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時間：2022-11-06 18:03:31
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇社聯檔案管理部范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
一、工作目標：使社聯在各社團之間真正起到領導和推動作用，使社聯和社團在學校有一定的影響力，
二、具體內容：
1、明確各部門工作職能，讓各部門能夠協調發展，做到分工明確，責任到人，使每個人都有自己的事做，防止在工作時胡亂安排，工作安排要做到有條理、有計劃、有方案。
2、配合主席團做好社聯章程的修改和制度的完善，讓每一件事都有據可依，有章可查。
3、做好社聯和社團辦公室新干部的培訓，讓每一名新干部在已進入社聯就得到好的鍛煉和培養，也讓新干部能夠盡快的投入到工作中來，同時也好讓社團的辦公室的成員能夠真正起到對社團發展的積極作用。
4、為進一步加大社聯和社團的影響力，也使社聯和社團在工作上真正銜接起來，我們見配合組織部組織好社聯和社團的迎新晚會。
三、工作細則：
十月份：
1、社聯辦公室將做好社聯辦公室的布置，規范好社聯辦公室的管理制度，給每一個社聯和社團提供一個好的辦公環境；
2、做好各社團和社聯的招新工作，再招新之后組織各部門對社聯干部進行好培訓，讓每一個社聯人都有好的業務素質，有獨立判斷的能力。
十一月份：
1、完成社聯的培訓并組織培訓考試，組織各社團辦公室的成員進行培訓，使各社團的辦公室明確自己的職責，并在培訓后組織培訓考試。
2、協助組織部辦好社聯和社團的迎新晚會，并在結束后做好活動的總結并組織好檔案。
十二月份：
1、做好社聯和社團的檔案管理，把各類檔案分好類，為以后查閱提供方便。
2、收集各社團的半學期的活動素材，籌備一期社團活動展。
一月份：聯合各部門和各社團辦好社團活動展，并做好一學期工作總結。
四、注意事項：
1、規范好社聯的財務管理，要做到每一筆開支明確，做到社聯財務公開，讓每一個會員知道自己的會費用在什么地方。
2、辦事效率要高，每一個人要對自己所負責的時相當明確，能在最短的時間里以最好水平完成每一件事情，防止出現一件事長期沒人理，
3、值班時要做好值班記錄，讓后面值班的人知道前面值班的人到底做過些什么事，不要出現兩天值班的人完全脫了節。
4、檔案管理一定要規范，不要再不要時亂放，在需要時又找不到。
1、負責會議的通知，記錄，考勤，日常管理、檔案工作。
2、統籌安排各社團活動,協調各社團之間的關系.
3、監督收繳工作總結、工作計劃和匯報活動經費的情況。
4、及時做好經費預算工作，做到開支合理，帳目清楚。
5、做好各部門辦公用品的采購工作.
6、在現在新的形勢下,做好新干事的選拔工作,盡快讓新干熟悉我們社聯的各項工作
社團評選將在每學期的結束，社團聯合會將召開成員大會，為獲優秀社團的社團公布（得到團委統一之后）。社團聯合會的體制：***集中制。社團聯合會在實際的工作中采用了***集中制，主要事件都召開全體社團大會進行討論。社團聯合會將這種優良的傳統繼承下來，并繼續完善。所有社團有義務配合其辦公室將本社團的基本材料和其他檔案管理整理完整、清楚，以備上級檢查。
市社區矯正執法監控指揮中心的建立是在特定的現實條件下，為了解決社區矯正刑事執法過程中遇到的問題采取的創新性工作方法和工作機制，是根據市政府和市編辦的有關批復意見組建成立運行至今。其在工作中采取的“社區矯正綜合評審制度”、開發度假區社區矯正刑事執行審批垂直管理制度、聯席會議制度等工作方法卓有成效的解決了一批現實問題，收到了實效；前期運行相關工作報告等得到領導和有關單位的認可；按照市司法局統一工作部署已于2017年10月31日完成搬遷，并入“市公共法律服務中心”辦公，但保留“市社區矯正執法監控指揮中心”的原有工作構架和經費保障機制。
根據我市社區矯正工作實際情況，以及省司法廳《省級規范化社區矯正中心評分標準（2016年）》，現制定市社區矯正執法監控指揮中心調整方案如下：
一、相關職能要求及現在情況
1、社矯指揮中心需具備：報到登記、宣告、刑罰執行、指揮控制、心理矯治、教育培訓、檔案管理、檢察警聯、遠程探視功能等功能；根據功能設置報到登記室、宣告室、刑罰執行室、教育培訓室、指揮控制室、心理矯治室、檔案室、檢察室、警聯室等。
2、社矯指揮中心現有報到登記室、宣告室、心理矯治室、指揮控制室、刑罰執行室、檢察室。
3、社矯指揮中心現承擔職能和工作任務為：社區矯正應急指揮、特殊案件處置、社區矯正執法巡查、社區矯正場所建設試點及迎檢、法院、檢察院、公安機關協調、社區矯正集中宣告、社區矯正心理干預、刑罰執行一體化工作、社會力量參與社區矯正工作的管理協調等九大職能。
4、根據2013年建立社矯指揮中心的方案，社區矯正管理處和社矯指揮中心的分工為：社區矯正管理處承擔日常行政工作和刑事執法審批等工作，具體業務如社區矯正應急指揮、特殊案件處置、社區矯正執法巡查、社區矯正場所建設試點及迎檢、法院、檢察院、公安機關協調、社區矯正集中宣告、社區矯正心理干預等工作由社矯指揮中心承擔，實現本級職能的細化分擔，降低執法風險。
二、調整意見
社矯指揮中心現有報到登記室、宣告室、心理矯治室、指揮控制室、刑罰執行室、檢察室，共五間辦公室縮減為三間辦公室。具體為：撤銷報到登記室，保留宣告室、心理矯治室、指揮控制室，刑罰執行室與檢察室合并辦公。
以上意見妥否，請批示。
附：省級規范化社區矯正中心評分標準（2016年）
社區矯正管理處
二0二0年四月二日
附件：
省級規范化社區矯正中心評分標準
（2016年）
一、得分項（170分：標準分140分，加分30分）
（一）總體規劃（17分）
1、中心具備報到登記、宣告、刑罰執行、指揮控制、心理矯治、教育培訓、檔案管理、檢察警聯、遠程探視功能（9分）。
2、統一風格樣式、統一制度、統一掛牌（3分）。
3、配有上墻制度、流程圖、標語等（3分）。
4、安全、整潔，有條不紊（2分）。
（二）各功能室設置（84分，加21分）
1、報到登記室（9分，加3分）
（1）設施設備（每項各1分）：?報到登記臺；②人像信息采集、錄入設備（攝像頭）；③文書信息掃描、錄入設備（加分）；④指紋信息采集、錄入設備（加分）。
（2）制度建設（每項各1分）：?社區矯正流程圖；②安置幫教流程圖；③社區矯正工作人員公示；④社區矯正執法公開欄；⑤以人為本、回歸社會（標語）；⑥社區服刑人員指導手冊（加分）。
（3）工作規范（每項各1分）：?信息錄入完整、準確；②按規定時間轉派司法所。
2、宣告室（19分）
（1）設施設備（每項各1分）：?主背景板；②工作人員宣告席；③社區服刑人員隔離欄；④旁聽席(警戒線)。
（2）制度建設（每項各1分）：①宣告規定；②宣告流程；③接受矯正、服從管理（標語）。
（3）工作規范（每項各2分）：①入矯解矯宣告提級；②宣告人員符合標準；③宣告流程固定；④宣告詞統一；⑤宣告文書齊全；⑥宣告臺賬規范。
3、刑罰執行室（9分，加分4分）
（1）設施設備（每項各1分）：①執法記錄儀；②警用防護器械（加分）；③整裝鏡（加分）；④急救用品（加分）。
（2）制度建設（每項各1分）：①社區矯正工作人員紀律規定；②分項工作流程圖；③脫管處置工作流程圖；④執法著裝用品管理規定。
（3）工作規范（每項各1分）：①實施分類管理；②重新犯罪率低于規定標準；③脫管追逃措施得當，每月跟進；④病情復查按時開展；⑤調查評估采信率達60%以上（加分）。
4、教育培訓室（3分，加分5）
（1）設施設備（每項各加1分）：①講臺（黑板）；②課桌椅；③教學設備（幻燈、音響）。
（2）制度建設（每項各加1分）：①集中教育制度；②法律法規節選。
（3）工作規范（每項各1分）：①全面落實入矯教育；②按月制定學習教育計劃；③未成年人分開進行。
5、指揮控制室（16分,加2分）
（1）設施設備（每項各1分）：①電子顯示屏；②操作計算機；③LED顯示屏（加分）；④中心內部監控設備（加分）。
（2）制度建設（每項各1分）：①指揮控制中心管理制度；②指揮控制中心值班制度；③應急預案；④社區服刑人員管控分布圖。
（3）工作規范（每項各2分）：①工作日按規定值班；②按季度開展動態分析；③越界、逾期未解矯處理不超過1天；④定位手機監管率達70%以上；⑤重點管控對象定位監管率達90%以上。
6、心理矯治室（9分，加3分）
