時(shí)間:2022-03-28 06:22:14
序論:好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程,我們?yōu)槟扑]十篇船舶黨支部工作計(jì)劃范例,希望它們能助您一臂之力,提升您的閱讀品質(zhì),帶來更深刻的閱讀感受。
行政管理部是企業(yè)的樞紐機(jī)關(guān),對(duì)于企業(yè)管理有著重要的意義,具有鮮明的特點(diǎn)以及不可替代的職能。時(shí)代在不斷地進(jìn)步,伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革,企業(yè)在進(jìn)行行政管理時(shí)也遇見了很多新的問題,現(xiàn)在人們?cè)絹碓蕉嗟闹匾曉撛鯓釉谛聲r(shí)期企業(yè)行政管理中提高工作效率。行政管理工作屬于服務(wù)質(zhì)量管理范疇。服務(wù)質(zhì)量,是顧客感知的整體質(zhì)量,感知的服務(wù)質(zhì)量和期望的服務(wù)質(zhì)量的綜合[1]。根據(jù)相關(guān)資料的調(diào)查,我們發(fā)現(xiàn)某些企業(yè)辦公室現(xiàn)在的情況是:“事多人雜”,服務(wù)對(duì)象多元化、工作內(nèi)容不固定、總是需要有更高的目標(biāo),辦公室工作人員一般是有什么工作就得做什么工作,而且多數(shù)是打雜跑腿的工作,并沒有發(fā)揮一個(gè)辦公室人員應(yīng)有的作用,更別說加大工作效能或者是提高服務(wù)質(zhì)量[2]。
在20世紀(jì)中后期新興了一門新的學(xué)科,即項(xiàng)目管理,這一學(xué)科將計(jì)劃管理理論與管理方法有機(jī)的結(jié)合起來了[3]。與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理相比,現(xiàn)代項(xiàng)目管理又多了新的內(nèi)容,具體包括質(zhì)量管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理和綜合管理五個(gè)方面,項(xiàng)目管理逐漸在更多的領(lǐng)域中有所應(yīng)用,包括制造、電信等不少行業(yè),國(guó)外有不少的大公司都很重視項(xiàng)目管理,通過開展各種培訓(xùn)來提高企業(yè)項(xiàng)目管理能力[4]。企業(yè)流程管理主要是理順企業(yè)中現(xiàn)有流程,將那些不增值環(huán)節(jié)梳理出來,對(duì)其進(jìn)行精簡(jiǎn)和優(yōu)化,進(jìn)而加大流程整體效率。
下面我們就從日常工作中的實(shí)際例子出發(fā)來分析如何提高企業(yè)辦公室工作效率。具體來講要分析日常行動(dòng)計(jì)劃模塊、日常電話管理模塊和會(huì)議管理模塊三個(gè)方面。
1 日常行動(dòng)計(jì)劃模塊
辦公室的日常工作都不太具體和固定。如果我們?cè)谵k公室的工作中一味的按照領(lǐng)導(dǎo)的吩咐去做,而不是自己做好相關(guān)的計(jì)劃性,通常會(huì)使得自己的閑暇時(shí)間以及忙碌時(shí)間不能合理的分配,工作效率就會(huì)很低。從項(xiàng)目管理學(xué)中我們可以學(xué)到:先將自己的待辦事項(xiàng)進(jìn)行分類,并把它們分成三個(gè)不同的等級(jí),可以用A、B、C來表示,然后每天將這個(gè)表格填好(例如表1)。其中,A級(jí)是需要最先實(shí)現(xiàn)的計(jì)劃,同時(shí)也是最重要的,最急切要解決的;B級(jí)的重要程度要比A級(jí)低一些,也沒有A級(jí)緊急;C級(jí)主要是那些暫時(shí)可以不完成的任務(wù)。
當(dāng)我們將這個(gè)表格填好之后,就可以按順序一個(gè)一個(gè)的實(shí)施了。但是在工作中我們會(huì)遇到這樣一種狀況,我們往往會(huì)先去完成那些容易完成的工作,而且也不會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間,這樣我們就能夠在較短的時(shí)間內(nèi)鉤掉工作計(jì)劃表中的許多項(xiàng)。但是事實(shí)上這種方式并不能有效地提高工作效率,最有效的工作方式是按照工作的優(yōu)先順序來處理,當(dāng)我們完成了“A”級(jí)工作之后再前去做“B”級(jí)工作。我們?cè)谔幚砻刻斓墓ぷ鲿r(shí),要盡量留出一段不擾的時(shí)間,用這段時(shí)間來完成一些很重要的工作,而且最好是將那些類似的工作在同一時(shí)間段內(nèi)完成,要注意不要浪費(fèi)了一些零散的時(shí)間,從而提高效率。
2 日常電話管理模塊
