huì)性。我國(guó)的養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)廣泛涵蓋了個(gè)體工商戶、企業(yè)事業(yè)單位以及自謀職業(yè)等人群，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)成為了我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要部分。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理作為養(yǎng)老保險(xiǎn)的重中之重，也就具有了一定的社會(huì)化性質(zhì)，最終其服務(wù)的對(duì)象同樣也就具有一定的社會(huì)性。

2.檔案來(lái)源具有廣泛性，內(nèi)容具有復(fù)雜性。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)對(duì)象以及管理對(duì)象的社會(huì)性最終決定了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容的復(fù)雜性以及來(lái)源廣泛性。之前的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案只是針對(duì)我國(guó)的集體企業(yè)或者國(guó)有企業(yè)的退休人員，在以往的檔案管理流程中其檔案的來(lái)源比較單一，檔案的內(nèi)容上也比較簡(jiǎn)單。然而隨著我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的社會(huì)化，其檔案來(lái)源也隨之變得更加廣泛，此外，參保人員的身份不同，最終又導(dǎo)致了其內(nèi)容上的復(fù)雜化。目前為止，我國(guó)的社會(huì)保障檔案依然沒(méi)有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的格式，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容混亂。因此，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化非常必要。

3.檔案具有流動(dòng)性。目前，我國(guó)參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員的流動(dòng)性極大，辭職、調(diào)動(dòng)、退休或者脫離原單位的人員眾多。然而流動(dòng)人群通常沒(méi)有一個(gè)固定的單位，工作的地點(diǎn)變動(dòng)極大，最終導(dǎo)致了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的流動(dòng)性也非常大。因此，對(duì)于流動(dòng)性的社保檔案管理要更加的重視。

二、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.流動(dòng)性易使檔案丟失、受損。由于我國(guó)的人口眾多，目前的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度也在全國(guó)范圍內(nèi)不斷地得到普及，最終出現(xiàn)了我國(guó)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的流動(dòng)性及其活躍，一部分人或由于自身原因、或者由于工作需要，往往會(huì)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)，有些參保人員或辭職到其他公司、企業(yè)單位，這就需要對(duì)參保人員的參保檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)。這些沒(méi)有固定工作地點(diǎn)的人群在進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)的過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況發(fā)生。

2.檔案與環(huán)境設(shè)施問(wèn)題。我國(guó)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)部門盡管已經(jīng)設(shè)置了退管股來(lái)對(duì)居民的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中管理，然而由于養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)部門其辦公的地點(diǎn)以及經(jīng)費(fèi)受到一定的制約，相關(guān)部門依然還沒(méi)有專門的大干室來(lái)管理參保人員的個(gè)人檔案。其檔案室內(nèi)的環(huán)境設(shè)施也沒(méi)有達(dá)到正規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏滅火器、空調(diào)、去濕機(jī)、溫度、濕度計(jì)等基本設(shè)施。

3.檔案管理與管理水平問(wèn)題。隨著居民參保人數(shù)的不斷增多，我國(guó)目前迫切需要建立一個(gè)健全的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的制度，從而可以在一定程度上減輕參保人員的后顧之憂。目前，我國(guó)一些地區(qū)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理流程以及制度存在著諸多問(wèn)題，主要問(wèn)題就是沒(méi)有一個(gè)健全的法律依據(jù)。因此，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理在個(gè)別地區(qū)甚至沒(méi)有被認(rèn)真地對(duì)待，最終導(dǎo)致了居民保險(xiǎn)檔案管理的政策環(huán)境極差，有些甚至把參保人員的基本信息填寫錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致了一部分人不能參保或者失去基本信息。我國(guó)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的不規(guī)范嚴(yán)重地影響了居民的參保積極性，同時(shí)也極大地影響了政府的信譽(yù)度。

三、搞好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的措施

1.規(guī)范化檔案管理，健全檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案往往包含了參保人員的基本資料及其相關(guān)業(yè)務(wù)的原始材料。相關(guān)的管理部門在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中應(yīng)該進(jìn)行分類管理，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，最終實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的嚴(yán)要求以及高指標(biāo)，建立一個(gè)健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及制度。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中嚴(yán)格遵守工作原則。