（1）設施設備（每項各1分）：①沙發（座椅）；②操作電腦（安裝測評軟件）；③沙盤。
（2）制度建設（每項各1分）：①心理矯治室管理制度；②心理咨詢師公示；③勵志標語（圖片）；④心理咨詢預約制度（加分）。
（3）工作規范（每項各1分）：①心理測評率達100%；②心理咨詢師1名；③固定心理咨詢師多于1人（加分）；④開通心理咨詢和心理輔導預約（加分）；⑤建立心理矯治檔案。
7、檔案室（9分，加3分）
（1）設施設備（每項各1分）：①檔案柜；②檔案盒；③防火、防盜、防潮、防蟲設施（加分）；④裝訂機（加分）。
（2）制度建設（每項各1分）：①檔案管理制度；②檔案保密制度。
（3）工作規范（每項各1分）：①建立執行檔案；②建立人員名冊；③檔案存放（裝訂）規范；④檔案內容（標注信息）規范；⑤檔案查閱規范；⑥統一存放解除（終止）矯正檔案（加分）。
8、檢察室、警聯室（4分，加1分）
（1）設施設備（每項各1分）：①基本辦公設施。
（2）制度建設（每項各1分）：①檢察人員公示；②社區矯正檢察制度；③公安民警公示（加分）。
（3）工作規范（每項各1分）：①建立相關工作痕跡。
9、遠程探視室（6分）
（1）設施設備（每項各1分）：①探視設備；②背景板。
（2）制度建設（每項各1分）：①遠程探視流程圖；②遠程探視紀律。
（3）工作規范（每項各1分）：①制作遠程探視宣傳單；②探視成功率達60%以上。
（三）組織機構（18分，加4分）
1、機構單列（每項2分）：①機構單列；②職數單列；③專職人員編制單列。
2、成立執法大隊（每項加2分）：①經編辦批準；②掛牌。
3、成立領導小組（每項2分）：①領導小組成立文件；②建立聯席會議制度；③聯席會議工作臺賬齊全。
4、成立兩委會（每項2分）：①兩委會成立文件；②工作機制符合規范要求；③兩委會臺賬記錄規范。
（四）經費、人員保障（21分，加5+分）
1、預算情況（4分）：①納入當年縣級財政預算（如經費統籌納入司法行政經費，司法局明確社區矯正經費劃撥的可得3分）。
2、人頭經費保障（加5分）：①按照社區服刑人員數核定，每人不低于1500元，達不到1500元的酌情扣分，每增加500元累加1分。
3、中心公職人員數（2分）：①人數3人，每增加一人累加1分。
4、中心輔助人員數（1分）：①人數2人（聘用期一年以上），每增加一人累加1分。
5、培訓情況（每項2分）：①開展上崗前培訓；②全員培訓每年2次，每增加一次累加1分；③年人均培訓次數1次，每增加1次累加1分；④開展崗位練兵。
6、執法著裝用品管理（每項2分）：①臺賬底數清楚（一人一號建檔）；②管理嚴格（出臺相關管理文件）；③使用規范（建立調整、回收、清理機制）。
二、扣分項
管理與哲學兩者相輔相成，聯系密切。管理哲學作為 社會管理學與哲學兩種學科的交叉領域，在20世紀的人文 科學的發展中顯示出勃勃生機。管理哲學不僅成為一門 獨立的學科，并日益發揮其在解決社會各領域管理問題中 的優勢。對于我國當前高校檔案管理事業的發展，管理哲 學同樣可以留下一些啟示。高校檔案管理的任務就是通 過各種有形的文字資料和聲像電子記錄來揭示數據背后 高校教育事業發展和管理當中所出現的問題，同時揭示那 些使相關管理問題不斷產生和轉化的生成機制。我國高 校檔案管理在其發展伊始就其思想本身而言，就與哲學有 著千絲萬縷的聯系。我國高校檔案管理建設秉承了由儒 家思想傳承而來的理性傳統，并在多個方面體現出其與哲 學思想相關的維度。中國高校檔案管理相對于西方起步 較晚，但在其自身的發展道路當中形成了系統性、社會性、 辯證性等特點，并在認識論上呈現出新的特色。在相當一 段時期，我國高校檔案管理始終堅持著在摸索中形成的傳 統管理體制路線。傳統的高校檔案管理要么只關注于檔 案管理流程當中的客觀物理結構，要么只一味地強調形式 上的管理建構機制，往往使部門管理在體制建設方面受到 阻滯。這種落后的管理方法只會讓高校檔案管理建設在 當前社會和經濟體制走向信息化的大背景下逐漸失去其 活力。探索高校檔案管理與管理哲學的聯系由來與相互 間的影響，對改善中國管理哲學的發展現狀和進行高校檔 案管理理念的革新有著積極的作用.
一 高校檔案管理的系統性 高校檔案管理事業是我國高校教育管理事業當中重 要的一環，不僅肩負著整合高校自身教育資源的任務，還 肩負著引導高校透過數據進行自我分析，挖掘自身優勢， 在日益激烈的競爭中謀求發展的任務。高校作為國家教 育事業的有力個體單位，在其不斷發展的進程中，漸漸形 成其自身復雜的有機系統。在這個系統當中，每一個要素 的活動都會影響到系統中其他環節的運行。人類自從進 入信息化時代以來，隨著科技的不斷進步，有形距離的概 念在不斷被瓦解，社會之間的聯系卻在不斷的加強。這種 形勢同樣體現在高校環境中。隨著網絡技術的引入，高校 各個部門在空間上共同發展的領域不斷被擴大，各部門之 間的交往也日益依賴于數字網絡，高校各工作團體之間聯 系，不但沒有因此減弱反而大大增強。一個部門決策上的 小的失誤往往會牽一發而動全身，影響到其他部門進而是 整個高校的決策實施。因此，對高校管理系統有一個整體 綜合的清楚認知，了解高校有機管理系統當中的每一個環 節以及各個環節之間所形成的聯系就變得十分必要了.
這對高校形成正確的整體決策和有針對性地、順利地將決 策在各部門進行實施有著很好的指導作用.
在高校管理系統當中一個很重要的表現就是管理體 制下的等級結構。早在幾千年前，中國儒家思想就提出只 有效仿前人建立有效的并非不可逾越的等級制度，才能防 止人們不會為了只滿足自己的私欲而引發紛爭的觀點.
圣哲孔子更是大力地頌揚堯舜治世，在《論語·八佾》中就 曾贊道:“周監于二代，郁郁乎文哉，吾從周。”要維持一個 系統的穩定性，首先就要維持嚴格的系統等級結構。通過 這種系統等級結構的劃分，各個部門各司其職，完成所屬 環節的責任。在遵守系統運行所規定的細則下，每個部門 都有自己權限和自由發展空間。而同樣的道理，管理相關 人員可以通過自身的努力，不斷提高自身的專業素養，實 現人才的開發和結構性的選拔。這樣一來，高校管理系統 中的等級結構就成了相對的管理結構，而不是絕對。也正 是應為如此，高校管理系統在等級結構的相對自由和穩定 發展的統一中得到優化.
同樣的觀點，法國著名的社會學家和哲學家布迪厄也 在其作品中推崇過。布迪厄認為，正是靠結構主義才使社 會科學變成人們尊敬和主導性的學科[1]。著名管理學家 法約爾更是曾說過:“管理，就是實行計劃、組織、智慧、協 調和控制。”[2]在有機管理系統當中，一個要素只有與其他 要素相結合才能構成某個系統，而具體的一個要素也只有 在特定的系統中才能實現自身的意義，發揮應有的功能.
系統中每一個環節的特征都是透過各個環節之間，環節與 系統之間的作用和關系表現出來的。無論是系統結構如 黨群組織還是行政管理之間，還是同等要素如院系教學信 息和科研資料整理之間，一旦離開了管理體制的系統性， 就如同失去了連接行動者和各環節交互作用與影響的紐 帶，必定會在組織工作中陷入混亂.
二 高校檔案管理的社會聯系維度 高校作為國家教育事業的有效實體單位，不僅具有其 自身的系統性，還體現著濃厚的社會性。縱觀高校的活動 主體，黨群組織、各級行政單位、教員以及學員，各單位之 間往來活動頻繁，影響廣泛，如同一個小型社會。從宏觀 上說，社會作為一個建立在個人實體之間普遍聯系之上的 有機整體，本身就體現著聯系的普遍性與交叉性。無論是 自然社會還是人造社會，聯系都無處不在無時不有，自然 社會與人造社會之間也存在著微妙的聯系。從微觀上說， 社會主體單位個人之間也存在著無法隔滯的聯系。社會 由無限多個個人實體組成，他們不僅體現著自身的屬性和 特征，還映射出自己與他人的各種聯系的綜合。個體不能 離開社會發展，而社會有機體的發展離開了個人也無從談 起。這種普遍聯系的特性使得高校檔案管理事業勢必是 社會與人聯系的一種集中表現形式。高校管理系統是一 個復雜而且開放的系統，是一個獨立的系統但并不抽象.
維持這個系統的一體化和精誠合作是使這個系統得以協 調運作的根本法則。高校管理系統統一于社會與人的聯 系，在更大的外部環境當中甚至存在著競爭。但正如同管 理學下的企業系統一樣，通過管理者采取一定的管理手段 使系統和諧運作是系統的社會功能之一。在日本企業管 理界有這么一個代名詞“內和外爭”，指的正是內部精誠和 諧運作以應對外部日益激烈的競爭。面對著同樣處境的 中國高校檔案管理應當從中汲取經驗，以社會與人的聯系 為突破口，謀求自身更好的發展.