辦公室工作中做的最多的就是處理電話事務(wù)。他們會(huì)經(jīng)常說:“總是跟您電話聯(lián)系,有機(jī)會(huì)一定過去拜訪?!币?yàn)殡娫捁ぷ鞯奶厥庑?,常常?huì)出現(xiàn)忘記某些事情的情況,通過對(duì)辦公室的工作人員的仔細(xì)觀察我們發(fā)現(xiàn),在這些辦公室人員的辦公桌上會(huì)有不少的小紙條,在這些小紙條上會(huì)有他們電話的內(nèi)容。設(shè)想一下,如果我們?cè)賹⑦@些小紙片整理出來,做成一個(gè)表格(見表2),這樣就能夠盡量避免信息殘缺的現(xiàn)象,而且當(dāng)自己外出時(shí),還能把這些告訴領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然速記的話是能保障速度的,但信息可能會(huì)出現(xiàn)遺漏,再加上辦公室的工作都比較繁瑣,就更有可能遺忘信息,而且領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)總待在辦公室。
此電話記錄表的優(yōu)點(diǎn)有:當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室的時(shí)候,辦公室工作人員恰巧需要外出辦事,這事就可以把這個(gè)表格留給領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)審閱后簽署處理意見,等辦公室人員回來之后再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的相關(guān)意見再展開工作,這樣還能夠提前查閱電話記錄信息,提醒對(duì)方。而且還要按時(shí)對(duì)電話記錄的內(nèi)容進(jìn)行整理和分析,從中找出領(lǐng)導(dǎo)在處理各種工作時(shí)的規(guī)律,讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成工作,使辦公室工作的效率變得更高。
3 會(huì)議管理模塊
辦公室工作人員肯定會(huì)對(duì)各種會(huì)議和活動(dòng)進(jìn)行組織和安排。其中包括大型的會(huì)議,也包括一些小會(huì)議,有比較大型的活動(dòng),也有很小的活動(dòng),但是綜合來講,他們?cè)谀J蕉加邢嗨泣c(diǎn),不同的只是某些具體的細(xì)節(jié)。以中海油服青年員工節(jié)啟動(dòng)儀式安排為例,來看構(gòu)建會(huì)議管理模塊的優(yōu)勢(shì)。具體方案如下:
3.1 整體方案
①時(shí)間:3月8日下午14:00~17:30。
②內(nèi)容
a人力資源管理溝通會(huì),14:00~15:30,燕郊基地中院俱樂部四樓禮堂。b攝影展及攝影講座,14:00~15:30,燕郊基地中院船舶事業(yè)部辦公樓一樓階梯教室。c中海油服“青年員工節(jié)”啟動(dòng)儀式并員工風(fēng)采展示,16:00~17:30,燕郊基地中院籃球館。
3.2 啟動(dòng)儀式議程安排
①中海油服“青年員工節(jié)”開幕儀式
a16:20~16:35,播放《輝煌三十》;b16:00~16:10,公司副總裁兼黨委副書記xxx致辭;c16:10~16:20,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)致辭;d16:10~16:20,x總宣布中海油服“青年員工節(jié)”正式啟動(dòng);e16:35~17:00,青年才藝展示環(huán)節(jié)。主持人:xxx、xxx。
②“青年員工節(jié)”啟動(dòng)儀式人員分工(見表3)
因?yàn)闀?huì)議涉及較多的模塊內(nèi)容,這里只是通過圖片簡(jiǎn)單的列出了活動(dòng)安排和會(huì)務(wù)分工部分。從這個(gè)圖片中我們可以看到,會(huì)務(wù)工作根據(jù)質(zhì)量管理、項(xiàng)目管理、時(shí)間管理的要求,分成會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后三個(gè)部分。然后通過分析會(huì)務(wù)的具體工作再進(jìn)行分類,實(shí)行個(gè)人負(fù)責(zé)制,要將會(huì)議的具體工作落實(shí)到個(gè)人,并保證每個(gè)人都能夠按時(shí)完成工作任務(wù),大會(huì)總負(fù)責(zé)可以直接調(diào)配各個(gè)模塊項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。
4 結(jié)語
綜上所述,我們?nèi)粝氪蟠筇岣咝姓芾淼男剩托枰Φ貙W(xué)習(xí),掌握更先進(jìn)的科學(xué)知識(shí),自覺學(xué)習(xí)和提高項(xiàng)目管理的能力,在行政管理中的各項(xiàng)具體工作改進(jìn)日常工作流程,保證高質(zhì)量的工作,更高效的為企業(yè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]朱士俊.醫(yī)院管理學(xué)質(zhì)量管理分冊(cè)[M].北京:人民衛(wèi)生出版社.2005.