2.信息化檔案管理，提高質(zhì)量，科學(xué)歸檔。采用完全人工的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足目前我國(guó)社會(huì)參保人群，此外，完全人工往往會(huì)大大地增加管理成本，同時(shí)也無(wú)法達(dá)到滿意的工作結(jié)果。傳統(tǒng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理往往采用紙質(zhì)版記錄，最終進(jìn)行統(tǒng)一存放，這不僅要花費(fèi)大量的時(shí)間精力，同時(shí)還要占據(jù)極大的儲(chǔ)存空間。此外，紙質(zhì)材料往往在管理上要求極高，必須保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以極大地增加工作效率，降低養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理成本。

3.實(shí)用化檔案管理，提升素質(zhì)，服務(wù)社會(huì)。養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案儲(chǔ)存與創(chuàng)建就是為了保證參保人群以及相關(guān)部門在進(jìn)行查詢時(shí)可以快速準(zhǔn)確地查找、審核，一些管理部門對(duì)檔案管理進(jìn)行繪制示意圖就是為了方便日后的查詢。因此，檔案管理部門需要制定科學(xué)的管理方法，例如提供社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)查詢與檢索工具、專題形式的索引建立等等。在檔案管理工作人員的工作中，相關(guān)部門要積極地更新適應(yīng)性強(qiáng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)以及軟件，最終使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“社會(huì)人”將是必然發(fā)展趨勢(shì)。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無(wú)完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人帳戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對(duì)繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。

其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀

一、對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案重視不夠。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況普遍存在，甚至對(duì)相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強(qiáng)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國(guó)不一樣的類別社會(huì)保險(xiǎn)檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問(wèn)題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒(méi)有一個(gè)完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保障檔案資訊。

三、缺乏專業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會(huì)保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要?dú)w檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級(jí)管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒(méi)有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作

篇（9）

檔案管理的社會(huì)化是指檔案是全社會(huì)的共同財(cái)富,檔案管理是一種社會(huì)各級(jí)各類組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人的共同行為,其目的在于把全社會(huì)的檔案以不同形式分層分類集中控制起來(lái),形成一個(gè)社會(huì)性的開放管理系統(tǒng)。我國(guó)檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執(zhí)法權(quán),是實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化的基本條件,較為完整的國(guó)家檔案管理網(wǎng)絡(luò)是檔案管理社會(huì)化的可靠基礎(chǔ),檔案館是檔案管理社會(huì)化的基本形式,而文件中心、檔案事務(wù)所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運(yùn)作的檔案中介機(jī)構(gòu)則是檔案管理社會(huì)化的有效補(bǔ)充。

一、檔案管理的社會(huì)化與建立“兩個(gè)體系”的關(guān)系

檔案管理的社會(huì)化的本質(zhì)屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內(nèi)容。就“兩個(gè)體系”建設(shè)而言,又具有特殊的意義:(1)強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能是建立“兩個(gè)體系”的關(guān)鍵環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”。建立“兩個(gè)體系”的重點(diǎn)是檔案資源的重新配置和檔案公共服務(wù)產(chǎn)品的再分配,關(guān)鍵就在于實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的社會(huì)化職能的調(diào)整與完善。(2)檔案管理的社會(huì)化是“兩個(gè)體系”核心理念的重要體現(xiàn)。建立“兩個(gè)體系”的核心思想是以人為本,強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能,根本目的就是要通過(guò)轉(zhuǎn)變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務(wù),是以人為本的政府管理服務(wù)理念在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。(3)強(qiáng)化檔案管理的社會(huì)化職能是建立“兩個(gè)體系”的根本辦法。建立“兩個(gè)體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機(jī)制、服務(wù)方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會(huì)化不僅為推進(jìn)建立“兩個(gè)體系”提供了科學(xué)的理論指導(dǎo),并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)踐性成為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)體系”建設(shè)目標(biāo)的根本方法。檔案管理的社會(huì)化不到位,“兩個(gè)體系”就無(wú)從談起,“兩個(gè)體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會(huì)化職能的不斷強(qiáng)化。