高校管理者應當提高自身的社會意識，形成熟練的社 會性思維方式，即聯系著的思維方式，從“關系性”的角度 來理解社會[3]。形成社會的是各種主體之間的聯系，而人 正是維系社會的主體要素，是連接社會意識與個人意識的 紐帶。人作為存在于社會當中的具體的、歷史的實體要 素，對社會系統的作用是不可估量的，人的發展帶動著社 會有機體的發展。將這種聯系的普遍性歸納到高校檔案 管理事業中來，勢必會體現出人與社會系統乃至高校管理 系統聯系的辯證特色:以人的發展為核心引導社會系統乃 至高校管理系統的發展，同時人作為系統有機體的要素， 為社會進行服務來實現對社會的反哺。這種辯證的發展 原則體現在高校管理事業的層層面面。忽略了單個實體 與系統有機體的聯系，個體的管理能力只能夠在有限的范 圍內實現有限的發展。高校檔案管理體系當中各單位和 部門之間形成的普遍的聯系和普遍的需求促進了普遍的 聯系的交換。個體不僅得到了全面的發展，系統有機體也 實現了優化。也正是在這種情形下，人的社會性得到全面 的體現，系統的社會聯系充分地發揮其交換功能。當前我 國在教育框架下堅持的以人為本的指導思想也正是這其 中社會聯系維度的集中體現。人是社會發展的核心，社會 在不斷進步的同時也要實現人的全面發展。人的全面發 展就是在人的普遍社會聯系的基礎上所建立的全面社會 分工。 高校檔案管理體
系依據社會聯系的維度所建立的 分工正是這種社會分工在社會教育當中的一個典型的 縮影.
三 認識論下的高校檔案管理 我國自古以來在管理哲學方面的發展就有其理性主 義傳統。先儒圣賢孔子就曾有言:“無為而治者其舜也與? 夫何為哉?恭以正南面而已矣?！?《論語·衛靈公》)孔子 對無為而治這一在中國傳承了數千年的理性管理觀進行 了生動的描述。孔子認為對國家的管理和對人的管理都 應當順應禮法自然。無為而治的思想在漢唐治世更是被 推崇備至。儒家的管理方式并不是一種放任不管的思維 模式，而是在理性思維的基礎上融入一種“假設的混沌 觀?！盵4]這種思想更是結合了道家以及后來的佛學思想的 妙諦，逐漸形成一種管理的傳統?！兜赖陆洝费浴暗婪ㄗ?然”，佛家追求清靜無為，對后世的管理思想都形成了很大 的影響.
這種理性傳統首先表現為管理思想在認識論上的一 種反思傳統。哲學作為對周圍外部環境以及對自身存在 的認識的結果，是人類智慧的最高形式，是一種通過“反 思”的方式達到的智慧[5]。關于高校檔案管理哲學維度的 這一命題的解答方式，首先在于管理觀的反思性思維。高 校檔案管理在發展自身的過程中，不僅可以借鑒當前百家 爭鳴的各種學術情景和學術領域，汲取相關的理論沉淀， 還可以跳出來反思自身。從系統論下的等級管理制度到 具體的法規細則;從法規細則到各個高校的具體習慣和策 略;從先進的技術引進到科學的理論理念支撐;這些都是 使管理思想通過各種手段更好地為管理者進行服務。在 進行高校管理事業的理論探討時，要始終保持一種反思性 的態度:由于高校管理事業的研究主體各部門之間存在著 直接密切的聯系，在進行理論實踐的時候，必須針對變化 著的情況不斷調整自身。值得注意的是，在提到管理思想 的反思性的時候，反思性并不是指對具體理論觀點的全面 否定，而是相對的修正。正面認識管理思想的反思性是從 認識論上對高校管理事業設定的一層保障。中國管理思 想的理性傳統在認識論上值得當前高校檔案管理事業借 鑒的另一個支點就是和諧的傳統。早在幾千年前先賢孔 子就曾有言:“丘也聞:有國有家者，不患寡而患不均，不患 貧而患不安。蓋均無貧，和無寡，安無傾?！眹夜芾砩系?和諧統治是孔子一生的政治理想。管理的和諧在于安民， 不僅體現在政治方面也同樣體現在經濟方面。國家高校 檔案管理同樣應該堅守和諧的理性管理模式，資源分配要 均勻，權責要明確，嚴厲管制部門之間相互推諉、組織不力 的現象，保證管理人員的良好工作待遇和管理熱情，才能 實現管理體制上下團結，通力和諧的良性發展，增強高校 自身的競爭力。退而觀之，高校管理事業發展到今天，不 僅依賴于高效率的管理機制，還依賴于管理當中的人文理 念。這種理性的管理傳統也必將對當前我國隨著社會體 制轉型進行體制改革的教育事業的發展起到很好的推進 作用.
四 結語 綜上所述，可以得出兩點結論:首先，我國高校檔案管 理事業在理論的發展上尤其是在其自身哲學維度的理論 探討方面依然存在著理論空白，我國高校檔案管理事業尚 處于起步階段，理論發展不全面勢所難免。管理與哲學是 相輔相成的兩個學科領域，高校檔案管理事業應當汲取管 理哲學中的有利理論因素，為實現自身全面發展奠定理論 基礎。其次，當前我國高校檔案管理理論研究與實踐本身 相脫節，這與我國地方高校管理事業資源的復雜分布情況 和具體實施問題不無聯系。針對這種情況，地方高校應當 深入了解自身發展狀況和存在的問題，加大自身管理政策 上的靈活性和機動性，加大對管理人才的培養力度，集思 廣益，多聽取基層意見，不斷提高管理手段的可實行性和 易操作性.
參考文獻 [1]宮留記.布迪厄社會理論的哲學維度[J].社會科學論 壇， 2006(12).
[2]法約爾·H.工業管理與一般管理[M].北京:中國社 會科學出版社， 1998.
Abstract: With the continuous development of science and technology, computer technology has been widely applied to the file management, which greatly promoted the modernization of records management, file management of paper will the information age with a brief analysis for the reference learning.
Key words: The information age; file management; computer technology; Science and Technology
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
改革開放以來，隨著經濟的不斷發展和科學技術的不斷進步，知識經濟時代悄然到來，從根本上改變著人類社會的發展、思維、行為方式的同時，也給檔案管理帶來了新的課題，檔案管理事業面臨空前的挑戰。這需要我們在檔案管理的時候，要具有與時俱進的思想不斷學習，采取措施加強信息化建設，提高檔案管理的水平。本文以下內容將簡要分析信息時代的檔案管理，以供大家學習參考之用。
一、信息時代檔案工作的變化
隨著計算機網絡技術廣泛的應用，目前在社會上出現了傳統的紙質檔案與電子檔案并存的現象，紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿，紙質檔案優點較多，便于管理和利用。而信息時代的電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，其具有圖文并茂，形象生動的特點，特別是，多媒體光盤存儲極大的縮小了檔案的存儲空間，便于檔案和檔案信息的保存、管理和開發利用，促使了檔案信息載體向著大容量、高密度、電子化方向發展，對于信息化時代的電子檔案，其具有信息傳輸快，便于查詢和管理的優點。但是電子檔案應用技術是一項復雜的綜合性的新技術，其包含有傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術和網絡技術等，作為一名信息時代的檔案管理者，必須熟練掌握這些技術，才能適應社會發展的需要。在信息時代，檔案管理工作的變化主要體現在如下幾個方面：檔案管理工作必須借助計算機及網絡等現代手段進行檔案管理，對檔案管理人員提出了更高的要求；檔案管理技術的變化，現代的檔案管理技術是以信息技術為主導并將傳統檔案管理技術與電子計算機技術及網絡技術相結合的產物；隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作服務的人群越來越多，檔案管理工作的服務方式也向人機結合的方向發展。在信息時代，面對檔案工作過程中出現的新問題，作為檔案工作者應該多關注并學習新技術，緊跟時展步伐，也只有這樣才能是檔案管理工作與時俱進，更大的服務群眾服務社會服務經濟發展。
二、信息時代檔案管理者應具備的素質
在信息化時代，檔案管理者必須掌握自動化網絡化技術等高科技手段，不斷提高檔案管理水平，只有這樣才能適應信息化時代檔案管理的需要，才能促進檔案管理工作的進一步發展。在信息時代，我認為檔案管理者應具備如下各項素質才能勝任檔案管理工作。
2.1、思想素質
由于檔案工作的重要性，要求檔案管理工作者必須具有很高的思想素質，具有正確的人生觀、世界觀和價值觀，克服本為實惠主義的態度，扎扎實實的做好檔案管理工作。
2.2、職業道德素質
檔案管理的職業道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等各項職能活動中，應遵守的基本行為準則。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理工作者必須具有忠于職守、愛崗敬業、遵紀守法、嚴守機密、實事求是的職業道德。也只有具備了這些職業道德，才能一直忙于收集、整理、分類、立卷、鑒定、登記等等工作而不感到枯燥；也只有具備了這些職業道德，才能保守國家和集體的利益及公民個人的隱私；也只有具備了這些職業道德，才能使檔案更加真實反映社會現實，而不被扭曲丑化或者夸大美化。
2.3、具備較強的專業知識
掌握檔案專業理論知識和技術是對檔案工作人員最基本的要求，而對于處于信息時代的檔案工作人員來說，不但要有科學系統的專業知識，又要具備必要的網絡及信息知識。
2.4、較強的信息管理水平
信息時代的檔案管理者必須具備對信息的敏銳洞察力、捕捉力、超前認知力，能及時準確的從信息海洋中獲取有用的信息。信息時代的檔案管理者還必須具有利用所得信息建立網上數據庫的能力，特別是對于那些從事信息開發編輯工作的檔案工作人員，更要對自己提出更高的要求。
2.5、創新素質
隨著信息網絡化和電子文件的出現，檔案館不再是傳統意義上的檔案館，其作為信息交流的中介和樞紐，作用日益明顯和重要。在這個時代，檔案管理者不但要有扎實的基礎知識，還要有創造性思維，及時更新觀念，用新的服務方式及管理方法解決實際遇到的問題。另外由于目前很多國外的網絡信息都是用英文來表示的，為了能更廣泛的從網絡中找到有用的信息，提高英文水平是適應新時代的要求。
三、信息時代檔案管理中存在的問題
在信息時代，檔案管理主要存在如下問題：第一，由于信息時代，檔案管理工作要求管理人員能熟料操作計算機，有較高的網絡操作應用能力，而目前很多檔案人員很難適應這一要求；第二，信息時代的檔案管理人員的安全意識不強，致使檔案網絡存在很大的安全隱患；第三，檔案信息資源的收集不到位，資料收集的不夠齊全；第四，檔案信息化建設的有待提高，檔案管理人員對實施檔案信息化管理的意義認識不足，導致對檔案信息化建設過程中的投入不足。
四、信息時代加強檔案管理應采取的措施
為了使信息時代的檔案更能發揮其應有的作用，應對信息時代的檔案加強管理，采取措施克服存在的問題，使其更能適應社會的發展。我認為針對信息時代檔案管理中存在的問題應采取如下措施：第一，加強檔案管理人員的素質教育，并制定培訓技術，提高檔案管理人員的業務素質和專業技術能力，加強對檔案管理人員創造性思維的撇楊，同時提高檔案管理人員的外語水平和計算機應用能力；第二，及時更新設備，加大對計算機硬件及軟件的投入，使檔案管理工作者有工具可用，這是實現檔案管理工作網絡化的必要前提；第三，對檔案管理工作的計算機進行嚴格的管理，加大對檔案管理人員的安全意識培訓，使檔案管理人員能簡單的處理病毒及來自其它網絡的惡性攻擊；第四，進一步加強檔案檢索工具的建設及數據庫的建設，建立相應的規章制度，加大業務培訓，提高檔案管理人員的收集信息和信息化管理的能力。