[2]楊銘.推行項(xiàng)目管理提高高校行政管理水平.西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2003,23(1).
蘇 潔(以下簡(jiǎn)稱“蘇”):2011年是我國(guó)“十二五”規(guī)劃的開局之年,也是安全生產(chǎn)綜合監(jiān)管工作任務(wù)繁重的一年,重點(diǎn)行業(yè)(領(lǐng)域)安全生產(chǎn)形勢(shì)繼續(xù)保持了持續(xù)穩(wěn)定好轉(zhuǎn)的發(fā)展態(tài)勢(shì),在推動(dòng)綜合監(jiān)管制度建設(shè)、動(dòng)態(tài)監(jiān)管、專項(xiàng)整治、平安創(chuàng)建、事故查處等方面取得了新的進(jìn)展和成效。2011年,我們主要抓了以下6個(gè)方面的工作,體現(xiàn)在“六個(gè)突出、六個(gè)推動(dòng)”。
突出統(tǒng)籌規(guī)劃,推動(dòng)重點(diǎn)行業(yè)(領(lǐng)域)安全生產(chǎn)長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)取得新成果。以編制“十二五”規(guī)劃為有利契機(jī),協(xié)調(diào)推動(dòng)相關(guān)部門把安全生產(chǎn)納入行業(yè)發(fā)展規(guī)劃重點(diǎn)內(nèi)容;以貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院23號(hào)、40號(hào)文件為重點(diǎn),指導(dǎo)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)一步健全完善安全監(jiān)管制度;以有效落實(shí)部門監(jiān)管責(zé)任為核心,進(jìn)一步建立了安全生產(chǎn)形勢(shì)分析等各項(xiàng)制度。
突出頂層設(shè)計(jì),推動(dòng)道路交通動(dòng)態(tài)監(jiān)管等工作取得新進(jìn)展?;緦?shí)現(xiàn)了“兩客一?!?(營(yíng)運(yùn)客車、旅游客車、?;愤\(yùn)輸車)車輛全部安裝動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)的目標(biāo),全國(guó)“兩客一危”車輛動(dòng)態(tài)監(jiān)管終端安裝率從試點(diǎn)前的51%提高到97.6%;基本形成了全國(guó)監(jiān)管平臺(tái),各省級(jí)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了與全國(guó)統(tǒng)一動(dòng)態(tài)監(jiān)管平臺(tái)的對(duì)接;統(tǒng)一了動(dòng)態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)安裝應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn),各地區(qū)先后出臺(tái)了46個(gè)實(shí)施辦法和標(biāo)準(zhǔn);國(guó)家安全監(jiān)管總局2011年共投入540萬元對(duì)試點(diǎn)地區(qū)給予經(jīng)費(fèi)支持,帶動(dòng)全國(guó)投入資金4.2億多元;進(jìn)一步遏制了因超速導(dǎo)致的客運(yùn)事故;進(jìn)一步強(qiáng)化了動(dòng)態(tài)監(jiān)管在推動(dòng)綜合監(jiān)管工作中的作用。
突出協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng),推動(dòng)重點(diǎn)行業(yè)(領(lǐng)域)隱患排查整治工作取得了新成績(jī)。聯(lián)合部署開展了道路客運(yùn)隱患整治專項(xiàng)行動(dòng),有效遏制了道路交通重大事故;聯(lián)合部署開展了京滬高鐵沿線打擊非法違法行為專項(xiàng)行動(dòng),為京滬高鐵開通運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造了良好安全環(huán)境;部署開展了建筑施工防坍塌專項(xiàng)行動(dòng),有效遏制了坍塌事故多發(fā)的勢(shì)頭。
突出鞏固提高,推動(dòng)平安創(chuàng)建工作邁出新步伐。啟動(dòng)了新一輪“平安暢通縣市”創(chuàng)建5年計(jì)劃;通過典型引路推進(jìn)建筑施工“平安工地”創(chuàng)建工作;加強(qiáng)了“平安漁業(yè)示范縣”創(chuàng)建活動(dòng)的監(jiān)督檢查;部署開展了年度百名“平安農(nóng)機(jī)示范縣”創(chuàng)建活動(dòng)。此外,按照國(guó)務(wù)院安委會(huì)關(guān)于開展企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的工作部署,國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)管總局積極推動(dòng)交通運(yùn)輸部、住房城鄉(xiāng)建設(shè)部啟動(dòng)了交通運(yùn)輸、建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建工作,并全面推進(jìn)電力安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建工作。