二、建立符合社會(huì)發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現(xiàn)了檔案管理的社會(huì)化,現(xiàn)階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化,要建立符合社會(huì)發(fā)展需求的檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu),是當(dāng)前一個(gè)非常熱門的話題。從名稱來(lái)看,有“檔案事務(wù)所”、“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)服務(wù)中心”、“檔案技術(shù)服務(wù)中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國(guó)目前的檔案中介機(jī)構(gòu)按生成途徑和運(yùn)作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會(huì)的公共性檔案中介機(jī)構(gòu)和以法人資格存在的、以市場(chǎng)化運(yùn)作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)。我國(guó)首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過(guò)高的國(guó)有與非國(guó)有及破產(chǎn)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),總體呈現(xiàn)弱勢(shì)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,需要的檔案中介機(jī)構(gòu)需具備以下條件:(1)政企分開、權(quán)責(zé)明晰、獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧。首先政企分開、權(quán)責(zé)明晰要求檔案中介機(jī)構(gòu)必須與檔案行政管理部門在人員、財(cái)務(wù)、職能等方面完全脫鉤,以獨(dú)立經(jīng)濟(jì)法人身份參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),不得再承擔(dān)原有的行政職能,即真正實(shí)現(xiàn)組織中介性。其次要做到獨(dú)經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧,必須保持檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、完整性和客觀性。獨(dú)立性可以使檔案中介機(jī)構(gòu)不受行政部門影響,在檔案服務(wù)中保持獨(dú)立,不損害客戶的利益。(2)遵紀(jì)守法、規(guī)范經(jīng)營(yíng)、誠(chéng)實(shí)守信、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機(jī)構(gòu)職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范化實(shí)質(zhì)上涉及的是其與服務(wù)對(duì)象的信用關(guān)系問(wèn)題,檔案中介機(jī)構(gòu)如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來(lái)說(shuō),檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)自覺(jué)接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據(jù)《公司法》、《中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例》對(duì)其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行依法登記注冊(cè)、年檢審計(jì);后者是依照《檔案法》等法規(guī)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管,以實(shí)現(xiàn)外部規(guī)范化管理。從自身來(lái)說(shuō)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)體現(xiàn)社會(huì)服務(wù)性、技術(shù)知識(shí)性和商業(yè)經(jīng)營(yíng)性。社會(huì)服務(wù)性指檔案中介機(jī)構(gòu)能為企業(yè)、社會(huì)組織或個(gè)人提供全方位的檔案服務(wù),包括檔案咨詢、檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)整理、檔案保管、檔案設(shè)備引進(jìn)等。技術(shù)知識(shí)性指檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)如技術(shù)咨詢服務(wù)、傳授檔案工作理論知識(shí)和技能、檔案價(jià)值鑒定等是建立在對(duì)檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術(shù)服務(wù)之上的。商業(yè)經(jīng)營(yíng)性指檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個(gè)經(jīng)工商注冊(cè)的企業(yè),有明確的服務(wù)方向和經(jīng)營(yíng)范圍,有企業(yè)行為參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),通過(guò)各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務(wù),獲得收益,求得生存和發(fā)展。

篇（10）

要使檔案能夠起到它真正的作用、更好地服務(wù)于社會(huì)建設(shè)、服務(wù)于公眾的一般需要和特殊需要，檔案管理者的素質(zhì)是最重要的一個(gè)因素。那么檔案管理者究竟要具有什么樣的素質(zhì)呢？

首先檔案管理者應(yīng)該具有歷史的使命感，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案在歷史進(jìn)程中的特殊地位和作用，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到自己高質(zhì)量的服務(wù)是給需要者提供一把又一把能解開歷史事件、歷史人物、社會(huì)風(fēng)情、自然現(xiàn)象之迷的鑰匙。是澄清歷史和現(xiàn)實(shí)中是是非非的重要依據(jù)。