另外，財務檔案管理也是檔案管理的一個重要組成部分，其存在的問題與檔案中的問題有共性，對于在信息時代如何加強財務檔案管理，我認為主要應采取如下措施：健全和完善財務信息化管理制度,打造規范化信息處理體系，首先,健全財務報告分析制度；其次，會計檔案管理規范化，對紙質財務檔案的管理要求,應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀，電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規定,確保檔案信息的安全性和規范化；最后，要規范核算制度,健全財務管理監督制度。
五、結束語
在信息時代的檔案管理過程中，必須全面提高檔案管理的創新能力，加大檔案信息化建設的投入，培養掌握現代信息技術的復合型檔案人才。而作為一名信息時代的檔案管理人員，應該不斷學習，在實踐中不斷總結經驗，樹立良好的職業道德，更好的為檔案管理工作服務。
【參考文獻】
1 前言
在信息時代的今天，信息作為一種重要資源，人們對信息作用的認識有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價值也越來越被社會所認識。但在實際工作中，由于受到時間、地域的限制，高校檔案信息往往不能及時為用戶所用，不能真正實現檔案信息資源共享，應該說這是管理技術和手段落后之故。因此，為了滿足信息化社會人們對信息“廣、快、精、準”的要求，必須與時俱進，借助先進的通訊設施和技術手段，建立高校檔案信息網絡，以實現檔案信息資源的共享。
2 高校檔案管理信息網絡建設的意義
檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄高校發展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務。就后者而言，由于檔案信息的歷史價值及其在高校發展中所起到的重要作用與檔案管理和服務手段落后之間所產生的巨大反差，因此，無淪從管理層面還是從利用與服務層面上看，建立高校檔案管理信息網絡都有其積極和重要的意義。
2.1 適應經濟社會和科技發展的需要
傳統的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統的檔案。這種傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上的，其檔案信息的服務，也是以手工服務為主要手段。隨著計算機應用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計算機的應用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也基本上是單機型的，當然也有個別檔案部門建立起了單位內局部聯機的檔案管理計算機系統。但這些計算機檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收管理或系統，在功能上是大同小異的，主要為檔案目錄的存儲檢索，為檔案工作人員管理工作的工具，還未能實現向檔案信息用戶提供機上檔案內容信息服務，或由用戶自行上機檢索檔案信息。因此，這種計算機管理模式還不能使檔案信息的管理和服務適應經濟社會發展的需要。隨著社會的進步和經濟的快速發展，在辦公、商務、管理、信息傳遞和等各個方面正在實現自動化和網絡化。我國教育和科研網的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制度等主要材料，現在都是用電子文件的形式在網上，并同時形成以紙張為載體的傳統型的同一文本材料。這一發展趨勢，檔案管理工作必須與時俱進、與其同步發展，才能適應經濟社會科技發展的需要。
2.2 提高檔案管理工作的質量和水平
高校檔案管理信息網絡的建立，可以整體上提高檔案管理工作的質量和水平。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。從管理的角度看，傳統型檔案以手工管理為主，按檔案管理規范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很??；在一定的信息網絡平臺上實現的高校檔案管理，要求每一個檔案管理工作人員，必須按系統的要求開展工作，這樣，檔案管理質量上產生的問題就會相應減少；同時，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業務水平，適應檔案管理信息網絡化環境下的工作要求，從而提高整個檔案管理的質量和水平，這是其一。其二就是利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用檔案管理信息網絡直接生成部門檔案并匯總和進人學校的檔案管理信息網絡系統，轉成高校的完整檔案庫和管理系統。該系統既可以存貯和檢索利用，也可以有其它不同的功能選擇。與此同時，把原有的以紙張為載體的傳統型檔案轉制成網上可讀的電子文件，并入整個檔案管理信息網絡系統中。這樣，利用網絡的強大功能進行存貯、檢索、利用以及系統管理；其檔案管理工作的質量和水平當然是傳統模式的管理不可比擬的。
2.3 提高檔案管理工作的服務水平和利用效率
信息網絡管理系統的最大優點就是功能強大、效率高。高校檔案信息網絡的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找(如檔案目錄的檢索)，也可以通過一定的用戶密碼指令進行檔案具體內容的檢索查找和打印輸出服務，實現真正意義上的高校檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網絡的利用不受地域和時空限制，只要是系統允許的合法用戶，就可以隨時檢索利用，這種服務水平和利用效率當然是傳統型的檔案管理系統不能同日而語的。
3 高校檔案管理信息網絡的可行性
進入80年代以來，世界上幾乎所有發達國家都相繼建成了國家級的教育和科研計算機網絡，并相互連成覆蓋全球的國際性網絡。這種全球計算機信息網絡的產生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為教師、學生、科研人員以及其它各類人群提供了一個全新的網絡計算機環境，從根本上改變了以往的信息利用模式，促進了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，成為這些國家教育和科研工作的最重要基礎設施之一，促進了這些國家教育和科研事業的迅速發展。由于我國已建立了覆蓋全國各地的教育科研網和其它網絡系統，也為我們建立高校檔案管理信息網絡提供了基礎。
3.1 信息網絡的發展為建立高校檔案管理信息網絡提供了一個強有力的平臺
包括中國教育和科研計算機網等在內的互聯信息網絡的不斷建設發展和完善，給高校檔案信息資源管理的網絡化建設提供了基礎。目前，各高校建設的網絡系統已日趨完善，在普遍開通教育科研網的同時，還與不同的網絡系統實現了互聯，實現了各類網上信息的共享和利用，這就為高校檔案管理信息網絡的建設提供了一個強有力的支持平臺，而無需另行網絡基礎設施的建設。此外，現有的信息網絡及其系統，無論技術、設備或功能上都完全能支撐高校檔案信息實現網絡化的管理要求?，F在，無論任何地域的用戶，只要聯入因特網，便可隨時隨地瀏覽網上全球各類信息，包括文本型文獻信息以及聲音、圖像等，因特網提供的各種強大、靈活、實用的功能完全可以實現
并滿足檔案用戶之間、檔案館(室)之間、檔案用戶與檔案館(室)之間的檔案信息交流與共享利用。同時，由于高校的部、處、系、所、中心等計算機終端機均與校園信息網絡系統相聯，完全可以實現檔案信息數據庫與各部、處、系、所、中心數據的資源共享。
3.2 高校檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理信息網絡的創建提供了基礎
高校檔案管理自實行《高等學校檔案實體分類法》以后，已經有一個較全面的著錄標準。它的范圍包括檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、館庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面的標準化和規范化。學校的檔案管理均實現計算機輔助處理，利用計算機管理檔案，進行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統外，在計算機的存儲資料庫上也已經存有大量可供查詢的檔案數據；在現時己輸入的計算機檔案數據和有關內容特征信息中，如文件題名、責任者、主題詞或關鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網絡的創建提供了一個良好的基礎。
4 高校檔案管理信息網絡建設的措施
4.1 法律上要保證
高校檔案信息資源網的建成對檔案的保密工作是個挑戰。檔案信息具有一定的機密性，在網上實現檔案資源的開發利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國家安全和利益，與社會秩序有關的檔案，或與集體、個人秘密有關的檔案因其合法權益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此急需制定政策，制訂法律規程確定檔案的上網等級。如可規定一級保密的檔案不能上網，二級保密的檔案上內部網，三級保密的檔案可上Internet網。對于二級保密的檔案，如技術、專利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經濟損失和損害技術人員的發明，同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。在具體工作上，可以對現存的檔案進行經常、及時地鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時開放?？傊瑱n案信息的開發利用與保密是對立統一的，在開發工作中必須正確處理二者之間的關系，既要積極開發提供檔案信息，為各項工作服務，又要堅持保密原則。因此，制定出相關的檔案信息上網的政策法規是建立檔案信息網絡的必需的法律基礎。
4.2 開發優秀軟件
開發優秀的適用于檔案管理信息網絡使用的軟件，是實現高校檔案管理信息網絡化的前提。這種軟件應該具備強大的功能，其中包括對不同密級檔案利用的保密功能。目前，在學校檔案信息管理的軟件開發中當務之急是盡快制定出全國統一的軟件發展規劃和行業標準，使高校的檔案管理軟件及其系統按統一標準執行。
一個技術水平高的檔案管理軟件不僅應在管理檔案業務方面要有較強的通用性，以適應不同類型的檔案管理，而且還應對不同應用人員素質和應用水平同樣要有較強的適應性。軟件在設計階段就要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到利用人員素質的多層次性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力；軟件在開發編程階段要考慮到軟件要適應用戶的要求，井可按各自的需要能作必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。要建立檔案管理信息網絡，開發優秀的軟件是當前最為重要的基礎工作之一，必須組成多學科的相關人員聯合攻關，共同開發。
4.3 檔案信息資源網運行的安全性
