計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

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近年來，科技發(fā)展腳步匆匆，信息化時代已經(jīng)降臨。計算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)遍布于人們的工作與生活之中，并在社會的各個領(lǐng)域中不斷滲透，既帶來智能化發(fā)展的激勵，也成為社會進(jìn)程中不可或缺的一部分。就檔案管理來說，已經(jīng)逐漸朝向智能化、信息化的方向發(fā)展，將人工服務(wù)、卡片管理等取而代之的便是計算機(jī)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上查閱等較為便利且先進(jìn)的管理服務(wù)體系。在檔案管理中有效運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)，既帶給人們極大的便利，又推動了時代的加速發(fā)展，具有重要意義。縱觀當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理中，由于檔案管理本身具備一定的繁瑣性與復(fù)雜性，在各種檔案中處于重要地位，管理的層級相對較高，因此傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前海量的檔案資源，管理難度不斷增加。合理運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)管理模式，恰好能夠解決這個問題，將繁瑣性的數(shù)據(jù)資料簡易化處理，具有一定的條理性、便捷性等，既提升了檔案管理的效率，又完善了檔案管理體系，使檔案管理朝向科學(xué)化的方向發(fā)展。由此觀之，強(qiáng)化計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，具有重要的研究意義。

1機(jī)關(guān)檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的實際作用

1.1有助于實現(xiàn)檔案管理資源共享

在實際的檔案管理中，原始型的檔案管理方法相對較為不夠先進(jìn)，難以實現(xiàn)資源共享，并且機(jī)關(guān)單位檔案管理存在相對的局限性，導(dǎo)致資源只能在單位內(nèi)部開發(fā)，檔案資源管理的范圍往往過于狹小。自計算機(jī)信息化管理模式成功應(yīng)用以來，便有效突破這一束縛。一方面實現(xiàn)了科學(xué)管理現(xiàn)階段內(nèi)部檔案系統(tǒng)，另一方面實現(xiàn)了資源共享，為檔案管理帶來了便利，并建立起系統(tǒng)化的機(jī)關(guān)檔案管理體系。

1.2有助于推動檔案資源管理系統(tǒng)化發(fā)展

當(dāng)檔案管理采用計算機(jī)信息化模式以后，資源數(shù)據(jù)容量、資源數(shù)據(jù)保障性等已經(jīng)上升到一個新的層次，檔案管理也趨向科學(xué)化發(fā)展。計算機(jī)信息化時代已降臨，檔案管理將不斷升級與發(fā)展，不僅資源管理范圍更加廣闊，并且資源共享也實現(xiàn)了智能化，同時確保了檔案資源的完整性與統(tǒng)一性。

1.3有利于提升檔案的精細(xì)化管理

現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理中，成功運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)，有利于確保機(jī)關(guān)單位內(nèi)部實現(xiàn)精細(xì)化管理，合理運(yùn)用電子信息技術(shù)能夠更安全地將檔案資源信息進(jìn)行保存，并且便于工作人員隨時查詢。

2機(jī)關(guān)檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用方法

2.1確保機(jī)關(guān)檔案文件的真實性

當(dāng)前，機(jī)關(guān)檔案若采用電子文件的形式進(jìn)行保存，首先應(yīng)對文件進(jìn)行壓縮處理以及整理歸檔，以便于保存電子檔案。在電子檔案實踐過程中，如果丟失任何信息，則可運(yùn)用電子文件形成的諸多步驟，找回丟失信息。毋庸置疑的是，雖然具備專業(yè)性的信息安全技術(shù)，但是仍然需要制訂一套靈活性較強(qiáng)的管理策略，以保證檔案管理的安全性。故此，完善相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)與管理體系，以確保電子檔案維護(hù)的真實性與原始性等，是當(dāng)前檔案管理中亟待關(guān)注的重點(diǎn)問題。