古今中外許多歷史事件、歷史人物、社會(huì)風(fēng)情、自然現(xiàn)象留給我們的迷實(shí)在是太多太多。有些是只有口頭傳說(shuō)而沒(méi)有文字記錄而讓人無(wú)法著手研究；有的雖然有文字記錄，但又不詳，僅只有只言片語(yǔ)，難于讓人推及因果；有的雖有許多物證，又缺乏文字說(shuō)明，更沒(méi)有系統(tǒng)搜集和科學(xué)整理，從而不能讓人形成完整的概念；還有一些是蕓蕓眾生訛信訛傳，孰是孰非使人難辨；更有甚者，是由于政治家們的權(quán)謀同一幫文人墨客的習(xí)心炒作，弄得是非莫辨；再加上重權(quán)人物為了掩蓋自己的錯(cuò)誤，指鹿為馬，對(duì)許多歷史事件、歷史人物、社會(huì)風(fēng)情、自然現(xiàn)象隨心所欲的曲解，所謂“說(shuō)你不是，你就不是，是也不是。說(shuō)你是，你就是，不是也是。”將歷史事件、歷史人物弄得面目全非。如何解開這些迷團(tuán)，就要憑借檔案材料了。例如：強(qiáng)渡大渡河的究竟是十七個(gè)勇士還是十八個(gè)勇士？中學(xué)小學(xué)的教科書就有兩個(gè)不同的版本，孰真孰假？就需要用原始檔案記錄進(jìn)行核對(duì)。再如：報(bào)刊雜志經(jīng)常提到的我國(guó)“三年（指58年至60年）自然災(zāi)害”的說(shuō)法，究竟是否正確，只要查一查這三年各省的氣象水文檔案就可以得出正確的結(jié)論，還可以拿這三年的氣象水文檔案同歷年的氣象水文檔案進(jìn)行比較、分析，就可以解開這一謎團(tuán)。這是顯然易見(jiàn)的。檔案材料可以解謎的功能應(yīng)是母庸置疑的了。

從表面上看，這些可以解謎的客觀性檔案同管理者的素質(zhì)沒(méi)有多大關(guān)系，但是如何使“檔案”變得真實(shí)、客觀，就同檔案管理者的素質(zhì)大有關(guān)系了。且不說(shuō)有人故意竄改檔案的惡劣行為，單究檔案管理的“八個(gè)環(huán)節(jié)”中的疏漏就充分體現(xiàn)檔案管理者素質(zhì)的重要性了。

大凡了解檔案管理的人都知道，一個(gè)檔案的形成必須經(jīng)過(guò)以下環(huán)節(jié)：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鑒定；（4）、保管；（5）、統(tǒng)計(jì)；（6）、提供利用；（7）、編目與檢索；（8）、編輯與研究。這八個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，哪一個(gè)環(huán)節(jié)都滲透管理者的素質(zhì)；哪一個(gè)環(huán)節(jié)都要求管理者不要帶著歷史的偏見(jiàn)；不要帶著宗派的傾向；不要帶著個(gè)人興趣和個(gè)人愛(ài)好；不要帶著宗族和個(gè)人的恩怨。否則，變得不能真實(shí)地反映事件和個(gè)人的本來(lái)面貌。就以“收（搜）集”這個(gè)環(huán)節(jié)而言，雖然那些形成檔案的材料——“機(jī)關(guān)收發(fā)文、命令、指示、通知、決議、財(cái)務(wù)帳本、報(bào)表、憑證、協(xié)議書、合同、提貨單、支票、發(fā)票”[注]，國(guó)家與國(guó)家之間簽訂的合同、條約、外交禮儀交換的文本、照片、錄音帶、錄影帶、光牒、磁盤、芯片等以及報(bào)刊發(fā)表的文章都是客觀存在的材料，但是這些材料中有不少是相等、相近、相對(duì)、相悖、相互矛盾的東西，如果檔案管理者在收（搜）集這些客觀材料中帶著個(gè)人的情感、興趣、愛(ài)好、個(gè)人恩怨、自己所在宗派集團(tuán)的傾向去收（搜）集，僅搜集自己感興趣的材料而丟掉自己不感興趣的材料，僅搜集對(duì)自己宗派、集團(tuán)有利的材料，而丟掉那些與自己宗派、集團(tuán)不利的、相逆相悖的材料，甚至故意竄改、銷毀這些不利材料。從而使歷史事件、歷史人物、社會(huì)風(fēng)情、自然現(xiàn)象的本來(lái)面貌發(fā)生改變。那么這些所搜集來(lái)的本來(lái)可以提供給使用者通過(guò)比較分析的客觀材料就變成不能反映真實(shí)的材料了。這里說(shuō)他不真，是因?yàn)樗且幻嬷~。如何使它變得客觀真實(shí)，這就需要管理者的素質(zhì)，需要他們具有高度的歷史使命感，要求他們不為個(gè)人利弊、自己所在宗派集團(tuán)的傾向所困。從這個(gè)意義上說(shuō)，尊重客觀、尊重事實(shí)、尊重歷史也就是指檔案管理者的素質(zhì)的體現(xiàn)。如果缺少這種良知，那么檔案的社會(huì)功能就受到很大影響。