檔案信息系統運行的安全性問題是互聯網安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統本身的故障。新世紀伊始，黑客們便給網絡安全問題來了一個下馬威：雅虎、CNN等許多世界知名網站紛紛受到攻擊而癱瘓，網絡安全問題再次引起了各國政府的高度重視。任何技術上的安全措施對于黑客高手來說，都如同沙筑的堤壩一樣不堪一擊，因此，我們必須高度關注網絡運行的安全性問題。對網絡的運行安全，只要我們定出嚴密的措施，并在前期嚴格控制上網信息范圍，就可避免成為黑客們攻擊的目標，此外，病毒也是伴隨計算機及網絡技術而生的一個頑疾。如受CIH、蠕蟲等病毒的肆虐而給網絡信息及設備造成的巨大損失人們至今仍記憶猶新：系統本身的故障也會造成信息的破壞和數據丟失，對于這些威脅，我們必須要有充分的認識和要有相應的防范措施，并同時注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復系統的正常運轉和信息的完整。
5 結束語
高校檔案信息資源網絡系統的建設不僅僅是少數高校檔案館(室)的事情，而應是全國高校檔案館(室)共同的事情，它的建立不僅對全國高校檔案館(室)今后的發展起積極的推動作用，對高校的各項工作也會產生積極的影響和作用。因此，應把高校檔案信息網絡的建設與發展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實做好相關工作，加以建設與發展，適應經濟社會發展的需要。
參考文獻
文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會發展的歷史過程，客觀地反映著各個時期的問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著社會的進步、形勢的發展，如何提高文件檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動化又為檔案工作揭開了新的篇章。下面就文件檔案管理的辦公自動化問題談一點粗淺的認識。
1 文件檔案辦公自動化管理的基本概念
科學技術的發展特別是辦公自動化的應用，給文件檔案管理帶來了巨大的變化。對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時也豐富了檔案管理工作的內容。我們講不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也算是一事物轉化為另一事物的質變”。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。如文件的立卷歸檔制度；文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文件工作和檔案工作的結合點。文件形成后，由文件部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。
而辦公自動化是指以電子計算機為核心的各種現代化辦公技術與設備，并且能夠迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的紙質文字材料，它是由擬稿者直接“寫”在硬盤上，并在硬盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員、決策人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機硬盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以硬盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。
文件檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。
2 文件檔案辦公自動化管理的優點
2.1 辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果是又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，保證了很高的查全率和查準率，且不受空間的限制。還可以通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案管理部門的概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
2.3 電于文件保存的穩定性
與紙質文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在文件檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 文件檔案辦公自動化管理存在的問題
3.1 電子文件保密性受很大的限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內容和刪改內容，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難增大。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
3.2 對文件檔案的管理人員要求更高
對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，管理人員要有較高的知識層次和先進的計算機技術，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理的復合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現代化計算機水平偏低，甚至還有現代文盲現象。盡管我們引進了現代化計算機設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。
4 文件檔案辦公自動化管理技術的探討
4.1 辦公自動化系統內、外網隔離技術
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全最主要、最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些有規定的地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質
文件檔案管理人員的綜合素質，不是一個簡單的問題，我們認為；一是要從硬件建設上下功夫，不斷改善計算機的硬環境，尤其是計算機的運算速度、傳輸能力、存儲容量、局域網的服務器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設置技術等等都要不斷更新。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制，保證檔案人員計算機技術，隨時代變化而不斷提高。通過培訓不斷學習獲取、更新文件檔案的計算機管理技術，直至熟練運用達到增強業務技能、提高管理水平的效果。三是加大檔案部門之間、區域之間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
4.3 做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件進行接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。
4.4 做好文件檔案專用計算機的反病毒技術防護工作
文件檔案的辦公自動化管理工作，其主要應用工具就是我們的計算機，網絡、服務器，而計算機的反病毒技術防護工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經常使用的和非常重要的幾種防護技術：（1）進行主動的反病毒軟件設置；使用諸如卡巴斯一類的反病毒軟件，對我們的計算機進行有效保護；進行文件、郵件，Wed的反病毒設置，以及建立“主動防護”措施的“程序活動分析”、“程序完整性保護”、“注冊表防護”。（2）建立計算機病毒防范措施；利用硬件設置始終從硬盤啟動計算機、避免文件對拷、慎重對待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術。（3）進行計算機安全的高級別設置。（4）賬戶及其密碼管理；禁止Guest賬戶、限制賬戶的個數、開啟用戶策略、設置屏幕保護密碼。（5）進行數據文件安全設置；禁用默認共享、經常備份、正確設置文件共享權限、防止文件名欺騙。
5 結語
根據辦公自動化文件檔案管理存在的問題，做好電子文件的技術處理及其保護工作，實施電子文件管理的新技術，新思想和新戰略，為提高檔案管理人員的業務技能奠定基礎，的確是非常必要的，又是非常重要的。
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）04-0143-02
一、從服務手段上來革新
建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求，進1步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館（室）全部建立現行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。
二、服務領域上的擴展
信息服務的化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等1切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編（下轉第145頁）（上接第143頁）專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。
加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何1個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立1個完整的社會信息系統，實行1體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。
三、學校檔案服務創新的主要任務
面對高校檔案部門“生存”的現狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。
（一）進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作，全面推進常規歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。
（二）館藏檔案數字化是學校檔案服務創新的基礎建設。館藏檔案數字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數字化工作。
（三）努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。學校檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關鍵在于人才，關鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內功，更新理念，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現逆境中崛起；只要有一支檔案服務創新團隊，學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此，要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。
參考文獻：
1.辦公效率大幅提高計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、針對在實踐應用過程中遇到的一些問題我提出了幾點方法
1.辦公自動化系統內、外網隔離在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