突出科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn),推動(dòng)特別重大事故調(diào)查工作積累了新經(jīng)驗(yàn)。2011年下半年以來,重點(diǎn)行業(yè)(領(lǐng)域)連續(xù)發(fā)生了京珠高速河南信陽“7·22”特別重大臥鋪客車燃燒事故、“7·23”甬溫特別重大鐵路交通事故和濱保高速天津“10·7”特別重大道路交通事故,這也是近年來發(fā)生的非常典型的3起特別重大事故。國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)管總局會(huì)同相關(guān)部門組成國(guó)務(wù)院調(diào)查組,調(diào)查組領(lǐng)導(dǎo)超前部署,建立健全調(diào)查工作制度,為事故調(diào)查工作的有序高效開展提供了組織保障。目前,“7·23”事故已經(jīng)調(diào)查結(jié)案,并向社會(huì)全文公布了調(diào)查報(bào)告。
突出形成合力,推動(dòng)事故查處掛牌督辦工作取得新實(shí)效。各級(jí)安全監(jiān)管部門認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院23號(hào)文件關(guān)于事故查處分級(jí)掛牌督辦的要求,把事故現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)和掛牌督辦作為提高綜合監(jiān)管效能、強(qiáng)化事故教訓(xùn)吸取的一項(xiàng)重要手段來抓,進(jìn)一步凝聚共識(shí),形成了事故查處工作合力。
記:國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)管總局在“7·23” 甬溫線特別重大鐵路交通事故調(diào)查中,總結(jié)和積累了哪些好的經(jīng)驗(yàn)和做法?
蘇:各級(jí)安全監(jiān)管部門齊心協(xié)力,確保事故現(xiàn)場(chǎng)前期協(xié)調(diào)處置工作緊張有序開展?!?·23”事故現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處置任務(wù)重、難度大,調(diào)查組緊緊依靠和充分發(fā)揮屬地安全監(jiān)管部門作用,齊心協(xié)力做好事故現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)急處置和協(xié)調(diào)保障工作。在“7·23”事故調(diào)查中,面對(duì)調(diào)查時(shí)間緊、任務(wù)重、參加部門人員多等前所未有的新問題,浙江省及溫州市安全生產(chǎn)監(jiān)管局負(fù)責(zé)同志全力以赴,協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)卣隽舜罅抗ぷ?,為?guó)務(wù)院調(diào)查組順利開展工作創(chuàng)造了條件。
調(diào)查組領(lǐng)導(dǎo)超前部署,確保調(diào)查工作有條不紊開展。調(diào)查組領(lǐng)導(dǎo)駱琳、王德學(xué)等同志,把握大局、超前部署,帶領(lǐng)調(diào)查組及時(shí)制定了事故調(diào)查整體工作方案和各小組工作方案,明確了調(diào)查內(nèi)容、責(zé)任分工、時(shí)間安排、調(diào)查紀(jì)律,為系統(tǒng)開展調(diào)查工作提供了依據(jù)。調(diào)查中,根據(jù)調(diào)查總體任務(wù)要求,及時(shí)制定了分階段、分地區(qū)、分單位的調(diào)查工作計(jì)劃,細(xì)化調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查方式、調(diào)查進(jìn)度,始終使調(diào)查工作有條不紊地推進(jìn)。