2.2強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案原始文件有效管理

一般來講，機(jī)關(guān)檔案中一些新型的文件資料的處理較為重要，應(yīng)交由專業(yè)的檔案管理人員全面分析文件工作領(lǐng)域后，對檔案資源中海量的電子文件接收處理工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，并將電子文件的原始信息切實保護(hù)好，以便于為重組檔案文件信息夯實堅定的基礎(chǔ)。除此之外，充分運(yùn)用科學(xué)化的技術(shù)處理，能夠保證信息歸檔工作的及時性與有效性。舉例而言，將一些已經(jīng)歸檔的電子文件格式直接設(shè)置為只讀性文件，其作用便是只能讀取難以更改，這樣便能夠確保電子文件的識別，并能夠?qū)﹄娮游募脑夹畔⒓右员Ｗo(hù)，保證電子文件的安全性與可靠性。

2.3合理保存機(jī)關(guān)檔案的電子文件

機(jī)關(guān)檔案中，電子文件的保存主要采用化學(xué)磁性材料，就理論層面出發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存。電子文件的信息讀取由于并未涉及到接觸式，因此避免了磨損的傷害。電子文件中的信息通常被記錄在密封的塑料保護(hù)層中，避免受到外界磁場因素的影響，并且預(yù)防受到外界空氣中有害氣體或者灰塵等雜物的侵害。由于電子文件出現(xiàn)的時間相對較短，不具備實際存儲的驗證信息，因此檔案管理人員亟待深入探究電子文件中長期保存原始信息的相關(guān)問題。針對長期保存起來的電子文件，應(yīng)按時進(jìn)行檢查，并復(fù)制備份，以便于確保信息的安全性。

2.4完善機(jī)關(guān)檔案電子信息檔案安全評價指標(biāo)體系

在機(jī)關(guān)檔案管理中，成功應(yīng)用信息技術(shù)雖然能夠提升檔案工作的整體效率，增加檔案的社會影響力，但是與此同時，仍然存在一些技術(shù)落后、不穩(wěn)定的存儲介質(zhì)以及黑客入侵等危險因素威脅著電子檔案信息的安全性，故此，電子信息檔案仍然面臨著新一輪的難題。客觀來講，電子檔案信息安全管理這是一個動態(tài)的過程，而非一個生產(chǎn)出來的產(chǎn)品，因此難以通過一個“安全產(chǎn)品”便解決所有安全問題。就檔案管理體系來說，若想解決電子信息檔案安全問題，首先應(yīng)識別電子信息系統(tǒng)存在的威脅，以及因這些威脅造成的潛在風(fēng)險以及影響等，然后由專業(yè)人員進(jìn)行精準(zhǔn)識別以及評價。在實際安全評價中，應(yīng)確保運(yùn)用科學(xué)化的模型與方式，準(zhǔn)確掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的實際安全情況，并分析潛在的威脅，利用合理的安全措施，提升安全評價的安全評估水平，進(jìn)而建立起相對穩(wěn)定的電子檔案信息安全管理系統(tǒng)。綜上所述，在當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理中，合理運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)一方面促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)，另一方面推動了檔案事業(yè)數(shù)字化的有利建設(shè)。基于計算機(jī)信息技術(shù)與通訊技術(shù)的不斷結(jié)合，信息化檔案模式的運(yùn)用能夠突破空間因素與時間因素的束縛，檔案管理者與用戶能夠隨時隨地在計算機(jī)或者手機(jī)上共享檔案資源。計算機(jī)信息技術(shù)不僅實現(xiàn)了檔案管理方法的創(chuàng)新，并且成功調(diào)整了知識信息結(jié)構(gòu)，為機(jī)關(guān)部門的檔案管理創(chuàng)造出一片新天地。

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作者簡介：康璐（1984-），女，湖南省長沙市人。運(yùn)維工程師，大學(xué)本科學(xué)歷。研究方向為信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、機(jī)房管理等。