3.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。
一、找準位置，有為有位
位置影響發展，發展憑借實力。近年來，縣檔案局從以下三個方面鑄就發展實力。
（一）夯實陣地，搭舞臺。陣地是事業發展的舞臺，是干事創業的基礎。為了徹底改變原平昌縣檔案館破敗落后的面貌，經過艱辛的努力，平昌新館建設被納入了全國中西部地區縣級綜合檔案館建設項目。項目總投資1068萬元，建筑面積5176.03平方米。于2012年3月正式開工建設， 2013年7月全面建成投入使用，新館配套完善、功能齊備，能滿足今后50年內永久、長期檔案進館需求。通過“部門+鄉鎮”綜合檔案室建設對口幫扶措施，近年來，全縣新增設綜合檔案室252個2190平方米，購置安裝檔案密集架5320立方米，新購置檔案鐵皮柜2260個，安裝使用四川省電子文檔管理系統270多套，配備檔案專用計算機220臺，新添置了空調、去濕機等降溫除濕設備100多臺套。筑牢了檔案事業發展之基，為想干事者提供了平臺，為干成事者搭建了舞臺。
（二）提升素質，建隊伍。干部隊伍是事業發展的基石、加快發展的關鍵。為建設一支招之即來、來之能戰、戰之必勝的檔案干部隊伍?？h檔案局采取縣內自訓、外送培訓、建點實訓的工作方法，強力提升全縣檔案干部隊伍素質。在2013年由縣委組織部分三批次在縣委黨校對全縣350名專兼職檔案管理干部進行集中調訓。此次培訓涵蓋全縣所有立檔單位，包括各中小學、衛生院。培訓以提高實踐操作技能為重點，以“雙向評估”為手段，以授課答疑、動手操作為方式，著力增強培訓效果；2012年選派11名優秀縣級部門檔案專兼職人員分別前往云南昆明、廣西桂林參加國家檔案局舉辦“機關檔案信息化業務研討會”學習培訓；近三年來，先后13批次選送207名檔案管理人員到成都、瀘州等地參加由省檔案局組織的檔案業務專題培訓；2014年，組織檔案干部分兩批到綿竹市檔案局、重慶大學檔案館、重慶市檔案局進行參觀學習。對全縣檔案專兼職人員的管理、培訓和考核實行人員變動報告、登記備案制度，建立專兼職檔案工作人員基本信息數據庫。通過強化培訓、加強管理，使全縣檔案干部隊伍素質得到全面提升，為全縣檔案事業科學發展、加快發展提供了堅強保障。
（三）走出深閨，讓人識?！熬葡阋才孪镒由睢保瑥V泛深入的宣傳報道既是讓檔案走出深閨、走進人們生活的重要途徑，也是在廣大公眾中樹立檔案部門形象的重要手段。近年來平昌縣檔案局以日常宣傳、專題宣傳、典型宣傳“三種”宣傳方式相結合，利用電視、報紙、網絡、雜志等不同形式的宣傳載體，在“新”字上下功夫，走全面特色宣傳之路，著力提升全社會檔案法治意識。在2014年“6·9”國際檔案日宣傳活動中，舉辦了以“走進檔案天地、見證平昌發展”為主題，以“輝煌的平昌、崛起的檔案、檔案法律法規、館藏珍品檔案”四大版塊為主要內容的檔案宣傳展覽活動，全面展示平昌經濟社會發展狀況和檔案事業取得的顯著成果，充分體現檔案“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。此次展覽持續一周，近萬名觀眾到現場參觀，發送宣傳手冊近7000本。通過宣傳引導，讓檔案以更親民的方式走出深閨,讓歷史以更智慧的方式走向大眾，切實增強了社會公眾對檔案工作的認知感、增強了對檔案部門的認同感。
二、實現價值，有滋有味
服務中心是檔案工作永恒的主題,也是體現檔案工作價值所在。只有檔案工作與全縣經濟社會科學發展的要求同頻共振，與改善民生的步伐齊頭并進，與促進和諧的目標合拍相應，才能展現全新魅力，體現檔案工作的價值。
（一）緊貼新村建設，創示范。為更好地為全縣新農村建設工作做好配套服務，2013年，平昌縣開展了全國新農村建設檔案工作示范縣創建活動。采取“四個強化”完善創建體系（強化領導體系、強化宣傳體系、強化考核體系、強化聯動體系、）、“三個重點”做實創建工作（集中調查摸清家底、培育典型做示范、強化執法促提升）、“五化標準”提升創建水平（館室建設標準化、檔案管理規范化、檔案利用信息化、管理機制制度化、管理隊伍專職化）的工作方法，全力以赴抓創建。通過短短一年時間的創建，各單位綜合檔案室硬件建設從無到有，從有到優，煥然一新。檔案業務建設實現跨越發展，檔案走出了深閨，走進了農民的生產生活，讓群眾充分享受到了農村檔案信息資源的好處和作用，減少了各種矛盾糾紛。2013年11月平昌縣全國新農村建設檔案工作示范縣活動通過國家檔案局、民政部、農業部聯合組成的國家驗收組驗收合格，被國家驗收組譽為“邊遠山區、革命老區、貧困地區”開展社會主義新農村建設檔案工作的“平昌模式”。駟馬鎮、白衣鎮等6個鄉鎮成功創建為全省新農村建設檔案工作示范鄉鎮。
（二）緊貼項目建設，抓服務。為更好地服務于全縣產業興縣工業強縣戰略?？h檔案局指派業務人員深入各項目業主和施工單位進行一對一、面對面業務指導和業務培訓，認真履行監督、指導職責。會同縣發改局制訂出臺《關于規范建設工程項目檔案管理工作的通知》，對健全項目檔案管理體制，規范項目檔案收集、整理、移交提出明確規定和要求，進一步規范全縣項目檔案管理行為。截止目前，全省重點建設項目—牛角坑水庫建設項目和雙灘水電站建設項目檔案工作通過了由省檔案局組織的專家組驗收合格。四川兆潤摩托車制造有限公司年產40萬輛摩托車、60萬臺發動機基礎設施項目和四川同凱能源科技發展有限公司第一期建設項目檔案已通過市檔案局專項驗收合格。
（三）緊貼資源建設，優結構。檔案資源是開展檔案工作為民服務的基礎條件，接收到期檔案進館是豐富館藏資源的重要途徑。為切實做好2014年檔案接收進館工作，平昌縣委、縣政府聯合印發了《關于做好超期檔案移交進館工作的通知》，明確移交單位、移交范圍、移交時間以及移交檔案的質量標準，縣委目督辦將超期檔案移交進館工作納入縣委、縣政府重點交辦事項進行考核，實行年終目標倒扣分制，對拒不按規定期限和標準進行移交的單位和個人由縣監察局、縣人社局、縣檔案局聯合按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》進行問責處理。截止年底，已完成縣委、縣政府等92個單位61354卷（件）超期檔案接收進館工作，并將文件級目錄錄入《四川省電子文檔管理系統》，錄入率占100%。
（四）緊貼留守檔案，創特色。給留守兒童（學生）、留守老人建檔,不但能隨時掌握了解留守兒童（學生）、留守老人的健康狀況,也是優化醫療服務方式的一種延續,更是社會管理方式的一種創新，體現了檔案工作者的社會責任擔當。2014年縣檔案局通過前期調查了解，在巖口鄉衛生院扎實開展留守學生（兒童）、留守老人建檔試點工作，按照“一人一檔”的工作方法，對全鄉9個行政村、641 個留守學生（兒童）、656 個留守老人建立了個人留守檔案。并對全鄉村級衛生人員進行建檔業務培訓。使留守兒童離開父母、留守老人離開兒女不乏親情，留守在家不乏關愛。
（五）緊貼利用編研，見實效。檔案資源的利用和編研是保存檔案的最終目的。2014年，縣檔案局在查檔接待窗口積極開展了“聽民聲、知民情、幫民困、解民憂”實踐活動，積極探索創新服務機制，進一步規范窗口服務行為。將以往“你來我查”的被動服務模式轉變為主動的遠程服務、跟蹤服務。近三年來，縣檔案館共接待查閱利用人員5700多人/次，利用檔案資料近萬卷（冊）。并收集匯編了《眾志成城抗洪魔，凝心聚力建家園—2011年平昌縣抗洪搶險紀實》、《民生政策文件匯編（民政篇）》等7種檔案編研資料。充分發揮了檔案在維護群眾合法權益、解決矛盾糾紛、維護社會穩定和促進經濟發展等方面的積極作用。
三、贏得尊嚴，有聲有色
奮斗改變命運，自強贏得尊嚴。檔案部門作為一個社會上公認的弱勢單位和部門，要由弱勢變強勢，依法治檔，以法立威是必行之路。近年來平昌縣檔案局提出了“調思路實基礎，下深水查問題，留影像鎖證據，出重拳抓整改，聯部門借力量”的檔案行政執法檢查工作思路，維護了檔案法律法規的尊嚴，開創了全縣檔案工作新局面，推動了全縣檔案事業健康快速發展。
（一）樹立“三種”意識，更新工作思路。近年來，縣檔案局明確提出了要全面樹立“法治工作全局化，全局工作法治化”的檔案法制建設理念。明確要求，要樹立超越意識、擔當意識和創新意識，要用發展的思維看待檔案法制建設，用有效的方法解決檔案事業前進中的矛盾和問題，以檔案法制建設立威樹形象。
1.1、現金科目設兩個子目---貨款戶和費用戶，具體核算見第二章。
1.2、出納應保證庫存現金的日清日結，月末應編制銀行存款余額調整表，以保證銀行日記賬賬實相符。貨款現金必須送存銀行，不準坐支。
1.3、庫存現金定額核定為5000元，如有多余費用現金應該及時送存銀行，保證現金安全。
1.4、會計應定期、不定期對庫存現金進行監盤，每月至少監盤三次，編制“庫存現金盤點表”；審核出納編制的“銀行余額調整表”，對未達事項進行落實。
2、銀行存款管理
2.1、銷售分公司資金實行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設收支兩個銀行賬戶，即貨款戶和費用戶；賬戶資料交股份公司財務部備案。貨款賬戶只收不支，所有貨款回籠到該賬戶；費用賬戶用于銷售分公司的各項費用、稅金等支出結算。
2.2、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設銀行賬戶，若因業務需要而必須開設新的銀行賬戶，需報告股份公司財務部同意。銀行賬戶要及時進行清理，對于用途不大的銀行賬戶要及時消戶，并報股份公司財務部備案。
2.3、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶，銷售分公司的貨款賬戶余額達到2萬元時，或貨款停留達一周以上，必須即時匯入股份公司總部指定賬戶，每月25號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。
2.4、費用賬戶。銷售分公司的費用開支等所需資金由股份公司財務部根據月度預算下撥至各分公司的支出賬戶，具體辦法詳見《費用管理制度》。
2.5、支票管理。凡不能用現金收付款的各項業務，一律應通過銀行轉帳進行結算。
（1）公司支票的購買由出納員負責，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售公司財務經理保管。
（2）空白支票由出納員負責保管，簽發支票所需的財務章由財務經理保管，人名章由出納保管。
（3）現金支票只能由出納員從銀行提取現金時使用，公司與其他單位之間金額在結算起點以上的經濟業務往來，一律使用轉帳支票。
（4）各部門或個人因工作需要領用支票時，應填制規定的借款單，由部門經理和財務部門經理審核簽字，并報分公司總經理批準后，由出納人員簽發。借款人應在支票領用之日起，十日內到財務部辦理報銷手續，其程序與現金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發的支票，如有丟失應立即通知財務部門并對造成的后果承擔責任。
（5）出納員不得簽發不確定的日期的支票，不得簽發任何種類的空白支票，當付款金額無法確定時，可簽發限額轉帳支票，并寫明用途和收款單位。
（6）財務人員不得在支票簽發前預先加蓋簽發支票的印章，簽發支票時必須按編號序順使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。
（7）應及時登記支票登記簿，與銀行及時核對存款余額。
3、銀行承兌匯票的管理規定
3.1分公司收取銀行承兌匯票必須經股份公司財務部（書面報告）才能收取，嚴禁收取省轄的銀行承兌匯票及注有“不得轉讓”字樣的銀行承兌匯票。
3.2銀行承兌匯票的票面要素必須齊全：日期大寫；金額大、小寫要一至；并必須有銀行的“匯票專用章”的鋼印或紅印（目前只有農行為鋼印，其他銀行均為紅印）。銀行承兌匯票下面左邊“承兌申請人蓋章”處必須由承兌匯票申請單位（即出票單位）蓋上預留銀行印簽，出票人的全稱與出票人簽章的財務專用章必須完全一致，一字不漏，收款人的全稱、賬號、開戶行必須核對無誤。