建立健全調(diào)查工作制度,確保調(diào)查工作優(yōu)質(zhì)高效推進(jìn)。調(diào)查工作之初,根據(jù)新情況、新問題,調(diào)查組及時(shí)制定了一系列調(diào)查制度,有序高效推進(jìn)各項(xiàng)工作。調(diào)查組建立了會(huì)議推進(jìn)制度,每天晚上召開各小組負(fù)責(zé)人碰頭會(huì),通報(bào)調(diào)查進(jìn)展情況,研究部署次日調(diào)查工作;建立了情況通報(bào)制度,每天編印簡(jiǎn)報(bào)將調(diào)查進(jìn)展情況發(fā)送調(diào)查組領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門;建立了學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度,針對(duì)行業(yè)部門首次不參加調(diào)查組、熟悉相關(guān)專業(yè)的人員不足的情況,調(diào)查組及時(shí)開展了專家培訓(xùn)答疑等活動(dòng),使調(diào)查組人員在較短時(shí)間內(nèi)了解了相關(guān)知識(shí);建立了輿情分析制度,收集了當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)媒體報(bào)道40多萬字,加強(qiáng)研判分析,拓展調(diào)查思路;建立了工作溝通制度,對(duì)事故調(diào)查中有關(guān)事實(shí)認(rèn)定和法規(guī)適用等問題反復(fù)與鐵道部工作組溝通、辯論,使事實(shí)認(rèn)定和法規(guī)適用更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn);加強(qiáng)與監(jiān)察部的密切配合,協(xié)調(diào)監(jiān)察部審理室到現(xiàn)場(chǎng)審理,有效縮短了調(diào)查時(shí)間;成立了臨時(shí)黨支部,把事故調(diào)查與創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)有機(jī)結(jié)合,為事故調(diào)查工作提供了思想保證。
首次對(duì)調(diào)查報(bào)告組織了評(píng)估論證,確保調(diào)查結(jié)論經(jīng)得起各方面檢驗(yàn)。為了保證調(diào)查報(bào)告的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn),調(diào)查組通過逆向思維、注重細(xì)節(jié)、倒查問題,反復(fù)討論、反復(fù)論證,先后對(duì)調(diào)查報(bào)告進(jìn)行了百余次修改完善;在調(diào)查報(bào)告形成后,又2次組織召開了由法制、新聞、宣傳等部門負(fù)責(zé)同志參加的專題評(píng)估會(huì),對(duì)調(diào)查報(bào)告進(jìn)行評(píng)估和進(jìn)一步完善;組織有關(guān)專家對(duì)有關(guān)法律法規(guī)適用問題進(jìn)行了專門論證,確保調(diào)查報(bào)告經(jīng)得起各方面的檢驗(yàn)。
在事故調(diào)查后首次全文公布了調(diào)查報(bào)告,全面回應(yīng)了社會(huì)關(guān)切。國(guó)家安全監(jiān)管總局在政府網(wǎng)站全文公布了事故調(diào)查報(bào)告,接受社會(huì)監(jiān)督和檢驗(yàn),維護(hù)了政府公信力。
記:新情況、新問題對(duì)綜合監(jiān)管工作提出了新要求,安全生產(chǎn)監(jiān)管總局綜合監(jiān)管工作的下一步重點(diǎn)放在哪些方面?
蘇:2012年,我們重點(diǎn)圍繞“六個(gè)加強(qiáng)、六個(gè)著力”做好各方面工作。
加強(qiáng)制度建設(shè),著力推進(jìn)綜合監(jiān)管職責(zé)落實(shí)。加強(qiáng)調(diào)查研究,及時(shí)總結(jié)各地在實(shí)踐中創(chuàng)造的行之有效的工作做法;完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),會(huì)同有關(guān)部門研究制定標(biāo)本兼治的制度措施;加強(qiáng)政策宣傳,切實(shí)把行業(yè)安全發(fā)展規(guī)劃落到實(shí)處。
加強(qiáng)重點(diǎn)行業(yè)領(lǐng)域安全生產(chǎn)綜合治理,著力深化隱患排查治理和打擊非法違法行為。以道路客運(yùn)安全為重點(diǎn)抓好道路運(yùn)輸安全綜合治理;以預(yù)防施工坍塌事故為重點(diǎn)深化建筑施工安全專項(xiàng)整治;以重點(diǎn)場(chǎng)所為重點(diǎn)抓好消防安全專項(xiàng)整治;以吸取事故教訓(xùn)為重點(diǎn)抓好高鐵安全專項(xiàng)整治;以客船漁船為重點(diǎn)抓好水上交通安全專項(xiàng)整治。
加強(qiáng)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),著力提高企業(yè)安全管理水平。大力推進(jìn)道路運(yùn)輸客運(yùn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、水上運(yùn)輸企業(yè)體系審核標(biāo)準(zhǔn)化、鐵路運(yùn)輸企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、建筑施工安全標(biāo)準(zhǔn)化、電力企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化和船舶修造企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建工作。