其次，作為一個(gè)檔案管理者，僅僅掌握檔案工作的專業(yè)知識(shí)還是很不夠的，還必須在工作中盡心竭力，對(duì)檔案事業(yè)的執(zhí)著追求。這是許多人難于做到的。要做到這一點(diǎn)，就要考驗(yàn)一個(gè)檔案管理者的素質(zhì)了。

有人說(shuō)，檔案工作是“為人作嫁衣裳”。檔案工作者是為別人成名成家的墊腳石。還有人把檔案管理者的工作比喻成寫作歌詞和作曲的人，說(shuō)什么“一首風(fēng)靡全球的歌曲，絕大多數(shù)的聽(tīng)眾只記住歌手的風(fēng)采，根本沒(méi)有記住詞曲作者在背后的艱辛”。這的確是一個(gè)無(wú)可爭(zhēng)辯的事實(shí)，演唱者名利雙收，而詞曲作者卻在一邊遭到冷落，這是一個(gè)多么不公平的現(xiàn)實(shí)。檔案管理者的工作也是如此，應(yīng)用檔案的人將自己的事業(yè)搞得紅紅火火，聲名遠(yuǎn)播，有誰(shuí)又能理解檔案管理者的艱辛工作呢？所以有人說(shuō)：檔案工作是一個(gè)有良心的工作，得有素質(zhì)的人去做，在那里報(bào)酬是不高的，而付出是巨大的，強(qiáng)調(diào)的是奉獻(xiàn)精神。如果沒(méi)有這種奉獻(xiàn)精神，如果沒(méi)有素質(zhì)，對(duì)工作馬虎了事，對(duì)自己的工作不能克盡職守，那么，所收（搜）集的材料就會(huì)有遺漏，變成沒(méi)有代表性的不能反映真實(shí)事件的一面之辭；如果管理者沒(méi)有素質(zhì)，對(duì)于檔案材料的整理就不會(huì)儼然有緒，對(duì)反映真實(shí)的材料掛一漏萬(wàn)；如果管理者沒(méi)有素質(zhì)，就沒(méi)有執(zhí)著追求真實(shí)、辨明真假的精神，對(duì)檔案材料的鑒定就不能去粗取精、去偽存真；如果管理者沒(méi)有素質(zhì)，對(duì)自己管理的檔案就會(huì)出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。在統(tǒng)計(jì)時(shí)也會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，重要的數(shù)據(jù)也會(huì)丟失；如果管理者沒(méi)有良好的素質(zhì)，對(duì)檔案的編目與檢索、編輯與研究造成混亂。即使編目出來(lái)，也使人看不到要領(lǐng)，不能根據(jù)目錄檢索，使應(yīng)用的人如在大海里撈針。

如果檔案材料失真，那么檔案的社會(huì)功能就失去應(yīng)起到的作用。軍事指揮員應(yīng)用它，就會(huì)打敗仗；企業(yè)家應(yīng)用它提供的材料進(jìn)行決策，企業(yè)就會(huì)倒閉；行政管理人員應(yīng)用它作為行政決策，行政工作就會(huì)搞得一團(tuán)糟；教育工作者應(yīng)用它，教育工作就會(huì)受到嚴(yán)重?fù)p失。所以我們強(qiáng)調(diào)檔案管理者的素質(zhì)也就是如此。（作者單位：貴州師范大學(xué)）