3.3銀行承匯票的出票人必須具備下列條件：A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織；B、與承兌銀行具有真實的委托付款關系；C、資信狀況良好，具有支付匯票金額的可靠資金來源。
3.4銀行承兌匯票期限最長不得超過六個月，即其出票日期與到期日不得超過六個月（含六個月，但不能多出一天）。轉賬背書回股份公司的銀行承兌匯票，必須取得連續背書，第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最后一次背書轉讓的被背書人是票據的最后持票人。
3.5信用社無開具銀行承兌匯票的資格，因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當地向開票銀行查詢確認其為有效的銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款（支行級的銀行），才能發貨。
3.6分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外，還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據的專業人士辨別銀行承兌匯票的真實性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的，要求財務經理親自到出票行落實該票據的真實性和有效性。
3.7分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人（或被背書人），且必須在收取銀行承兌匯票的二個工作日內將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財務審計部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時，必須注明被背書人的全稱，以免銀行承兌匯票遺失給總公司造成損失，如在背書欄內蓋章，而沒有注明被背書人的全稱，如果該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現。
4、借支制度。公司人員借支應該根據需要核定額度，填寫借支單，由財務經理和銷售分公司經理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時需附經審批后的《出差申報單》。
5、關于嚴禁非授權人員向經銷商（客戶）收（借）取“錢、物”的規定
為防范風險，防止經濟糾紛，現就關于禁止分公司員工到經銷商（客戶）處借款、借貨事宜規定如下：
1、股份公司嚴厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經銷商（客戶）處借款、借貨；禁止業務人員為任何經銷商（客戶）帶款、帶貨。
2、銷售分公司財務經理要負責給與分公司有往來關系的每一個經銷商法人發一份書面函件（一式二份并蓋公司財務章，由分公司總經理簽發，經銷商法人簽章確認后，分公司財務部回收一份存檔備查，經銷商自留一份），明確股份公司嚴禁業務員到經銷商（客戶）處借款、借貨及其他任何經手錢、物的事情。
二、往來賬管理制度
1、應收賬款的管理
為了進一步規范銷售，減少經營風險，保證公司的財產安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對銷售分公司應收賬款的管理作出如下的規定：
1.1公司的產品銷售規定是：“現款現貨、款到發貨”的原則，所以原則上銷售分公司月末不允許有應收貨款余額。
1.2各銷售分公司原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應先向股份公司財務部提出書面報告，報告中必須要說明出現應收賬款單位的資信狀況（包括其經營資格、資信狀況及經營能力等）并有分公司總經理、財務經理簽署意見，報告經股份公司財務部、銷售總監、總經理審批，且該應收賬款的期限不能超過一個月。對應收賬款超過一個月的單位，分公司必須及時書面報告股份公司財務部并采取措施，并指定專人負責解決。
1.3有應收賬款的分公司財務經理每月應編報“應收賬款賬齡分析明細表”對分公司的對外應收賬款作詳細的分析，不得只報余額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商對賬，并獲得經銷假商簽字、蓋章的確認書。
1.4銷售分公司不得以“應收賬款”來調節銷售額，任何虛增虛減“應收賬款”發生額、人為提高或降低銷售業績的做法，均屬做假賬的違規行為，一經查出將按違反財經紀律從嚴處理分公司總經理和財務經理，分公司必須要加強對應收賬款的管理，堅決杜絕呆、壞賬的發生，特別是分公司財務經理，絕不能做假賬，否則，股份公司將追究當事人的經濟責任，直至免職。
2、內部往來管理
內部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費用等經濟業務往來的結算，各銷售分公司之間不能有任何往來掛賬。
2.1、本科目按單位設置明細科目:
2.1.1當收到大連分公司開具的稅票時,按稅票上的價款借記“庫存商品”，按稅票上的稅額借記“應交稅金--應交增值稅（進項稅額）”，按稅票總額貸記“內部往來”。當分公司把貨款劃回股份公司總部時，借記“內部往來”，貸記“銀行存款—貨款戶”。
2.1.2股份公司撥付給各銷售分公司費用時，分公司借記“銀行存款—費用戶”，貸記本科目。
2.2、為了保證股份公司與大連分公司、各銷售分公司的往來賬項清楚準確，有據可查，所有往來賬項均需使用有編號的一式三聯的《轉賬通知單》，《轉賬通知單》由經濟業務發生的單位填寫，并送交雙方同時入賬。內部往來業務必須每月核對，根據總公司的對賬單編制一式兩份的《內部往來調節表》，雙方各執一份存檔備查，調節項目只允許是時間差的調節，并要及時查明原因給予調整。
三、固定資產及低值易耗品管理制度
1、會計政策：固定資產的入賬原則及折舊政策詳見會計政策部分；低值易耗品的會計政策詳見會計政策部分。
2、管理部門：銷售分公司的固定資產由分公司財務部統一管理。固定資產取得后，即由財務部門依其類別及會計科目予以分類編號并貼粘標簽；低值易耗品由倉庫保管。
3、移交：對于固定資產應按所列使用部門詳細列清冊辦理移交。低值易耗品的領用按照庫存商品出庫程序審批后領用。
5、盤點：銷售分公司固定資產應由財務部門會同使用部門每年盤點一次。另外應該于每季度就固定資產的項目中根據登記卡冊，每一類別至少抽點十項，盤點后應填造“盤點表“一式三份注明盈虧原因，一份自存，一份報分公司總經理，一份送股份公司總部財務部門。財務部門對于盤盈或盤虧除應專門說明原因報股份公司總部財務部，根據盤盈盤虧原因做出相應處理。
6、購置審批程序及相關手續：銷售分公司無權購置任何固定資產，若需購置，必須向股份公司財務部在月度預算中列出預算，并專項報告，經股份公司總經理和相關權力部門批準后購置。低值易耗品在月度預算中申請，在物料消耗中列支。
7、保險：根據固定資產的使用要求辦理財產保險。
8、費用承擔：固定資產折舊及其他使用費由分公司承擔。
四、發票管理制度
為加強各銷售公司購、銷貨發票的管理，制訂本制度。
1、對外銷售開具發票的規定
1.1、各銷售分公司根據稅法等有關規定，由分公司財務經理或會計專人辦理發票的領購、開具和保管業務。
1.2、發票上的客戶名稱，要依據客戶在稅務部門注冊登記單位全稱為準，不得寫錯別字，不得寫單位簡稱；客戶為自然人的，要如實填寫姓名。
1.3、已開具的發票，須有經辦人按發票全部聯次一次性簽字，經辦人是客戶的，還需注明客戶的身份證號碼，然后由業務員簽字確認，或附該客戶的單位介紹信，隨同發票記賬聯交財務部門辦理入賬或歸檔管理。
1.4、發票由業務員親自送達的，須向對方索取簽收證明，并有收到人簽字和單位蓋章，該證明要及時送交公司財務部門，附發票記賬聯后入賬。
1.5、所有對外出具的發票，均得經辦人在發票登記簿上簽字登記。
1.6、凡是已實現銷售，客戶未索取發票的，必須開具普通發票附于記賬憑證后，并計提銷項稅，客戶聯單獨由會計保管，并在發票登記簿登記。
1.7、對于賒銷的，除經特殊審批外，欠款未收回前，不能將發票出具給客戶。
2、對外開具增值稅發票的規定
對外開具增值稅發票除嚴格按照以上規定執行外，還要遵守以下規定：
2.1、增值稅專用發票的開具對象僅限于具有一般納稅人資格的公司，對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專用發票。
2.2、需要開具增值稅專用發票的單位，須提供該單位的稅務登記證副本復印件，并在復印件上加蓋單位公章，同時提供在稅務機關備案的單位電話號碼，開戶銀行名稱和銀行賬號。
2.3、公司具體經辦業務員依據財務開具的收款收據，或對方的收貨單據，或收回的普通發票等，按稅務登記證上的單位名稱，編制開票申請單（開票申請單附后），要做到字跡清楚，項目齊全，計算準確；由對方的具體經辦人員來辦的，應由來人簽字并填寫其身份證號碼，公司業務人員簽字確認后，送公司經理審批，然后由財務經理審批，審核無誤后的開票申請單才能開票，開票申請單和發票記賬聯一同作為記賬憑證附件。
2.4、開出的增值稅專用發票一定要具體經辦人員全部聯次一次性簽字，不得遺漏。
2.5、開票申請單要附增值稅專用發票記賬聯入賬。
2.6、對于增值稅發票上的記載事項有變動的，客戶要及時提供變更證明，以利業務結算；變更證明要即及時作附件入賬或歸檔管理。
2.7、退貨發票的處理：對于批準的退貨，將已開具給客戶的蘭字銷售發票聯及抵扣聯（購貨方未作賬務處理或原未交給客戶的發票聯及抵扣聯）或購貨方主管稅務機關出具的《銷售退回及折讓證明單》（購貨方已作賬務處理），粘附在紅字發票存根聯后，作為開具紅字發票的依據，并按照退回單據開具相應的紅字發票（附紅字記賬聯外，其他聯次均不得撕下），編制通用記賬憑證，并在紅字發票存根聯注明原蘭字發票及紅字發票的記賬聯存放地點。
3、接受發票的管理規定
3.1、接受發票要嚴格按照國家關于《違反發票管理的處罰》的條款進行審核。
3.2、接受的發票要依實際交易的金額為準，票面要整潔，項目填寫齊全，字跡清楚，蓋章清晰，手續齊備，計算準確，并與所附的其他資料相符。
3.3、交易合同或協議的單位名稱要與關于該單位的往來款項的單位名稱，及提供發票的單位名稱相一致；如果名稱等記載事項發生變更，對方一定要提供變更證明，并加蓋單位公章，作附件入賬或存檔備查。
3.4、對于接受的增值稅專用發票除參照以上規定審核外，應先到稅務機關及時辦理認證手續，然后再辦理業務結算手續；
3.5、接受發票要根據業務的性質和實際情況索取具有抵扣作用的發票，以降低成本、費用；對無法提供具有抵扣作用的發票或無資格提供該類發票的單位，可以讓其提供無抵扣作用的發票，但要以扣除稅額后的金額結算。
3.6、業務人員取得符合抵扣條件的增值稅發票后，應及時辦理實物入庫、票據入賬手續，不得拖延，暫時無法完成貨物品質鑒定的，可先辦理入庫、入賬手續，但須通知財務部門暫不作為付款依據。
3.7、運輸行業專用發票。列支裝卸運輸費必須取得“運輸行業專用發票”，“運輸行業專用發票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運輸單位開具的貨票，以及從事貨物運輸的各類運輸單位開具的套印全國統一發票監制章的貨票。貨物業的發票和定額發票不予抵扣。合規的運輸發票，按照結算金額的7%的抵扣率計算進項稅額（或根據稅務局要求進行調整），隨同運費支付的裝卸費、保險費等雜費不得計算扣除進項稅額。
3.8、無法按規定取得合法發票的，應向當地稅務局要求代開發票，并征詢當地稅局抵扣應當具備的條件，全項詳細填寫。
4、違反公司發票管理規定的處罰
對于已開具的發票未按規定程序操作的，將對經銷公司有關直接責任人處以100-200元的罰款；違反規定觸犯刑法的，后果自負；違反規定接受或開具發票造成公司少抵或多繳稅款的，或者因接受或開具發票造成往來結算損失的，直接責任人要負賠償責任。
五、存貨管理制度
1、分公司要貨申請
1.1分公司的庫存管理應堅持“庫存合理、加快周轉”的原則，盡可能降低庫存風險。
1.2分公司在要貨時須根據銷售計劃，結合實際需求，合理安排訂貨次數及數量，在合理庫存內保證銷售的需要。
1.3根據上述要求，分公司計劃員要填好《要貨申請表》，《要貨申請表》經分公司財務經理審核、分公司總經理審批，并通過傳真給大連分公司銷售部，經銷售部和財務部審核無誤后，辦理發貨程序。
2、存貨入庫流程。首先由申請人填寫入庫申請單，入庫單至少有下列內容：
產品品種貨位號數量（）單價金額（元）備注
申請人持填寫好的入庫單，填寫好由檢驗員（或庫管員）檢驗后簽字，并由庫管員核實入庫數量登記。入庫單至少一式四份，第一聯、存根，第二聯、庫房留存，第三聯、財務核算，第四聯、申請人留存。入庫時要求嚴把質量關，做好各項記錄，以備查用。財務部門根據入庫單財務核算聯和其他相關單據入賬。
3、存貨出庫流程。存貨出庫的方式主要有3種：客戶自提、委托發貨和公司送貨。第一種：客戶自提。是客戶自己派人或派車來公司的庫房來提貨；第二種：委托發貨；第三種：公司派自己的貨車，給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式，都要填寫出庫單。出庫單（或銷售單）至少有下列內容：發貨單位、發貨時間、出庫品種、出庫數量、金額、出庫方式選擇、結算方式、提貨人簽字、成品庫主管簽字。如下表：
發貨單位：出庫日期
產品品種產品數量金額備注
出庫方式選擇1、客戶自提2、委托發貨3、公司送貨
運費結算方式1、公司代墊運費2、貨到付款
出庫單（或銷售單）也是一式四份：第一聯，存根；第二聯，成品庫留存；第三聯，財務核算；第四聯，提單，提貨人留存。提貨的車到達倉庫后，出示出庫單據在庫房人員協調下，按指定的貨位、品種、數量搬運貨物裝到車上。保管人員做好出庫質量管理，嚴防破損，做好數量記錄，核實品種、數量和提單。
4、存貨盤點。分公司財務部每月底要協同庫管員對庫存商品進行一次盤點，對于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因，上報股份公司財務部進行相應處理。
六、銷售分公司財務人員管理制度
1、下屬各銷售分公司的財務人員在人事關系上屬于股份公司總部，任何部門無權聘用和解聘財務人員。下屬各銷售分公司財務負責人由股份公司總部財務審計部經理提名，報股份公司總經理批準后聘任或解聘。
2、下屬各銷售分公司核定財務人員的工資福利等相關待遇由股份公司總部財務審計部統一管理和發放；財務人員為銷售分公司辦公或出差等而發生的費用由各銷售分公司承擔；財務人員的培訓及其他相關費用由股份公司總部承擔。
3、下屬各銷售分公司的財務人員必須嚴格執行股份公司的各項財務管理制度，在業務上接受股份公司總部財務審計部的指導；總部財務審計部對其財務活動進行定期審計和不定期專項核查，對于違反財務制度和財經紀律的，公司總部將對其作出相應處理，對于違返國家法律的，將移送司法機關處理。
4、下屬各銷售分公司的財務人員必須協助所在公司領導搞好經營管理，及時提供真實、有效的財務信息，積極為分公司領導的經營決策出謀劃策。
5、下屬各銷售分公司財務負責人定期向總部財務審計部述職，在日常財務管理工作中要不斷創新，提高公司財務管理水平，鼓勵多提合理化建議。
6、股份公司總部將定期對財務人員進行考核，以此作為年終獎金和工資標準的考評依據。
七、崗位職責
分公司財務崗位責任制是一種管理制度，現關于分公司每個財務工作人員的職責、任務、權限、完成任務的標準作出明確的規定，根據分公司財務人員履行崗位職責的優劣作為對財務人員的晉升、獎懲依據。
1、分公司財務經理的崗位職責
1.1在股份公司財務部的領導下,嚴格遵守財經紀律與股份公司的各項規章制度,要隨時檢查各項制度在分公司的執行情況,發現違反財經紀律的行為給予制止,并及時書面報告股份公司財務部.
1.2審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規范的要求,是否符合國家的稅務、會計法規及股份公司的有關規定，對不合理、不合法、不合規的原始憑證拒絕受理，并且退回經辦人，堅持“收支兩條線”的原則。
1.3審核上報股份公司的財務資料,確保上報資料的真實性、規范性和準確性。編制分公司經營費用的預算，并就經營費用預算的執行差異進行分析，然后報分公司總經理及股份公司財務部。
1.4復核記賬憑證、登記總賬、核對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析報告，按股份公司的要求審核分公司的會計報表，并在限期內寄回股份公司財務部。
1.5嚴格審核分公司物料收發憑證，堅持“現款現貨、款到發貨”的原則，對分公司的實物（包括庫存商品、物料、固定資產等）與貨幣資金進行定期或不定期的盤點，并核對賬實是否相符。
1.6在堅持股份公司的各項規章制度的前提下，積極地配合銷售分公司總理推動分公司銷售業務的提升，做好分公司總經理的參謀。
1.7做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內、外的財產安全與完整。
1.8妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，協調好與當地稅務部門的關系。
1.9按股份公司的規定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。
1.10協調好分公司的財務崗位工作，并組織好分公司財務每月的工作小結會,總結分公司財務工作中存在的問題和不足，并書面上報股份公司財務部。根據財務內控制度，安排好分公司節假、雙休日財務人員的值班，堅持服務與監督并重的原則。
1.11按時完成股份公司財務部交付的其他臨時性工作，同時以身作則組織與帶好分公司財務隊伍，將分公司財務工作做好。
2、分公司會計的崗位職責
2.1按照國家會計法規制度和股份公司的有關規章制度，編制記賬憑證、登記會計明細賬（不包括現金日記賬與銀行日記賬）和結賬、對賬，做到賬務處理手續完備、數字準確、賬目清楚，對不合法的原始憑證應拒絕編制記賬憑證并及時報告分公司財務經理。
2.2登記好有關備查賬簿；定期和不定期對賬，使賬賬、賬實相符。
2.3與庫管員共同驗收分公司物料入庫，并填制入庫憑證。
2.4根據有關資料編制會計報表的附表。
2.5月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發憑證并歸檔（財務資料歸檔管理）。
2.6負責稅務申報及稅控系統的維護。
2.7按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。
3、分公司出納的崗位職責
3.1嚴格、認真執行國務院關于現金管理的制度。
3.2嚴格執行庫存現金的限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現金，堅持貨款現金與費用現金分管的原則。必須是堅持“收支兩條線”的原則。
3.3嚴格執行支票管理制度，使用支票必須經分公司總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業務的依據，必須根據會計（財務經理）編制的，并經審核無誤的憑證。
3.4建立、建全現金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業務前，必須堅持復核每一筆收付款憑證所反映的經濟內容和金額，對不完整、不合法的憑證應拒絕付款，并及時向分公司財務經理或股份公司財務審計部反映。
3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制“銀行存款余額調節表”，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達賬款要及時查詢，并督促有關人員及時處理。
3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現金時，應由分公司財務經理配備人員同行，采取相應的安全措施，同時保險柜密碼嚴格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。
3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務經理指派他人代管，而且交接手續雙方必須清楚。
3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責任，支票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。
3.9加強有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設立備查賬，保護有價證券安全、完整不受損（要轉回股份公司的必須及時辦理手續轉回）。
3.10出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務的賬簿登記工作。
3.11按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。
注：銷售分公司未設會計崗位的，由財務經理兼任會計工作崗位。
八、會計檔案管理制度
1、為加強會計檔案管理，特制定本管理辦法。
2、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。
3、會計檔案的保存。
財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷登記。
會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。
會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，股份公司財務部批準，并報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由股份公司財務審計部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。
4、會計檔案的借用。
財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。
會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。
5、由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。
7、會計檔案保管期限
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
(一)會計憑證類:
(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年
(2)、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年
(二)會計帳簿類：
(1)、日記帳15年
其中：現金和銀行存款日記帳25年
(2)、明細帳、總帳、輔助帳15年
(3)、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年
(三)會計報表類：
(1)、主要財務指標報表（包括文字分析）3年
(2)、月、季度會計報表（包括文字分析）5年
(3)、年度會計報表（包括文字分析）永久
(四)其他類：
(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
(2)、財務成本計劃3年
(3)、主要財務會計文件、合同、協議永久
